Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии. Основная задача на этом этапе состоит в оказании реальной помощи в устранении вскрытых ревизией недостатков и нарушений и в улучшении работы данной организации.
Реализация одного из основных принципов экономического контроля такого, как действенность, обеспечивается своевременным принятием необходимых решений по результатам его осуществления.
Основными формами такой реализации являются:
Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается указаниями должностных лиц непосредственно тем должностным лицам ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки. Ревизор ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.
Ввиду оперативности эта форма реализации результатов ревизий и проверок является одной из наиболее действенных, в связи, с чем ее следует, как можно шире использовать в контрольно-ревизионной работе.
Обсуждение результатов ревизии позволяет вовлечь в дело их реализации сотрудников организации, что способствует значительному повышению действенности экономического контроля. Должностные лица, осуществлявшие ревизию, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ре визуемой организации разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению ее деятельности.
Принятые в ходе обсуждения решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии.
осуществляется при выявлении случаев хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер. Такие факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам передаваемым в судебно-следственные органы.
По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов.
Выводы не должны повторять содержания акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.
Выводы должны вскрыть причины и следствия основных фактов нарушений и злоупотреблений.
Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.
Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматривает результаты ревизии и принимает решения по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц.
Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах:
Письмо содержит перечень основных недостатков в деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией, и необходимые меры для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации. Письмо относится к документам переписки и адресуется только ревизуемой организации (до сведения подведомственных организаций не доводится).
Распоряжение составляется в тех случаях, когда выявлены незначителъные недостатки и нарушения в деятельности организации, не связанные с корыстными целями отдельных работников и не являются причиной материального ущерба. Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу. Оно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры.
Приказ издается в случаях выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности.
Состоит из констатирующей и приказной частей. В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемой организации. Приказная часть состоит из двух разделов: в первом - налагается дисциплинарное взыскание на виновников; во втором - излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем.
Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.
Постановление содержит принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности ресурсов. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций.
Передача дел в судебно-следственные органы имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших те или иные преступления.
Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.
В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:
Получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации по средством технических средств связи (телефона, факса);
Проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам представляемым в ревизующий орган;
Вызов руководителя и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
Проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
Проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.
Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.
Формы реагирования контролирующих органов и организаций на выявленные нарушения в результате ревизии весьма многообразны. Они включают в себя полномочия, направленные на:
Пресечение выявленных нарушений;
Устранение причиненного ими вреда;
Восстановление установленного порядка и условий деятельности;
Привлечение нарушителей к ответственности – дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;
Устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.
Цель, задача и сроки проведения ревизии или проверки
Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций организации.
Цель ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Основной задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:
1. соответствие осуществляемой деятельности учредительным документам;
2. обоснованность расчетов сметных назначений;
3. исполнение смет расходов;
4. использование бюджетных средств по целевому назначению;
5. обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
6. обоснованность образования и расходования государственных внебюджетных средств;
7. соблюдение финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
8. обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
9. операции с основными средствами и нематериальными активами;
10. полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
11. операции, связанные с инвестициями;
12. расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;
13. обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
14. формирование финансовых результатов и их распределение.
Срок проведения ревизии (проверки), т.е. дата начала и дата
окончания ревизии (проверки) не может превышать 45 рабочих дней.
Ревизия расходования и поступления средств федерального бюджета, использование внебюджетных средств, доходов от имущества осуществляется как в плановом, так и в неплановом порядке. Ревизия организаций любых форм собственности по требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством. Существенные вопросы ревизии оговариваются в программе или перечне основных вопросов.
Программа ревизии включает тему, период, который должна охватить ревизия, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа. Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные, правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность.
Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и участки работы между его исполнителями.
Перед началом ревизии руководителю ревизуемой организации следует предъявить удостоверение на право проведения ревизии, представить участников ревизии и составить рабочий план. Исходя из программы ревизии, определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности.
Руководитель ревизуемой организации обязан создать надлежащие условия для проведения ревизии, предоставить помещение, оргтехнику, услуги связи, обеспечить машинописными работами. Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.
Порядок реализации материалов ревизий (проверок).
На основании материалов ревизии (проверки) руководитель проверенной организации после получения акта ревизии (проверки) издает распоряжение (приказ) по ее результатам, а также разрабатывает мероприятия с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений, принятие мер к возмещению причиненного ущерба, предотвращение злоупотреблений, устранение причин, вызвавших отмеченные нарушения и недостатки.
Информация по устранению выявленных в ходе ревизии (проверки) нарушений финансово-хозяйственной деятельности проверенной организации представляется в контрольно-ревизионный отдел не позднее одного месяца с момента издания распоряжения (приказа) по результатам проведенной ревизии (проверки), если иные сроки ее предоставления не установлены данным распоряжением.
Планирование и подготовка проведения ревизий и проверок в бюджетных учреждениях и некоммерческих организациях.
По организационному признаку ревизии делятся на плановые и внеплановые. Ревизия организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Контрольно-ревизионные органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий. При составлении плана предусматривается, чтобы предприятие проверялось не менее одного раза в год и чтобы была обеспечена преемственность проверок (каждая ревизия охватывает период со дня окончания предыдущей проверки по дату составления баланса в проверяемом периоде).
Планирование ревизий носит строго конфиденциальный характер для обеспечения внезапности проверок.
В планах ревизии отражают методы проверки (обычно сплошной метод применяется для проверки кассовых и банковских операций и для определения полного размера причиненного ущерба в выявленных фактах хищения и других нарушениях).
Составлению же плана проведения ревизии на конкретном предприятии всегда предшествует подготовительная работа, которая включает в себя изучение необходимых законодательных, нормативно-правовых актов, отчетных и статистических данных, других имеющихся материалов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации. Необходимо также ознакомить членов ревизионной группы с собранной о предприятии информацией, распределить между ними вопросы и участки работы.
Придя с проверкой на предприятие, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъявить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить участвующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопросы проведения ревизии и составить рабочий план.
Участники ревизионной группы (контролер-ревизор), исходя из плана ревизии, определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств. Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения ревизии.
В случае отказа работников ревизуемой организации предоставить необходимые документы либо возникновения иных препятствий, провести ревизию, руководитель ревизионной группы (контролер- ревизор), а в необходимых случаях руководитель контрольно-ревизионного органа сообщает об этих фактах в орган, по поручению которого проводится ревизия. На основании плана ревизии составляется программа ревизии, а каждый член ревизионной группы составляет свой рабочий план.
В течение ревизии пересматриваться и корректироваться в зависимости от выявленных случаев нарушений, в них вносятся изменения касательно методов ревизии, аналитических процедур, объема выборки для проверки и другое, а если учет на предприятии не ведется или запущен, ревизия может быть вообще приостановлена и возобновлена после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета. Для систематизации материалов проверки ревизоры составляют рабочие документы согласно действующей Инструкции и разработанным методическим рекомендациям чтобы зафиксировать все обнаруженные в ходе проверки нарушения, в дальнейшем информация из рабочих документов переносится в акт проверки, который составляется согласно разработанной ранее программе или плану проверки.
Порядок проведения и формы оформления результатов ревизии или проверки
В ревизионной работе следует выделить следующие этапы:
1. подготовительный;
2. проведение ревизии;
3. оформление результатов ревизии;
4. реализация результатов ревизии;
5. контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии.
Результат ревизии во многом зависит от ее подготовки еще до выезда на объект. Подготовительный этап ревизии заключается в сборе информации о ревизуемом субъекте, т. е. изучаются акты предыдущих ревизий, докладные записки, приказы и постановления по результатам проведенных ревизий, вообще все, что относится к данному предприятию. Также изучаются данные годовой и промежуточной бухгалтерской отчетности предприятия, данные налоговой отчетности (расчеты и декларации). На основании собранной информации определяются задачи ревизии, подготавливается план проведения ревизии, руководитель ревизионной группы проводит ознакомительную работу на основании информации о предприятии, а также производит постановку конкретных задач ревизии перед членами ревизионной группы.
По прибытии на предприятие и предъявлении руководителю предприятия приказа или распоряжении о проведении ревизии приступают непосредственно к этапу проведения ревизии. Проводят обследование предприятия, осмотр помещений, цехов, служб аппарата управления, подразделений и мест хранения ТМЦ, подъездных путей, проводят инвентаризацию кассы, изучают первичные документы, сводные регистры, ведомости синтетического и аналитического учета, собирают объяснения и справки с работников, если в этом есть необходимость, проводят инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями (высылают извещения на предприятия с просьбой сообщить о состоянии расчетов или имеющихся претензий к ре-визируемому предприятию).
Если ведение бухгалтерского учета на предприятии запущено, руководитель ревизионной группы дает задание восстановить учет. В течение проверки для систематизации материалов ревизоры составляют рабочие документы, где отражают все обнаруженные факты нарушений. Результаты проверки оформляются актом (согласно действующим инструкциям и в соответствии с планом или программой ревизии). В акте указывают сведения об организации и ревизорах, результаты предыдущих проверок и факты выполнения решений по данным ревизиям, указывают способы и методы, использованные в ходе ревизии, способы проведения инвентаризации, результаты проверок по направлениям ревизии, размер причиненного ущерба.
Уже в ходе проверки ревизор должен принять меры по устранению выявленных нарушений, а также ставить вопрос о мере ответственности виновных лиц. При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу после окончания ревизии, о чем сообщается в приложении к акту ревизии. А если выявлены факты хищений в крупных размерах, составляется промежуточный акт и передается в следственные органы. По результатам ревизии составляются выводы и предложения по устранению недостатков, которые представляются руководителю организации. Он рассматривает выводы и принимает решение по устранению недостатков. В дальнейшем выполнение этих решений должно быть проконтролировано.
Контрольно-ревизионные органы обеспечивают контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии, и, при необходимости, принимают другие предусмотренные законодательством РФ меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба, а также систематически изучают и обобщают материалы ревизий и на основе этого вносят предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в РФ законодательных и других нормативных правовых актов.
Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).
Акт проверки является результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия решений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголовного дела. Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных.
Акты должны содержать вступительную, описательную и результативную части.
Во вступительной части отражается следующее:
1. полное наименование учреждения, в котором проводится ревизия, его организационно-правовая форма и адрес;
2. фамилии участвующих в ревизии должностных лиц ревизуемого учреждения, ответственных за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности;
3. основание для проведения ревизии, ее вид, мотивы ее проведения;
4. время предыдущей ревизии, период, за который проводится ревизия, и вопросы, подлежащие выяснению;
5. даты начала и окончания ревизий, должности и фамилии должностных лиц, проводящих ревизию.
В описательной части отражается следующее:
1. конкретные факты и действия, указывающие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства и др.;
2. каждый факт нарушений указывается в акте самостоятельно с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских проводок и со ссылками на соответствующие первичные документы;
3. при указании фактов нарушений должна быть дана ссылка на нарушенные законодательные и нормативные акты с указанием их конкретных статей и пунктов.
При этом необходимо иметь в виду, что нормативные документы министерств и ведомств вступают в силу только после регистрации их в Минюсте России. В результативной части акта обобщаются выявленные факты нарушений в виде выводов и даются предложения по их устранению.
Данные промежуточных актов включают в сводный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Промежуточные акты подписывают ревизующие и соответствующие должностные лица, ответственные за сохранность денежных и материальных ценностей. В целях наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной информацией (таблицами цифровыми данными, выявленными в процессе проверки). В этом случае достаточно привести в акте 1–2 примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера учреждения.
Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководство учреждения и работников бухгалтерии и при наличии обоснованных возражений вносит исправления в акт до его подписания.
На все нарушения необходимо потребовать от руководителя, уполномоченных и виновных лиц объяснения в ходе проверки или по обстоятельствам в течение 3 дней после подписания акта, о чем производится запись в акте перед подписями.
Акт проверки составляется в двух экземплярах за подписью ревизора, руководителя учреждения и главного бухгалтера.
При наличии возражений или пояснений по акту подписывающие делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или пояснения в 10-дневный срок с момента подписания акта.
В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявленных нарушений и представляет на рассмотрение руководству, назначившему ревизию.
По результатам ревизии (проверки), в ходе которой выявлены нарушения составляется акт . Результаты ревизии (проверки), в ходе которой не выявлено нарушений оформляются справкой .
Акты и справки подписываются проводившим ревизию должностным лицом, членами ревизионной комиссии, руководителем проверяемого субъекта, главным бухгалтером.
В случае отказа проверяемого субъекта от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Проверяемый субъект вправе письменно изложить мотивы отказа.
При наличии возражений по акту ревизии делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 раб. дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию.
Проверяющий вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц проверяемого субъекта и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии и являются неотъемлемой его частью.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется работником, проводившим ревизию, и по ним составляется письменное заключение, с к-м должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юр.лица.
В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.
Промежуточный акт подписывается проверяющим, должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения.
1эк.-руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии (проверки).
В акте ревизии (проверки) должны быть указаны:
Основание назначения ревизии, дата и № приказа о ее проведении, должность, ф.и.о лица, составившего акт ревизии;
Даты начала и заверш. проверки или ревизии, а также место составления акта;
Должности и фамилии работников проверяемого субъекта, обязанных подписывать акт ревизии, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии (проверке);
Наименование и местонахождение проверяемого субъекта;
Налич. книги учета проверок, а также ин-ция о записях в ней о данной проверке;
Кем и когда были проведены предыд. ревизии, к-е приним. меры по нарушениям;
Какие фин.-хоз. операции (документы), каким методом и за какой период проверены;
Место, время и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования к-х нарушены, ответственность за данный вид нарушения;
Факты несоблюдения устан-го порядка составления и исполнения смет и фин. планов;
Факты сокрытия или несвоевр-го перечис-я причитающихся бюджету платежей и др. сумм, прочих нарушений фин. дисциплины, неправильного ведения бух. учета и состав. отчет-ти, невыпол-я требований по осуществлению внутрихоз-ного учета и контроля;
Установленные в ходе ревизии недостачи денежных средств и мат. ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам;
Размер причиненного ущерба и другие последствия выявленных нарушений;
Должности и фамилии лиц, по вине к-х допущены соответствующие нарушения, а также сведения о том, какие именно действия (бездействие).
В акте ревизии должны быть соблюдены объект-ть, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается - не подтвержденные документально предположения.
При проведении ревизии (проверки) уполномоченные должностные лица контролирующих органов обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.
Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экз. акта ревизии. Могут быть приложены копии или выписки из различных док-тов, а также справки и расчеты, состав-е на основ. проверенных док-тов, заверенные.
По окончании ревизии ревизор обязан проинформировать выш. орган гос. управления, собственника проверенного субъекта о выявленных фактах нарушений законод-ва с указанием обстоят-в и причин их возник-я и с внесением предложений.
При выявлении фактов, влекущих уголовную ответ-ть, немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких ревизий передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах.
Персональную ответств-ть за своеврем-ть, полноту и надлежащее кач-во направляемых в правоохранительные органы материалов ревизий и проверок несет руководитель органа, назначивший ревизию (проверку).
Правоохранительные органы при получении материалов ревизии регистрируют и рассматривают их с принятием решения в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством. При отказе в возбуждении уголовного дела в контролирующий орган направляется копия соответствующего постановления, а также разъясняются право и порядок ознакомления с материалами дела и обжалования принятого решения. При нехватке документов органы дознания могут назначить дополнительную или повторную ревизию, информируется контролирующий орган, который вправе провести дополнительную (повторную) ревизию (проверку).
Материалы ревизий проводимых по приказу руковод-й объединений, концернов, пред-ий, передаются в конт.-ревизионную службу соответствующих юридических лиц.
Контролирующий орган, независимо от того, есть у него предписание или нет, вносит в книгу учета проверок необходимые сведения и скрепляет их своей подписью.
Контр.-ревизионное управление минис-ва обязаны не позднее 30-дн. срока со дня подпис-я акта рассмотреть материалы ревизии и вынести в пределах своей компетенции решения по устранению выяв-х наруш-й и привлечению вин. лиц к ответственности.
Руководитель проверяемого субъекта предприн. деятельности или назначивший ревизию (проверку) по своему приказу обязан:
Не позднее 2-х нед. срока рассмотреть ее результаты и принять решение по устранению отмеченных наруш-й, возмещ-ю ущерба, привлечению к ответ-ти виновных;
разработать меропр-я по устранению выяв-х ревизией нарушений и совершен-ю работы служб предп-я по соблюдению действ. закон-ва фин.-хоз. деятельности
при необходимости направлять информацию о результатах ревизии в другие органы для принятия решения по пресечению правонарушения.
Перечень вопросов, подлежащих отражению в акте комплексной ревизии
При контроле производственной деятельности необходимо проверить:
При ревизии деятельности научно-исследовательских и конструкторских организаций
Контроль финансовой деятельности включает:
Контроль учета затрат на производство и себестоимость продукции:
Контроль использования и сохранности основных средств:
Контроль использования и сохранности товарно-материальных ценностей:
Контроль использования труд. ресурсов, средств на оплату труда и премирование:
Контроль ценообразования:
Контроль расчетов с подотчетными лицами:
Контроль внешнеэкономической деятельности и валютных операций:
Контроль инновационного фонда:
Контроль соблюдения порядка ведения кассовых операций:
Контроль использования автотранспортных средств.
Оформление результатов ревизии. Требования, предъявляемые к содержанию акта комплексной ревизии
По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется Акт. Если нарушений не выявлено оформляется справка. В случае если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению, а также если факты, установленные в момент проверки не могут быть подтверждены документами проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт. Акты подписываются ревизором, руководителем проверяемой организации и главным бухгалтером. Акт подписывается проверяющим в срок не позднее 5 рабочих дней со дня окончания проверки. Акт в течение 2 рабочих дней со дня его подписания проверяющим вручается под роспись проверяемому субъекту. В случае отказа от подписания акта проверяемым в нем делается соответствующая запись и Акт направляется в вышестоящую организацию. При наличии возражений подписывающие его лица делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 р.д. со дня его подписания представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку.
Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей и составляется в 3-х экземплярах: 1-й экз.- руководителю организации, назначившей ревизию; 2-й экз.- в дело контрольно-ревизионного отдела; 3- й экз.- ревизуемой организации.
Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и виде деятельности, указывают способы документальной проверки, какие операции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие - выборочным способом, отмечают периоды, выбранные для проверки и др. Заканчивается фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.
Результативная часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Эта часть состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и его название.
Так, в результативной части акта могут быть выделены следующие разделы.
I.Денежные средства, кассовые и банковские операции.
II.Расчетные и кредитные операции.
III. Производство и реализация продукции.
IV. Основные средства.
V.Товарно-материальные ценности.
VI.Труд и заработная плата.
VII.Затраты производства и себестоимость.
VIII.Прибыль, фонды и резервы.
IX.Инвестиции.
X.Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный контроль.
XI.Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.
XII.Приложения к акту.
Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.
Каждая ревизия - это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий (организаций) невозможно.
В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.
Размер вреда, причиненный государству, устанавливается в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц , утвержденной Постановлением Минфина РБ и Минэкономики от 24.03.2003 г. №39/69.
В Акте ревизии должны быть соблюдены объективность, ясность, точность изложения выявленных фактов.
Акт ревизии должен быть оформлен таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было ответить на вопросы: содержание нарушения со ссылкой на нормативный документ, кто допустил нарушение, по чьему указанию, когда и где, каким способом совершено и его последствия.
В АКТ ревизии не должны включаться:
1) Факты, не подтвержденные документально.
2) Факты, не содержащие элементов нарушений и несвидетельствуюшие о наличии недостатков в работе предприятия.
3)Личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителя предприятия, его отдельных служб.
4)Такие термины, как "злоупотребление служебным положением", "преступная деятельность", "безответственное отношение", "превышение власти", "хищение", "разбазаривание", "бесхозяйственность" и т.п.
Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных показателей из периодической и годовой отчетности, а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были исправлены в период проведения ревизии. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости, без соблюдения их хронологии во времени, т.е. в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения и злоупотребления.
Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями и т.д.
Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции и основных средств, наличия денег у подотчетных лиц, состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, при контрольных обмерах и проверках качества выполненных строительно-монтажных работ, при контрольных запусках сырья и материалов в производство и по другим операциям. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.
Многочисленные однородные факты группируются по видам нарушений в отдельных ведомостях, которые прилагаются к основному акту ревизии. В акте отражаются не каждый в отдельности факт нарушения, а итоговые данные ведомостей, что значительно сокращает объем основного акта ревизии
Результаты экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия оформляются в виде аналитических таблиц и расчетов, которые прилагаются к основному акту ревизии.
В случае обнаружения недостач, должностные лица представляют ревизору письменные объяснения, которые прилагаются к основному акту ревизии.
Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеруются; в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре акта, который направляется в организацию, осуществляющую ревизию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются подписи должностных лиц предприятия.
В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии. В случае невыполнения отдельных пунктов в акте делается соответствующая запись. В этом случае может быть составлена опись невыполненных указаний и предложений по материалам предыдущей ревизии.
Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.
Завершающим этапом ревизии является реализация ее материалов.
Основными формами реализации результатов ревизии являются:
Устранение недостатков по мере их выявления в ходе проведения ревизии;
Обсуждение результатов ревизии в ревизуемой организации;
Передача материалов ревизии правоохранительным органам
Принятие органом, назначившим ревизию, по ее результатам решения в виде письма, распоряжения или приказа;
Рассмотрение результатов ревизии в вышестоящей организации.
Руководитель ревизуемой организации обязан рассмотреть результаты ревизии не позднее двухнедельного срока , а руководитель контрольно-ревизионной службы - не позднее 30-дневного срока со дня подписания акта и принять необходимые меры по устранению выявленных нарушений.
Ревизор уже в ходе проверки должен принимать меры к устранению выявленных нарушений и возмещению материального ущерба, а также к созданию условий, не допускающих подобных нарушений в других подведомственных предприятиях. С этой целью он, выявив нарушения и не дожидаясь окончания ревизии, сообщает о них руководителю ревизуемого предприятия и ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.
Руководитель ревизуемого объединения, предприятия обязан принять меры к устранению выявленных в результате ревизии нарушений, не ожидая окончания ревизии, что отмечается в ее акте.
Результаты ревизии докладываются ревизором на производственном совещании специалистов, руководителей отдельных служб и подразделений предприятия, где они обсуждаются. Принятые решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии.
При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу же после ее окончания. В этом случае к акту ревизии прилагается изданный по предприятию (объединению) приказ , а также выписка из протокола производственного совещания.
При выявлении хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер, в ходе ревизии составляется промежуточный акт , который по решению вышестоящей организации, назначившей ревизию, передается следственным органам.
По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов.
Выводы не должны повторять содержание акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.
Выводы должны вскрывать причины и следствия основных фактов нарушений и злоупотреблений.
Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.
Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматривает результаты ревизии и принимает решение по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц.
Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах: письмо, распоряжение, приказ, постановление, передача дел в судебно-следственные органы.
Если мероприятия, принятые предприятием по результатам ревизии, не обеспечивают полного и своевременного устранения всех недостатков и нарушений, то вышестоящая организация направляет предприятию письмо, в котором содержится перечень основных недостатков в деятельности ревизуемого предприятия (объединения), вскрытых ревизией, и необходимые для их устранения меры, которые надлежит принять этому предприятию (объединению). Письмо направляется только ревизуемому предприятию и до сведения других подведомственных предприятий не доводится.
Распоряжение по результатам ревизии составляет ревизующая организация в тех случаях, когда выявленные незначительные недостатки и нарушения в деятельности предприятия (объединения) не связаны с корыстными целями определенных работников и не являются причиной материального ущерба.
Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Оно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры. В необходимых случаях распоряжение может доводиться до сведения и других подведомственных предприятий и организаций с целью предупреждения или своевременного устранения однотипных недостатков.
В случае выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности, издается приказ, который рассылается всем подведомственным предприятиям (объединениям) и организациям. Состоит приказ из констатирующей и приказной частей .
В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемого предприятия. Особое внимание уделяется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, отрицательно влияющих на деятельность предприятия (объединения). Заканчивается эта часть словом "приказываю". Далее следует приказная часть, состоящая, как правило, из двух разделов.
В первом разделе руководитель вышестоящей организации в пределах действующего законодательства налагает дисциплинарное взыскание на виновников выявленных недостатков или нарушений хозяйственной и финансовой дисциплины.
Во втором разделе приказной части излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем. В конце приказа называются ответственные лица за контроль выполнения данного приказа.
Передача дел в следственные органы вышестоящей организацией осуществляется, как правило, по окончании ревизии и имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечение к уголовной ответственности лиц, допустивших хищения денежных средств, материальных ценностей и другого имущества.
Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.
Контроль за выполнением принятых решений по результатам ревизии может осуществляться в следующих формах:
Получение письменных отчетов о выполнении предложений и намеченных мероприятий по итогам ревизии;
Проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам, представляемым в орган, назначивший ревизию;
Вызов руководителя и специалистов ревизуемой организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
Проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
Проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.
4 Документальное оформление результатов ревизии
Качество ревизии зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и доброкачественности оформления обобщающих материалов – докладных записок актов, справок, проектов постановлений. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений, разрабатываются мероприятия, налагаются дисциплинарные взыскания, привлекаются к уголовной ответственности виновные лица. Содержание и качество оформления материалов ревизий позволяют также судить об уровне проведенной ревизором работы.
Для обобщения результатов комплексной ревизии всей деятельности организации (предприятия) составляется основной акт. В нем дается комплексная оценка хозяйственно-финансовой деятельности ревизуемого объекта и состояния сохранности кооперативных средств, показываются нарушения в работе и причины их возникновения. В акте ревизии должны отражаться главные вопросы деятельности ревизуемого предприятия. Например, общие данные о выполнении ревизуемым предприятием планов; выявленные факты нарушений законов, решений и нормативных актов; недостатки в ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности; вскрытые факты бесхозяйственности, недостач и хищений материальных ценностей; размеры причиненного материального ущерба с указанием виновных должностных лиц; установленные дополнительные возможности и резервы увеличения товарооборота, снижения издержек обращения, увеличения прибыли. Необходимо, чтобы акты ревизии обеспечивали возможность сделать выводы о финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия (организации) в целом и его отдельных подразделений. Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, вытекающих из документов, материалов встречных сверок и проверок фактически совершенных операций. Все записи в актах должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми. При описании выявленных фактов соблюдают объективность, ясность, точность и лаконичность. Перед тем, как сделать окончательное обобщение всех материалов и фактов нарушений, необходимо отобрать из них самые важные, а незначительные выделить особо и устранить их на месте. Факты нарушений, изложенные в основном акте, должны документально подтверждаться: промежуточными актами; ведомостями однородных нарушений; подлинными документами, изъятыми из дел, или их заверенными копиями; справками должностных лиц, проверенными ревизором; заключениями экспертизы и данными лабораторных анализов; письменными объяснениями должностных лиц по отдельным фактам нарушений; документами, отражающими результаты проведения инвентаризаций и сверки расчетов. В основном акте факты излагают в такой последовательности, чтобы получить по каждому из них документально обоснованные ответы на следующие вопросы: что нарушено (инструкция, постановление, приказ); кто нарушил (должностное или материально ответственное лицо) когда нарушено (дата совершения нарушения); как нарушено (способ нарушения); как выявлено нарушение (использованы приемы ревизии); чем вызвано нарушение (причины и условия, способствующие нарушениям); каковы последствия допущенного нарушения (размер причиненного ущерба); какие приняты меры к устранению недостатков (виновные отстранены от должности, возместили ущерб, привлечены к дисциплинарной ответственности).
Акты ревизии не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, плановыми и отчетными данными, имеющимися в отчетности. Не допускаются изложение в акте личных выводов и умозаключений, а также юридическая оценка действий должностных лиц. Например, не следует применять термины «хищение»; «растрата», «злоупотребление»; «присвоение» и др. Запрещается включение в акт ревизии данных, не подтвержденных документами, сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц.
Построение акта ревизии определяется Инструкцией о порядке проведения комплексной ревизии в организациях (предприятиях) потребительской кооперации. Рекомендуется следующая структура и последовательность изложения результатов ревизии.
Раздел I . Вступительная часть . В данном разделе указываются наименование и подчиненность ревизуемого предприятия, состав ревизионной группы (бригады), на основании какого документа проведена ревизия, за какой период, фамилии и инициалы руководителей ревизуемого предприятия и время их работы, какие участки деятельности предприятия подвергнуты сплошной проверке, а какие выборочной, кем и за какой период проведена предыдущая ревизия.
Так, согласно акта (Приложение В), в проведении ревизии принимали участие:
· зам. председателя по кадрам Рогачёвского райпо Сидоренко Л.Г.;
· зам. главного бухгалтера райпо Кононова Т.А.;
· ведущий экономист райпо Атрохова О.Ф.;
· ведущий экономист по ценам райпо Афанасенко О.В.;
· ведущий юрисконсульт райпо Новикова А.А..
Предыдущая документальная ревизия была проведена бухгалтером-ревезором Рогачёвского райпо Богушем И.В. за период с 1 ноября 1999 года по 1 октября 2000 года.
В ревизуемом периоде в Рогачёвском коопторге должность директора занимала Ващенко В.Н., а должность главного бухгалтера – Галах Л.И.
Раздел II . Ревизия денежных средств, расчетов по операциям с банками и подотчетных сумм.
Раздел III . Ревизия основного вида хозяйственной деятельности предприятия. В этом центральном разделе акта ревизии фиксируются недостатки и упущения в торговой, заготовительной, производственной, строительной и других отраслях хозяйственной деятельности.
Основным видом деятельности Рогачёвского коопторга является розничная торговля. По этому данный раздел акта именуется «Ревизия товарных операций».
Раздел IV . Ревизия расчетных операций.
Раздел V . Ревизия фондов оплаты, расчетов с рабочими и служащими, использования трудовых ресурсов.
Раздел VI . Ревизия издержек обращения, затрат на производство, и результатов финансовой деятельности.
Раздел VII . Ревизия специальных фондов и долгосрочных кредитов.
Раздел VIII . Ревизия использования и сохранности основных фондов и малоценного инвентаря.
Раздел IX . Проверка состояния бухгалтерского учета, отчетности и внутрихозяйственного контроля.
Раздел X . Проверка выполнения мероприятий по обеспечению сохранности кооперативной собственности.