Авансовый отчет по денежным документам образец. Документы на иностранном языке. Как сделать АО на хозяйственные нужды

Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы - один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является (форма N АО-1) . Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее - Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со . При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.

Порядок заполнения

Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету. При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход"). При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.

Пример . П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.

Унифицированная форма N АО-1

Оборотная сторона формы N АО-1

Пределы оптимизации

При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.

Авансовые отчеты – относятся к категории документов первичного учета, что применяются в бухгалтерии для учета финансовых затрат, совершенных работником предприятия в течение командировки . Также данный документ используется в случае расхода материальных средств предприятия наемным персоналом. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила заполнения авансового отчета.

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места

Предназначение документа

Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков . Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств. До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

На сегодняшний день, допускается выдача подотчетных средств лицам, с кем заключено гражданско-правовое соглашение.

Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел. Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия. Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

Нюансы и тонкости

Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность. Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения. Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа - авансового отчета

Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049». 30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505. В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.

Порядок составления бланка АО-1

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:

регистрационный номер и дата составления;
название предприятия;
сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
список приложений к основному документу.

Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями. В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя. Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса» . Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины

Проводка в бухгалтерском учете

В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов. В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.

В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51». Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения. После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.

На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:

«Дт сч.10 Кт сч.71» - в той ситуации, когда подотчетная сумма была потрачена на приобретение материально-производственных запасов.
«Дт сч.41 Кт сч.71» - в случае приобретения товарно-материальных ценностей.
«Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71» - в случае с тратами на нужды структурных подразделений предприятия.
«Дт сч.44 Кт сч.71» - в той ситуации, когда траты производились торговым предприятием.

В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71». При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты. В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».

В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды. В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.70 Кт сч.94».

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и бухгалтером

Используемые термины:

Дт (дебет) – акт передачи финансовых средств.
Кт (кредит) – акт полного или частичного возврата подотчетной суммы.
Сч – счет.

Сопроводительная документация

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью. При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.

В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил. Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.

Тонкости заполнения отчета

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.

Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу

После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.

Правила заполнения авансового отчета

Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.

В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства. На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке. После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.

После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации. После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах. После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.

В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании

Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений. Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства. Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.

В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов . В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия. При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника . Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета , — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня . И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет . Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;

со дня выхода сотрудника на работу . Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней .

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок , в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства . Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;

порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);

сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу , которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;

затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);

после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);

и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.

Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя). Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?

Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались?

По этому поводу четких распоряжений в Указании Банка России №3210-У нет. Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены.

Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.

Более того, если на предприятии практикуют (т.е. когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк), то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет.

Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета (например, Постановление от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013).

Кроме того:

п.6.3 Указания Банка РФ №3210-У содержит формулировку об авансовом отчете, как о документе, в котором отражается состояние выданных под отчет денег. Причем, в качестве «подтверждающих документов», прикладываемых к авансовому отчету, может выступать не только первичка, свидетельствующая о расходовании средств, но и об их снятии с корпоративной карты (в случае если подотчетные деньги переводились сотруднику на карту) и иные документы;

в этом же п.6.3. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет. Такая формулировка касается и полностью, и частично израсходованных средств, и вовсе не потраченных денег.

Таким образом, анализируя положения данного п.6.3, можно сделать вывод, что авансовый отчет должен сдаваться подотчетным лицом независимо от факта использования или не использования в течение разрешенного срока полученных им денег. И должен также сдаваться в течение не позже 3-х рабочих дней.

А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту? Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?

Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?

Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.

Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.

Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.

Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

Видео — оформление авансовых отчетов в онлайн-бухгалтерии «Мое дело» :

Под отчет (или) подотчет - как правильно называются денежные средства, выдаваемые сотрудникам для решения тех или иных производственных задач? Как оформить авансовый отчет? Можно ли выдавать денежные суммы под отчет сторонним лицам? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной статье.

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке «Унифицированная форма № АО-1 - Авансовый отчет (скачать)» .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2019 году» .

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете» .

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).