Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.
В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.
Выдача денежных средств
Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Оформление авансового отчета в 1С
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
- На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
- На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.
Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.
Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:
«Денежные документы», который включает в себя поступление денежных документов и их выдачу.
Денежными документами являются оплаченные подтверждающие документы приобретения услуг покупателем, но не оказанные поставщиком. Сюда относятся: авиа- и железнодорожные билеты, талоны на питание, путевки, почтовые марки, приобретение ГСМ и многое другое. Учитываются данные документы по счету 50.03.
Для отражения поступления денежных документов имеется специальный типовой документ «Поступление денежных документов». Рассмотрим создание и заполнение. Переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Поступление денежных документов».
Попадаем в журнал. Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать»:
В шапке заполняем поля:
Поступление от поставщика.
От подотчетного лица.
Вид операции может быть:
Входящий номер – берем из оригинала документа.
Счет учета – проставляется автоматически на основании вида операции.
Организация – выбираем из справочника.
Вкладка «От кого» заполняется в зависимости от выбранного вида операции:
«Поступление от поставщика» - в поле «Контрагент» указываем организацию-поставщика денежных документов.
«От подотчетного лица» - выбираем из справочника сотрудника.
«Прочее» - заполняется только поле «Принято от», указываем вручную физическое лицо или организацию-поставщика. Это нужно для печати.
Поле «Счет расчетов» заполняется в ручном режиме, путем выбора счета из справочника. К примеру, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». При указанном виде операции «Прочее», необходимо добавить субконто данного счета.
Вкладка «Денежные документы» содержит перечень всех поступающих документов. Заполнение происходит через клавишу «Добавить».
Обратите внимание, список наименований денежных документов хранится в отдельном специальном справочнике «Номенклатура денежных документов».
При нажатии на клавишу «Добавить» попадаем именно в этот справочник. Иногда бывает, что при создании нового денежного документа, ошибочно заносят в справочник «Номенклатура», а впоследствии не могут найти. Далее указываем денежный документ, количество и цену:
Теперь можно документ провести и посмотреть сформировавшиеся проводки через нажатие клавиши «Дт/Кт»:
Можно увидеть поступление денежных документов от поставщика (76.09) на счет учета денежных документов (50.03). Чтобы отразить выдачу денежных документов переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Выдача денежных документов».
Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать». Заполнение документа «Выдача денежных документов» не имеет отличий от заполнения документа поступления. Аналогичным образом выбираем вид операции (по умолчанию может стоять «Выдача подотчетному лицу»), указываем организацию и другие реквизиты.
Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.
В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли. В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета. Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.
Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.170 НК РФ
Отражение в 1С
Железнодорожные и авиабилеты являются денежными документами и для них в типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8 предусмотрен особый порядок учета с помощью документов Поступление денежных документов и Списание денежных документов. Т.к. фактически право на вычет НДС по билетам возникает при оформлении авансового отчета, то схема учета в 1С предложена следующая:
- оформление документа Поступление денежных документов
- оформление документа Поступление товаров и услуг в части сервисного сбора, отражение счета-фактуры в самом документе ПТиУ
- выдача билета подотчет Выдачей денежных документов
- оформление Авансового отчета с одновременной регистрацией отдельного Счета-фактуры полученного в части документа
Следует отметить, что в учете по счету 50.03 проходит стоимость билета с НДС, потом, уже со счета 71.01 сумма НДС приходуется на счет 19.04. Также договор с агентством в документе "Поступление денежных документов" следует заводить с видом "Прочее", т.к. учет НДС до оформления авансового отчета фактически не ведется. Причем в документе Поступление товаров и услуг договор требуется с видом "С поставщиком". Это приводит к проблемам при оформлении оплаты поставщику. Если требуется создать единый документ оплаты, то приходится создавать документ Корректировка долга и перебрасывать задолженность на единый договор.
Также получается, что один и тот же СФ оформляется дважды, в первый раз при создании документа Поступление товаров и услуг, второй раз - при проведении документа Авансовый отчет. Соответственно, будет сделано две записи в журнал учета счетов-фактур. Этот недостаток исправлен только в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Корректировочный счет-фактура
При возврате билета агентство оформляет корректировочный счет-фактуру. По нему покупатель должен восстановить суммы НДС, ранее принятые к вычету. Это отражается в программе документом "Корректировка поступления" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон". Этот документ может быть введен на основании Поступления товаров и услуг или на основании Счета-фактуры полученного. Ввода на основании документа "Поступление денежных документов" не предусмотрено.
Если организация в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ не принимала к вычету НДС по билетам до проведения Авансового отчета, то оптимальным будет сформировать "Корректировку поступления" на основании документа Поступление товаров и услуг только в части сервисного сбора. Возмещаемую часть стоимости билета с соответствующей суммой НДС списать документом Выдача денежных документов с видом операции "Возврат поставщику", невозмещаемую часть списать тем же документом с видом операции "Прочая выдача".
Если же по некоторым причинам вычет НДС по билетам уже был произведен, то следует ввести документ "Корректировка поступления" на основании документа Счет-фактура полученный, который был сформирован при проведении документом "Авансовый отчет". В этом случае скорее всего потребуется вручную заполнить табличную часть документа и сформировать проводки по регистру бухгалтерии, т.к. документ будет проводиться только по регистру "НДС продажи".
В связи с описанными выше особенностями можно посоветовать придерживаться следующих рекомендаций:
- Перед оплатой по договору с агентством перебрасывать суммы долга с договора с видом "Прочее" на договор с видом "С поставщиком" документом "Корректировка долга"
- Не принимать к вычету суммы НДС с сервисных сборов до проведения авансового отчета. Проще всего это сделать следующим образом: в документе Поступление товаров и услуг не регистрировать счет-фактуру. Далее, когда при проведении документа Авансовый отчет будет сформировать Счет-фактура полученный, добавить в него в качестве документа-основания документ Поступление товаров и услуг. Это также позволит избежать задвоения записей в журнале учета счетов-фактур.
- Не принимать к вычету суммы НДС по билетам до проведения авансового отчета. Если это все же необходимо сделать, то лучше доработать типовую конфигурацию: сделать так, чтобы документ Поступление товаров и услуг мог приходовать денежные документы на счет 50.03 с выделением НДС на счет 19.04. Также потребуется доработать документ Корректировка поступления: чтобы в нем по денежным документам заполнялась табличная часть.
Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы, Вы можете задать их в этой форме . Мы постараемся ответить на любой вопросы по отражению в программах на платформе 1С:Предприятие 8 на следующий рабочий день.
«Денежные документы», который включает в себя поступление денежных документов и их выдачу.
Денежными документами являются оплаченные подтверждающие документы приобретения услуг покупателем, но не оказанные поставщиком. Сюда относятся: авиа- и железнодорожные билеты, талоны на питание, путевки, почтовые марки, приобретение ГСМ и многое другое. Учитываются данные документы по счету 50.03.
Для отражения поступления денежных документов имеется специальный типовой документ «Поступление денежных документов». Рассмотрим создание и заполнение. Переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Поступление денежных документов».
Попадаем в журнал. Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать»:
В шапке заполняем поля:
Поступление от поставщика.
От подотчетного лица.
Вид операции может быть:
Входящий номер – берем из оригинала документа.
Счет учета – проставляется автоматически на основании вида операции.
Организация – выбираем из справочника.
Вкладка «От кого» заполняется в зависимости от выбранного вида операции:
«Поступление от поставщика» - в поле «Контрагент» указываем организацию-поставщика денежных документов.
«От подотчетного лица» - выбираем из справочника сотрудника.
«Прочее» - заполняется только поле «Принято от», указываем вручную физическое лицо или организацию-поставщика. Это нужно для печати.
Поле «Счет расчетов» заполняется в ручном режиме, путем выбора счета из справочника. К примеру, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». При указанном виде операции «Прочее», необходимо добавить субконто данного счета.
Вкладка «Денежные документы» содержит перечень всех поступающих документов. Заполнение происходит через клавишу «Добавить».
Обратите внимание, список наименований денежных документов хранится в отдельном специальном справочнике «Номенклатура денежных документов».
При нажатии на клавишу «Добавить» попадаем именно в этот справочник. Иногда бывает, что при создании нового денежного документа, ошибочно заносят в справочник «Номенклатура», а впоследствии не могут найти. Далее указываем денежный документ, количество и цену:
Теперь можно документ провести и посмотреть сформировавшиеся проводки через нажатие клавиши «Дт/Кт»:
Можно увидеть поступление денежных документов от поставщика (76.09) на счет учета денежных документов (50.03). Чтобы отразить выдачу денежных документов переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Выдача денежных документов».
Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать». Заполнение документа «Выдача денежных документов» не имеет отличий от заполнения документа поступления. Аналогичным образом выбираем вид операции (по умолчанию может стоять «Выдача подотчетному лицу»), указываем организацию и другие реквизиты.
Денежными документами признаются приобретенные документы, по которым услуги еще не были оказаны. Сами документы уже оплачены поставщику услуги и находятся на хранении в кассе. Их учет осуществляется по счету 50.03.
Поступление денежных документов в 1С
Для проведения в программе прихода существует самостоятельный документ, носящий название «Поступление денежных документов». Для его создания требуется пройти путь «Банк и касса» — «Поступление денежных документов». Пользователь оказывается в новом окне, где представлен весь перечень проведенных ранее аналогичных операций. Для формирования нового документа требуется нажать на «Создать».
В первую очередь требуется заполнить необходимые реквизиты. Их заполнение осуществляется через вкладку «От кого».
Подбор организации осуществляется из справочника, в то время как счет учета система проставляет автоматически.
Среди других данных указывается адрес, от кого происходит получение средств. Если ведется «Поступление от поставщика», то в графе «Контрагент» указывается необходимый поставщик из списка. Если идет получение «От подотчетного лица», указывается конкретный работник компании. Если выбрать вид операции «Прочее», то в соответствующее поле вносится, выбранное из справочника лицо, либо любой иной поставщик, записываемый в ручном режиме.
Счет кредита необходимо вписать самостоятельно, например, 76.09 «Прочие расходы с дебиторами и кредиторами». В случае, если используется вид операции «Прочее», потребуется еще и внести данные по субконто.
Далее осуществляется переход к закладке «Денежные документы». В ней внесение дополнительных поступающих денежных документов осуществляется кнопкой «Добавить». Вся номенклатура данных документов для хранения группируется в отдельный справочник, носящий название «Номенклатура денежных документов». Переход к нему происходит после того, как пользователь кликнул на кнопку «Добавить». Если внести документы в стандартный справочник «Номенклатура», найти их станет в будущем проблематично.
Требуется выбрать конкретный документ, после чего внести данные по количеству и расчетной стоимости одной единицы.
После того, как все данные заполнены, а сам документ проведен, необходимо проверить сформированные им проводки. Посмотреть их можно после нажатия на кнопку «Дебет Кредит». Система выдает следующий набор проводок:
Все проводки отражены правильно: Дебет 50.03 Кредит 76.09, то есть отражают перемещение средств от поставщика в кассу получателя.
Выдача денежных документов
Для организации выдачи требуется пройти по следующему маршруту «Банк и касса» — «Выдача денежных документов» — «Создать». При этом сам процесс создания данного документа имеет минимальные отличия от обычных документов поступления. В шапку необходимо занести данные по виду операции, наименованию организации и иные реквизиты.
В закладке денежные документы из представленной номенклатуры выбирается необходимый набор документов. После того, как документ проведен, система формирует проводку Дебет 71.01 Кредит 50.03.
Необходимо отметить, что в группе счетов касса, только счет 50.03 относится к категории количественных. Это позволяет отражать в отчетах величину остатков и обороту в количественных величинах.