Из материала узнаете, что такое инвентаризация в бюджетном учреждении, как и в каком порядке ее провести и чем завершить процесс. А также – как без ошибок оформить результаты, отразить документально и в учете выявленные расхождения.
Что такое инвентаризация
В слове «инвентаризация» каждый бухгалтер услышит привычный термин «инвентарь». Однако указанный процесс - это проверка не только хозяйственных предметов или даже инвентарных объектов (далее - НФА), закрепленных за материально-ответственными лицами (далее - МОЛ). К объектам, которые необходимо инвентаризировать отнесены:
- денежные средства (наличные и безналичные);
- расчеты с дебиторами и кредиторами (причем проверка настолько важна, что Минфин России регулярно выпускает разъяснения по ее особенностям).
Инвентаризировать можно любые виды имущества и финансовых обязательств. Некоторые бюджетные учреждения (далее - БУ). Цель инвентаризации - выявление общей картины и исправление ошибок. Не менее важно устранить и негативные последствия некоторых ошибок. Соответственно необходимо: осуществить дисциплинарное наказание МОЛ; взыскать с МОЛ возмещение нанесенного БУ ущерба (например, при наличии недостачи).
Случаи проведения инвентаризации
Наступившие случаи, когда проведения инвентаризации - необходимость той или иной степени, влияют на ее формы, которые можно сгруппировать так:
- полная и частичная;
- плановая и внеплановая.
Наиболее характерна для БУ обязательная инвентаризация. Список ситуаций, делающих инвентаризацию обязательной - обширен:
- передача имущества в аренду, а также при выкупе и продаже;
- проверка активов и обязательств, предваряющая годовую отчетность, причем некоторые главные распорядители бюджетных средств (далее - ГРБС) устанавливают конкретную дату, на которую должно быть сверено имущество (финансовые активы), например, 1 октября отчетного года;
- смена МОЛ (на день приемки, а в идеале - передачи дел); факты хищений (злоупотреблений, порчи ценностей);
- ликвидация или преобразование КУ;
- пожар, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации.
Стоит выделить случай, когда ГРБС не установил конкретной даты и завершение инвентаризации произошло в следующий отрезок времени:
- после 1 октября отчетного года;
- до начала проведения годовой инвентаризации.
Такая ситуация может сложиться при смене МОЛ. Проверенное имущество повторно не инвентаризировать. К особым случаям можно отнести проверку таких объектов, как:
- кассы и медикаменты;
- основные средства (допустимо инвентаризировать раз в три года);
- товары, сырье и материалы (далее - ТМЦ), если место расположения БУ - Крайний Север и приравненных к нему местности (допустимо инвентаризировать ТМЦ не ежегодно, а в период, когда остатки ТМЦ - в наименьшем размере);
- библиотечный фонд (периодичность определяет статус фонда и может составлять от одного года до 20 лет);
- драгметаллов и драгоценных камней (включая их наличие в комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной технике, ломе и отходах).
Еще один случай обусловлен нехваткой бухгалтеров, он возникает все чаще - это восстановление бюджетного учета.
Порядок подготовки к ежегодной инвентаризации
В рамках настоящей статьи мы рассмотрим только один случай обязательной ежегодной инвентаризации - активов и обязательств. КУ, порядок подготовки, как и другие моменты инвентаризирования, устанавливает в своей учетной политике. Поскольку указанную политику необходимо согласовывать с ГРБС, то большинство БУ обычно при разработке своих порядков учитывают нормативно-правовые акты (далее - НПА), изданные соответствующими ГРБС.
БУ системы МВД РФ, ежегодно, до 15 августа представляют ГРБС перечни движимого имущества, подлежащего высвобождению. Соответственно при утверждении проведения инвентаризации необходимо предусмотреть до ее проведения формирование перечней указанного имущества. Указанные требования характерны и для других КУ, например, подведомственных:
- ГПС МЧС России;
- ФТС России;
- органам федеральной фельдъегерской связи.
Сюда же можно отнести и БУ ФСИН. Указанные структуры, которым подведомственны КУ, перечислены в пункте 3 Указа Президента РФ от 18 октября 2002 года № 1205 (далее - Указ № 1205).
НПА, принятые во исполнение Указа № 1205, действуют уже 10 и более лет. Можно предположить, вряд ли произойдут кардинальным переменам именно в 2017 году.
Порядок проверки наличия НФА
БУ создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии (далее - комиссии). Если произошло, значительное увеличение объема работы, связанной с инвентаризированием, то БУ может дополнительно создавать рабочие комиссии. Такие дополнительные структуры действуют одновременно с постоянными.
Персональный состав любой из названных комиссий утверждает руководитель КУ. Распорядительный документ может быть оформлен в виде приказа (постановления, распоряжение). Регистрируют указанные распорядительные документы обычно отдельно от других. В книге контроля за выполнением распорядительных документов о проведении инвентаризации.
Комиссии имеет смысл начать свою работу с запросов, если выяснилось, что необходимо восстановление (частичное восстановление) бюджетного учета. Так, для того, чтобы повысить достоверность проверки движимых основных средств и недвижимости целесообразно получить информацию из регистрирующих органов, из:
- Росреестра (недвижимость и земельные участки);
- ГИБДД (транспортные средства);
- ГИМС (маломерные суда).
Важный момент - комиссии обязательно должны привлекать к своей работе МОЛ. Конечно, запросы можно сделать и без них, а вот осуществлять фактическую проверку, оформлять инвентаризационные описи - можно только в присутствии МОЛ. Причем это присутствие должна подтверждать подпись МОЛ на различных инвентаризационных документах (их перечень зависит от порядка, утвержденного КУ).
Отметим, что обязательный документ для подписания МОЛ - акт о результатах инвентаризации (далее - Акт). В противном случае, при обнаружении недостач МОЛ может требовать признать Акты незаконными. Некоторые МОЛ требуют признать недействующими и приказы о наложении дисциплинарных взысканий (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28 июня 2016 года № 33-7695/2016).
Какие документы оформить по результатам инвентаризации
Процесс инвентаризирования сопровождается оформлением различных видов описей, однако завершение указанного процесса, как и всякой другой проверки требует оформления акта. Акт, завершающий инвентаризацию - один из обязательных регистров, применяемых КУ. Поэтому его форма утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н (далее - Приказ № 52н).
Порядок заполнения Акта не содержит таких обязательных требований, как:
- постраничное указание числа порядковых номеров ТМЦ;
- подведение общих итогов количественных показателей в натуре.
Нет необходимости и отмечать на последней странице Акта завершение таких действий комиссии (комиссий), как:
- проверка цен и таксировке;
- подсчет итогов.
Возможность отказа от перечисленных действий подтверждена Письмом Минфина России от 27 ноября 2015 года 02-06-10/69491 (далее - Письмо № 02-06-10/69491). Разъяснения финансового ведомства потребовались из-за наличия некоторых расхождений в части оформления итоговых документов, если сравнивать:
- Приказ № 52н;
- Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49 (далее - Методические указания № 49).
Как пояснило финансовое ведомство Методические указания № 49:
- не отнесены к НПА (носят рекомендательный характер);
- применимы исключительно в той части, которая не противоречит законодательству о бухучете и подзаконным ему НПА.
Поскольку положение о проведении инвентаризации утверждает само учреждение, то оно все же может предусмотреть дополнительные: показатели итоговых документов; сами формы итоговых документов и любых других. Так, отсутствие актов обмера ткани стало одной из причин того, что БУ УФСИН не смогло удержать с МОЛ ущерб, вызванный недостачей ткани на складе. Указанная ситуация рассмотрена в апелляционном определении Свердловского областного суда от 14 августа 2015 года по делу № 33-11467/2015 (далее - Определение № 33-11467/2015).
Как оформить движение НФА в период инвентаризации
В Определении № 33-11467/2015 упомянут и другой момент инвентаризации, не позволивший удержать с МОЛ ущерб. Представитель МОЛ пояснил, что в период инвентаризации:
- работа склада не была приостановлена;
- производился отпуск, в том числе, спорной ткани.
К тому же МОЛ в принципе отсутствовал во время проведения проверки на рабочем месте. Причины отсутствия - уважительные:
- подтвержденная временная нетрудоспособность;
- дни отдыха, вполне официально предоставленные ему самим БУ за ранее отработанное время.
Указанные обстоятельства были расценены судом как свидетельствующие о том, что кроме МОЛ доступ к складированной ткани имели и другие лица. Суду не были представлены документы учета движения, в том числе, спорной ткани на складе в период проведения проверки. БУ могло исполнить пункты 3.18, 3.19 Методических указаний № 49 и оформить во время проверки отдельные описи по ТМЦ, которые во время инвентаризации поступили или, наоборот, были отпущены.
Учитывая разъяснения, данные в Письме № 02-06-10/69491 о Методических указаниях № 49, сложно предположить, что суд настаивал бы на соблюдении рекомендованной формы описей. Однако иных доказательств БУ УФСИН также не представило.
Стоит отметить, что некоторые суды все же считают Методические рекомендации № 49 не рекомендательными, а обязательными для КУ. Такой вывод следует, например, из апелляционного определения Ставропольского краевого суда от 3 июля 2015 года по делу № 33-4065/2015 (далее - Определение № 33-4065/2015).
Учитывая принцип единообразия судебной практики, возможно БУ в 2017 году не раз придется отстаивать правоту выводов, сделанных в Письме № 02-06-10/69491. С другой стороны именно судебная практика помогаем выявить частые ошибки при инвентаризации. Рассмотрим более подробно некоторые из них. И начнем с Определение № 33-4065/2015.
Ошибки оформления
Тезис Определения № 33-4065/2015 о том, что Методические рекомендации № 49 - обязательны для применения вполне можно оспорить. При этом трудно не согласиться с судом, когда КУ, ссылаясь на ведомственный регламент проведения инвентаризации, заявило, что подтверждением присутствия МОЛ при инвентаризации, служит журнал учета посещения складов.
Нельзя возлагать ответственность только на одного МОЛ из трех, при наличии заключенного со всеми тремя договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности для случаев:
- обнаружения нарушений обеспечения сохранности имущества, вверенного группе МОЛ;
- возникшего у работодателя ущерба, в том числе из-за недостачи.
Впоследствии все три МОЛ были уволены, но на момент проверки ТМЦ, все объекты находились на ответственном хранении у всех МОЛ - членов коллектива. Члены комиссии допустили отсутствие подписи одного из МОЛ в различных описях.
До начала сличения фактического наличия имущества с учетными показателями ни с одного из МОЛ не были взяты расписки по факту сдачи всех расходных и приходных документов. Важность указанного действия - в определении остатков имущества к началу проверки.
Отсутствие же указанных расписок оставило лишь один возможные вариант для определения остатков имущества на начало проверки. Члены комиссии должны были изучить данные товарных отчетов. Однако этого сделано не было.
Пропуск срока подачи иска
Результативность инвентаризации определяют по тому, насколько максимально получилось у БУ устранить негативные последствия. Одно из таких действий - удержание ущерба с МОЛ. При необходимости судебного разбирательства важно соблюсти сроки.
Как следует из Апелляционного определения Алтайского краевого суда от 27 апреля 2016 года по делу № 33-4715/2016 в возмещении ущерба БУ УФСИН было отказано только по причине несоблюдения сроков подачи иска. Несмотря на особый статус КУ, законодательство не предусматривает какое-либо специальное правовое регулирование отношений, возникающих в связи с привлечением сотрудников (работников) БУ к материальной ответственности. Указанные правоотношения регулирует исключительно ТК РФ:
- работодатель имеет право на обращение в суд, если не истек год со дня обнаружения причиненного ущерба;
- допустим пропуск установленных сроков при наличии уважительных причин.
Если уважительных причин, позволяющих суду восстановить сроки, не нашлось, то наличие пропуска - вполне самостоятельное и достаточное основание для отказа в удовлетворении требований.
Как отразить документально и в учете выявленные расхождения
Наибольшее количество вопросов после инвентаризации возникает, если БУ обнаруживает не учтенные объекты НФА. Нужно ли отражать их в регистрах налогового учета и, соответственно начислять налог на прибыль организаций (далее - НПР)? Нет, не нужно. Такой однозначный ответ дан в Письме Минфина России от 4 марта 2016 года № 03-03-05/12532.
Основание для вывода финансового ведомства - подпункт 14 пункта 1 статьи 251 НК РФ. Указанным пунктом установлено, что при определении налоговой базы по НПР не подлежат учету доходы в виде имущества, полученного в рамках целевого финансирования. К такому имуществу отнесены доведенные в установленном порядке до КУ:
- доходы в виде лимитов бюджетных обязательств (далее - ЛБО);
- бюджетных ассигнований.
К указанному исключению, по мнению финансового ведомства, необходимо относить и ошибки в порядке учета имущества, приобретенного (созданного) за счет ЛБО и бюджетных ассигнований. Соответственно отражать расхождения необходимо только в бюджетном учете.
Рассмотрим, как установить порядок и сроки проведения инвентаризации. После проведения инвентаризации нужно зафиксировать результаты проверки.
С октября по декабрь учреждения инвентаризируют имущество, финансовые обязательства и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, – в статье.
Сроки обязательной инвентаризации
Перед тем, как начать составлять годовую отчетность проводите обязательную инвентаризацию, в том числе и на забалансе. Сделайте это не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризировать имущество нужно для того, чтобы данные в отчетности были достоверными. Иначе учреждение или ответственных сотрудников могут оштрафовать.
Основные средства можно инвентаризировать раз в три года, библиотечный фонд – раз в пять лет (п. 80 СГС и п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина № 49 от 13 июня 1995). Конкретные сроки и периодичность установите в учетной политике.
На заметку
Когда еще проводить обязательную инвентаризацию
Проведите обязательную инвентаризацию, когда учреждение:
- передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
- выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
- . Если в учреждении установлена коллективная ответственность, то инвентаризируйте имущество, когда меняется руководитель коллектива или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
- выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
- после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
- реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
Проводите обязательную инвентаризацию в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.
Правила проведения инвентаризации имущества
Чтобы результаты инвентаризации были признаны, нужно без ошибок провести инвентаризацию имущества. Так как существуют определенные правила проведения инвентаризации имущества, которые строго регламентированы законом.
Документ
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в приказе
Приказ об инвентаризации
Издайте приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме (см. образец 1), либо используйте , которая утверждена постановлением (см. образец 2). Обязательно укажите в нем:
- причину инвентаризации,
- состав комиссии,
- какое имущество и обязательства проверяете,
- даты начала и конца инвентаризации.
Зарегистрируйте приказ в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации ().
Образец 1. Приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме
Образец 2. Приказ о проведении инвентаризации в типовой форме
Комиссия по инвентаризации
Инвентаризацию должна проводить специальная комиссия, состав которой утверждает приказом руководитель учреждения. В нее нужно включить как минимум двух человек. Это могут быть:
- представители администрации;
- сотрудники бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
- независимый консультант. Например, заключите договор с аудитором;
- специалисты других служб и отделов учреждения. Например инженер, экономист.
Важно запомнить!
В состав инвентаризационной комиссии не включайте материально-ответственных сотрудников.
Подготовка к инвентаризации
Перед тем, как начать инвентаризацию, нужн:
1. Предоставить комиссии приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег.
2. Взять у материально ответственных сотрудников расписку о том, что он:
- сдал все приходные и расходные документы на вверенное ему имущество в бухгалтерию и инвентаризационную комиссию;
- оприходовал или списал имущество, за которое он отвечает.
Также необходимо подготовьте инвентаризационные описи по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:
- инвентаризационная опись ценных бумаг ();
- инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств ();
- инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) ();
- инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах ();
- инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям ();
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ();
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ();
- инвентаризационная опись наличных денежных средств ();
- инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ();
- инвентаризационная опись расчетов по поступлениям ().
Полный перечень документов по инвентаризации и инструкции по их заполнению . А правила оформления описаны в .
Проведение инвентаризации имущества
В инвентаризации должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и ответственные сотрудники. При осмотре имущества должны присутствовать все члены комиссии. Если не будет хотя бы одного человек, то результаты инвентаризации могут признать недействительными. Исключение - часть членов комиссии инвентаризирует имущество онлайн путем видео- и фотофиксации. Главное закрепить такую возможность в учетной политике ().
Обязанность присутствовать при инвентаризации ответственного и материально ответственного сотрудников пропишите в учетной политике и включите в условия трудового договора и договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к ).
Если ответственный сотрудник заболел, находится в отпуске или отсутствует по другим причинам, то проводите инвентаризацию без него, но обязательно сделайте пометку об этом в инвентаризационной описи.
Оформление результатов инвентаризации
Оформите результаты инвентаризации документально. На титульной странице инвентаризационных описях комиссия должна написать свое заключение. Если выявлены недостачи или излишки сделайте об этом пометку, если все в порядке - пропишите, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. После этого опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а ответственный сотрудник на первой странице должен подтвердить, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.
На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Скачать бланк акта о результатах инвентаризации по форме 0504835
Его подписывают все члены комиссии, а затем утверждает руководитель. Если по итогам инвентаризации есть расхождения с учетом, то акту приложите ведомость по форме 0504092.
А как быть, если во время инвентаризации поступили новые товары? В этом случае оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. А на сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.
Результаты инвентаризации отразите:
- в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
- в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
- в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.
Излишки и недостача
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных (см образец 3).
Образец 3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
По всем недостачам и излишкам, пересортице возьмите письменные объяснения с материально ответственного лица, отразите это в инвентаризационных описях. На основании объяснений и результатов инвентаризации комиссия определит причины отклонений.
Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности:
- бюджетные и автономные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки ();
- казенные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки ().
Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств
Финансовые обязательства необходимо также инвентаризировать раз в год – перед годовой отчетностью, а также и в других обязательных случаях. То есть нужно подтвердить аналитические остатки по следующим счетам бухгалтерского учёта:
1. Расчёты с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, с прочими дебиторами и кредиторами. Составьте акт сверки взаиморасчётов, где зафиксируете сумму задолженности. Проверьте обоснованность задолженности и определите сроки ее возникновения.
2. Расчёты с кредитно-финансовыми организациями. Проведите акт сверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. Эти данные сравните с остатками на счетах 303 00.
3. Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами. Проверьте расчеты с персоналом по оплате труда, нет ли у них депонированных сумм, а также переплаты. Аналогично проведите ревизию расчетов с подотчетными лицами, посмотрите, все ли выданные средства были использованы по назначению.
Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи. Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Ошибки при инвентаризации и штрафы
Если провести инвентаризацию не по правилам или оформить ее результаты с нарушениями, то это приведет к искажению данных в бухгалтерской отчетности. А это чревато штрафами либо дисквалификацией. Такие ошибки обычно находят при проверке. В таблице 1 приведены самые распространенные ошибки, которые допускают при инвентаризации.
Таблица 1. Ошибки при инвентаризации
| Ошибка | Как должно быть |
| Нарушен порядок проведения инвентаризации | |
Не утверждены:
|
Порядок и сроки инвентаризации закрепите в учетной политике. Состав комиссии установите в приказе. |
| Не получены расписки от ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. | Перед началом инвентаризации ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. |
| Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация. | Перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации указывают ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель). |
| Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка). | Если отсутствует один из членов комиссии, то приостановите инвентаризацию. Либо замените его другим сотрудником, но сначала зафиксируйте это в приказе руководителя. |
| Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности. | Чтобы обосновать списание безнадежных долгов проведите инвентаризацию дебиторской задолженности. А результаты отразите в инвентаризационной описи по ф. 0504089. |
| Неправильно оформлены результаты инвентаризации | |
| Несвоевременно отражены результаты инвентаризации. | Результаты инвентаризации отразите в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если ее провели перед составлением годовой отчетности, то результаты отразите в бухгалтерской отчетности за год. |
| Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. | Инвентаризационные описи составьте в двух и более экземплярах. По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составьте три экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. |
| В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии. | Исправьте ошибку в описи зачеркнув ее и поставив правильные данные с указанием надписи «Исправленному верить» либо «Исправлено». А затем заверьте ее подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления |
| В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки. | На каждой странице описи прописью укажите число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. В незаполненных строках проставьте прочерки. |
| На последней странице описи отсутствует подпись ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение. | Возьмите расписку у ответственного лица о том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. |
| Не составлена ведомость расхождений по результатам инвентаризации. | Излишки и недостачи отражайте в ведомости по форме 0504092. |
Основания, порядок и сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении установите в учетной политике. Из статьи вы узнаете, когда проводить обязательную и добровольную инвентаризацию, какие объекты проверять и как оформить результаты.
Когда проводить инвентаризацию в бюджетном учреждении
Инвентаризацию нужно проводить для того, чтобы проверить фактическое наличие имущества и его состояние на установленную дату с данными бухучета. А если при проверке обнаружены ошибки, исправить их в отчетном периоде. Инвентаризация бывает двух видов: обязательная и добровольная.
Случаи добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Например:
- внезапные проверки кассы;
- инвентаризация имущества у вновь нанятых ответственных сотрудников;
- инвентаризация имущества, если нарушены правила его хранения, приемки, реализации, а также другие случаи.
Внезапные проверки проводите по отдельному распоряжению руководителя. Плановые – утвердите в графике инвентаризаций.
Ежегодно перед годовой отчетностью проводите обязательную инвентаризацию всех объектов бухучета, в том числе и на забалансе. Делайте это в период с 1 октября по 31 декабря. Ревизия нужна для того, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности. Также инвентаризация обязательна, когда учреждение:
- передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
- выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
- меняет ответственных, материально ответственных сотрудников;
- выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
- после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
- реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
- в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения .
Какой порядок проведения инвентаризации
Обратите внимание! В 2018 году порядок проведения инвентаризации изменился, пошаговую инструкцию по новым правилам смотрите в рекомендации Системы Госфинансы Далее мы рассмотрим только общие правила проведения инвентаризации.
Есть три способа, как закрепить порядок проведения обязательной и добровольной инвентаризации.
- Раздел единого текста учетной политики;
- Отдельное приложение к учетной политике;
- Локальный акт учреждения со ссылкой на него в учетной политике.
Чаще всего учреждения используют второй вариант. Независимо от выбранного способа в документе нужно прописать:
- график инвентаризаций в отчетном году. Для ежегодной инвентаризации установите конкретные даты;
- сроки инвентаризаций;
- перечень имущества, обязательств, финансовых активов и других объектов для проверки.
Инвентаризация проходит в несколько этапов (таблица 1). На каждом этапе нужно подготовить соответствующий документ.
Таблица 1. Этапы инвентаризации
|
Этап |
Описание |
|
Подготовительный |
|
|
Фактический |
Комиссия проверяет фактическое наличие имущества и составляет инвентаризационные описи |
|
Сличительный |
Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета. Если обнаружено отклонение, то она составляет сличительные ведомости и выявляет причины расхождений |
|
Заключительный |
|
Как подготовится к проверке
Перед началом инвентаризацией сделайте следующее:
1. Определите, какие объекты будут подвержены проверке. Это могут быть:
- основные средства,
- материальные запасы,
- расчеты с подотчетными лицами,
- денежные средства в наличной и безналичной форме,
- расчеты с поставщиками или подрядчиками.
Важно запомнить!
При обязательной инвентаризации проверяйте все объекты учета, а при внеплановой - только те, которые требуют более пристального и тщательного анализа
2. Издайте приказ о проведении инвентаризации.
4. Получите от материально-ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации:
- они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество и отчеты о движении материальных ценностей и денег,
- оприходовали и списали в расход все ценности, поступившие под их ответственность.
5. Проверьте договора о материальной ответственности и сроки их действия.
Какие функции возложены на инвентаризационную комиссию
Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия, состав которой утвержден руководителем. Порядок формирования комиссии, пропишите в учетной политике. Включите в ее состав сотрудников:
- из администрации;
- бухгалтерии, службы внутреннего контроля или аудита;
- специалистов других служб и отделов учреждения: инженер, экономист, техник.
В состав комиссии можете включить независимого консультанта, например аудитора из другой компании.
Инвентаризационная комиссия отвечает:
- за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя,
- за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках материальных ценностей,
- за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.
До начала инвентаризации комиссия должна:
- получить из бухгалтерии учётные данные по наличию проверяемых материальных ценностей,
- проверить весовое и измерительное оборудование,
- опечатать все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
- предложить материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы. Председатель комиссии должен расписаться на каждом из этих документов.
Все члены комиссии должны присутствовать во время инвентаризации. Если будет отсутствовать хотя бы один человек, то результаты ревизии могут признать недействительными. Если в учетной политике прописано, что инвентаризировать имущество можно путем онлайн видео- и фотофиксации, то присутствовать лично на проверке не надо. Основание - письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2016 г.
Как оформить результаты инвентаризации
Результаты инвентаризации оформите документально. Комиссия должна на всех инвентаризационных описях на титульной странице поставить свое заключение. После этого все члены комиссии подписывают документы. Ответственный сотрудник также подтверждает своей подписью, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.
На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (). Подпишите его у комиссии, а затем утвердите руководителем.
Если во время инвентаризации нашли отклонения с учетом, то к акту приложите ведомость расхождений по форме 0504092 .
Если во время инвентаризации поступили новые товары, оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.
Результаты инвентаризации отразите:
- в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
- в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
- в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.
Документы до и после проведения инвентаризации
Все основные документы, которые нужно составить к инвентаризации и после ее проведения, приведены в таблице 2.
Таблица 2. Документы до и после проведения инвентаризации
|
Документ |
Форма |
Описание |
|
Приказ руководителя о проведение инвентаризации |
|
Можете использовать любую из форм. Главное издать приказ за 10 дней до начала проверки. Пропишите в нем основные моменты по ревизии (причину и сроки проведения, состав комиссии, какое имущество или обязательства подлежат проверке) |
|
Инвентаризационные описи |
|
Сформируйте по данным фактического пересчета и переписи имущества учреждения. Проверьте наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов |
|
Акт о результатах инвентаризации |
Акт о результатах инвентаризации () |
Составьте его после того, как проверите все объекты и закроете описи. |
|
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). |
Подготовьте документ, если данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии |
|
Дополнительные документы |
Произвольная форма |
Используйте, если нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения |
|
Приказ руководителя по результатам инвентаризации |
Произвольная форма |
На основании всех документов по инвентаризации руководитель издает приказ. В нем он прописывает порядок устранения расхождений, а также об ответственности всех установленных виновных лиц. |
Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.
С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;
- при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).
Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии по общему правилу должно быть нечетным. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.
Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.
Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.
Если в организации отсутствует положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.
В приказе необходимо отразить:
- сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;
- когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;
- каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;
- порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;
- сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);
- какие формы заполняются при выявлении расхождений;
- каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;
- как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т.д.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).
В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.
Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация. В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф. ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).
Унифицированные формы инвентаризационных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Также необходимо учитывать формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" и от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.
В целях подготовки годового отчета рекомендуется также проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.
На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи. При этом для выяснения возможных расхождений комиссия сверяется с подготовленными инвентарными карточками, техническими паспортами, а при необходимости и с товарными накладными.
При наличии выявленных комиссией расхождений бухгалтерия на основании описей составляет сличительную ведомость (ф. ИНВ-18 и ИНВ-19).
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки.
Если в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты движимого и недвижимого имущества, то комиссия с привлечением специалистов и экспертов проводит оценку объектов по рыночным ценам на момент обследования с учетом степени износа по действительному техническому состоянию. В этом случае к инвентаризационной описи прилагается оценочный акт с подписями всех членов комиссии.
В случае когда комиссия при осмотре установила, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо обратиться к исполненным договорам на произведенные работы (либо к проектно-сметной документации, актам приема выполненных работ, приема в эксплуатацию) и по ним определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
В случае отсутствия основного средства в месте нахождения организации в период проведения инвентаризации, обусловленного спецификой основной деятельности экономического субъекта (судна, автомобили и т.п.), такие основные средства инвентаризуются по состоянию на дату выхода в рейс.
При обнаружении основных средств, не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности:
- порча;
- полный износ.
К описи прилагается обоснование непригодного для эксплуатации состояния в виде акта (заключения) технической экспертизы и письмо-ходатайство материально ответственного лица о списании. Опись и приложенные к ней документы обоснования будут являться основанием для принятия решения и оформления акта о списании.
Документальное оформление инвентаризации находящихся на ответственном хранении или арендованных основных средств проводится в том же порядке с использованием тех же форм, что и для собственных основных средств. Однако по ним ведется отдельный учет, поэтому и инвентаризационная опись, и акт результатов для них составляются отдельно. На титульном листе описи указывается не только то, что они находятся на ответственном хранении или арендованы, но и делается письменная ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии описи на последнем листе должно подписать материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества обратно на ответственное хранение.
При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи. Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.
В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц. Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.
После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.
Список литературы
1. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского и налогового учета основных средств при применении упрощенной системы налогообложения // Все для бухгалтера. 2010. N 8. С. 2 - 9.
2. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2013. N 14. С. 2 - 9.
3. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации // Все для бухгалтера. 2010. N 5. С. 12 - 15.
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
5. О некоммерческих организациях: Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ.
6. URL:http://www.consultant.ru.
7. URL:http://www.garant.ru.
Показатели, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности образовательной организации, должны быть подтверждены результатами инвентаризации активов и обязательств.
Инвентаризация имущества, активов и обязательств проводится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Это пунктом 20 Инструкции к Единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.
Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Требования детализированы в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания). В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств должен быть закреплен в учетной учреждения.
Объекты инвентаризации
Инвентаризации подлежат все активы и обязательства учреждений (в том числе учитываемые на забалансовых счетах). Наиболее крупной группой из них является инвентаризация Она проводится посредством документальной проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета, а также полноты и своевременности отражения в учете результатов отдельных хозопераций.
При инвентаризации расчетов с работниками учреждения необходимо проверить правомерность образования и депонентской задолженности по состоянию на конец отчетного года, состояние расчетов по возмещению нанесенного учреждению ущерба, а также правомерность образования дебиторской задолженности по подотчетным суммам, не погашенным по состоянию на отчетную дату.
Также целесообразно провести тщательную проверку полноты, правомерности и своевременности изменений, внесенных в коллективные и трудовые договоры, локальные нормативные акты учреждений, регулирующие трудовые отношения (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании и прочие), в связи со вступлением в силу нового закона об образовании.
Особенности инвентаризации расчетов в учреждениях различных типов обусловливаются их правовым статусом, законодательным и нормативным регулированием специфики осуществления отдельных хозяйственных операций. Правовой статус бюджетных и автономных учреждений (в части особенностей отражения в учете отдельных расчетных операций) отличается непринципиально. Поэтому ниже мы подробно остановимся только на отличиях в организации и проведении инвентаризации отдельных групп расчетов в казенных и бюджетных учреждениях.
Особенности инвентаризации расчетов в казенных учреждениях
Основные отличия определяются одной из целей, которые должны достигаться при инвентаризации расчетов в государственных и муниципальных учреждениях - полнота и правомерность использования выделенных бюджетных средств, а также средств учреждений, полученных ими в рамках приносящей доход деятельности. Таким образом, при проведении инвентаризации расчетов в казенных учреждениях следует установить:
- обеспеченность переходящих остатков кредиторской задолженности лимитами бюджетных ассигнований;
- правомерность перечисления сумм предварительной оплаты (авансов) поставщикам и подрядчикам;
- правомерность заключения и своевременность оплаты казенным учреждением государственных (муниципальных) контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств (в частности, проверка обеспеченности заключенных контрактов лимитам бюджетных обязательств с учетом принятых и неисполненных обязательств);
- своевременность и полнота оформления документов, служащих основанием для отражения дебиторской задолженности покупателей и заказчиков (при осуществлении казенным учреждением приносящей доход деятельности);
Так как казенные учреждения являются участниками бюджетного процесса, при проведении инвентаризации расчетов необходимо провести тщательный анализ всех операций, совершенных в отчетном году, на предмет выявления фактов нецелевого использования бюджетных средств и иных бюджетных нарушений. Направления проверки следует соотнести с перечнем видов указанных нарушений, содержащихся в новой главе 30 Бюджетного кодекса РФ.
Отличительные черты инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях
При проведении инвентаризации расчетов в бюджетных учреждениях необходимо обратить внимание на следующие особенности.
1. В отличие от казенных учреждений бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, а финансирование получают в виде субсидий на выполнение госзадания, на иные цели, а также на цели капвложений. При этом остатки средств субсидий на выполнение задания могут переходить на следующий год, остатки субсидий на иные цели подлежат возврату в соответствующий бюджет, а условиями предоставления субсидий на капвложения могут быть установлены сроки, выходящие за пределы одного календарного года. Таким образом, целесообразно все расчеты инвентаризовать в разрезе источников финансирования расходов и затрат - по каждому виду субсидий.
2. Еще одна особенность расчетов бюджетных учреждений связана со статусом финансовых активов, находящихся на балансе (в оперативном управлении). Здесь также имеет смысл дифференцировать объекты инвентаризации в зависимости от статуса имущества - недвижимое, особо ценное, иное и лизинговое. При этом будет нелишним проверить правильность отнесения имущества к различным группам - в частности, к категории иного имущества (которым учреждение может распоряжаться самостоятельно). Указанная группировка объектов инвентаризации может иметь место как при инвентаризации кредиторской задолженности (при приобретении или создании нефинансовых активов), так и при инвентаризации расчетов с дебиторами (при реализации или ином выбытии имущества).
3. Особое внимание необходимо обратить на сумму и условия сделок, связанных с движением нефинансовых активов, в результате которых образуется дебиторская или кредиторская задолженность. Целью такой проверки является выявление возможных случаев осуществления крупных сделок или сделок с заинтересованностью без согласования с учредителем.
4. В отличие от казенных учреждений бюджетным и автономным учреждениям законодательство не запрещает выдавать и привлекать заемные средства. Поэтому отдельно должны быть проверены расчеты с кредитными организациями (выдавшими кредиты), иными кредиторами по суммам полученных займов, а также расчеты с юридическими и физлицами, получившими займы от учреждения. При этом должно быть проверено не только соответствие данных бухучета фактическим остаткам задолженности, но также законность (включая документальное оформление) выдачи и привлечения заемных средств, выявлены возможные случаи нарушения расчетов как по выданным, так и по привлеченным займам и кредитам. Если подобные нарушения будут выявлены, необходимо провести дополнительную проверку своевременности и полноты мер, принятых к лицам, допустившим просрочку погашения займов, а также найти причины просрочки погашения задолженности по привлеченным заемным средствам и правомерности возмещения примененных к учреждению финансовых санкций.
5. При проверке расчетов с потребителями платных образовательных услуг целесообразно проверить правомерность формирования цены на услуги и структуру затрат, включаемых в себестоимость услуг.
6. При реализации услуг в виде сдачи в аренду временно свободных зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении учреждения, проверяется правильность определения размера арендной платы, полноты и своевременности ее взимания. Кроме того, надо проверить правомерность списания расходов по содержанию переданного в аренду имущества (на предмет выявления случаев возмещения указанных затрат за счет средств субсидии на выполнение госзадания).
В. Захарьин
,
эксперт по бюджетному учету