Результат инвентаризации оформляются специальным документом. Оформление результатов инвентаризации

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Финальным этапом при проведении инвентаризации являются анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Обнаруженные в процессе инвентаризации отклонения фактического количества ценностей от данных бухучета оформляются в соответствии с утвержденным порядком.

Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации

Порядок осуществления инвентаризации имущества и фиксации ее результатов указан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Указаниями инвентаризационная комиссия формирует протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, принятые решения и предложения по оформлению результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Для анализа причин, из-за которых возникает необходимость изменения данных бухучета, проводится совещание инвентаризационной комиссии. По фактам выявления излишков или недостач комиссия берет от них подробные объяснительные.

Учет результатов инвентаризации

Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.

Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:

  • фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
  • итоговой суммы недостач и излишков;
  • даты утверждения результатов инвентаризации;
  • даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
  • отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.

Оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация завершается отражением ее результатов в отчетности и учете того месяца, в котором она была завершена. Если это годовая инвентаризация, то результаты проводят в годовом бухгалтерском отчете. Найденные при инвентаризации отклонения фактического количества имущества от данных бухучета разносят в соответствии с требованиями «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) и «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010):

  • денежные средства, основные средства, материальные ценности, прочее имущество, оказавшиеся в излишке, оприходуются и принимаются на финансовые результаты организации с выявлением виновных лиц и причин возникновения излишка;
  • недостача списывается по приказу руководителя предприятия на издержки продаж и производства в пределах норм, установленных законом.

Отражение результатов инвентаризации: излишки

При расчете налога на прибыль налоговое законодательство велит стоимость излишков, обнаруженных при инвентаризации, относить к прочим доходам. Излишки по денежным средствам, основным средствам и материальным ценностям отражаются проводкой:

Отражение результатов инвентаризации: недостачи

Независимо от причин возникновения недостачи денежных средств, основных средств, материальных ценностей и другого имущества отражаются проводкой:

Естественная убыль при инвентаризации

Недостачи в рамках норм естественной убыли в бухгалтерском учете относят на расходы на продажу или издержки производства. Указанные нормы естественной убыли утверждены отраслевыми министерствами и ведомствами. Списание недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли производится следующей проводкой.

По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.

Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.

Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

  • Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
  • Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
  • В начале документа должна быть указана причина его оформления.
  • В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
  • Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
  • По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
  • Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

Порядок оформления акта

Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.

Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в .

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Цели инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия ;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
  • при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

  1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
  2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
  3. Контроль сохранности имущества.
  4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
  5. Проверка условий и порядка хранения товаров.
  6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
  7. Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
  8. Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов .
  9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

  1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли .
  2. Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность, с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
  3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.
  4. Кражи, злоупотребления.
  5. Недоверие к материально ответственному лицу.
  6. Проведение ревизий , аудиторских проверок.
  7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
  8. По требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

  1. по объему - полная и частичная;
  2. по методу проведения - выборочная и сплошная;
  3. по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях , которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки , утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _» (дата)»,

что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход . Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика , количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Документальное оформление инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно применять следующие документы:

Наименование документа Номер формы
Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации Инв.-22
Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации Инв.-23
Инвентаризационная опись основных средств Инв.-l
Инвентаризационная опись нематериальных активов Инв.-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей Инв.-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных Инв.-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение Инв.-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути Инв.-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них Инв.-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях Инв.-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них Инв.-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств Инв.-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов Инв.-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств Инв.-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Инв.-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями , поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Инв.-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств Инв.-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей Инв.-19
Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей Инв.-24
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации Инв.-25

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой инвентаризационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

  • основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
  • убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Дт 50 «Касса»

Дт 23 «Вспомогательные производства»

Дт 25 «Общепроизводственные расходы»

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Дт 29 «Обслуживающие производства»

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

4. Списание недостачи за счет виновного лица:

а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:

Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

в) погашение задолженности:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям », субсчет 2 » Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дт 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

5. Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др,;

б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

в) списание недостачи:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н);
  • Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

  • состав инвентаризационной комиссии;
  • объем инвентаризуемого имущества и обязательств;
  • сроки проведения инвентаризации;
  • дата представления документов, оформленных по результатам инвентаризации, в бухгалтерию.

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

  • натуральная (вещественная);
  • документальная.

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается распис­ка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземп­лярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхож­дения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерчес­кой организации;

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерчес­кой организации.

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Отражена недостача материалов (товаров);

Дебет 20 (44) Кредит 94

Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 94

Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достовернос­ти отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот перио­д, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).