1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:
- Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
- C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
- С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
- Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
- По заполнению регистров в определенном порядке. Каждый ответственный бухгалтер предпочитает свой способ раскладывания документов бухгалтерского учёта. Однако, всего их два:
- От первичной бухгалтерии до отчетности.
- От отчётности до бумаг первичной проверки.
В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.
Основные разновидности регистров бухгалтерского учёта
Регистры в бухгалтерии могут различаться не только по способу ведения в них учёта, но и по внешнему виду.
Так, их различают по следующим разновидностям:
- По внешнему оформлению. Существуют документы в виде:
- Книги. Самый распространённый и простой способ ведения регистров бухучёта. Они прошнуровываются, делятся на графы. Кроме того, на обложке должен расписаться главный бухгалтер.
- Карточки. Они имеют вид одинарного листа с прочерченной таблицей. Несмотря на простоту описания и заполнения, они бывают:
- Состоящие из двух граф. Они используются при расчётах с юридическими и физическими лицами. Такие карточки удобны тем, что позволяют видеть все доходы и расходы за определённый промежуток времени.
- Карточки с тремя колонками. Они рассчитаны для учёта материальных ценностей. Вместе с приходом и расходом всех товаров здесь есть ещё один столбик, где выводится итоговый остаток.
- Бланки с большим количеством граф. Они предназначены для подсчёта всех видов работ по конкретной продукции с помощью бухгалтерского учета. Они удобны тем, что позволяют рассчитать себестоимость продукции и определить уровень развития всего предприятия. Они хранятся в специальном ящике – картотеке. Причём, для того, чтобы быстро найти необходимый бланк, в ней есть алфавитный перечень.
- Свободные листы. Они хранятся в папках. Все данные оформляются на обычной бумаге. Кроме того, на них ведутся специальные записи по отчетности. Это позволяет предотвратить утрату или подмену листа либо карточки.
- Машинные носители информации. Они представляют собой дискеты, плёнки и прочее. Их минус в том, что требуется составлять ещё и бумажный оригинал документа.
- По содержанию же учётные документы финансового отчёта разделяются на:
- Отображение в денежном эквиваленте. Все операции расписываются в виде сумм денег.
- В виде . Операции подобного рода расписываются в виде корреспонденции счетов.
- Комбинированные. Операции находят отображение в разных вариантах.
Что касается основных видов, то они совпадают с категориями регистров по внешнему оформлению.
Записи же в данные регистры вносятся по одному из двух принципов:
- Приходы и расходы пишутся в одну строку.
- Все операции расписываются по разным колонкам.
Краткая характеристика налогового регистра
Наряду с ведением бухгалтерского учёта работники бухгалтерии ведут ещё и налоговый расчет. Он представляет собой систему обобщения документов для определения налога. Для того, чтобы правильно выполнить данную операцию, необходимо придерживаться следующих пунктов:
- Должны быть обработаны первичные документы. К ним относятся не только основные бумаги,но и справка бухгалтера.
- Аналитические регистры бухгалтерского отчёта. К ним относится обобщение всех данных из налогового расчёта за определённый промежуток времени.
- Необходим подсчет налоговой базы.
Кроме всего прочего, перед подачей данного документа в налоговую инспекцию, необходимо правильно заполнить форму:
- Указать наименование регистра.
- Дату, когда он был составлен.
- Перечень всех операций.
- Измеритель операций в денежном и оригинальном выражении.
- Подпись ответственного лица.
Утверждение всей формы подачи документов в налоговую происходит самим руководителем предприятия. Кроме этого, он же утверждает и отчетные данные бухгалтерского учёта.
Совпадение операций в бухгалтерском и налоговом учёте
Несмотря на кажущуюся разность операций, и в бухгалтерском, и в налоговом учёте наблюдаются некоторые совпадения.
- В первую очередь это касается первичной документации. Она присутствует в обеих видах отчета.
- Также во время:
- траты материальных ценностей;
- различных способов начисления;
- денежных расходов, направленных на перенос материальных и нематериальных ценностей на конечную стоимость продукции.
Совпадение также очевидно.
- Все дополнительные расходы и прибыль от продажи, также, находят своё отображение и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.
Все эти совпадения имеют нестабильный характер. Все зависит от рассмотрения следующих факторов:
- Правильно ли составлена первичная документация и все документы по организации и распределению товарно-материальных ценностей.
- Математические подсчёты. Сюда входят проверка правильности заполнения операциями всех бухгалтерских цветов, а также проводить выбор данных для налоговых операций.
- Проводится новая разноска операций по бухгалтерскому и налоговому учёту. В данном пункте выверяются неточности в обеих видах расчётов.
После этого, если и были какие-то погрешности учета, то они исправляются.
Любые операции, выполняемые компанией, должны быть подтверждены первичкой. Именно из нее извлекаются все нужные для учета данные. Они регистрируются и распределяются на различных счетах. Для учета они фиксируются в учетных регистрах. Последние подразделяются на множество разновидностей. Классификация их исполняется по разным основаниям.
Классификация
Учетные регистры – это таблицы, составленные по специальной форме. Они нужны для фиксирования действий организации (расчеты, поступления и прочее) на счетах бухучета. Подразделяются на виды по следующим характеристикам:
- По назначению. По этому признаку таблицы подразделяются на три типа. В хронологические таблицы сведения заносятся по мере их возникновения, однако при этом они не систематизируются. В систематические регистры информация заносится на основании счетов, на которых она размещена. Данные из этих двух таблиц связаны между собой. Существуют также формы, в которых выполняется обобщенная и систематическая запись. Они будут комбинированными. Например, такой таблицей считается «Журнал-Главная».
- По работе со сведениями. По этому признаку таблицы подразделяются на интегрированные и дифференцированные. На первой данные интегрируются, а на второй – разделяются.
- По виду. Форма таблиц может быть совершенно разной. К примеру, это карточки, книги. Первые – это бланки в виде таблицы, вторые – переплетенный документ со шнуровкой. Свободный лист – это таблица, размещенная на бланке. Это нечто среднее между карточкой и книгой. Каждая из форм подлежит особому хранению. К примеру, карточки помещаются в картотеки, а свободные листы – в папки. Для этих форм необходимо завести реестры. Нужны они для предотвращения кражи и подмены. Если документ будет утерян, его легко восстановить на основании данных реестра.
- По содержанию. Есть синтетические и аналитические таблицы. В первом варианте сведения фиксируются в обобщенной форме в денежном измерении. Данные заносятся на основании синтетических счетов. Обобщенным регистром считается Главная книга. В аналитических регистрах данные фиксируются по счетам с соответствующим наименованием. То есть отражаются детализированные сведения. В большинстве компаний применяются комплексные формы, которые совмещают в себе два типа учета (общий и детализированный).
Рассмотрим подробнее классификацию таблиц в зависимости от их вида:
- Контокоррентные. Такие карточки отличаются односторонней формой. На одной стороне размещены столбцы «Кредит» и «Дебет». Такое расположение сведений позволяет быстро сравнивать данные, анализировать состояние различных операций.
- Инвентарные. Такие карточки нужны для учета ценностей, которые есть на предприятии. В них есть эти графы: приход, трата и остаток. Они подразделяются на колонки. В документе есть норматив запаса, позволяющий определить расхождение реального объема средств, которые есть в компании, с требуемым объемом.
- Многоколончатые. Нужны для учета операций, выполняемых в компании.
Важно! Вся информация, размещенная в регистрах, должна быть достоверной. За достоверность сведений отвечает человек, который составлял и подписывал документы.
В регистры не могут вноситься незаконные корректировки. Система должна быть защищена от несанкционированных исправлений. Если нужно исправить ранее внесенную ошибку, инициируется специальная процедура. Нужно обосновать корректировку, а также заверить ее подписью. Также должна быть прописана дата внесения исправлений. Соответствующие правила оговорены статьей 10 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухучете». В этом же ФЗ указано, что сведения из регистров признаются коммерческой тайной. Если какие-либо лица будут разглашать рассматриваемые данные, за это накладывается ответственность.
Типы учетных регистров в бухучете
Существуют различные формы регистров. Каждая из них отличается своими особенностями. Перечень форм есть в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года. Это могут быть носители разных категорий. Рассмотрим типы таблиц, классифицируемые на основании своего вида:
- Книги. Это таблицы, разбитые на графы. Документы нумеруются и прошнуровываются. Они помещаются в переплет. На заключительном листе прописывается число страниц, имеющихся в книге. На этом же листе ставит свою подпись главбух и руководитель. Проставляется печать заведения. Книги становятся актуальными тогда, когда объектов учета немного. В кассовой книге регистрируются все действия, проведенные компанией. В Главной книге обобщается передвижение всех предметов бухучета.
- Карточки. Это бумаги, представленные в виде таблицы. Они отличаются рядом преимуществ. Они просто сортируются. Они наглядные и удобные в использовании. Существуют разные виды карточек. Контокоррентные документы имеют одностороннюю форму. Нужны они для учета операций с ЮЛ и ФЛ. Инвентарные формы нужны для учета ценностей. В этой форме имеется графа «Остаток». Многоколончатые формы нужны для учета трат на выпуск товара, исполнение работ. Карточки размещаются в ящиках, специально для этого организованных. Совокупность рассматриваемых документов именуется картотекой. Таблицы размещаются в картотеке в соответствии с их номерами или другими признаками: алфавитное обозначение, номера счетов.
- Свободные листы. По наружному виду они схожи с карточками. Это бланки, в которых находится таблица. Однако в этих документах можно разместить больший объем информации. Свободными листами, к примеру, являются ведомости. Основная функция таких документов – обобщение однородных сведений. К примеру, в бумагах могут обобщаться сведения об амортизации средств.
- Машинные носители. Все сведения размещаются на магнитном носителе. К примеру, это могут быть магнитные ленты, диски, дискеты. Если информация располагается на машинном носителе, нужно обязательно создавать бумажные копии документов.
Как правило, в компании используются различные формы учетных регистров.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
- Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
- Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.
Для начала, давайте рассмотрим бухгалтерские регистры и сопоставим его с законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ. Любая хозяйственная операция должна быть зарегистрирована с использованием принципа двойной записи (с помощью бухгалтерской проводки). Первичные документы служат основанием для регистрации хозяйственной операции. Информацию, которая накоплена на счетах учета, необходимо отразить в учетных регистрах.
Учетные регистры это такие таблицы, в которых группируется учетная информация об имуществе и обязательствах организации. Она может отражаться в хронологическом или в каком-либо другом систематизированном порядке.
Главное - не путать учетные регистры с объектами платформы «1С:Предприятие 8» -регистрами бухгалтерии, накопления, сведений, расчетов. Объекты платформы используются программистами для реализации алгоритмов. А учетные регистры – это отчетная форма бухгалтерского учета, которая содержит информацию о хозяйственной деятельности организации.
В существуют различные виды учетных регистров. Некоторые из них приведены на рисунке. Также каждая организация может разрабатывать и свои учетные регистры. Если учетные регистры разрабатываются самостоятельно, они должны быть утверждены руководителем.
Итак, в учетных регистрах определенным образом группируется информация о хозяйственных операциях на основании принципа двойной записи. Затем, на основании данных регистров, формируется отчетность, которую можно предоставить в контролирующий орган. Контролирующий орган может запросить какие-либо пояснения по отчетности, а организация, в свою очередь, должна предоставить учетные регистры по запрашиваемой информации. Учетные регистры могут храниться в бумажном виде и в электронном виде. Если учетные регистры хранятся в электронном виде, они должны быть подписаны электронно-цифровой подписью. Если необходимо будет предоставить такие учетные регистры в контролирующий орган, то следует приложить и бумажные копии этих электронных регистров.
Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч.4, статья 10):
● название регистра, например, Оборотно-сальдовая ведомость или «Анализ счета»
● название экономического субъекта, составившего регистр, например, название организации
● дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр
● хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, информация может быть представлена по счетам учета)
● величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения
● название должностей лиц, ответственных за ведение регистра
● подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В учетном регистре исправления могут вноситься только лицами, ответственными за ведение данных регистров. Если вносится исправление, необходимо указать дату исправления и поставить подпись и инициалы ответственного лица.
Нами наглядно был рассмотрен «ручной» способ ведения бухгалтерского учета. В реализован автоматизированный способ ведения учета. Задача пользователя – корректно внести первичные документы, а учетные регистры сформируются автоматически. А на основании данных учетных регистров сформируется отчетность. При использовании автоматизированного способа ведения учета не важно, в какой последовательности будут заполнены учетные регистры.
В соответствии с графиком документооборота первичные учетные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются последующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группировке содержащейся в них информации.
Группировочные записи производятся в специальных бухгалтерских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.
С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:
· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;
· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных документов;
· оперативный анализ движения имущества и обязательств организации.
Особенность накопления информации в бухгалтерских регистрах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчетный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из нескольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специально для этого предназначены.
Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группировки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отражен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.
Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обязательств, а также структура этого движения.
При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хозяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтерского учета.
Классификация бухгалтерских регистров.
1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологическими являются учетные регистры, в которых факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения и последовательного совершения, т. е. в хронологическом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяйственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологических регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.
К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относятся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для записей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.
Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно систематизируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.
Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, например журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регистрах показатели хозяйственных процессов формируются в денежном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синтетических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.
Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенклатурным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.
Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).
3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточки, свободные листы (ведомости).
Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования составляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие необходимые данные.
Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам материалов и готовой продукции и др.). При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспечивает контроль за их сохранностью.
Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.
Контокоррентные карточки используются для аналитического учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебиторами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.
Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой продукции на складах. Они заполняются материально ответственными лицами на основании первичных документов по движению материала определенного наименования. В карточках имеются графы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче материалов исчисляется новый остаток.
Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в местах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки однородных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номенклатурные номера. При таком расположении значительно облегчается поиск карточки конкретного материала.
Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, оказанию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Количество заполняемых граф соответствует количеству используемых статей затрат. Положительным в использовании этих карточек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.
Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюрованные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, например расчетно-платежная ведомость содержит только информацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости являются сводными учетными регистрами, которые накапливают много однородной информации.
Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.
Машинограммы - это ведомости, полученные после машинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.
4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.
В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей
Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций расположены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.
Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько колонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.
Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.
В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.
5. По способу заполнения (используемым техническим средствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (заполнение производится автоматически).
Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шариковых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целесообразно заполнять вручную, например карточки, редко используемые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).
В качестве простейших печатающих устройств используют пишущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.
Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при необходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержание данных в регистрах, но и сами формы.
Формы бухгалтерского учета
Для сбора, регистрации и обработки учетной информации используются различные виды учетных регистров. Форма бухгалтерского учета - это совокупность учетных регистров и техника (способ) отражения в них хозяйственных операций.
Формы бухгалтерского учета постоянно развиваются и совершенствуются. Однако в течение отчетного года должна использоваться только одна выбранная форма. В настоящее время основными формами бухгалтерского учета являются: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, диалого-автоматизированная.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Данная форма рекомендуется для организаций с небольшими потоками информации. Ее особенностью является то, что синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются в основном карточки, хотя могут применяться также ведомости и книги.
Сущность данной формы учета заключается в том, что на каждую хозяйственную операцию, т. е. на каждый первичный учетный документ или группу хозяйственных операций, объединенных в сводные документы (накопительные и группировочные ведомости), выписывается специальный документ, который называется мемориальный ордер.
В этом документе делают бухгалтерские записи на основании первичных бухгалтерских документов в виде проводок. Следовательно, в мемориальном ордере отражены корреспонденция счетов, суммы и дата составления проводок.
Для накопления информации используют вспомогательные накопительные ведомости. В конце учетного периода на их основе составляют мемориальный ордер. Такой вариант записей является наиболее рациональным, так как сокращает количество выписываемых мемориальных ордеров.
При данной форме учета каждая хозяйственная операция записывается только в одном мемориальном ордере. Например, если операция отражена в мемориальном ордере “Касса”, то в мемориальном ордере “Расчетный счет” она уже не записывается.
Мемориальный ордер – промежуточное звено между первичными документами и учетными регистрами.
После оформления мемориальные ордера регистрируют в хронологическом порядке в регистрационном журнале, где им присваивают порядковые номера. Правильность записей подтверждается равенством итоговой суммы в регистрационном журнале и оборота за учетный период по синтетическим счетам. После записей в регистрационном журнале информация из мемориальных ордеров переносится в Главную книгу, где она группируется по каждому синтетическому счету, причем раздельно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. В конце месяца по данным Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Ее итоги используют при составлении баланса.
Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется в карточках. В них делают записи на основании первичных документов. По данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости аналитического учета. Для контроля правильности записей проводят сверку оборотных аналитических ведомостей и оборотной ведомости по соответствующему синтетическому счету. После этого оборот по дебету и кредиту синтетических счетов сверяется с оборотами в журнале регистрации мемориальных ордеров.
После сверки данных аналитического и синтетического учета на основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют бухгалтерский баланс.
Мемориально-ордерная форма учета является несложной и наглядной. Но при этом ей присущ ряд недостатков, которые ограничивают ее применение. Основными из них являются: многократность записей одних и тех же данных, разрыв во времени синтетического и аналитического учета, перенесение большей части нагрузки работников на последние дни учетного периода, недостаточная приспособленность для составления бухгалтерской финансовой и производственной (управленческой) отчетности.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Основная особенность журнально-ордерной формы - это накопление информации первичных учетных документов и последующая ее систематизация в накопительных и группировочных ведомостях.
Сначала осуществляют регистрацию учетной информации. Для этого однородные хозяйственные операции записывают в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые называются журналами.
Запись производят на основании или первичного учетного документа, или предварительно составленной вспомогательной ведомости (при большом количестве первичных документов). Итоговые записи журналов являются оборотами за месяц соответствующих синтетических счетов Журналы одновременно служат ордерами, в которых содержатся однородные бухгалтерские записи за текущий месяц, поэтому накопительные регистры называются журналы-ордера, а форма учета - журнально-ордерная.
При этой форме учета в одном регистре совмещены накопительный журнал и хронологическая запись. По ряду синтетических счетов ведутся отдельные журналы-ордера. В групповых журналах-ордерах отражаются операции по нескольким экономически однородным счетам.
Основными учетными регистрами при данной форме бухгалтерского учета являются журналы-ордера и ведомости. Журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т. е. хозяйственные операции регистрируются в журнале-ордере по кредиту одного счета в колонке (по вертикали) в корреспонденции с дебетом другого в строке (по горизонтали). Ведомости ведутся по дебетовому признаку, т. е. хозяйственные операции регистрируются в ведомостях по дебету в корреспонденции с кредитом другого счета.
В журналах-ордерах и ведомостях заранее указывается корреспонденция счетов, что ускоряет процедуру отражения хозяйственной операции и позволяет контролировать правильность составления бухгалтерской проводки.
В ряде журналов-ордеров совмещается ведение синтетического и аналитического учета путем применения линейной (позиционной) записи. Такая форма отражения хозяйственных операций позволяет сократить время заполнения регистров и обеспечивает соответствие данных аналитического и синтетического учета.
При использовании журнально-ордерной формы журнал хронологической регистрации хозяйственных операций не ведется. Хронологическая и систематическая записи операций осуществляются одновременно как единый процесс.
Записи в журналах-ордерах производятся в течение месяца в хронологическом порядке по мере поступления первичных документов. В конце месяца все журналы-ордера закрываются, а их итоги переносятся в Главную книгу, которая является обобщающим регистром синтетического учета.
Главная книга ведется по дебетовому признаку. Порядок записи данных из журналов-ордеров таков. Для каждого счета в Главной книге предусмотрен отдельный развернутый лист. Итог по дебету счета набирается с кредита нескольких счетов различных журналов-ордеров, а итог по кредиту данного счета записывается одной суммой из соответствующего журнала-ордера за отчетный месяц. Следовательно, обороты за месяц по дебету всех счетов, записанных в Главную книгу, должны быть равны итогу оборота по кредиту этих счетов, исходя из сущности двойной записи.
Техника записи в Главную книгу контролирует правильность и полноту разноски информации по счетам. Строение Главной книги позволяет отказаться от составления оборотной ведомости по синтетическим счетам, которая характерна для мемориально-ордерной формы учета. Главная книга открывается на год и содержит начальные и конечные остатки по каждому счету и обороты за месяц. Информация, содержащаяся в Главной книге и ряде других учетных регистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.
К недостаткам журнально-ордерного учета можно отнести различное строение журналов-ордеров и ведомостей и ориентацию этой формы на ручной способ ведения учета, хотя основные принципы журнально-ордерной формы согласуются с возможностями вычислительной техники и автоматизации учетного процесса.
Применение компьютеров в учетном процессе с охватом всех участков учетных работ в бухгалтерии практически приводит к развитию новой машинно-ориентированной формы учета. Ее называют компьютерной, или диалого-автоматизированной формой учета.
Автоматизированные формы учета могут строиться на применении машин разных классов. В последние годы наиболее перспективным направлением развития автоматизированных форм учета стало применение в учетном процессе персональных ЭВМ, компьютеров непосредственно на рабочих местах в бухгалтерии на основе создания автоматизированных рабочих мест - бухгалтеров, оснащенных компьютерами.
Принципиальное отличием данного направления развития автоматизированных форм учета состоит в том, что информация обрабатывается не на вычислительной установке, а непосредственно у пользователя, т.е. в хозяйстве, и, следовательно, отпадают все неудобства, связанные с обработкой информации за пределами хозяйства. В связи со сравнительно невысокой стоимостью компьютеров, технической надежностью, простотой в эксплуатации, массовым выпуском применение их на рабочих местах в бухгалтерии становится вполне реальным уже в течение ближайших лет для большого числа сельскохозяйственных предприятий.
Автоматизированные программы – это комплексные системы оперативного и бухгалтерского учета на предприятии, пользователями которых являются предприятия и организации различных форм собственности и специализаций.
Программные комплексы представляют собой полнофункциональную многопользовательскую и многовалютную систему оперативного и бухгалтерского учета, организованную на едином информационном пространстве, с базовым принципом пополнения данных – «от первичного документа».
Ввод данных в ЭВМ осуществляется либо с первичных документов, составляемых в подразделениях и поступающих в бухгалтерию, либо путем прямого ввода информации в компьютер по специально разработанным макетам ввода с составлением в этом случае машинным способом и распечаткой аналогов первичных документов. В сельском хозяйстве, где большинство операций совершается в производственных подразделениях, предпочтительным является первый путь.
Ввод данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному.
Первый способ - с использованием машинного макета документа. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно заполнить. В эту таблицу по каждому реквизиту с документа вводится необходимая информация. При этом реквизиты общего характера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз.
Второй способ - без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходимо заполнить при переносе информации с документов. При этом на экране реквизиты документов размещаются один за другим в виде столбца. По мере заполнения они перемещаются и постепенно высвечиваются новые незаполненные реквизиты. Постоянные реквизиты, как и при первом способе, заполняются только один раз в первой записи.
Третий способ - комбинированный. В этом случае, как и в первом, на экране воспроизводится макет документа. Внизу дается запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностью. Заполненные данные по установленной команде (например, "перенос в макет") переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов.
В автоматизированной системе ведется многоуровневый аналитический учет с поддержкой двух разновидностей аналитик, первая из которых позволяет контролировать расчеты с любыми дебиторами и кредиторами, а вторая, организованная в локальных подсистемах учета – отслеживать движение материальных ресурсов по группам, номенклатуре, местам хранения и материально-ответственным лицам.
В настоящее время на рынке компьютерных технологий разработаны и применяются следующие программы по автоматизации бухгалтерского учета: «1С: Предприятие 8.0», «Инфобухгалтер», «Турбобухгалтер», «Бэст», «Галактика» и др.
В системе программ «1С: Предприятие 8.0» существует конфигурации для сельскохозяйственных предприятий и фермеров.