Работнику в предусмотренных законодательством России ситуациях полагаются отпускные. Но как производится их выплата в 2019 году?

Как начислить, когда перечислить необходимую сумму сотруднику, и что грозит работодателю за опоздание с выплатами?

Период отпусков – это долгожданное время для работников, но огромная головная боль для бухгалтерии. Ведь специалисту нужно правильно рассчитать сумму, своевременно произвести перечисления, отразить отпускные в учете.

А для этого стоит знать основные правила выплаты. Что же об этом сказано в Трудовом кодексе и каких действий придерживаться специалисту?

Что нужно знать?

Отпуск может иметь различные цели, одни из которых оплачиваются, другие – нет. Что же стоит знать о самом понятии? Разберемся, какие виды отпусков трудоустроенные граждане могут взять.

Основные понятия

Отпуском называется период, когда физическое лицо получает право некоторое время не исполнять свои трудовые обязательства, то есть может не ходить на работу.

Предоставляется такое время для отдыха или другой социальной цели. Отпуска имеют различные условия и длительность, на что влияет:

стаж работника;
место, где лицо работает и т. д. (в отдаленных регионах, процесс работы организован в опасных условиях).

Во время нахождения работника в отпуске никто не имеет права его увольнять. После окончания установленного периода отдыха он может выйти на свое рабочее место.

Хотя есть некоторые исключение – сокращение штата или закрытие юридического лица. Находиться на таком отдыхе имеют право только трудоустроенные граждане, которые работают в компании на основании .

Если договор не составлялся, истребование предоставить отпуск будет трудновыполнимой задачей.

Необходимые условия для выполнения

При наличии официальной работы вы сможете рассчитывать на выплату, если это предусмотрено законодательными актами.

Существует такая классификация:

В Трудовом кодексе рассматриваются такие виды отпусков:

На получение дополнительного отпуска могут рассчитывать:

родители 2 и более детей, которым нет 14 лет, или одинокая мать/отец, что занимается воспитанием ребенка до 14 лет;
рабочий и служащий, который имеет опасные условия труда, не нормированный рабочий день, выполняет работу в пределах Крайнего Севера и приравненных к нему зонах;
аспирант и другие категории граждан, что перечислены в .

Ежегодный отпуск предоставляется работнику любой компании, в независимости:

от длительности действия трудовых договоров;
от формы собственности предприятия;
от того, полный рабочий день или неполный;
от того, какую лицо занимает должность;
от формы оплаты труда.

Минимальная продолжительность такого отпуска – 28 дней в году. Но сотрудник фирмы имеет право на использование полагающихся дней по частям, согласовав это с работодателем.

Законные основания

Отпускам посвящена 19 глава Трудового кодекса Российской Федерации. Порядок оформления ежегодного отпуска оговорен в .

В соответствии с данным нормативным документом выплата должна определяться на основании средней дневной зарплаты сотрудника компании.

Порядок осуществления выплаты отпускных по ТК РФ

Для начисления суммы отпускных выплат бухгалтеру стоит учесть:

расчетный период;
среднюю заработную плату работника;
длительность отпускного периода.

Основные правила оплаты

В независимости от используемых проводок по начислению отпускной выплаты, правила расчета всегда одни и те же.

Первый шаг – определение расчетного периода, что является временным промежутком от первого дня работы до начала отпуска.

Зачастую это календарный год, но в отдельных ситуациях (к примеру, если лицо не использовало свое право, когда это было возможно) расчетные периоды могут быть увеличены.

Именно от этого будет зависеть длительность отпуска и размер перечисления. Один день отпуска будет оплачиваться с учетом средней дневной зарплаты работника компании.

зарплата;
премиальные выплаты;
надбавки различного характера;
коэффициенты, установленные региональными структурами.

Разовая выплата, материальная помощь и социальные начисления не учитывается. Затем используется такая формула:

Итак, размер отпускных определен. Когда их перечислять работнику? – Не позднее, чем за три дня до начала отпуска ().

Если датой выплаты является выходной день, то необходимо выплатить отпускные до него. При несоблюдении такого условия администрация рискует при проверке получить штраф.

Выдавать необходимую сумму можно как наличными, так и перечисляя на личный счет человека в банке.
Но законодательством не запрещено выплачивать такие средства ранее.

Часто руководство компании оплачивает отпуск за пару недель до отдыха работника, чтобы избежать недоразумений позднее.

Назначение платежа

При начислении отпускных руководство компании также должно заполнить на выплату НДФЛ с таких сумм. Именно с его составление часто возникают сложности.

К примеру, как заполнить документ, если лицо должно отправиться в отпуск в начале августа, а выплата приходится на конец июля?

В таком случае стоит учесть правила , и квалифицировать выплату как прибыль за июль – месяц, в котором перечисление осуществляется.

Министерство финансов придерживается позиции, что сумма налогового платежа должна перечисляться в те дни, когда средства поступили на карточку работника ().

А значит, если в платежном поручении указать месяц, когда лицо отравилось в отпуск, компании будут предъявлены претензии. Писать можно будет «отпускные Сидорову В.В. за июль-август такого-то года».

Применяемые способы

С выплатой не возникнет проблем, если она осуществляется в том же месяце, когда лицо уходит в отпуск, и само время отдыха приходится на один месяц.

Но частое явление – переходящий отпуск, когда период отпуска приходится на разные месяцы (начинается в одном, а заканчивается в другом).

В таких случаях возникает ряд вопросов:

В каком месяце должны начисляться отпускные средства.
Каким образом выплата будет облагаться страховыми взносами и НДФЛ.
Когда уплачивать взносы и налоги, которые начислены и удержаны с выплаты.

Начисление переходных отпускных осуществляется в месяце, когда лицо отправляется на отдых. В бухучете нужно будет использовать субсчет 661 (Кт) в том месяце, когда произведено перечисление.

Начисление отпускных может производиться частями по всем месяцам в отдельности. В независимости от того, какой способ выберет бухгалтер, он должен правильно начислить сумму, удержать налоги, своевременно перечислить средства в уполномоченные структуры.

Несвоевременная выплата (последствия)

В ст. 136 Трудового кодекса нет уточнения – отпускные выплачиваются за 3 календарных или рабочих дня.

Именно Фонд и будет перечислять необходимые суммы (). Но первые 3 дня оплачиваются работодателем самостоятельно (пункт 1 части 2 ст. 3 того же закона).

Каковы последствия (ответственность)?

Руководителя и должностное лицо ожидает:

штраф;
необходимость выплаты неустойки;
тюремное заключение в соответствии со .

Сотрудник, который не получил своевременно полагающуюся сумму, может потребовать переноса отпуска на другой период ( , п. 2 ).

Если же все суммы выплачены и получены работником, но возникает экстренная ситуация, то можно отозвать его из отпуска ().

Штраф за несвоевременную выплату

Административный вид ответственности – это штрафы таких размеров ():

Допускается и такой вид наказания для ИП и ООО, как приостановление деятельности на период до 3 месяцев. Если ситуация по невыплате повторится, то возможна дисквалификация на 1 – 3 года.

Уголовный вид ответственности при невыплате отпускных в течение 2 месяцев руководству назначается:

В тех случаях, когда отпускные выплачены частично (меньше половины), а в отношении остальной суммы отмечается задержка выплаты более 90 дней, руководитель должен будет заплатить 120 000 или зарплату за 12 месяцев.

Видео: когда и как платить отпускные?

При этом допускается лишение прав занимать должность и вести деятельность в течение 12 месяцев. Возможно тюремное заключение до 1 года.

Часто задаваемые вопросы

Не все вопросы в Трудовом кодексе разложены по полочкам. Бухгалтеры сталкиваются с трудностями, в которых необходим дельный совет. Рассмотрим распространенные ситуации.

Выплачиваются вместе с зарплатой или нет?

Часто у неопытных специалистов возникает вопрос – должна ли осуществляться выплата отпускных и заработной платы перед отпуском одновременно?

В ст. 136 ТК разъясняется, что руководство компании должно выплачивать зарплату не реже 2 раз в месяц.

Дни, когда такие перечисления будут производиться, должны оговариваться в правилах внутреннего распорядка предприятия. Если выплата отпускных и заработка совпала, то перечисление производится в один день.

Но при несовпадении таких дней заработная плата выдается после выхода работника из отпуска в день выдачи зарплаты персоналу. Но это не единственный вариант расчета. Допускаются и иные способы.

Нюансы при увольнении по собственному желанию

Расчет с работником, который компания должна произвести в последний день работы такого лица состоит из:

зарплаты;
компенсации за неиспользованные отпуска;
выходного пособия.

Если гражданин подает заявление об уходе, он должен получить выходное пособие ():

когда прекращено трудовой договор с сотрудником;
когда лицо отказывается на перевод в другой территориальный округ;
когда фирма ликвидируется, сокращается штат;
когда определено, что работник не соответствует должности;
когда восстановлено сотрудника, который ранее исполнял эти обязанности.

Разберемся, платятся ли отпускные при . Такие выплаты должны осуществляться. При расчете стоит опираться на общую формулу с учетом отработанного времени.

Каждое лицо вправе подать , находясь в отпуске. Сохраняется также право переносить время отпуска на предполагаемый период увольнения.

Таким способом работники избегают необходимости отрабатывать положенные 2 недели перед уходом. Сотрудник фирмы может уволиться, находясь как в очередном ежегодном отпуске, так и в отпуске без содержания, если он длится не меньше 14 дней.

Если отпуск учебный

Не содержит особенного порядка оплаты учебных отпусков. А значит, чтобы разобраться в этом вопросе, необходимо опираться на положения, которые регулируют оплату ежегодных отпусков.

Руководитель должен оплачивать такие отпуска в полной мере не позже, чем за 3 дня до его начала. Если выплата будет задержана, работодателя ожидает ответственность (о чем говорилось выше).

Для оформления учебных отпусков нужно:

Получить заявление от работника с приложенной справкой-вызовом, где будет указано количество дней, необходимых для сдачи экзаменов.
Издать приказ по , на основании которого будет производиться начисление выплаты. Сразу же стоит отразить данные в .
Производятся расчеты отпускных и налогов с них.
Выплачивается полагающаяся сумма.

Но оплата не будет производиться, если:

лицо не сдало предыдущую сессию;
работник сдает вступительные экзамены или посещает подготовительные курсы;
цель обучения – повторное профессиональное образование;
учебное заведение не имеет аккредитации государственного образца.

В таких случаях гражданин имеет право на получение ученического отпуска, но он будет оплачиваться.

Будет отказано в выплате отпускных и при обучении в двух учреждениях, если лицо воспользовалось своим правом на оплачиваемый отпуск и предоставило вправку-вызов из одного ВУЗа.

Если предоставляемый отпуск не оплачивается, то работа бухгалтера, хоть частично, но будет упрощена.

При оформлении остальных отпусков, которые периодически берет каждый работник предприятия, нужно разбираться в правилах расчета и выплаты сумм.

Будьте внимательны при расчетах и соблюдайте законодательство, и тогда уголовная и административная ответственность обойдет вас стороной.

В ст. 114 ТК РФ сказано, что каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. По общим правилам его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников и категории работ, когда положен и дополнительный отпуск. Он оплачивается по точно такой же схеме, как и основной. За сколько дней выплата отпускных должна быть произведена?

Получить отпуск можно, отработав полные полгода. Но это отпуск «авансом». Потом отпуск будет предоставляться через каждые 11 месяцев. В конце каждого календарного года составляется график отпусков, согласно которому все сотрудники «гуляют» в следующем календарном году.
Отпуск можно разделить на несколько частей, но одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. Потом можно «дробить» отпуск хоть по 1 календарному дню.

Процедура «ухода» на заслуженные трудовые каникулы следующая:

кадровая служба за 2 недели до даты отпуска по графику письменно уведомляет работника;
работник пишет заявление на отпуск;
работодатель подписывает заявление и на его основании издаётся приказ;
работник получает «отпускные» - компенсацию за то, что в эти дни он не работает.

Отпускные выплачиваются по среднему заработку сотрудника за 1 рабочий день в прошлом рабочем году. Для этого необходимо знать расчётный период - то есть дату начала и окончания рабочего года. Например, сотрудник уходит в отпуск в 2018 году - 8 июля, а на работу он устроился - 23 марта 2016 года. Расчётный период для отпускных в 2018 году - с 23 марта 2017 года по 22 марта 2018 года.

Для расчёта среднего заработка необходимо сложить все трудовые выплаты сотруднику, и разделить на количество фактически отработанных им дней в прошлом рабочем году. Получится сумма среднего заработка сотрудника за 1 рабочий день. Это число нужно умножить на количество дней отдыха.

Полученная сумма может быть выдана сотруднику на руки или переведена на его банковский счёт. В ст. 136 ТК РФ чётко сказано, что отпускные выплачиваются сотруднику не позднее, чем за 3 дня до начала его отпуска. Если будет задержка по вине работодателя, то он ещё будет обязан выплатить компенсацию работнику за каждый день просрочки.

Закон не запрещает производить расчёт отпускных раньше. Также можно и выплатить эти средства. Но этого не рекомендуется делать, так как работник может заболеть и не пойти в отпуск, а перенести его на другой, удобный для него период. Кроме того, могут произойти и другие события - например, индексация заработной платы по предприятию. Это напрямую влияет на сумму полученных отпускных.

Возникает вопрос - за 3 дня календарных или рабочих должны быть произведены выплаты? В ст. 136 ТК РФ сказано «не позднее чем за 3 дня до его начала»!

Некоторые эксперты утверждают, что раз сам отпуск рассчитывается в календарных днях, то и выплата должна быть произведена за 3 календарных дня до его начала.
Но существует письмо Федеральной службы по труду и занятости от 21.12. 2011 года № 8470; 3707-6-1 в котором сказано, что речь идёт именно о рабочих днях. Выплатить отпускные нужно за 3 рабочих дня до начала отпуска.

Без потери должности и средней зарплаты гарантирован всем работникам статьей 114 ТК РФ. 28 отпускных дней в год полагаются любому сотруднику, работающему по трудовому договору, а некоторым категориям предоставляются еще и отпуска дополнительные. Каким образом производится оплата отпуска по Трудовому кодексу, рассмотрим далее.

Как начисляются отпускные

Дополнительно к 28 дням работнику может полагаться в связи с ненормированностью , «вредной» работой и опасными условиями труда , работой на Крайнем Севере и по другим причинам. Допотпуска могут устанавливаться и самим работодателем, если у него на то есть финансовые возможности, а данное условие учтено коллективным и трудовым договором (ст. ст. 116-119 ТК РФ).

Исчислять отпуск нужно в календарных днях, учитывая выходные. Праздники, если это нерабочие дни, в отпуск не входят, следовательно, не оплачиваются.

Для оплаты отпуска сотруднику работодатель должен:

определить расчетный период,
вычислить среднедневной заработок,
рассчитать отпускные за весь отпуск.

Расчетный период для оплаты отпуска

Работник обретает право на оплачиваемый отпуск через 6 месяцев непрерывного труда у одного работодателя . Спустя 12 месяцев работы он может взять полный 28-дневный отпуск. Именно 12 предыдущих месяцев перед месяцем начала отпуска, образуют расчетный период для начисления работнику отпускных.

Период, дающий право на ежегодный отпуск, не включает время, когда работник (ст. 121 ТК РФ):

находился в отпуске по уходу за ребенком,
отсутствовал на работе, не имея на то уважительных причин.

Определяя расчетный период, следует учитывать, насколько полно он отработан. Не полностью отработанный период влияет на порядок расчета и размер отпускных.

Средний заработок и отпускные

Средний заработок для оплаты отпуска рассчитывается из фактической зарплаты работника и времени, отработанного в расчетном периоде. Не берутся в расчет выплаты, не относящиеся к оплате труда: соцвыплаты, оплата проезда, питания, обучения, матпомощь, и т.п. Также не учитывается время и начисления, когда:

средний заработок за работником сохранялся, но он не работал, например, был в отпуске,
работник получал больничное пособие, в т.ч. по беременности и родам,
работа не велась из-за простоя по вине работодателя, в связи с забастовкой, или по не зависящим от обеих сторон, причинам,
предоставлялись оплачиваемые дни для ухода за детьми-инвалидами,
работник освобождался от работы по иным причинам (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Отпускные при полностью отработанном расчетном периоде

Работникам, до начала отдыха полностью отработавшим 12-месячный расчетный период, расчет среднедневной зарплаты для оплаты отпуска производится следующим образом:

где 29,3 – это среднемесячное число календарных дней (п. 10 Положения, ст. 139 ТК РФ).

Пример

Работник идет в отпуск с 29.05.2017 г. на 14 календарных дней. Расчетный период с 01.05.2016 по 30.04.2017 полностью отработал. Средняя зарплата рассчитывается из 550 000 руб. дохода.

Среднедневной заработок = 550 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 1564,28 руб.

Отпускные = 1564,28 руб. х 14 дней = 21 899,92 руб.

Отпускные при не полностью отработанном расчетном периоде

Если в течение 12 месяцев перед отпуском имели место периоды, исключаемые при расчете среднего заработка, сначала определяется среднемесячное число отработанных дней в тех месяцах, что не были отработаны полностью:

Теперь можно определить среднедневной заработок:

Пример

Возьмем данные предыдущего примера, но допустим, что работник брал больничный в расчетном периоде - 8 дней с 06.02.2017 по 13.02.2017, а сумма его пособия составила 12000 руб. Число дней в феврале 2017г. – 28.

Поскольку больничный из среднего заработка исключается, определим среднемесячное число отработанных дней февраля:

Отработанные дни в феврале 2017 = 29,3: 28 дней Х (28 –8)дней = 20,9

Среднедневной заработок = (550000 руб.- 12000 руб.): (29,3 х 11 мес + 20,9) = 1567,60 руб.

Отпускные: 1567,60 руб. Х 14 дней = 21946,40 руб.

Если работник собирается отдыхать после первых 6 месяцев работы, еще не отработав 12-месячный срок, его расчетный период считается со дня приема на работу до последнего числа месяца перед месяцем начала отпуска.

Пример

Сотрудник пришел в компанию 12 декабря 2016 г., а с 18 июля 2017 г. он идет в 14-дневный отпуск. Доход для расчета – 250 000 руб. Расчетным будет период с 12.12.2016 г. по 30.06.2017 г., в котором отработано 6 полных месяцев плюс 20 дней декабря (31 дн. – 11 дн.). В остальном расчет будет производиться аналогично предыдущему примеру:

Отработанные дни в декабре 2016 = 29,3: 31 день Х 20 дней = 18,9

Среднедневной заработок = 250000 руб.: (29,3 х 6 мес + 18,9) = 1284,03 руб.

Отпускные: 1284,03 руб. Х 14 дней = 17976,42 руб.

Выплата отпускных

Отпускные облагаются НДФЛ, как и зарплата, по ставке 13%. Точно также начисляются страховые взносы: пенсионные, медстрах и соцстрахование.

На руки работнику оплата отпуска производится не позже, чем за 3 календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Несоблюдение этого требования для работодателя может обернуться штрафом, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример

Сотрудник собрался уйти в отпуск 5 июня 2017 г. Это понедельник, значит, выдать ему отпускные следует не позднее четверга 1 июня.

Когда крайний срок выплаты выпадает на нерабочий день, сотрудник должен получить отпускные деньги в ближайший перед ним рабочий день.

Пример

Отпуск работника начинается 16 июня 2017 г.в пятницу. День выплаты ему отпускных выпадает на понедельник 12 июня, но это праздничный нерабочий день, поэтому деньги работник получит не позднее пятницы 9 июня.

Каждый месяц приносит работодателем новые заботы. Одной из них может стать отпуск. Головная боль руководителей и бухгалтеров и долгожданная радость сотрудников. занимает первое место в числе забот работодателей особенно с приближением летнего периода. Многие сотрудники стремятся отдохнуть, но не все работодатели знают, как выплачиваются отпускные. Изучив законодательство, а точнее Постановление № 922 от 24.12.2007 (далее - Постановление) и 19 Главу Трудового кодекса (далее - Кодекс), каждый сможет разобраться в тонкостях расчета и выдачи данных выплат.

Как узнать расчетный период для начисления отпускных?

В Кодексе устанавливается фиксированный период. Продолжительность его составляет 12 месяцев (календарных). В зависимости от определенных факторов указанный период может быть уменьшен. За это время и происходит расчет среднего заработка. Под календарным месяцем подразумевается период, который длится с первого по тридцатое (или тридцать первое) включительно число месяца (для февраля - по двадцать восьмое (или двадцать девятое) включительно).

Сотрудник может проработать в компании больше или меньше года. Данный факт должен отразиться на конечной сумме. На период расчета отпускных также влияют разные события или жизненные ситуации, в течение которых происходит сохранение заработка. В зависимости от указанных условий необходимо строить дальнейшие расчеты. Следует исключить те дни, в течение которых сотрудник:

находился в командировке, отпуске (например, по беременности или по уходу за ребенком),
получал пособие по больничному,
освобождался от работы при условии сохранения заработка или без него,
не участвовал в забастовке, но она помешала ему выполнять работу.

Бывает и так, что сотрудник выполнял свои обязанности в компании меньше года, но в отпуск идти ему нужно. В данной ситуации интересующий период начинается с первого рабочего дня и заканчивается последним календарным днем месяца, который предшествует началу отпуска. Если расчетный полностью состоит из исключаемых периодов, то берут предшествующие им двенадцать месяцев, когда у сотрудника были отработанные дни. Если отработанных дней не было, то в качестве расчетного принимается период с первого числа того месяца, в котором начался отпуск, и до числа перед первым днем начала отпуска. Рассмотрим на примерах возможные ситуации и правила расчета интересующего периода.

Вариант 1. Определение периода расчета для сотрудника, который проработал больше 12 месяцев

Дмитриев А.И. - менеджер компании «ИнвестТорг». Со 2 марта ему предоставляется отпуск (очередной). Согласно пункту 4 Постановления период будет с 01.03.2014 до 28.02.2015. За это время должны рассчитываться отпускные, исходя из суммы среднего заработка (далее - СЗ).

Вариант 2. Определение периода расчета для сотрудника, который проработал меньше года

Козакович И.О. - бухгалтер компании «СтройКомплект». Согласно установленному графику ему предоставляется отпуск с 10 июня 2015 года. В компании он работает с 5 сентября 2014 года. За это время у него не было дней, которые следовало бы исключить. Отпускные ему рассчитывают на основе СЗ с 5 сентября 2012 до 31 мая 2015 года (пункт 4 Постановления).

Вариант 3. Определение периода расчета, если предполагаемый состоит из исключаемых дней

Игнатьева П.А. - менеджер компании «Маркет-Плюс». С 1 февраля 2013 по 22 июня 2013 находилась в декретном отпуске, а с 23 июня 2013 до 30 декабря 2014 в отпуске по уходу за ребенком. С 10 января 2015 она берет очередной отпуск (31.12.2013 - 9.01.2014 - фирма не работает). В расчетном периоде с января 2014 по декабрь 2014 Игнатьева не работала, соответственно, у нее не было выплат, которые бы стали основой для расчета СЗ. По этой причине периодом расчета будет февраль 2012 - январь 2013 года (пункт 6 Постановления).

Вариант 4.

Арсеньева М.П. - экспедитор компании «Зеленый Сад». Работает со 2 февраля 2015 года. Ей предоставлен отпуск с 23 марта 2015 года. С 2 по 28 февраля 2015 находилась в командировке. В соответствии с пунктом 7 Постановления расчетный период для нее будет с 1 по 22 марта 2015 года.

Приведенные примеры помогут сориентироваться при определении СЗ. Расчетный период - важный параметр, составляющий основу отпускных. Исходя из количества отработанных дней (месяцев) рассчитывается сумма, которая будет выплачена работнику. Правильное определение периода гарантирует точный расчет отпускных.

Как выглядит процесс выплаты отпускных?

Самым важным условием, которое обязаны соблюдать все работодатели, является выплата отпускных не менее чем за три дня до фактического начала отпуска. Это требование установлено в статье 136 Кодекса. Можно осуществить выплату раньше, но никак не позже, а тем более после отпуска. Так, например, если отпуск начинается 27 марта 2015 года, то отпускные должны быть выплачены не позднее 24 марта 2015.

В соответствии со статьей 123 Кодекса необходимо составлять и утверждать график отпусков по организации. Каждый работник будет осведомлен заранее о предстоящем периоде отдыха. Согласно статье 124 Кодекса при невыплате в срок отпускных сотрудник вправе оформить заявление о переносе отпуска на другое время. Работодатель обязан удовлетворить требование.

В ситуации, когда отпуск предоставляется вне утвержденного графика по заявлению сотрудника, а издание приказа об отпуске происходит в срок менее чем за три дня до начала фактического отпуска, то отпускные выплатить в указанный срок невозможно. Происходит нарушение закона. Однако в данной ситуации компания не должна быть оштрафована, так как соблюдение предписанных требований не представляется реальным. Выплата начисленных отпускных производится как можно раньше при первой возможности.

В некоторых случаях допустима выплата отпускных вместе с зарплатой. Прямого указания в законе этому нет, но если работодателю удобно, он вправе так поступить по просьбе сотрудника. Стоит отметить, что в части 9 статьи 136 Кодекса обязательна выплата только отпускных за три дня до начала фактического отпуска. Зарплата обычно выдается в установленные внутренним распорядком организации сроки.

Зависимости между выдачей отпускных и заработной платы нет. Опираясь на статью 136 Кодекса можно заключить следующее. Сотрудник вправе подать заявление о досрочном предоставлении ему части заработной платы до отпуска за отработанные дни. После согласования, выдаются необходимые денежные средства.

При разовой досрочной выплате достаточно составленного заявления. Если работодатель планирует досрочно выдавать зарплату всем сотрудникам, уходящим в отпуск, то необходимо закрепить данный момент в договоре или иных внутренних актах организации. При рассмотрении вопросов о совмещении выплат отпускных с зарплатой, первостепенным считается требование о предоставлении отпускных не менее чем за три дня до периода отпуска (статья 136 Кодекса), отталкиваясь от него, происходят остальные виды расчетов.

В случае, когда сотруднику необходимо уйти в отпуск срочно (ближайшие один-два дня), нарушения сроков выплат отпускных не избежать. По этой причине можно воспользоваться одним из приведенных ниже вариантов для решения возникшей проблемы:

официально оформляется начало отпуска в установленное время, то есть не менее чем через три дня после подачи заявления, но между сотрудником и работодателем заключается устная договоренность, по которой он уйдет в отпуск на три дня раньше и, соответственно, приступит к исполнению обязанностей после отпуска также на три дня раньше,
оформляется отпуск за свой счет на первые три дня, а далее, с четвертого дня - оплачиваемый отпуск,
возможно оформление отгула на первые три дня в счет отпуска, который не был использован.

Налоги и взносы, которые следует платить с отпускных

Статьей 226 Налогового кодекса пунктом первым введено обязательство по удержанию . Способ расчета влияет на время перечисления налога в бюджет. Есть два варианта;

в день получения сотрудником на карту или счет денежных средств,
в день получения наличных денежных средств для осуществления выплат сотрудникам в банке.

При заполнении справки 2-НДФЛ для отпускных предусмотрен код «2012». Он указан в Приказе ФНС №ММВ-7-3/611@ от 17.11.2010. Сумма отпускных должна быть включена в базу при начислении страховых взносов (обязательных), которые должны быть уплачена за месяц, когда начисляются отпускные. Данное требование содержится в законах № 212-ФЗ пункте 1 статьи 7 от 24.07.2009 и № 125-ФЗ подпункте 1 и 2 статьи 20.1 от 24.07.1998. Для выплаты взносов установлены фиксированные временные рамки:

в ФСС (временная нетрудоспособность или материнство), ФФОМС, а также ПФР суммы вносятся в срок не позднее пятнадцатого числа следующего за выплатой отпускных месяца (статья 15 часть 5 закона № 212-ФЗ указанного выше),
в ФСС (несчастные случаи на производстве) производится одновременно с выдаваемой зарплатой за тот месяц, в котором начислялись отпускные (закон № 125-ФЗ статья 22 пункт 4, дата принятия указана выше).

В случае если у сотрудника имеются заболевания или травмы, напрямую связанные с его профессиональной деятельностью, то суммы на оплату отпуска для лечения данных заболеваний, не должны облагаться взносами на обязательное страхование. Удержание НДФЛ также не допускается. Подобные положения содержатся в Налоговом кодексе, а именно в статье 217 пункте 1, в законах указанных выше - № 125-ФЗ (в статье 20.2 пункта 1 подпункта 1), № 212-ФЗ (в статье 9 части 1 пункта 1).

Какая существует ответственность за несоблюдение сроков по выплатам?

В законе строго регламентирован порядок расчета, а также зафиксированы сроки выдачи. За невыполнение указанных требований может применяться как административная, так и материальная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность. При задержке выплаты зарплаты, отпускных и других начислений сотрудникам полагается компенсация (статья 236 Кодекса). Ее размер не может быть меньше 1/300 от установленной ставки рефинансирования. Компенсация начисляется за каждый день просрочки (первым считается следующий после положенного срока выплаты день, последним - день фактической выплаты отпускных).

Сроки выплат отпускных должны строго соблюдаться. Особенное внимание следует обратить на периоды, которые выпадают на праздничные или выходные дни. В подобных случаях выплаты необходимо произвести ранее нерабочих дней (в предшествующие рабочие). В противном случае даже при задержке отпускных по независящим от работодателя причинам (три дня перед отпуском выпадают на нерабочее время), нарушение все же имеет место.

Штрафы по КоАП зависят от многих факторов: от лица, которое совершает, количества нарушений и их качества. В статье 5.27 закреплены основные суммы, которые будут взыскиваться. Штраф сумме от 30 000 до 50 000 рублей предусмотрен для юридических лиц, для должностных он меньше, и составляет от 1 000 до 5 000 рублей (такой же размер взыскания и для ИП). Важно учитывать, что как для юридического лица, так и для ИП может применяться приостановление деятельности на срок до девяноста суток. При последующих задержках для указанных лиц допускается дисквалификация на период от года до трех лет.

Уголовная ответственность применяется в крайних случаях (статья 145 УК). При систематических и грубых нарушениях трудового законодательства - задержке положенной выплаты более двух месяцев подряд, предусматривается следующее воздействие на руководителя:

штраф - от ста до пятисот тысяч рублей,
ограничение права занимать указанные в законе должности,
лишение свободы до трех лет.

При частичной выплате (меньше половине) и задержке оставшейся суммы более чем на три месяца, руководитель отвечает следующим образом:

штраф - не более ста двадцати тысяч рублей,
ограничение свободы до года,
запрет на осуществление определенной деятельности до года,
запрет на занятие определенных должностей до года.

Грамотная и организованная работа отличает опытного руководителя от новичка. Строгий учет данных, разграничение обязанностей и графики, позволяющие сотрудникам без проблем ориентироваться во всех изменениях в компании. Порядок в документации и порядок в делах фирмы - вот основные принципы руководителей такого уровня. В подобных компаниях никогда не возникают вопросы по поводу выплаты отпускных. Все отчисления производятся вовремя и в полном объеме.

Правильно спланированное расписание отпусков поможет минимизировать негативные последствия от отсутствия сотрудника на протяжении определенного периода. График позволит соблюсти права работника без ущерба для компании. Постоянный учет необходимых выплат убережет руководителя от взысканий, которые связанны с нарушением норм, содержащихся в Кодексе. Грамотно поставленная работа принесет не только хорошую прибыль, но и приятные эмоции участникам трудовых отношений.

Верно ли, что отпускные выплачиваются за три рабочих дня до начала отпуска?

Выплата отпускных: детальное описание порядка учета, начисления и выплаты отпускных. Разъяснение сроков выплаты. >>>

В статье 136 Трудового кодекса не уточнено, в каких днях нужно вести отсчет – в календарных или рабочих. Однако из положений статьи 14 Трудового кодекса РФ следует, что в случае, когда сроки выполнения обязательств по трудовому законодательству не установлены в рабочих днях, их нужно отсчитывать в календарных днях.

Однако следует иметь ввиду, что некоторые суды могут рассматривать данный вопрос по иному в связи с конкретными обстоятельствами каждого дела. Так, например, например Северодвинский городской суд Архангельской области в решении № 2-1063-11 от 10 июня 2011 г. указал, что отпускные следует выплачивать за 3 рабочих дня. Это решение объясняется тем, что в коллективном договоре, заключенном между организацией – работодателем и сотрудниками был указан порядок выплаты отпускных именно за три рабочих дня, а не календарных.

Таким образом, можно сделать вывод, что выплата отпускных должна осуществляться за 3 календарных дня, если иное не указано в локальных актах организации или иных правоустанавливающих документах.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Отпускные сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Ситуация: когда нужно выплатить отпускные – не позднее трех календарных или трех рабочих дней до начала отпуска

Не позднее трех календарных дней до начала отпуска.

По общему правилу организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом в статье 136 Трудового кодекса не уточнено, в каких днях нужно вести отсчет – в календарных или рабочих.

В рассматриваемой ситуации нужно руководствоваться статьей 14 Трудового кодекса РФ. Из положений данной статьи следует, что в случае, когда сроки выполнения обязательств по трудовому законодательству не установлены в рабочих днях, их нужно отсчитывать в календарных днях.

Аналогичные выводы следуют из пункта 3 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска

Нет, нельзя.

Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.

Выплата отпускных: ответственность за не соблюдение срока выплаты

Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:
– для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
– для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности установлены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ , п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Статья: Когда нужно выплатить отпускные – не позднее трех календарных или трех рабочих дней до начала отпуска?

По общему правилу отпускные нужно выплачивать работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. А вот какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные, эта статья кодекса не поясняет.

В Роструде считают, что речь в данном случае идет о календарных днях (письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Логика у чиновников следующая. Трудовой кодекс РФ упоминает как календарные, так и рабочие дни. Первые встречаются чаще (ч. 2 ст. 36 ,ч. 8 ст. 48 и т. д.), вторые – реже (пример – ч. 4 ст. 60.2 кодекса). Но в статье 136 не упоминаются ни те, ни другие. В таком случае, заключают в Роструде, «по умолчанию» срок нужно исчислять в календарных днях.

То есть оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Но, разумеется, сделать это можно и раньше. Как, например, в ситуации, когда отпуск начинается 10 января 2012 года. По правилам выплатить отпускные следует не позднее 7 января. Но если у вас пятидневка, то последний рабочий день перед 10 января – 30 декабря 2011 года. В таком случае оптимальной датой для выплаты отпускных будет именно 30 декабря.

Статья: Выплата отпускных за три календарных дня

Что изменилось в работе: Выплачивать отпускные нужно не позднее чем за три календарных, а не рабочих дня до начала отпуска.

Отпускные надо выплачивать работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. Но какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные?

В ответ на наш официальный запрос сотрудники Роструда пояснили, что речь идет именно о календарных днях. Логика следующая. Трудовой кодекс РФ упоминает как календарные, так и рабочие дни. Первые встречаются чаще (ч. 2 ст. 36 , ч. 8 ст. 48 и т. д.), вторые - реже (например,ч. 4 ст. 60.2). Раз в статье 136 не упоминаются ни те ни другие, по умолчанию срок нужно исчислять в календарных днях.

Разумеется, оплатить отпуск можно и раньше, чем за три календарных дня до его начала. Скажем, когда отдых начинается 10 января 2012 года. По правилам выплатить отпускные следует не позднее 7 января. Но если у вас пятидневка, оптимальной датой для выплаты был последний рабочий день уходящего года.

Решение Северодвинского городского суда Архангельской области от 10 июня 2011 г. № 2-1063-11

«истец Постушков Е.А. обратился в суд с иском к Федеральному бюджетному учреждению «Управление финансового обеспечения Министерства обороны Российской Федерации по Архангельской области, Республике Коми и Ненецкому автономному округу» (далее – ФБУ УФО) о взыскании недополученной заработной платы, денежной компенсации за нарушение установленного срока выплаты заработной платы и компенсации морального вреда (л.д. 4-9).

В обоснование иска указал, что работает в войсковой части 40640 на судне ПЖК-1545. В соответствии с решением Северодвинского городского суда по гражданскому делу № 2-2738-10 от 01 ноября 2010 года, согласно которого в/ч 59075 должна была произвести расчет и выплатить истцу доплату в размере 12 % повышения должностного оклада за работу в тяжелых условиях труда за период с 01 июля по 31 октября 2010 года, а также денежную компенсацию за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, в размере не ниже 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ по день фактического расчета включительно. С 01.01.2011г. в/ч 59075 упразднена и ее правопреемником является ФБУ УФО.

18 января 2011 года истец подал заявление на имя руководителя ФБУ УФО, в котором просил дать необходимые указания о проведении доплат в январе 2011 года, а именно: экипажу – должностных окладов, увеличенных на 12 % за работу в тяжелых условиях труда за октябрь 2010 года; доплат за обработку отсутствующих членов экипажа за декабрь 2010 года; истцу – о выплатах 12 % повышения должностного оклада за работу в тяжелых условиях труда за период с 01 июля по 31 октября 2010 года и денежной компенсации за нарушение установленного срока выплаты заработной платы, предоставив копии приказа командира в/ч 40640 от 11.11.2010г. № 594 и № 593 и копии табеля учета рабочего времени членов экипажа ПЖК-1545 за октябрь-декабрь 2010 года.

Истцом также заявлены требования о взыскании процентов за просрочку оплаты отпускных.

В соответствии с пунктом 4.12 коллективного договора (л.д. 34) при уходе работника в очередной отпуск, работодатель обязан выдать работнику отпускные за три рабочих дня до начала отпуска.

Согласно заявления от 13.01.2011г. (л.д. 77) истец просил предоставить ему отпуск с 04 февраля 2011 года сроком на 30 суток, а также выдать аванс на проезд в г. Санкт-Петербург и обратно, оплатить проезд по возвращению к месту проведения отпуска и обратно.

В последующем, истец дополнительно обратился к работодателю предоставить ему отпуск в размере 28 суток с 07 марта 2011 года (л.д. 78).

В соответствии с приказами командира в/ч 40640 № 9 от 14.01.2011г., № 10 от 17.01.2011г., № 40 от 01.02.2011г. (л.д. 14, 15, 16) Постушкову А.Е. был предоставлен отпуск с 04.02.2011г. по 06.03.2011г. в размере 30 календарных дней, оплатить проезд к месту проведения отпуска и обратно авиатранспортом в г. Санкт-Петербург и выдать аванс на приобретение билетов к месту проведения отпуска и обратно, предоставить отпуск с 07.03.11г. по 04.04.11г., соответственно.

Поскольку, очередной трудовой отпуск начинался у истца с 04 февраля 2011 года, то отпускные должны были быть выплачены истцу в срок не позднее 31 января 2011 года, то есть за три рабочих дня до начала отпуска.

Размер отпускных составил – 104 775,84 руб., что подтверждается карточкой-справкой за 2011 год, представленной ФБУ УФО в материалы дела и расчетно-платежной ведомостью за февраль 2011 года (столбец 16 ведомости, л.д. 87), представленной истцом.

В связи с чем, суд не может согласиться с доводами истца о том, что размер отпускных составил – 106 446,05 руб., поскольку сумма 106446,05 руб. включает в себя кроме отпускных и иные выплаты, что подтверждается карточкой справкой за 2011 год.

Согласно выписки из лицевого счета истца (л.д. 95-99) отпускные были перечислены истцу в два этапа, в том числе: 100 000 руб. – 21.02.2011г. и 6446,05 руб. – 15.03.2011г., в которую вошла и оставшаяся сумма отпускных в размере 4 775,84 руб.

Соответственно, проценты за просрочку выплаты истцу отпускных составят:

С суммы 100 000 руб. за период с 31.01.2011г. по 21.02.2011г.:

100000 руб. : 300 х 21 день х 7,75 % = 542,50 руб.

С суммы 4775,84 руб. за период с 31.01.2011г. по 15.03.2011г.:

С 31.01.2011г. по 27.02.2011г.:

4775,84 руб. : 300 х 27 дней х 7,75 % = 33,31 руб.;

С 28.02.2011г. по 15.03.2011г.:

4775,84 руб. : 300 х 16 дней х 8 % = 20,38 руб.

Итого: 542,50 + 33,31 + 20,38 = 596,19 руб».

Алла Пыжова,
эксперт БСС «Система Главбух»