Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения — процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации и обеспечении сохранности БСО?
Основные правила хранения бланков строгой отчетности
Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.
Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).
Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).
Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).
Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:
- сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
- оформить акт приемки бланков;
- внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности .
Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).
В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).
Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.
Хранение бланков с помощью автоматизированных систем
«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:
- приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
- копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
- поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.
Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.
Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.
Передача бланков в распоряжение сотрудников организации
Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности .
Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.
Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?
Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?
Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).
Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.
Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:
- Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
- Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».
Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности
Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.
Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.
Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).
Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.
Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.
Инвентаризация и списание БСО
В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности . Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).
По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.
В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.
Если вы хотите первыми получать наши новости, введите свой e-mail!
05.11.2014
Бланки Строгой Отчётности (БСО) — учёт в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 (часть 1)
Что такое БСО?
Перед тем как разбираться с учётом БСО в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - сначала разберёмся с тем, что такое БСО.
Определение БСО можно найти в КонсультантПлюс в отдельной статье «Что такое БСО и когда можно их применять» (ссылка на определение БСО). Определение это простое: Бланк строгой отчетности (БСО) - это документ, который можно выдавать вместо чека ККТ при расчетах наличными или с использованием пластиковых карт за услуги, оказываемые физическим лицам (в том числе предпринимателям и подотчетным лицам) .
Но если посмотреть ситуации, посвящённые работе с БСО в том же КонсультантПлюс в информационном банке «Корреспонденция Счетов» (ссылка на Путеводитель По Корреспонденции Счетов), то увидим, что БСО - это не только документ, который выдаётся вместо чека ККТ.
К БСО так же относятся бланки трудовых книжек, бланки векселей, бланки туристических путёвок, талоны на ГСМ, топливные карты, лимитированные чековые книжки и т. д.
И наконец, если посмотреть на Инструкцию по применению Плана Счетов Бухгалтерского Учёта, то в описании забалансового счёта 006 «Бланки строго отчётности» прочитаем: « Счет 006 "Бланки строгой отчетности" предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности - квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. ».
Основные операции с БСО за время их существования
Сначала БСО откуда-то появляются. Их покупают. Готовыми или заказывают их изготовление. В КонсультантПлюс в информационных банках «Корреспонденция Счетов» и «Бухгалтерская пресс и книги» есть разные материалы, посвящённые поступлению БСО в организацию. Приведём несколько примеров таких материалов в виде списка со ссылками в КонсультантПлюс:
Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.
На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.
Основы законодательства
Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93)
. Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.
В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.
В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.
Нюансы и реквизиты для заполнения
На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:
- наименование БСО, где указывается номер и серия;
- форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
- юридический и фактический адрес предприятия;
- идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
- разновидность оказываемых услуг;
- стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
- дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
- личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).
До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.
Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.
Печать можно произвести в типографии
и самостоятельно
. Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.
При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.
Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:
- Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
- Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.
Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.
Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:
- Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
- Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
- Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).
Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.
При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.
Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО
. В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.
Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).
При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.
Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.
При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .
В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.
Типовые проводки и корреспонденция
Основой корреспонденции БСО являются:
- счет 006 , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
- Дт – оприходование бланков;
- Кт – списание с забалансового счета.
Приобретение БСО отражается на счетах:
- Дт 10 Кт 60 (поступление бланков);
- Дт 20 Кт 10 (переданы на реализацию).
Получение и выдача
Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации
. При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.
Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .
Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.
Инвентаризация и списание
Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:
- Опись основных средств ().
- Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
- Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
- Опись материалов (ИНВ-8а).
- Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).
Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.
Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.
Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.
Хранение и уничтожение
После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.
Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.
Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.
На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.
Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.
Книга учета бланков строгой отчетности - это обязательный регистр для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет.
Утвержденная форма книги носит официально название — Книга по учету документов строгой отчетности. Организации и индивидуальные предприниматели применяют ее, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:
- форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
- форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.
Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не Книгу учета бланков строгой отчетности, а Книгу по учету документов строгой отчетности.
Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.
Давайте разберемся, что такое бланки строгой отчетности: как вести учет БСО?
Учет БСО
Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать и вести учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии, например:
- изготовление ключей;
- шиномонтаж;
- химчистка;
- ветеринарные услуги;
- и прочее.
БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).
Как ведут учет бланков строгой отчетности
359-е постановление (ведение книги учетов бланков строгой отчетности регулируется этим нормативным актом) определяет требования к ведению книги. Обязательными являются такие:
- листы прошнуровать;
- пронумеровать;
- подставить подпись руководителя и главбуха;
- скрепить печатью или штампом.
Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:
- Наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1.
- Дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения.
- От кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица.
- Основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота.
- Приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп.
- Остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход.
Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения
Образец заполнения листа:
Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):
Не забудьте о важных нюансах:
- с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
- образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
- приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
- составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).
Административная ответственность
Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:
- должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
- юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.
Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.
В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.
Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.
Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.
Базовые аспекты
Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.
Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.
Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.
БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.
Наиболее существенные вопросы:
- определения;
- назначение документа;
- правовое регулирование.
Определения
Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.
В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:
- платежный терминал;
- фискальный режим;
- фискальная память;
- бланк строгой отчетности;
- книга учета (бланков);
- наличные денежные средства.
Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.
Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.
| Платежный терминал | Устройство для приема наличных. Относится к ККМ. Также, как и остальные машины подобного типа, печатает чеки и может работать без оператора. Прием наличных у населения не требует присутствия физического лица. Обязательно осуществляется регистрация соответствующим образом |
| Фискальный режим | Работа устройства с включенной фискальной памятью. Таким образом обеспечивается фиксация всех обязательных данных |
| Фискальная память | Специальная электронная память, в которой размещаются данные обо всех свершенных финансовых операциях. Главной её особенностью является отсутствие возможности вмешательства в её работу. Получение доступа к данной памяти возможно только при наличии специального сервисного кода. Он устанавливается в момент регистрации в налоговой инспекции |
| БСО | Представляет собой специальный документ, бланк строгой отчетности. Он имеет установленную действующим законодательством форму. Данные документы должны соответствовать рекомендациям заполнения. Содержит перечень данных о осуществленной операции по расчету наличными средствами. Имеется обширный перечень самых разных нюансов, связанных с данного типа документами. В первую очередь – необходимость ведения строго учета. Реализуется он путем составления специальной книги |
| Кассовая книга учета остатков бланков строгой отчетности | Включает в себя перечень данных о каждом БСО, который был выдан ИП, юридическим лицом за определенный период времени. Существуют определенные требования к формат данного документа. Книгу проверяют контролирующие органы — региональное отделение налоговой службы и иные |
| Наличные денежные расчеты | Покупка товаров, оплата услуг наличными деньгами. Именно в случае осуществления расчетов таким образом используется БСО. При безналичном расчете в БСО необходимости нет. Существует множество самых разных нюансов, связанных с процедурой формирования отчетности. Важно помнить, что нарушение основных правил приведет к возникновению административной ответственности. Она подразумевает достаточно серьезные денежные штрафы |
Назначение документа
Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.
Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:
Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.
Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.
Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .
Правовое регулирование
Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена
Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:
Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.
Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .
Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.
Порядок формирования журнала учета БСО
Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.
По возможности необходимо изучить следующие моменты:
- данные;
- как составляется;
- образец заполнения;
- нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .
Необходимые данные
На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.
В перечень такой информации входит:
Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:
- время формирования БСО;
- от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
- основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);
В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):
Как составляется документ
Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.
Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.
Оно выполняет следующие функции:
- отвечает за сохранность книги учета БСО;
- отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.
Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .
Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.
Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.
Помимо них также необходимо приложить:
- неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
- не выданные по какой-либо причине документы.
Образец заполнения
Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.
Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.
Нюансы дл ИП без работников
Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.
К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:
- в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
- утверждает документ также ИП самостоятельно;
- хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
- допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
- неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
- списание бланков осуществляется стандартным способом.
Существует множество различных особенностей, связанных с ведением учета бланков строгой отчетности.
Важно ознакомиться со всеми ними, только таким образом можно будет избежать возникновения самых разных затруднений, а также штрафов.