Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, в статье о том, как ее оформить и выплатить правильно.
Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание. Как работнику подтвердить такие расходы, и какими документами закрепить их компенсацию внутри компании - в нашей статье.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году: НДФЛ и справка 2-НДФЛ
Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году (ст. 188 ТК РФ). Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК.
Такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника. Об этом есть разъяснения: письма Минфина от 20.04.15 № 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.10 № МН-17-3/15@, Минтруда от 27.07.16 № 17-3/В-291.
Размер компенсации расходов за использование личного транспорта
Независимо от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019 включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Размер возмещения определяется, например в дополнительном соглашении к трудовому договору, посмотрите на рисунок ниже.
Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Таблица нормативов для легковых автомобилей
Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен. Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС.
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта в 2019 году
Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст. 421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли.
Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп. соглашение к нему. На основании этого работодатель отдает распоряжение производить выплату возмещения в согласованном размере. Не лишним для работника будет написать соответствующее заявление с просьбой о выплате такой компенсации.
Использование авто в служебных целях на правах аренды
Еще одним способом назначения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году является аренда авто. Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование.
При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, либо без него – когда за транспорт будет отвечать лицо, уполномоченное компанией. Все, что нужно в обоих случаях - это заключить договор аренды, где согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту.
Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).
На сумму компенсации фирма может уменьшить налоговую прибыль. Об этом сказано в пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса.
С выплаченной сотруднику суммы не нужно удерживать налог на доходы и страховые взносы. Объясним почему.
В пределах норм
В пункте 3 статьи 217 и в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса сказано, что НДФЛ и страховыми взносами не облагаются компенсации, связанные с исполнением сотрудником своих «трудовых обязанностей» в пределах норм. Однако в законодательстве таких норм для расчета страховых взносов и налога на доходы нет. А исходя из положений статьи 188 ТК РФ, как уже было сказано, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.
Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанного исходя из официально установленных норм. Чтобы определить норму амортизации, можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником.
Сотрудник АО «Актив» Петров использует в работе личный персональный компьютер. По приказу руководителя Петрову ежемесячно выплачивается компенсация за использование личного имущества. Рыночная стоимость компьютера на дату начала его эксплуатации в организации – 18 000 руб.
В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, срок полезного использования персонального компьютера (код 14 302 0000) – свыше двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа).
Предположим, что, согласно учетной политике «Актива», для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет три года (36 месяцев).
Норма амортизации по персональному компьютеру составит:
(1: 36 мес.) × 100% = 2,78%.
Ежемесячная сумма компенсации, подлежащая выплате Петрову, составит:
18 000 руб. × 2,78% = 500 руб.
Автомобиль
Сложнее будет, если вы решите платить сотруднику за пользование его автомобилем. Определить сумму компенсации вы можете, конечно, сами, но вот учесть эти расходы при расчете налога на прибыль будете вправе только по установленной законом норме (п. 11 ст. 264 НК РФ). Эти нормы есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.
Выплата компенсации
Компенсацию выплачивают ежемесячно на основании приказа руководителя фирмы. В нем указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.
ПРИМЕР 2. КАК ВЫПЛАТИТЬ КОМПЕНСАЦИЮ
В марте отчетного года менеджеру торговой организации АО «Актив» Петрову назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Сумма компенсации – 1800 рублей. Объем двигателя автомобиля – 1600 куб. см (1,6 л).
Заработная плата Петрова – 10 000 руб. в месяц. Петрову положен стандартный налоговый вычет на ребенка в сумме 1400 рублей. Компания уплачивает страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС по ставке 30%. «Актив» уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2%.
Компенсация выплачивается в конце каждого месяца. Заработная плата за отработанный месяц выплачивается 5-го числа следующего месяца.
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
- 10 000 руб. – начислена заработная плата Петрову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
- 1118 руб. ((10 000 руб. – 1400 руб.) × 13%) – начислен налог на доходы физических лиц;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69
- 3000 руб. (10 000 руб. × 30%) – начислены страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69
- 20 руб. (10 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73
- 1800 руб. – начислена компенсация за использование Петровым личного автомобиля в служебных целях.
Компенсация, выплачиваемая Петрову, превышает законодательно установленную норму на 600 рублей (1800 – 1200). Эта сумма не уменьшает облагаемую прибыль.
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50-1
- 1800 руб. – выплачена Петрову из кассы компенсация за использование личного автомобиля.
Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел. В это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.
По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).
Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.
О ПОРЯДКЕ
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).
Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ
ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно — компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее — гражданские служащие).
2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).
3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563.
5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.
7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.
Бухгалтерский учет компенсационных выплат
Пример
Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.
Компенсация работнику за использование личного транспорта
Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.
Возмещение расходов при использовании личного имущества работника
Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:
- компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
- фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.
Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.
И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:
- имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
- основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
- порядок эксплуатации;
- срок эксплуатации;
- величину компенсации за эксплуатацию имущества;
- величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
- документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
- порядок и сроки платежей.
Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем
При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.
Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:
- от степени износа автотранспортного средства;
- срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
- активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).
Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:
- Путевой лист - документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в ред. от 18.07.2017) № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Кассовые чеки АЗС.
- Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
- Журнал регистрации служебных передвижений.
ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.
Налогообложение компенсационных выплат
Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:
- служебной направленности передвижений;
- реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).
Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма - компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).
Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).
Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:
- НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
- страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах. » от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).
ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
Компенсация за автомобиль: нормы-2017
Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2017 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм. » от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:
- до 2 000 куб. сантиметров - 1 200 руб. в месяц;
- более 2 000 куб. сантиметров - 1 500 руб. в месяц.
В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).
Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.
Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих - это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля
Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.
Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.
Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:
- фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
- его должность;
- наименование и характеристики транспортного средства;
- условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы - после представления необходимых документов).
Документами, обосновывающими издание приказа, являются:
- соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
- копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.
Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности
Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.
В этом случае компенсационные выплаты:
- Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
- Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
- Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).
Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.
Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника
Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.
Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:
- с экипажем (ст. 632 ГК РФ) - управляет и обслуживает автомобиль работник;
- без экипажа (ст. 642 ГК РФ) -управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.
Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).
Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.
Если работник - не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.
К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).
Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.
Налогообложение выплат по договору аренды
Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.
Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:
- 13% - для налоговых резидентов;
- 30% - для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).
Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.
Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).
Исключение - оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:
- Арендные платежи.
- Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.
Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.
Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.
Проверка выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Где может быть нарушение?
«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2009, N 5
Использование личного имущества сотрудников в служебных целях встречается на практике довольно часто. Это может быть вызвано разными причинами, в частности разъездным характером работы. Трудовой кодекс предусматривает компенсацию расходов, понесенных сотрудником, в порядке, определенном соглашением сторон. Однако на практике не все так просто. Не всегда руководитель бюджетного учреждения может установить тот размер компенсации, который устраивал бы сотрудника, и даже не потому, что он не желает, а потому, что таковы нормы, утвержденные Минфином для бюджетных учреждений. Какие ошибки выявляются Росфиннадзором в ходе проверок, мы рассмотрим в предлагаемой читателям статье.
Как все начиналось
«Здравствуйте, мы к вам с проверкой», — с такой фразы начался рабочий день бухгалтера одного из федеральных бюджетных учреждений. Приняв это как должное, он все надеялся, что после проверки услышит слова: «Проверка закончена. Желаем вам всего хорошего! До свидания!». Однако все оказалось не так хорошо, как хотелось бы.
Ревизор сделал заключение о необоснованном расходовании средств федерального бюджета. Камнем преткновения стала выплата компенсации за использование личного транспорта руководству и отдельным сотрудникам учреждения. Бухгалтер платил столько, сколько установил руководитель.
Попробуем разобраться, насколько же правомерны действия бухгалтера, которому нужно не забывать о том, что в случае если ревизорами выявлены факты необоснованной выплаты денежной компенсации, это может быть квалифицировано как нарушение принципа результативности и эффективности использования денежных средств. Напомним, он заключается в том, что при исполнении бюджетов учреждения должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата (ст. 34 БК РФ). Соблюсти этот принцип при расчетах с работниками за использование личного автомобиля непросто в силу того, что этот вопрос не до конца урегулирован законодательством и бюджетным учреждениям приходится самостоятельно принимать решение на свой страх и риск.
На каком основании и в каком размере выплачивается компенсация?
Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. В ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
- выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств;
- возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества.
При этом в общем случае работодатель может установить фиксированный размер компенсации, а расходы по эксплуатации авто возмещать в размере фактически произведенных затрат. Ведь размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Данное утверждение справедливо для коммерческих организаций, а бюджетным учреждениям следует учитывать Приказ Минфина России N 16н. Несмотря на то что этот Приказ датирован 2000 г., финансовое ведомство считает возможным руководствоваться им в настоящее время (Письмо Департамента бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной и муниципальной службы от 13.04.2007 N 14-05-07/6).
Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».
В данном Приказе прописано, что выплата компенсации работникам учреждений, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится согласно условиям и порядку, которые предусмотрены п. п. 1 — 6, 8, 9 Письма Минфина России N 57 . Выделим главное:
- Основанием для выплаты компенсации работникам является распоряжение руководителя учреждения.
- Выплата компенсации производится только тогда, когда работа по роду служебной деятельности связана с постоянными разъездами согласно должностным обязанностям. Если работник управляет авто по доверенности, то он также имеет право на получение компенсации.
- Компенсация предоставляется один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
- Понесенные учреждением расходы должны быть экономически обоснованны с точки зрения эффективности использования бюджетных средств. Использование имущества сотрудника должно быть обусловлено его должностными инструкциями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).
- Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок с учетом возмещения затрат по эксплуатации (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт) (п. 3 Письма Минфина России N 57). Это не означает, что компенсация за использование личного авто не нормируется.
- Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных учреждений, использующим для служебных поездок личные авто, производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений. Что касается руководителей, то им компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов управления (п. 8 Письма Минфина России N 57).
Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».
В документах Минфина содержатся запутанные ссылки на нормы документов, на основании которых следует рассчитывать размер компенсации, при этом четкого и однозначного указания нет, на что обращено внимание в Постановлении ФАС МО от 14.06.2006 N КА-А40/5051-06. В Приказе Минфина России N 16н дана ссылка на Письмо Минфина России N 57, которое содержит отсылочную норму по поводу размера компенсации совсем на другой документ — Постановление Правительства РФ от 20.06.1992 N 414, положения которого уже устарели по сравнению с Приказом Минфина России N 16н. Поясним данное утверждение.
Действительно, после того как было принято Постановление N 414 в связи с изменением цен, Правительство РФ на смену ему выпустило Постановление от 24.05.1993 N 487. Именно в соответствии с ним Минфину предоставлено право изменять установленные размеры компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок с учетом изменений индекса цен. Издав Приказ N 16н, финансовое ведомство реализовало данное право, однако нормы выплаты компенсации, установленные в этом документе, далеки от сегодняшней реальности.
Выплачивать компенсации в размерах, превышающих указанные нормы, за счет средств федерального бюджета не представляется возможным: в ходе проверки факт превышения расценивается как нарушение.
Выделим несколько вариантов выплаты компенсации за использование личного автомобиля в рамках закона.
Выплата компенсации по повышенным нормам
Бюджетные учреждения наряду с выполнением своих основных функций могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемый налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1200 руб. для авто с объемом двигателя до 2 л и 1500 руб. для авто с объемом свыше 2 л).
Расходы, произведенные свыше указанных норм, не учитываются при налогообложении (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В размерах компенсации, установленных законодательством, учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации транспортного средства затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт) (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09). При этом для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работник представляет заверенную копию технического паспорта машины, при управлении транспортом по доверенности — копию доверенности. Будет нелишним учет поездок сотрудника, например, в выписываемых путевых листах (Письмо УФНС по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1).
Несмотря на то что указанные нормы касаются только налогообложения прибыли, организации нередко используют их при расчетах с сотрудниками и начислении «зарплатных» налогов. Такой подход нельзя назвать корректным. В Письме Минфина России N 57 установлено, что нормы не влияют на фактический размер выплачиваемой работнику компенсации, конкретный размер которой определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Поэтому если работодатель выплатит компенсацию в размере, превышающем установленные Постановлением Правительства РФ N 92 нормы, то она также не облагается НДФЛ и ЕСН (Постановления ФАС ЗСО от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).
Бюджетные учреждения могут взять на вооружение повышенные нормы при выплате компенсации за счет поступлений от приносящей доход деятельности. В таком случае расходы на выплату компенсации будут уменьшать налогооблагаемые доходы при условии, что личный автомобиль используется в приносящей доход деятельности бюджетного учреждения. Отметим, что в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ компенсация за использование личного транспорта в служебных целях поименована в подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. В бюджетном учете расчеты по компенсации при выплате ее за счет доходов от внебюджетной деятельности отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н.
Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».
Заметим, в пределах самостоятельно установленных бюджетным учреждением норм оно может не облагать компенсацию не только «зарплатными» налогами, но и взносами во внебюджетные фонды. В частности, компенсация за использование личного авто в служебных целях не облагается пенсионными взносами, кроме того, она исключается из расчета ЕСН.
В части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве учреждение может взять на заметку Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 N А26-5397/2006-210. В соответствии с ним страхователь смог отстоять выплаченную компенсацию, не уплачивая с нее взносы по травматизму, выполнив всего два условия. Размер и порядок выплаты компенсации были установлены приказом руководителя, изданным согласно ст. 188 ТК РФ. А выплаченные работникам суммы за использование личного транспорта в служебных целях не превышали определенного локальным актом размера компенсации.
Заключение договора аренды личного авто
В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ арендная плата за пользование имуществом выделена в отдельную подстатью 224 КОСГУ. На нее относятся расходы бюджетов по внесению арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма) объектов нефинансовых и непроизведенных активов для государственных (муниципальных) нужд, в том числе помещений, сооружений, транспортных средств, земли и другого имущества. Как видим, расходы на аренду транспортных средств относятся к законным бюджетным расходам, поэтому в пределах бюджетных обязательств и при грамотном оформлении договорных отношений с работником бюджетное учреждение может воспользоваться данным основанием.
Аренда транспортного средства оформляется в рамках гражданско-правовых отношений, которые предполагают заключение двух основных типов договоров: аренды только транспортного средства и аренды авто с экипажем. При этом бюджетное учреждение выступает в роли арендатора, а сотрудник — в роли арендодателя. При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа все обязанности по его содержанию, управлению и технической эксплуатации возлагаются на арендатора (ст. ст. 644 — 646 ГК РФ). При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, наоборот, многие расходы ложатся на арендодателя-сотрудника, который обязан предоставить авто во временное пользование, содержать его и оказывать услуги по управлению и технической эксплуатации (ст. ст. 632 — 635 ГК РФ). Именно этот вариант чаще всего практикуется, так как не каждый работник предоставит свой автомобиль для эксплуатации другому водителю. К тому же такой вариант выгоден для сотрудника, который получает арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его эксплуатации.
В бюджетном учете расчеты по аренде при выплате арендной платы за счет бюджетных источников отражаются следующими записями:
Налогообложение. Выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, бюджетное учреждение по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п. 1 ст. 226, пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление личным автомобилем. Поименованные выплаты целесообразно предусмотреть в договоре аренды автомобиля с экипажем отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по ЕСН. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения ЕСН (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ). На основании этой нормы бюджетное учреждение не облагает сумму, начисленную за предоставление сотрудником своего автомобиля в аренду (Письмо УФНС по г. Москве от 20.04.2007 N 21-18/340).
И как же все закончилось
Описанная нами в начале статьи история может иметь две концовки — хорошую и не очень. Читатель, который ознакомился с материалом и убедился в правильности исчисления и выплаты компенсации, может рассчитывать на благоприятный исход проверки. Бухгалтер проверяемого учреждения, возможно, не все знал о выплате компенсации и был наказан, но после прочтения статьи он понял, как не попадать в подобную ситуацию в дальнейшем.
Компенсация за автомобиль нормы
Некоторые вопросы компенсации за использование личного автомобиля при выполнении должностных обязанностей
Предприятие планирует выплачивать своим работникам (региональным менеджерам по продажам) компенсацию за использование личного автомобиля для выполнения своих должностных обязанностей. Сумма компенсации, фиксированная, и не включает компенсации стоимости ГСМ. Сумма компенсации будет облагаться НДФЛ и ВС.
Для заправки этих авто предприятие будет закупать ГСМ и выдаваться талоны своим работникам. По результатам периода (месяца) работники составляют отчет о списании ГСМ (примеры во вложении).
Какие налоговые риски несет предприятие по этой операции? Есть ли вложенные документы достаточными для НЕ начисления налогов (НДС, НДФЛ и ВС) по списанию ГСМ?
Существует три варианта использования собственного автомобиля работника в деятельности предприятия. Это заключение договора:
— использование автомобиля как инструмента с компенсацией.
В Кодексе законов о труде (далее — КЗоТ) о компенсации работнику за использование в хозяйственной деятельности предприятия и его собственного автомобиля не упоминается. В статье 125 КЗоТ «Компенсация за износ инструментов, принадлежащих работникам» КЗоТ речь идет только об инструментах физического лица, за износ которых она имеет право получить компенсацию. Автомобиль — хоть и не является инструментом, но ДФС неоднократно соглашалась с тем, что при выплате компенсации за использование работником личного автомобиля для выполнения трудовых обязанностей можно пользоваться ст. 125 КЗоТ.
В таком случае, работники, использующие свои авто для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).
Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.
Часть первая статьи 6 ГКУ позволяет сторонам заключать договоры, не предусмотренные актами гражданского законодательства, но соответствующие общим принципам гражданского законодательства. Поэтому если стороны договорятся, то могут заключить и договор компенсации. Поскольку законодательство не регулирует порядка заключения такого договора, это дает предприятию право установить его самостоятельно во внутреннем локальном акте.
Существует два подхода к документальному оформлению отношений в таком случае — «договорной» и «по заявлению». То есть можно оформить договор о выплате компенсации за использование автомобиля работника, в котором установить размер компенсации и периодичность ее выплаты. Также можно не оформлять письменного договора, а на основании заявления работника об использовании собственного автомобиля в служебных целях издать приказ руководителя о возможности такого использования и выплату компенсации.
Независимо от того, по какому варианту предприятие и работник договорятся использовать его личный автомобиль в производственной деятельности, арендная плата или компенсация должна выплачиваться на основании первичных документов, подтверждающих фактическое использование транспортного средства и понесенные работником расходы.
В случае заключения договора использования автомобиля с компенсацией ситуация с документами несколько сложнее. Связано это с тем, что на законодательном уровне не определено, что именно входит в понятие «компенсация» (то есть расходы должны компенсироваться работнику) и как вычислять ее размер.
Если учитывать все возможные затраты на автомобиль, сумма компенсации может состоять из двух частей:
— Первая: компенсация непосредственно за использование личного автомобиля работника в интересах предприятия (амортизация);
— вторая: расходы, связанные с его эксплуатацией (в частности, расходы на заправку).
Именно о том, что будет компенсироваться работнику, указывается в приказе руководителя предприятия. Как правило, предприятие компенсирует работнику определенную сумму только за использование автомобиля.
Вопросы налогообложения выплат, связанных с использованием предприятием личного автомобиля работника в служебных целях.
НДС . Поскольку владельцем автомобиля является физическое лицо — не плательщик НДС, то, конечно, ни налогового кредита в сумме выплаченного возмещения или арендной платы предприятие не будет.
Предприятие имеет право на налоговый кредит при приобретении бензина. И не будет признавать налоговое обязательство в соответствии с п. 198.5 НКУ, в случае документального подтверждения его использования в хозяйственной деятельности.
Именно для этого следует оформить отношения по использованию автомобиля с работником, желательно составить приказ, в котором указать направление использования такого автомобиля (он, конечно, должен быть связан с хозяйственной деятельностью) и подтвердить факт использования бензина для использования именно этим автомобилем. Для этого следует составлять соответствующие документы (можно использовать путевые листы, хотя их форма, когда типичная, пока отменена, акты списания). Советуем, для доказательства связи осуществленных предприятием расхода топлива с его хозяйственной деятельностью, в путевых листах коротко указывать куда и с какой целью двигался автомобиль.
Кроме этого, контролирующие органы не видят связи с хоздеятельностью предприятия в случае списания топлива сверх норм установленные приказом №43 (подкатегория 502.07.20 «Как учитываются расходы на приобретение ГСМ, если в приказе Министерства транспорта Украины от 10.02.98 № 43« О утверждении норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте »отсутствуют нормы расхода топлива на автомобиль?»). Поэтому, по их мнению, на сумму такого превышения начислять налоговые обязательства по НДС на основании норм пп. «Г» п. 198.5 НКУ.
Впрочем, считаем, если предприятие разработает и утвердит собственные нормы списания топлива, тогда будет считаться, что оно использует топливо в пределах хоздеятельности.
НДФЛ по выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Порядок налогообложения доходов физических лиц регулируется разделом IV НКУ, согласно пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 которого предусмотрено, что плательщиком налога на доходы физических лиц является, в частности, физическое лицо — резидент, получающее доходы из источника их происхождения в Украине.
Подпунктом 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 НКУ определено, что объектом налогообложения физического лица — резидента является общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход — это любой доход, подлежащий налогообложению, начисленный (выплаченный, предоставленный) в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового периода (п. 164.1 ст. 164 НКУ).
В соответствии с пп. «Г» п. 164.2.17 НКУ доход, полученный налогоплательщиком в виде суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно ст. 165 НКУ является дополнительным благом работника.
В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие доходы должны быть отражены с признаком «126».
Ставка налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ составляет 18 процентов.
Учитывая изложенное, и условия запроса, средства, потраченные предприятием для заправки транспортного средства не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника. Но неотъемлемым условием является то, что Вы должны доказать, связь таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.
Военный сбор.
Также, доходы, определенные ст. 163 НКУ, является объектом налогообложения военным сбором (пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).
Ставка военного сбора составляет 1,5 проц. объекта налогообложения, определенного пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ (п. 1.3 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).
Начисление, удержание и уплата (перечисление) налога на доходы физических лиц и военного сбора в бюджет осуществляются в порядке, установленном ст. 168 НКУ.
Кроме того, освобождаются от налогообложения военным сбором доходы, согласно разделу IV НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в подпунктах 165.1.2, 165.1.18, 165.1 .25, 165.1.52 п. 165.1 ст. 165 НКУ (пп. 1.7 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).
Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации? Мы рассмотрели особенности учета названного вида расходов.
Вопрос:
Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?
Да, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.
Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.
Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Вопрос:
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):
Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789).
Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Вопрос:
Как следует из названия Постановления № 92, его действие распространяется на организации. Должны ли индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?
Действительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03-11-11/74, от 31.01.2013 № 03-11-11/38, от 26.02.2013 № 03-11-11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.
Вопрос:
Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?
В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.
Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03-11-11/74, 03-11-11/38, 03-11-11/82, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.
Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.
Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08-С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были. При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.
Вопрос:
Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?
«Упрощенцы» вправе учесть в расходах при УСНОкомпенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.
При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.
В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.
Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.
Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629.
Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2015 № 307-КГ15-2718).
Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана . Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.
Вопрос:
Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?
Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.
Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.
Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).
В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.
В повседневной жизни наличие собственного транспорта является жизненной необходимостью для любого человека.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Не все компании имеют возможность предоставить своим работникам служебный транспорт, несмотря на то, что предлагаемые вакансии носят разъездной характер работы. Многие компании выходят из создавшегося положения, приглашая на работу сотрудников с личным автотранспортом.
Слово закона
У менеджеров по продажам, торговых представителей, выездных специалистов по обслуживанию клиентов конечный результат выполняемых ими функциональных обязанностей напрямую зависит от их способности быстро перемещаться от одного места назначения до другого. В такой ситуации собственный автомобиль, используемый в качестве служебного транспорта, превращается в производственную необходимость.
Что возмещают?
Сотруднику при использовании им личного автотранспорта согласно указаниям статьи 188 Трудового кодекса РФ для выполнения своих служебных обязанностей работодатель должен выплатить компенсацию. Но между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение на его использование.
В соответствии с указаниями кодекса о труде условия осуществления выплат, их размер необходимо оговорить в достигнутом сторонами соглашении, где указать конкретную сумму компенсации и сроки совершения оплаты.
Согласно указаниям правовых актов оплачиваются расходы :
- амортизационные;
- на покупку бензина, смазочных материалов;
- осуществление технического обслуживания;
- производство текущего ремонта.
Компенсационные выплаты за эксплуатацию сотрудником личного автомобиля принято устанавливать в твердой сумме, которая подлежит ежемесячной оплате. Она выдается за фактически отработанный период времени, из которого исключаются дни пребывания в трудовом отпуске, на больничном листе вследствие болезни.
Условия использования автомобиля
Личный автотранспорт сотрудника может быть использован в служебных целях работодателем, если достигнуто обоюдное согласие между сторонами. Согласно указаниям статьи 642 Гражданского кодекса РФ документально оформляется соглашение в качестве договора аренды автотранспорта на определенный срок.
В нем отмечается, что арендодатель отдает в распоряжение на временное владение и пользование арендатору автомобиль без водителя за определенную плату и без оказания услуг по управлению им.
В трудовом кодексе приводится разъяснение об условиях использовании личного автотранспорта в служебных целях. На основании статьи 188 издается приказ образец, которого компания может разработать в произвольной форме.
Нормативные акты
Регламентируют использование сотрудниками своего личного автотранспорта документы, которые указаны ниже. В них установлены нормативы по эксплуатации автотранспорта. Они определяют цели использования, основным из которых является повышение достижения личной эффективности в трудовой деятельности. Действующее положение о компенсации было разработано на основании указаний российских законодательных актов.
В их число входят:
- Трудовой кодекс, в статье 188 закреплено положение об использовании личного транспорта;
- Письмо Министерства финансов за номером 57, в котором приводятся условия осуществления выплат компенсации работникам, если они используют личные легковые автомобили для служебных поездок;
- Постановление Правительства, где установлены нормы расходов организаций на осуществление выплат компенсации за пользование для служебных поездок собственного автотранспорта. В нем разъяснены положения, по которым определяется налоговая база по налогу на прибыль организаций. Оно было опубликовано 8 февраля 2002 года за номером 92.
По общепринятым правилам статьи 188 кодекса о труде размер компенсации должен быть установлен соглашением, которое заключает сотрудник со своим работодателем.
В действующих законодательных актах о труде конкретные нормы не установлены.
Но при совершении выплаты за счет средств, которые выделяются из бюджета отдельных учреждений необходимо руководствоваться указаниями приказа Министерства финансов РФ за номером 16н.
Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях — 2019
Любая компания вне зависимости от правово-организационной формы обязана осуществить оплату компенсаций за эксплуатацию автотранспорта сотрудника, если он использует его для своевременного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.
Предварительный договор или по факту?
Оплата компенсации осуществляется на основании заключенного договора между работодателем и сотрудником за фактически понесенные им расходы.
Чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудник представляет в бухгалтерию компании документы, в число которых входит:
- копия технического паспорта автотранспорта, заверенная нотариусом;
- официальные бумаги, обосновывающие расходы, которые установлены правилами по бухгалтерскому учету. Например, чек на покупку горюче‑смазочных материалов, акт на выполнение текущих ремонтных работ.
Помимо вышеуказанных документов бухгалтерией ежедневно заполняется путевой лист, в котором ведется учет рабочего времени водителя и пробега автотранспорта, его маршрута согласно указаниям постановления Госкомстата РФ, изданном 28 ноября 1997. Он подтверждает факт эксплуатации сотрудником при исполнении должностных обязанностей собственного автотранспорта. Министерство транспорта Федерации в своем приказе, испущенном под номером 152, установило обязательные сведения, заполняемые в путевом листе.
Документальное оформление
Компания, пользующаяся личным автотранспортом сотрудника для выполнения служебных обязанностей, может оформить в качестве:
- трудового договора с сотрудником, по которому обязуется оплачивать компенсацию за использование автомобиля;
- договора аренды автомобиля или передачу его в долгосрочное использование;
- соглашения на оказание транспортных услуг.
На практике в основном встречаются случаи заключения договора на аренду автотранспорта, который оформляется в письменной форме. По условиям договора арендатор должен поддерживать в надлежащем состоянии арендованный автотранспорт, производя своевременно текущий, капитальный ремонт.
Арендатор покрывает расходы на:
- осуществление страхования гражданской ответственности владельца автотранспорта;
- содержание автотранспорта в ходе его эксплуатации;
- поддержание в надлежащем состоянии автотранспорта;
- проведение текущего, капитального ремонта автотранспортного средства;
- причиненный третьим лицам вред, если он имеет место.
Данное положение закреплено статьями 644, 646 и 648 Гражданского кодекса Федерации.
В некоторых компаниях обходятся внутренним приказом руководителя, в соответствии с которым сотруднику осуществляются компенсационные выплаты.
В нем отмечено, что работодатель обязуется оплачивать:
- компенсацию за износ автотранспорта, то есть амортизационные расходы, возникшие вследствие его эксплуатации;
- расходы, связанные непосредственно с эксплуатацией автотранспорта.
Унифицированной утвержденной законодательными актами формы приказа не существует.
Выплата: суммы и сроки
В обязанности ответственного за осуществление учета рабочего времени руководителя входит производство записи в табель отработанных сотрудником дней, когда он использовал личный автомобиль.
Компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается в размерах :
- за легковые автомобили выплачивается 400 рублей за каждый отработанный день, но она не должна превышать 8 000 рублей в месяц;
- за мотоциклы за каждый день отработки составляет 200 рублей , при этом в месяц он не должен превысить 4 000 рублей .
Начисление компенсационных выплат в бухгалтерском учете заносится в статью счета 73, где записываются прочие операции при работе с персоналом. В нем необходимо записать размер компенсации, который подлежит к выдаче. Выплата компенсации совершается на основании справки, которая оформляется непосредственным руководителем. В ней отражается количество отработанных дней. Она заверяется начальником структурного подразделения, где трудится сотрудник.
Справка-расчет составляется расчетным бухгалтером компании до 3 числа месяца, который следует за отчетным месяцем. Она подается каждый месяц в занимающее работой с персоналом подразделение для издания приказа о совершение выплаты компенсации. Выплата компенсации за использование личного автотранспорта осуществляется одновременно с выдачей заработной платы по графику компании.
Памятка бухгалтеру
На основании статьи 252 налогового кодекса к расходам, подлежащим налогообложению относятся затраты налогоплательщика для осуществления хозяйственной деятельности. Они должны быть обоснованы, подтверждены документально. К ним также отнесены убытки сообразно положению статьи 265, которые понес налогоплательщик в ходе экономической деятельности.
НДФЛ
При установлении в договоре аренды автотранспорта арендной платы, выраженной конкретной суммой, она подлежит налогообложению в качестве налога на доход физического лица в размере 13 %.
Что касается выплачиваемой за использование автотранспорта сотрудника в интересах работодателя компенсации, то сообразно статьи 217 Налогового кодекса РФ она не облагается налогом.
Но данное правило действует исключительно в тех случаях, когда выплаты осуществляются в рамках утвержденных действующими законодательными актами нормах.
Налог на прибыль
Правовыми актами установлены нормы расходов, на которые должны ориентироваться компании при осуществлении компенсационных выплат, если используется автотранспорт сотрудника. При отчислении указанные выплаты причисляют к прочим расходам согласно указаниям статьи 264 НК, которые непосредственно касаются производства и реализации продукции.
Нормы сообразно постановления о налогообложении по сумме выплачиваемой ежемесячно компенсации установлены в зависимости от типа автотранспорта, основных технических показателей двигателя.
Например, при превышающем 2000 куб. см рабочем объеме двигателя уплачивается 1500 рублей, если он меньше указанного, то — 1200 рублей.
Взносы
Сообразно предписаниям статьи 236 Налогового кодекса, статей 9 и 20.2 соответственно Федеративного закона за номером 212, изданного в июле 2009 года и под номером 125, опубликованного в июле 1998 года на компенсационные выплаты в соответствии с правовыми актами не начисляются взносы.