Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.
Как ввести новую должность в штатное расписание?
Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.
В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:
- Выявить необходимость во внесении изменений;
- Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
- По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.
Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?
Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.
Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:
- Объемы работ были увеличены;
- Внедрены дополнительные технологии или направления;
- Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.
Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание
Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.
Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.
В примере обоснования указывают:
- Количество ежегодно формируемых дел;
- Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.
Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец
Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.
В приказе указываются следующие пункты:
- Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
- Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
- Название вводимой вакансии;
- Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.
Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности
Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:
- Расчет объемов образовавшихся работ;
- Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
- Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.
Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке
Структура организации, ее штатный состав и численность закрепляются в нормативном документе, а именно, штатном расписании . При необходимости внесения поправок должен быть издан приказ об изменении численности сотрудников.
Основания и подготовка внесения изменений
Расписание штата формируется исходя из поставленных задач компании, наличия объема труда, основных средств и иных показателей, позволяющих определить нужное количество сотрудников и окладную систему, соответствующую законодательным нормам.
В процессе деятельности организации ее структура может претерпевать некоторые изменения :
- ускоренное развитие;
- реорганизация;
- появление новых видов деятельности;
- увеличение или уменьшение объема работ;
- недостаток или излишки в специалистах.
Экономика страны вносит свои коррективы в бухгалтерские документации предприятий, включая поправки в федеральное законодательство и МРОТ.
Основания для внесения изменений в расписание штата с соответствующей процедурой действий:
| Основания | Подготовка | Ознакомление сотрудников |
|---|---|---|
| Введение новых должностей | Приказ с содержанием новой информации: Дата внесения коррективов; Наименование должности; Количество штатных единиц | Не предусмотрено |
| Исключение вакантных должностей | Приказ об исключении штатных единиц с содержанием новых данных: Дата вступления изменений; Должность; Количество исключенных единиц штата | Не предусмотрено |
| Сокращение штата | уведомление работников о проведении процедуры сокращения; Создание приказа об исключении количества сотрудников; Утверждение нового штатного расписания | Письменное уведомление сотрудников за два месяца до вступления в силу нового штатного расписания, предложение вакантных должностей уволенным работникам |
| Увеличение оклада | Составление приказа об изменении штатного расписания с указанием новых условий труда и окладной части | уведомление сотрудников за два месяца до вводимых изменений; Предложение другой работы при обнаружении несогласия работника; Расторжение договора при несогласии сотрудника с предложенными вариантами условий труда |
| Новое название должности и подразделения | Создание приказа с указанием даты и нового названия | Письменная форма уведомления за два месяца, предложение альтернативных условий или прекращения действия договора |
Расписание штата может претерпевать изменения и по другим основаниям, если на это нашлись объективные причины у руководителя организации.
Учитываются некоторые особенности :
- из штата можно исключать только те должности, которые не заняты человеком, то есть считающиеся вакантными;
- при изменении названия должности или отдела сотрудники должны быть об этом осведомлены с внесением соответствующей записи в трудовую книжку;
- изменения по оплате труда дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.
Руководитель вправе в течение года вносить неограниченное количество изменений . Важно соблюдать нормы законодательства и своевременно оповещать трудовой коллектив о любых поправках.
Приказ об изменении штатного расписания позволяет несущественно откорректировать документ
в связи с возникновением различных производственных ситуаций. При необходимости внесения значительных поправок утверждается полностью новое штатное расписание.
К необходимости создания нормативного документа можно отнести:
- определение организационной структуры предприятия;
- установление системы оплаты труда исходя из занимаемой должности сотрудников и их квалификации;
- контроль над численностью штатных единиц.
После проведения мероприятий по анализу фонда оплаты труда, наличию вакантных должностей выявляется экономическое обоснование необходимости внести изменения в штатное расписание того или иного отдела.
Если руководитель одобряет внесение коррективов, то он дает устное распоряжение секретарю, бухгалтеру или кадровому специалисту о подготовке приказа. После его детального изучения документ утверждается руководителем, ставится подпись и печать.
Законодательная база
Работодатель обязан ежемесячно подавать сведения в органы службы занятости о наличии вакантных должностей.
Предусмотрено соблюдение и других норм закона, а также Трудового кодекса РФ:
- допускается применение формы установленного образца (Т-3);
- трудовые отношения возникают на основании нормативных актов, включая штатное расписание;
- название должности работника должно соответствовать его обязанностям, прописанным в соответствующем приложении к трудовому договору.
Минтруда РФ обязывает руководителей создавать штатное расписание и вносить изменения в документ с соблюдением ЕТКС, тарифных ставок, надбавок и уровня МРОТ.
При издании приказа об изменении штатного расписания предыдущий документ не утрачивает свою силу, а поправки являются лишь дополнением к нему.
В организациях, где численность сотрудников небольшая, функция по составлению и изменению штатного расписания возлагается на специалистов из бухгалтерии или кадровой службы. В более крупных организациях создается департамент труда и заработной платы .
Индивидуальный предприниматель может самостоятельно создавать приказы о корректировке штатного расписания. В любом случае принятие решения о внесении изменений возлагается на руководителей организаций.
Состав и структура документа
Нормативный документ, на основании которого происходят поправки в штатном расписании, может быть составлен в произвольной форме с обязательным содержанием в нем конкретных реквизитов :
- полное название организации или филиала;
- дата составления;
- обязательно указывается название документа «Приказ»;
- присвоенный порядковый номер;
- основания внесения поправок с их перечислением;
- дата вступления поправок в силу;
- ФИО ответственных, включая и список рассылки;
- ФИО сотрудника, должность и оклад.
За основу можно взять форму Т-3. Допускается вносить коррективы. На приказе ставится подпись руководителя и печать организации.
Разновидности изменений
Все приказы имеют идентичную формулировку. Разница лишь заключается в разновидности изменений, послуживших причиной для его составления.
Увеличение окладов
Законодательство не одобряет понижение уровня денежного поощрения труда работникам. Исключением может являться лишь сокращение штата. Разрешается вносить коррективы по изменению величины заработка в большую сторону сразу нескольким сотрудникам.
День вступления в силу не обязательно должен совпадать с датой утверждения приказа. В первой части документа обосновывается цель внесения дополнений, а во второй описываются все распоряжения.
Переименование должности
При смене названия должности составляется письменное обоснование . Это правило не касается вакантных должностей.
Исключение или введение должности
Если штатные единицы долгое время остаются вакантными, то целесообразно их исключить из расписания штата. Формулировка обоснования может начинаться с фразы: «в связи с производственной необходимостью».
При введении должности в штатное расписание документ составляется идентично предыдущему. Если должности одинаковые среди нескольких отделов, необходимо указывать каждое их название в отдельности .
Сокращение штата
В этом случае происходит выведение вакантных единиц предприятия. Важно предупредить о данном мероприятии своих сотрудников не позднее двух месяцев . Составляется приказ о корректировке штатного расписания с соответствующим номером. Указывается причина сокращения численности.
В документе перечисляются члены комиссии, которые следят за правильности оформления документации, изданием и вручением уведомлений сотрудников, попавших под сокращение.
Утверждение нового расписания
Утвердить новое штатное расписание может только руководство предприятия . Создается приказ с необходимости ввести в действие новый документ от конкретного числа. Назначается ответственный за подготовку необходимой документации и контроль по исполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью утрачивает свою силу.
Новое расписание имеет свою актуальность, когда структурное подразделение ликвидируется или увольняется множество сотрудников. Если изменениям подвергаются несколько должностей, то этот вариант уже не подходит, и целесообразнее утвердить дополнительное соглашение.
Другой метод начисления доходной части
При необходимости изменения способа начисления заработной платы по одному или нескольким сотрудникам путем замены оклада на тарифную сетку или наоборот издается соответствующий приказ .
Это может быть связано с появлением частых переработок, увеличением продолжительности трудового дня, сменой более легкой работы на тяжелые условия. Для оптимизации ведения учета отработанного времени вносятся соответствующие коррективы в расписание штата .
Если сотрудник за и если против
При принятии решения внесения любых изменений, касающихся трудовой деятельности сотрудников, их необходимо об этом уведомить и получить соответствующее согласие.
Если работник не возражает, то осуществляются следующие действия :
- подготавливается соглашение к контракту;
- издается приказ о переименовании должности или внесения иного изменения;
- вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Сотрудник не согласен, тогда руководитель действует в рамках ст. 74 ТК РФ :
- альтернативная вакансия и условия труда;
- если эти варианты не подходят, то договор прекращает свое действие и утрачивает силу;
- при обнаружении угрозы массовых увольнений работодатель вправе ввести режим неполного рабочего дня на срок до шести месяцев.
При расторжении трудового договора сотрудники имеют право на получение денежной компенсации.
Особенности хранения
Все приказы, издающиеся в рамках одной организации, являются общими . Допускается их регистрация и присвоение порядкового номера.
Условия по хранению :
- заводится отдельная папка для хранения приказов в целях соблюдения конфиденциальности;
- руководство всегда должно иметь доступ к папкам.
Сроки хранения оговариваются законодательством и временем существования предприятия. Как только организация перестанет существовать, документ также утрачивает свою юридическую силу.
Порядок изменения штатного расписания в 1С представлен в данной инструкции.
Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание?
Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, что на государственных предприятиях оно разрабатывается и оформляется строго в соответствии с установленными правилами, а на частных предприятиях в более свободной форме.
От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива , где количество штатных единиц на выполняемую работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», в то время как в соседнем отделе за те же деньги работают «не поднимая головы».
Как организовано предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, какое количество людей занято какими работами, сколько получают – всю информацию можно получить из этого документа.
Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.
При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.
Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:
- код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
- название организации, как оно записано в учредительных документах.
- дата составления штатного расписания и присваивается номер, на начало года обычно это номер один, но возможна нумерация и по годам. Даты составления и утверждения могут не совпадать.
Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно .
Период действия штатного расписания
Обычно штатное расписание утверждают на год.
Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.
- В самой таблице в первой графе пишется название структурно подразделения и его код, если их много на предприятии
- В третьей графе перечисляются все должности для каждого структурного подразделения, начиная с управляющего звена и заканчивая работниками с указанием квалификации, степени, разряда
- Во четвертой графе указывается количество штатных единиц на данную специальность с данным уровнем квалификации, минимально от четверти ставки и больше, их может быть несколько
- В пятой графе указывается соответствующий должности размер оклада на одного человека
- В следующих графах указываются всевозможные ежемесячные надбавки,за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и другие.
По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.
Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.
Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.
Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.
Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.
Все названия структурных подразделений, должностей, надбавок для государственных предприятий должны быть взяты только из соответствующих утвержденных перечней,неправильно вписанная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии. Размеры окладов не могут быть меньше утвержденного минимума.
Когда необходимо внести изменения в штатное расписание?
Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.
Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.
И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании .
Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составлять новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и оно получает другой номер.
Что представляет собой приказ о внесении изменений в штатное расписание?
1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:
- название организации, город, дата приказа, его номер.
2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.
3. Указывается причина, по которой происходит изменение . Звучит это так:
- В связи с улучшением структуризации,
- В связи с совершенствованием предприятия,
- В связи с увеличением количества указанных услуг и т.д.
ПРИКАЗЫВАЮ:
5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем
. Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.
Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.
Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.
При изменении окладов и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.
Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК.
Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.
Чем важны изменения в приказе?
Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.
При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.
Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством , в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.
Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть .
Кто занимается составлением приказов?
Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.
Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует расходы на зарплату, что способствует правильному планированию процесса, распределению кадров, и, в конечном итоге, сказывается на эффективности работы организации.
Должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.
Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания , уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.
О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео:
И, соответственно, приказ о его утверждении. Это не зависит от формы его собственности. При необходимости к общему числу обязательных документов добавляется еще и приказ о изменении штатного расписания. Зачем он нужен и для чего составляется? В этом надо разобраться.
Причины внесения изменений
Для начала стоит отметить, что основной трудовой закон (ТК РФ) не требует наличия самого штатного расписания как такового. Но комитет по статистике России внес этот документ в список обязательных бланков, необходимых для учета труда и оплаты на любом предприятии страны.
В силу различных факторов штатное расписание может корректироваться. Все изменения подобного рода должны обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. Из довольно большого количества можно выделить несколько общих причин, в силу которых необходимо проводить подобного рода мероприятия:
- Изменение существующих и окладов, а также дополнительных выплат и различных надбавок. Это происходит главным образом после изменения в законодательстве или в результате улучшения работы предприятия.
- Изменение наименования существующих должностей или введение новых. Это чаще происходит при реорганизации компании.
- Проведение процедуры сокращения штатов.
- Создание на предприятии новых структурных подразделений.
В любом из перечисленных случаев должен быть издан приказ об изменении штатного расписания, в котором четко разъясняются причины проведения данного мероприятия.
Как правильно оформить
Приказ об изменении штатного расписания, по сути, является промежуточным этапом всей процедуры. Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с сотрудников. В данном случае предварительно специалистами компании проводится исследование по изучению работы предприятия. Это делается с целью определению возможных путей его реорганизации для улучшения деятельности предприятия в целом или его отдельных подразделений. Исследования оформляются в виде на имя руководителя. По результатам принимается решение о проведении конкретных мероприятий. Затем определяется список должностей, подлежащих сокращению. После этого сотрудники получают уведомления о предстоящем сокращении за 2 месяца. Затем издается приказ об изменении штатного расписания, а на основании его уже готовится приказ о предстоящем сокращении. Далее создается комиссия, которая уже проводит заключительные этапы процедуры на основании действующего законодательства.
Варианты изменений штатного расписания
В ходе производственной деятельности на предприятии могут происходить различные изменения, которые необходимо закрепить в приказном порядке. Точно так и со штатным расписанием. Любое проводимое изменение должно быть оформлено соответствующим образом. В зависимости от глобальности причины существуют два варианта изменения штатного расписания:
Оба варианта оформляются приказом по основной деятельности. Во втором случае вносимые изменения обычно касаются одного или группы работников. В данной ситуации нет необходимости разрабатывать новый документ, поэтому и составляется приказ об изменении штатного расписания. Его можно озаглавить по-разному: «О внесении изменений …», либо «Об изменении …», или просто «О частичном изменении …». Любое из предложенных названий будет верным. Все зависит от причины вносимых изменений.
Образец приказа
Внести какое-либо изменение в расписание штата сотрудников легко. Здесь нет никаких стандартных форм и обязательных условий. В принципе, образец изменения штатного расписания не существует. Оформляется обычный приказ, в котором непременно должны содержаться следующие моменты:
Примерная структура подобного приказа выглядит следующим образом:
- Наименование предприятия.
- Дата и порядковый номер издаваемого приказа.
- ПРИКАЗ.
- Место издания данного приказа.
- Наименование приказа (заголовок).
- Констатирующая часть, которая начинается словами «В связи с…». В ней указывается, какие действия или события привели к вносимым изменениям.
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Она обычно начинается со слов «Внести в штатное расписание следующие изменения». Далее следует перечень вносимых изменений, и указывается дата их введения.
- Заканчивается приказ подписью директора (руководителя) предприятия.
Изменение названия (переименование) должности
Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с изменением наименования должности работника. Если она предусматривает изменение функциональных обязанностей, и этот вопрос является одним из существенных условий договора с сотрудником (статья 57 ТК РФ), то для начала необходимо уведомить его о предстоящих изменениях. Это делается не позднее, чем за два месяца до факта вступления в силу изменения. В случае отказа последует расторжение договора (трудового) по статье 73 ТК РФ с соблюдением всех выплат и гарантий. Если работник согласен с предложенными условиями, то после этого создается приказ об изменении действующего штатного расписания. После этого составляется с работником. Следующим этапом будет приказ о переводе работника на новую должность. Заканчивается такая процедура внесением соответствующей записи каждому работнику в трудовую книжку. Если обязанности работника остаются прежними, то предварительного согласования не требуется. Изменение должности в штатном расписании проводится следующим образом:
- Работник кадровой службы составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.
- На ее основании составляется с соответствующий приказ.
- Вносятся изменения в само штатное расписание.
- Составляется к заключенному трудовому договору с работником дополнительное соглашение с указанием проводимых изменений.
- Вносится сразу после этого запись в трудовую книжку сотрудника.
- С даты, указанной в приказе, работник считается переведенным на другую должность.