Оборотные ведомости (ОВ) позволяют обобщить показатели учетных регистров за месяц, подвести итоги и сопоставить полученные результаты. Данные отчеты позволяют оценить правильность ведения бухучета и корректность отражения совершаемых операций. Бухгалтерская оборотная ведомость – это один из удобных методов контроля корректности отражения проводок на счетах по итогам месяца.
Как выглядит оборотная ведомость
Внешне данный отчет выглядит как таблица, в которой последовательно отражаются сведения по всем используемым счетам с указанием месячного оборота, начального и конечного сальдо. Каждому счету посвящается самостоятельная строка, по графам которой проводится распределение показателей. Читайте также статью: → “ .ОВ состоит из граф:
- Порядковый номер строки;
- № и название счета;
- Сальдо на начало месяца с распределением по дебету и кредиту;
- Месячные обороты;
- Сальдо на конец месяца с распределением по дебету и кредиту.
Информация для заполнения берется из счетов, применяемых фирмой для отражения стоимостных показателей совершаемых операций. Конечное сальдо, указанное в ОВ по каждому счету, получается в результате следующих арифметических действий:
- Для активных счетов – Начальный остаток по Деб. + Месячный оборот по Деб. – Месячный оборот по Кред., полученный результат должен соответствовать конечному сальдо по счету;
- Для пассивных счетов – Начальный остаток по Кред. + Месячный оборот по Кред. – Месячный оборот по Деб..
По факту заполненной ОВ за месяц подводятся общие итоги по каждой графе. Полученные результаты позволяют выявить ошибки, а также установить место, где они допущены.
Компания в учетной политике закрепляет формы оборотных ведомостей, которые будут использованы при составлении ежемесячных отчетов. При желании допускается использование шахматных ведомостей, в которых показываются только месячные обороты по счетам без начальных и конечных остатков. Право организации самостоятельно определиться с той формой ведомости, которая будет наиболее удобной и наглядной. Выбор подлежит закреплению в политике фирмы. Читайте также статью: → “ .
Какие бывают оборотные ведомости
Выделяют следующие разновидности:
- По синтетическим счетам – в данном отчете последовательно показываются месячные показатели по всем счетам, входящим в рабочий план компании. Ведомость позволяет в целом оценить деятельность фирмы за месяц, сопоставить активы и пассивы, равенство которых подтверждает правильность проведенного за месяц бухучета;
- По аналитическим счетам – отчет составляется по каждому отдельному счету в разрезе по его составляющим. Подобные ведомости позволяют установить расхождения между показателями аналитических и синтетических счетов;
Ведомость по синтетическим счетам
ОВ позволяет определить, правильно ли вносились двойные записи на счета бухучета, все ли суммы были отражены корректно. По результатам подготовленной оборотной ведомости можно обнаружить расхождения и несоответствия.
Составляемые ежемесячно ОВ по синтетическим счетам позволяют сразу определять ошибки и быстро их устранять. При подведении годовых итогов формируется бухгалтерский баланс, где должно выполняться равенство имеющихся у компании активов и пассивов. Невыполнение данного условия ведет к долгим поискам ошибочных данных в учете.
Оформляемые по итогам каждого месяца ведомости позволят исключить подобную ситуацию и сократят время подготовки годового баланса. Для оборотной ведомости, формируемой по синтетическим счетам, характерно обязательно соблюдение следующих равенств по дебету и кредиту:
- Начальных остатков;
- Оборотов за месяц;
- Конечных остатков.
Соответствие указанных показателей связано с:
- механизмом формирования проводок, когда сумма фиксируется и по дебету, и по кредиту 2-ух счетов;
- особенностями оформления баланса, когда общая величина активов совпадает с общей величиной пассивов в любой момент времени.
Невыполнение равенства граф ведомости означает присутствие ошибок в учете, необходимость их поиска и исправления.
Ошибка может быть вызвана такими причинами:
- Неправильно выбраны счета для корреспонденции;
- Сумма операции не внесена единоразово в дебет и кредит разных счетов;
- Неправильно произведено суммирование месячных значений по счетам (арифметическая ошибка).
Данные оборотные ведомости применяются при формировании баланса, показатели синтетических счетов распределяются между балансовыми статьями.
Пример оборотной ведомости по синтетическим счетам
На 01.11 организация имеет такие остатки по счетам:
| № счета | Название | Остаток на 01 нояб. по дебету | Остаток на 01 нояб. по кредиту |
| 10 | Материалы | 140 | |
| 41 | Товары | 67 | |
| 51 | Р/с | 123 | |
| 60 | Расчеты с поставщиками | 187 | |
| 71 | Расчеты с подотчетными лицами | 100 | |
| 80 | УК | 243 |
Операции в течение ноября:
| Сумма | Описание операции | Дебет | Кредит |
| 100 | Введено в эксплуатацию ОС, приобретенное подотчетным лицом | 01 | 60 |
| 100 | Оплачена стоимость ОС за счет подотчетных средств | 60 | 71 |
| 72 | Поставлены на приход МЦ от поставщика | 10 | 60 |
| 72 | Оплачен счет, представленный поставщиком за МЦ | 60 | 51 |
| 36 | Оприходованы поступившие от поставщика товарные ценности | 41 | 60 |
| 192 | Переданы МЦ в производство | 20 | 10 |
Для формирования ОВ за ноябрь нужно выполнить следующие действия:
- Перенести в ведомость наименования счетов;
- Указать начальные остатки, зафиксированные на 01.11;
- Перенести суммы по совершенным за ноябрь операциям из журнала в дебет и кредит участвующих счетов;
- Посчитать конечное сальдо по каждому приведенному счету;
- Подвести итоги – суммировать значения по каждой графе;
- Сверить полученные итоговые результаты за месяц на предмет равенства начальных, конечных сальдо и месячных оборотов по кредиту и дебету.
ОВ принимает такой вид:
| № строки | № счета | Сальдо на 01нояб. | Обороты за ноябрь | Сальдо на 30нояб. | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | 01 | 100 | 100 | ||||
| 2 | 10 | 140 | 72 | 192 | 20 | ||
| 3 | 20 | 192 | 192 | ||||
| 4 | 41 | 67 | 36 | 103 | |||
| 5 | 51 | 123 | 72 | 51 | |||
| 6 | 60 | 187 | 172 | 208 | 223 | ||
| 7 | 71 | 100 | 100 | ||||
| 8 | 80 | 243 | 243 | ||||
| Итого | 430 | 430 | 572 | 572 | 466 | 466 | |
В строке «Итого» видно соблюдение равенств необходимых показателей. Нужно проверить выполнение контрольных сопоставлений между суммарной величиной кредитового и дебетового оборота, указанных в строке «итого» ведомости и итоговых показателей по оборотам из журнала учет операций за месяц. При несовпадении следует заняться поиском ошибок и их исправлением.
Своевременное формирование оборотных ведомостей позволяет минимизировать ошибки в учете и быстро устранять выявленные несовпадения. Гораздо проще найти ошибку в деятельности за месяц, чем искать ее потом при подведении годовых итогов в балансе.
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Аналитические счета удобно использовать, когда нужно провести разделение показателей для наглядного бухучета. Как правило, аналитика ведется по счетам, учитывающим взаиморасчеты с другими лицами (покупателями, поставщиками, другими контрагентами), по счетам, отражающим данные по товарным и материальным ценностям, где каждое наименование товаров или материалов учитывается отдельно.
Формируется столько аналитических счетов, сколько это необходимо бухгалтеру для получения наглядной картины осуществления деятельности организацией. Учет на таких счетах можно организовать в стоимостном и натуральном выражении. В этом случае таблицу ведомости дополняют графой для указания натурального измерителя.
Как правило, сначала формируются ведомости по аналитическим счетам, после чего с их помощью подготавливаются отчеты по синтетическим счетам.
Особенно актуальны рассматриваемые отчетные ведомости при их оформлении по данным активно-пассивных счетов, где дебетовые и кредитовые итоги за месяц позволяют правильно составить месячный отчет по синтетическим счетам. При выявлении расхождений в ОВ, сформированной по синтетическим счетам, можно, анализируя аналитические показатели, провести быстрый поиск места, где допущены ошибки.
Пример ведомости по аналитическим счетам
Организация ведет аналитику по счету 62 с разбивкой по покупателям. У фирмы 3 покупателя – ООО «Звезда», ООО «Луна» и ООО «Марс». Данные показываются в рублях, поэтому для отражения сведений за месяц удобно использовать ту же форму оборотной ведомости, которая применялась при подведении итогов по всем счетам.
На 01.11 сальдо следующие:
- ООО «Звезда» – 34000 по кредиту;
- ООО «Луна» – 18000 по дебету;
- ООО «Марс» – 24000 по дебету.
За ноябрь были совершены следующие операции, касающиеся указанных покупателей:
| № п/п | Описание операции | Сумма |
| 1 | Отгружен товар ООО «Звезда» | 48000 |
| 2 | Получена безналичная оплата от ООО «Звезда» | 4000 |
| 3 | Поступила безналичная оплата от ООО «Луна» | 18000 |
| 4 | Отгружен товар ООО «Марс» | 12000 |
| 5 | Получена безналичная оплата от ООО «Марс» | 24000 |
Оборотная ведомость по 62 счету:
| № п/п | Название покупателя | Сальдо на 01нояб. | Обороты за ноябрь | Сальдо на 30нояб. | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| 1 | ООО «Звезда» | 34000 | 48000 | 4000 | 10000 | ||
| 2 | ООО «Луна» | 18000 | 18000 | – | – | ||
| 3 | ООО «Марс» | 24000 | 12000 | 24000 | 12000 | ||
| Итого | 42000 | 34000 | 60000 | 46000 | 22000 | – | |
Основной целью предпринимательской деятельности является получение прибыли для дальнейшего функционирования и расширения бизнеса. Но часть выручки любой компании затрачивается на закупку нового оборудования, выплату зарплаты, платежи по налогам и сборам. За принимаемыми решениями и действиями, необходимыми для работы фирмы, нужен тщательный контроль. В бухгалтерском учете для этого используется распределение операций по счетам. Качественный и своевременный анализ проводится непосредственно по каждому движению. Лучшей формой контроля является формирование специализированных отчетов. Наиболее удобный отчет, позволяющий контролировать все движения по регистрам - оборотно — сальдовая ведомость по счету.
Наличие и движение денежных средств - оценка работы предприятия в целом. Для разбивки поступлений денег и произведенных затрат на предприятии используются счета:
- 51 - операции по банку.
- 50 - операции по кассе.
Формирование оборотно — сальдовых ведомостей по ним позволит отследить расходы, проверить эффективность деятельности для принятия дальнейших управленческих решений.
51 счет
Расчетный счет организации - основной инструмент ее деятельности. Через него проводятся каждодневные необходимые действия:
- расчеты с покупателями и поставщиками;
- перечисление заработной платы;
- уплата налогов и многое другое.
Каждый день банки предоставляют выписки остатков своим клиентам. Необходимо, чтобы предоставленные сведения совпадали с оценкой состояния расчетного счета, отраженной в организации.
Внимание! Счет 51 является активным, то есть на начало и конец периодов может быть отображено только дебетовое сальдо.
Для достоверного составления отчетностей и ведения бухгалтерии на предприятии ежедневно после получения выписки формируется оборотно - сальдовая ведомость.
По Дт указываются различные поступления денежных средств, например, от покупателей, по Кт - произведенные расходы за выбранный период. Проверка окончания периода заключается в сверке остатков с выпиской банка.
Данный пример свидетельствует о том, что за анализируемый промежуток времени организация получила хорошую выручку от оплаты покупателей, и это позволило покрыть имеющиеся расходы и увеличить денежные запасы.
Совет! Многие предприятия имеют несколько расчетных счетов. Формирование ведомости лучше производить по каждому отдельному банку для оперативной сверки остатков.
50 счет
Многие организации производят расчеты через кассу. Ее наличие необходимо, например, в местах общественного пользования (магазины, рестораны). Через кассу проводятся различные хозяйственные операции. Однако, законодательно установлена обязанность иметь лимит остатка кассы и сумма сверх предела относится в банк. Поэтому в настоящее время основное использование кассы - получение оплат и выдача зарплаты.
Учет движения денег в кассе регистрируется на счете 50. Все отражение поступлений и расходований происходит аналогично учету 51. В свою очередь, анализ оборотов через оборотно — сальдовую ведомость 50 счета служит проверкой по 51 счету, чтобы избежать искажения информации о финансовом состоянии. Кроме того, остаток денег в кассе позволяет проверить соблюдение лимитов. Конечное сальдо 50 совместно с 51 - отражение работы фирмы на рынке.
Учет оборудования (сч. 01)
Любой рабочий процесс требует наличия необходимого оборудования. Это могут быть не только станки, но и здания, сооружения, дорогая офисная техника. В бухучете это должно быть отражено на 01 счете.
01 счет
По действующему законодательству в налоговом учете к основным средствам (т.е. оборудованию, необходимому для обеспечения деятельности организации) относят все стоимостью свыше 100000 и сроком службы более года. Оборудование, офисная техника используется в повседневной деятельности, она приобретается не для продажи. Оборотно — сальдовая ведомость по 01 служит не только проверкой наличия основных средств на предприятии и их движения, но и является необходимым инструментом формирования налога на имущество.
Ввод в эксплуатацию новых основных средств отражается оборотами по дебету, списание (моральный, физический износ или иное) - по кредиту.
Внимание! Для правильного контроля над всем имеющимся оборудованием необходимо неразрывно анализировать две оборотно — сальдовые ведомости: как по наличию и движению самих активов, так и по начисленной амортизации за период (счет 02).
Пример формирования ведомости основных средств на практике
Компания занимается сдачей офисов в аренду. На балансе организации числится здание, автомобили и различная офисная техника. Для своей деятельности она купила в юридический отдел компьютер стоимостью 120000. Так как стоимость новой техники свыше 100000, она долговечна и будет использована для осуществления основной деятельности, данный компьютер вводится в эксплуатацию как основное средство. Сформированная оборотно — сальдовая ведомость будет представлена следующим образом:
Контроль расчетов по оплате труда (сч. 70)
Расчеты компании с персоналом по оплате труда фиксируются на 70 счете. 70 счет отражает начисления зарплаты, отпускных, прочие выплаты. Оценка начальных и конечных остатков за период позволяет вовремя отследить задолженности по оплате труда, потому что персонал - основное звено на любом предприятии. Оборотно-сальдовая ведомость в данном случае наглядно демонстрирует выплаты и начисления денежных средств. По дебету 70 отражаются выплаченные сотрудникам суммы, кредит 70 - начисленная зарплата. Для проверки 70 счета удобно формировать расчетные ведомости в произвольной форме по начислению заработной платы и сверять их с созданной ведомостью. Это обеспечит более глубокий анализ и контроль.
Контроль расчетов по краткосрочным кредитам и займам (сч. 66)
Практически любая организация для осуществления своей текущей деятельности и расширения бизнеса использует заемные средства. В бухгалтерском учете их разделяют по следующим категориям:
- Долгосрочные кредиты и займы (67 счет для обязательств больше года).
- Краткосрочные кредиты и займы (66 счет для обязательств до года).
Оборотно-сальдовая ведомость по 66 счету позволяет увидеть движение денежных средств на погашение задолженностей: уплата задолженности отражается по дебету 66 счета. Все операции идут в корреспонденции с 51 или 50 счетом. Все оформленные в периоде анализа ведомости займы учитываются в оборотах 66 счета по кредиту. Конечное сальдо позволяет наряду с ведомостями по денежным средствам принимать решение о привлечении дополнительных заемных средств или переход на собственное обеспечение.
Контроль затрат на производство (сч. 20)
Любой производственный процесс имеет прямые и косвенные затраты. Прямые издержки отражаются на 20 счете («Основное производство»). На крупных предприятиях, не занимающихся производством, 20 счет используется для затрат непосредственно на осуществление основной деятельности. Например, организации - арендодатели могут отражать на нем все расходы по содержанию здания и сдаваемых помещений.
В рассмотрении оборотно — сальдовой ведомости 20 счета необходимо учитывать следующее: все затраты на производство отражаются в оборотах по Дт:
- оплата труда работникам основного производства (Дт 20 Кт 70);
- передача материалов в производство (Д20 Кт70)
- возникающие обязательства, например, по стоимости ремонтных работ.
Внимание! При закрытии месяца затраты с 20 счета должны списываться на другие счета. Конечное сальдо в оборотно — сальдовой ведомости 20 счета может быть только при наличии незавершенного производства.
Учет материалов (сч. 10)
Счет 10 в бухгалтерском учете позволяет сгруппировать все закупаемые материалы. К нему есть несколько субсчетов, основными из которых являются:
- материалы на основную деятельность;
- хозяйственный инвентарь;
- общехозяйственные материалы (вспомогательные средства, приобретаемые для работы, например, канцелярские товары)
Материалы с 10 счета списываются в производство с использованием требований — накладных. Обороты по кредиту отражают количество и сумму использованных материалов, по дебету показывается закупка новых материалов. Оборотно — сальдовая ведомость по счету 10 позволяет контролировать процесс закупки материалов и результат их использования для осуществления текущей деятельности, также отображается остаток материалов на складах, что дает хорошую возможность принимать правильные решения о проведении новых закупок.
При учете материалов есть свои нюансы. В зависимости от выбранной учетной политики они могут списываться по средней стоимости всех закупок или по методу ФИФО (сначала списывается стоимость первых закупок).
Оборотно-сальдовая ведомость 10 счета должна быть особо тщательно контролируема. Нередко возникают такие ситуации, когда документы проводятся непоследовательно. В этом случае по конечному сальдо можно увидеть отрицательные суммы списания материалов, а это влечет за собой искажение отчетности по налогу на прибыль.
Пример формирования ведомости по счету учета материалов:
Контроль продаж (сч. 90)
Наиболее полно результат деятельности фирмы виден на 90 счете («Продажи»). 90 счет представляет собой отражение основных операций по видам деятельности организации.
90 счет имеет в своем составе несколько субсчетов, отражающих выручку, себестоимость, НДС, финансовый результат деятельности в выбранный промежуток времени.
Внимание! При закрытии месяца все субсчета 90 должны иметь нулевое сальдо (исключение 90.09 - прибыли и убытки от продаж). В конце года 90.09 должен быть также закрыт.
Формирование оборотно — сальдовой ведомости 90 счета позволяет проверить обстановку на предприятии в целом: по кредиту оборотов 90 счета отражается выручка от продаж, по дебету - себестоимость.
Контроль расчетов по налогам и сборам (сч. 68)
Главное обязательство всех организаций - уплата всех необходимых налогов и сборов. Открытие 68 счета в бухгалтерии дает возможность сгруппировать налоги, отследить задолженности. Кроме того, 68 счет позволяет сверять остатки с контролирующими органами по выпискам по налогам и сборам.
Анализ 68 счета имеет огромное значение, только своевременный контроль налогов - залог успешного ведения бизнеса и отсутствия дополнительных расходов на штрафы и пени.
В своем составе 68 счет имеет множество субсчетов, отражающих все необходимые для уплаты налоги. Формирование оборотно — сальдовой ведомости 68 счета удобнее всего производить с группировкой по субсчетам для отображения не просто общей задолженности, но и по каждому конкретному налогу. 68 счет можно проверить с выписками по перечислению денежных активов (иногда может быть проставлена неправильная проводка по субсчетам)
Контроль расчетов с разными дебиторами и кредиторами (сч. 76)
В целях отражения общей информации о взаиморасчетах с другими юридическими лицами, не включенными в расшифровке 60-75 счетов, применяется 76. На нем анализируются взаиморасчеты, связанные со следующими ситуациями:
- имущественное и личное страхование;
- претензионные расчеты;
- дивиденды и др.
Пример: оборотно - сальдовая ведомость 76 может отражать по кредиту необходимые к уплате страховые платежи, по дебету - перечисление этих сумм. Конечное сальдо 76 счета позволяет отследить задолженности и принять решения о перераспределении денежных средств на различные расчеты.
Сформированные оборотно — сальдовые ведомости по основным счетам позволяют четко и точно оценить не только эффективность деятельности предприятия, но и проверить правильность ведения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Оборотная ведомость (или оборотно-сальдовая ведомость) — один из ключевых регистров современного бухгалтерского учета. Рассмотрим некоторые нюансы составления оборотной ведомости в нашей статье.
Классификация оборотных ведомостей
Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
Т. е. такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в 3 основных вариантах:
- ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
- оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
- оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.
Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:
- сальдо на начало периода;
- обороты по дебету;
- обороты по кредиту;
- сальдо на конец периода.
Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.
Оборотная ведомость по синтетическому счету 71: особенности формирования
Предположим, сотрудник организации Иванов получил от своего работодателя наличные деньги в размере 10 000 руб. на хозяйственные нужды, а его коллега Петров — командировочные в сумме 20 000 руб.
Через неделю Иванов отчитался об использовании денежных средств, предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 9 000 руб. Петров принес работодателю аналогичный комплект на сумму 19 000 руб.
Как будет выглядеть оборотная ведомость по счету 71, отражающая указанные хозяйственные операции?
Оборотная ведомость представляет собой таблицу, графы которой имеют следующие наименования:
В 1-м столбце оборотной ведомости фиксируются, таким образом:
- синтетический счет;
- субсчет, по которому учитываются операции, если он введен в применяемый план счетов (в нашем случае он введен и имеет обозначение 71.01);
- аналитические признаки данного субсчета (могут быть любыми; для 71 счета это фамилии сотрудников, которым выдаются наличные).
Заполнение граф оборотной ведомости происходит на основании данных первичных учетных документов по отвечающим этим документам бухгалтерским проводкам. Если бухучет ведется вручную, то в оборотную ведомость в хронологическом порядке вносится каждая из фиксируемых в бухучете операций. В бухгалтерских программах этот регистр формируется автоматически.
ОСВ по счету 71: образец заполнения с проводками
Для нашего примера сначала фиксируется факт выдачи Иванову и Петрову денежных средств в размере соответственно 10 000 и 20 000 руб. Данным операциям соответствуют проводки:
- Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 10 000 руб.;
- Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 20 000 руб.
Отразим их в оборотной ведомости:
- вписываем суммы 10 000 и 20 000 руб. в столбец «Дебет» напротив соответствующих аналитических признаков субсчета (таковыми выступают фамилии сотрудников Иванов и Петров);
- складываем 2 имеющиеся цифры, формирующие дебет субсчета 71.01, и указываем в оборотной ведомости получившуюся итоговую сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив данного субсчета;
- если иных операций по синтетическому счету 71 не осуществлялось (условимся, что это так), дублируем сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив счета 71.
Как только Иванов и Петров принесут свои авансовые отчеты и чеки, оформляем проводки:
- Дт 10 Кт 71.01 — на сумму 9 000 руб.;
- Дт 26 Кт 71.01 — на сумму 19 000 руб.
В оборотной ведомости:
- вписываем 9 000 и 19 000 руб. в столбец «Кредит» напротив фамилий сотрудников;
- складываем цифры по кредитовым операциям, а получившееся значение 28 000 руб. вписываем в столбец «Кредит» напротив субсчета 71.01, а также основного синтетического счета 71.
Если начальное сальдо равно нулю, то для того, чтобы определить сальдо на конец периода и указать его в оборотной ведомости, нужно вычесть из больших значений, указанных в столбцах под ячейкой «Обороты на конец периода», меньшие. Если 1-е зафиксированы в столбце «Дебет», а 2-е — в столбце «Кредит» (как в нашем сценарии), результаты фиксируются в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода». В данном случае оно состоит:
- из 1 000 руб. по отчетам Иванова (вписываем данную сумму напротив фамилии Иванов);
- 1 000 руб. по отчетам Петрова (фиксируем напротив фамилии Петров).
В свою очередь, в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив субсчета 71.01 суммируются показатели всех аналитических признаков субсчета. То есть в нашем случае мы зафиксируем здесь сумму 2 000 руб. Дублируем это значение в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив синтетического счета 71.
Таким образом, по итогам операций в оборотной ведомости фиксируется дебетовое сальдо по счету 71. Его общая сумма — 2 000 руб.
Готовый образец оборотной ведомости с отражением вышеприведенных операций будет выглядеть так:
|
Счет (субсчет) / Аналитические признаки субсчета |
Сальдо на начало периода |
Обороты за период |
Сальдо на конец периода | |||
Оборотно-сальдовая ведомость - официальный документ, являющийся доказательством совершения хозяйственных операций. На его основании готовятся другие акты, предоставляемые в контролирующие органы. Аудиторы уделяют ему особое внимание, и ошибка в документальном оформлении может дорого обойтись.
Особенности документа
Вся информация о счетах, которые были применены в отчетный период, заносится в специальную таблицу. В ней должна быть указана дата, номер счета, дебетовый и кредитовый обороты, начальное и конечное сальдо. Получилось не что иное, как оборотно-сальдовая ведомость, с помощью которой формируется бухгалтерский баланс. Рассматриваемый документ может иметь разный вид: по синтетическим, аналитическим счетам, шахматный. Предприятие выбирает для себя оптимальный вариант в зависимости от степени практичности и удобства.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость
Составление документа по синтетическим счетам базируется на использовании двойной записи. В нем должны быть написаны все используемые на предприятии счета обобщенных сведений о наличии и движении активов, имущества, обязательств. Для каждого счета предназначена отдельная строка, в которой следует указать начальное и конечное сальдо. В случае, если денежных операций по какому-либо из счетов не было произведено, указывается только значение остатка средств в начале и конце рассматриваемого временного интервала. Существует один важный принцип: оборотно-сальдовая ведомость составлена правильно, если соблюдаются следующие условия:
а) сумма дебетовых начальных сальдо по счетам равна кредитовой;
б) величина дебетовых оборотов по счетам равна кредитовым;
в) итог сальдо на конец года по дебету должен быть таким же, что и по кредиту.
Оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету
Аналитические счета могут вестись в натуральном и денежном выражении. Необходимы для подробного учета активов и их источников.
Они характеризуют не только общую стоимость, но и вид, наименование, количество, категорию и прочее, уточняя данные синтетических счетов. Аналитический учет необходим для того, чтобы контролировать сохранность материальных ценностей.
Пример аналитического учета
На предприятии ООО «Звезда» требуется выполнить аналитический учет счета 71 (расчеты с подотчетными лицами). Тогда к нему создаются аналитические счета по фамилии, имени и отчеству сотрудников: Алексеев В.В. , Волкова М.И., Свиридов А.А, Мельников Ф.Ф., Петухова В.В., Федотова А.А., Федоров О.А. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 будет иметь следующий вид:
Начальное сальдо | Конечное сальдо |
|||||
Наименование счета | ||||||
Алексеев В.В. | ||||||
Волкова М.И. | ||||||
Свиридов А.А. | ||||||
Мельников Ф.Ф. | ||||||
Петухова В.В. | ||||||
Федотова А.А. | ||||||
Федоров К.И. | ||||||
Следует иметь в виду, что такая ведомость не будет содержать три пары одинаковых итогов, потому что она показывает не взаимосвязь между операциями, а раскрывает движение денег по определенному синтетическому счету.
Выучить бухгалтерский учёт нельзя. Его нужно понимать и исполнять. И также необходимо постоянно следить за изменениями нормативной базы, чтобы своевременно скорректировать порядок отражения отдельных операций. Результатом каждого отчётного периода является составление сальдовой ведомости и сведение баланса за месяц, квартал, год. На основании этих документов строится вся отчётность, поэтому знать правила заполнения оборотной ведомости должен каждый бухгалтер. Разобраться в них новичкам поможет образец ОСВ с пошаговой инструкцией по её составлению.
Как новичку разобраться в бухгалтерском учёте
Далеко не все правила ведения бухучёта регламентированы нормативными актами. В основе большинства операций находятся первичные бухгалтерские документы: акты, справки, накладные, чеки, приказы и т. п. Для первичных документов предусмотрены унифицированные формы и рекомендуемые образцы. Форма унифицированного документа утверждена соответствующей инструкцией и может изменяться только в виде внесения дополнительных реквизитов . Список большинства таких форм с примерами оформления можно найти по этой ссылке .
Чем унифицированные документы отличаются от обычных
Обычные документы могут видоизменяться с учётом специфики предприятия или заполняться в произвольной форме. Унифицированные формы не могут изменяться. Это регламентируют ФЗ № 402-ФЗ «О бухучёте» от 06.12.2011, вступивший в силу с 01.01.2013, и Постановление Правительства РФ № от 08.07.1996. Формы первичных документов внесены в «Альбом унифицированных форм первичных документов», согласованный Минфином и утверждённый Госкомстатом РФ. Последние изменения в Закон 402-ФЗ внесены 23.05.2016 на основании ФЗ N 149-ФЗ. Перемены коснулись деятельности бухгалтерий государственных организаций.
Как понять основы бухучёта
Для работы все виды возможных доходов, расходов и сделок закодированы по счетам. Виды счетов бухгалтерского учёта:
- синтетические;
- аналитические (субсчета).
Разница между ними состоит в степени детализации. Процесс кодировки счетов начался ещё в 1968 году, когда письмом ЦСУ СССР № 130 было утверждено первое «Положение…». После этого рекомендации менялись несколько раз.
Для примера можно привести аналитический учёт офисного имущества: стол, стул, шкаф и т. д. Эти предметы можно объединить в понятие мебель и пропустить по соответствующему субсчету одной строкой. Калькулятор, компьютер - проходят по аналитическому счёту, а в субсчёте они отразятся в графе «Технические средства». Всё вместе будет отнесено к синтетическому счёту «Основные средства». Это статья 01 по коду бухучёта. Пример содержит очень разные по оценочной стоимости категории, но он даёт представление о структуре бухгалтерского учёта.
Что показывает номер счёта
Код счёта может содержать до семи цифр. Первые две цифры от 01 до 99 включают все возможные операции по бухгалтерскому учёту. А понятие «прочие» и наличие свободных кодов делают эту систему универсальной. Две первые цифры и составляют перечень синтетических счетов в редакции Приказов Минфина РФ № 38-н от 07.05.2003 года, № 115н от 18 сентября 2006 г. и № 142н от 08.11.2010 года.
Этим же письмом предлагается ряд субсчетов, которые кодируются третьей и четвёртой цифрами кода. Субсчета можно детализировать, а аналитические счета полностью отданы на откуп руководству компании. На практике - опыту главного бухгалтера. Процесс формирования номенклатуры кодов для предприятия по условиям его деятельности - распространённая задача для студентов бухгалтерского отделения.
Составление баланса и разноска операций
Первая работа, которую усваивает начинающий бухгалтер - это разноска проведённых компанией операций по сделкам и договорам. Она осуществляется двойной записью, при которой дебет по одной статье обязательно будет кредитом по другой. Например, снятие денег с расчётного счета и передача их в кассу предприятия для выдачи заработной платы сотрудникам проводятся по разделу 5: статья 51 - расчётный счёт (кредит на сумму снятия), 50 - касса (дебет на ту же сумму). Таким способом в бухучёте отражаются все сделки.
В итоге за любой период сумма всего дебета должна равняться всему кредиту. Это и есть баланс - конечная цель бухгалтера в конкретный промежуток времени. Иначе и быть не может, ведь деньги не возникают просто так и не исчезают бесследно. Но между разноской и балансом есть очень важная промежуточная операция - составление ОСВ.
Как выглядят оборотная и сальдовая ведомости
Прелесть операции состоит в том, что термина «оборотно-сальдовая ведомость» в природе не существует, но о нём знают все бухгалтеры. Точнее, термин фигурировал в законодательных актах и инструкциях где-то до 1990 года, после чего потерялся. В приказе Минфина России от 28.12.2001 за № 119н, используются два понятия: оборотная ведомость и сальдовая ведомость, различие между которыми заключается в фиксации прихода и расхода товаров и материалов.
На практике налоговики, ссылаясь на приказы № ММВ -7–6/465 от 29.06.2012 (в редакции от 28.11.2016) и ФНС № ММВ-7 – 6/643 от 28.11.2016, часто наряду с первичными учётными документами требуют именно оборотно-сальдовые ведомости (ОСВ), структура которых устоялась и приняла общепризнанные форматы.
Что показывает ОСВ
Под оборотно-сальдовой ведомостью следует понимать бухгалтерский документ (в виде таблицы), который содержит остатки фондов и средств в денежном выражении. Дебет - кредитовое движение постатейно, за определённый период и остатки на конец периода времени (обычно месяц, квартал, год). Оборотно-сальдовой ведомостью формируется бухгалтерский баланс и проверяется разноска по счетам на наличие ошибок . ОСВ могут составляться как для аналитических счетов (по одному конкретному счёту), так и по предприятию в целом (по синтетическим счетам).
Образец оборотно-сальдовой ведомости по конкретному счету
ОСВ по отдельному счёту учёта позволяет увидеть движение средств или имущества по отдельным статьям затрат или доходов. И также в ней можно увидеть начальное и конечное сальдо счёта в целом и каждой статьи в отдельности.
Как заполнять ОСВ для предприятия: пример
Главное и единственное требование - нулевой баланс по завершении периода отчётности. Это означает, что разность между дебетом всех счетов и кредитом всех счетов должна быть равна нулю.
У бухгалтерии две задачи - вести учёт в соответствии с требованиями контролирующих органов и обеспечивать адекватную финансовую информацию руководителям компании. Соответственно, принятая форма ОСВ должна содержать тот объём данных и такую детализацию по счетам, которая удовлетворит всех.
До недавнего времени форма ОСВ разрабатывалась бухгалтерией и утверждалась руководителем компании, но в последние годы общепринятой считается «оборотка», полученная печатным способом из программы 1С. Образцы всех бланков и форм оборотной ведомости можно найти на официальных и проверенных сайтах.
Аналитический и синтетический учёт: заполнение «шахматки»
Некоторые бухгалтеры предпочитают оборотной ведомости так называемую шахматную ведомость. Это разновидность ОСВ, которая отличается по форме заполнения. По вертикали рисуются все счета по кредиту, а по горизонтали - по дебету. Суммы операций указываются на пересечении строк и столбцов .
Цель «шахматки» та же, что и у обычной ОСВ. Такая структура позволяет анализировать доходную и расходную части баланса, определять налоговую базу за любой промежуток времени. Пример определения кореспондирующего счета по любой из проводок приведён ниже.
Иногда составлению оборотно-сальдовой ведомости предшествует заполнение карточки счетов (т. н. рисование самолётиков). По каждому счету рассчитывается дебет и кредит. Это выглядит как крылья самолёта: дебет слева, кредит справа. В теории такой рисунок позволяет легче заполнять ОСВ и находить ошибки. На практике, чтобы выполнять операцию, не нужно заполнять карточки счетов. Опытные бухгалтеры стадию «самолётиков» всегда пропускают.
Как нужно анализировать ОСВ
Анализ оборотно-сальдовой ведомости довольно прост: все статьи указаны в расшифровке кодов. Нужно только максимально закрыть все возможные счета на конец анализируемого периода. Например, большой остаток на счету 10 «Материалы» свидетельствует о затоваривании по поставкам сырья (или недоработке бухгалтерии). Сальдо всегда оценивается по нарастающему итогу.
Где посмотреть выручку компании
Поступление выручки и списание себестоимости продукции (работ, услуг) проходят по счетам 90.01 и 90.02. Компании на общей системе налогообложения начисляют НДС на свою продукцию на счёте 90.03. И также на счёте 90.08 отражаются управленческие расходы. Анализируя эти счета, можно определить прибыль компании до налогообложения.
Порядок учёта НДС
Для любого руководителя важно не забывать следить за оборотами по счетам 50 и 51, отражающим движение наличных и безналичных денежных средств. Специалисту по налогообложению следует регулярно контролировать остатки по счетам 19 и 68, на которых учитываются расчёты по налогам, в частности, по НДС.
Как посчитать прибыль и убыток по ОСВ
Для расчёта прибылей и убытков в оборотно-сальдовой ведомости предусмотрен счёт 99, к которому открыты субсчета, детализирующие расчёты. Руководителю стоит запомнить, что дебетовый остаток на счёте 99 означает итоговый убыток компании, а кредитовый остаток - чистую прибыль.
Существует множество бухгалтерских программ, которые требуют только разноски операций. Правильность ведения учёта в них отслеживается автоматически, что очень удобно, особенно для начинающих бухгалтеров. Как правило, эти программы привязаны к первичным документам и договорам и выполнены на базе Excel. Самой популярной является программа 1С.
Если вести учёт в программе 1С, то работать становится легко и интересно. Разносите операции по счетам, а баланс программа вам составит сама. Нужно только правильно читать его, находить случайные ошибки и своевременно их исправлять. Кроме того, имеется масса дополнительных возможностей, которыми рекомендуется пользоваться не только бухгалтерам, но и руководителям для ведения управленческого учёта.