Изменения в штатном расписании могут быть основаны на обоснованном объяснении и приказе руководства организации. Бывают разных видов и имеют несколько вариантов.
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Штатное расписание в той или иной организации, формирует состав, находящийся в штате и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и несёт в себе информацию о перечне должностей, штатной единицы, сведения о месячной заработной плате и надбавках, имеющихся у работников.
Окончательное решение в изменении в штатном расписании, остаётся непосредственно за руководителем предприятия. Только после подписания директором приказа, изменения вступают в законную силу.
На практике существует 2 способа внесения изменений в штатное расписание:
- Издаётся приказ о внесении соответствующих изменений, которые указываются в штатном расписании. Этот способ подходит для внесения незначительных изменений.
- Формулируется новое штатное расписание, утверждённое приказом.
Основаниями для изменений в штатном расписании служат:
- Реорганизация предприятия. Под этим термином понимается прекращение существования и появление новой организации. Также к реорганизации можно отнести слияние предприятий в одно целое.
- Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты, за счёт сокращения штата.
- Изменение объёмов производства. Здесь изменения происходят в связи с повышением или уменьшением объёмов деятельности предприятия.
- Проведение различных мероприятий.
Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своём намерении внесения изменений за 2 месяца.
Кто составляет приказы о внесении изменений в штатное расписание
Как говорилось выше, приказ об изменении в штатном расписании, вступает в силу после подписания директора и соответственно работника. Но кто же составляет сам приказ и кому доверена столь серьёзная работа? Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Данный вид документа составляется согласно форме Т-3. Обычно, штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассмотреть квалифицированный список должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты присутствуют в штате только в крупных организациях. В остальных случаях, такая должность отсутствует, и поэтому руководитель сам решает кому доверить эту работу.
Стоит отметить, что в законодательстве не говорится о том, кто именно должен решать вопросы, которые касаются штатного расписания.
Варианты изменения штатного расписания
Изменения несут разный характер. Различают несколько вариантов изменений:
- изменение заработной платы. Повышение либо снижение оклада для одной или нескольких должностей, либо изменение оклада на тарифную ставку и наоборот;
- сокращение персонала по причинам оптимизации либо изменениями объёмов производства;
- необходимость смены названия подразделения или должности;
- выведение из штата должности, в которой больше нет нужды.
Все эти поправки могут вноситься в документ в течение года в неограниченном количестве.
Изменение штатного расписания, увеличение окладов
Если обратиться к трудовому кодексу РФ, то в нём сказано, что работодатель не в праве уменьшать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных в ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера непосредственно штатной ставки.
Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении работнику ставки либо оклада.
Изменения вносятся в трудовой договор и личную карточку работника в формате Т-2. Ниже образец.
Наименование подразделения
Должность(специальность, профессия), разряд, квалификация
Тарифная ставка, оклад
руб.
Основание
Личная подпись владельца трудовой книжки
11.07.16
Цех фасовки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Приказ № 233 от
10.07.2016
09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Приказ №309 от
08.12.2016
15.01.17
Цех рафинации масла
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017
Как видно из образца, оклад работника растёт вверх.
Смена оклада на часовую тарифную ставку
Кроме увеличения окладов, встречаются случаи, когда появляется необходимость изменить оклад, на почасовую оплату. Факторы для принятия данного решения бывают разные: наличие регулярных переработок, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня(смены) и т. д.
Для расчёта зарплаты за отработанное время, вводится часовая тарифная ставка, а изменения вступают в силу согласно приказу »об изменении системы оплаты труда».
Сокращение персонала
Данный вид изменений, отличается своей сложностью процесса. Руководитель организации обязан за 2 месяца известить работника о своих намерениях. Чаще всего, сокращение штата происходит по причинам оптимизации предприятия из-за тяжёлого затруднительного положения.
Под сокращение попадает не вакантная единица, в которой, у организации больше нет необходимости.
После подписания договора о сокращении, работодатель обязуется в течение двух месяцев выплачивать работнику среднемесячный оклад. Кроме этого, работодатель, принявший решение о сокращении штата, обязан уведомить службу занятости населения и профсоюз за два месяца, а при массовых сокращениях, за три.
Изменение должности в штатном расписании
Изменение должности, формулируется письменным обоснованием, в котором подробно изложены причины данного решения. Далее требуется в письменном порядке, вручить работнику уведомление об изменении занимающей им должности не позже, чем за 2 месяца. Если сотрудник согласен с поставленными условиями, то дополнительно к трудовому договору, составляется соглашение, в котором расписаны изменения. После этого издаётся приказ об изменении в наименовании должности работника. И последним этапом данного процесса, будет внесение соответствующей записи в кадровые документы работника.
Введение новой должности
Данный процесс похож на предыдущий. Как правило, необходимость во введении новой должности в штат, появляется по причинам увеличения новых работ в организации или для достижения в повышении эффективности в том или ином подразделении.
Выведение должности
Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:
- Должность вакантна и занимает это место долгий промежуток времени.
- Должность выводят из штата по причинам оптимизации и сокращения персонала.
Независимо от того, вводит работодатель новую должность, или исключает, он обязан сообщить работнику об это не позже, чем за 2 месяца до подписания приказа.
Порядок хранения приказов
Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться на протяжении всего времени существования организации.
Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте, и при любой санкционированной проверке, предоставлены по первому требованию руководства организации.
Обязательным документом штатное расписание не является. Но несмотря на это, любая серьёзная организация, осознаёт удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев, создаётся один раз в год. Но при разных обстоятельствах, вносятся изменения в штатное расписание. Именно поэтому у той или иной организации есть необходимость хранить данный документ в доступном месте.
Вконтакте
Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.
Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Утверждение штатного расписания
Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.
Внесение изменений в штатное расписание
Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.
Правки вносятся в следующих случаях:
- при введении новой должности или нового структурного подразделения;
- при изменении их наименования;
- при изменении оклада или тарифной ставки;
- при ликвидации вакантных позиций и отделов;
- при сокращении штата или численности.
Введение новых штатных единиц
Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Коррекция размера окладов или тарифных ставок
Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.
Вывод вакантных должностей и подразделений
Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.
Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.
Сокращение штата
Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.
Результаты поиска по запросу "приказ об оптимизации штатной численности в рк":
- Распоряжение совета министров республики крым.
Приказ об изменении штатного расписания
Образец приказа о сокращении численности и штата работников организации в 2017 году
Приказ о сокращении численности и штата: образец при устранении должности работников или штатной единицы в расписании организации
M oyaFirma.com
Об утверждении лимитов штатной численности министерств и иных центральных исполнительных органов с учетом численности их территориальных органов и подведомственных им государственных учреждений — ИПС "Әділет"
Образец приказ о сокращении численности и штата 2017 | Скачать форму, бланк
УТВЕРЖДЕНА | ИНФОРМАЦИЯ о проведении мероприятий по оптимизации сети казенных, бюджетных муниципальных учреждений муниципального образования Красноперекопский район Республики Крым и упорядочению штатной численности работников данных учреждений по состоянию на _ по
Krpero.rk.gov.ru
О мерах по оптимизации штатной численности органов, содержащихся за счет государственного бюджета и сметы (бюджета) Национального Банка Республики Казахстан — ИПС "Әділет"
Образец приказа о сокращении штата и численности работников в связи с оптимизацией
Vashbiznesplan.ru
Практическая реализация «ЭФФЕКТИВНОГО
Mzdrav.rk.gov.ru
ПОСТАНОВЛЕНИЕ | Об утверждении плана мероприятий по оптимизации сети и штатной численности
Порядок внесения изменений в штатное расписание
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Внесение изменений в штатное расписание.
Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:
— исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;
— ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
— сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;
— изменение окладов;
— переименование подразделений и должностей и др.
Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:
— изданием приказа о соответствующем изменении;
— утверждением нового штатного расписания.
Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата или численности закон также не обязывает работодателя вводить именно новое штатное расписание, т.е. он вправе вносить приказом изменения в уже действующее. Таким образом, работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.
Сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Часть 1 ст. 8 Закона г. Москвы от 01.10.2008 N 46 "О занятости населения в городе Москве" содержит аналогичную норму. Работодатель предоставляет информацию о потребности в работниках (наличии вакантных рабочих мест, должностей) в соответствии с порядком, утвержденным Постановлением Правительства Москвы от 23.06.2009 N 579-ПП.
1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями
При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа — 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.
Приведенная ниже схема содержит информацию о способах внесения изменений в штатное расписание путем добавления в него новых должностей (штатных единиц) или структурных подразделений, а также об основных этапах, которые необходимо при этом выполнить.
Способы дополнения штатного расписания
Унифицированная форма
не предусмотрена.
В проекте следует указать:
— дату, с которой вносятся
изменения;
I. Составление нового II. Внесение изменений — наименования новых
штатного расписания в действующее штатное расписание структурных подразделений,
должностей;
— количество новых штатных
— размер оклада (доплат,
Подробнее об этом Составление проекта приказа надбавок).
этапе см. "Составление Изменения могут вводиться
штатного расписания" с даты издания приказа об
настоящего материала утверждении штатного
расписания или позже.
Подписание приказа Приказ подписывает
руководитель организации
или лицо, уполномоченное
на утверждение (изменение)
Приказ регистрируется
Регистрация приказа в журнале (на бумажном
носителе или в электронном
виде). Унифицированная
форма журнала
не предусмотрена.
Хранение приказа Изменения к штатному
расписанию хранятся
постоянно
2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений
Исключение из штатного расписания вакантных должностей проводится на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомление работников о сокращении численности или штата также не требуется, так как данные должности работниками не заняты.
Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников о предстоящем высвобождении, поскольку вывод вакантных должностей без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен судом как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата
Право принять решение о сокращении штата или численности предоставлено работодателю. Главное условие проведения таких мероприятий — соблюдение норм ч. 3 ст.
Как оформить изменение оклада сотрудника
81, ст. ст. 82 и 180 ТК РФ, т.е. письменное уведомление работников, участие выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии) и предложение вакансий работникам, подлежащим увольнению.
3.1. Порядок внесения изменений в штатное расписание при сокращении штата или численности
Решение о сокращении штата или численности работников принимается работодателем самостоятельно и бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации или у индивидуального предпринимателя или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе.
После принятия решения о сокращении штата или численности работников работодатель в отношении штатного расписания должен предпринять следующие действия:
1. Издать приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 11.01.2010, а изменения должны вводиться в действие не ранее 12.03.2010).
2. Издать приказ, распоряжение или иной распорядительный документ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.
3. Подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
4. Изменение окладов в штатном расписании
Если работодатель намерен изменить размеры окладов, то он обязан провести мероприятия по уведомлению об этом работников и внесению изменений в трудовые договоры, а при отказе работников от работы в новых условиях расторгнуть с ними трудовые отношения по основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РФ.
После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
5. Переименование должностей и подразделений
Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ.
В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
Штатное расписание является основным документом любой организации, который определяет ее структурную составляющую, а также уровень заработка на каждой вакансии. Исправление данного норматива может осуществляться двумя путями:
- издание приказа с коррективами;
- составление новой редакции основного документа.
Последний способ актуален в тех случаях, когда вносимые правки носят масштабный характер. Законодательство при этом не ограничивает сроки, когда можно издавать новый норматив.
Уведомление об изменении штатного расписания
Уведомление о внесении изменений в штатное расписание направляется работникам в следующих случаях:
- при установлении нового размера заработной платы;
- для переименования должности или структурного подразделения, последнее актуально в том случае, если оно прописано в трудовом договоре;
- при переводе на другую вакансию;
- при сокращении штата.
Также возможны и другие случаи, когда коррективы необходимо внести по тем позициям, которые прописаны в трудовом договоре. Уведомление направляется тогда, когда исправления затрагивают сотрудников. Если таких нет, то никого уведомлять о внесении корректировок не требуется.
Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений
Отдельным вопросом является частота внесения исправлений данного документа. Законодательство по этому поводу не предписывает каких-либо ограничений. То есть менять документ о структуре предприятия можно столько раз, сколько в данных действиях возникает необходимость. Главное условие — это соответствие оформления.
Чаще всего порядок составления основного документа предусматривает его утверждение на каждый год. Возникает вопрос, нужно ли его менять, если изменений никаких не имеется. Поскольку ежегодное переоформление документа является рекомендацией, то никаких постановлений об обязательности данной процедуры не имеется. То есть при отсутствии изменений составлять новую редакцию нет необходимости.
Приказ об изменении окладов в связи с изменением штатного расписания
Изменение заработной платы является актуальным вопросом, который имеет свою процедуру решения. Главным аспектом, на который необходимо обратить внимание, является наличие заинтересованных сотрудников. Если вакансия свободна, то для внесения правок необходимо лишь издать соответствующий акт с поправками.
В случае, если имеются занятые сотрудники, нужно согласовать вносимые коррективы с ними. указывает на то, что уведомление о внесении изменений в оклад необходимо направлять работнику не позднее, чем за два месяца до вступления исправлений в силу. Особенно если дело касается уменьшения заработка. Если сотрудник согласен с коррективами, составляется также дополнительное соглашение к трудовому договору.
Внесение исправлений в штатное расписание при индексации и увеличении зарплаты осуществляется по аналогичной процедуре. Для введения корректировок в силу после согласования с работниками издается соответствующий приказ. Он указывает на номер документа, а также те положения, которые необходимо изменить.
Приказ об изменении штатного расписания — введение новых должностей
Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности также сопровождается документальным сопровождением. В зависимости от масштабности вносимых правок, это может быть или отдельный приказ, прилагающийся к основному документу, или новая редакция. Второй вариант актуален в ситуации, когда проводится масштабная реорганизация компании.
Важным моментом, на который нужно обратить внимание при составлении приказа — это обоснование вносимых корректировок. В данной роли может выступать одна из следующих причин:
- расширение компании, привлечение большего количества сотрудников и увеличение объемов деятельности;
- реструктуризация отдельного подразделения, службы или правка должностей;
- мероприятия по перераспределению функциональных обязанностей между вакансиями.
Часто такие коррективы затрагивают не только исправление структуры, но и оформление нового уровня заработной платы.
Внесение изменений в штатное расписание — добавление штатной единицы
Многие работодатели задаются вопросом, стоит ли оформлять отдельный акт в том случае, если исправить нужно только количество сотрудников, занятых в указанной должности. В решении данной задачи есть два варианта:
- если происходит уменьшение количества сотрудников, то такие действия являются сокращением штата и оформляются соответственно;
- если добавляются новые единицы, то оформляется данная процедура в соответствии с порядком добавления новой должности.
Второй вариант предполагает издание отдельного приказа с соответствующими правками. Составляется он по тому же образцу, что и аналогичный документ.
Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности
Приказ о переименовании должности в штатном расписании составляется в том случае, если сотрудник, работающий в данной вакансии был уведомлен и согласен с внесением коррективов. Уведомление как и в случае с окладом, направляется за два месяца до вступления новой редакции в силу.
Важным моментом является необходимость оформления всей документации. предписывает, что наименование занимаемой должности должно быть обязательно указано в трудовом договоре. Соответственно смена названия должна сопровождаться составлением дополнительного соглашения к нему. Также в порядок должны быть приведены внутренние нормативы — личные карточки сотрудников, инструкции, положения.
Перевод на другую должность в связи с изменениями штатного расписания
Приказ об изменении должности в штатном расписании может повлечь за собой кадровые перестановки. К примеру создание нового отдела требует перевода части работников на новые вакансии. В данной ситуации процедура оформления будет схожей с переименованием.
Работнику направляется уведомление, в случае его согласия подготавливаются все необходимые документы. Основным является дополнительное соглашение к трудовому договору. Также необходимо внести сведения о переводе в личную карточку сотрудника, а также его трудовую книжку.
Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата
Сокращение штата и внесение соответствующих сведений в штатное расписание осуществляется через отдельный приказ. Если в сокращаемой вакансии числятся сотрудники, то по статье 180 ТК РФ они должны быть уведомлены о таких действиях за два месяца.
Приказ о сокращении штата должен содержать в себе следующую информацию:
- в обязательном порядке указывается основание, из-за которого возникла необходимость в сокращении рабочих мест;
- указание вакансий, количества мест и структурных отделов, которые упраздняются;
- указываются даты, когда документ вступает в силу;
- предписывается приведение внутренней документации в соответствие с новыми положениями.
Такой документ должен быть подписан всеми лицами, которых он затрагивает. Отдельным приложением может быть составлен перечень сотрудников, которые сокращаются, с указанием на их ознакомление и согласие с проводимыми мерами.
Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.
Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Ходатайство
Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.
Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.
Пример служебной записки
Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:
- изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
- пишется наименование акта;
- проставляется номер документа;
- описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
- вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
- подпись составившего и ее расшифровка.
После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок. Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений.
Приказ об изменении
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Образец приказа о внесении поправок в связи с сокращением
В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.
Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка.
При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты. В приказе обязательно содержатся:
- наименование акта;
- дата составления;
- дата, когда документ вступает в силу;
- описание всех перемен;
- сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;
- подпись руководства.
Образец приказа о внесении исправления
Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности.
Изменение, оптимищация и переименнование
Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности. Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры.
После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее. По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы.
Уведомление об поправках по причине изменения должности
В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании. За счет этого основания в него вносятся новые должности. Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов.
Оптимизация
Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств. К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе.
Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату.
Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.
Переименование
В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем. Проект согласуется с профсоюзом предприятия.
К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.
Согласовывать поправки необходимо в случае:
- изменения наименования большого количества должностей;
- образования нового подразделения;
- сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.
Процедура производится в таком порядке:
- Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
- Издается распорядительная документация относительно внесения корректив. После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.
- Вносятся изменения. Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.
Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.
Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений.
Уведомление о переименовании должности
Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:
- дополнительное соглашение;
- личная карточка работника;
- должностная инструкция.
Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.
Изменение оклада
Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают.
Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне. Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.
Ведомость замены и исключения должностей
К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.
Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой. В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые.
После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения. Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны.
Ведомость оформляют в виде таблицы. Состоит она из двух частей. Пример:
Образец ведомости смены должностей
Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ. Составителю потребуются документы:
- документация сотрудников;
- расписание;
- бланки, разработанные для приказов;
- документы компании;
- законодательные акты;
- печать.
Приказ о внесении исправлений в связи с исключением должности
Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым. Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее. Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений.
Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией. Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.
В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела. Далее проводится заверка акта.
Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается. Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата. В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.
Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.
Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.
Уведомление об изменении
Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.
Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно. Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника.
К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.
Можно ли менять унифицированную форму?
Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.
Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.
Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией. Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.
Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.