Описи по инвентаризации на предприятии. Кто обязан проводить инвентаризацию. Инвентаризация в магазине: правильный контроль товарных остатков

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н);
  • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

  • состав инвентаризационной комиссии;
  • объем инвентаризуемого имущества и обязательств;
  • сроки проведения инвентаризации;
  • дата представления документов, оформленных по результатам инвентаризации, в бухгалтерию.

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

  • натуральная (вещественная);
  • документальная.

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается распис­ка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземп­лярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхож­дения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерчес­кой организации;

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерчес­кой организации.

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Отражена недостача материалов (товаров);

Дебет 20 (44) Кредит 94

Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 94

Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достовернос­ти отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот перио­д, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).

Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.

Когда вам придется проводить инвентаризацию?

Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:

  • при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
  • при хищении и порче имущества — немедленно;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
  • если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
  • перед составлением годовой бухотчетности.
  • Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
  • если меняется руководитель коллектива или бригадир;
  • из бригады выбывает более половины работников;
  • кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.

Зачем проводить добровольные инвентаризации?

Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.

Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников. Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей. Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.

Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?

Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.

Что подлежит инвентаризации?

При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:

  • собственное имущество организации;
  • имущество на ответственном хранении;
  • арендуемое имущество;
  • имущество, полученное для переработки;
  • неучтенное имущество;
  • основные средства;
  • нематериальные активы;
  • производственные запасы;
  • финансовые вложения;
  • готовая продукция и товары;
  • прочие запасы и финансовые активы;
  • кредиторская задолженность;
  • займы и резервы;
  • долги, безнадежные к взысканию.

В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.

Зачем создавать инвентаризационную комиссию?

Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.

При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.

Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.

Как проводить инвентаризацию?

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:

  • инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
  • должны присутствовать материально ответственные лица;
  • должны присутствовать все члены комиссии.

Шаг 1:

Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.

Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.

Шаг 2:

Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток. Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)

Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.

Шаг 3:

Третий этап - сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей. Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете. Потери списываются в пределах норм естественной убыли.

Шаг 4:

Заключительный этап - оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.

Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.

Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.


В четыреста втором федеральном законе, который посвящен бухгалтерскому учету, четко регламентирован порядок проведения инвентаризации . Как правильно провести инвентаризацию, чтобы все требования были выполнены, а полученные результаты удовлетворяли законам, можно так же найти в положениях, регулирующих ведение самих процедур бухучета, и составление отчетных документов.

В какой последовательности следует проводить инвентаризацию, а так же с какими финансовыми обязательствами столкнется предприятие, прописано в приказе под номером сорок девять, который подписан в министерстве финансов. Отразить результаты инвентаризации следует в специальных, унифицированных документальных формах, которые установил государственный комитет статистики. Их номер – восемьдесят восемь и двадцать шесть.

Опираясь на перечисленную документальную базу, любая компания может в правильной форме составить отчет и провести работы по инвентаризации, не нарушая при этом установленные государством требования.

Регулярность проведения инвентаризации.

Законодательно регламентированы определенные ситуации, которые обязывают предприятие к проведению реструктуризации, к ним относятся следующие:

1. Ликвидация или реорганизация предприятия;
2. Стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, повлиявшая на деятельность организации;
3. В компании выявлен факт кражи, было испорчено имущество;
4. Произошли изменения в коллективе, и материальную ответственность принимает на себя другое лицо. Необходимо провести инвентаризацию только той части имущества, у которой сменился ответственный работник, полная проверка не необходима;
5. Планируется составление отчетов бухгалтера за год в ближайшее время. Необходима инвентаризация всех имущественных ресурсов, которые не были пересчитаны после первого октября текущего года.

Порядок проведения инвентаризации.

В процессе проведения проверки компания сталкивается с необходимостью провести ряд последовательных действий, которые мы рассмотрим далее пошагово.

1. На первом шаге необходимо определить состав инвентаризационной комиссии. После того, как список ее членов будет готов, он должен быть заверен подтверждающим приказным документом, который составляет руководитель компании. Это также может быть распоряжение или постановление. Стандарт такого приказа является унифицированным и не допускается возможность отступать от установленной формы, которая еще в 1998 году была заверена постановлением, как восемьдесят восьмая. Каждый сотрудник может быть принят в инвентаризационную комиссию, но чаще всего предпочтение отдается:

Представителям управленческих направлений;
Сотрудникам бухгалтерского отдела: главному бухгалтеру, его заместителю или работнику бухгалтерии, который отвечает за определенный участок;
Другим служащим компании. Это могут быть и технические рабочие, например, инженеры, и сотрудники финансового отдела, и юристы, и многие другие.

Те рабочие, которые несут материальную ответственность, не могут быть членами комиссии, но, не смотря на это, они обязаны присутствовать во время проведения проверки имущественной базы. Минимальный состав комиссии – это два лица, допускается и большее число, но никак не меньше. Приказ на инвентаризацию предусматривает указание не только самих членов комиссии, но и основания для проведения проверки, термин ее проведения, а так же перечень имущественных ресурсов, которые подлежать ревизии.

В первую очередь, документ заверяет генеральный директор, после него – все участники комиссии, не исключая председателя. После этого проходит регистрация приказного документа в журналах по контролю над исполнением распорядительных документов.

2. Для того чтобы провести инвентаризацию, понадобятся все приходные и расходные документы. Причем подготовить пакет соответствующих бумаг и тщательно их пересмотреть необходимо до того, ка начнется сам процесс проверки. После этого каждый отдельный документ будет заверять председатель, указывая дату, когда проверка будет стартовать. НА этом основании бухгалтерия сможет впредь определить, сколько имущественных ресурсов оставалось на предприятии в момент начала пересчета, согласно данным учетной документации.

3. Все лица, которые несут какую-либо материальную ответственность, должны составить расписку. Это должно быть осуществлено до начала самой инвентаризации, и все документы направлены в инвентаризационную комиссию к моменту старта ревизии. Расписка гарантирует тот факт, что все материально ответственные работники приготовили и сдали приходно-расходную документацию в бухгалтерский отел или же передали в комиссию, все ценные материалы, за которые они несут ответственность, оприходовали, а те, которые выбыли – списали.

4. Необходимо проверить и документально подтвердить наличие состояние и оценку каждого актива и обязательства. В обязанности инвентаризационной комиссии входит также определение:

Всех наименований и количественных показателей имущественной базы – это касается финансовых ресурсов, документарных ценных бумаг, основных средств и материально-производственных запасов, которые есть на предприятии, даже если они арендованы. Осуществляется это натуральным подсчетом, при котором параллельно идет контроль состояния имущественных ресурсов, с целью определения возможности их использования;
Тех видов активов, которые нельзя отнести к материальным или вещественным группам, допустим, финансовые вложения или нематериальные активы. Для этого комиссия сверяет документы, подтверждающие право компании на владение этими активами;
Состава задолженностей по кредиту или дебиту. Для этого сверяется документация с бумагами контрагентов, проверяются бумаги, которые подтверждают наличие обязательств или требований.

Все сведения, которые были получены в процессе проведения указанных выше мероприятий, сохраняется в инвентаризационных описях, а все работники, которые несут материальную ответственность, должны заверить эту опись своей росписью, подтверждая, тем самым, факт своего присутствия.

5. Сверяются данные из отчетов бухгалтерии и полученные сведения из инвентаризационных описей. Иногда на этом этапе мешают провести инвентаризацию какие-либо несоответствия в сведениях. В таком случае понадобится сличительный документ, в который будет внесена вся информация о расхождениях – излишках или недостачах, которые показала проверка. Сюда вносится только та часть имущественной базы, в которой были отмечены несоответствия.

Чтобы правильно и понятно оформить проведение и итоговые сведения инвентаризации, чаще всего используются:

Для основных средств – инвентаризационные описи и сличительные ведомости инвентаризации оборотных средств. Формы и .
Для материальных производственных запасов – инвентаризационные описи товарных и материальных ценных вещей, акты инвентаризации этих же вещей, которые были отгружены, и сличительные ведомости. Используются формы , .
Для расхода будущего периода – Акты инвентаризаций тех затрат, которые планируются на будущий период. Форма .
Для кассы – инвентаризационные акты по кассовым финансовым ресурсам. .
Для ценных бумаг – акты инвентаризации по базе ценных бумаг, а также бланкам документации строгой отчетности. .
По расчетным операциям с клиентами, заказчиками, и другими лицами, с которыми велись дебиторские или кредитные финансовые операции – инвентаризационная опись всех расчетных операций с лицами, .

6. Порядок проведения инвентаризации включает в себя заключительный этап – подведение итогов. Собирается заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются сведения обо всех расхождениях, недостачах и переизбытках, которые имеют место на предприятии. Также формируется различные варианты по урегулированию ситуаций, и подведения фактической материальной базы к той, которая существует, согласно данным бухучета. Это заседание протоколируется. Даже в тех случаях, когда все данные совпадают, протоколирование все равно необходимо. После того как заседание закончится, члены инвентаризационного комитета может приступать к обобщению итогов.

Существует специальная форма, под номером , которая используется специально для занесения всех сведений и итогов, которые были получены в процессе проверки. Эта ведомость была утверждена государственным комитетом статистики, и должна содержать информацию об избытках и нехватках материалов или ресурсов.

Итоговые выводы делает руководящее звено предприятия после того, как бумага с протоколом о заседании членов комитета будет передана ему лично для рассмотрения.

7. Теперь необходимо утвердить значения, которые были получены в процессе проверки. Руководитель должен получить от членов инвентаризационной комиссии ведомости по учету итогов, которые выявила ревизия, а также протокольный документ с данными о заседании. Иногда предоставляются так же и некоторые акты проверки вместе со сверяющими ведомостями. После того, как начальник ознакомиться со всей этой информацией и примет конечное решение, он должен будет оформить так же, как приказ об инвентаризации, но только с уклоном на утверждение итоговых сведений. В любом случае, приказной документ должен включать в себя требование немедленно устранить все издержки и недостатки, которые показала инвентаризация. Далее бумага отправится в отдел бухгалтерии.

8. Все инвентаризационные итоги будут внесены в отчеты. Кроме того, бухгалтерский учет непременно должен учесть все сведения о нехватке фактических ресурсов или их переизбытке, и отразить их в том промежутке времени, когда проводилась инвентаризация. Если же проверка проводилась ежегодная, то результаты можно внести в учет бухгалтерского учета за год. Если в процессе проверки были обнаружены неработающие ресурсы, те, которые уже не подлежат использованию или просто устарели, то их следует списать с учета в принципе. То же самое касается и задолженностей, у которой истек термин давности – ее тоже спишут.

Что делать, если проявились недостачи?

Каждая недостача должна быть записана под той датой, когда была проведена ревизия на предприятии. Если приобретались материальные и производственные запасы, то финансы, которые потратили на них, относят за затратную базу. Есть несколько проводок, которые желательно знать:

Д94-К10(41,43) – списание стоимостей утраченных долей имущественной базы;
Д20(25,26,44)-К94 – списание недостач, которые не нарушают предел нормы естественных убытков;

Если говорить о стоимости недостачи материальных и производственных запасов не согласованных с нормой, превышающих естественный убыток, или же о нехватке основных средств, финансов, инструмента и так далее, то последствия следующие:

Лица, которые виноваты в том, что возник недостаток в материальной базе, были установлены – все убытки предприятия будут взысканы с них;
Если не установили личности виноватых за убыток, то он переноситься в статью прочих расходов.

Еще несколько проводок, которые используются для списания:

1. Д94-К01(10,41,43,50) – списывается цена утерянной части имущественной базы;
2. Д73(76)-К94 – списывается недостача, виновные в которой установлены и она относиться к ним;
3. Дт50(51,70)-К73(76) – списывается недостача, которая взыскивается с виноватых личностей;
4. Д91-К94 – недостачи, которые превышают нормативные, и направляются в расходную статью.

С целью выплаты налоговых обязательств, которыми облагается прибыль, лучше учитывать цену покупки тех материальных и технических запасов, которых недоставало, как материальные расходы в промежутке, когда были выявлены убытки, не превышающие утвержденные нормы естественных убытков.

Инструкция о порядке проведения инвентаризация включает также и правила, согласно которым учитываются недостатки материальных производственных запасов, не зависимо от того, имеют ли они утвержденные нормы естественных убытков, или нет. То же самое касается и основных средств, хотя в большинстве случаев приходится ориентироваться на ситуацию.

Например, если провести инвентаризацию, в ходе которой были установлены определенные недостающие части материальной базы, но при этом обнаружить и того, кто виновен в факте недостатков, то стоимость этих убытков следует отнести к материальным расходам:

Если работник добровольно признал свою вину и согласен возместить урон, тогда датой станет день заключения договора между предприятием и сотрудником о компенсации урона на добровольных основаниях;
Если работник отказывается признавать свою вину и предприятие действует через суд, то датой станет день, когда решение суда вступит в силу.

Сразу необходимо указать размер ущерба, и его стоимость, которую признает либо суд, либо сам сотрудник.

Или другая ситуация. На предприятии решили провести инвентаризацию, в ходе которой в итоге установлены несоответствия между бухгалтерскими данными и ревизией – недостаток материалов. Однако виновника данного факта установить не удалось. Недостача будет учтена в документальном отчете:

Это может быть постановление с просьбой остановить предварительное следствие по делу, на основании того, что виноватый работник не может быть установлен;
Или же документ из компетентных органов, который подтвердит, что убытки появились в виду чрезвычайных обстоятельств.

Если проявились лишние материалы.

Предприятие решило провести инвентаризацию, а в процессе оказалось, что материалов и ресурсов больше, чем указано в бухгалтерских отчетах. Необходимо оценить рыночную стоимость переизбытка, и включить ее в бухгалтерский и налоговый учет, как часть состава дохода относительно той даты, когда проводилась проверка. Для подтверждения рыночной стоимости этой части материальной базы следует использовать одну из бумаг:

Справку, которую составит само предприятие, опираясь на доступную информацию касательно цен на аналогичные продукты;
Отчет от независимых оценщиков.
Что касается проводки, то для отражения излишков, которые показывает инвентаризация, используют: Д01(10,41,43,50)-К(91).

Именно так выглядит примерный порядок проведения инвентаризации. Как правильно провести инвентаризацию можно также узнать из бухгалтерской литературы или на тематических сайтах.

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация – это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация – это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности – эта обязанность установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике – это необходимо сделать в начале года, руководствуясь п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В новом Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию (ст. 11 «Инвентаризация активов и обязательств»):
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация».

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обычно организации проводят ее в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку до конца года можно успеть внести необходимые корректировки в учет. Данную возможность предоставляет п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 24.12.10 г.). В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно.
На практике рациональнее всего распечатывать и рассылать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в октябре–ноябре с данными по состоянию на 30 сентября или на 31 октября. Аналогично инвентаризацию ОС, товарных остатков можно провести в октябре.

В п. 2 ст. 12 Закона № ФЗ-129 представлены случаи, когда инвентаризация обязательна:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что проверяем (инвентаризируем)?

Согласно п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, необходимо проверить (если числятся на балансе):

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 (в ред. от 8.11.10 г.), организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Однако при комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.).
Первый этап – подготовительный:

  • подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
  • подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
  • формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.
Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Я рекомендую не приступать ко второму этапу инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна. Так как очень часто результаты инвентаризации могут выявить реальные недостачи, что повлечет последствия для материально-ответственных лиц. И необходимо, что эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, что весь, например, товар находится на вверенном им складе, оприходован и проверен – т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3, быть ознакомлены с Приказом по форме ИНВ-22.
Перед инвентаризацией необходимо проверить так же наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап – собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).
При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.
Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвен-таризационных комиссий и материально ответственных лиц.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (с изм. от 26.02.96 г.).
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Указанные суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:
установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
имеются ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
При инвентаризации кассы необходимо проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.
Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).
По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:
расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;
сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Для организаций, сдающих отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи, в настоящее время существует возможность проверки состояния лицевого счета в электронном виде. После заказа выверки лицевого счета и получения результатов бухгалтерия обязана сверить данные и перед составлением годового отчета подписать Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма по КНД 1160070), утвержденный приказом ФНС от 20.08.07 г. № ММ-3-25/494@.
Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов
При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина РоссииФ и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.
Отметим, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования.

Инвентаризация – процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а, как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру – получить расписки материально-ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе.
Для сети розничных магазинов целесообразно проводить выборочные инвентаризации, отдельно по каждому магазину.
Для оптовых компаний и для компаний, оказывающих работы, услуги, главное – своевременно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и подписывать акты сверки. При соблюдении данных условий в случае прекращения оплаты, банкротства компании-контрагента у организации будет в наличии доказательство признания этой компанией долга, т.е. будут основания для обращения в суд. По крупным покупателям возможно подписание актов ежеквартально.
Необходимо помнить об обязательном проведении инвентаризации при смене материально-ответственных лиц, например работников склада, а также при смене генерального директора.
Бухгалтерам следует помнить о необходимости ежегодно подписывать акт сверки с налоговой инспекцией. При смене юридического адреса или при смене собственника подписанный акт сверки облегчит переход в новую налоговую инспекцию, так как будут подтверждены сальдо по налогам.
Инвентаризация – процесс, выявляющий как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация – это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является инвентаризация имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.
Основные правила

Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).

А инвентаризировать основные средства допускается вообще раз в три года.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ

Для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Кроме того, при необходимости (если одновременно в сжатые сроки нужно провести перепись имущества в разных местах, например на разных складах, площадках и т. д.) создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.

Приказ о назначении комиссии (с указанием ее персонального состава и сроков инвентаризации) утверждается руководителем организации и регистрируется в книге контроля.

Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
- журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.

Учтите, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому не стоит привлекать работников, которые постоянно находятся в разъездах и командировках.

Приказ о проведении инвентаризации вручается председателю комиссии.

ЛЬГОТЫ ДЛЯ СЕВЕРЯН

В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться не в IV квартале, а в период наименьших остатков ценностей (например, летом). Это предусмотрено нормами пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Итак, в установленный срок комиссия пришла на склад или приехала на объект. Прежде чем приступить к работе, необходимо получить от материально ответственных лиц (например, прораба, кладовщика и т. д.):

Последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств (визируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации, на такую-то дату»);

Расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. В некоторых унифицированных формах такая расписка уже предусмотрена, например, в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) или в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).

И только после этого в соответствии с пунктом 2.7 Методических указаний по инвентаризации необходимо в обязательном порядке проверить фактическое наличие имущества путем его подсчета, взвешивания и обмера.

Комиссия и материально ответственные лица должны работать вместе и одновременно. Нельзя, чтобы комиссия работала в их отсутствие и, наоборот, чтобы ответственный работник имел доступ на проверяемый объект без членов комиссии. Поэтому, если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировывать помещение.

Для строительных организаций особо актуальными являются положения, в соответствии с которыми:

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей;
- определяют вес (или объем) навалочных материалов исключительно на основании обмеров и технических расчетов;
- при инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. При этом акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

«Строительные» особенности

Компаниям нужно учитывать следующие специфические особенности отрасли.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА...

Проводится в соответствии с правилами, определенными в пунктах 3.32-3.34 Методических указаний по инвентаризации.
При этом составляются отдельные описи:

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами;
- на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты, с указанием причин задержки оформления их сдачи в эксплуатацию;
- на объекты незавершенного капитального строительства;
- на прекращенные строительством объекты;
- на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству.

В двух последних случаях в описи приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. При их заполнении используются соответствующие технические документы (планы, чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

При проведении инвентаризации незавершенного капитального строительства в описях нужно указывать наименование объекта и объем выполненных по нему работ (по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.) При этом следует проверить:

Наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного в монтаж, но фактически не начатого монтажом;

Состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов с выявлением причин и оснований для их консервации.

БЕЗ ПОМОЩИ РУКОВОДСТВА НЕ ОБОЙТИСЬ

Руководитель строительной организации должен позаботиться о создании необходимых условий, чтобы комиссия могла произвести полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, предоставить технически исправное весовое хозяйство, измерительные и контрольные приборы, мерную тару и другие необходимые инструменты.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Проверка проводится материально ответственными лицами в местах хранения ценностей, в том числе на отдельных строительных объектах, участках, подсобно-вспомогательных производствах и обслуживающих хозяйствах. При этом также нужно учитывать ряд особенностей.

Во-первых, в строительстве широко используются материалы открытого хранения - песок, гравий, щебень и т. д.
Их инвентаризацию проводят путем геодезического обмера, то есть перед проведением инвентаризации таким материалам придают правильную геометрическую форму (обычно это конус, параллелепипед или куб), после чего замеряют высоту, а также длину, ширину (или диаметр основания) и производят подсчет объема материала по геометрическим формулам.

Металл различного профиля, используемый при строительстве (арматурную и угловую сталь, швеллер и т. д.), тоже инвентаризируют «математически»: подсчитывают суммарную длину каждого профиля и умножают ее на теоретический вес единицы длины в килограммах (по специальным справочным таблицам).

Фактическое наличие бетонных и железобетонных конструкций и изделий (например, стеновые панели, плиты перекрытий, фундаментные блоки и т. д.) определяют перемножением количества каждого вида изделий (по данным фактического пересчета) на проектный объем каждого изделия в кубических метрах. Не следует забывать про спецодежду, спецобувь и защитные приспособления, а также специальные инструменты и приспособления.

Во-вторых, согласно пункту 1.3 Методических указаний по инвентаризации, строительная компания должна проводить инвентаризацию не только своих материально-производственных запасов, но и запасов, которые числятся в ее учете на балансовых или забалансовых счетах. К ним относятся:

Арендованное имущество;
- ценности, находящиеся на ответственном хранении (например, когда полученные от поставщика материалы не соответствуют заказанному ассортименту);
- материалы, полученные для переработки (оборудование, принятое в монтаж, давальческое сырье).
По ним составляются отдельные инвентаризационные описи.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты. Для большинства видов имущества и обязательств существуют унифицированные формы (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-17 и т. д.)

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ОПИСИ И АКТЫ...

Составляются не менее чем в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.

Подчистки и помарки в описях не допускаются. Исправление делается корректурным способом во всех экземплярах: неправильную запись зачеркивают, над ней ставят правильную запись, заверенную подписями всех членов инвентаризационной комиссии, а также материально ответственного лица.

При заполнении инвентаризационных описей наименования ценностей и их количество надо указывать по той номенклатуре и в тех единицах измерения, которые приняты в бухгалтерском учете. В конце каждой страницы описи обязательно указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, а также общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от единиц измерения). Когда инвентаризация закончена, на последней странице описи оставшиеся незаполненные строки прочеркиваются.

Заполненные инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

В унифицированных формах описей предусмотрена расписка материально ответственного лица, которая подтверждает следующие факты. Во-первых, что проверка имущества проведена комиссией в его присутствии. И, во-вторых, что у него нет каких-либо претензий к членам комиссии и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Если уже после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описи, ему необходимо немедленно заявить об этом председателю комиссии для проведения проверки данного факта. В случае его подтверждения в опись вносятся соответствующие исправления.

По окончании инвентаризации могут быть назначены контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия проверенного объекта (того склада, площадки и т. п., где проводилась инвентаризация).

Один экземпляр инвентаризационных описей передается в бухгалтерию строительной компании, второй остается у материально ответственных лиц.

СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ

Бухгалтер, получив инвентаризационные описи, производит их таксировку и сравнивает фактическое наличие имущества по данным инвентаризации с учетными данными.

Сверив данные инвентаризации с данными бухучета, в случае если выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19). Причем отдельными позициями в сличительную ведомость вносятся только те ценности, по которым обнаружены отклонения, а прочие заносятся одной строкой, общей суммой. Суммы излишков и недостач указываются исходя из «бухгалтерской» оценки соответствующих ценностей. По ценностям, не принадлежащим организации, составляются отдельные сличительные ведомости.

УПРОЩЕНИЕ РАБОТЫ ПОЛЬЗЫ НЕ ПРИНЕСЕТ

Обратите внимание: заполнять инвентаризационную ведомость по данным бухучета нельзя. Ведь тогда нарушится контрольная функция инвентаризации, которая может привести к искажению результатов и злоупотреблениям.

Формальный подход (составление инвентаризационных описей, не выходя из бухгалтерии, без проведения фактических проверок) также недопустим. В спешке при оформлении результатов фиктивной инвентаризации нередко все описи датируются одним числом (при наличии большого количества проверяемых объектов и всего одной инвентаризационной комиссии).

Это ставит под сомнение не только результаты инвентаризации, но и всю отчетность строительной компании.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Все расхождения должны быть так или иначе объяснены.

Например, при обнаружении излишков и недостач следует получить письменные объяснения материально ответственных лиц.
Если виновник недостачи не установлен, к итоговым документам нужно приложить соответствующие решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Если обнаружен факт порчи ценностей, необходимо заключение отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Инвентаризационная комиссия должна подготовить предложения об урегулировании выявленных расхождений, которые представляются на рассмотрение руководителю строительной компании. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Учет результатов инвентаризации

Порядок учета выявленных при инвентаризации отклонений следующий (он определен в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ).
Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.
Недостача имущества и его порча списываются:

В пределах норм естественной убыли - на издержки производства или обращения;
- сверх норм - за счет виновных лиц;
- при отсутствии виновных (если они не установлены или суд отказал во взыскании) убытки списываются на финансовые результаты организации.

Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ ИЗЛИШКИ

Излишки денег и ценностей учитываются по дебету соответствующих счетов - 50 «Касса», 10 «Материалы» и т. д. и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Причем имущество приходуется по рыночной стоимости.

В налоговом учете рыночная стоимость «лишних» ценностей включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

ЕСЛИ ВЫЯВЛЕНА НЕДОСТАЧА

Подчеркнем, чтобы правильно списать недостачу, необходим ряд документов. К ним относятся:

Сличительная ведомость (форма № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
- ведомость учета результатов (форма № ИНВ-26);
- письменные объяснения материально ответственного лица (или иного работника, виновного в недостаче);
- распоряжение руководителя о взыскании ущерба с виновного лица;
- решение суда о взыскании (или об отказе во взыскании) с работника ущерба;
- постановление об отказе в возбуждении дела (если стоимость недостающих или похищенных ценностей составляет менее 1000 руб., что признается мелким хищением, являющимся административным правонарушением согласно статье 7.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях);
- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

Сначала недостающее имущество списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих счетов (например, со счета 10). Сюда же списываются и отклонения в стоимости ценностей, если организация использует счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Дальнейшие действия будут такими.

Прежде всего рассчитывают и списывают недостачу в пределах норм естественной убыли в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).

Нормы естественной убыли нерудных строительных материалов (песка, щебня, гравия) при хранении приведены в Приложении № 1 к постановлению Госснаба СССР от 15 июня 1984 г. № 72.

Если же виновные не обнаружены, недостача списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91.

ПРИМЕР

При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.

В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.

ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ

В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:

За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.

Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.