Внутренний контроль и учетная политика
Обязанность осуществлять внутренний контроль установлена целым рядом нормативных актов. Согласно ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля устанавливается учреждениями в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н ; далее – Инструкция № 157н). При этом для его осуществления и (или) в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, учреждение вправе на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, составлять также сводные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н).
Таким образом, учреждение обязано утвердить порядок осуществления финансового контроля, который может быть предварительным и последующим. Проверять можно не только первичные учетные, но и сводные документы, составленные на их основе.
Порядок осуществления внутреннего контроля должен включать в себя:
| - | цели его осуществления (например, повышение качества бухгалтерского учета, минимизация количества ошибок); | |
| - | ответственные за его организацию лица (например, заместитель руководителя учреждения или главный бухгалтер); | |
| - | виды внутреннего контроля (например, предварительный, текущий, последующий контроль, самоконтроль и контроль по подчиненности); | |
| - | описание методики внутреннего контроля; | |
| - | оформление результатов внутреннего контроля (акты, журнал и т.д.); | |
| - | мероприятия по результатам его проведения (дисциплинарные взыскания и поощрения и т.д.). |
Кроме порядка осуществления внутреннего контроля в соответствующем разделе учетной политики (или положении о внутреннем контроле как приложении к учетной политике) необходимо установить, кто его осуществляет. Указать можно должность, отдел или комиссию. Конкретный состав комиссии может быть установлен отдельным приказом руководителя учреждения.
Обязанность ГРБС
Согласно статье 160.2-1 Бюджетного кодекса РФ ГРБС обязан осуществлять внутренний финансовый контроль, направленный на соблюдение внутренних стандартов и процедур составления и исполнения бюджета по расходам, включая расходы на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, составления бюджетной отчетности и ведения бюджетного учета этим ГРБС и подведомственными ему распорядителями и получателями бюджетных средств.
Правила осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита ГРБС утверждены постановлением Правительства РФ
В соответствие c частью 4 ст. 160.2-1 Бюджетного кодекса Российской Федерации распорядители бюджетных средств осуществляют внутренний финансовый аудит учреждения. Это необходимо для следующих целей:
- Оценка надежности финансового контроля, подготовка плана, связанного с повышением его эффективности;
- Подтверждение достоверности имеющейся отчетности и соответствие алгоритма ведения бюджетного учета стандартам, установленным Минфином РФ;
- Подготовка рекомендаций относительно эффективности расхода бюджетных средств.
Как правило, порядок внутреннего финансового аудита устанавливается высшим исполнительным органом государственной власти, местной администрацией. При проведении данного мероприятия действуют Правила №193 по реализации средств федерального бюджета. Для гарантии единообразного подхода к аудиту Приказом Минфина РФ от 3.12.2016 №822 приняты особые методические рекомендации.
Объектом представленной разновидности аудита являются структурные подразделения распорядителя бюджета, подведомственные распорядители, получатели финансовых средств.
Согласно ст. 6 и п. 1 ст. 152 БК РФ бюджетные и автономные учреждения не являются главными администраторами бюджетных средств, администраторами бюджетных средств, получателями бюджетных средств и не относятся к участникам бюджетного процесса и положения БК РФ о порядке ведения внутреннего финансового аудита на них не распространяются и такие проверки в отношении их не должны осуществляться. Исключение из данного правила - случаи возложения на них полномочий получателя бюджетных средств.
Внутренний финансовый контроль: специфика реализации
Согласно части 1 статьи 160.2-1 БК главные администраторы доходов бюджета производят внутренний финансовый контроль учреждения. Здесь важно соблюдение следующих критериев:
- Составление стандартов бюджета по расходам;
- Организация мер, повышающих результативность использования финансовых средств
Ответственность за проведение финансового контроля несет руководитель, либо заместитель руководителя.
Задачи внутреннего финансового контроля:
- Управление рисками при неудовлетворительных результатах выполнения внутренних бюджетных процедур;
- Устранение нарушений бюджетного законодательства и прочих нормативных правовых актов, имеющих отношение к бюджетным правоотношениям;
- Повышение экономности использования финансовых средств.
Согласно положениям, ст.6 и п. 1 ст. 152 БК РФ бюджетные и автономные учреждения не должны являться участниками бюджетного процесса. Последовательность ведения внутреннего финансового контроля для них не актуальна. Исключением считаются лишь случаи возложения на них функций получателя бюджетных средств.
Финансовое обеспечение выполнения государственного задания бюджетными организациями реализуется в виде субсидии. Размер субсидий рассчитывается, исходя из нормативных затрат на оказание госуслуг. Отсюда следует, что после списания в оговоренном порядке субсидии на выполнение государственного задания и её дальнейшего зачисления на счет учреждения, субсидия утрачивает статус средств соответствующего бюджета. В этих случаях относительно бюджетных автономных организаций внутренний финансовый контроль производиться не может.
Компания ЦБУ Интеркомп предлагает огромный спектр услуг в области финансового аудита. Специалисты компании оказывают консультационную и юридическую поддержку. К тому же – имеют представление об особенностях функционирования всех видов государственных учреждений. За счет своевременного отслеживания изменений и нововведений в российском законодательстве фирма учитывает все актуальные потребности клиентов.
Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.
В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.
Как организовать систему внутреннего финансового контроля
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.
Про последние изменения в порядке контроля читайте в статье журнала
Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:
- На федеральном уровне – государства.
- На региональном уровне или местном – субъектов РФ или муниципалитетов.
Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:
- Соблюдения требований, принятых правил составления бюджета по расходованию средств.
- Соблюдения нормативных стандартов по составлению бюджетных отчетов, ведению учета получателя финансирования.
- Подготовки и реализаций мероприятий по эффективности, экономности использования средств бюджета.
При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:
- БК РФ.
- Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.
- Закона № 7-ФЗ от 12.01.96 г.
- Закона № 174-ФЗ от 03.11.06 г.
- Приказа Минфина № 157н от 01.12.10 г.
- Приказа Минфина № 191н от 28.12.10 г.
- Приказа Минфина № 33н от 25.03.11 г.
- Приказа Минфина № 18н от 20.03.14 г.
- Приказа Минфина № 356 от 07.09.16 г.
- Постановления Правительства № 1092 от 28.11.13 г.
Структура и положение о контроле
Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:
- Отдельное специальное подразделение – к примеру, отдел, департамент или служба.
- Уполномоченные сотрудники или подразделения.
- Специальная комиссия для проведения проверки.
- Штатный аудитор или ревизор.
- Внешний аудитор, привлеченный «со стороны» на договорной основе.
Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:
- Главные задачи и цели мероприятий.
- Применяемые методики и процедуры.
- Объекты и субъекты мероприятия.
- Порядок оформления итоговых результатов и исправления обнаруженных нарушений.
- Ответственность лиц, по вине которых допущены искажения, неточности, нарушения.
Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.
Образец Положения о внутреннем финансовом контроле в бюджетном учреждении
Смотрите и скачайте образец положения:
Карта и методы внутреннего финансового контроля
При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.
Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:
- При внесении изменений в карту по решению руководителя администратора (главного администратора) и получателя средств.
- При корректировке нормативных требований по регулированию бюджетных процедур и правоотношений.
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.
Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.
Журнал внутреннего финансового контроля с примером заполнения
В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:
- Сведения о нарушениях и недостатках при выполнении бюджетных процедур.
- Информацию об имеющихся бюджетных рисках.
- Рекомендации по их устранению и предотвращению.
Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.
Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.
Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.
Пояснительная записка к годовой отчетности
Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.
Ответственность
На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.
В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:
- Для должностных сотрудников учреждения – 20000-50000 руб. или возможна дисквалификация на период 1-2 года.
Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.
Система внутреннего контроля учреждения - это совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством учреждения для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, финансируемой за счет бюджетных средств и доходов за счет деятельности, приносящей доход, которая включает организованные внутри учреждения и его силами надзор и проверку:
- 1) соблюдения требований законодательства;
- 2) исполнения приказов и распоряжений руководителя учреждения;
- 3) правильности документального оформления первичных документов;
- 4) предотвращение ошибок и искажений;
- 5) своевременности и подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
- 6) обеспечение сохранности имущества учреждения.
Внутренним контролем прежде всего занимаются бухгалтеры.
В связи с этим в должностных инструкциях бухгалтеров необходимо предусмотреть в разделе «Обязанности» контрольные функции бухгалтера и в разделе «Ответственность» указать, какую моральную и матермальную ответственность несет бухгалтер за неисполнение контрольных функций.
В системе внутреннего контроля субъектами контроля являются руководители, специалисты других служб. В должностных инструкциях этих субъектов контроля должны указываться контрольные функции и ответственность за их неисполнение.
К институтам внутреннего контроля в учреждениях относятся назначаемые собственниками (вышестоящими учреждениями) или руководством учреждения ревизоры или ревизионные комиссии.
Ревизорам или ревизионной комиссии необходимо предоставить права, которые позволят осуществить общую программу проверки:
- проверку соответствия фактов хозяйственной жизни действующему законодательству;
- проверку целесообразности совершения фактов хозяйственной жизни, так как они могут быть законными, но не целесообразными;
- проверку правильности составления первичных документов, составления корреспонденции счетов бухгалтерского учета и отражения их в соответствующих журналах операций;
- проверку правильности составления учетных бухгалтерских расчетов;
- проверку планово-сметных документов;
- изучение приказов и распоряжений и проверка их исполнения;
- изучение переписки бюджетного учреждения;
- проверку состояния и сохранности товарно-материальных ценностей и наличия материально-ответственных лиц;
- проверку состояния наличия и анализ эффективности использования объектов основных средств;
- проверку использования средств на ремонт основных средств;
- проверку правильности ведения раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности;
- проверку правильности начисления и своевременности уплаты налогов в бюджет и сборов в государственные внебюджетные фонды.
В крупных бюджетных учреждениях могут быть созданы ревизионные комиссии или в штате административно-управленческого персонала предусмотрена штатная единица ревизора, который должен знать порядок ведения учета на счетах Единого плана счетов.
Выше изложенные права ревизоров, ревизионных комиссий могут быть вменены бухгалтерам. Действующая надежная система внутреннего контроля предусматривает наличие планов проведения проверки ревизором или ревизионной комиссией с указанием сроков и объема проверок по отдельным вопросам, ответственного лица за проверку.
Контрольные процедуры бухгалтеров заключаются в проверке правильности составленного первичного документа, пересчете итогов, сравнении документов, в которых отражена хозяйственная операция, и встречных документов, подтверждающих факт совершения операции. Например, для подтверждения факта начисления оплаты труда по трудовому соглашению за оказание консультационных услуг по ведению учета в наличии должны быть документы: договор на оказание консультационных услуг, акт выполнения работ, в котором должно быть указано содержание консультации, затраты времени и стоимость этих консультаций.
Внутренний контроль будет наиболее действенным в том случае, если средства контроля встроены в инфраструктуру учреждения (рис. 1.5).
Рис. 1.5.
В связи с этим необходимо разработать положения о внутреннем контроле бюджетного учреждения.
Внутренний контроль призван служить механизмом для минимизации ошибок, расточительства, предупреждения случаев мошенничества и хищений. Внутренний контроль должен охватывать все разнообразные риски, связанные с деятельностью бюджетных учреждений. Он играет важнейшую роль в способности учреждения выполнять поставленные задачи.
Контрольные задания
- 1. Укажите организации, относящиеся к сектору государственного управления.
- 2. Дайте характеристику бюджетного учреждения.
- 3. Назовите источники финансового обеспечения бюджетных учреждений.
- 4. Охарактеризуйте нормативное регулирование бухгалтерского учета бюджетного учреждения.
- 5. Дайте классификацию имущества бюджетного учреждения, укажите, для каких целей она предусмотрена.
- 6. Назовите способы организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и укажите их преимущества и недостатки.
- 7. Опишите содержание учетной политики бюджетного учреждения для целей бухгалтерского учета.
- 8. Опишите содержание учетной политики бюджетного учреждения для целей налогообложения.
- 9. Сформулируйте цель и задачи внутреннего контроля бюджетного учреждения.
- 10. Предложите варианты организации внутреннего контроля бюджетного учреждения.