Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос-ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен-тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй - остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри-нимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.
Бланки строгой отчетности (БСО) — разновидность документов, которые используются для фиксации состояния либо права на что-либо, подтверждения полученного статуса и пр. БСО подлежат особому учету, поэтому они в обязательном порядке содержат набор идентификационных параметров:
- сведения об утверждении формы бланка;
- наименование документа;
- серия, номер.
В деятельности учреждения можно выделить три направления, связанные с учетом бланков строгой отчетности:
- текущая финансово-хозяйственная деятельность;
- оформление трудовых отношений с работниками;
- расчеты с населением.
Единого реестра БСО в России пока не существует. Основные формы бланков, которые часто используются в бюджетной сфере:
- квитанции (выдаются вместо чека ККТ при расчетах с населением за оказанные услуги);
- билеты и абонементы на зрелищные мероприятия;
- трудовые книжки и вкладыши к ним;
- удостоверения;
- военные билеты;
- медицинские книжки;
- родовые сертификаты;
- листки нетрудоспособности;
- санаторно-курортные путевки;
- аттестаты, дипломы;
- ценные бумаги;
- топливные карты и пр.
Активнее всего бланки строгой отчетности используются в медицинских и образовательных учреждениях. Однако такие документы, как трудовые книжки или листки нетрудоспособности, необходимы в учреждениях любой отраслевой принадлежности. Это значит, что бухгалтер должен обладать полным спектром знаний об обращении, учете и хранении БСО. Конкретный набор документов для той или иной организации зависит от специфики ее деятельности и утверждается руководителем.
Нормативные правовые акты
Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:
- инструкция по применению единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ;
- инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н ;
- инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н ;
- инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н .
Кроме того, необходимо знать отраслевые НПА, которые регламентируют структуру конкретных бланков, правила их заполнения, учета и хранения. Так, если форма школьного аттестата утверждена государственным органом (приказ Минобрнауки России от 27.08.13 № 989 «Об утверждении образцов и описаний аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним»), следует применять именно ее. Аналогичные приказы действуют для документов о высшем образовании, трудовых книжек, листков нетрудоспособности и других БСО.
Где взять бланки строгой отчетности
Обеспечивать себя необходимыми бланками строгой отчетности бюджетные учреждения должны самостоятельно. Как было сказано выше, если необходимая форма БСО утверждена госорганом, применять можно только ее. В этом случае организация приобретает нужное количество бланков у их производителя. Данные о них размещены на сайте ФНС России в разделе «Лицензии, разрешения, реестры».
Казенные и бюджетные учреждения в вопросах приобретения бланков должны опираться на положения федерального закона от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», а автономные — федерального закона от 18.07.11 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Второй вариант — самостоятельно разработать и изготовить отдельные виды бланков, например служебные удостоверения. Согласно положению об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (постановление правительства РФ от 06.05.08 № 359), чтобы сформировать БСО, можно использовать автоматизированные системы. Печатать можно только типографским способом. Однако надо учитывать, что к автоматизированной системе предъявляется огромное число требований: защита от несанкционированного доступа, возможность сохранять уникальный номер и серию бланка и пр. Поэтому государственные (муниципальные) учреждения зачастую предпочитают приобретать уже готовые документы.
Расходы, связанные с изготовлением и/или приобретением бланков, бухгалтер должен отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Как и где хранить БСО
Один из необходимых шагов на начальном этапе работы с БСО — назначить ответственных. Руководитель своим приказом формирует специальную комиссию, в обязанности которой входит контроль за оборотом бланков. С каждым членом комиссии заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Форма договора стандартна, она утверждена постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85 .
Любое учреждение, которое использует в своей деятельности БСО, обязано обеспечить определенные условия для их хранения: в оборудованных сейфах, металлических или деревянных, обитых железными листами, шкафах или, в случае большого количества БСО, в опломбированных помещениях. Условия содержания должны исключать возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к документации.
Для отдельных видов бланков существуют специальные правила. Например, для учета «больничных листов» разработана инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приказ ФСС России и Минздрава России от 29.01.04 № 18/29). А учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним регламентируют правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (постановление правительства РФ от 16.04.03 № 225).
Хранить копии/корешки бланков учреждение должно в течение 5 лет. После этого срока их можно утилизировать, однако делать это можно только через процедуру инвентаризации.
Бухучет бланков строгой отчетности
Согласно упомянутым выше инструкциям по применению планов счетов, изготовленные или приобретенные бланки обязательно должны получить отражение в бухгалтерском учете. Они не являются материальными запасами, поэтому учет ведется по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтер фиксирует количество БСО, которые находятся в учреждении на хранении или выданы сотрудникам. Для этих целей счет может быть разделен на субсчета 03.1 «Бланки строгой отчетности на складе», 03.2 «Бланки строгой отчетности в подотчете» и др.
В бухгалтерском учете поступление бланков отражается по кредиту счета 302 26 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по прочим работам, услугам». Одновременно с этим следует отразить их поступление по дебету забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Основанием для учета становятся документы поставщика — накладные или акты выполненных работ. Метод двойной записи в данном случае не применяется: фиксируются только факты поступления бланков или их выбытия.
Способ оценивания бланков надо указать в учетной политике учреждения: либо по цене приобретения, либо, что на практике встречается чаще всего, каждый бланк за 1 рубль.
Учреждение обязано вести журнал по прочим операциям (форма 0504071) по счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал подшивается вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении БСО.
Кроме того, для каждого вида бланков ведется отдельная книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045). В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.
Инвентаризация и списание
БСО требуют особого подхода не только к вопросам их хранения и учета. Бухгалтеру очень важно знать, как списать бланки строгой отчетности. В случае порчи или выявленного брака такие бланки нельзя просто выбросить.
Контроль за состоянием БСО осуществляется при инвентаризации, в ходе которой следует проверить наличие и сохранность копий/корешков бланков, отсутствие брака, исправлений, соответствие сумм в копиях/корешках данным ведомостей или кассовых отчетов и пр. По результатам инвентаризации формируется ведомость расхождений (форма 0504092), на основании которой и проводится списание обнаруженных испорченных или бракованных БСО. Процедура имеет строго определенный порядок. Первый шаг — подготовить акт о списании бланков строгой отчетности. Он также может быть составлен в произвольной форме, однако бюджетные учреждения чаще всего используют установленную форму (форма 0504816). В акте обязательно перечисляются члены комиссии, период, за который происходит списание, дата. Кроме того, следует указать номера списываемых документов, их серии и причины списания. После этого бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. Дату уничтожения тоже фиксируют в акте. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем учреждения.
Примеры учета бланков строгой отчетности в бюджетном бухгалтерском учете
Пример 1.
Медицинское учреждение оказало услугу на сумму 1 250 рублей. При ее оплате через кассу потребителю была выдана квитанция. Данные операции будут отражены следующими записями:
Пример 2.
Учреждение изготовило 10 пропусков для своих сотрудников. В учетной политике учреждения прописано, что БСО следует учитывать по стоимости приобретения. 7 пропусков были переданы персоналу. Данные операции будут отражены следующими записями.
Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.
Использование БСО вместо кассовых чеков
- оказания бытовых услуг населению;
- розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
- отпуска товаров на рынках и ярмарках.
Списание БСО
Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:
- типографским способом на бумажном носителе;
- с помощью специализированных систем.
Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:
- при получении БСО;
- для списания испорченных бланков строгой отчетности.
Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.
Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.
Акт списания бланков строгой отчетности
Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.
При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:
- участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
- составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.
Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.
Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.
Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности
Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.
Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.
Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:
- о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
- указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
- перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
- подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
- даты изготовления формуляра.
В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.
В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.
Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности
Приложение № 14
к типовой учетной политике
ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
1. Общие положения
1.2. Основными задачами являются:
Формирование единого подхода к бухгалтерскому учету БСО;
Обеспечение объективности контроля оценки БСО, получение достоверной информации о состоянии бухгалтерского учета БСО.
Федеральным законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральным законом от 22.05.2003г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
- «Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008г. № 359;
Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2008г. № 257 «Об утверждении бланков строгой отчетности» (зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2009 № 13322);
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 25.02.2000г. № 20н «Об утверждении бланков строгой отчетности»;
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.07.2013г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»;
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению";
Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010г. № 157н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению»;
Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;
Приказа министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
1.4. К бланкам строгой отчетности относятся:
Квитанции (ф. 0504510);
Абонемент;
Транспортная карта.
1.5. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
б) наименование и организационно-правовая форма юридического лица, его местонахождение;
в) идентификационный номер налогоплательщика, выдавшей документ;
г) вид услуги;
д) стоимость услуги в денежном выражении;
е) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ учреждение;
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается.
При изготовлении бланков билетов на зрелищные мероприятия в типографии в виде билетных книжек, являющихся документами строгой отчетности. Каждая билетная книжка может, заготовленная на определенную дату и на определенное мероприятие, может иметь общий порядковый номер и серию.
Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа.
Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, в котором они заполнялись.
1.6. Расчеты при использовании БСО осуществляются в следующем порядке:
При оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо учреждения:
Заполняет бланк документа;
Получает от клиента денежные средства;
Называет сумму полученных денежных средств, и помещает их отдельно на виду у клиента;
Называет сумму сдачи, и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.
2. Приемка, хранение и порядок учета бланков строгой отчетности
2.1. Руководители учреждений создают условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. Работникам, связанным с выдачей, хранением, использованием БСО и приемом выручки, руководителем учреждения должны быть созданы условия, обеспечивающие сохранность БСО.
С работником заключается договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме (Постановление Министерства труда и социального развития от 31.12.2002г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»), на получение, хранение, учет и выдачу бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам.
2.2. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Бланки хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) допускается их хранение в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или апломбируются.
2.3. Бланки строгой отчетности учитываются по фактической стоимости приобретения на счете
0 105 36 340 и одновременно на забалансовом счете 03.1 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке один рубль – один бланк.
Аналитический учет БСО ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием получения (выдачи) БСО, их количества и стоимости, а также по материально-ответственным и подотчетным лицам. На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны печатью, а количество листов заверено руководителем учреждения.
2.3.Выдача со склада оформляется требованием-накладной (ф. 0315006), подписанным руководителем учреждения или уполномоченным лицом.
Требование-накладная выписывается в двух экземплярах, один служит основанием для списания материальных запасов, второй остается у лица, получившего БСО. Требование-накладную подписывают материально-ответственные лица, сдавшие и принимающие БСО, один экземпляр сдается в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.
Материально-ответственные лица отчитываются за полученные и использованные БСО, корешками бланков строгой отчетности, неся ответственность за использование каждого полученного ими БСО.
Уполномоченные по реализации билетов и кассиры учреждений обязаны в срок, установленный приказом руководителя учреждения, сдать в кассу учреждения или перечислить на лицевой счет вырученные деньги за реализованные БСО.
2.4. Возврат нереализованных БСО оформляется накладной и отражается по цене реализации.
2.5. На основании данных о регистрации БСО, накладных на отпуск для реализации, накладных на возврат непроданных БСО по каждому виду услуг составляется сводный отчет по продаже БСО.
Сводный отчет о продаже БСО должен поступать в бухгалтерию учреждения для проверки и обработки не позднее следующего дня после проведения мероприятия. К этому отчету должны быть приложены корешки БСО использованного комплекта в сброшюрованном виде и накладными на непроданные БСО, погашенные специальным штампом с описью. Погашение БСО производится кассиром при составлении кассового отчета.
В отчете по проведенным операциям должны отражаться все обороты по полученным для реализации, проданным и возвращенным БСО. Остаток непроданных билетов, абонементов, показанных в отчете, должен соответствовать данным накладных по возврату билетов, абонементов.
3. Особенности заготовки БСО театрально-концертными учреждениями.
3.1. При заготовке билетов к продаже на концерты, представления, проводимые на площадках других учреждений, сохраняется порядок реализации билетов с типографским обозначением места, ряда, на билетах специальным штампом проставляется дата проведения представления, концерта. Его название и цена.
При заготовке билетов для выездных представлений билетные книжки, после регистрации в бухгалтерии, выдаются кассирам или уполномоченным без проставления в них даты, места, названия представления, концерта, времени его начала и цены. Эти обозначения проставляются кассиром (уполномоченным) в момент подготовки к реализации билетов.
3.2. При регистрации БСО на титульном листе каждого балетного комплекта (книжки) проставляется регистрационный номер, дата регистрации и подпись работника бухгалтерии. Проверившего и зарегистрировавшего комплект.
Лицо ответственное за реализацию билетов, абонементов, выдает зарегистрированные билеты, абонементы по накладным кассиру билетной кассы, нештатным уполномоченным для реализации.
3.3. Категорически запрещается расшивать билетные книжки и вырывать из них страницы. В случае порчи билетных книжек должен быть составлен акт о причинах порчи с указанием лица. Виновного в порче билетов. Эти книжки погашаются специальным штампом, сохраняются до уничтожения в установленном порядке и должны представляться при проверках.
Вырезка билетов для передачи их на реализацию производится без расшивки билетных книжек, с оставлением в книжках корешков.
3.4. Выданные для продажи, но нереализованные билеты должны возвращаться лицу, выдавшему их. В установленный руководством учреждения срок, но не позднее, чем за день до проведения первого, объявленного по данному билету, абонементу представления.
4. Контроль за сохранностью бланков строгой отчетности.
4.1. Инвентаризация БСО, находящихся в кассе учреждения, производится одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств.
Инвентаризация фактического наличия БСО производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
4.2. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати учреждения и подписи главного бухгалтера на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.
4.3. Кроме обязательных инвентаризаций БСО в соответствии с действующим законодательством, необходимо, в сроки установленные руководителем учреждения проводить внезапные контрольные проверки их наличия, правильности заполнения и использования.
В случаях выявленных расхождений или недостач БСО главный бухгалтер немедленно письменно докладывает руководителю учреждения для принятия мер.
5. Порядок списания и уничтожения бланков строгой отчетности.
5.1. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем учреждения. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
5.2. Нереализованные БСО списываются и уничтожаются в соответствии с установленным для БСО порядке в сроки указанные в пункте 4.1.
5.3. После окончания установленного срока хранения, использованные БСО, их копии сдаются по акту о списании БСО (уничтожении) организациям по заготовке сырья или уничтожаются самостоятельно.
5.4. Списание реализованных, испорченных, а также нереализованных БСО производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). На его основании БСО уничтожаются и отражаются списанием с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».
В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым комиссия была назначена, Кроме того, в акте указываются период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания БСО должны быть уничтожены. В акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения.
При расчетах с клиентами-физическими лицами организации и ИП могут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы подтверждают поступление денежных средств в качестве оплаты товаров и услуг. Чтобы зафиксировать их уничтожение по окончании срока хранения, оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Он имеет унифицированную форму 0504816 по ОКУД. Законом установлен порядок оформления этого документа. В конце статьи можно скачать форму для заполнения.
Правила работы с учетными бланками регулируются двумя основными документами: Приказом Минфина №52н от 30.03.15 г. и Постановлением Правительства РФ №359 от 6.09.08 г. Отрывные корешки листков хранятся в течение пяти лет. По истечении этого срока они списываются, что фиксируется соответствующим актом.
Форма 0504816 по ОКУД включает в себя:
- Указание на законодательный акт, регламентирующий ее использование.
- Сведения о руководителе организации: ФИО, должность, подпись с расшифровкой, печать (при наличии).
- Наименование акта.
- Порядковый номер.
- Поле для указания кодов по ОКУД и ОКПО и даты подписания.
- Наименование организации.
- Материально ответственное лицо: ФИО и занимаемая должность.
- Дебет и кредит счета.
- Участники комиссии. В отдельной строке указывается ФИО и должность председателя, далее данные остальных членов.
- Номер и дата издания приказа, на основании которого происходит списание БСО.
- Период списания.
- Таблица, содержащая информацию по уничтожаемым бумагам. В ней отражены номер и серия бланка, причина его списания и дата уничтожения.
- Подписи членов комиссии с расшифровкой.
Акт списания бланков строгой отчетности по образцу, описанному выше, включает информацию о заполненных и об испорченных документах. Если листок был заполнен некорректно, он хранится и уничтожается вместе с использованными.
Можно ли заменить форму 0504816
Унифицированная форма акта списания является обязательной для государственных и муниципальных организаций. В то же время частные предприятия вправе применять самостоятельно разработанный шаблон. Для этого нужно закрепить выбранную форму в учетной политике организации.
Даже если на предприятии принято решение использовать самостоятельно разработанный образец, порядок списания БСО остается неизменным. Уполномоченные сотрудники руководствуются вышеупомянутым Постановлением №359. Документооборот происходит по следующим правилам:
- копии БСО или отрывные корешки хранятся на протяжении пяти лет;
- по окончании 5-летнего периода и через месяц после проведения инвентаризации списанные листки уничтожаются;
- утилизация документов выполняется на основании заполненной формы 0504816 акта о списании бланков строгой отчетности.
Напомним, что порядок хранения и уничтожения не отличается для использованных и испорченных или бракованных листков. Если при заполнении БСО была допущена ошибка, его перечеркивают и регистрируют в Книге учета.
Важно! Уничтожение использованных документов производится на основании акта списания по истечении 5-летнего срока хранения и через месяц после инвентаризации.
Регистрация испорченных листков наравне с заполненными позволяет соблюдать хронологический порядок и вести упорядоченный документооборот. При систематизированном хранении любой бланк будет доступен для исследования на протяжении всего 5-летнего срока.
Правила заполнения акта
При заполнении акта списания бланков строгой отчетности по образцу следует вносить информацию аккуратным, разборчивым почерком. Также документ можно сформировать с помощью программного обеспечения. Исправления в полях не допускаются.
Порядок списания состоит из следующих этапов:
- издание руководителем приказа о назначении комиссии;
- заполнение акта, внесение данных по списанным бумагам;
- выполнение учетных операций;
- уничтожение списанных листков.
При заполнении акта присутствует комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя. Один из участников действует в качестве председателя. В форме отведены поля для указания их должностей и постановки подписей. Ссылка на приказ о назначении членов комиссии приводится в самом акте.
Ответственность за правильное проведение списания возложена на руководителя организации. Эта работа может быть поручена и другим работникам, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. Важное условие - подобные обязательства должны быть зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником.
После заполнения и подписания членами комиссии документ передается в бухгалтерию. В отделе ведется учет списанных квитанций.
Когда можно списывать БСО
Как уже упоминалось, испорченные бумаги списываются наравне с заполненными. Если при внесении данных была допущена ошибка, листок перечеркивается и отмечается в Книге учета.
Для списания бланков строгой отчетности должны соблюдаться два условия:
- Окончание 5-летнего срока хранения листка.
- Истечение месяца с даты последней инвентаризации.
Все израсходованные экземпляры хранятся на предприятии и могут быть проверены в течение всего 5-летнего периода. За документооборот на предприятии отвечает главным образом его руководитель. При необходимости обязанности по систематизации, хранению и списанию листков поручаются другим ответственным работникам.