Предлагаемая нами программа позволяет проводить учет продажи товаров с минимальными затратами. Наше приложение помогает автоматизировать и оптимизировать процесс учета складских и торговых операций, существенно экономя как финансовые средства, так и трудозатраты персонала. Добиться такого результата позволяет удобный интерфейс приложения.
Программа по управлению товарами на складе и в торговле содержит в себе следующие модули:
- складской учет (прием, отгрузка продукции, учет различных товаров, инвентаризация, внутреннее перемещение);
- розничная торговля (расчет сдачи, контроль продаж, учет ТМЦ, сканер штрих-кода, печать любых этикеток);
- оптовые продажи (статусы, выставление счетов на услуги, резервирование товаров, печать счетов, накладных, договоров и актов);
- интеграция со всем необходимым оборудованием (сканером штрих-кодов, принтером этикеток);
- печать документов (о продаже, отгрузки со склада и т. д.);
- аналитические отчеты;
- разграничение доступа между пользователями и отделами;
- настройка под задачи заказчика.
Преимущества сервиса МойСклад
С помощью нашей программы вы сможете удалённо осуществлять учет реализуемого товара. Приложение может работать с любого портативного устройства (нетбука, планшета, телефона), имеющего доступ к сети Интернет. Пользоваться сервисом можно за небольшую абонентскую плату, которая включает поддержку пользователей.
С нашей программой складского учета остатков товара и других операций стало действительно удобнее!
Уникальная бесплатная программа учета товаров на складе поддерживает сканер штрих-кодов. С помощью данного сервиса можно быстро и просто обработать большой объем текущей информации, а именно:
- регистрировать поступления товаров;
- контролировать продажу, возвраты и остатки;
- проводить плановые и внеплановые инвентаризации товаров;
- печатать накладные.
Чтобы начать пользоваться, вам необходимо скачать бесплатно программу учета остатков.
Система учета движения товаров и услуг
С помощью сервиса МойСклад вы сможете автоматизировать и существенно упростить процесс управления товаром. Пользуясь нашей программой, вы оцените все преимущества приложения для учета продукции, которое идеально подходит для любых видов продаж. Наш сервис облегчит рутинный учет продажи товаров и услуг.
Все модули (особенно учет продукции и услуг, создание документов и отправка накладных) имеют высокую степень конфиденциальности и надежно защищены от взлома, так как для передачи данных используются зашифрованные каналы.
Складской учет движения товаров в предприятиях оптовой и розничной торговли должен вестись лицом, несущим материальную ответственность, в натуральных количественных показателях или по номерам номенклатуры. В статье расскажем про бухгалтерский учет на складе, дадим примеры проводок.
Бухгалтерский учет на складе для оптовой торговли
Товары, привезенные на склад, регистрируются одним из перечисленных ниже методов:
- сортовым,
- партионным,
- партионно-сортовым.
Если ассортимент невелик, а товары поставляются в небольшом объеме, учитывать их можно в регистре учета по форме ТОРГ-18. Заниматься внесением записей может кладовщик. Если в организации имеется большой товарооборот, а на складе присутствует значительный ассортимент товаров, должны заполняться карточки складского учета (форма М-17) и партионные карты (в случае утверждения именно партионного метода учета). Читайте также статью: → « ».
Также в обязанности материально-ответственного работника входит заполнение в положенное время карточки количественно-стоимостного отчета ТОРГ-28. Ее положено заводить на все по отдельности номенклатурные единицы. В нее заносятся сведения о дне поступления на склад или выбытия из него (и реквизитов соответствующей бумаги), поставщике и покупателе. То есть документ показывает схему движения товаров по количеству и сумме.
ТОРГ-28 предоставляет информацию для оформления товарного отчета ТОРГ-29, содержащий сведения о покупных ценах оптового склада. ТОРГ-29 должен предоставляться сразу в двух экземплярах, один из них хранится на складе, а второй направляется сотруднику бухгалтерии, который осуществляет его проверку не позднее, чем того требует график документооборота.
По информации бухгалтерского учета или проведенной инвентаризации в форме ТОРГ-29 записывается количество оставшегося на начало нового отчетного периода товара.
Бухгалтерский учет на складе для розничной торговли
Розничный склад предназначен для хранения и накопления товарных активов для того, чтобы увеличивать ассортимент продукции. Главная цель содержания такого склада – иметь возможности вовремя пополнять запасы точки розничной торговли. Этим объясняется необходимость особенного оборудования склада, такого, чтобы обеспечить легкодоступность всей номенклатуры и предотвратить воздействие продукции друг на друга.
На розничном складе также предусмотрено заполнение отчета ТОРГ-29, отражающего движение товаров и заполняемого материально-ответственным лицом по тем же правилам, что действуют на оптовых складах.
Перевозка продукции из помещения склада в розничный магазин оформляется , содержащей сведения об отправителе товара, его получателе, количестве единиц товара, его стоимости и номенклатуры. Необходимо составить два экземпляра, один оставить отправителю (он приложит ее к расходным бумагам), второй передать получателю (он прикладывает документ к приходным бумагам). Накладная ТОРГ-13 представляет собой неотъемлемое приложение отчета по форме ТОРГ-29.
Чаще бывает так, что у розничного магазина нет обособленного склада, и в таких случаях продукция поступает напрямую на точку продаж, где материально-ответственный сотрудник (в лице зав. магазином или продавца) сдает бухгалтеру отчет ТОРГ-29 как отчетность о схеме движения товаров. Также он прикладывает всю требующуюся в данной ситуации первичную документацию. В отчете отображаются розничные цены. Расходная часть документа будет включать не только информацию об усушке, утряске, списании и других случаях выбытия, но и сведения о выручке за каждый отчетный день в отдельности.
Доказательством получения дохода будут служить кассовые или товарные чеки, каждый день прикладываемые к расходнику ТОРГ-29. Они являются основанием исполнения устного договора купли-продажи с покупателем, завершающегося внесением денег в кассовый аппарат и передачей прав на приобретенный продукт. Розничный магазин обязан вести кассовые отчеты, в которых будут отражены сведения о приходных и расходных операциях, имевших место на протяжении отчетного периода. К ним непременно должны прикладываться подтверждающие товарную операцию документы.
Учет движения товаров
Приемка товаров на складе
От грамотного соблюдения порядка и сроков приемки товаров зависит возможность предъявления претензий в случае низкого качества продукции или неполной комплектации заказа поставщиком. Руководители компании, которой принадлежить складское помещение, обязаны разъяснить материально-ответственному сотруднику, осуществляющему приемку товаров, по условиям каких договором фирме поставляют продукцию.
Это может быть договор:
- долгосрочный договор поставки,
- комиссии,
- доставки по отдельным заявкам.
Приемка может проходить:
- на складе или базе торговой компании,
- непосредственно на точке,
- в помещении поставщика,
- на территории перевозчика.
В случае заключения прямого договора, рассчитанного на долгий срок, работнику на приемке отдается график поставок, согласованный с поставщиком. Если же продукцию доставят по заявке, он информируется о том, что товар был заказан на какой-то конкретный день. Приемная комиссия и материально-ответственное лицо должны быть ознакомлены с положениями договора о названии товара, качестве, количестве, комплектности, дате приемки, списке технических и прочих документов.
Схема приемки и составление бумаг зависят от того, где осуществляется приемка (и какая она – приемка по количеству, комплектности, качеству), насколько сопроводительные документы отражают исполнение условий поставки (и обнаружились ли бумаги вообще).
Сотрудник предприятия, принимающий поставку на территории поставщика, осуществляет приемку на основании доверенности (форма № М-2 и М-2а) , доказывающей наличие у него прав на получение продукции от имени компании, на которую он работает. Поставщик должен проверить наличие доверенности и паспорт материально-ответственного лица.
Доверенность подписывается руководителем компании-получателя, главным бухгалтером и материально-ответственным работником и должна отражать следующую информацию:
- номер и день выдачи сотруднику,
- ФИО, паспортные данные и должность работника, на имя которого она выдана,
- срок, на протяжении которого ее можно предъявлять,
- номер и день документа, по которому отпускается продукция,
- название всех товаров, которые должны быть получены сотрудником, количество и единицы измерения.
В случае предпочтения организацией доверенности по форме М-2а, они должны быть зарегистрированы в книге доверенностей, в которой указываются:
- день выдачи документа и ее порядковый N,
- ФИО работника, на которого она оформлялась,
- срок действия,
- данные поставщика, отпускающего продукцию,
- подписи сотрудника по приемке в подтверждение получения доверенности.
Когда доверенность решается составлять по форме М-2, учет ведут по корешкам, которые необходимо сохранять сотруднику бухгалтерии фирмы-получателя. На нем проставляется отметка о том, что доверенность выдавалась работнику, осуществляющему приемку, и что по ней были получены товары. Указываются N и день товаросопроводительной бумаги.
Когда поставка продукции торговой компании осуществлена, материально-ответственный работника отдает бухгалтеру товаросопроводительные документы, который должен “закрыть доверенность”, отметив получение товаров по конкретной доверенности в регистре доверенностей (его нужно прошнуровать, листы – пронумеровать, поставить подпись бухгалтера и печать компании).
Отпуск складских товаров
Отпуск товаров происходит следующим образом:
| Розничная торговля | Мелкий опт | Оптовая торговля |
| Покупателю продукта отдается кассовый чек, выручка ежедневно отражается в книге кассира-операциониста. В случае с мелкой розницей, при реализации товара с лотка или другого мобильного приспособления данные о выручке заносятся в расходно-приходной накладной. | Товар реализуется после оформления письма-требования или заказа – отборочного листа ТОРГ-12). Оплату товара подтверждает выписанный счет. В накладной отмечаются факты отпуска и приемки продукции, ставится круглая печать компании. | Отпуск продукции происходит по накладной ТОРГ-12. Работник отпускает товары на основании “Заказа – отборочного листа” или иной бумаги, утвержденной порядком документооборота получателя товаров. |
Документы, используемые при отпуске продукции:
| Форма | Описание |
| Используется с целью оформления реализации (отпуска) ТМЦ сторонней компании. Один экземпляр документа хранится на складе отправителя для того, чтобы было основание для списания отпущенных ценностей с подотчета работника. Второй экземпляр пригодится закупщику для оприходования товаров. | |
| Оформляется в качестве заявки на оптовом складе (базе) при отборе продукции и тары, сведения законсятся работником склада на машинном либо бумажном носителе инф-ии, отдается на склад для исполнения. Организация формы помогает проводить расчеты по нескольким отдельным группам товаров (к примеру, вычислять скидку по группе продуктов). Документ служит для составления товарно-сопроводительной накладной. | |
| Используется при упаковке ценностей. Должен быть выписан сотрудником компании в 3 экземплярах (на каждое место в отдельности – на ящик, тюк и т.д.). На документе должна стоять подпись упаковщика и материально-ответственных работников. 1-ый экземпляр: прилагается к ценностям в ящике (тюке), 2-ой экз.: идет к счету-фактуре (обозначается масса каждой единицы), если не предусмотрена поящичная спецификация, 3-ий экз.: хранится на базе. |
|
| Необходима при упаковке отфактурованной партии ценностей в бочки, ящики… Оформляется сотрудником склада в 2 экземплярах: для счета-фактуры покупателя, для отправки бухгалтеру. Все места с продукцией прописываются по отдельности, указывается их масса. Масса тары (тара перечисляется на обороте) пишется отдельно. Ценности в упаковке отдаются агенту, экспедитору по массе брутто или числу мест. Бланк подписывается приемщиком. |
|
| ТОРГ-13 “Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары” | На основании приказа руководства (в письменной или устной форме, в документе ставят соответствующую пометку) товары могут перевозиться из одного структурного подразделения фирмы в другое, где за приемку и отпуск товара отвечают разные материально-ответственные сотрудники. Накладная должна содержать их подписи и быть заверена круглой печатью фирмы. Также обязательно присутствие на бумаге штампа компании, доказывающего, что были отпущены именно те товары, которые прописаны в накладной. Перемещение внутри склада отмечается в отдельной строке товарного отчета. Чтобы учесть движение ценностей внутри компании, между структурными ее единицами или разными материально-ответственными работниками, ТОРГ-13 оформляется в 2 экземплярах работником, сдающим товар. На основании 1-ого экз. он списывается сдающим подразделением, на основании 2-ого – он оприходуется принимающей стороной. Бумага должна быть подписана материально-ответственными сотрудниками, осуществлявшими отпуск и прием ценностей. Она отправляется бухгалтеру для ведения учета движения ТМЦ. |
Хранение складских товаров
Товары на базе снабжаются товарным ярлыком:
| Сортовой метод | Партионный способ | Партионно-сортовой метод | Хранение по наименованиям |
| ценности разной сортности, принятые по различной цене, располагаются по отдельности | все партии продукции (разных сортов и названий), привезенные на базу по одному и тому же документу, хранятся по отдельности | каждая партия хранится по отдельности, а внутри партии ценности группируются по названиям и сортам | продукция с одним названием хранится отдельно от ценностей с другими названиями |
Работники склада обязаны соблюдать правила товарного соседства (неважно, какой выбран метод хранения МТЦ).
Руководство компании должно контролировать соблюдение санитарных норм, правил складирования и пожарной безопасности. Также важен режим хранения продукции (сроки, температура, влажность воздуха, освещение).
Учет материалов и материально-производственных запасов
Материалы (или материально-производственные запасы – МПЗ) – малоценное имущество предприятия, включая оборудование стоимостью не более 40 тыс. рублей, покупаемое для производственных и управленческих нужд, не для перепродажи. Материалы могут быть доставлены на базу на следующих основаниях:
- покупка компанией МПЗ,
- прием материалов как вклада учредителей фирмы,
- производство МПЗ,
- получение на безвозмездной основе.
Разновидности материально-производственных запасов:
| Субсчет | Описание |
| 10-1 - субсчет «Сырье и материалы» | здесь учитываются запасы, входящие в состав производимой продукции, которые участвуют в процессах изготовления, переработки |
| 10-2 - субсчет «Комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты» | приобретаются для дальнейшего комплектования выпускаемой продукции |
| 10-3 - субсчет «ГСМ» | отражается движение топлива, в том числе бензина и дизеля, а также смазочных материалов, необходимых в процессе эксплуатации транспортных средств ⊕ |
| 10-5 - субсчет «Запчасти» | применяется для отражения движения материалов, использующихся как запчасти в транспортных средствах и прочем оборудовании |
| 10-6 - субсчет «Прочие материалы» | включают в себя МПЗ, необходимые в хозяйственной деятельности субъекта |
| 10-9 - субсчет «Инвентарь» | сюда входят материалы, используемые как инвентарь и прочие хозяйственные принадлежности |
| 10-10 - субсчет «Специальная оснастка и спецодежда на складе» | показывает наличие специального оборудования, обмундирования, спецформы на складе |
| 10-11 - субсчет «Специальная оснастка и спецодежда в использовании» | фиксирует данный вид материалов в эксплуатации |
МПЗ должны быть оприходованы по фактической себестоимости или по учетным ценам (прописывается в учетной политике). Для фиксирования движения материалов применяется сч. 10 “Материалы”. Если учет решено вести по учетной ст., с целью расчета разницы между учетной и фактической ценой открывается сч. 16 “Отклонение в стоимости МЦ” и сч. 15 “Заготовление и приобретение МЦ”.
В учетной политике фирмы должен присутствовать пункт о методе списания МПЗ на производственный процесс и прочие нужды компании:
- Способом ФИФО (учет себестоимости первых прибывших МПЗ в расходах).
- По себестоимости каждого материала (если получится ее обозначить).
- По средней себестоимости (указывается средняя стоимость единицы МПЗ).
Когда компанией выбрана система налогообложения, не предусматривающая уплату НДС, полная стоимость МПЗ относится к сч. 10. Сумма НДС не причисляется к возмещаемым налогам, а подлежит учету при расчете себестоимости.
Бухгалтерские проводки при поступлении материалов на склад:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| материал пришел по накладной от поставщика, оптовая поставка производилась по договору продажи | 10 | 60 |
| покупка МПЗ за наличные средства материально-ответственным сотрудником | 10 | 71 |
| материал является вкладом учредителя, оценочная стоимость согласовывается с ним | 10 | 75 |
| материалы отданы на безвозмездной основе, берется рыночная стоимость МПЗ | 10 | 91 |
| отражение входного НДС | 19-3 | 60 |
| НДС принят к возмещению | 68-2 | 19-3 |
Бухгалтерские проводки при отпуске материалов на сторону:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| материалы вывозятся с базы на цели производства или общехозяйственные нужды, передается МПЗ по лимитно-заборной карте или требованию-накладной | 20 (23, 25, 26) | 10 |
| выдача материалов из складского помещения в цех, должен составляться документ на перемещение внутри предприятия | 10 | 10 (различные с/сч) |
| передача материала на безвозмездной основе (был испорчен или украден), недостатки обнаруживаются во время инвентаризации, оформляется акт о списании | 94 | 10 |
| МПЗ выбыли по причине стихийного бедствия (должен быть акт о списании) | 99 | 10 |
| реализация МПЗ на сторону по фактической себестоимости | 91 | 10 |
Учет готовой продукции: бухгалтерские проводки
Готовая продукция предназначается для дальнейшей реализации. К бухучету готовая продукция должна приниматься по фактической (или нормативной) себестоимости, или исходя из стоимости затраченных для ее изготовления ресурсов.
Если учет идет по факт. себестоимости, бухгалтерская проводка будет следующая:
- Д 43 К 20 (принята к учету готовая продукция).
Передается готовая продукция на базу по приемо-сдаточным накладным (в них фиксируется название продукта, число экземпляров, цех, из которого пришла поставка, N базы, учетная цена и стоимость в целом), к ним прикрепляется лабораторный отчет или отчет тех. контроля о качестве продукта. Первый экз. хранится в цехе (подписывается сотрудником на приемке) для оперативного учета, второй (подписан сдатчиком) отдается на базу для оперативного и бух. отчетов.
Если продукция учитывается по плановой себестоимости, компания утверждает учетные цены, сохраняемые в неизменном виде на протяжении длительного времени. По окончании месяца вычисляется разница между фактической и запланированной стоимостью. Здесь разрешается применять сч. 40 или обойтись без него. Если решено его не использовать, тогда делаются бухгалтерские проводки:
- Д 43 К 20 (на склад поступила готовая продукция);
- Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 43 (списание себестоимости готовой продукции).
По окончании месяца факт. себестоимость и сумма ее отклонений от нормативной показывается на этих же счетах. На величину отклонения корректируется себестоимость учтенной продукции. Если на начало/конец месяца обнаруживаются остатки готовой продукции, нужно отражать и распределять отклонения, пользуясь руководством п. 206 Методических указаний No 119н.
Когда фактическая стоимость оказывается меньше (больше) нормативной, и обнаруживается экономия (перерасход), на величину отклонения делается проводка:
- Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 40.
Отклонения должны быть списаны на сч. 90 в полной мере, неважно, какой объем продукции был продан.
Пример учета на складе
Компания “ГлавПродакт” утвердило в учетной политике порядок приемки материалов по учетной цене. Склад фирмы принял партию сырья (муки), необходимой в производственном процессе. Общий объем закупки составил 250 кг, общей стоимостью 7500 рублей. Принятые нормативные цены по этому товару – 37 руб/кг.
Бухгалтер “ГлавПродакт” сделает проводки:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Сумма (руб) |
| Оприходована поставка сырья (муки) | 15 | 60 | 7500 |
| Обозначен НДС | 19 | 60 | 1350 |
| Принято сырье по учетной цене | 10-1 | 15 | 9250 |
| Списана разница между учетной и фактической ценой | 15 | 16 | 1750 |
| Если бы фактическая себестоимость оказалась больше учетной: | |||
| Списана разница в превышении учетной стоимости над фактической | 16 | 15 | N |
Законодательные акты по теме
Следует изучить акты и документы:
| Документ | Название |
| Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 № 1-794/32-5) | О порядке учета приемки, отпуска и хранения товаров |
| Закон РФ от 7 февраля 1992 № 2300-1 “О защите прав потребителей”, | Правила продажи некоторых видов товаров, порядок взаимодействия с покупателями |
| Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 № 71а | Утверждение унифицированной формы доверенности, выдаваемой материально-доверенному лицу при осуществлении им приемки товаров от имени компании на территории поставщика |
| ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов” (утв. Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н), ПБУ 6/01 “Учет основных средств” (утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н) | Правила использования информации по материалам |
| Постановление Госкомстата РФ от 30.07.1997 № 71а | Утверждение унифицированных форм для контролирования наличия и движения МПЗ |
| Закон “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 № 402-ФЗ | О том, что не обязательно применять унифицированные формы учета материалов (требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, приходный ордер, лимитно-заборная карта), начиная с 2013 года |
Типичные ошибки и их описание
Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.
Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.
Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.
Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.
Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.
Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.
Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.
Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Какой способ хранения товаров на складе предпочесть?
Метод хранения доставленных на склад ценностей выбирается, исходя из нужд каждого предприятия. К примеру, преимущество сортового метода заключается в том, что складское помещение рационально используется, а также упрощается контроль над расходом продукции. При выборе партионного способа становится проще контролировать оплату, а также выявлять излишки и недостачи по всем партиям, однако площадь базы используется нерационально.
Вопрос №2. Если компания владеет несколькими складами, и товары периодически перевозятся с одного склада на другой, достаточно ли будет устной договоренности с материально-ответственным лицом одного склада о временном хранении товаров с другого склада?
Нет, необходимо составить ТОРГ-13 “Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары”, чтобы не возникало путаницы и обнаружения недостачи и, наоборот, избытков после проведения инвентаризации.
От того, насколько правильной является , зависит эффективность деятельности предприятия. Цеха должны своевременно обеспечиваться сырьем и комплектующими, готовая продукция должна отгружаться в срок. Данные складского учета позволяют оценить наличие и характер перемещения материальных ценностей. Обобщение информации может осуществляться различными способами. Выбор того или иного метода зависит от специфики деятельности предприятия, его финансовой политики. В последнее время достаточно популярны различные программы, позволяющие осуществлять складской учет в автоматизированном режиме.
Методы
Ведение складского учета может осуществляться двумя способами: по партиям и по сортам изделий. От выбранного метода будет зависеть порядок составления документации. При этом, вне зависимости от способа, осуществляется в натуральных единицах. В качестве первичной документации выступают приходно-расходные ордера.
Специфика
Складской учет может осуществляться по наименованиям товаров. Каждая партия, которая поступает на предприятие, добавляется к имеющемуся сорту продукции. У каждого лица, несущего материальную ответственность, есть журнал (книга) складского учета . Если на предприятии используется второй метод, каждая партия размещается отдельно от товаров, полученных ранее. На нее заводится специальная карта.
Нюансы
Всю первичную документацию, связанная с перемещением товарных ценностей, принимает бухгалтерия. Складской учет осуществляется в разрезе каждого участка хранения и по наименованиям (номенклатурным номерам), группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам. Для этого могут использоваться оборотные ведомости либо сальдовый метод. Как правило, применяются первые.
Особенности использования информации ведомостей
При сортовом методе составляется на каждое наименование товарных ценностей. В ней отражается движение материалов (их приход-расход), в соответствии с информацией из первичной документации. Карточка складского учета содержит расчет месячного оборота и остаток на начало следующего периода. На основании полученных сведений формируются ведомости. Они составляются на каждый склад в отдельности. Ответственные лица выполняют сверку информации. Если складской учет осуществляется партионным методом, то приходно-расходные документы группируются, согласно номенклатурным номерам. По ним рассчитываются итоги. Результаты определяются отдельно по приходу и расходу. Карточки при этом не составляются. Итоги месяца вносятся в оборотные ведомости. Сведения из них сопоставляются с остатками, зафиксированными в карточках складов.
Сальдовый метод
Он отличается тем, что бухгалтерия не осуществляет суммовой и количественный учет перемещения товарных ценностей в разрезе номенклатуры. Оборотные ведомости при этом также не формируются. Складской учет выполняется в разрезе субсчетов, групп, балансовых счетов исключительно в денежных единицах. Материально-ответственные сотрудники используют первичные документы. На основании их выполняется количественный, а в случаях, предусмотренных в 264 пункте Методических указаний, также и суммовой учет в складских карточках. Специалисты финансового отдела предприятия принимают первичную документацию и проверяют ее. Остатки товарных ценностей на первое число месяца заносятся в сальдовую ведомость. Ею может быть документ по ф. МХ-19, утвержденный Постановлением Госкомстата № 66 от 9 августа 1999 г. Сальдовая ведомость предоставляют склады вместе с первичными бумагами. Документ формируется аналогично оборотному, исключая отражение прихода-расхода.
Журнал
При использовании сортового метода по каждому наименованию открывают одну или несколько страниц книги. Это зависит от объема операций, связанных с приемом или расходованием материалов. Также может заводиться отдельная карточка. Заголовок страницы содержит:
В оставшейся части отражают приход, расход и указывают остаток продукции. Записи делаются в соответствии с документом по каждой операции. Если объем материалов большой, используется информация из накопительных документов. Постановление №66 предусматривает разные формы журналов. К примеру, может осуществляться с использованием ф. МХ-2.
Оформление
Книга складского учета заполняется материально-ответственным сотрудником. В качестве основания выступает документация о приеме/выдаче товарных ценностей, переданных на хранение. В журнал записывают:
- Дату приема материала.
- Подразделение, которое передало ТМЦ.
- Название, единицу измерения, цену, стоимость, количество.
- Место хранения.
- Номер, дата оформления документации по приему-выдаче ТМЦ.
Операции, связанные с принятием ценностей и предоставлением их, подтверждаются подписями материально-ответственных сотрудников.
Другие формы
Журнал по ф. МХ-19 используется на предприятиях, которые осуществляют складской учет сальдовым методом. Информация указывается на основании документов, составленных сотрудниками, ответственными за хранение. Карточки проверяются специалистами финансового отдела. Правильность отражения информации по остаткам заверяется подписью. Существует еще одна форма, которую используют специалисты, осуществляются складской учет. Производство периодически поставляет готовую продукцию в места хранения. Для оформления таких операций используется накладная по ф. МХ-18. Она оформляется в 2-х экземплярах. Составляет накладную материально-ответственный сотрудник подразделения, которое передает на хранение готовые изделия. На основании первого экземпляра цех, бригада, участок списывает продукцию, а на основании второго - принимающее лицо ее оприходует. На накладной должно стоять две подписи - приемщика и сдатчика. Форма МХ-18 используется также переработчиками давальческого сырья в процессе передачи готовых изделий на хранение.
Партионный способ
При его использовании заполняется документ формы МХ-10 в двух экземплярах. Он регистрируется в специальной книге. В качестве порядкового номера выступает номер партии. Один экземпляр формы остается в месте хранения и выступает как регистр складского учета, а второй - передается в бухгалтерию. Партией товара можно признавать ценности, имеющие одно наименование, поступившие от одного поставщика. К ней можно также отнести изделия, доставленные одним или несколькими видами транспорта.
Заполнение документов
При оформлении карты, складской работник указывает дату составления и ее номер, название товара, реквизиты акта о приеме и накладной, сведения о поставщике. Кроме этого, в документ заносится информация о виде транспорта, месте отправления, сорте и массе (количестве) изделий. По ходу отпуска продукции в карте отражается дата выдачи, номер расходного документа, характеристики товара. После того как партия будет полностью выдана, в ней ставят подписи товаровед и заведующий местом хранения. Документ передается бухгалтерии для проверки. Если в ходе нее будет выявлена недостача изделий, то специалист, не дожидаясь инвентаризации, списывает ее в пределах нормальной убыли на издержки при обращении. Количество недостающего товара сверх нее взыскивается с материально-ответственного сотрудника. Если выявляются излишки, то они подлежат оприходованию.
Акты (ф. МХ-12, МХ-11)
Эти документы оформляются при расходовании товаров. Форма МХ-12 используется для отражения расхождений по приходу-выдаче ценностей. В прочих случаях используется ф. МХ-11. Акты отражают приход-расход по каждой партии. Документы формируются комиссией в 2-х экземплярах. Один из них передается бухгалтерии не позже следующего дня, второй оставляет у себя материально-ответственное лицо.
Уценка при хранении
Она выполняется в случае морального устаревания товарно-материальных ценностей, снижения их покупательского спроса. Уценку следует оформлять актом по ф. МХ-15. Документ составляют в 2-х экземплярах. В оформлении акта участвуют члены специальной комиссии. Один экземпляр направляют бухгалтерии, второй предоставляется материально-ответственному сотруднику на хранение либо прикладывается к накладной для последующей передачи торговой организации, занимающейся реализацией таких товаров, или поставщику. На предприятиях, осуществляющих продажу изделий, скидки на просроченные, испорченные, сезонные изделия утверждаются приказом руководства. На основании распоряжения специальная комиссия таких организаций также составляет акт по ф. МХ-15. В его табличной части приводится процент уценки для каждого наименования, стоимость до и после уценки, разницу в цене, признаки снижения качества и пр.
1С: Складской учет
Это приложение позволяет обобщать информацию о движении ТМЦ. Как предписывает Инструкция по складскому учету , необходимо периодически выполнять инвентаризацию. В ходе нее может выявляться недостача либо излишек. В 1С: Складской учет присутствует 2 документа. Первый - "Требование-накладная", второй - "Перемещение товаров". Какая между ними разница? "Перемещение товаров" применяется для отражения сведений о движении ценностей от одного места хранения на другое. Его можно оформлять на основании документа о поступлении (накладной, акта). При заполнении указываются склады отправителя и получателя. Для отражения движения ценностей, оформляется закладка "Товары". Здесь следует указать номенклатуру, счета учета, количество. При перемещении товара с оптового места хранения на неавтоматизированное торговое предприятие, дополнительно указывается розничная стоимость. Счет учета будет заполнен автоматически при наличии номенклатуры, в соответствии с регистром. Аналогичным образом вносится информация о цене.
Складской учет в EXCEL
Это приложение используется большей частью предприятий. Оно является элементом Microsoft Office и предполагает работу с электронными таблицами. Эта обеспечивает удобное отображение информации, позволяет отслеживать и анализировать сведения. Складской учет в EXCEL отличается простотой операций. Для полноценного отображения информации понадобится 2-3 листа. На первом отражается приход - поступление ценностей в место хранения. На втором листе отображаются сведения о расходе - выбытии материалов. Третья страница не является обязательной. На ней отражают текущее состояние. Например, может показывать все изделия, которые имеются на хранении. На каждом листе формируются заголовки. Для их закрепления нужно открыть вкладку "Вид", затем выбрать необходимый пункт.
Функционал
Эта программа удобна только в том случае, если предприятие совершает относительно небольшое число операций. Значение при этом будет иметь и выбранная финансовая политика. EXCEL может быть неудобной для организаций среднего бизнеса. Проще всего осуществлять работу по методу средневзвешенной стоимости, чем по ФИФО, предполагающем запись по каждому объекту в отдельности. Не следует забывать, что EXCEL - не информационная база. Приложение не предназначено для многопользовательской работы.
Вероятные проблемы
Применение EXCEL в качестве автоматизированной системы может вызывать некоторые сложности. Основными проблемами являются:
- Необходимость перепроверки всех значений таблиц в случае допущения незначительной ошибки. Специалисты тратят на это огромное количество времени и сил.
- Необходимость выполнять трудоемкие операции вручную.
- Сложности при сверке достоверности информации, взятой из нескольких файлов.
Эти и другие проблемы возникают на практике достаточно часто и неожиданно. Их решение отнимает много времени, поскольку без перепроверки и устранения допущенных ошибок дальнейшая работа невозможна. Принимая во внимание вероятные риски, целесообразнее использовать 1С. Можно приобрести приложение на платформе Microsoft Office. Оно проще в применении, но имеет меньше опций. Современные мощные учетные программы позволяют:
- Формировать диапазон цен.
- Редактировать показатели стоимости.
- Оформлять заявки покупателей и корректировать их.
- Учитывать отгрузку продукции, его прием.
- Автоматически сохранять накладные.
- Вести статистику.
- Составлять клиентскую базу.
- Вести счета.
- Автоматически осуществлять наценку.
- Печатать накладные.
- Осуществлять поиск по наименованиям.
Безусловно, это далеко не все опции, которые имеются в современных приложениях. Возможности программ значительно разнятся и зависят от конкретного создателя.
Отчеты
Каждый материально-ответственный сотрудник должен предоставить документацию о движении ценностей. Чаще всего используются отчеты по формам МХ-20 и МХ-20а. Первый документ применяется при сортовом методе учета, второй - при партионном. В отчете по ф. МХ-20 записи вносятся по каждому приходному/расходному бланку, а также по остаткам всего ассортимента изделий. Документ представлен в виде оборотно-сальдовой ведомости. Форма МХ-20а заполняется по ассортименту (наименованию) с указанием общего объема ТМЦ по приходу/расходу за день либо другой период, согласно итогам накопительных бумаг, прилагаемых к отчету. При небольшой номенклатуре и оборотах ценностей допускается не оформлять журналы. Вместо них, разрешено использовать месячные отчеты по указанным формам. Если система учета перемещения товарно-материальных ценностей и их остатков, используемая на предприятии, позволяет получить достоверные и своевременные сведения, а также обеспечить эффективный контроль на местах хранения, карточки можно не оформлять. Однако в любом случае необходимы отчеты о движении ТМЦ. Их также оформляют материально-ответственные сотрудники склада. На каждом документе проставляется подпись. Как и в других случаях, отчеты проверяются бухгалтерией.
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» -
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.
Определение понятий
Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Бланки самых популярных документов для скачивания
Основной перечень видов складских документов
Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.
Разновидности
| Вид | Название | Основание |
| Прием | Накладная от поставщиков | На его основании происходит приемка. |
| Приходная накладная | Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию. | |
| ТТН №1-Т | Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором – логистика и расчеты проведенные мероприятия. | |
| М-4 | В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание. | |
| М-7 | Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов. | |
| ТОРГ-1 | Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным. | |
| ТОРГ-2 | Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема. | |
| Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы | ТОРГ-11 | Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии. |
| М-17 | С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели – каждое сырье, элемент ассортимента. | |
| ТОРГ-13 | Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая – для принимающей. | |
| Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения | М-15 | Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт – стоимость отгружаемого имущества. |
| ТОРГ-12 | Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций. | |
| ТОРГ-16 | Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей. |
Прием товара
Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:
- тара;
- сырье для производства;
- полуфабрикаты;
- вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
- запчасти;
- отходы.
Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2 . Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11 , причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
- сменился человек, который отвечал за помещение;
- фирма ликвидируется;
- недавно произошло ЧС;
- выявили лиц, которые портили имущество;
- регулярно, минимум раз в год.
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
- ИНВ-22;
- ИНВ-3;
- ИНВ-18 при необходимости.
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Отпуск продукции со склада на сторону: документы
Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:
- Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
- Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
- Заборный лист.
Информация о хранении продукции
Ценность и важность этой части документооборота отражается в:
- Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
- Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.
Карточка складского учета
Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.
В ней непременно должна быть информация о:
- названии предприятия;
- кому принадлежит;
- номер каждой карты отдельно;
- название помещения;
- подробности о ценности, которая хранится;
- информация о том, где располагается в помещении.
Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также - наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.
Отчеты по требованию руководителя
При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.
Операции прихода
Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.
В нем указывают:
- название компании грузополучателя;
- имя контрагента, от которого запасы поступили;
- номер – обязательно условие;
- дата составления;
- название помещений;
- код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.
Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Товарная накладная
Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
- за средства человека, отвечавшего за изделия;
- если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Автоматизация всего происходящего
Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.
У автоматизации множество преимуществ:
- Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
- Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
- Разработка справочника имущества.
- Учет поступающего товара и сырья.
- Возможность контролировать запасы и остатки.
- Серьезное облегчение поиска любой вещи.
- Упрощение проведения инвентаризации.
Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.
Программы и продукты для ведения складского документооборота
Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:
- Mobile SMARTS: Склад 15.
- Mobile SMARTS: Магазин 15.
- Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
- Модуль адресного хранения.
- Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.
Схема документооборота
Поступление товара от поставщика на склад:
- Инвентаризация.
- Списание брака/порчи.
- Формирование внутренней/внешней отчетности.
- Возврат поставщику.
- Возвращение от покупателя.
- Продажа.
- Введение документа в систему.
- Прием и пересчет.
Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.
Количество показов: 16233