Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
- для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .
Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.
Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.
Виды в зависимости от характера операций :
- приходные;
- расходные;
- регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.
На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :
- приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
- расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
- кассовая книга — № КО4 (КК);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).
Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше
, а именно:
- название;
- дата его составления;
- наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
- содержание операции;
- количественные и денежные измерения операции;
- должность лиц, совершивших и оформивших;
- подписи лиц, упомянутых выше.
Основные требования к оформлению
В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.
Особенности оформления ПКО:
- суть операции вносится в строчке «Основание»;
- общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
- данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».
При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :
- наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
- строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
- наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.
Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.
Что же касается штампа «Погашено»:
- он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
- может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.
Существует 3 основных правила как оформить КК:
- Прошить.
- Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
- Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.
Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.
Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.
Предполагает заполнение такой информации :
- № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
- столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.
Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.
Особенности оформления КВД :
- отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
- в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».
Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:
- Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
- Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
- Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
- Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
- Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
- Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
- В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.
Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.
Исправления в КД
Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.
КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.
Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :
- Ошибку допустили в ПКО или РКО.
Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.
- Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.
Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.
Допускаются исправления, внесенные следующим образом:
- неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
- над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
- возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
- подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
- исправления вносятся во все экземпляры.
Хранение КД
Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.
Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.
Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.
Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.
Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.
Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:
- Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
- Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
- Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
- При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.
Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное свидетельство осуществления хозяйственной или финансовой операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит от правильности и своевременности составления документов. Значение документов в ведении хозяйственной деятельности достаточно велико, так как документы служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.
Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, такие как, счета и инвентаризация.
Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы, так как на их основании устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.
Классификация бухгалтерских документов представлена в таблице 2.
Таблица 2-Классификация бухгалтерских документов
|
Классификация |
Виды документов |
Наименование документов |
|
По назначению |
Распорядительные |
Приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения |
|
Оправдательные |
Накладные, акты, квитанции |
|
|
Бухгалтерского оформления |
Бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные и группировочные |
|
|
Комбинированные |
Авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др. |
|
|
Порядку составления |
Первичные |
Табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др. |
|
Отчет кассира, отчет склада и др. |
||
|
Денежные |
Приходные и расходные кассовые ордера, чеки и др. |
|
|
Материальные |
Товарные накладные, акты приемки-передачи и др. |
|
|
Расчетные |
Расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др. |
|
|
Способу отражения хозяйственных операций. месту составления; |
Накладные, наряды, кассовые ордера и др. |
|
|
Накопительные |
Лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др. |
|
|
Месту составления; |
Внутренние |
Товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера |
|
Выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др. |
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.
Кассовые ордера - это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.
Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:
Порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);
Дата поступления денежных средств;
В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;
При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;
Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.
В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:
1. вклад в уставный капитал;
2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;
3. заем от физического лица;
4. остаток неиспользованных подотчетных средств;
5. спонсорский взнос;
6. наличные из банка,
7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;
В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:
1. заказ-наряд;
2. накладная;
3. счёт-фактура;
4.договор на заём;
5.выписка из решения собрания учредителей;
6. бухгалтерская справка с расчетом;
7.письмо клиента;
8. распоряжение руководителя;
9. банковский чек;
10. личное заявление работника и т.д.
Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:
Наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;
Соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;
Наличие подтверждающих документов к ПКО;
Соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.
Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.
Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.
Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.
Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.
В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.
Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:
В расходном кассовом ордере;
В расчетно-платежной ведомости;
В платежной ведомости
на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.
Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.
Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:
Соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;
Соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.
Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..
Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.
При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях – прописью, в копейках – цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.
Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы.
После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.
Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:
Надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
Подпись руководителя и дату;
Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.
Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.
Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.
Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.
Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.
Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.
Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.
Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.
Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.
Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.
Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.
В последний день выдачи заработной платы и прочих выплат в платежно-расчетной или платежной ведомости кассир:
Ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;
Считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;
Сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;
В произвольной форме делает реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм должен содержать:
Наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;
Дату оформления реестра депонированных сумм;
Период возникновения депонированной задолженности;
Номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;
Ф.И.О работника, не получившего деньги;
Сумму невыплаченных наличных денег;
Итоговую сумму по реестру депонированных сумм;
Подпись кассира с расшифровкой;
Дополнительные реквизиты, если нужно.
Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную или расчетно-платежную ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.
По фактически выплаченным суммам по платежной или расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в платежной ведомости.
Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.
Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
Какие - либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Схему документооборота по кассовым операциям представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Схема документооборота по кассовым операциям
В первой главе рассмотрены следующие вопросы:
Понятие кассовых операций, цели и задачи учета;
Законодательно-нормативное регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств;
Документальное оформление кассовых операций.
Ведение учета кассовых операций по движению наличных денежных средств и их документальное оформление в ООО «Росс-Эль» соответствует нормативным документам, регулирующим данный вопрос в Российской Федерации.
В статье будут высветлены вопросы, касающиеся заполнения первичной документации по кассе. Что это за тип документов, как правильно их оформлять, какие функции выполняют – далее.
Финансовая операции должна подтверждаться документами. Оформлять их необходимо правильно, соответствуя требованиям и правилам, установленным законодательством.
Важные моменты
При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:
Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:
- использование простого карандаша;
- отсутствие необходимых реквизитов;
- наличие исправлений;
- использование не утвержденных бланков;
- в незаполненных строках нет прочерка;
- подписи теми лицами, которые не имеют на это право.
Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:
| Если ошибка в кассовых или банковских документах | Они аннулируются и составляются заново |
| В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно | Необходимо приложить его к отчету |
| Остальные типы документов | Исправляются только после согласования с контрагентами |
| Неправильная запись перечеркивается | Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией |
| Если неправильно записана одна цифра | Зачеркивается сумма полностью |
| Сверху зачеркнутого | Пишется правильная запись |
| На поле делается отметка «исправлено» | Ставится подпись ответственного лица |
| Если экземпляров документа несколько | Исправлять необходимо каждый |
Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.
Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.
Что это такое
Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.
Какова их роль
С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.
Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.
Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.
Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.
Правовое регулирование
Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:
- указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
- ставится порядковый номер ПКО;
- проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
- ставится номер бухгалтерского счета;
- указывается дебет и кредит;
- проставляется код назначения использования финансов из кассы;
- указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
- пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
- прописывается сумма ;
- рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
- при наличии первичных документов указываются их реквизиты.
Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.
Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:
- в качестве оплаты за услугу;
- за проданное имущество;
- как возврат неиспользованных финансов;
- во время пополнения капитала;
- от сотрудников организации – займы, ущербы;
- с банковского счета.
Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:
- от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
- от физических — ордеры.
Основные операции прихода:
- наличная выручка;
- поступления из банка;
- возврат лишней заработной платы;
- возмещение ущерба;
- поступление денег от учредителей;
- возвраты от поставщиков.
Расходный
Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. .
Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:
Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в .
Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.
Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:
Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:
- сдача финансов в банк;
- выдача заработной платы сотрудникам;
- выдача отчетных денег;
- расчеты с поставщиками.
Кассовая книга
Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре. Форма стандартная – . Вести ее можно в электронном и бумажном варианте.
Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных. Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года.
В случае ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими вариантами – горизонтально и вертикально.
При вертикальном расположении данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является следующая страница или вкладыш (пустой).
Записи ведутся ручкой или чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу, которая вкладывается между страницами.
При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части – вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.
Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая. Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается.
В кассовой книге в первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист.
На титульном листе книги обязательно должны присутствовать данные:
- код организации;
- данные индивидуального предпринимателя;
- отчетный период;
- название структурного подразделения.
Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований, установленных законодательством.
Основными первичными документами являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде чем сдавать документы, необходимо их проверить.
Занимается этим бухгалтер предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые документы не выдаются.
Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.
Сущность и специфика проведения кассовых операций
Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.
Кассовые операции состоят из следующих этапов :
- зачисление;
- передача;
- пересчет банкнот, монет;
- хранение;
- документирование кассовых операций.
Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.
Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.
От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.
Порядок проведения кассовых операций
Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.
Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.
Документы для ведения кассового учета
Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.
ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.
Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.
Особенности заполнения кассовой книги
Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.
Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.
При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.
После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.
Приходный и расходный ордера
Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.
Приходный ордер должен содержать :
- номер регистрации;
- название компании;
- код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
- номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
- дата регистрации ордера.
После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.
Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.
Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.
Другие документы для учета финансовых операций
Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.
Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.
Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.
Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.
Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.
Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.
Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.