Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.
Кто оформляет приходный ордер
Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.
ФАЙЛЫ
Основные правила по заполнению формы М-4
С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.
Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.
При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.
По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.
После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.
Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.
Инструкция по заполнению приходного ордера
Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.
Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4
Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.
Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.
Заполнение второй таблицы формы М-4
Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции . Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.
После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.
Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).
Заполнение оборотной стороны формы М-4
На обратной стороне документа подводится итог по приходу : общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.
В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.
Приходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.
Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.
Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.
Приходник состоит из 2-х частей:
- Сам приходный кассовый ордер
- Отрывная квитанция к ПКО
ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).
Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.
Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().
Исправления и помарки в ПКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.
Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:
51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации
62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков
71 – возврат денег от подотчётных лиц
75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал
90-1 - выручка
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.
Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Принято от». Указывается:
ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.
- «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) - если деньги принимаются от работника сторонней организации.
Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).
Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.
- Образцы заполнения ПКО -
Розничная выручка у ИП (картинки увеличиваются)
Возврат денег от подотчётных лиц
Получение денег от покупателей
Получение наличных денег в банке по чеку
Выручка по бланкам строгой отчётности (БСО)
Внесение денег в уставной капитал
В любой организации существует касса, через которую осуществляется движение денежных средств в наличной форме.
При осуществлении приема в кассу денег таким отчетным документом является приходный кассовый ордер (сокращенное наименование на практике «приходник»).
Оформление приходника допускается как вручную, так и с помощью компьютерной техники, при этом приходный ордер оформляется только в единственном экземпляре.
В каких случаях заполняется приходник?
Деньги могут поступать в кассу от:
- заказчиков работ, услуг и покупателей товаров в виде выручки,
- собственных сотрудников в виде возмещений нанесенного ущерба, возврате дотаций и неиспользованных подотчетных сумм,
- реализации имущества,
- учредителей и прочее.
Каждая из упомянутых операций, впрочем, как и любое другое движение, так называемой «налички», надлежит быть подтвержденным соответствующим правильно оформленным первичным документом.
Обязанность по заполнению кассовых ордеров, как правило, вменена производственным приказом одному из работников бухгалтерии.
Подписывается же приходник главным бухгалтером или, в определенных случаях, лицом, уполномоченным на такие действия руководством предприятия.
Необходимо помнить, что исправления, помарки и ошибки (даже исправленные) в приходниках не допускаются.
При их обнаружении – документ следует обязательно перезаполнить.
Прием наличных средств в кассу по приходному кассовому ордеру обязательно осуществляется только в день составления и подписания документа.
/>Унифицированная форма приходного кассового ордера содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Обе части документа должны быть заполнены и подписаны ответственным лицом одновременно.
Образец заполнения кассового ордера, а также его бланк, можно легко найти и скачать в специальных пособиях и онлайн в интернете. Мы же приведем более полезную информацию.
Квитанция от приходника имеет те же правила заполнения, и так же подписывается и скрепляется печатью.
Затем оставшийся ордер фиксируется в журнале кассовых операций, а сопровождающие его документы погашаются особым штампом маркировкой “Получено” и указанием даты.
Проверка кассового ордера
Ответственный кассир при получении заполненного бланка приходного кассового ордера проверяет:
- подлинность зафиксированной на документе подписи главного бухгалтера либо уполномоченного лица;
- правильность оформления документа;
- соответствие всех отмеченных в документе приложений.
При благоприятном исходе проверки и правильности заполнения всех граф кассир принимает денежные средства, ставит дату исполнения операции и подписывает обе части ордера. В случае же обнаружения ошибок в заполнении кассир возвращает документ для переработки.
На квитанции кассир заверяет свою личную подпись печатью.
По установленной практике печать на квитанцию должна быть поставлена так, чтобы край отпечатка попадал на сам приходный ордер.
Однако стоит знать, что законодательно такой обязанности организация не несет, а Правила, регулирующие прием наличных средств в кассу, содержат требование о заверении оттиском печати квитанции.
В компанию деньги могут поступать либо безналично, либо в кассу. Для оприходования наличных денег в соответствии с Порядком ведения операций по кассе нужно применять приходный кассовый ордер (ПКО), для которого предусмотрена стандартная форма КО-1. Его могут не использовать только предприниматели, ведущие учет в упрощенном порядке.
Все операции с наличностью в настоящее время регулируются Порядком, утвержденным ЦБ РФ. Приходный ордер отражает поступление наличности в кассу. Его форма может быть унифицирована или пересмотрена фирмой с учетом имеющихся особенностей.
Бланк можно использовать типографский, заполненный от руки или оформлять с помощью программ.
Главное требование, предъявляемое к нему - нельзя в приходник вносить исправления. В этом случае документ переоформляется с учетом всех правильных записей.
Составлять данный бланк могут в зависимости от должностных инструкций в бухгалтерии предприятия, а также кассир, директор или главный бухгалтер. Допускается выписка формы КО-1 привлеченным по договору со стороны специалистом (при отсутствии бухгалтеров и кассиров), однако, подписи в этом случае должен проставлять сам руководитель.
Как правило, ПКО составляется бухгалтером и вручается лицу, вносящему в кассу деньги. Он этот документ предъявляет кассиру, который его проверяет и регистрирует в соответствующем журнале. Также специалист должен просмотреть все документы, которые идут приложением к ПКО, и проверить на ордере наличие подписей главного бухгалтера или руководителя.
Далее он принимает и подсчитывает наличность, и в случае совпадения денег с суммой, указанной в приходнике, кассир ставит в подтверждение свою визу. При необходимости на поступившую выручку на ККА пробивается чек, который прикрепляется к квитанции.
Вносителю наличных денег кассир передает в подтверждение приема эту отрывную часть ПКО.
В конце дня все приходные ордера вместе с отчетом кассира сдаются в бухгалтерию.
Обращаем внимание! По возвращении из сотрудник должен вернуть не израсходованные деньги на основании приходника и отчитаться по о потраченных суммах в течении 3-х рабочих дней по возвращении. В случае перерасхода компания должна возместить эти суммы по .
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Основная часть
Рассмотрим образец заполнения ПКО.
В верхней части бланка нужно написать наименование фирмы и ее код согласно классификатору ОКПО. Если ордер относится к какому-либо конкретному структурному подразделению, то его название записывается ниже в соответствующей графе. В противном случае здесь ставится прочерк.
Справа от названия бланка указывается номер документа по порядку, и дата его составления. Она записывается в виде ДД.ММ.ГГГГ.
В следующую таблицу заносятся данные бухгалтерского учета - коды счетов по дебету и кредиту, код счета аналитического учета если он используется. В графу «Сумма» записываются денежные средства, принимаемые по данному документу, цифрами. Графу «Код целевого финансирования» заполняют те организации, которые разработали и используют соответствующую систему кодирования.
В поле «Принято от»
записывают от кого принимаются деньги. Если их вносит физическое лицо, то указываются его Ф.И.О. в родительном падеже. Если деньги поступают от имени организации, то сначала записывается ее название, затем ставится слово «через», и после него Ф.И.О. работника, который осуществляет платеж. К примеру «ООО Парус через Иванова Петра Георгиевича».
В поле «Основание» записывается причина поступления денежных сумм в кассу - выручка торговая, возврат подотчета и т.д.
В поле «Сумма» проставляется сумма принятых денежных средств прописью. Если в ней содержатся какие-либо налоги или, к примеру, НДС, то в графе «В том числе» записывается эта сумма цифрами. В противном случае здесь делается пометка «Без налога НДС».
В поле «Приложение» нужно указать наименования документов, которые прикладываются к данному ПКО, либо оно не заполняется.
Документ заверяется главным бухгалтером, который ставит свою подпись и Ф.И.О. и подписывается работником кассы, получившим денежные средства.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Квитанция дублирует данные, которые были внесены в основную часть документа.
В верхней части пишется название фирмы. Затем в поле «К приходному кассовому ордеру» указываются номер и дата составления документа.
В поля «Принято от» и «Основание» полностью без сокращений переносятся данные из соответствующих полей основной части документа.
Ниже проставляется сумма ордера цифрами, а затем прописью. В поле «В том числе» записывается сумма налога, или ставится пометка «Без налога НДС».
Ниже указывается дата составления.
Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою личную подпись, и подписывается работником-кассиром.
Нюансы
Расчеты наличными деньгами между организациями необходимо осуществлять в пределах установленного лимита - 100 тысяч рублей. Кассир обязан отказать в приеме большей суммы, в противном случае ему и организации грозят штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.
Если производится прием выручки с использованием ККМ или БСО, то допускается выписать в конце дня один кассовый ордер на всю сумму дневного дохода. В графе «Основание»
в таком случае указывается номер Z-отчета кассового аппарата или номера выписанных квитанций БСО.
Кассовая дисциплина предписывает всем предпринимателям при совершении операций, сопряженных с принятием денежных средств, заполнять приходные кассовые ордера.
Эти первичные бухгалтерские документы подтверждают факт поступления платежа в кассу и помогают отследить притоки денежных средств. В то же время заполнение приходного документа требует строгого соблюдения предписанных законодательством норм.
Форма КО-1
Приходный кассовый ордер (ПКО) представляет собой первичный документ, куда вносятся сведения по факту поступления наличности в кассу. Как правило, в начале финансового года бухгалтер или кассир фирмы приобретает альбом унифицированных форм, являющий собой подшивку бланков приходных и расходных ордеров. В течение всего года он изымает их для учета операций с денежными средствами.
Следует отметить, что стандартный приходный ордер в бухгалтерской практике носит название форма КО-1 и заполняется на каждую операцию в единичном экземпляре.
Предназначение
В процессе деятельности любой фирмы наличность может вливаться в кассу фирмы из следующих источников:
- в виде выручки от продаж;
- с банковского счета;
- после продажи имущества;
- в форме возвратов неиспользованных средств;
- в порядке уплаты штрафов;
- от учредителей в процессе инвестирования ими в уставной капитал.
По факту совершения всех перечисленных операций оформляются приходные кассовые ордера. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.
В ПКО обязательно указываются источник притока средств и их сумма по каждой отдельной операции.
Это позволяет не только соблюдать предписанную законом кассовую дисциплину, но и вести грамотный учет движения наличности на предприятии.
Законодательство
Порядок и обязательные требования к заполнению приходных кассовых ордеров подробно изложены в положении ЦБ РФ, которое носит название «Порядок ведения кассовых операций РФ». Этот акт вступил в силу в 1993 году и с той поры, именно форма КО-1 служит основным документом учета поступлений денежных средств в кассу.
В статьях 13,19,20,21 данного документа расписано, как правильно заполнять ПКО и отрывные квитанции при приеме денежных средств. Подчеркивается здесь и важность подписей-подтверждений. Так, кассир или другое уполномоченное лицо ставят личную подпись на каждой приходной бумаге, подтверждая, тем самым, её достоверность. Для юридических лиц обязательным является заверение каждого ПКО печатью.
В 1998 году Госкомстат РФ издал постановление №88, в котором окончательно узаконил ПКО, как унифицированный документ первичного учета кассовых операций.
Как заполнять приходный кассовый ордер?
Заполнение приходного документа – процедура довольно простая. Уполномоченное лицо вносит достоверные данные в обязательные поля, а пустые строки помечает прочерками.
Оформление ПКО осуществляется только после приема суммы наличных денег и их поштучного пересчета в присутствии предоставившего их лица. Фактическая сумма и вносится в документ, деньги поступают в кассу и на ордере проставляется личная подпись бухгалтера.
Кто заполняет?
Приходный документ по закону имеют право заполнять бухгалтер или кассир, которые берут на себя ответственность за достоверность внесенных в поля формы данных. Если фирма действует в форме ИП и не имеет финансовых работников, то приходные ордера заполняет сам владелец бизнеса.
Порядок оформления ПКО можно представить в виде такой последовательности операций:
- Средства передаются в фирму конкретным лицом;
- Кассир пересчитывает наличность и заполняет приходный ордер и отрывную квитанцию;
- После регистрации в учетном журнале отрывная квитанция выдается лицу, передавшему средства в кассу;
- Кассир подписывает приходный документ, указывает в нем свои Ф.И.О. и заверяет его печатью, если таковая имеется в компании.
Следует отметить, что печать на ПКО ставится так, чтобы она краешками касалась и квитанции, и приходного документа.
Обязательные реквизиты приходного ордера
Поскольку приходный ордер является элементом кассовой дисциплины, то у него имеются обязательные реквизиты, в том числе:
- Поля для указания регистрационного номера документа и даты его заполнения;
- Места для внесения наименования компании, её ОКПО и структурного подразделения, принявшего денежные средства;
- Поля, где прописываются наименование плательщика или его Ф.И.О., а также номер корреспондирующего счета;
- Графа для указания источника прихода средств и их суммы.
Что касается отрывной квитанции, то в ней имеются те же самые поля, что и в основном документе, следовательно, информацию следует просто продублировать.
Процесс заполнения ПКО
Начиная заполнять ПКО, следует в первой строке указать название организации, а под ней – структурное подразделение, в которое поступила наличность. Если фирма небольшая и работает на правах ИП, то в строке «Структурное подразделение» можно поставить прочерк.
Что касается кодов ОКПО и ОКУД, то их можно посмотреть в справке Госкомстата. Пометка «Номер документа» определяет позицию ПКО в журнале регистрации. Ордера нумеруются по порядку с самого начала финансового года.
В графе «Дата составления» указываются число, месяц и год. Причем делается это арабскими цифрами, которые разделяются точками. Если случится, что первое число состоит из одного символа, то перед ним приписывается ноль. Указанная в приходном документе дата показывает точный момент поступления денег в кассу, что немало важно в учетной политике фирмы.
Основными графами ПКО являются дебет и кредит. Порядок их заполнения таков:
- По дебету прописывается номер счета или субсчета, по которому приходуются средства.
- По кредиту – код структурного подразделения, получившего средства, или самого предприятия, а также субсчет и аналитический счета, если такая система учета принята в организации.
Все пустующие ячейки таблицы необходимо закрыть прочерками.
В графе «Сумма» прописывается точный размер поступившей наличности в рублях и копейках цифрами. Последний столбец заполняется в том случае, если такая система используется фирмой: в нем указывается, куда именно направлена наличность.Если после указания суммы в строке остается пустой промежуток, то его закрывают прочерком. В строке ниже рассчитывается приток за вычетом НДС.
В строки под основной таблицей вносят Ф.И.О. лица, от которого были приняты денежные средства, а также источник их поступления. Например, оплата за товары и услуги, возврат неиспользованной наличности, штраф и т.п.
Разного рода первичные документы, если таковые имеются, описываются в графе «Приложение». Как правило, эти бумаги выступают основанием для выписки ордера и впоследствии прикрепляются к нему.
Вся указанная в ПКО информация аккуратно дублируется на отрывную квитанцию, после чего бухгалтер или кассир заверяет документ своей подписью с её подробной расшифровкой. Здесь же указываются Ф.И.О. заполнившего бланк лица.
Образец заполнения приходного кассового ордера на выручку смотрите здесь. В нем предельно ясно представлены все нюансы оформления ПКО:
Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде
Приминая во внимание тот факт, что большинство компаний ныне ведут бухгалтерию в электронном виде, закон не запрещает заполнять и ПКО на компьютере в специальных программах.
Наиболее известными бухгалтерскими электронными сервисами ныне считаются такие разработки, созданные компаней 1С, как:
- ИНФО-Бухгалтер;
- Галактика;
- Парус;
- ABACUS и др.
Заполнить приходный кассовый ордер онлайн можно и через такие популярные сервисы, как «Мое дело», «Бухонлайн» и «СКБ-Контур». Работая в них, кассир просто оформляет записи в основной части ордера, а информация тут же автоматически дублируется на отрывную квитанцию и регистрирует документ в электронном журнале, присваивая ему номер.
Таким образом, заполнение приходных документов онлайн может обеспечить кассиру или бухгалтеру преимущества по сравнению с обычным оформлением их на бумажном носителе.
Они заключаются в следующем:
- Экономия времени, поскольку данные прописываемые единожды автоматически копируются на отрывную квитанцию и в журнал регистрации первичных бумаг.
- Возможность избежать ошибок и своевременно их исправить.
- Архив документов формируется автоматически, а, значит, в конце года можно распечатать все ПКО сразу в хронологическом порядке.
- Наличие автоматической нумерации документов позволяет исключить разного рода мошеннические операции;
- Страницы с ордерами можно хранить в формате Excel и PDF.
Если компания практикует ведение кассовой книги в электронной форме, то систему онлайн-заполнения ПКО можно связать с ней, чем обеспечить её автоматическое заполнение.
Следует отметить, что в конце года все ПКО распечатываются и подшиваются в отдельную папку, где и хранятся на протяжении 5-ти лет.
Учёт и хранение
Основными вехами в учете первичных документов на современных предприятиях являются:
- Журнал учета ПКО и РКО.
- Подшивка с приходными документами.
- Кассовая книга.
В конце каждого дня все ордера заносятся в кассовую книгу. На основании них формируется информация о притоке и оттоке средств и выводится их остаток в кассе.
Как отмечалось ранее, при выписке ПКО регистрируется в учетной книге под индивидуальным порядковым номером. В конце года именно по ней проводится сверка всех притоков средств на предприятие. После оформления все приходные документы подшиваются в отдельную папку со скоросшивателем в хронологическом порядке. В конце папки следует вставить итоговый лист, в котором за подписью бухгалтера указывается, сколько именно бумаг было оформлено за год и подшито в папку.
Стоит отметить, что кассовая дисциплина 2019 года исключает необходимость ведения ПКО и РКО фирмами, функционирующими на правах ИП. Однако с точки зрения повышения эффективности внутрифирменного учета такая практика все же весьма уместна.
По итогам финансового года журнал учета, скоросшиватель с ПКО и кассовую книгу закрывают и хранят на предприятии в течение пяти лет. Данные всех трех документов должны полностью совпадать.
Если при заполнении ордера была допущена ошибка
Порядок оформления ПКО, регламентируемых законодательством запрещает наличие любого рода ошибок в этом документе. Именно поэтому любые помарки и исправления повлекут за собой необходимость полностью переписать ордер.
В практике бухгалтерской деятельности встречаются случаи, когда ПКО оформлен без помарок, в то время как в нем имеются следующего характера несоответствия:
- Нарушены стандартные правила заполнения;
- Не везде имеются подписи уполномоченного лица;
- Неверно, неправильно или неразборчиво указана сумма.
При обнаружении этих неточностей документ также придется переоформить. Особенно актуален данный аспект для крупных предприятий, где приходные ордера оформляет кассир, а заверяет их главный бухгалтер.
Таким образом, процедура оформления приходных ордеров не таит в себе серьезных трудностей, главное вносить достоверные данные в отведенные поля и следить за правильностью оформления этих первичных документов. По итогам месяца желательно сверять все оформленные ПКО с записями в кассовой книге, дабы вовремя выявить неточности в финансовом учете компании ещё до завершения финансового года.