Экономические субъекты в ходе своей деятельности используют безналичные расчеты и оплату за наличные расчеты. Бухгалтерский учет денежных средств предприятия дает представление о поступлении, расходе, перемещении денег. При этом правила использования наличных средств регулируются законодательно.
Цели и задачи учета денежных средств
Учитывая, что деньги экономических субъектов как в наличной, так и в безналичной форме, относятся к наиболее высоколиквидным активам, бухгалтерский учет денежных средств должен полностью предоставлять данные об источниках их поступления и направлении дальнейшего использования. Операции с финансовыми ресурсами предполагают выполнение таких задач, как:
- документирование записей по движению финансов организации;
- соблюдение законодательства при расчетах различного вида;
- целевое использование денежных средств;
- осуществление расчетов с контрагентами, бюджетом, сотрудниками и прочими кредиторами.
Теоретические основы учета денежных средств и их движения отражены в ПБУ 23/2011. В составе бухгалтерской отчетности для анализа информации о финансах предприятия используют форму 4 «Отчет о движении денежных средств» . Особенности учета денежных средств заключаются и в том, что экономическим субъектам, которые применяют одновременно несколько режимов налогообложения, требуется вести раздельный контроль наличных и безналичных поступлений и затрат.
Задачи учета денежных средств состоят и в анализировании информации проводимых операций для целей налогообложения. Так, регистр учета расхода денежных средств дает представление о фактических затратах субъекта в текущем периоде.
Бухгалтерский учет денежных средств организации
Учет денежных средств организации предполагает контроль за их фактическим поступлением и использованием. Представляя собой высоколиквидные актив, к денежным средствам относятся:
- средства на банковских счетах;
- наличность в кассе;
- выданные подотчет денежные средства;
- прочие активы с высокой степенью ликвидности.
Ведение расчетов, особенно учет и контроль денежных средств в наличной форме, возлагается, как правило, на материально ответственное лицо.
Безналичные движения в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими записями. Если организация или ИП использует в ходе деятельности наличные расчеты, то такие операции должны строго отвечать всем правилам кассовой дисциплины. В то же время допускается вести учет наличных денежных средств в упрощенной форме субъектам малого предпринимательства и ИП.
Учет денежных средств на предприятии формируется с использованием счетов:
- 52 «Валютные счета»;
- 55 «Специальные счета в банках»;
- 57 «Переводы в пути».
Учет наличных и безналичных денежных средств
Оборот наличности строго регламентирован. Бухгалтерский учет наличных денежных средств подчиняется Порядку ведения кассовых операций, утвержденных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210 ― У. Любые приходные или расходные операции должны быть отражены при помощи унифицированных документов, в числе которых кассовая книга, кассовые ордера, необходимо утвердить и в дальнейшем соблюдать лимит остатков наличности. Ответственным за выполнение кассовых операций назначается материально ― ответственное лицо.
Учет движения денежных средств в ООО в наличной форме может располагаться на субсчетах:
- 50.1 ― принимаются в расчет все денежные средства в отечественной валюте. Присутствие иностранной наличности требует открытия дополнительных субсчетов;
- 50.2 ― операционные кассы, используются в дополнительных пунктах приема денег, например ― в торговых точках;
- 50.3 ― открывается, если в кассе организации хранятся иные денежные документы ― билеты, марки, прочие.
Пример 1.
В кассе организации установлен лимит остатков наличности в пределах 45 000 рублей. На начало рабочего дня в кассе было 35 000 рублей. Были совершены следующие операции: поступление оплаты от покупателей ― 18 000 рублей, снятие с банка на зарплату работникам ― 118 000 рублей, выдача зарплаты ― 118 000 рублей, выдача подотчета ― 25 000 рублей. Таблица учета денежных средств (приход, расход, остаток) будет выглядеть следующим образом:
Начальное сальдо
Сумма, руб.
Наименование операции
Конечное сальдо
Оплата от покупателей
Поступление с расчетного счета
Выплата заработной платы сотрудникам
Выдача средств подотчет
Проведение учета денежных средств по безналу осуществляется при помощи счета 51 ― открытых счетов в банке. Поступления формируют дебет счета, списание ― кредит. Примеры записей:
- Дт 51 ― Кт 62 ― зачислена оплата от контрагентов;
- Дт 68 ― Кт 51 ― оплата налогов;
- Дт 60 ― Кт 51 ― оплата поставщикам;
- Дт 91 ― Кт 51 ― списана комиссия за банковские услуги.
Большинство приходных расходных операций должно совершаться непременно в безналичной форме, так как законодательство ограничивает оплату наличностью. Между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 рублей по одному договору.
Допускается открытие нескольких счетов в банке. Для хранения денег в валюте других государств применяют счет 52. Учет движения денежных средств по этому счету подчиняется валютному регулированию, то есть остатки в валюте пересчитываются на рубли по факту совершения каких-либо операций. По результатам чего образуются курсовые разницы ― положительные или отрицательные, зависящие от курса рубля на дату операции.
Учет прочих денежных средств
Помимо кассы и расчетных счетов, экономические субъекты вправе хранить денежные средства и с использованием специальных счетов в банке: аккредитивов (одна из форм безналичных расчетов, при которой банк осуществляет перевод денежных средств по распоряжению клиента), депозитов, чековых книжек. С этими целями учет денежных средств осуществляется при помощи 55 счета.
Специальные банковские счета применяются при необходимости совершения особых операций. Например, депозиты служат для хранения денег в кредитных учреждениях под повышенные проценты, чековые документы же содержат распоряжение к выдаче денежных средств предъявителю.
Еще один счет, отражающий информацию о наличии денег, ― счет 57 «Денежные средства в пути ». Используется в случаях, когда возникают некоторые временные разницы в перемещении, например:
- Дт 57 ― Кт 50 ― деньги выданы с кассы для пополнения банковского счета;
- Дт 51 ― Кт 57 ― поступление на счет в банке.
Учет денежных средств (кратко) ― это обобщенная информация о движении, поступлении и использовании денежных активов на предприятии.
Каждое предприятие на территории России, которое осуществляет финансовые операции, должно быть оборудовано специальным помещением, в котором осуществляются денежные расчёты, и сохранность финансовых средств. Любые операции совершаемые в кассах, должны быть учтены в соответствии с регламентирующими такие действия юридическими документами.
Чем регламентируется учёт кассовых операций?
Порядок осуществления финансовых расчётов и их учёт регламентируется положением утверждённым Центральным Банком РФ 22.09.93 г. №40.
При совершении кассовых операций, необходимо придерживаться следующих правил:
- Каждое предприятие должно иметь кассою книгу для учёта операций.
- Приём денег должен осуществляться с использованием учётной кассовой техники.
- В кассах допускается иметь только такой объём наличных денежных средств, который не превышает лимита установленного руководством предприятия.
- Все предприятия должны сдавать денежные средства, которые превышают размер установленного лимита.
- Допускается хранение финансовых средств, которые превышают установленные лимиты, только для выплаты заработной платы или пособий.
- Контроль за ведение финансовой отчётности возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Таким образом, любая операция, которая совершается в кассе предприятия, должна быть осуществлена с применением контрольно-кассовой техники и записью в кассовую книгу.
Виды кассовых документов
Кассовые документы могут быть следующих видов:
- Приходные.
- Расходные.
Приходный кассовый орден представляет собой документ, в котором отображается количество денежных средств поступивших в кассу предприятия. ПКО необходим для осуществления контроля и учёта в бухгалтерии предприятия. Принимать денежные средства в кассу предприятия без оформления этого документа — недопустимо.
За такие нарушения финансовой дисциплины предусмотрены штрафные санкции в размере от 5 000 до 50 000 рублей. Оформление приходного кассового ордена, должно быть осуществлено только в день поступления денежных средств. Несоблюдение этого правила может привести к утрате данным документом законной силы. Категорически не допускаются исправления и помарки на ПКО.
В некоторых случаях, возможно оформление приходного кассового ордена без чека. Например индивидуальные предприниматели, находящиеся на ЕНВД, освобождаются от оформления контрольно-кассового чека. Приходный ордер имеет унифицированную форму КО-1, которая не может быть изменена.
Расходный кассовый ордер — документ, который также является важнейшим компонентом финансовой дисциплины. Оформляется РКО при каждой выдаче денег из кассы. Для любой организации такой вариант оформления отчётности, является обязательным. Как и приходные кассовые документы, РКО необходимо заполнять в обязательном порядке, иначе в отношении юридических и должностных лиц могут быть применены штрафные санкции. Индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять РКО.
Документальное оформление операций
Документальное подтверждение кассовых операций, является обязательным для любой организации.
Такие операции могут быть оформлены следующими документами:
- Приходный кассовый ордер.
- Расходный кассовый ордер.
- Платёжная ведомость.
- Кассовая книга.
- Книга учёта денежных средств.
Выдача зарплаты — расходная операция
Приходный кассовый ордер может быть заполнен в автоматическом режиме. Обычно для этого применяется программа 1С: Бухгалтерия. При оформлении этого документа сверяется подпись ответственного лица, выдавшего документ, и производится подсчёт наличных денежных средств.
Оформляется приходный ордер в случае приёма выручки, продажи товара, возврате неиспользуемой суммы.
В документе обязательно проставляется номер и дата оформления, номер счёта и название предприятия.
Расходный кассовый ордер, оформляется при выдаче денег: выплата заработной платы работникам; Внесение выручки на Р/С банка; выдаче денежных средств для приобретения продукции и т. д. В РКО следует, также указать дату осуществления выплаты, наименование организации и проставить номер документа.
Кассовая книга оформляется на основании полученных расходных и приходных ордеров. Каждая финансовая операция должна быть отображена в данном документе. После того как будет проведена проверка соответствия сумм в кассовой книге и ордерах, денежные средства переносятся на остаток текущего рабочего дня.
Ведение книги учёта денежных средств осуществляется старшим кассиром предприятия. В этой книге записывается весь объём денежных средств выданных всем кассирам предприятия в начале рабочей смены. После окончания рабочего дня, производится сверка показателей по остаткам всех касс. Заполнение книги учёта денежных средств производится только для внутреннего контроля. Необходимость в ведении такого документа возникает только в том случае, если предприятие имеет очень большой финансовый оборот, и одной кассы для осуществления денежного оборота недостаточно.
Платёжная ведомость заполняется, когда работникам начисляется заработная плата или любые другие выплаты. Платёжная ведомость заполняется бухгалтером предприятия, а после передаётся кассиру для осуществления выплат. Данный вид документа заполняется как крупными предприятиями, так и индивидуальными предпринимателями.
Оформление осуществляется на бланке установленного образца, на титульном листе которого указывается наименование организации или фамилия ИП. На титульном листе, также указывается временной промежуток действия документа и точная сумма, которую необходимо выплатить. Сумма должна быть указана цифрами и прописью.
Перед тем как отправить данный документ кассиру для осуществления по нему денежных выплат, платёжная ведомость направляется руководителю на подпись. Только после заверки данного документа подписью руководителя, кассир может приступить к выполнению своих профессиональных обязанностей. После того как срок действия платёжной ведомости истечёт, кассир выполняет закрытие этого документа.
Эта процедура, является обязательной и выполняется даже в том случае если на момент завершения срока действия ведомости, выплаты были произведены не в полном объёме.
Порядок учёта и примеры проводок
Порядок осуществления учёта кассовых операций производится следующим образом. Предприятие оборудуется кассой, которая должна полностью соответствовать требованиям безопасности. Помещение должно быть оборудовано электронными средствами подсчёта банкнот, контрольно-кассовой машиной, и другой электроникой и мебелью.
Руководителем организации нанимается на работу кассир, работа которого будет осуществляться в выдаче и приёме денежных средств, а также в учёте всех производимых операций. Данный работник, является полностью материально ответственным и отвечает за вверенные ему материальные ценности. До начала рабочей смены кассир получает денежные средства из банка.
В течение рабочего осуществляется выплата и получение денежных средств с обязательным учётом финансовых операций. По окончании рабочего дня производится заполнение кассовой книги и сдача денежных средств на Р/С предприятия.
Бухгалтерские проводки представляют собой счета, которые оформляются по фактическим документам и отражают суммы, которые были переведены на счёт или сняты со счёта, например: осуществление расчётной операции с подотчётными лицами или выплата зарплаты.
Стандартная проводка выглядит следующим образом:
- Сотруднику выдан аванс в размере 5000 рублей на служебную командировку.
- По возвращении работник представляет подробный отчёт по осуществлённым расходам:
- Документы на проезд в наземном общественном транспорте: 1000 рублей
- Суточные за время пребывания в командировке: 1200 рублей.
- Добровольное страхование от несчастных случаев: 100 рублей.
- Квитанция бронирования номера в гостинице: 2600 рублей.
Бухгалтерская отчётность кассовой проводки с подотчётными лицами будет выглядеть следующим образом:
- Дебет счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами»,
- Кредит счета 50 «Касса» — 5000 руб. Полная сумма аванса выданного сотруднику.
- Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,
- Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 4900 руб. Затраты осуществлённые сотрудником во время служебной командировки.
- Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 100 руб. Возвращённая сумма аванса.
Таким образом, можно проследить любую финансовую операцию в бухгалтерской отчётности и учесть все нюансы расходования и поступления денежных средств.
Вконтакте
Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ.
Касса и кассовая техника — не одно и то же
Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.
Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).
ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.
|
Касса — это... |
Кассовые операции |
Документы о проведенных операциях |
|---|---|---|
|
Совокупность наличных денежных средств предприятия |
|
|
|
(операции на ККТ являются частью кассового учета) |
|
|
Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.
Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет
Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.
«Базовый» учет
«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:
- создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
- формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
- ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
- оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
- составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.
Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.
Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У .
Упрощенный учет
Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У . Подробнее о нем см. статью « ». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. « »). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.
Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.
Кассовые операции с применением ККТ
Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:
- Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
- Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
- Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
- Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
- Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
- Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
- Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
- Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).
С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.
Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.
Документирование кассовых операций по 54-ФЗ
Приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229 .
Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:
- отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
- кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.
Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.
Расходный кассовый ордер
РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:
- выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
- выплату денег покупателю (физическому лицу).
1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:
- выдача зарплаты;
- оплата товаров и услуг поставщику.
Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.
2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:
1. Дата возврата товара
- Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
- Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».
2. Способ расчета при возврате денег покупателю
- Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
- Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.
Порядок действий следующий:
1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).
3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.
Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.
В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:
- Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
- Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
- Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).
Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.
Штрафы для нарушителей
Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.
Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.
За неприменение ККТ оштрафуют:
- . должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
- . организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.
За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:
- должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
- ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:
- должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
- юрлицу — 10 тыс. рублей.
За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:
- должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
- юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.
Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.
Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет ». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности « », что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.
Касса в бухгалтерском учете занимает значимое место — ведь на правильность отображения кассовых операций проверяющие обращают особое внимание. Как правильно организовать работу кассы в бухучете предприятия и ИП, читайте далее в статье.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи .
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Лимит остатка
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Итоги
Отражение операций по кассе в бухучете производится при помощи активного бухсчета 50. При этом поступление наличности (денежных документов) оформляется по его дебету, а выбытие — по кредиту.
Каждому предприятию и ИП требуется соблюдать кассовую дисциплину и правила, прописанные в Указании Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У. В данном нормативном документе также представлены образцы унифицированных форм, применение которых является обязательным для всех, кроме ИП (они освобождены от ведения кассовой книги и приходных, расходных ордеров).
Для учета наличности организации существует бухгалтерский счет 50, дебет счета показывает поступающие в кассу суммы от контрагентов, кредиты – выбывающие. Конечно сальдо отражает денежную сумму, имеющуюся в наличном виде в конкретный момент времени. Все операции с наличными денежными средствами должны быть отражены на этом счете.
Хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, именуются кассовыми операциями. Помимо наличных денег, в кассе можно хранить денежные документы, к которым относятся, например, билеты, путевки.
К таким операциям относится поступление наличных средств и их выбытие.
Документальное оформление
Кассовые операции так же, как и любых других хозяйственные операции, выполняются на основании первичных документов (что это за документы читайте ). Бухгалтерский учет возможен только при наличии оправдательных документов.
Бланки кассовых документов имеют унифицированные формы, указанные ниже. При заполнении форм нужно помнить, что исправления в таких документах, как приходный и расходный ордер, не допускаются.
Первичные кассовые документы:
- КО-1 унифицированная форма, которой оформляется поступление (оприходование) наличных денежных средств, данная форма именуется «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 – типовая форма для отражения выдачи средств из кассы, наименование данного бланка «Расходный кассовый ордер»;
- КО-3 – указанные выше формы ордеров необходимо регистрировать в специально предназначенном для этого журнале унифицированная форма КО-3;
- КО-4 – это также один из обязательных документов, который необходимо вести на предприятии, именуется данная форма «Кассовая книга», в ней фиксируются все движения по кассе. Записи в эту книгу осуществляются на основании заполненных первичных приходных и расходных денежных документов. ИП данную книгу могут не вести, если они ведут учет доходов и расходов;
- объявление на взнос наличными в банк форма 0402001 применяется при сдаче наличных средств из кассы в банк;
- денежный чек на получение наличных используется при снятии наличных денег с расчетного счета.
Заполнение кассовых документов с возможностью скачать бланки и образцы вы найдете в .
Для использования расчетов наличными денежными средствами необходимо применение ККМ, для некоторых видов деятельности допускается использовать . В настоящее время приобретение кассового аппарата обойдется вам в 15000 руб.
Лимит кассы
Существует такое понятие, как «лимит кассы» – это сумма наличных денег, которую можно оставить по окончании рабочего дня. Данный показатель устанавливается юридическими лицами самостоятельно на основании распорядительного документа. ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимит.
Сумма средств сверх лимита по окончании рабочего дня перемещается на расчетный счет организации, то есть сдаваться в банк, при этом необходимо заполнить форму 0402001 – объявление на взнос наличными.
Деньги сверх лимита могут храниться только в том случае, если они предназначены для выплаты персоналу зарплаты, а также социальных выплат, при этом они могут находиться в кассе предприятия 3 дня, в эти 3 дня следует также включить день, когда получены деньги в банке. Также деньги могут остаться, если кассовые операции в организации выполнялись в выходной или праздничный день, когда нет возможности сдать эти деньги в банк.
Получить с расчетного счета в банке наличные деньги организация может только на следующие цели:
- на выплату заработной платы персоналу,
- на оплату расходов, связанных с командировкой,
- на различного рода хозяйственные нужды.
Получить наличные деньги можно на основании денежного чека.
Для ведения кассы, как правило, нанимается специальный человек – кассир. Также обязанности данной должности может выполнять бухгалтер или сам руководитель (если организация небольшая). Учет кассовых операций регулируется определенными законодательными документами.