Компания во время осуществления своей хозяйственной деятельности, в соответствии с заключенными с работниками трудовыми соглашениями, должна выплачивать за их труд денежное вознаграждение. Это она может делать наличным и безналичным путем. Для оформления выдачи зарплаты могут использоваться несколько документов, в том числе платежная ведомость.
Согласно законодательству работодатели по трудовым контрактам должны осуществлять выплату зарплаты два раза в месяц. Эти сроки определяются внутренним нормативным актом предприятия, и их необходимо строго соблюдать.
Если выдача осуществляется достаточно большому количеству сотрудников через кассу, целесообразно использовать платежную ведомость, для которой Госстатом предусмотрена форма Т-53. Ее выписывает бухгалтер-расчетчик после начисления зарплаты за прошедший месяц или в сроки, установленные в фирме в качестве периода выдачи аванса. Основанием для заполнения этого документа является расчетная ведомость.
В соответствии с учетной политикой компания имеет право вместо этих двух бланков применять такой документ, как расчетно платежная ведомость форма 49. Это часто используется на малых предприятиях с целью оптимизации документооборота. Главное отличие платежной ведомости от в том, что она предназначена только для выплаты денег. Расчет оплаты труда, а также сумм удержаний производится в другом документе ().
Форма платежной ведомости предусмотрена во всех специальных программах по бухучету, в которых она заполняется в автоматическом режиме. Допускается также использовать типографские бланки, которые заполняются вручную. После создания документа его передают в кассу фирмы и в установленные сроки должностные лица выдают наличность, а сотрудники, получив ее, расписываются в ведомости.
На общую выданную зарплату кассир или бухгалтер выписывает РКО. Вовремя не полученную сотрудниками зарплату кассир суммирует в документе при закрытии ведомости и отправляет в банк с пометкой «Депонировано». Это означает, что данные деньги резервируются на расчетном счете и не могут расходоваться компанией на другие цели.
На больших предприятиях платежная ведомость может состоять из нескольких листов. В последнее время с развитием зарплатных проектов в банках, этот документ становится неактуальным.
Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53
Лицевая сторона
Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.
Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.
Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.
Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.
Оборотная сторона ведомости
В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.
Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.
В последней строке определяется итоговая сумма.
Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.
В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО () - его номер и дата оформления.
После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.
Платежная ведомость используется в компании для выдачи заработной платы работникам. Это унифицированная форма № Т-53. В ней отражаются суммы выдачи наличных денег на руки работникам уже с учетом всех вычетов. Платежная ведомость относится к кассовым документам. Конечно, выдавать заработную плату можно и по , если допустим, на предприятии один работник. Если же работников много, то целесообразнее вести платежную ведомость. Это значительно уменьшит документооборот. К тому же заработная плата по платежной ведомости может быть выплачена в течение трех дней, а по расходному кассовому ордеру – только в течение дня.
Конечно, у каждого документа - свои минусы. Платежная ведомость не исключение. Ее главный недостаток – отсутствие конфиденциальности, поскольку в ней должен расписываться каждый работник, и он может видеть заработки своих сотрудников отдела.
Заполнение платежной ведомости по форме т-53.
На титульном листе заполняется название организации или ИП, а также наименование его структурного подразделения.
Справа в табличке заполняется код ОКПО из справки статистики.
В графе «Корреспондирующий счет» указывается «дебет 70» всегда.
Затем проставляем срок действия ведомости. Обычно это три дня с момента подписания ведомости. А также заполняем сумму по ведомости прописью и цифрами, начиная с большой буквы с начала строки.
В графе «Номер документа» записываем порядковый номер ведомости, начиная с начала года.
В «Дате составления» указываем дату составления ведомости (она должна быть не позднее, чем дата подписи главного бухгалтера и времени выплаты денег).
Ведомость заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. На практике ведомость сначала подписывают у директора – это является разрешением для кассира выдавать деньги, и лишь потом деньги выдаются работникам. Главный бухгалтер уже подписывает ведомость после выдачи денег и проверяет правильность оформления ведомости.
На обратной стороне бланка ведомости заполняем табличную часть. Если работников на предприятии много, то в ведомости может быть несколько дополнительных страниц. Общее количество листов указывается цифрами по строке «Количество листов».
В графе 1 страницы 2 пишется порядковый номер сотрудника.
Графа 2 заполняется на основании личной карточки работника – указывается его табельный номер. В графе 3 заполняется Ф.И.О. работника. Лучше заполнять имя и отчество полностью во избежание путаницы, которая может возникнуть, если на предприятии работают родственники или однофамильцы.
В графе 4 цифрами заполняем сумму к выдаче на руки каждому сотруднику. Сумма пишется сначала графы, а не по середине. В последней строке подводятся итоги по общей сумме выплат по ведомости.
После заполнения платежной ведомости, она передается кассиру на проверку. Кассир проверяет правильность оформления и наличие подписей. Если в платежной ведомости есть ошибки, она переписывается бухгалтерией заново. Если платежная ведомость оформлена верно, кассир начинает выдавать заработную плату на основании ведомости.
Перед выдачей денег каждый сотрудник расписывается напротив своей фамилии в графе 5. В графе 6 заполняются необходимые документ для расчетов по кассе. Здесь может быть указана доверенность, заявка на выдачу денег, паспорт и др. Если подтверждающих документов нет – графа прочеркивается.
По истечению сроков выдачи денег, установленных в ведомости, кассир оформляет платежную ведомость до конца. Если работник, указанный в ведомости, денег не получил, напротив его фамилии в графе 5 указывается «Депонировано». Кассир подсчитывает все депонированные суммы и на последнем листе указывает общую и депонированную суммы цифрами и прописью. Под этими суммами кассир ставит свою подпись. Затем он выписывает расходный кассовый ордер на сумму фактически выданных денег и его номер указывается в платежной ведомости. Затем ведомость сдается в бухгалтерию и заверяется главбухом.
Скачать бланк платежной ведомости по форме Т-53 можно .
Платежные ведомости должны быть зарегистрированы в журнале регистрации платежных ведомостей (унифицированная форма № Т-53а). Этот журнал заводится с начала каждого года. Срок хранения его - пять лет. Ничего сложного при заполнении журнала нет. Журнал ведется работником бухгалтерии (нажмите картинку).
По данному образцу печатать все страницы журнала по форме № Т-53а. Скачать форму Т-53а можно .
Выплату заработной платы можно осуществить и через расходный кассовый ордер. Примеры заполнения смотрите .
Все о кассовых операциях читайте
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Платежная ведомость по форме Т-53 – основной документ, который заполняется при любых выплатах в организациях. Наиболее актуален этот документ для крупных предприятий, поскольку, если в небольших фирмах для выдачи заработной платы и прочих расчетов с сотрудниками можно оформлять , действующие в течение одного рабочего дня, то в больших компаниях такой способ крайне неудобен.
Скачать бланк и образец платёжной ведомости по форме Т-53
ФАЙЛЫ
Кто заполняет форму Т-53
Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.
Порядок заполнения бланка Т-53
Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Теперь визуально:
Заполнение второго листа
Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.
- Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
- Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся организации).
- В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
- В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
- В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
- Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.
В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче
Виза директора на форме Т-53
Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.
И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.
Исправления в платежной ведомости
Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.
Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.
Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.
Как закрыть платежную ведомость
Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
- Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
- Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
- Заверить ведомость подписью;
- Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.
После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.
Согласно закону, организации должны вовремя и в полном объеме выплачивать заработную плату своим сотрудникам. При этом, при совершении выплат, бухгалтер или другое ответственное за расчеты и платежи лицо, оформляет соответствующую ведомость, в которую заносит данные о сумме денег, выданных конкретному работнику.
Документами, которые могут быть оформлены при таких выплатах на предприятии, являются ведомости по форме:
- N Т-49,
- N Т-51,
- N Т-53.
Все они имеют несколько разное предназначение и функции. Так, форма Т-51 представляет собой расчетную ведомость, составленную на выплату зарплат путем безналичного расчета, который не подразумевает прямого вручения платежа, а только расчет с целью последующего перечисления на карточки работников. Форма Т-49 представляет собой более общую ведомость, которая помимо расчета зарплаты включает также платежку, потому и Т-49, как и Т-53, используется при выдаче наличных средств, но только в том случае, если бухгалтер или другое ответственное за выплату заработной платы лицо, предпочитает фиксировать помимо платежа также его расчет.
Использование различных форм платежной ведомости
Обычно, на выдачу средств безналичным способом ведомость Т-49 не оформляется, поскольку для этого как раз и существует ведомость Т-51, плюсом которой является соблюдение конфиденциальности данных о величине заработной платы сотрудников. Это достигается благодаря совершению безналичных платежей путем перечисления на карточки работников, по которым отсутствует необходимость получения подписи каждого из сотрудников в ведомости, которую в противном случае просматривает каждый подписант.
Соответственно, для удобства отражения сумм выданных из кассы наличных средств, предприятие обычно оформляет платежную ведомость именно по форме N Т-53 , которую можно использовать, например, при выплатах:
- заработной платы,
- аванса,
- компенсации,
- премии.
Как правильно начислять зарплату можно прочитать в этой статье:
Данная платежная ведомость, которая также известная как «зарплатная», утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года N 1, в приложениях к которому приведен незаполненный Т-53. Скачать бесплатно более удобный пустой образец платежной ведомости можно здесь - http://www.blankinfo.ru/blanki/trud-i-zarabotnaja-plata/uchet-rabochego-vremeni/b132-platezhnaja-vedomost.html.
Подробнее о форме Т-53
Сама форма Т-53 зарегистрирована в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) под номером 03010111, где документ определен к группе первичной учетной документации, а точнее, к документации по учету труда и его оплаты. Таким образом, ведомость по форме Т-53 является единой, унифицированной и требует наличия обязательных реквизитов, предусмотренных законом.
Оформлять платежную ведомость может любая организация, независимо от её формы и количества сотрудников. Тем не менее, подготовка платежной ведомости требует соблюдения определенных правил:
- По данной ведомости суммы, на которые она оформлена, подлежат к выплате в срок до трех рабочих дней.
- В ней допускаются исправления, но поскольку они вызывают большое недовольство проверяющих органов, при выявлении ошибок обычно ведомость оформляется заново.
- Сумма, которая указывается к ведомости, как надлежащая к выдаче конкретному сотруднику, вписывается уже за минусом всех вычетов.
- Следует помнить о том, что каждый сотрудник, расписывающийся в ведомости, имеет возможность ознакомиться с суммами, надлежащими к выплате другим сотрудникам.
На бланке заполняются реквизиты - данные об организации, также проставляется дебетовый счет, а также указывается срок действия ведомости (с учетом установленных законом трех рабочих дней). Далее документ заверяется руководителем организации. Кроме того, платежная ведомость Т-53 имеет оборотную сторону, которая содержит табличную часть. Табличная часть может содержать столько дополнительных листов, сколько необходимо для занесения в неё всех работников, которые получают заработную плату. Общее количество табельных листов фиксируется в специально отведенной для этого строке.
Табличная часть ведомости имеет графы, в которых следует указать порядковый и табельный номера работника, его фамилию и инициалы, а также сумму, надлежащую к получению. Кроме того, есть графа для подписи работника в соответствующей строке. По окончанию заполнения ведомости она передается кассиру. Задача кассира - проверить верность заполнения документа, и если все в порядке - выдать по ней зарплату, получив соответствующую подпись в нужной графе.
Как правило, при её выдаче, в случае большого количества сотрудников, каждый получатель должен предъявить личный документ (паспорт) или же необходимую заявку на выдачу наличной суммы. Для уточнения, какой именно документ будет предъявлен при получении средств, существует графа «Примечания», последняя в табличной части. Если никакой документ предъявлять не предполагается, то в примечаниях ставят просто прочерки, а при указании такого документа, кассир производит сверку данных документа и личности, которая получает зарплату.
Когда проходит срок действия платежной ведомости, происходит её фактические закрытие путем подготовки кассиром акта закрытия платежной ведомости после её проверки на предмет отсутствия подписей работников, которые по каким-либо причинам не получили свою наличную сумму. Если таковые имеются, вместо их подписи кассир проставляет отметку «Депонировано» и в конце ведомости подбивает итоги как выданных, так и сумм, потом передает документ бухгалтерии. Если платежная ведомость оформлена верно, бухгалтер ставит под ним свою подпись.
В случае, если обнаруживается ошибка и оформление новой платежной ведомости не представляется возможным, допускается аккуратное зачеркивание неверных данных, с внесением над ними правильной информации, после чего сделанное исправление придется отдельно заверить как руководителю, так и бухгалтеру.
Последним этапом является регистрация ведомости в отдельном специальном журнале, куда вносятся номер и дата каждой такой ведомости. Журнал N Т-53а ведется организацией в течение одного календарного года, по истечении которого заводится новый, а старый оставляют в архиве организации на хранение, в течение ближайших пяти лет.
Следует заметить, что когда речь идет о заработной плате, то выбор формы ведомости делает сама организация и в случае с её выплатой наличными средствами, можно оформлять как платежную ведомость по форме N Т-53, так и расчетно-платежную ведомость по форме N Т-49. Но когда организация выплачивает аванс или иные подобные выплаты, в связи с тем, таковые выплачиваются, но не требуют расчета (начисления), оформляется именно платежная ведомость.
Платёжная ведомость – это способ оформления наличных выплат в кассе предприятия при расчётах с работниками. При этом само начисление производится путём составления расчётной ведомости, которая, в свою очередь, тесно связана с формой платежной ведомости. Например, для начисления зарплаты могут использоваться расчётно-платёжные ведомости по форме 49, по табелю формы Т12 и т. д. Что именно следует использовать, определяется на основании особенностей деятельности самого предприятия.
Если расчёт зарплаты производится , тогда её выплата оформляется посредством платёжной ведомости по форме Т-53. Напомним, что можно не использовать два вышеуказанных бланка, если расчёт и выплата ЗП персоналу осуществляются в универсальной . Каждая оформленная платёжная ведомость Т-53 в хронологическом порядке вносится в журнал регистрации платёжных ведомостей.
Заполнение формы Т-53
Наименование организации или ИП. Если зарплата рассчитывается для какого-то конкретного структурного подразделения, то указываем его название, если для целого предприятия – ставится прочерк.
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Корреспондирующий счёт. Ставится счёт 70 – «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Строка «В кассу для оплаты в срок». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Так что в этой строке лучше указать 3-хдневный срок.
Ниже отражается общая сумма зарплаты прописью и цифрами. Рядом свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.
В таблице всё достаточно просто: Фамилия, инициалы, табельный номер сотрудников и сумма денежных средств, которую они должны получить. При получении зарплаты каждый работник обязательно должен расписаться.
Деньги, не полученные сотрудником по какой-либо причине, необходимо сдать в банк, а в графе 5 сделать запись «Депонировано».
Под таблицей указывается общая выплаченная сумма прописью и цифрами, а также депонированная сумма (если ЗП получили не все сотрудники).
Также внизу бланка указываются:
Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы
Ответственное лицо, производившее выплату (ФИО, должность и подпись)
ФИО, подпись бухгалтера, а также дата подписания документа
Платёжная ведомость: образец заполнения
