Сдача наличных денежных средств в банк. Как сдать остаток денежных средств в банк

Организация не пользуется услугами инкассаторских служб, и наличные из кассы отвозит в банк для зачисления на расчетный счет один из работников. Как в такой ситуации оформить РКО при выдаче денег из кассы - должны ли там быть ф. и. о. и паспортные данные этого работника и его подпись? В разных организациях к решению этого вопроса подходят по-разному. Рассмотрим часто применяемые способы и решим, какими можно пользоваться, а какими - не нужно.

СПОСОБ 1. Неправильный и опасный. В РКО вообще нет упоминания о работнике, который везет деньги в банк

То есть строка «Выдать» остается пустой или же в ней указано название банка. В строке «Основание» пишут «Для зачисления на расчетный счет в таком-то банке». По возвращении работника к РКО прикалывают квитанцию банка к объявлению на взнос наличными и указывают ее реквизиты в строке «Приложение».

Обычно бухгалтеры объясняют это тем, что указывают в ордере проводку Дт счета 51 – Кт счета 50, а она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть они считают, что деньги по такому РКО выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная к ордеру квитанция банка.

Что неправильно. Нарушены следующие правила составления РКО и правила выдачи денег из кассы.

Во-первых, в РКО должны быть указаны ф. и. о. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, и должна стоять его подпись. Это требование не только Положения о порядке ведения кассовых операци йп. 4.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) , но и Закона о бухучет еп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Ведь РКО - первичный документ.

Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму пропись юп. 4.3 Положения .

В-третьих, РКО должен быть полностью оформлен (в том числе иметь все приложения) уже на момент выдачи денег из касс ып. 4.2 Положения ; п. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А значит, реквизиты квитанции банка в строке «Приложение» в РКО служить заменой подписи получателя не могут. Ведь квитанция появляется позже, когда банк примет деньги.

Когда деньги сдают в банк через инкассаторскую службу банка, ее работник, принимающий наличные, не ставит свою подпись в РКО. Однако это еще не причина поступать так же и в нашем случае. Во-первых, есть специальные правила инкассаци иПоложение ЦБ от 24.04.2008 № 318-П . Во-вторых, подпись в РКО в этом случае заменяет подпись инкассатора на другом документе - квитанции к сумк еп. 9.7 Положения ЦБ от 24.04.2008 № 318-П . Потому что ее инкассатор подписывает сразу же при передаче денег, то есть она оформляется одновременно с РКО. И именно этот документ служит основанием для составления РКО на деньги, сданные инкассаторам.

Чем опасно. Конечно, налоговики за такое нарушение не штрафуют. Опасность в другом: если все деньги или их часть вдруг по каким-то причинам не доедут до банка, под подозрением оказывается кассир. Ведь работник может утверждать, что получил от кассира меньше, чем указано в РКО, или вообще ничего не получал, - всякое бывает. И доказать обратное кассиру нечем, поскольку в получении наличных из кассы никто не расписывался.

Злоупотребления тут могут быть и со стороны самого кассира, который составит РКО на сумму бо´ ль -шую, чем выдал работнику.

Этот способ безопасен только в одном случае - если деньги везет в банк сам кассир. Тогда при помощи РКО действительно оформляется не операция выдачи денег из кассы работнику, а операция сдачи денег банку для зачисления на расчетный счет.

Если кассиров несколько, то передача денег от старшего кассира тому кассиру, который отвозит деньги в банк, оформляется записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5.

СПОСОБ 2. Неправильный, но безвредный. Работнику, который должен сдать деньги из кассы в банк, они выдаются под отчет

По возвращении из банка работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему в качестве подтверждающего документа квитанцию к объявлению на взнос наличными (в ней есть ф. и. о. человека, от которого приняты деньги).

В РКО указывают проводку Дт счета 71 – Кт счета 50, а на дату зачисления денег на счет делают проводку Дт счета 51 – Кт счета 71.

Бухгалтеры, которые применяют этот способ, аргументируют это так. Если работнику из кассы выданы деньги для передачи кому-либо, то он обязан по ним отчитаться. А как это сделать? Есть привычный способ - авансовый отчет, который предполагает, что ранее наличные были выданы под отчет.

Что неправильно. Деньги под отчет выдают работникам только на расходы - то есть для расчетов с третьими лицами за приобретаемые для компании товары (работы, услуги)п. 4.1 Положения . А при сдаче наличных в банк расходования денег нет - они остаются у организации, хотя и меняют «местонахождение» с кассы на расчетный счет.

Поэтому аргумент, что по любой полученной из кассы сумме работник является подотчетником (кроме зарплаты и прочих выплат непосредственно самому работнику), неверный.

Почему безвредно. Штрафа за ошибочное оформление выданных денег как находящихся под отчетом нет. Факт передачи определенной суммы из кассы работнику зафиксирован. И если с наличными по дороге в банк что-то случится, разбираться будут с тем, с кем надо.

СПОСОБ 3. Предпочтительный. В РКО есть данные и подпись работника без оформления выдачи денег под отчет

В организации должно быть лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк. Оно назначается распоряжением руководител яп. 1.5 Положения .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ КАССИРА

Любая передача наличных из рук в руки внутри организации должна быть документально оформлена с указанием ф. и. о. получателя денег и его подписью. Обезличенные документы на движение наличных могут привести к злоупотреблениям.

Теперь о проводке, которую нужно поставить в РКО. В зависимости от обстоятельств есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Дт счета 51 – Кт счета 50. Она допустима в составленном на работника РКО, если есть уверенность, что деньги банк примет в тот же день. Дата приема - дата на квитанции к объявлению на взнос наличными. Основание для проводки - РКО и квитанция банка.

ВАРИАНТ 2. Если же есть вероятность, что работник сдаст деньги в банк лишь на следующий день (например, он вечером объезжает несколько принадлежащих фирме точек продаж и может не успеть в банк до его закрытия), лучше делать проводку Дт счета 57 «Переводы в пути» – Кт счета 50. Когда деньги сданы в банк, делаем проводку Дт счета 51 – Кт счета 57.

Этот вариант хорош еще и потому, что банк при приеме наличных может выявить фальшивые купюры и тогда указанная в РКО при выдаче денег проводка Дт счета 51 – Кт счета 50 окажется составленной на неверную сумму.

Образец правильного оформления РКО приведен ниже.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. работника с пометкой «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке».

С составлением РКО в организациях разобрались. А как оформлять расходник на сдачу денег в банк у индивидуального предпринимателя?

Если он сам ведет кассовые операции и сам сдает наличные из кассы в банк, то подходит и «обезличенный» РКО, то есть способ 1. А если что-то одно из этого делает его работник, нужно фиксировать передачу денег между ним и ИП, то есть использовать способ 3.

Руководитель организации
  • через организацию, входящую в систему Банка России (например, инкассаторскую службу).

Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.

Услуги по инкассации наличных денежных средств оказывают кредитные организации (п. 1.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Документальное оформление сдачи наличности

Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В расходном кассовом ордере, в частности, укажите:

  • в строке «Выдать» - фамилию, имя, отчество работника организации, который собрал и передал инкассаторам банка сумку с наличностью;

Такой порядок следует из абзаца 3 пункта 4.6, пункта 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и разъяснен в письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065.

При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполняется , которое включает в себя три документа:

  • объявление;
  • квитанцию;
  • ордер.

При сдаче денежных средств с помощью инкассаторской службы к приезду инкассаторов кассир (старший кассир) должен подготовить наличную выручку, сложить ее в сумку (выдается банком) и составить:

  • препроводительную ведомость;
  • накладную к сумке;
  • квитанцию к сумке.

Ведомость вкладывается кассиром в сумку с денежной наличностью, которая пломбируется таким образом, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. Накладная и сумка с наличными деньгами передаются инкассатору. Кроме того, кассир (старший кассир) учреждения заполняет явочную карточку.

При приеме сумки инкассатор подписывает квитанцию к сумке и проставляет на ней оттиск штампа. Квитанция остается в организации.

Такой порядок предусмотрен пунктами 4.2, 9.6, 9.7 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Кассир банка сверяет фактически переданную сумму с суммой, указанной в объявлении. Если они сходятся, он подписывает каждый документ и отдает сотруднику организации квитанцию. Если суммы расходятся, то объявление на взнос нужно оформить заново - на фактическую сумму. При этом кассир банка перечеркивает ошибочно заполненное объявление на взнос наличными, а на обороте квитанции указывает фактическую сумму и расписывается. Такие правила установлены пунктами 3.4 и 3.5 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

При обнаружении сомнительной купюры сотрудник банка отправляет ее на экспертизу и составляет:

  • акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег;
  • ордер по передаче ценностей;
  • справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах.

Такой порядок следует из пунктов 16.1 и 16.2 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156) (п. 16.10 Положения Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П).

Бухучет: сдача в банк выручки

При сдаче денег в банк через кассира (или заменяющего его сотрудника) в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 51 Кредит 50

При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 57 Кредит 50

- сданы в банк денежные средства.

При зачислении денег на расчетный счет делается запись:

Дебет 51 Кредит 57

- зачислены деньги на расчетный счет.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета 50, 51, 57).

Бухучет: фальшивые купюры

Если при сдаче наличности в банк обнаружилась фальшивая купюра, то на счете 51 «Расчетный счет» нужно отразить не всю сумму выручки, переданной в банк, а только ее часть - за вычетом нарицательной стоимости сомнительной купюры.

После получения акта экспертизы (код ОКУД - 0402156) о том, что купюра фальшивая, в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 57

- отражена недостача в размере нарицательной стоимости фальшивой купюры.

Если виновным в наличии фальшивой купюры признан кассир, недостача взыскивается за его счет:

Дебет 73 Кредит 94

- отнесена недостача на кассира;

Дебет 70 (50) Кредит 73

- возмещена кассиром недостача.

Если сотрудник признан невиновным, то недостача включается в состав прочих расходов:

Дебет 91-2 Кредит 94

- списана недостача за счет собственных средств организации.

Порядок действий при обнаружении фальшивых купюр после инкассации и при сдаче наличности непосредственно в кассу банка - одинаковый.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 57, 73, 94).

Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

Дебет 91-2 Кредит 60

- отражены расходы по оплате услуг инкассации;

Дебет 19 Кредит 60

- отражена сумма НДС по услугам инкассации.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 60, 91-2).

ОСНО

При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации включите в состав внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Суммы недостачи (фальшивых купюр) при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поскольку в бухучете такие расходы включаются в состав прочих, у организации возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

НДС по услугам инкассации примите к вычету при соблюдении условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, затраты на инкассацию уменьшают налоговую базу в составе расходов, связанных с оплатой услуг банка (подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Суммы недостачи, возникшие в результате обнаружения фальшивых купюр, не учитываются при расчете единого налога (п. 2 ст. 346.16, ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Такие расходы не являются экономически обоснованными.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет единого налога расходы на оплату услуг инкассации не влияют. Потери от получения фальшивых купюр при расчете ЕНВД также не учитывайте.

ОСНО и ЕНВД

Расходы на инкассацию выручки, полученной в рамках деятельности на общей системе налогообложения, учтите при расчете налога на прибыль. Если инкассируется наличность, полученная от деятельности, облагаемой ЕНВД, расходы на инкассацию при расчете единого налога не учитывайте. Рассчитайте ЕНВД исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ).

Если в рамках одного договора на инкассацию в банк сдается выручка, полученная от разных видов деятельности, расходы на инкассацию нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на инкассаторские услуги, также нужно распределить. Распределите НДС пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом. Долю операций, облагаемых НДС, определите исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), облагаемых НДС, в общем объеме отгрузки за налоговый период. Такой порядок предусмотрен в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

НДС, который можно принять к вычету, рассчитайте по формуле:

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, прибавьте к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Организация может внести наличные деньги на свой банковский счет, сдав их в кассу банка по объявлению на взнос наличными (п. 1 Письма Банка России от 21.11.2011 N 167-Т, п. п. 2.4, 3.1 Положения N 318-П).

На работника, который повезет деньги в банк, надо оформить доверенность на сдачу наличных в банк (п. 3.1 Положения N 318-П).

При выдаче ему наличных из кассы организации в строке "Основание" РКО укажите "Для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)".

Объявление на взнос наличными можете заполнить заранее и отдать работнику, который будет сдавать наличные. Также он может заполнить его сам прямо в кассе банка. А в некоторых банках их сотрудники сами заполняют этот документ.

Объявление на взнос наличными состоит из объявления, квитанции и ордера. Квитанцию кассир банка отдаст вам при приеме наличных, а объявление и ордер оставит себе (п. 1.8.6 Положения N 385-П). Большинство реквизитов во всех частях объявления называются и заполняются одинаково. Приведем правила для реквизитов, которые заполняет клиент банка, т.е. ваша организация (Приложение 3 к Указанию N 3352-У, п. 1.7.2 Положения N 385-П, п. 3.1 Положения N 318-П).

Название, N поля

Что указывается

Дата сдачи наличных в банк

От кого (6)

Ф.И.О. вносителя денег (тот же, кто в РКО)

Получатель (7)

Название вашей организации

ИНН вашей организации

Счет N (9), КРЕДИТ счет N (15),

Для зачисления на счет(а) (17)

Номер счета, на который вносятся наличные

Наименование банка-вносителя (10)

Название банка (в т.ч. название или номер филиала или отделения), в котором у вас принимают наличные

БИК банка, в котором у вас принимают наличные

Наименование банка-получателя (12)

Название банка (в т.ч. название или номер филиала, отделения), в котором у вас открыт счет

БИК банка, на счет в котором вы вносите наличные

Сумма цифрами (16),

Сумма (суммы) цифрами (18),

Сумма наличных цифрами

Символ (19)

Символы, означающие источник поступления денег (цифрами), в соответствии с Указанием Банка России N 2332-У

Сумма прописью (21)

Сумма наличных прописью. Оставшееся свободное место прочеркивается двумя линиями или вслед за суммой прописью без оставления свободного места указывается слово "руб."

Источник поступления (23)

Название источника поступления наличных, соответствующее символам, указанным в поле "Символ"

Вноситель (24)

Подпись вашего работника - вносителя наличных, чьи Ф.И.О. указаны в поле "От кого"

Остальные поля в объявлении на взнос наличными заполняет банк.

Пример. Заполнение объявления на взнос наличными

19 ноября 2015 г. кассир ООО "Алтай" (ИНН 7710616450) Олег Эдуардович Рябинкин сдал в банк АКБ "Инвестторгбанк" (ПАО) (Бауманский филиал, БИК 044583267) наличные деньги (поступления от продажи товаров) в сумме 1 200 000 руб. для внесения на счет ООО "Алтай" N 40702810800190000175 в том же отделении банка. Объявление на взнос наличными он заполнил так:

Сдачу наличных денег в банк отразите проводкой.

Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под рас­писку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Также старшему кассиру передаются акты и необходимые доку­менты по расчету выручки, который составляет сводный отчет, передаваемый вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.

Поступившие в кассу в виде торговой выручки денежные сред­ства должны быть зачислены на счет предприятия. Для этого они могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассато­рам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки торгового предприятия является договорная форма с участием представителя банка - инкассатора. Выручка передается инкасса­тору в установленное банком время (обычно его приезд приуро­чивается ко времени закрытия предприятия во избежание боль­ших остатков денежных средств в кассе). До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, скла­дывая их в пачки в разобранном виде по 100 шт. одного достоин­ства и перевязывая.

Подготовка денежных средств к сдаче в банк сопровождается выпиской препроводительной ведомости (накладной) в 3 экз. Этот документ должен содержать следующие данные:

номер магазина;

номер расчетного счета;

наименование банка;

номер сумки;

сумму денежных средств, вложенных в сумку.

Препроводительные ведомости - 1-й и 2-й экземпляры - со­держат опись денежных средств, сдаваемых в банк.

Покупюрная опись содержит перечень купюр каждого досто­инства: 10, 50, 100, 500, 1000, 5 000 руб., а также сумму по каж­дой позиции.

Деньги, подобранные в таком порядке, и 1-й экземпляр пре­проводительной ведомости вкладываются в сумку; сумка закры­вается и пломбируется.

Обслуживающие торговые точки инкассаторы банка собирают сумки предприятий с денежными средствами. Торговые работни­ки должны четко усвоить те требования, которые они должны предъявлять к сдаче денежной сумки инкассатору.

Инкассатор, прибывший в торговое предприятие, должен предъявить удостоверение личности с фотографией и образцом подписи доверенность банка на право сбора денежных средств от предприятий, организаций, явочную карточку, вторую сумку, предназначенную для обмена на сумку с выручкой, с тем же номером.

Только после проверки всех этих документов инкассатору вручается сумка с денежными средствами и 2-и экземпляр препроводительной ведомости.

Инкассатор, получая сумку, делает отметку - ставит дату и штамп на 3-м экземпляре препроводительной ведомости, остаю­щейся после этого в торговом предприятии.


В учреждении банка сумку вскрывают, деньги пересчитывают, сверяют с препроводительной ведомостью. Если в результате про­верки обнаружены расхождения - недостача, излишки - состав­ляется соответствующий акт, делается отметка на 1-ми 2-м эк­земплярах. Если среди сданных с банк денежных средств обнару­жены фальшивые денежные знаки, они изымаются и составляет­ся соответствующий акт. Все акты составляются банком в одно­стороннем порядке и обжалованию не подлежат. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтвер­ждается возвратом 2-го экземпляра ведомости в бухгалтерию пред­приятия.

В условиях рыночной экономики, когда получила широкое раз­витие мелкорозничная торговля, все чаще предприятия сдают де­нежные средства, полученные от реализации товаров, в учрежде­ния банка самостоятельно. Такая операция оформляется в обыч­ном порядке с составлением расходного кассового ордера, под­тверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торгового предприятия заполняет объяв­ление на взнос наличными.

Наличные суммы сдаются:

  • - в дневную или вечернюю кассу банка;
  • - инкассаторам;
  • - в общую кассу фирмы для последующей доставки в банк;
  • - на почту для перечисления в банк.

Доставить деньги в кассу банка можно либо самим, либо через инкассаторов. При первом варианте все происходит обычно: оформляется РКО, заполняется объявление на взнос наличными и кассир относит деньги в банк, взамен получая в кассе банка квитанцию. На втором варианте необходимо остановиться подробнее.

Транспортировать наличные деньги в банк могут его инкассаторы или сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкаса). В любом случае фирма должна заключить договор. В нем указывают адрес предприятия, время приезда инкассаторов и стоимость услуг. Последняя обычно выражается в процентах от инкассируемой суммы. Подписав договор, фирма заказывает пломбир и приобретает свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и ее сокращенное наименование или фирменный знак. Для каждой операционной кассы фирмы необходимо изготовить свой пломбир.

В службу инкассации отправляется два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опечатывать сумки. Образцы заверяет руководитель инкассации, нанося на шпагат ниже пломбы фирмы пломбу банка. Один экземпляр заверенных образцов возвращается. Их будут предъявлять инкассаторам кассиры отделов при передаче сумок с деньгами.

Подготовив деньги, кассир оформляет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку, второй передается инкассатору, на третьем инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации и этот экземпляр остается у кассира.

Обычно на каждую точку инкассации выдается минимум по две сумки, чтобы можно было заранее упаковать деньги.

Приехавший инкассатор предъявляет кассиру служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку. В явочной карточке кассир отмечает сумму наличности (цифрами и прописью), которая должна совпадать с указанной в препроводительной ведомости, дату и номер сумки и показывает инкассатору образец оттиска пломбы.

Инкассатор проверяет записи. Заполнять явочную карточку могут только кассиры. Подчищать на ней или замазывать «штрихом» нельзя - ошибочную запись зачеркивают, на свободном поле делают новую и расписываются. Заметив, что сумка порвана или документы неправильно оформлены, отправку нужно прекратить. В присутствии инкассатора разрешено устранять лишь такие ошибки и дефекты, из-за которых не нарушится его график. В остальных же случаях придется ждать повторного заезда в удобное инкассаторам время. Это указывается в явочной карточке. На основании третьего экземпляра препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора заполняются расходный кассовый ордер и кассовая книга. Плата за инкассаторские услуги обычно списывается со счета фирмы в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.