Инвентаризация расчетов – обязательный этап при составлении бухгалтерской отчетности. Процедура проводится для оформления годового баланса, так и с целью принятия управленческих решений при оптимизации деятельности предприятия.
Важно соблюдение порядка проведения инвентаризации с составлением сопутствующих документов для недопущения привлечения организации к материальной ответственности за предоставление недостоверных финансовых сведений о работе организации. Что предствляет собой кредиторская задолженность, основные этапы проведения проверки, причины назначения и требования к соответствующей документации. Об этом пойдет речь в статье.
Что это такое
На основании п.27 Положения по бухотчетности за , проверка активов и обязательств проводится ежегодно, в том числе в части расчетов с кредиторами и дебиторами. По решению руководства может быть назначена внеплановая проверка.
К примеру для целей предоставления отчетности для стратегически важного для предприятия инвестора или кредитора, оформления с ним корпоративных отношений на основе доверия с демонстрацией высокой репутации в сфере проведения платежей компанией.
Как проводится
Инвентаризация заключается в мониторинге расчетов по сделкам с кредиторами. Сравниваются величины на разных счетах согласно правил бухгалтерского учета. Оцениваются значения показателей и сравниваются. В частности, основой эффективности работы организации является приемлемый коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей. Ведется учет просроченных платежей, выявляются причины их возникновения.
Сроки проведения инвентаризации устанавливаются внутренним документом организации. Об этом указано в Методических указаниях Минфина от13.06.1995.
Для сверки расчетов на предприятии должна формироваться специальная комиссия, в состав которой входят специалисты по бухгалтерскому учету, налогообложению и юристы. По желанию или требованию контрагентов, либо контролирующих органов участие в проверке могут принимать также независимые аудиторы.
Инвентаризация оформляется приказом руководителя по форме , в котором прописывается состав комиссии, сроки начала и окончания. При отсутствии подписи на результатах проверки хотя бы одного назначенного на основании приказа или внутренних актов предприятия и его незанятость во время проверки вызывает недействительность всей инвентаризации.
После выявления всех показателей, мониторинга ситуации с расчетами по дебитовым и кредитным счетам, выявления недостатков в работе предприятия и составления рекомендаций по оптимизации деятельности оформляются результаты проверки кредиторской задолженности.
Закрепляются итоги в форме, составленной согласно внутренних правил предприятия или на унифицированном бланке. Отражаются результате в том месяце, в котором инвентаризация была утверждена.
Кредиторская задолженность выявляется по результатам сверки расчетов с контрагентами, также как и в ситуации с долгами дебиторов. По оплате согласно договорам с кредиторами используется счет 76, с покупателями – 62, с другими лицами – 60.
Интересно: если компания периодически обменивается актами сверки с другими предприятиями, то необходимость во включении кредиторской задолженности в состав доходов для целей налогообложения не возникает.
Для проведения проверки расчетов с налоговой службой, по задолженности в Пенсионный фонд и ФСС РФ, целесообразно запросить акты со сверкой платежей и начислений для выявления недочетов.
Совместная проверка расчетов в этом случае может быть организована в рамках о страховых взносах. Результаты отражаются в унифицированных формах и .
Важно: для эффективного мониторинга финансовой ситуации на предприятии желательна сверка платежей по всем платежным поручениям, ведомостям и расходным кассовым ордерам.
Поскольку большая часть кредиторской задолженности приходится по договорам с банками и по инвестиционным договорам, то операции проводятся по счетам 66, 67 бухгалтерского учета. Задолженность делится на краткосрочную (с периодом погашения менее 12 месяцев) и долгосрочную (сроком исполнения более 1 года).
Источниками инвентаризации служат первичные документы, это выписки из банков, договора, накладные, оборотные ведомости и другие акты. Полученные из них сведения сравниваются с данными, разнесенными по определенным счетам согласно категории контрагента.
Причины проведения
Основание и цель проведения сверки обязательно указываются в приказе руководителя, утверждающего комиссию и задачу для финансового и юридического отдела, а в некоторых случаях – и для аудиторов.
Главными причинам проверки называются:
- смена материально-ответственных лиц;
- при реорганизации или ликвидации субъекта предпринимательской деятельности;
- перед предоставлением отчетности по бухгалтерскому и налоговому учету;
- после стихийных бедствий или пожара, вследствие которых утеряна часть документации.
Акт инвентаризации кредиторской задолженности и его образец
Все операции, выявленные в ходе контроля расчетов, фиксируются в едином акте, где отражаются значения кредиторской и дебиторской задолженности. С поставщиками и покупателями данные проверки отражаются в форме .
Составляется документ в двух оригинальных экземплярах. Сверка осуществляется по каждому основанию – договору или обязательству, контрагенту – юридическим лицам, сотрудникам, банкам, бюджетам всех уровней раздельно.Акт обязательно подписывается всеми участниками комиссии.
Важно: при составлении документа необходимо учесть, что дебиторы, с которыми периодически компания обменивалась актами сверок, должны учитываться в акте инвентаризации. Списывать задолженность в связи с истечением срока исковой давности в этом случае нельзя, поскольку обмен документами прерывает срок в 3 года.
Однако по общему правилу при длительном продлении периода выплат, если даже такая задолженность не исключается, максимальный период для отражения расчетов должен составлять в общей сложности не более 10 лет.
Также обязательно нужно проследить за правильным списанием сомнительной дебиторской задолженности и создания резервного фонда, а также просроченных платежей, время на проведение которых истек.
Акт инвентаризация включают информацию:
- о контрагентах, заключенных с ними сделках, номерах учета задолженности, подтвержденных суммах.
- о долгах, которая не принята кредиторами.
- о средствах, срок выплаты которых истек.
- о безнадежных платежах, не подлежащих взысканию.
Безнадежной признается задолженность, получить которую в предусмотренном законом порядке не представляется возможным.
Пример из практики:
По договору на поставку материалов ООО «Ромашка» имеет кредиторскую задолженность перед ООО «Магнит» в размере 150 000 руб. Сумма образовалась из-за предусмотренного в контракте условия об отсрочке.
ООО «Магнит» была ликвидирована по инициативе налоговой инспекции в связи с предоставлением неверной налоговой отчетности, не отражающей реальные показатели финансовой деятельности предприятия.
Кредитор собрал комиссию, в задачи которой вошла проверка расчетов – инвентаризация. В ходе которой было решено списать задолженность как безнадежную.
Последствия
В ходе проведения инвентаризации важно обоснованно распределять суммы в счет дебиторской и кредиторской задолженности. Неправильное отражение сумм может служить основанием к привлечению к административной ответственности с начислением штрафов на основании согласно процедуре, установленной .
Показатель кредиторской задолженности напрямую влияет на ликвидность активов предприятия, уровень платежеспособности, оборотоспособность средств. Поскольку главная задача инвентаризации – это выявление слабых мест в деятельности предприятия, то полученные результаты можно рассматривать как основу для построения надежного бизнеса.
Результаты могут использоваться при заключении крупных инвестиционных договоров, получения заемных средств в банках, для заключения партнерских договоров или оформления отсрочек по платежам на приобретение товаров.
Выявление причин образования кредиторской задолженности позволяет создать эффективный механизм работы организации, установить зависимость от заемных средств, позволяет улучшить управляемость капитала.
По определенным платежам, выявленным в ходе проверки, принимаются решения об оптимизации долга. К примеру, выявлена кредиторская задолженность с нарушенными сроками выплаты. В качестве меры принято включить платежи в график с целью погашения.
Если обнаруживаются долги, которые не подтверждены кредитором и не истребовались, целесообразно подписание актов сверки. Если допущена небольшая просрочка, компания может обратиться с кредитору с просьбой перенести сроки оплаты долга и заключить об этом дополнительное соглашение.
Безнадежная задолженность списывается в полном объеме, сумма НДС учитывается в размере расчета, поскольку налог уже присутствует при оплате товаров или услуг и не может быть выделен из общей суммы.
Видео: Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться в обязательном порядке всеми организациями, она необходима для бухгалтерской отчетности, а кроме того, может потребоваться в качестве дополнительной информации, предоставляемой внешним заинтересованным лицам. Процедура инвентаризации строго не регламентируется, но ее следует проводить тщательно, чтобы были указаны все обязательства - как собственные, так и внешние. Подробнее читайте в статье.
Когда возникает необходимость в проведении инвентаризации?
Организация инвентаризации входит в число обязательных мероприятий перед формированием бухгалтерских отчетов. На это нацеливают ее нормы, содержащиеся в п. 27 положения по ведению бухучета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. Компания с помощью таких действий получает представление об имеющихся активах и существующих обязательствах перед бюджетом, кредиторами и партнерами.
Обязательные инвентаризации проводятся по окончании отчетных периодов. Но их можно проводить и течение года, когда требуется информация для инвесторов или учредителей, которым с помощью таких сведений нужно выстраивать или корректировать экономическую политику компании.
Информация при этом должна содержать данные о том, на какие поступления в рамках дебиторской задолженности можно рассчитывать, и предполагаемые сроки ее погашения, а также размер обязательств перед кредиторами и партнерами. То есть от бухгалтерии предприятия требуется сделать качественную инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности .
Процедура инвентаризации состоит в том, что сверяются показатели, отраженные на соответствующих счетах бухучета, определяется дата образования задолженности, а также оценивается целесообразность внесения задолженности и проверяется время ее погашения.
Каковы сроки и регламент проведения инвентаризации?
В обязанности организации входит установление сроков проведения инвентаризации. Для регулярных мероприятий вносятся нужные пункты в учетную политику предприятия, для внеочередных инвентаризаций издается распоряжение руководителя (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Формируется специальная комиссия, которая, согласно п. 2.2 методических указаний, затем должна работать постоянно. В состав этого органа компания вправе включать любых сотрудников достаточной компетенции и соответствующих должностей. Как правило, в комиссии работают представители административного корпуса, бухгалтерские работники, экономисты, юристы. Иногда к этой деятельности привлекаются специалисты извне.
Для приказа руководителя по запуску процедуры инвентаризации существует утвержденная форма ИНВ-22, в тексте которой должны быть указаны: причина проведения мероприятия, временные рамки, в которые надо уложиться, и состав комиссии.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На инвентаризационных мероприятиях должны присутствовать все члены комиссии. При отсутствии хотя бы одного результаты признаются недействительными. Для предотвращения нежелательных последствий опытные главбухи своевременно инициируют приказы руководителя, корректирующие состав комиссии.
Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности оформляются с помощью унифицированных форм документов. Бланки приводятся в приложениях к методическим указаниям: так, в приложении № 16 содержится форма ИНВ-17 для акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами - покупателями, поставщиками и другими партнерами, с которыми имеются непогашенные задолженности различного свойства. Деловая практика показывает, что оформление таким путем удобно и законно.
При проведении инвентаризации перед составлением отчетов ее итоги отражаются в годовой бухгалтерской отчетности. Когда инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности обусловлена иными причинами (например, запросом инвестора), результаты отражаются в бухучете того месяца, когда мероприятие завершилось (п. 5.5 Методических указаний).
Инвентаризация дебиторской задолженности
Для выявления реальных объемов дебиторской задолженности компания должна свериться со всеми партнерами, имеющими задолженность. Более того, сверка делается по каждому договору или разовой сделке, оформленной с помощью накладной и счета-фактуры.
В бухучете дебиторка учитывается на счетах 60, 62, 76. Из этих записей можно узнать расчетные суммы, которые фигурировали в расчетах с контрагентами.
При сверке взаиморасчетов могут быть обнаружены неточности или ошибки в суммах. Тогда следует провести коррекцию дебиторской задолженности, а исправления внести в учет того месяца, в котором выявлена ошибка. Так надо действовать, исходя из положений п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утв. приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для дебиторки срок исковой давности составляет 3 года. Однако этот срок может быть прерван по некоторым причинам. В частности, если с суммой задолженности стороны соглашаются в письменном виде в течение этих трех лет. Это означает, что с момента подписания акта сверки обеими сторонами отсчет срока давности начинается с нуля и придется отложить списание соответствующих сумм на расходы еще на три года.
При анализе дебиторской задолженности следует внимательно рассортировать все выявленные суммы на сомнительные и просроченные долги. Это требуется, в частности, для того, чтобы оценить возможность формирования резерва под сомнительные задолженности. Иначе говоря, на приведенных счетах надо будет определить степень сомнительности сумм.
Также инвентаризации подлежит дебиторская задолженность по оплате труда наемных работников и по суммам, выданным в подотчет. Инвентаризация в таком случае будет состоять из анализа сумм, проведенным по 70-му, 71-му и 73-му счетам. Сложностей здесь быть не должно, поскольку задача комиссии будет состоять в проверке, имеют ли уволившиеся работники задолженность перед компанией, а также числятся ли за подотчетниками непогашенные авансы.
Помимо анализа указанных выше счетов следует просмотреть остатки по дебету 68-го и 69-го счетов. Здесь могут возникнуть переплаты по налогам и страховым сборам.
Инвентаризация кредиторской задолженности
Как и в случае с дебиторской задолженностью, кредиторская выявляется в ходе составления актов сверок с кредиторами компании. В результате инвентаризация кредиторской задолженности заключается в исследовании правильности записей по кредиту счетов: 60-го (поставщики и подрядчики), 76-го (прочие кредиторы) и 62-го (покупатели, выдавшие авансы).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В отличие от дебиторки здесь регулярное подписание актов сверок имеет несомненный плюс для компании. Суммы кредиторской задолженности при подписанных актах не включаются в доходы по прошествии 3 лет с момента образования долга.
Для выявления задолженности перед налоговой службой или страховыми фондами следует направить соответствующий запрос налоговикам или в фонды. Сотрудники территориальных органов составят справки о состоянии расчетов. В отличие от актов, составляемых между партнерами по бизнесу, здесь подписи плательщика не требуется. Если компания не согласна с представленными в справке данными, она должна написать возражения и представить документы, что долг меньше обозначенного или вовсе отсутствует.
ВАЖНО! С 2017 года контроль над уплатой страховых взносов перешел к ФНС. Поэтому теперь запросы по справкам о расчетах с внебюджетными фондами следует посылать налоговикам.
При проведении инвентаризации кредиторской задолженности по суммам оплаты труда исследуется 70-й счет на предмет выявления задолженности по зарплате. Кроме того, выявляются причины, приведшие к такой ситуации. Для выявления всех долгов компании по этому направлению бухгалтерам придется сравнить суммы в расчетных ведомостях и выплаты, произведенные указанным там лицам.
Часто основную часть кредиторки составляют долги перед финансовыми учреждениями. Для их выявления проводятся проверка остатков на 66-м и 67-м счетах и параллельный анализ внутренних документов компании и поступивших от кредиторов справок и актов. При этом следует разделить эти остатки задолженностей по временному принципу - на краткосрочные и долгосрочные.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Проверку задолженности следует анализировать и по срокам погашения. Дело в том, что просроченные долги списываются в доходы, и пропуск такого факта чреват претензиями от налоговых органов.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности - образец формирования результатов
Итоги инвентаризации следует отразить в документах. Как мы уже указывали, для этого предусмотрены специальная форма - акт ИНВ-17.
В ней следует указать все результаты расчетов с дебиторами и кредиторами, а также приложить справку, в которой расшифровать основные позиции. Документы составляются в двух экземплярах.
Скачать пример заполнения формы ИНВ-17 читатели могут по ссылке:
Сформированный акт инвентаризации подписывается членами комиссии, проводившими мероприятие.
Инвентаризируя дебиторскую и кредиторскую задолженность, компания должна проанализировать расчеты с каждым партнером и по каждому соглашению, договору или разовой сделке. Для определения достоверности учетных сведений бухгалтеры предприятия исследуют остатки на счетах, а также пользуются данными из актов сверок расчетов.
Если обнаруживаются просроченные задолженности, они должны быть своевременно учтены. В противном случае может быть неправильно определена прибыль компании и соответствующий налог.
Нормами действующего российского законодательства для компаний предусмотрена обязанность по осуществлению инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, материальных и нематериальных активов, ОС и торгово-материальных ценностей.
Сам порядок и процедура осуществления подобных проверок были разработаны государственными органами РФ и считаются таковыми как обязательными не только при формировании различных мероприятий, но и при их проведении либо завершении.
Особенности
Согласно Федеральному закону №402 , инвентаризацию активов и самих обязательств компании принято считать ключевыми компонентами бухгалтерского учета.
Более того, пунктом 3 ст. 11 данного закона предусмотрено несколько разновидностей осуществления проверок, а именно:
- обязательное осуществление инвентаризации дебиторских долговых обязательств и прочих активов;
- инициативная сверка, которая осуществляется компаниями исключительно на свое усмотрение (эта разновидность проверки поверхностно отображена в законодательстве).
Дополнительно необходимо обращать внимание на тот факт, что Приказом Минфина РФ №49 от июня 1995 года было утверждено Методическое указание .
В пункте 1.5 отображен полный список ситуаций, когда осуществление инвентаризации считается обязательным.
К примеру, ими могут быть случаи, при которых:
- компания выполняет передачу своего имущества во временное использование, аренду, совершает выкуп либо же продает;
- названная проверка осуществляется перед началом составления годового отчета;
- осуществление инвентаризации дебиторских и кредиторских долговых обязательств, включая активы, считается обязательным в тот момент, когда было назначено новое лицо, несущее полную ответственность за хранение торгово-материальных ценностей;
- различные форс-мажорные ситуации, которые повлекли за собой потерю активов;
- выявление фактов утраты, порчи либо же хищения торгово-материальных ценностей;
- если владельцы компаний приняли решение относительно начала добровольной ликвидации.
Каждая компания имеет полное право не только назначать, но и осуществлять инвентаризацию и в другие периоды , которые не имеют отношения с обстоятельствами, указанными выше.
Необходимо брать во внимание тот факт, что обязательство относительно инвентаризации дебиторов и кредиторов, включая активы компании, возлагается только на юридическое лицо . Индивидуальные предприниматели не обязаны проводить проверку на предмет соответствия фактических значений сведения бухгалтерского учета.
Нормы действующего законодательства РФ не устанавливают максимальный лимит на число инвентаризаций, которые осуществляются субъектами на протяжении календарного года.
Проведение
Согласно пункту 2.2 Методических указаний, принятых Приказом Минфина РФ №49 от июня 1995 года, каждая компания, которая приняла решение на проведение инвентаризации, обязана сформировать специальную комиссию
и назначать ее членов из имеющегося наемного штата сотрудников. По желанию руководства, допускается возможность привлекать аудиторов извне.
Без выполнения данного предписания инвентаризация долговых обязательств, также как и иных значений, будет считаться таковой как несостоявшейся. Указанный орган считается постоянным и действует до завершения периода его назначения либо же вплоть до формирования комиссии с новыми членами.
Необходимо брать во внимание то, что при условии небольшого количества обязательств и активов осуществлять инвентаризацию может специальная ревизионная комиссия .
Формирование комиссии должно осуществляться исключительно Приказом относительно осуществления инвентаризации дебиторских долговых обязательств. Стоит отметить, что допускается возможность создавать иную распорядительную документацию.
Итоговые результаты проверки должны быть отображены в инвентаризационной описи . Наименование формы необходимо заполнять аккуратно, без каких-либо подчисток и помарок, в машинном либо рукописном варианте.
Допускается возможность использования чернила таких цветов: синий и черный.
В строках, которые остаются пустыми, необходимо обязательно проставить прочерки, а непосредственные формы должны быть заверены подписями всеми членами комиссии.
Вне зависимости от того, какой объект инвентаризации, требования, отображенные выше, относятся к общим и являются обязательными, их выполнение позволяет существенно уменьшить уровень риска возникновения каких-либо претензий по отношению к процедуре и оформлению осуществляемых проверок.
Инвентаризация долговых обязательств, также как и исчислений, осуществляется методом проверки
обоснованного отображения определенных сумм на счетах бухгалтерского учета.
Из этого следует, что для возможности осуществить подобного рода проверку в состав комиссии должны быть включены наемные рабочие, которые обладают не только определенным опытом, но и квалификацией, к примеру:
- наемные рабочие из управленческого корпуса компании;
- главбухи;
- экономисты;
- аудиторы, причем допускается возможность задействовать не только внутренних, но и внешних.
Этот список далеко не является окончательным и может быть дополнен каждый субъектом предпринимательства с учетом фактического кадрового перечня компании.
Осуществление необходимой проверки обязательств начинается с формирования справки, которая должна быть приложена к акту, составленному по , оформленной по счетам бухучета. Именно эта документация и является базовой для занесения определенных сведений в ИНВ-17.
Кроме указанных выше объектов, к проверке можно подвергнуть:
- различные отчисления в пользу реализаторов;
- расчеты с потребителями;
- реализация каких-либо обязанностей перед непосредственным бюджетом;
- имеющиеся взаимоотношения с подотчетными сотрудниками;
- действия в пользу наемного штата сотрудников и с обратной стороны;
- обязанности, которые напрямую связаны с депонентами.
Дополнительно может осуществляться инвентаризация долговых обязательств по иным расчетам .
В любой ситуации главной целью проверки имеющихся взаимоотношений с непосредственными кредиторами и дебиторами принято считать сверку и подтверждение размера долговых обязательств на определенных счетах бухгалтерского учета. Помимо этого, в область аудита дополнительно входит анализ безнадежных либо же сомнительных к взысканию долговых обязательств, включая и те, у которых иссяк период исковой давности.
Документация
Для того чтобы должным образом оформить процесс инвентаризации, компания в обязательном порядке должна заполнить и подписать документ по форме №ИНВ-17, а также справку, которая прилагается к ней.
Компаниям необходимо брать во внимание, что обязательно должна быть в наличии вся необходимая первичная документация , выступающая основанием для формирования обязательств.
Размеры долговых обязательств перед непосредственными кредиторами и дебиторами вправе подтверждаться соглашениями, приказами или иными распоряжениями руководства относительно выплат либо же предоставления финансовых средств.
Важно обращать внимание на то, что сегодня формы инвентаризационной документации, которая принята Постановлением Госкомстата РФ №88 от августа 1998 года, в том числе и сформированные Министерством финансов РФ в Приказе №49, считаются таковыми как не обязательными.
Каждая компания имеет полное юридическое право персонально формировать документацию как для оформления инвентаризации дебиторских и кредиторских долговых обязательств, так и для осуществления проверок иных объектов.
Принимая решение относительно применения тех либо иных форм, каждая компания должна брать во внимание, что использование документации, утвержденной Госкомстатом, в полной мере гарантирует ей оформление инвентаризации надлежащим образом.
Составленный акт в обязательном порядке должен быть подписан всеми без исключения членами специально созданной комиссии.
Расчеты с прочими дебиторами в 1С представлены в данном видео.
Для выявления всех несоответствий в бухгалтерской отчётности, предприятиями ежегодно проводятся инвентаризации кредиторских и дебиторских задолженностей.
Такие проверки дебиторская сторона проводит с выборочными бухгалтерскими счетами, если проверка не углублённая. В обязанности кредиторов входит предоставление документов дебиторам с данными об их задолженности.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
В результате данные актов дебиторской и кредиторской проверки сверяются контрагентами.
Зачем проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности
Главной целью проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности является выявление долгов, которые не внушают доверия. Со стороны дебитора выявляются долги по реализованному товару, который не оплачен и включает в себя НДС.
Кредиторская задолженность проводится для определения долгов, которые имеют суммы НДС и они предъявляются к оплате продавцам товара или различных услуг.
Когда проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности
Инвентаризация задолженности подлежит проверке, которую целесообразно проводить один минимум раз в год, возможен вариант, когда её проводят два раза. Этот процесс проходит обычно в конце года перед тем, как составляется годовая бухгалтерская отчётность.
Начинать инвентаризацию следует не ранее первого декабря. В учёт берутся суммы задолженности с обеих сторон, которые не были погашены на 1 ноября. Также сюда всходят суммы с просроченными сроками.
При инвентаризации проверяется соответствие сумм по дебиторской и кредиторской задолженности, которые числятся на бухгалтерских счетах. Также предприятие должно предоставить документы, подтверждающие списание или начисление этих сумм. Акты проверки могут быть направлены контрагентам, которые занимаются сверкой данных расчетов.
Такой акт не имеет требований к заполнению, поэтому его заполняют в свободной форме.
Акты сверки содержат информацию о сальдо расчетов. Этот документ должен подписывать главный бухгалтер.
В случае, если задолженность взыскивается в судебном процессе, тогда в акт вносятся реквизиты договора и документов, в которых описывается проблема возникновения задолженности.
Также акт проверки подлежит подписи руководителем предприятия.
Какие документы и счета подлежат проверке в процессе инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности
При проверке инвентаризации зачастую дебитор сам определяет, какой метод ему применить, а их различают два:
- Сплошная инвентаризация счетов.
- Выборочная инвентаризация счетов.
Как правило, второй вариант выбирается чаще всего. Но такой метод имеет место быть, если все счета в порядке, а в случае запущенности и неразберихи применяется сплошной метод.
Перед проверкой проверяются следующие моменты:
- Правильность отражения по соответствующим статьям баланса остатки задолженности.
- Причины, которые привели к задолженности.
- Когда они образовались.
- Чья вина, что задолженность была допущена.
- Реальная возможность получения задолженности.
Задолженности, которые числятся на счетах расчётов, подтверждаются следующими документами:
- Бухгалтерские справки, накладные по товарам и услугам, акты, подтверждающие выполнение работ и услуг.
- Документы, в которых указываются ведомости о выплате компенсаций, если было использовано личное имущество.
- Договора, отображающие работу подрядчиков с поставщиком, покупателя с заказчиком и тому подобное.
Механизм проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности помогает решить проблемы с возникновением незапланированных затрат.
Если, предприятие не имеет никаких проблем с наличием задолженностей, тогда оно вправе самостоятельно назначать дату, проведение инвентаризации, перечень счетов, которые подлежат проверке.
Но существуют случаи, когда инвентаризация требует глубокой проверке:
- Имущество подлежит выкупу или передаётся в аренду.
- Смена материально ответственного лица.
- Инвентаризация запланированная, проходящая в конце отчётного года.
- Хищение имущества.
- Смена руководителя организации.
- Непредвиденные ситуации, не связанные с человеческим фактором.
Проверка инвентаризации считается действительной, если были соблюдены все правила законодательства.
Порядок проведения инвентаризации
Каждый из сторон имеет свой порядок проведения инвентаризации задолженности. При этом их данные должны совпадать. В случае несоответствия задолженности, кредиторская сторона может подавать в суд на дебиторов.
Дебиторская задолженность проводится в тех случаях, если надо проверить бухгалтерские счета с целью обнаружения задолженностей. В случае, если в ходе проверки были обнаружены счета с задолженностью, которая исчерпала срок давности, тогда возможно дебиторской стороне удастся избежать выплаты долгов. Или же эти счета переводятся на специальный ресурс, предназначенный для таких ситуаций. Также, учитывается срок давности задолженности, и при составлении акта обязательно указывается лицо повинное в создавшейся ситуации.
Кредиторская задолженность выполняется с целью выявления образовавшихся долгов. Она, как правило, проводится в несколько этапов.
Выявляет задолженности, которые связанные с:
- Товарами или услугами, которые превысили свой допустимый бюджет.
- Сокрытием предприятия свои реальные доходы.
- Средствами, которые были расходованы на цели, не предусмотренным бюджетом.
- Нарушениями на предприятии.
Нюансы проведения инвентаризации
Благодаря проведенным инвентаризациям, предприятия могут вычислить свои задолженности, которые возникают вследствие злоупотребления материальных ценностей, хищении имущества, ошибок при составлении учётов и т. д.
Проверку средств по расчётам доверяют кредиторам (тем предприятиям, перед которыми существует дебиторская задолженность).
После составления акта, его направляют к контрагентам, которые занимаются сверкой задолженностей. В случае несовпадения данных задолженностей, дебиторы вправе требовать от кредиторов документы, подтверждающие наличие долга.
Если, кредитор не предоставляет таких документов и проблема не решается «полюбовно», тогда стороны вправе обращаться в суд для решения проблем.
Последствия инвентаризации
Впоследствии инвентаризации могут выплыть безнадёжные долги, которые вносятся в отдельный акт. При этом должен быть документ, подтверждающий наличие данной задолженности с виновниками этой ситуации, сумм, даты. Списание подобных долгов происходит за счёт предусмотренных резервов.
Если же на предприятии такой резерв отсутствует или на нём нет денег, тогда происходит списание с актов на другие расходы с указанием соответствующей статьи о сомнительных и безнадёжных долгах. Такой вид задолженности касается дебиторов.
Кредиторская задолженность также может быть списана, если она не соответствует признакам задолженности.
Все выписки, акты, документы, подтверждающие сверки проверок задолженностей передаются в комиссию по инвентаризации.
В случае, если какие-либо расхождения не решаются, тогда каждая из сторон отображает это в своём балансе. Кредиторы имеют право на то, чтобы подать соответствующие материалы в суд для решения разногласий.
Эффективное использование результатов
Во избежание проблем с законом, любое предприятие обязано проводить инвентаризации, которые помогут выявить остатки средств на счетах, задолженности, просроченные долги, виновников, которые допустили задолженности.
Благодаря правильности проверки будут установлены следующие важные моменты для обеих сторон:
- Правильные суммы, которые числятся по балансу.
- Недостачи, связанные с хищением имущества.
- Дебиторская задолженность, которую кредитор вправе взыскать в принудительном порядке.
Благодаря эффективности проведения инвентаризации, дебиторам или кредиторам можно будет избежать задолженности. В случае с дебиторами – это долги, по которым истекли сроки исковой давности. Кредиторы имеют право на списание задолженности, которая не соответствует таковой.
Важно грамотно и вовремя проводить инвентаризацию, и конечно же, правильно оформлять акты с её результатами.
Итак, во избежание ненужных задолженностей, предприятия обязаны хотя бы ежегодно проводить инвентаризацию задолженностей с дебиторской стороны и кредиторской. Поскольку такая процедура поможет вовремя вычислить дополнительные расходы, хищение имущества и прочее.
Со стороны дебиторов входит в обязанность предоставлять отчётность о проведении инвентаризации по бухгалтерским счетам, в основном в учёт берутся выборочные счета. Кредиторы, также составляют акты со своими данными о задолженности дебиторов перед ними.
В итоге, оба акта со стороны дебиторов и кредиторов подлежат сверке, которую проводит специальная комиссия. В случае любого несоответствия могут начаться разбирательства, которые могут дойти до суда. В основном с обращением в суд о задолженности обращается кредиторская сторона.
Если находятся документы, подтверждающие, что дебиторская задолженность имеет срок давности, тогда её либо списывают за счёт резервов, которые предусмотрены предприятием на такие случаи. Обязательно при составлении акта указывается подчинённые по вене которого произошла данная задолженность.