Руководитель небольшого бизнеса вполне может вести бюджет самостоятельно. ПРОВЕРЕНО! Если заниматься ведением бюджета регулярно, не реже одного или двух раз в неделю, то начинаешь "чувствовать" свое предприятие и, как следствие, умело балансировать между осмотрительностью и деловым азартом.
Итак, бюджет. Бюджет обычно требуется в трех случаях:
1. Вы студент и вам нужен классический БДДС.
2. Берете кредит в банке, нужен план доходов и расходов и прогноз движения денежных средств.
3. У вас реальный бизнес и вы хотите, зарабатывать больше, тратить меньше, при этом всегда видеть полную финансовую картину
.
Это разные бюджеты. Чтобы не томить ожиданием студентов и заемщиков, даем ссылку первых двух бюджетов. Скачивайте. А сами пойдем дальше. Реальный бизнес гораздо интереснее.
Скачать классический бюджет движения денежных средств. Образец.
Скачать план доходов и расходов, прогноз движения денежных средств. Образец.
Постараемся подойти к такому важному вопросу, как изучение процесса бюджетирования по старинке. Так устав Смольного института настоятельно требовал, "чтобы дети всегда имели вид бодрый, веселый, довольный и "вольные действия души". Поэтому предписывалось отнюдь не делать из наук предметов скуки, горя и отвращения, а облегчать всякими способами усвоение знаний.Для начала предлагаем скачать образец Бюджета движения денежных средств для реального бизнеса (далее по тексту "Бюджет"). В отличии от Бюджета доходов и расходов этот инструмент делает акцент не на планируемую прибыль, а на возможность практически контролировать денежный поток.
Скачать Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса. Образец.
Данный бюджет подойдет для небольшого производственного предприятия, предприятия, занимающегося оптовой торговлей или строительно-монтажными работами. Это тот случай, когда доходы и затраты лучше вести по заказам или проектам.
Бюджет выполнен в электронных таблицах Excel. Он прост в эксплуатации, не требует специальных знаний по информационным технологиям. Все расчеты сделаны на основе формулы СУММЕСЛИМН и функции "Проверка данных". В состав файла входят два основных листа: Лист "Бюджет движения ДС"и Лист "Реестр платежей".
Лист "Бюджет движения ДС" включает в себя ячейки с формулами (окрашены) с данными о фактических поступлениях и затратах и пустые ячейки (белого цвета) для планируемых данных.
Начинать работу с Бюджетом движения денежных средств следует с Листа "Бюджет движения ДС". В колонку "Проект" необходимо занести данные о заказах или проектах. Можно корректировать статьи расходов разделов "Постоянные затраты", "Финансовая деятельность", "Инвестиционная деятельность", добавлять копированием строки раздела "Проект".
Затем необходимо заполнить колонки с планируемыми данными, при этом оплаты за ТМЦ, услуги и т.д. по проектам надо проставить со знаком "минус".
Теперь в строке "Начало Банк" хорошо видны кассовые разрывы (отрицательные значения).
Переходим к Листу "Реестр платежей". В реестр платежей можно вносить планируемые к оплате документы в две очереди.
Для того, чтобы фактические данные по поступлениям корректно отражались на Листе "Бюджет движения ДС", необходимо не только выбрать «Проект»,
но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата от заказчика». Сумму прихода надо проставить со знаком «минус».
Аналогично, при оплате за товар, материалы, услуги, которые можно прямо отнести на проект, необходимо не только выбрать «Проект», но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата поставщику».
Наименование статей общехозяйственных затрат можно изменять, но для этого следует перейти на Лист "Бюджет движения ДС".
Работать можно с несколькими расчетными счетами, кассой, подотчетными суммами, при этом наименование банков можно изменить в строках 5-15, а в колонке "Сальдо" проставить первоначальные входящие остатки.
Начинать работу по разнесению фактических оплат лучше сравнив Текущего сальдо таблицы с Входящим остатком выписки банка. Аналогично, заканчивать работу сравнением с Исходящим остатком выписки банка. Это хорошая привычка, она позволяет контролировать себя.
Итак, Бюджет готов. Через неделю работы, процесс внесения фактических данных и корректировки планируемых будет занимать совсем немного времени. А Вы сможете полностью сосредоточиться на развитие своего дела, привлечении новых клиентов, повышении объема продаж и иными важными и полезными делами.
Такой Бюджет хорошо сочетается с удобным Табелем учета рабочего времени в разбивке по проектам и категориям сотрудников и его легко приспособить для целей Раздельного учета ГОЗ.
Бюджет может быть первым шагом в освоении навыков разработки финансовой стратегии. Вникнув в специфику бизнеса, разложив по полочкам все затраты, можно без особого труда перейти к более серьезным аналитическим процедурам. Так, с помощью сервиса "Финансы в кулаке" можно расписать точные действия, которые помогут решить проблемы бизнеса, сократить расходы, увеличить прибыль и ваш доход.
Введение
Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.
Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря
Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.
1) Отсутствие контроля ссылочной целостности - MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;
2) Проблема с многопользовательским режимом работы - организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;
3) Разграничение доступа и конфиденциальность - все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;
4) Повторный ввод данных - в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;
5) Ограничение на размер базы - большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.
Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод - использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:
1) Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;
2) С файлом работает не боле трех доверенных лиц;
3) У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.
Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.
Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции - например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.
Хочу также предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи - показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.
Концепция настройки платежного календаря в MS Excel
Концепция следующая:
1) Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);
2) Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;
3) Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);
4) Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);
5) Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);
6) Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;
7) Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель;
8) Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно - но рекомендую.
Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий - но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.
Создаем классификаторы
На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».
Со справочником статей ДДС есть другой нюанс - во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты» 
Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС». После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).
Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.
Важный шаг - это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто - на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.
После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.
Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.
Управление бюджетом (лимитами)
Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы - «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.
Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.
После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.
Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»
Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.
Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!
Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) - то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.
Реестр платежей
Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.
Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла - тем более, что даты легко можно вводить вручную.
В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной - т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета. Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.
Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.
ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().
Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel - там все вполне понятно расписано.
Платежный календарь
Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».
Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма». Измерения следующие:
Дата - по этой дате будут группироваться колонки
Вид - возможно четыре значения - начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.
Показатель - для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).
Контрагент - сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.
Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.
Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».
Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк - вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.
Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().
Принцип формулы расчета конечного остатка простой - берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.
Как пользоваться разработанным платежным календарем.
Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.
Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября - переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.
Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!
Все просто и эффективно!
Чтобы отчет о движении денежных средств в Excel был информативным и понятным, используйте каскадную диаграмму отклонений. Такая диаграмма очень удобна, но не входит в число стандартных диаграмм в Excel. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию по ее построению.
Чтобы проиллюстрировать отчет о движении денежных средств , используйте каскадную диаграмму отклонений . Она характеризует динамику чистого денежного потока.
Рассмотрим пример. Входящий остаток на январь у компании составлял 100 млн рублей. За месяц чистый денежный поток оказался отрицательным – 10 млн рублей, а в феврале – еще –30 млн рублей.
Шаг 1
Готовим исходные данные для нашей каскадной диаграммы отклонений . Формируем таблицу, содержащую четыре столбца:
- дата (месяц);
- положительный чистый денежный поток;
- и отрицательный чистые денежные потоки;
- вспомогательный столбец – остаток денежных средств на конец месяца (первое значение в нем – входящий остаток, см. рисунок 1).
Рисунок 1. Исходные данные
Шаг 2
Выделяем таблицу (диапазон A1:D13) и строим на ее основе гистограмму с накоплением (на вкладке «Вставка» выбрать пункт «Гистограмма», далее – «Гистограмма с накоплением»).
Шаг 3
Кликаем правой клавишей мышки по нижнему ряду данных диаграммы и делаем его невидимым. Для этого нужно выбрать в контекстном меню команду «Формат ряда данных» (рисунок 2). В открывшемся окне в категории «Заливка» указать «Нет заливки», в категории «Цвет линий» – «Нет линий». Остается нажать «ОК» – и каскадная диаграмма отклонений готова (риунок 3).
Рисунок 2. Выбор невидимой границы и прозрачной заливки
Сформировать в Excel на основе данных, выгруженных из «1С». Но многие операции приходится делать вручную. Упростить эту работу и составить отчет буквально за несколько минут можно, если сделать это в специальном шаблоне Excel .
Как загрузить данные
В шаблоне объединены четыре рабочих листа Excel. Три предназначены для выгрузки и обработки карточек счетов. Четвертый лист – сам отчет.
Первое, что потребуется сделать, – выгрузить из «1С» в формате xls карточкисчетов 50«Касса» ,51«Расчетные счета» и52«Валютные счета» , например, за период с 1 января текущего года и до текущей даты. Данные первой карточки надо скопировать в шаблон на лист «Касса», второй – на лист «Расчетный счет», третьей – «Валютный счет».
Далее для каждой проводки надо задать статью отчета и месяц. Достаточно нажать ALT+F8, в появившемся списке выбрать EnterItemsAndMonths и кликнуть по кнопке «Выполнить». Автоматически статьи присвоятся тем проводкам, которые однозначно интерпретируются (см. таблицу).
Часть строк в карточках счетов программа пропустит. Это вполне оправданно. Ведь не каждой проводке можно однозначно поставить в соответствие статью отчета о движении денежных средств. Например, проводке Дебет 60.1 «Расчеты с поставщиками» – Кредит 51 «Расчетные счета» могут соответствовать статьи «Сырье и материалы», «Техническое обслуживание и ремонт», «ГСМ». Для таких случаев наименование поступлений и выплат потребуется выбрать самостоятельно из раскрывающегося списка. Исходные данные для этого списка перечислены в диапазоне M9:M48 на первых трех листах.
КСТАТИ. Если в вашей компании этих статей больше или для них предусмотрены другие названия, то в файл надо внести изменения. .
Как сформировать отчет
Отчет о движении денежных средств размещается на отдельном листе шаблона – «Cash flow». Чтобы перенести в него данные из карточек, надо снова нажать ALT+F8, но на этот раз выбрать Cash_flow. Программа распределит исходные данные в отчете по статьям поступления и выбытия денег.
Если кликнуть по названию месяца, слева от него появятся три вспомогательных столбца – «Касса», «Расчетный счет» и «Валютный счет». В них напротив статей, по которым в этом периоде было движение денежных средств, проставлены надписи «Банк. Выписка». Щелкнув по ним, можно провалиться в проводки и посмотреть, в результате каких операций сформировалась сумма по той или иной статье.
Перечень операций, которые Excel распределит сам
Статья |
Проводка |
| Прочие поступления | Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ; Дебет 51 «Расчетные счета» , 52 «Валютные счета» Кредит 91.1 «Прочие доходы и расходы» |
| Привлечение кредитов и займов | Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 66.3 «Краткосрочные займы в рублях» |
| Выдача кредитов и займов | Кредит 58.3 «Предоставленные займы» Дебет 51 «Расчетные счета» |
| Возврат привлеченных ранее займов, включая проценты | Дебет 66.3 «Краткосрочные займы в рублях», 66.4 «Проц. по краткосрочным займам в рублях» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| НДС | Дебет 68.2 «НДС» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| Налог на прибыль | Дебет 68.4 «Налог на прибыль» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| Транспортный | Дебет 68.5 «Транспортный налог» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| Налог на имущество | Дебет 68.8 «Налог на имущество» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| Налог на землю | Дебет 68.10 «Налог на землю» Кредит 51 «Расчетные счета» |
| Отчисления на социальные нужды | Дебет |
Пример бюджета движения денежных средств в Excel, с помощью которого можно оперативно управлять ликвидностью и прогнозировать дефицит денежных средств компании. Источником информации служит бюджет доходов и расходов.
Чтобы понять, хватит ли моей компании денег до конца квартала, я использую «легкий» бюджет движения денежных средств. Пример в Excel мы разберем далее.
Бюджет движения денежных средств я строю косвенным методом на основе бюджета доходов и расходов (БДР), добавив несколько ключевых показателей. Применяю косвенный метод. о мой подход отличается двумя моментами. Первый - формирую не полный БДДС, а только по тем статьям, которые значительно меняются. Для классического косвенного метода нужен плановый баланс. Как его сделать, этот метод не рассматривает. Поэтому второй момент заключается в том, что я вычисляю нужные статьи баланса через оборачиваемость. При этом использую БДР в качестве источника информации. Далее опишу последовательность формирования «легкого» бюджета движения денежных средств и рассмотрю пример в Excel.
Как формируется бюджет движения денежных средств
БДДС можно собрать двумя методами: прямым и косвенным. Суть первого заключается в подсчете всех планируемых поступлений и выбытий денежных средств на основе учетных записей компании, то есть данный подход вынуждает произвести сплошной учет, из-за этого он трудоемок. Второй метод позволяет собрать БДДС через БДР и баланс.
Классическое построение бюджета движения денежных средств косвенным методом производится в четыре шага.
Шаг 1. По данным отчетности (форма 2 «Отчет о прибылях и убытках») определяется чистая прибыль компании.
Шаг 2. К чистой прибыли добавляются суммы статей затрат, не вызывающих в реальности движение денежных средств (амортизация, при наличии резервы под потери, отпуска и т. д.). Как правило, амортизация и резервы не выделены отдельными строками в отчете о прибылях и убытках, их значения определяются из расшифровок этих статьей отчета.
Шаг 3. Вычитаются (прибавляются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях текущих активов, за исключением статьи «Денежные средства».
Шаг 4. Прибавляются (вычитаются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях краткосрочных обязательств, не требующих процентных выплат.
Определение чистой прибыли
Сначала денежный поток я детализирую в трех разрезах: поток от операционной деятельности, инвестиционной и финансовой. При этом разделы «легкого» бюджета движения денежных средств будут содержать не все статьи классического косвенного метода. Так, например, раздел «Операционная деятельность» состоит из статей: «Чистая прибыль», «Недежные корректировки (амортизация)», «Изменение оборотного капитала»; «Инвестиционная деятельность» содержит одну статью - «Инвестиции»; «Финансовая деятельность» тоже состоит из единственной статьи «Займы и кредиты». По строке «Займы и кредиты» будут отражаться суммы полученных займов и кредитов, а также их погашение. Также с помощью этой строки я определяю будущую потребность компании в денежных средствах, которые необходимы на покрытие кассовых разрывов (все расчеты, а также пример бюджета движения денежных средств в Excel вы сможете скачать по ссылке в конце статьи).
Формирование «легкого» бюджета денежных средств косвенным методом начинается с операционной деятельности. Для подсчета денежного потока нужны данные: чистая прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала. Показатель чистой прибыли я беру из БДР (табл. 1). Неденежные корректировки - это все расходы и доходы, которые не подразумевают оттока и притока денежных средств. Я учитываю только амортизацию. Остальные неденежные операции (резервы по потерям, отпускам, взаимозачеты) отражаются как в БДР, так и в балансе, и при подсчете денежного потока через БДР и баланс по ним получится нулевой результат. Поэтому их я не включаю в расчеты.
Таблица 1. Форма отчета БДР, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация |
||||||||
|
Себестоимость |
||||||||
|
Маркетинг |
||||||||
|
Амортизация |
||||||||
|
Проценты |
||||||||
|
Налог на прибыль |
||||||||
|
Чистая прибыль |
Расчет изменения оборотного капитала
Расчет оборотного капитала по фактическим данным. Для любого планирования нужна отправная точка - то, что нам уже известно, то есть факт. Поэтому сперва я анализируют факт. Данные беру из баланса. Затем приступаю к планированию. Значение оборотного капитала вычисляю по упрощенной формуле чистого оборотного капитала . Не беру те активы и пассивы, которые несущественно связаны с операционной деятельностью, а значит, слабо влияют на его значение:
ОК = Зап + ДЗ + ДС – КЗ (1)
где ОК - оборотный капитал;
Зап - запасы, в том числе незавершенное производство и запасы готовой продукции;
ДЗ - дебиторская задолженность;
ДС - денежные средства и их эквиваленты;
КЗ - кредиторская задолженность.
Отмечу, что каждое слагаемое можно разложить на составные части. Например, запасы - на запасы сырья, готовой продукции и незавершенное производство. Но, как правило, составные части ведут себя идентично совокупности. Поэтому определите ценность такого разделения, чтобы не усложнять расчеты. В этом примере я делить не буду. Если деятельность не связана с наличными средствами и инкассацией, нет денег в пути, то из формулы можно исключить денежные средства (при расчете значений оборачиваемостей в примере денежные средства исключены, так как их величина незначительна. - Прим. автора.).
Таблица 2. Баланс, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
|||
|---|---|---|---|---|
|
Основные средства и НМА |
||||
|
Прочие активы |
||||
|
Денежные средства |
||||
|
ИТОГО АКТИВЫ |
||||
|
ИТОГО ПАССИВЫ |
Подставляю в формулу (1) данные из баланса (см. в табл. 2 на стр. 48). В результате получаю фактические значения оборотного капитала для каждого месяца III квартала:
ОК июл.15 = 684 289 + 764 136 – 51 200 = 1 397 225;
ОК авг.15 = 705 052 + 712 842 – 53 215 = 1 364 679;
ОК сен.15 = 924 126 + 798 321 – 54 987 = 1 667 460.
Определение оборачиваемости. Выявляю зависимость оборотного капитала от изменения активности компании. Для этого я его представляю через дни оборачиваемости по формуле:
ОК = Здн. × СС.ср.сут. + ДЗдн. × Реал.ср.сут. × 1,18 ДСдн. × Реал.ср.сут. – КЗдн. × СС.ср.сут. × 1,18 (2)
где Здн. - оборачиваемость запасов в днях;
СС.ср.сут. - среднесуточная себестоимость, т. е. себестоимость за период, поделенная на количество дней периода;
ДЗдн. - оборачиваемость дебиторской задолженности в днях;
Реал.ср.сут. - среднесуточная реализация, т. е. реализация за период, поделенная на количество дней периода;
ДСдн. - оборачиваемость денежных средств и их эквивалентов в днях;
КЗдн. - кредиторская задолженность.
1,18 - поправка на ставку НДС. Если надо применять разные ставки НДС, используйте в формулах средневзвешенную ставку НДС.
Пример
Закупаем сырье на сумму 150 млн рублей, НДС сверху. Из них 30 процентов сырья с НДС (10%), оставшиеся 70 процентов - с НДС (18%). Рассчитаем средневзвешенную ставку НДС.
1. 150 млн рублей × 30% = 45 млн рублей - определяем объем сырья, приобретенного компанией, с НДС (10%);
2. 45 млн рублей × 10/100 = 4,5 млн рублей - определяем сумму НДС (10%);
3. 150 млн рублей – 45 млн рублей = 105 млн рублей - объем сырья с НДС (18%);
4. 105 млн рублей × 18/100 = 18,9 млн рублей - сумма НДС (18%);
5. 4,5 млн рублей + 18,9 млн рублей = 23,4 млн рублей - общая сумма НДС;
6. 23,4 × 100/150 = 15,6 процента - средневзвешенная ставка НДС.
В формуле (2) интересуют значения Здн., ДЗдн., ДСдн., КЗдн. Они необходимы для того, чтобы на основании данных фактического периода (III квартал 2015 года) рассчитать оборотный капитал на будущий период (IV квартал 2015 года). Вычисляю данные значения, используя формулы:
Теперь сделаю расчет за фактический и плановый периоды. Данные возьму из БДР (табл. 1) и баланса (табл. 2):
Реал.ср.сут. июл.15 = Реализация за июл.15 (табл. 1) / 31 = 10 295 478 / 31 = 332 112;
СС.ср.сут. июл.15 = Себестоимость за июл.15 (табл. 1) / 31 = 5 683 774 / 31 = 183 348;
Здн. июл.15 = Зап июл.15 (табл. 2) / СС.ср.сут. июл.15 = 684 289 / 183 348 = 3,7;
ДЗдн. июл.15 = ДЗ июл.15 (табл. 2) / (Реал.ср. сут. июл.15 × 1,18) = 764 136 / (332 112 × 1,18) = 1,9;
КЗдн. Июл.15 = КЗ июл.15 (табл. 2) / (СС.ср.сут. июл.15 × 1,18) = 51 200 / (183 348 × 1,18) = 0,2
Аналогично рассчитываются значения показателей за август, сентябрь 2015 года. Далее сведу все показатели в таблицу 3. Данные Здн., ДЗдн., КЗдн. за три фактических месяца усредняю (табл. 3, столбец 5) и буду использовать как плановые показатели для следующего квартала (табл. 3, столбцы 6–8). Оборачиваемость денежных средств учитывать не буду, так как их размер в примере минимален, в других случаях нужно использовать формулу (5). Если в дебиторскую задолженность входят выданные авансы, то их нужно считать отдельно, в знаменателе будет среднесуточная себестоимость. При наличии в кредиторской задолженности полученного аванса, его тоже надо учесть отдельно, в знаменателе - среднесуточная реализация.
Таблица 3. Расчет значений оборачиваемости
|
Наименование показателя |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Средние значения оборачиваемостей |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реал.ср.сут., руб. |
|||||||
|
СС.ср.сут. , руб. |
|||||||
|
Здн., дней |
(3,7 + 3,5 + 3,5) / 3 = 3,6 |
||||||
|
ДЗдн., дней |
(1,9 + 1,8 + 1,8) / 3 = 1,8 |
||||||
|
КЗдн., дней |
(0,2 + 0,2 + 0,2) = 0,2 |
Расчет изменения оборотного капитала. Начну с вычисления величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, то есть рассчитаю на будущий период составляющие формулы (1) оборотного капитала. Для этого использую обратные формулы:
Зап = СС.ср.сут. × Здн. (7)
ДЗ = Реал.ср.сут. × 1,18 × ДЗдн. (8)
КЗ = СС.ср.сут. × 1,18 × КЗдн. (9)
Произведу расчет на основании данных таблицы 3 (столбцы 6–8).
Зап окт.15 = СС.ср.сут. окт.15 × Здн.окт.15 = 271 000 × 3,6 = 975 600;
ДЗ окт.15 = Реал.ср.сут. окт.15 × 1,18 × ДЗдн.окт.15 = 381 211 × 1,18 × 1,8 = 809 692;
КЗ = СС.ср.сут. окт.15 × 1,18 × КЗдн. окт.15 = 271 000 × 1,18 × 0,2 = 63 956.
Аналогично рассчитаю показатели для ноября и декабря 2015 года. Обобщу все расчеты в таблице 4. Теперь, подставляя в формулу (1) необходимые значения из таблицы 4, вычислю оборотный капитал и его изменение.
Таблица 4. Расчет величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей для IV квартала 2015 года, руб.
Изменение оборотного капитала представляет собой разницу между значениями расчетного месяца и предыдущего. Полученные данные обобщу в таблице 5. Положительное значение при изменении оборотного капитала говорит о вливании денежных средств в него.
Таблица 5. Расчет оборотного капитала и его изменения, руб.
Определение величины операционного денежного потока. Зная чистую прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала, вычислю операционный денежный поток:
ОДП = ЧП + А - ∆ОК (10)
где ОДП - операционный денежный поток;
ЧП - чистая прибыль;
А - амортизация;
∆ОК - изменение значения оборотного капитала за период.
ОДП окт.15 = ЧП окт.15 (табл. 2) + А окт.15 (табл. 2) – ∆ОК окт.15 (табл. 5) = 49 342 + 130 819 – 53 876 = 126 285.
Аналогично рассчитаю значения ноября и декабря 2015 года.
Свой пример бюджета денежных средств в Excel дополню расходами по инвестиционной деятельности (200 000 руб.) в каждом месяце IV квартала. И вычислю дефицит/профицит денежных средств (разница между операционным денежным потоком и инвестициями), который покажет, сколько средств нужно привлечь или их излишек. Результаты вычислений представлены в таблице 6. В примере получился отрицательный результат, который вынуждает привлечь денежные средства на его покрытие.
Таблица 6. Профицит/дефицит денежных средств, руб.
Пример бюджета движения денежных средств в Excel
Полученными данными заполняю форму «легкого» БДДС. В результате получится бюджет движения денежных средств, пример в Excel показан в таблице 7.
Таблица 7. «Легкий» бюджет движения денежных средств пример в Excel (извлечение), руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Чистая прибыль |
||||||||
|
Неденежные корректировки |
||||||||
|
Изменение оборотного капитала |
||||||||
|
Инвестиции |
||||||||
|
Займы и кредиты |
||||||||
|
ИТОГО денежный поток |
Скачать пример бюджета движения денежных средств в Excel, а также все исходные данные для его построения, можно по ссылке в конце статьи.
Таким образом, рассчитав на основе БДР всего три показателя оборачиваемости: запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей и размер инвестиций, я могу прогнозировать дефицит или профицит денежных средств на каждый месяц планируемого периода.
Дополнение БДР расчетами оборачиваемостей. Можно вообще не формировать БДДС. Например, я ограничиваюсь тем, что дополняю БДР указанными расчетами, как представлено в таблице, которую можно скачать в конце статьи. Такой расчет удобно вести в Excel. Достаточно один раз настроить форму БДР с дополнительными расчетными статьями изменения оборотного капитала, и можно видеть всю картину состояния дел в компании в прошлом и обозримом будущем.
Кроме того, этот метод позволяет легко управлять плановой ликвидностью, достаточно поменять значения оборачиваемости - и тут же видно результат. Например, предположим, что с поставщиками сырья удалось договориться на отсрочку платежа в пять дней. Этому значению приравниваем оборачиваемость кредиторской задолженности (КЗдн.). В таблице 8 в IV квартале значение кредиторской задолженности 0,2 меняем на 5, при этом автоматически пересчитываются значения кредиторской задолженности, оборотного капитала и все последующие зависимые строки. В результате получается новое значение денежного потока для IV квартала. Как видно, при реализации данной стратегии компании уже в октябре 2015 года удастся высвободить почти 1,5 млн рублей из оборотного капитала и не потребуется привлечение заемных средств.
Таблица 8. Изменение кредиторской задолженности
|
Расчет денежного потока: |
значения показателей |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация среднесуточная (Реал.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Себестоимость среднесуточная (СС.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Оборачиваемость запасов (Здн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость дебит. задолженности (ДЗдн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость кредит. задолженности (КЗдн.), дней |
|||||||
|
Запасы, руб. |
|||||||
|
Дебиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Кредиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Оборотный капитал, руб. |
|||||||
|
Изменение оборотного капитала, руб. |
|||||||
|
Операционный денежный поток, руб. |
|||||||
|
Инвестиции, руб. |
|||||||
|
Дефицит/профицит денежных средств, руб. |
Подготовлено по материалам журнала
Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях