Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке ». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.
ФАЙЛЫ
Когда и кем составляется ведомость
Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.
Зачем нужна ведомость
Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.
В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).
Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:
- и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).
Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.
Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения :
- информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
- номера счетов,
- транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
- источник прихода денежных средств,
- дату перемещения.
Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:
- клиента,
- бухгалтерского работника
- и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.
Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).
Сколько экземпляров имеет ведомость
Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):
- первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
- второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
- третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.
Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.
Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.
Как быть если в документе допущены ошибки
Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.
Образец составления препроводительной ведомости к сумке
Вначале вверху пишется:
- номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
- дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).
Затем заполняется графа «От кого ». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).
В графе «Получатель » пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).
В строку под названием «Дебет » вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит » — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.
Следующее, что нужно вписать в документ:
- названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
- указать их БИК (банковский идентификационный код),
- а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.
В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:
- сумма (теперь уже цифрой),
- символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
- разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).
На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств . Здесь расписывается:
- количество банкнот, в зависимости от их номинала
- и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).
В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.
В случае сдачи организацией выручки в банк для размещения денежных средств на банковском счете, в т.ч. через инкассаторов, передающим лицом составляется препроводительная ведомость к сумке, в которой осуществляется передача наличных денег. Такая ведомость включает в себя три составные части: саму ведомость, накладную и квитанцию. Рассмотрим каждую из них.
Общие положения
Препроводительная ведомость
Форма документа содержится в Приложении 7 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У .
Описание реквизитов (полей) ПВС 0402300 и правила ее заполнения содержатся в Приложении .
Указанный документ заполняется клиентом банка и содержит, в частности, следующие реквизиты: дату, номер документа, наименование, ИНН юридического лица, наименование банка вносителя и получателя, передаваемую сумму, описание наличных денег, подпись должностного лица.
Если передача сумки с наличными денежными средствами инкассаторским работникам производится от имени юридического лица, то сама ведомость направляется внутри запломбированной сумки, а квитанция и накладная прикладываются к сумке.
Квитанция к ПВС 0402300
Приложениях 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У соответственно.
Накладная к ПВС 0402300
Указанный документ заполняется клиентом банка, передается инкассаторскому работнику вместе с сумкой (прикладывается снаружи) и содержит, в частности, следующие реквизиты: дату, номер документа, наименование передающего лица и получателя, наименование банка вносителя и получателя, передаваемую сумму, описание наличных денег, подпись должностного лица.
Форма документа и описание реквизитов (полей) содержатся в Приложениях 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У соответственно.
Скачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке можно .
Препроводительная ведомость к сумке – неотъемлемый элемент оформления приема наличности банковской организацией у инкассаторов . Документ состоит из трех частей:
- ведомости;
- накладной;
- квитанции.
Необходимость предоставления банковскому сотруднику при сдаче наличности этого бланка по форме 0402300 прописана в Положении о порядке ведения кассовых операций, разработанном Банком РФ и утвержденном 24 апреля 2008 г под № 318-П (п. 2.4). Правила оформления документа и его образец препроводительной ведомости содержатся в Указаниях Банка России № 3352-У от 30 июля 2014 г.
За составление ведомости отвечает юридическое лицо, которое передает денежные средства. Документ необходим для подтверждения целостности сумки и ее содержимого. Ведомость вкладывается в сумку к денежным средствам, накладная должна быть приложена к внешней стороне сумки, а квитанция остается у предприятия-отправителя.
Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления
Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:
- один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
- второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
- третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.
В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.
Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:
- проставляется порядковая нумерация ведомости;
- указывается номер направляемой сумки;
- в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
- получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
- пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
- в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
- сумма денег приводится прописью и цифрами.
Банком вносителя является финансовая организация, которая обслуживает предприятие, сдающее деньги. В роли банка получателя выступает финансовое учреждение, которому поручено клиентом принять деньги для их последующего зачисления на счет получателя. В соответствующих полях указываются реквизиты обеих банковских структур. При внесении информации об источнике поступления денег можно написать:
- результат реализации товаров;
- выручка, сформированная от розничной торговли и др.
С обратной стороны препроводительная ведомость содержит опись наличности:
- номинал монет и бумажных денежных знаков;
- количество купюр или монет для каждого из указанных номиналов;
- суммарное значение средств в разбивке по номиналам.
Квитанцию заполняют для формирования доказательной базы, подтверждающей факт принятия наличности инкассатором. Когда сумка с ценностями передана инкассатору, он расписывается в квитанции, на бланке проставляется оттиск штампа. Документ остается на хранение у отдающей средства организации (такой порядок прописан в Письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065).
Накладную после заполнения передают вместе с сумкой инкассаторскому сотруднику. В документе указывают данные о дате сдачи наличности, присвоенном форме номере, сведения о передающем лице и получателе средств, реквизиты обслуживающих банков, размер денежной суммы, подписи должностных лиц.
Передача наличных денег в банк требует документального оформления, кассир, сдающий деньги, сталкивается с оформлением препроводительной ведомости к сумке, бланк и образец заполнения которого предлагаем скачать бесплатно ниже.
Форма, действующая на 2017 год, содержится в приложении к указанию Банка России 3352-У от 30.07.2014.
Препроводительную ведомость к сумке следует заполнять в трех экземплярах. Один останется в организации, второй будет вложен в сумку инкассатора с денежными средствами, третий будет сдан сотруднику банка, который примет наличные средства организации.
Бланк, который остается в организации, должен быть подписан инкассатором, который принял наличность для сдачи в банк. На основании данного бланка совершаются записи в следующих отчетах:
- отчет ,
В препроводительной ведомости не допускаются исправления и корректировки. Если допущена ошибка, нужно аннулировать заполняемый бланк и начать процесс заново.
Так как требуется три экземпляра ведомости, то чтобы избежать лишних действий, используется копирка, которая вкладывается между листами документа. Если бланк формируется автоматизированным способом, то данная проблема отпадает.
Образец заполнения препроводительной ведомости
Бланк не терпит исправлений, поэтому при заполнении вручную нужно быть очень внимательным, следует заполнить следующие поля препроводительной ведомости:
- № — обычно используется порядковая нумерация;
- Дата — день, когда заполняется бланк;
- указывается № сумки;
- от кого — наименование организации, которая сдает деньги в банк, может быть также указано ФИО представителя;
- получатель — наименование организации, на чей счет зачисляются денежные средства;
- дебет — номер лицевого счета банковского учреждения, обслуживающего организацию;
- кредит — номер счета клиента, куда будут зачислены деньги;
- сумма — в цифровом исполнении, эта же сумма пишется прописью в поле в нижней части бланка препроводительной ведомости к сумке;
- банк вносителя и получателя — реквизиты банков указанных лиц;
- источник поступления — вид получения денежных средств организацией, например, реализация услуг, товаров или иное;
- на оборотной стороне приводятся данные о банкнотах и монетах, которые будут вложены в сумку инкассатора (номинал, количество и общая сумма).
Бланк и пример заполнения
Бланк препроводительной ведомости к сумке — .
Образец заполнения препроводительной ведомости к сумке скачать бесплатно по .
Обсуждение: 3 комментария
Наконец-то я смогла найти нормальную статью, где просто и доступно рассказано, как заполнить препроводительную ведомость. У нас раньше это всегда делал старший кассир, а сейчас он в отпуске и придется все делать мне, а как и что заполнять мне никто не объяснил.