Нужно ли налоговым агентам сдавать нулевую 6-НДФЛ, если никакие выплаты работникам не производятся и деятельность не ведется? Как заполнить нулевой расчет? Можно ли нулевку заменить пояснительным письмом? Подробности – в нашей статье.
Вводная информация
В 2016 года организации и ИП начали передавать в ИФНС ежеквартальную отчетность по форме 6-НДФЛ. В ней, в частности, приводятся данные о том, сколько дохода была начислено в пользу физических лиц и в каких объемах был удержан НДФЛ. Но зачастую организации или ИП не производят выплат и физическим лицам или не ведут деятельности. Обязательно ли тогда сдавать в инспекцию нулевую форму 6-НДФЛ? Давайте разбираться.
Когда можно вообще не сдавать 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. Ими являются организации и ИП, выплачивающие доход физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Следовательно, если организация или ИП если в течение календарного года ни начисления, ни выплаты в пользу работников или подрядчиков не производили, то расчет 6-НДФЛ можно вообще не сдавать. Нулевой 6-НДФЛ формировать также не обязательно.
Подтверждение этому можно встретить, например, в Письме ФНС от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97. Из него следует, что если компания или ИП не осуществляет финансовую деятельность и не выплачивает доходы, 6-НДФЛ не сдается. Приведем цитату:
Сказанное в полной мере можно распространить и на индивидуальных предпринимателей. Если он они не начисляют и не выплачивают доходы физлицам, то 6-НДФЛ они не сдают.
Что тогда такое «нулевой 6-НДФЛ»?
Обратим внимание и ещё на одно разъяснительное письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. В нем также говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ не сдается. Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять.
Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтеры прибегают к двум вариантам действий:
- Передаютв ИФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчет 6-НДФЛ. См. « ».
- Сдают нулевой расчет 6-НДФЛ.
Если подать нулевой 6-НДФЛ, то налоговики и расчет получат и будут знать, что компания или ИП не являются налоговыми агентами. Поясним, как составить нулевую отчетность.
Как выглядит нулевой 6-НДФЛ
Если посчитаете необходимым сдать нулевой расчет 6-НДФЛ, то заполнить его очень просто. Итак, титульный лист заполните в обычном порядке: проставьте реквизиты, подпись, даты и прочее. А в разделах 1 и 2 проставьте прочерки и подпишите. Вот пример:
Если вы выберете вариант с представлением нулевого расчета, то сдавать его потребуется по итогам каждого отчетного периода. Но если же посчитаете целесообразным написать в ИФНС письмо, о котором мы говорили выше, то его можно подать лишь один раз.
На что обратить внимание
Если хотя бы в одном месяце года фирма или ИП являлись налоговыми агентами, то 6-НДФЛ следует сдавать в течение всего года. Дело в том, что форма 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом. Поэтому даже если единственный раз организация или ИП начислили зарплату, допустим, в феврале 2016 года, то НДФЛ потребуется передавать в ИНФС за полугодие 2016 года, 9 месяцев и год. Отделаться пояснительным письмо или расчетом с нулевыми показателями уже не получится. Как минимум, в разделе 1 потребуется весь год по строке 020 показывать единожды начисленный доход.
Начиная с апреля 2016 года, организации и ИП подают в ПФР новый отчет, по форме СЗВ-М. Данный документ оформляется при наличии в компании сотрудников, с которыми трудовые отношения закреплены договорами, соответственно, на них отчисляются страховые взносы.
А как быть, если фирма в отчетном периоде не вела деятельности? Оформлять нулевую отчетность? И надо ли предоставлять такой отчет индивидуальному предпринимателю? Ответы на эти и другие вопросы по данной теме ищите в этой публикации.
«Нулевая» — не значит необязательная
Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М? Вопрос стал актуальным сразу после появления данного вида отчетов. Постановлением Правления ПФР в феврале 2016 года утвержден новый формат отчетности, которую требуется отправлять в Пенсионный фонд каждый месяц. Эта форма продолжает свое действие в 2018 году.
Кто должен быть объектом отчетности по форме СЗВ-М?
- все работники, с которыми в отчетном месяце продолжает действовать трудовой договор либо заключен новый;
- физлица, с которыми в отчетном месяце заключен договор гражданско-правового характера, либо он продолжает действовать. Например, речь идет о ГПД, предусматривающих выполнение работ либо оказание услуг по авторским или научным заказам, и вознаграждение, что им выплачивается, облагается страховыми взносами.
И даже когда организация на какой-то период приостанавливает деятельность, не выплачивая своим работникам зарплату, все равно обязанность представлять СЗВ-М необходимо. Поскольку даже в условиях временного отсутствия зарплаты работники остаются застрахованными лицами.
Нулевая СЗВ-М, если гендиректор — единственный учредитель
Нужна ли нулевая СЗВ-М в 2018 году в случае, если директор предприятия, организации является одновременно и единственным учредителем компании? Да, в данном случае отчет по данной форме потребуется. Поскольку законодательно директор считается в такой ситуации трудоустроенным. Ему не требуется заключения договора. Вернее, договор сам с собой он просто не может оформить, но и без этого является официальной трудовой единицей в своей компании. Подробности об этом ищите в Письме ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356.
Но есть особый случай, когда СЗВ-М сдавать не придется. Это когда в организации отсутствуют сотрудники, деятельность в ней остановлена. А вышеперечисленные условия: директор и учредитель являются одним лицом, не оформленным по трудовому договору либо ГПД.
Нулевая СЗВ-М в 2018 году у ИП
Что касается нулевой СЗВ-М в 2018 году в отношении ИП, то здесь тоже есть некоторые особенности, и весьма существенные. Так, если у индивидуального предпринимателя нет наемных работников, то ему вовсе не потребуется подавать данную отчетность в ПФР.
Но при наличии наемных сотрудников или когда используется труд сторонних людей с заключением с ними гражданско-правового договора, на этих физлиц подавать данные по форме СЗВ-М нужно обязательно.
Если вы все же будете сдавать не нулевую форму СЗВ-М, то не забывайте выдать своим работникам копии отчета СЗВ-М.
Копии СЗВ-М сотрудникам
В ст. 11 п. 4 Закона № 27-ФЗ "О персонифицированном учете" с 2017 года внесены изменения. Согласно нововведениям, работодатель обязан выдавать своим работникам копии всех форм отчетности в двух случаях:
- если работник написал заявление с просьбой предоставить ему копию отчетности;
- если работник увольняется.
Также установлены сроки для предоставления копий отчетности:
- до 5 дней после получения заявления от работника;
- в день увольнения или расторжения договора-подряда.
Копию всей формы отчета СЗВ-М выдавать работнику ни в коем случае нельзя. Это связано с тем. что форма СЗВ-М содержит персональные данные других работников (фамилия, имя, отчество, ИНН), а без их согласия передавать такие данные запрещено. Поэтому работникам необходимо выдавать выписку СЗВ-М, оформленную на конкретного человека.
В форме 6-НДФЛ отражают данные по сотрудникам: кому и сколько начислено дохода и налога. Однако, что делать, если за отчетный период не было начислений, или вообще нет работников, или деятельность не велась. Нужно ли в этих случаях сдавать нулевой 6-НДФД? Ответы вы найдете в статье.
Когда в компании не было начислений, возникает вопрос: нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ? Допустим, если в организации деятельность не велась, или сотрудников отправили в отпуск за свой счет, или вообще нет работников? Обо всем по порядку.
Обратим внимание на одно разъяснительное письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. В нем говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ сдавать нет необходимости. Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять. Также чиновники напомнили, что если за один период сдали нулевую декларацию, то придется сдавать ее и в следующие периоды. Чтобы избежать разбирательств и штрафов от ФНС.
Получается, что обязанности сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ, если не было выплат работникам, у компании нет. Но все же мы советуем сдать в налоговую нулевку. Дело в том, налоговая инспекция может и не знать, что компания или ИП не являются налоговым агентом и будут ожидать поступления расчета 6-НДФЛ. При этом если расчет не поступит в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, то налоговая инспекция вправе заблокировать банковский счет (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтеры прибегают к двум вариантам действий:
- передают в ФНС письмо о том, что фирма или ИП не должна сдавать расчет 6-НДФЛ.
- сдают нулевой расчет 6-НДФЛ.
Вы можете выбрать любой вариант. Как заполнить нулевой расчет, мы расскажем ниже. Если вы все-таки не хотите заполнять этот отчет, то вам надо обязательно написать письмо в налоговую. В нем сошлитесь на существующий порядок, на 2 пункт статьи 230 НК РФ. Приведите аргументы, по которым вам не надо сдавать декларацию и подкрепите письмо подписью руководителя.
Как заполнить нулевой 6-НДФЛ
Заполнение нулевого отчета происходит по правилам ФНС (письмо от 18.02.2016 № БС-3-11/650). Согласно им, во втором разделе отражают данные последнего квартала отчетного периода, в нашем случае в нем проставляются нули. Точно также необходимо поступить с первым разделом, он отвечает за прошлый квартал.
Важно: Нулевой 6-НДФЛ сдается в те же сроки, что и заполненные расчеты 6-НДФЛ. За 2017 год отчет надо сдать до 2 апреля 2018, за первый квартал – 3 мая 2018, шесть месяцев – 31 июля, девять месяцев – 31 октября 2018 года, за отчетный 2018 год – 1 апреля 2019.
Когда нужно с давать нулевой 6-НДФЛ, а когда – обычный
Однако, если работники не получали зарплату только какой-то срок, но не весь отчетный период, тогда сдавать декларацию надо обязательно. К примеру, сотрудникам не выплачивали заработную плату в течение трех кварталов, но вот в 4 квартале 2018 года, ситуация изменилась, и была начислена зарплата. В этом случае необходимо сформировать 6-НДФЛ за 12 месяцев 2018, отразить там доходы работников. Однако сдавать нулевки за предыдущие периоды, не надо.
В таблице мы собрали случаи, когда следует или нет сдавать 6-НДФЛ.
НДФЛ относится к основным налогам, рассчитываемый в процентах от полученных физическим лицом доходов за исключением налоговых вычетов, которые снижают налоговую базу. С 01.01.2016 года все налоговые агенты должны представлять в ФНС отчетность по 6-НДФЛ ежеквартально, отразив в общей сумме по предприятию доходы (заработную плату) работников, облагаемые налогом по всем ставкам. Расчет по форме 6-НДФЛ отражает сведения о начислениях доходов в пользу физлиц, размер удержанного налога и сроки удержания.
Рассмотрим, нужно ли сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ, если отсутствуют сотрудники и выплаты никакие не производятся.
Нормативное регулирование сдачи 6-НДФЛ
Информационная база для заполнения 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ формируется на основании информации, которая содержится в регистрах налогового учета, которые должны вести все компании. Этот документ не имеет определенной законодательством формы, ее необходимо разработать на предприятии и утвердить в учетной политике. Регистр должен отражать данные, отражаемые в 6-НДФЛ (даты начисления, перечисления и удержания НДФЛ).
За базу регистра по НДФЛ можно взять налоговую карточку 1-НДФЛ (потеряла свою актуальность и ныне не действует), но форму можно доработать.
Регистры по НДФЛ составляются на каждого сотрудника индивидуально. В регистре должно быть обязательно отражено (ст. 230 НК РФ):
- персональные данные (Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации, паспортные данные, ИНН)
- все доходы и вычеты с начала налогового периода, сгруппированные по кодам
- суммы доходов и даты их выплаты
- статус налогоплательщика
- суммы НДФЛ, даты удержания и перечисления, реквизиты платежных поручений
Важно! За ошибки в регистрах по НДФЛ может быть выписан штраф в размере 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 руб., при условии, что ошибки в регистре занизили налоговую базу.
Необходимость сдачи нулевой отчетности
Письмом ФНС России от 01.08.2016 г. № БС-4-11/13984@ дан ответ на вопрос о сдаче нулевого расчета организациями и ИП: если в организации или у ИП нет наемных работников и не производятся выплаты, то сдавать 6-НДФЛ нет необходимости.
Основанием является то, что 6-НДФЛ представляют налоговые агенты (организации и ИП), которые производили выплаты налогооблагаемых доходов налогоплательщику.
Важно! При том, что сдавать нулевую отчетность по 6-НДФЛ нет необходимости, ФНС не вправе отказать в его принятии.
Если фактических выплат физлицам не было, но зарплата начислялась, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК).
Действительный государственный советник РФ 3-го класса, к.э.н. А. Кизимов
Письмо о непредставлении 6-НДФЛ
Сдавать 6-НДФЛ должны все налоговые агенты. Если агент исправно сдавал отчеты, а с определенного периода у него отсутствовали работники, вознаграждений не начислялось, то ФНС планирует получить расчет, а за несвоевременное представление которого может быть наложен штраф. Чтобы не попасть в такую ситуацию, можно сдать (который обязаны принять) или оформить причины непредставления этой отчетности.
Унифицированной формы для письма не предусмотрено законодательством и организация или ИП оформляет такой документ в произвольной форме.
Информирование ФНС о причинах несдачи 6-НДФЛ пояснительным письмом в произвольной форме необходимо для того, чтобы подтвердить не опоздание с отчетностью, а реальное отсутствие вознаграждений у работников. В письме необходимо отразить:
- ФИО руководителя ФНС, номер и населенный пункт
- информацию об агенте: реквизиты
- дата составления и исходящий номер
- наименование документа (письмо)
- текст письма:
- основание для представления 6-НДФЛ
- информирование об отсутствии выплат и удержаний
- вывод, гласящий о том, что организация или ИП не является налоговым агентом
- подпись с расшифровкой и должностью
Пример обоснования в тексте письма отсутствие обязанности налогового агента
В тексте письма необходимо указать основания, по которым не представляется расчет. Формулировка может быть следующей:
В течение первого квартала 2018 года ООО «Альфа и омега» не начисляла и не выплачивала физическим лицам доходов, не производила с них удержаний и не перечисляла НДФЛ в бюджет. Единственным сотрудником является директор, а так же единственный учредитель, который находится в отпуске без сохранения зарплаты. Выручка продолжает поступать, деятельность ООО не прекращена.
Сдача нулевой отчетности по 6-НДФЛ или письма
Когда нет сотрудников, организация или ИП налоговыми агентами не являются и не обязаны сдавать отчетность, в том числе и нулевой 6-НДФЛ.
Если организация или ИП приняли решение сдать нулевой 6-НДФЛ (ФНС не вправе отказать в приеме нулевой отчетности), его нужно сдавать в те же сроки, что и расчет с данными.
Нулевой 6-НДФЛ или письмо о непредставлении расчета необходимо представить в ФНС, в которой организация или ИП состоят на учете:
- организации – в ФНС по месту нахождения
- ИП – в ФНС по месту жительства
Представление отчета осуществляется:
- на бумаге или в электронном виде (по выбору) – для организаций или ИП менее 25 человек
- в электронном виде – для организаций или ИП более 25 человек
Фиксируется сдача нулевой отчетности по 6-НДФЛ:
- на бумаге – в день представления в ФНС лично или отправления по почте с описью
- в электронном виде – в день подтверждения оператором отправки отчета
Ответственность за непредставление 6-НДФЛ
Как и за все несданные или несвоевременно сданные формы отчетности за 6–НДФЛ предусматривается наказание, выражаемое в таких формах:
| Непредставление налогового регистра | 200 руб. за каждый непредставленный документ |
| За отсутствие налогового регистра | 10000 руб. |
| Занижение налоговой базы | 20% от неуплаченного налога, но не менее 40000 руб. |
| Задержка 6-НДФЛ | 1000 руб. за каждый полный (неполный) месяц с даты крайнего срока отчетности до даты, когда отчет будет сдан. Штраф назначается после представления расчета в срок – 10 рабочих дней |
| 6-НДФЛ с ошибками (недостоверными сведениями) | 500 руб. за каждую ошибку, но при своевременной сдаче уточненного расчета до проверки ФНС штраф не назначается |
В письме ФНС от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515 отражается, что ФНС вправе при непредставлении 6-НДФЛ в течение 10 дней с установленной для сдачи даты заблокировать банковский счет , аналогично это возможно при отсутствии письма или формы расчета.
Для снятия блокировки счета необходимо:
- предоставить 6-НДФЛ
- подать заявление в ФНС о том, что доходы не выплачивались и налоговым агентом организация или ИП не является
В НК РФ срок разблокировки счета не оговаривается, поэтому необходимо представить письмо в ФНС о том, что не являетесь налоговым агентом.
Ошибка при оформлении регистров
Налоговые регистры по НДФЛ необходимы для правильного составления справки 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ. Поэтому в документ должны попасть все данные для этих отчетов. Выписка из регистра играет важную роль при заявлении о возврате налога.
В регистры не включаются необлагаемые доходы, не имеющие кодов:
- пособия (кроме облагаемых по временной нетрудоспособности)
- суточные в пределах лимита (700 руб. в день – по России и 2 500 руб. в день – для заграничных поездок).
Частично облагаемые доходы имеют свои коды (подарки, материальная помощь, призы) их нужно полностью включить в документ.