Ндфл с командировочных расходов. Обложение ндфл командировочных расходов (зобова е.п.)

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. - 2500 руб.) - нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант - оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах ), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Страховые взносы

Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:

предусмотрены действующим законодательством;

выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.

Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

По общему правилу законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (в т. ч. суточные), не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Это следует из положений:

подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ - в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ - в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневной командировке суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, выплаты взамен суточных при однодневной командировке можно рассматривать как компенсацию иных расходов командированного сотрудника. А именно как возмещение его затрат, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;

расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);

размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и арбитражная практика (cм. определение ВАС РФ от 14 июня 2013 г. № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22 сентября 2014 г. № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичные выводы есть в письме ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357.

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ - в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами , которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711.

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет .

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения - разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 января находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 января руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

За время командировки Кондратьеву начислили суточные:

за 2 дня пребывания в Чехии - в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
за 1 день возврата в Россию - 700 руб.

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете единого налога. Размер суточных, который бухгалтер «Альфы» учел при начислении единого налога за I квартал, составляет:
1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

по командировкам по России - 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
по командировкам в Чехию - 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ситуация: можно ли учесть в расходах при упрощенке суточные за однодневную командировку

Нет, нельзя, если сотрудника направили в служебную поездку по России. При загранкомандировках суточные учтите в расходах в размере 50 процентов от нормы, которая закреплена в локальном нормативном акте организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке, приведен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В него входят:

расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

расходы на наем жилого помещения;

суточные или полевое довольствие;

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

При однодневных командировках по России суточные сотруднику не полагаются вовсе (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз так, квалифицировать при упрощенке эти суммы как командировочные расходы нельзя.

В подобной ситуации для организаций на общей системе налогообложения Минфин России разрешил учитывать такие расходы как другие, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). Однако перечень расходов, которые можно учесть при упрощенке, является закрытым. И в этом перечне не поименованы другие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, суточные за однодневную командировку по России учесть в расходах при упрощенке нельзя.

Когда же речь идет об однодневной загранкомандировке, организация обязана выплатить сотруднику суточные. Их размер равен половине нормы, определенной локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором). Об этом сказано в п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, квалифицировать такие расходы как командировочные можно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и учитывать их при расчете единого налога надо в пределах половины нормы.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

по оптовой торговле (без учета НДС) - 4 700 000 руб.;
по розничной торговле - 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. - 1518,30 руб. = 581,70 руб.

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;

строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;

строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;

строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;

строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Суточные и

В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Чтобы организация могла , необходимо:

Подтвердить расходы документально;

Обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки;

Связать командировку с деятельностью организации, которая направлена на получение дохода.

Учтите, что именно на этих моментах налоговые органы заостряют внимание при проверках.

Экономическая обоснованность расходов на командировку. Экономическая целесообразность расходов может быть подтверждена следующими документами:

Служебным заданием;

Отчетом о его выполнении;

Деловой перепиской с партнерами;

Заключенным договором.

А если командировка не дала положительного результата и договор с деловым партнером не был заключен? Можно ли в этом случае считать расходы на командировку экономически обоснованными?

По мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Следовательно, даже если договор не подписан, расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль.

Такого же мнения придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС УО от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, ФАС СЗО от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9).

Порядок отражения расходов на командировку в налоговом учете. Если организация применяет метод начисления, то расходы принимаются в целях налогообложения в отчетном периоде, к которому они относятся. При этом время фактической выплаты денежных средств или иной формы оплаты значения не имеет.

Датой осуществления расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это значит, что расходы по командировке будут уменьшать налогооблагаемые доходы того месяца, в котором авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Все расходы в иностранной валюте, указанные в авансовом отчете, необходимо пересчитать в рубли на дату его утверждения.

Суточные. Проживая вне места жительства, сотрудник несет дополнительные расходы. Для их компенсации работодатель обязан выплачивать командированному сотруднику суточные.

При расчете налога на прибыль организация может включать в расходы всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, без каких-либо ограничений. Ему не нужно подтверждать расходование суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами. Об этом говорится в Письме ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362.

Расходы организации на выплату суточных могут быть подтверждены расчетом, например бухгалтерской справкой. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту (Письмо УФНС по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно. Расходы на оплату проезда при отправлении работника в командировку, в том числе и зарубежную, организация может учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При направлении в командировку железнодорожным транспортом сотрудники имеют право приобретать билеты в вагоны повышенной комфортности. В этом случае стоимость билета включает платное сервисное обслуживание (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности).

По мнению специалистов Минфина, поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует стоимость проезда по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть полностью учтена при расчете налога на прибыль (Письмо от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93).

Сотрудники, направленные в загранкомандировку, могут приобретать авиабилеты по тарифу "бизнес-класс". Так как положения Налогового кодекса не содержат ограничений в размере возмещения стоимости проезда сотрудника организации к месту командировки и обратно, расходы на приобретение этого билета организация может полностью учесть при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).

Кроме того, организации имеют право включить в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения, и затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи. Но только при условии, что указанные расходы документально подтверждены и работодатель может обосновать их экономическую целесообразность (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365).

Аналогичной позиции придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС МО от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08 и ФАС УО от 17.02.2009 N Ф09-462/09-С3).

Если расходы на проезд не подтверждены документально. Расходы на проезд без подтверждающих документов нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Поэтому организации целесообразно воспользоваться советом, который дают специалисты Минфина в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: при утрате проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшаяся в распоряжении транспортной организации, или справка из транспортной организации. В справке должны быть указаны следующие реквизиты:

Фамилия, имя, отчество физического лица, которое осуществляло поездку;

Маршрут его проезда;

Стоимость билета;

Дата поездки.

Электронный билет. Для поездки в командировку в зарубежное государство работник может приобрести железнодорожный или авиабилет, оформленный в бездокументарной форме. В этом случае в качестве подтверждающих документов можно использовать распечатку электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

Для подтверждения расходов на оплату электронного билета сотрудник должен представить один из перечисленных ниже документов:

Чек контрольно-кассовой техники;

Слип, чек электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник. В этом случае дополнительно потребуется подтверждение от банка, в котором работнику открыт карточный счет, о проведенной операции по оплате электронного авиабилета;

Другой документ, свидетельствующий о произведенной оплате перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (Письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59, от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 18.01.2010 N 03-03-07/2).

Проезд на такси. Организация может включить в состав расходов стоимость проезда работников на такси (при условии, что расходы документально подтверждены и экономически обоснованны):

В аэропорт при направлении в служебную командировку за пределы территории РФ (Письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388);

К месту командировки и обратно (Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).

В загранкомандировках сотрудники часто пользуются такси для передвижения по городу. Можно ли учесть подобные расходы при расчете налога на прибыль?

По мнению специалистов Минфина, уменьшение налоговой базы на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при их документальном подтверждении и экономической обоснованности. Обязанность проверки экономической обоснованности расходов, произведенных налогоплательщиком, возложена на налоговые органы (Письмо от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505).

Поэтому работодателю целесообразно предусмотреть возможность оплаты услуг такси в локальном нормативном акте организации (например, в положении о служебных командировках).

Расходы по найму жилого помещения полностью учитываются при расчете налога на прибыль на основании документов из гостиниц (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтвердить расходы на проживание сотрудник может счетом гостиницы, кассовым чеком и чеками, выдаваемыми к операциям с использованием пластиковых карт (Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Если расходы на проживание не подтверждены первичными документами, то при расчете налога на прибыль они не учитываются (ст. 252 НК РФ). Эти затраты организация компенсирует сотруднику из чистой прибыли. К такому выводу пришли специалисты Минфина в Письме от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51.

Расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе командировочных расходов, но только в том случае, если служебная поездка состоялась. Если же по сложившимся обстоятельствам сотрудник не поехал в командировку, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, по мнению Минфина, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Если зарубежная командировка не состоялась. Предположим, что зарубежная командировка не состоялась и сотрудник организации вернул билет в кассу. При возврате стоимости билета часть денег транспортная компания удерживает. По мнению чиновников, удержанные суммы организации могут включать в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль как санкции за нарушение договорных обязательств (Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).

Аналогичной позиции придерживаются и арбитражные суды. Правда, в отличие от чиновников они считают, что невозвращенные суммы организации могут включать в состав командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008).

Прочие расходы. Организация может пользоваться услугами специализированных учреждений, в том числе туристических компаний, по бронированию и размещению ее работников в гостиницах на основе договора на оказание комплекса услуг (деловые поездки, мероприятия). Расходы на оплату услуг специализированных учреждений организация может учесть при расчете налога на прибыль на основании счета и акта выполненных работ, в которых расшифрована стоимость каждой услуги. Об этом говорится в Письме Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47.

Командировки и НДФЛ

Командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу при расчете НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Возмещение организацией подобных расходов является компенсационной выплатой. Критерием отнесения выплат к компенсационным служит их целевое назначение (Постановление ФАС СЗО от 09.01.2004 N А56-14042/03). То есть работодатель может компенсировать сотруднику без удержания НДФЛ те расходы, которые не принесли последнему экономической выгоды.

Исключение из этого правила - суточные. НДФЛ удерживается только с сумм суточных, которые превышают нормы, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ.

Согласно этой норме необлагаемыми являются суммы не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах территории РФ и 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки (Письмо Минфина России от 06.02.2009 N 03-03-06/1/41).

Фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при направлении его в служебную командировку, может превышать размер суточных, освобождаемых от обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).

При этом сумма суточных, которая выплачивается сверх указанных размеров, является объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 15.04.2009 N 03-04-06-01/97).

Кроме того, с суммы компенсации расходов на проживание в загранкомандировке, не подтвержденных документально и превышающих 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, работодателю необходимо удержать НДФЛ с налогоплательщика (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Как правило, при командировке за пределы территории РФ суточные выдаются сотрудникам в иностранной валюте. Для исчисления НДФЛ сумму суточных в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выплаты (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

В Письме Минфина России от 06.10.2009 N 03-04-06-01/256 сказано: при заполнении справки о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ сумму суточных, превышающих установленные размеры, следует отражать в разд. 3 по коду дохода 4800 "Иные доходы" в соответствии со справочником "Коды доходов", приведенным в Приложении к Приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.

Пример. В ООО "Орловский сувенир" утверждено положение о служебных командировках, согласно которому:

1) размер суточных при командировках по территории:

России - 1000 руб.;

Германии - 55 евро;

Австрии - 60 евро;

2) размер расходов по найму жилого помещения на территории:

России - 1500 руб.;

Германии - 200 евро;

Австрии - 130 евро.

Сотрудник организации выезжает в командировку 26 марта, 27 марта он должен пересечь границу Германии, 29 марта - границу Австрии, 30 марта - вернуться в Россию, 31 марта - приехать в Орел.

20 марта 2010 г. Иванов А.А. получил для командировки в страны Евросоюза 1500 евро и 9200 руб.

3 апреля 2010 г. был утвержден авансовый отчет работника, сумма расходов по которому составила 1420 евро и 10 000 руб.

В тот же день работник сдал в кассу 80 евро и получил перерасход по рублевому авансу в размере 800 руб.

Курс ЦБ РФ составлял:

Размер суточных составляет при командировках по территории:

России - 1000 руб.;

Германии - 2190,96 руб. (55 евро x 39,8357 руб/евро);

Австрии - 2390,14 руб (60 евро x 39,8357 руб/евро).

Таким образом, организация выплачивает суточные свыше норм, не облагаемых НДФЛ, только при командировках по территории России. Сумма суточных в пределах норм составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.), а сверхнормативная сумма, облагаемая НДФЛ, - 900 руб. ((1000 - 700) руб. x 3 дн.). Она должна быть включена в налогооблагаемый доход сотрудника и указана в индивидуальной карточке физического лица (форма N 1-НДФЛ).

В бухгалтерском учете ООО "Орловский сувенир" была сделана такая запись:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 127 руб. (900 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Расходы на проезд. Довольно часто командированные сотрудники пользуются услугами аэропорта по предоставлению VIP-зала. Зал официальных лиц и делегаций организуется в пунктах пропуска через Государственную границу РФ в пределах железнодорожных вокзалов, морских и речных портов, аэропортов, открытых для международного сообщения (п. 1 Положения о залах официальных лиц и делегаций, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116). Плата за пользование залом официальных лиц производится наличными непосредственно в VIP-зале.

По мнению специалистов главного финансового ведомства, плата за подобные услуги не является обязательной. А значит, к командировочным расходам такие платежи не относятся. Поэтому при направлении работника в командировку расходы организации по оплате услуг зала официальных делегаций следует рассматривать в качестве дохода, подлежащего обложению НДФЛ (Письма от 28.12.2006 N 03-05-01-04/346, от 06.09.2007 N 03-05-06-01/99).

Арбитражные судьи считают, что оплата услуг VIP-зала представляет собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Следовательно, указанные выплаты не облагаются НДФЛ (Постановление ФАС ВСО от 04.03.2008 N А33-12597/07-Ф02-598/08).

Такого же мнения придерживаются ФАС МО (Постановление от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09 по делу N А40-28575/08-129-83), ФАС ПО (Постановление от 24.04.2007 по делу N А55-4391/2006-10).

Проезд на такси. Суммы оплаты организацией проезда работника на такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, и не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148).

Суммы возмещения работникам расходов на проезд на такси от гостиницы до места работы в связи с отсутствием общественного транспорта не подлежат обложении НДФЛ, но только при условии, что они носят производственный характер, документально подтверждены и определены коллективным договором или иным нормативным актом (Письмо УФНС по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535).

Не облагаются НДФЛ и суммы расходов командированного работника на проезд на такси до места назначения и обратно (Письмо УФНС по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388.1).

Что касается поездок на такси по городу в месте командировки, то компенсация подобных расходов включается в доход сотрудника и облагается НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Расходы на проживание. Иногда работник организации при возвращении из командировки представляет для отчета счет гостиницы, в котором отдельной строкой указана стоимость завтрака. Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ в случае, когда организация компенсирует сотруднику командировочные расходы с учетом стоимости питания в гостинице?

По мнению специалистов Минфина, оплата питания, стоимость которого выделена в стоимости проживания в гостинице, не является возмещением расходов по найму жилого помещения. Поэтому со стоимости завтраков организация должна удержать НДФЛ (Письмо от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263).

Кроме того, поскольку указанная выплата не относится к компенсационным, предусмотренным пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, со стоимости питания работодатель должен начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.

Если организация компенсировала работнику расходы на проживание или проезд без подтверждающих документов, то она обязана удержать НДФЛ с этих сумм (ст. 210 НК РФ).

Однодневная командировка. Организация может компенсировать сотрудникам, направляемым в однодневную командировку, расходы на питание. С этой суммы работодателю необходимо удержать НДФЛ (Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@).

Отметим, что, если поездка в командировку не состоялась, расходы на оплату услуг по оформлению виз не учитываются при расчете налога на прибыль. В то же время подобные расходы не включаются в налогооблагаемый доход сотрудника (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 1 января 2010 г. организации вместо ЕСН уплачивают страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона N 212-ФЗ.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).

При этом страховыми взносами не облагаются выплаты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. В частности, к необлагаемым отнесены компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).

При оплате командировочных расходов при условии их документального подтверждения (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ) не облагаются страховыми взносами:

Суточные;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок;

Расходы на провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения;

Расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, сотрудник не представил, то суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний начисляются на доходы сотрудников. Исключением являются выплаты, перечисленные в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 (далее - Перечень выплат).

Согласно п. 10 Перечня выплат не начисляются взносы на суммы, выплачиваемые в порядке возмещения и компенсации в пределах норм, установленных законодательством РФ:

Суточные в пределах норм, установленных законодательством;

Оплату расходов по найму жилья;

Компенсацию стоимости билетов;

Возмещение иных расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как известно, с 1 января 2009 г. нормы суточных, установленные законодательством в размере 100 руб. (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), отменены на основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.

Поэтому начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует только на суммы суточных, которые превышают размер суточных, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. Об этом говорится в Письме ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165.

Если же организация выплачивает командированным сотрудникам суточные в размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом, начислять страховые взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не следует.

Налог на добавленную стоимость

Вычет НДС возможен только в том случае, если товары, работы или услуги приобретены на территории РФ (п. 2 ст. 171 НК РФ). Если пункт отправления или назначения расположен за пределами территории РФ, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ).

Следовательно, в стоимость железнодорожного или авиабилета к месту служебной командировки в зарубежные государства и обратно НДС не включается.

Если же в проездных документах, приобретенных в странах СНГ, сумма НДС указана отдельной строкой, ее нельзя предъявить к налоговому вычету.

Дело в том, что по общему правилу местом реализации работ (услуг) является место деятельности организации или индивидуального предпринимателя, который выполняет работы (оказывает услуги). Случаи, перечисленные в пп. 1 - 4 п. 1 ст. 148 НК РФ, - исключение из данного правила. В этих ситуациях услуги считаются оказанными в России.

Среди исключений нет железнодорожных перевозок. Следовательно, в таких случаях местом оказания услуги выступает территория государства, в котором перевозчик осуществляет свою деятельность.

Поэтому, если железнодорожный или авиабилет приобретен в другом государстве, получается, что услуги оказаны перевозчиком за пределами РФ. А значит, "входной" НДС, выделенный в проездных документах, предъявить к налоговому вычету нельзя.

Как платить страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34. В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Как платить НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).

ПРИМЕР

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Как отразить суточные в 6-НДФЛ

Суточные и налог на прибыль

Как вести учет суточных

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

ПРИМЕР

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

за каждый день, пока он находится в командировке;
за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

за 9 дней — 40 евро за каждый день;
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 руб. — за каждый день командировки на территории России;

2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;

по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.