Учет кассовых операций в автоматизированной системе. Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях. На выращивании и откорме

Введение............................................................................................................. ..2

1. Теоретические аспекты осуществления кассовых операций....................... ..5

1.2. Организация расчетно-кассовой работы в банке..................................... 11

2. Проектирование системы учета кассовых операций

коммерческого банка....................................................................................... 16

2.1.Бухгалтерский учет кассовых операций.................................................... 16

2.2 Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций............................................................................................................ 20

2.3. Структурный подход к проектированию системы автоматизации кассовых операций............................................................................................................ 27

3. Реализация системы автоматизации кассовых операций в

программной среде Microsoft Access .............................................................. 35

3.1. Обоснование выбора среды реализации................................................... 35

3.2. Руководство по работе с системой........................................................... 37

3.3. Экономическая эффективность от внедрения программного продукта.. 44

Заключение........................................................................................................ 47

Список литературы........................................................................................... 50

Введение

В современных условиях деньги являются неотъемлемым атрибутом хозяйственной деятельности. Поэтому все сделки, связанные с поставками материальных ценностей и оказанием услуг, завершаются денежными расчетами. Основным назначением расчетов является обслуживание денежного оборота. Расчеты могут принимать как наличную, так и безналичную форму

Расчетно-кассовые операции – операции по ведению счетов юридических и физических лиц и осуществлению расчетов по их поручению. Учитывая, что для юридических лиц в нашей стране хранение средств в коммерческих банках является обязательным, функция расчетно-кассового обслуживания является одной из приоритетных в деятельности коммерческого банка. Коммерческий банк заинтересован в привлечении юридических лиц на расчетно-кассовое обслуживание. Это связано с тем, что деньги, находящиеся на банковском счете, представляют собой привлеченные средства коммерческого банка, в соответствии с объемом которых строится его предпринимательская деятельность.

Наряду с расчетно-кассовым обслуживанием коммерческий банк может предложить широкий круг операций, в которых заинтересовано юридическое лицо: доверительное управление имуществом и портфелем ценных бумаг, консультационное обслуживание, кредитование и др.

Вместе с тем выбор клиентом коммерческого банка для расчетно-кассового обслуживания обязывает и коммерческий банк к обеспечению высокого качества оказания расчетных услуг, которые должны выполняться своевременно, экономично, надежно.

Поскольку контакты с банком по расчетно-кассовому обслуживанию регулярны, то в зависимости от качества работы банка клиенты принимают решение о целесообразности дальнейшего сотрудничества с банком, о формах такого сотрудничества, о степени обоснованности установленных банком тарифов на расчетно-кассовые услуги. Именно поэтому организация расчетно-кассового обслуживания является «визитной карточкой» любого банка.

На сегодняшний день кассовые операции в коммерческих банках находятся примерно на одном уровне. Перечень предоставляемых услуг отличается не многим. Но в период острой конкурентной борьбы за каждого клиента, необходимо развивать, усовершенствовать систему кассового обслуживания, преодолевать возникающие проблемы.

Экономическая значимость и актуальность данного вопроса – вопрос проведения кассовых операций, - и определили написание настоящей курсовой работы, целью которой является изучение организации кассовых операций в кредитных учреждениях и написание системы автоматизации кассовых операций.

Цель написания курсовой работы во многом определила необходимость решения следующих задач:

Изучить теоретические аспекты проведения кассовых операций коммерческими банками;

Проанализировать практические особенности учета операций наличного обращения средств;

Реализовать систему автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access.

Объектом исследования данной курсовой работы являются кредитные организации.

Предметом курсовой работы являются кассовые операции в кредитных организациях.

Курсовая работа состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты кассовых операций коммерческих банков. Вторая глава посвящена непосредственно учету кассовых операций и описанию подхода к проектированию автоматизированной системы. Третья – разработке программы автоматизации кассовых операций. В заключении приводятся выводы, составленные на основе изучения исследуемой области.

1. Теоретические аспекты осуществления кассовых операций

С 1 сентября 2008 г. вступило в силу Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» , содержащее ряд нововведений по сравнению с документом, которым банки руководствовались до этого времени .

Проект нового Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации был представлен на рассмотрение более года назад и уже на стадии его подготовки широко обсуждался в банковском сообществе и на страницах периодических печатных изданий .

Прежде всего, отметим, что по сравнению с действующим до 1 сентября 2008 г. Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. Банком России 09.10.2002 № 199-П) изменилось название документа, в него добавлены слова «...правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России...». Однако эти вопросы и ранее регулировались Положением от 09.10.2002 № 199-П, но не указывались в названии, то есть в этой части речь может идти лишь о редакционных изменениях.

Больший прогресс по сравнению с Положением Банка России от 09.10.2002 № 199-П замечен в терминологии, которая применяется в Положении № 318-П.

Так, например, более не применяется понятие «кассовое обслуживание», даются понятие «кассовые операции» и перечень кассовых операций (прием, выдача, размен, обмен, обработка, включающая в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег).

В п. 1.1 определено также, что физические лица, занимающиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации частной практикой, обслуживаются в порядке, установленном для юридических лиц.

Кредитная организация (филиал) - открытые в соответствии с нормативными актами Банка России внутренние структурные подразделения. Кредитные организации могут осуществлять следующие кассовые операции - прием, выдачу, размен, обмен, обработку, включающую в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег.

Кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег осуществляются с находящимися на обслуживании в кредитной организации клиентами – юридическими и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, физическими лицами, занимающимися в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, и физическими лицами.

Кредитные организации при осуществлении кассовых операций с наличными деньгами могут применять программно-технические средства - автоматические устройства для приема и выдачи наличных денег клиентам с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника, устройства, функционирующие в автоматическом режиме и предназначенные для приема наличных денег от клиентов, банкоматы и другие программно-технические средства. Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает полистное вложение наличных денег клиентом, должны быть оснащены детекторами для проверки подлинности банкнот Банка России .

Касса – наиболее ликвидный актив, но низкодоходный. Целевое назначение кассовых операций – бесперебойное обслуживание клиентов.

Вся денежная наличность, используемая для выполнения этих операций, называется операционной кассой банка.

Кассовые работники, осуществляющие приходные, расходные кассовые операции, снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы, а бухгалтерские работники, осуществляющие оформление приходных, расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников, осуществляющих приходные, расходные кассовые операции.

На кассового работника распорядительным документом кредитной организации может быть возложено исполнение обязанностей бухгалтерского работника в части составления, оформления приходного, расходного кассового документа, составления кассового журнала по приходу и кассового журнала по расходу, журналов учета принятых сумок и порожних сумок. При этом в случае осуществления операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента должно применяться компьютерное оборудование, в котором установлена система контроля, исключающая единоличный доступ кассового работника к осуществлению операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента без распоряжения клиента.

Порядок осуществления кассовых операций указанным работником определяется кредитной организацией.

Прием и выдача кассовым работником наличных денег клиентам с применением кассового терминала в кредитной организации осуществляются с учетом требований, установленных Положением № 318 – П.

Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа, столами, имеющими индивидуальные секреты замков, или другими устройствами, предназначенными для хранения наличных денег в течение рабочего дня, именными и другими штампами, печатями, пломбами, устройствами для опломбирования, клише. При указании фамилии, инициалов на накладках пачек банкнот, бандеролях корешков, ярлыках к мешкам с монетой, сумкам с наличными деньгами и на документах, составляемых при осуществлении операций с наличными деньгами, должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками используются именные штампы.

Виды указанных штампов, пломб, клише определяются кредитной организацией с учетом требований Положения № 318 – П.

При осуществлении в кредитной организации приходных, расходных кассовых операций кассовыми работниками на приходных, расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации.

Вместо штампа кассы на приходных, расходных кассовых документах может проставляться оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформление приходных, расходных кассовых операций.

При осуществлении кассовых операций кассовым работникам запрещается:

Выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренного Положения № 318-П;

Убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;

Хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;

Уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

Наличные деньги формируются и упаковываются в порядке, установленном в Положении № 318-П.

Кредитная организация для выдачи наличных денег клиентам, кассовым, инкассаторским работникам могут упаковывать их в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, кассеты и другие средства для упаковки наличных денег, обеспечивающие сохранность наличных денег и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости.

Выдача наличных денег из касс кредитной организации осуществляется в упаковке кредитных организаций, учреждений Банка России, организаций, входящих в систему Банка России, или печатных фабрик, монетных дворов федерального государственного унитарного предприятия «Госзнак».

Банкноты Банка России, выдаваемые кредитной организацией клиентам в упаковке кредитных организаций, в кредитных организаций должны быть обработаны с использованием счетно-сортировальных машин с функцией распознавания машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России. Обязательной проверке подлежат не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых устанавливается нормативным актом Банка России .

Информация о технических средствах, прошедших тестирование в Банке России и удовлетворяющих вышеперечисленным требованиям, размещается Банком России на официальном сайте Банка России в сети Интернет.

Выдача наличных денег кредитной организацией может осуществляться за счет текущих поступлений наличных денег в их кассы после обработки наличных денег и отражения принятых сумм в кассовом журнале.

Наличные деньги, имеющие повреждения, предусмотренные Указанием Банка России от 26 декабря 2006 года № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России» , кредитными организациями, клиентам не выдаются и сдаются в учреждения Банка России.

Передача наличных денег между заведующим кассой и кассовыми работниками осуществляется сформированными и упакованными пачками банкнот, мешками с монетой, а также отдельными корешками, банкнотами и монетами Банка России. При этом пачки банкнот принимаются по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, отдельные корешки, банкноты Банка России - полистным пересчетом, мешки с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой, отдельные монеты Банка России - поштучным пересчетом.

Сумки с наличными деньгами передаются по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами .

1.2 Организация расчетно-кассовой работы в банке

Для выполнения функций по кассовому обслуживанию клиентов и обработке кассовой наличности в каждой кредитной организации создаётся отдел кассовых операций, состоящий из следующих подразделений:

Приходных касс;

Расходных касс;

Приходно-расходных касс;

Разменных касс;

Касс пересчёта.

Целесообразность создания выше указанных подразделений и их количество определяется управлением отделения сбербанка исходя от количества обслуживаемых клиентов и объёма кассовых операций.

Отдел кассовых операций возглавляет заведующий кассой, а при наличии более 3-х подразделений вводится должность начальника отдела кассовых операций. Заведующий кассой (начальник отдела кассовых операций) осуществляет руководство отделом и контроль за работой сотрудников отдела.

Начальник отдела кассовых операций обязан:

– обеспечить чёткое и своевременное кассовое обслуживание клиентов;

– обеспечить надлежащее хранение и обеспечить полную сохранность вверенных ценностей;

– создавать необходимые условия, обеспечивающие соблюдение порядка приёма, обработки, хранения и выдачи наличных денег и ценностей из касс и кладовых;

– проводить необходимые мероприятия по недопущению просчётов, растрат, хищений и злоупотреблений в кассовой работе;

– обеспечивать устранение недостатков, вскрываемых ревизиями и проверками;

– проводить необходимые мероприятия по работе с кадрами и повышение их квалификации .

Кассиры приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных документов, – образцами подписей кассиров указанных касс. Образцы заверяются образцами подписей начальника расчётно-кассового центра и главного бухгалтера и скрепляются гербовой печатью.

Передача приходных и расходных кассовых документов между кассовыми и операционными работниками производится внутренним порядком. У операционных касс на видном месте помещается объявление о том, что образцы банкнот находятся у заведующего кассой (начальника отдела кассовых операций) и по желанию клиента могут быть представлены ему на обозрение. Образцы банкнот учитываются на счёте №91202 «Разные ценности и документы» по номиналу и в нерабочее время хранятся в кладовой.

Для выдачи наличных денег клиентам в банке организуются расходные кассы. Для совершения расходных операций заведующий кассой выдаёт кассирам расходных касс под отчёт необходимые суммы денег под расписку в книге 0482155.

После выдачи денег кассирам заведующий кассой проверяет соответствие фактического остатка денег в оборотной кассе с учётом выданных сумм данным книги 0482120 по счёту №20201 «Касса» на начало дня.

Представитель клиента предъявляет денежный чек операционному работнику, который после соответствующей проверки записывает сумму чека в кассовый журнал и выдаёт лицу, получающему деньги, контрольную марку от денежного чека для предъявления в кассу .

Получив денежный чек кассир обязан:

– проверить надписи должностных лиц расчётно-кассового центра, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

– сличить сумму, проставленную в денежном чеке цифрами с суммой, указанной прописью;

– проверить наличие на денежном чеке расписки получателя в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности;

– подготовить сумму денег, подлежащую выдаче, с отражением её на контрольной ленте калькулятора;

– вызвать получателя денег по номеру чека и спросить сумму получаемых денег;

– сверить номер контрольной марки, предъявляемой в кассу, с номером на денежном чеке и приклеить к нему контрольную марку;

– выдать деньги получателю и подписать чек.

При выдаче денег клиентам отдельными корешками или листами кассир расходной кассы предварительно пересчитывает полистно полную или неполную пачку банкнот под контролем специально выделенного кассового работника. Если представитель организации отказался от полистного и поштучного пересчёта в расчётно-кассовом центре получаемой им денежной наличности, в его присутствии кассир расходной кассы срезает с пачек банкнот пломбы (части оттисков клише), мешков с монетой – пломбы. В конце операционного дня кассир записывает в книгу 0482155 количество и суммы оплаченных документов и остаток подотчётной суммы, сдаваемых под расписку заведующему кассой, сверяет сумму принятых под отчёт денег с суммой, указанной в расходных документах и на контрольной ленте калькулятора, а также с фактическим остатком денег, после чего составляет справку 0482110, подписывает её и приведённые в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционных работников на справке кассира.

По окончанию рабочего дня остаток аванса, полученный для выплаты заработной платы сотрудникам учреждения Банка России, кассир вкладывает в мешок. Горловина мешка подшивается вместе с ярлыками и плотно завязывается шпагатом без узлов и надрывов. На ярлыке указываются дата упаковки, сумма вложения и проставляются подписи и именной штамп кассира. Концы шпагата завязываются глухим узлом и пломбируются кассиром. Мешок принимается заведующим кассой под расписку в книге 0482155 кассира на хранение до утра следующего рабочего дня с проверкой его целости, правильности упаковки, наличия на ярлыке суммы вложения и подписи кассира.

По истечении трёх рабочих дней со дня выдачи аванса заведующий кассой принимает неиспользованный остаток, сформированный и упакованный в полные, неполные и сборные пачки, в установленном порядке на основании кассового приходного ордера.

Приём денег в приходные кассы расчётно-кассовых центров производится от организаций и кредитных организаций по объявлению на взнос наличными 0402001. От сотрудников учреждений Банка России приём денег осуществляется по приходным кассовым ордерам.

Для сдачи наличных денег в приходную кассу представители клиентов заполняют объявление на взнос наличными 0402001 и передают его операционному работнику, который проверяет и оформляет объявление на взнос наличными, отражает сумму в кассовом журнале по приходу и передаёт его в кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассир проверяет тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, взывает вносителя денег и принимает от него деньги:

– от организаций – банкноты полистно, монету по кружкам с последующим формированием и упаковкой порядке в полные, неполные и сборные пачки банкнот и мешки с монетой;

– от кредитных организаций – банкноты полными и неполными пачками с проверкой количества корешков, правильности и целостности упаковки, наличия чётких и целых оттисков пломбиров (клише), правильности оформления реквизитов и их соответствие реквизитам кредитной организации; монету мешками с проверкой наличия реквизитов на ярлыках, целостности и правильности упаковки и пломб.

Если вноситель сдаёт деньги по нескольким документам для зачисления на разные счета, кассир принимает деньги по каждому документу отдельно.

Кассир приходной кассы ведёт ежедневные записи принятых им от клиентов и сданных заведующему кассой денежных сумм в книге 0482155. В конце операционного дня кассир подбирает принятые приходные кассовые документы, подсчитывает сумму по ним с отражением на контрольной ленте калькулятора, составляет справку 0482109 о сумме принятых им денег и сверяет сумму по этой справке с суммой фактически принятых денег. Справка подписывается кассиром и кассовые обороты, указанные в ней, сверяются им с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционного работника на справке кассира.

Персональную ответственность за полную сохранность ценностей в кассах, состояние кассовой работы несут: управляющий, начальник отдела кассовых операций, главный бухгалтер, заведующий кассой, кассиры.

Они обязаны обеспечить строгое соблюдение правил совершения эмиссионно-кассовых операций, осуществлять контроль за своевременным оприходованием денег, поступивших в кассы, и перечислением денег из оборотной кассы сверх установленного лимита в резервные фонды.

2. Проектирование системы учета кассовых операций коммерческого банка

2.1. Бухгалтерский учет кассовых операций

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Учет остатков и движения наличности в российской валюте ведут на следующих ак­тивных счетах второго порядка:

20202 Касса кредитных организаций

20206 Касса обменных пунктов

20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций

20208 Денежные средства в банкоматах

20209 Денежные средства в пути

По дебету этих счетов записывают суммы, увеличивающие, а по кредиту - умень­шающие остатки. Корреспондентские связи названных выше счетов по типичным операциям с наличными денежными средствами в рублях показаны ниже.

1. В кассу банка поступили наличные деньги на расчетный счет клиента:

Дебет 20202 Кредит 40702

2. С расчетного счета клиента списана сумма денежных средств, выданных ему из кассы банка:

Дебет 40702 Кредит 20202

3. Из Расчетно-кассового центра в кассу банка получены наличные деньги:

Дебет 20202 Кредит 20209

4. Банком получена выписка из Расчетно-кассового центра о снятии суммы налич­ного денежного подкрепления с его корреспондентского счета:

Дебет20209 Кредит 30102

5. Из кассы банка выданы наличные деньги инкассаторам для доставки в Расчетно-кассовый центр:

Дебет 20209 Кредит 20202

6. Из расчетно-кассового центра банком получена выписка о зачислении суммы инкассированных наличных денег на его корреспондентский счет:

Дебет 30102 Кредит 20209

7. Из кассы банка выданы наличные деньги для подкрепления кассы филиала:

Дебет 20209 Кредит 20202

8. С корреспондентского субсчета филиала сняты денежные средства взамен вы­данных ему наличных денег:

Дебет 30302 Кредит 20209

9. Из кассы банка в банкоматы выданы наличные деньги:

Дебет 20208 Кредит 20202

10. По договору с клиентом об оказании инкассаторских услуг в кассу пересчета банка поступили суммы инкассировании наличных денег:

Дебет 40906 Кредит 47422

11. После пересчета инкассированные наличные деньги переданы в кассу банка:

Дебет 20202 Кредит 40906

12. Инкассированные наличные деньги зачислены на расчетный счет клиента:

Дебет 47422 Кредит 40702

13. Из кассы банка выданы наличные средства в кассу обменного пункта:

Дебет 20206 Кредит 20202

14. Обменным пунктом сданы в кассу наличные средства в рублях

Дебет 20202 Кредит 20206

Операции в иностранной валюте учитывают на всех балансовых счетах, где может согласно Правилам и указаниям ЦБ РФ фиксироваться движение данной валюты. В связи с этим бухгалтерией банка используется все приведенные выше активные сче­ты второго порядка: 20202, 20204, 20206 - 20209. Кроме названных счетов, для учета валютных кассовых операций используются активные счета: 20203 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте» и 20210 «Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути». Как видно из названий счетов, на них отражают остатки и движение дорожных чеков, а также ценных бумаг в валюте других государств , , .

Синтетический учет операций в иностранной валюте ведут только в рублевом ис­числении. Что касается аналитического учета, записи в его регистрах производят в двойной оценке: в разрезе видов иностранных валют и в рублевом эквиваленте по официальному курсу ЦБ РФ.

В номер лицевого счета аналитического учета включается единый трехзначный цифровой код валюты. По усмотрению банка аналитический учет валютных операций возможен в рублях по курсу Банка России и в иностранной валюте либо только в ино­странных валютах.

Следует помнить однако, что в бухгалтерском балансе остатки по валютным счетам отра­жают только в рублях по официальному курсу.

В связи с тем, что официальный курю ЦБ РФ меняется ежедневно, остатки средств на счетах по учету наличной валюты и платежных документов переоценивают. При по­вышении курса формируются положительные курсовые разницы, при обратном по­ложении - отрицательные. В первом случае бухгалтерия должна сделать записи по дебету счетов, предназначенных для учета наличной валюты и платежных документов 20202 - 20210) и кредиту пассивного счета 61306 «Переоценка средств в иностранной валюте - положительные разницы». При снижении официально котируемого курса валюты дебетуют активный счет 61406 «Переоценка средств в иностранной валюте - отрицательные разницы» и кредитуют счета 20202 – 20209. , , .

2.2.Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций

В начале 90-х годов началось зарождение отечественного рынка экономических программ. Эти программы начали рассматриваться как продукт, товар, стали доступны небольшим фирмам, бухгалтериям. Тогда же в основном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них стали теперь преуспевающими, известными на всю страну компаниями.

В настоящее время первый этап развития рынка бухгалтерских программ практически завершен. Сегодня уже сложно попасть в число лидеров, не имея мощного инвестора, организованной команды разработчиков, менеджеров, маркетологов и сети поддержки. Многие пользователи уже понимают разницу между надежной, мощной, устойчивой в финансовом отношении фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой (пусть даже гениальным), между фирменным отработанным «коробочным» продуктом с хорошей документацией, гарантированной поддержкой в самых дальних регионах и постоянно дорабатываемой кустарной узко профильной разработкой местного значения.

Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех доминирующих факторов:

Постоянно растущих требований потребителей;

Конъюнктурного мировоззрения подавляющего числа разработчиков;

Неустойчивостью нормативно-правовой среды .

Сегодня ни один вид банковского бизнеса – инвестиционный, розничный, оптовый, универсальный – не обходится без ведения кассовых операций. Большинство кредитных организаций автоматизируют кассовые операции за счет использования встроенных в различные АБС модулей. Наиболее популярными среди коммерческих банков являются АБС следующих производителей: компании «Инверсия», «Кворум», «БИС» «1С», «Бизнес-ИТ» и др.

Компания «Инверсия» является одним из лидеров на рынке систем дистанционного доступа. В комплексной автоматизированной банковской системе «БАНК ХХI ВЕК» автоматизация кассовых операций обеспечивается подсистемами «Кассовый офис», «Инкассированная денежная наличность» и программно-аппаратным комплексом «Кассовый центр».

Основное назначение подсистемы «Кассовый офис» – комплексная автоматизация кассового офиса банка и сети его дополнительных офисов, работающих в режиме on-line на централизованной базе данных. Широкий спектр операций по обслуживанию физических и юридических лиц реализуется сотрудниками кассового офиса в рамках одной программы и единого интерфейса.

Несомненным достоинством данной подсистемы является то, что ее возможности могут быть расширены за счет дополнительных модулей, обеспечивающих автоматизацию приема коммунальных платежей, а также работу с системами денежных переводов и платежей в режиме on-line.

Имеется встроенный модуль «Операционная касса», ориентированный на выполнение работы с реестрами и проведение операций по завершению рабочего дня, на автоматическое отражение операций в «Главной книге» ядра АБС в реальном масштабе времени. Кроме того, модуль позволяет автоматизировать работу по покупке/продаже слитков из драгоценных металлов физическим лицам. К функциональным возможностям модуля относятся:

Ведение каталога пользователей (возможность одновременной работы пользователей по технологии «операционист – кассир»);

Ведение справочников и каталогов (каталогов валют, купюр, типов пластиковых карт, справочников чеков и др.);

Настройка параметров системы и режимов работы (реквизиты банка, настройки для экспорта/импорта, режимы округления, варианты конверсионных переводов и др.);

Ведение каталогов курсов валют, включая кросс-курсы конверсии;

Получение отчетной документации и формирование отчетов в налоговую инспекцию;

Проведение операций по закрытию рабочего дня и др.

Недостатком системы является лишь то, что затрачивается слишком много времени на файловый обмен данными с другими АБС .

Компания «Кворум» занимается разработкой, внедрением и сопровождением корпоративных информационных систем.

В АБС «Next» имеется компонент «NEXT Кассовая книга», который поддерживает полную автоматизацию учёта наличных денег и ценностей по каждому кассовому работнику. Любая операция по приходу или расходу наличных денег, совершенная кассовым работником, автоматически изменяет остаток подотчётных ему наличных средств. Компонент «Касса», используя электронные каналы и средства связи, позволяет в режиме on-line синхронизировать данные об операциях, совершаемых в удаленных кассовых подразделениях, постоянно иметь информацию об остатках наличных денег и ценностей, обмениваться информацией любого типа.

Основные бизнес-процессы:

Совершение кассовых операций по приему и выдаче наличных денег и ценностей;

Авансирование и инкассация кассовых подразделений и организаций;

Валютно-обменные операции;

Передача наличных средств и ценностей между кассовыми работниками;

Прием инкассированной денежной выручки юридических лиц.

Основные достоинства подсистемы «Касса»:

Возможность постоянного обновления информации об остатках наличных денег;

Защищенный обмен данными с использованием решения "КриптоПро";

Возможность автоматической обработки пакетов межфилиальных расчетов.

Основным же недостатком является, пожалуй, слишком большая стоимость системы, из-за чего не все кредитные организации могут позволить себе ее приобретение .

Система 3Card-R является результатом развития и расширения функциональных возможностей своего предшественника – системы автоматизации бэк-офисного процессингового центра 3Card-B , которая была разработана Компанией «Программные системы и технологии». Система включает в себя все возможности, необходимые для автоматизации кассовых операций по обслуживанию физических лиц, а также автоматизации учета ценностей в банке (наличных денежных средств, чеков, монет, ценных бланков, пластиковых карт и др.). В системе реализована поддержка всех видов кассовых операций, необходимых для обслуживания физических лиц:

Операций с наличной иностранной и национальной валютой (продажа, покупка, конверсия и размен иностранной валюты, операции с поврежденными денежными знаками, прием на инкассо, экспертизу и др.), включая операции с зачислением средств на счета физических лиц и выдачу валюты со счетов физических лиц;

Операций с чеками (покупка, продажа, оплата, прием на инкассо, экспертизу), включая операции с зачислением средств на счета физических лиц и продажу чеков за счет средств на счетах физических лиц;

Операции по продаже памятных монет;

Операции с использованием платежных карт.

К достоинствам системы можно отнести:

По всем операциям возможна регистрация гибкой системы тарифов;

Возможность регистрирования всех необходимых курсов валют;

В системе реализован полный набор отчетности, как для внутрибанковского контроля, так и для предоставления в уполномоченные органы;

Возможны изменение курсов валют в течение дня, автоматическая подгрузка курсов валют посредством файлового или on-line-обмена и т.д.

Недостатком является то, что система не обладает широкими возможностями по взаимодействию посредством файлового обмена с внешними системами.

Компания «Банковские информационные системы» – признанный эксперт российского IT рынка, поставщик надежных, гибких и эффективных решений для поддержки и развития банковского бизнеса.

Модуль «Операционная касса» интегрированной банковской системы «БИСКВИТ» предназначен для автоматизации рабочего места кассового работника. Модуль позволяет автоматизировать всю деятельности кассового работника, связанную с выполнением кассовых операций в интересах клиента, а также деятельность по организации внутренней работы с наличностью и другими ценностями, бланками строгой отчетности, выходными отчетными формами.

Модуль обеспечивает следующие возможности:

Учет наличных денежных средств, ценностей, бланков строгой отчетности и других платежных документов, с которыми производятся кассовые операции, в разрезе материально ответственных лиц – кассиров;

Проведение валютно-обменных операций по курсам валют с учетом установки по времени и подразделению;

Организация забалансового номерного учета в разрезе бланков, справок и платежных документов;

Ведение договоров материально ответственных лиц и лимитов остатков по счетам кассиров;

Организация сменной работы кассиров, возможность круглосуточного функционирования ВОК, реализация механизма автоматического соответствия смен и операционных дней;

Возможность ведения смен кассиров в разрезе дополнительных узлов одной кассы с учетом номеров кабинок;

Выполнение кассовых операций;

Автоматическая проверка в процессе выполнения операций сведений клиента по списку террористических лиц и организаций;

Автоматическая проверка в процессе выполнения операций реквизитов документа, предъявленного клиентом, по черным спискам недействительных документов.

Основным недостатком является низкая степень интеграции с процессинговым центром в режиме реального времени .

Фирма «1С» является бесспорным лидером на сегодня по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

В Программе, автоматизирующей кассовые операции (например, "1С: бухгалтерия 7.5"), план счетов - понятие более широкое, чем план счетов, утверждаемый Минфином. Помимо ведения списка счетов и субсчетов он служит для организации аналитического учета в требуемых разрезах, а также включения количественного и валютного учета на нужных счетах. Валютный учет поддерживается с помощью справочника "валюты", в который заносится история курса каждой используемой валюты.

Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию

Отличительной особенностью программы является возможность в одном документе оформлять все операции с рублевой и валютной наличностью производимые за день в одной кассе. Такая возможность позволяет значительно сократить время необходимое для ввода данных. Простота и удобство оформления операций с наличными и безналичными средствами делают ввод данных в программу максимально комфортным для пользователя.

Крупным недостатком программы считают отсутствие гибкой смены интерфейсов для пользователей системы. В подавляющем большинстве случаев, чтобы «1С» решала все поставленные перед ней задачи, программу приходится дорабатывать. Сильно затруднен поиск ошибок, сделанных во время обработки документов. При переходе на «1С» с другой бухгалтерской программы могут возникнуть серьезные затруднения при переносе информации из одной базы данных в другую (значительную часть информации нередко приходится переносить вручную).

Если проанализировать работу бухгалтеров и кассиров, связанную с учетом кассовых операций, можно отметить, что основное место в ней занимает оформление документов, сопровождающих факт получения и выплаты наличных денежных средств. Очевидно, что автоматизация только этих операций уже способна принести существенную пользу - за счет уменьшения возможных ошибок, описок и других неточностей, как правило, сопровождающих "ручное" оформление документов .

Наиболее эффективным является комплексный подход к автоматизации кассовых операций, начиная от выписки первичных документов и заканчивая построением кассовой книги.

2.3. Структурный подход к проектированию системы автоматизации кассовых операций

При создании банка основной его задачей является получение прибыли. Но для успешного функционирования банка необходимо соблюдать ряд определенных условий, от них напрямую зависит то, как будет работать банк, его прибыль и убытки, а так же возможность его дальнейшего расширения и предоставления клиентам новых услуг. В связи с тем, что направления работы банка осуществляются с учетом анализа рисков, возможной прибыли и потерь. Возникает необходимость в введении учета кассовых операций, и возможность оперативного анализа полученных доходов и их дальнейшее распределение по усмотрению аналитического отдела. Создание программного продукта, который удовлетворяет ряду требований предъявляемых для автоматизации учета кассовых операций, является одной из главных задач, которыми должен заняться отдел по техническому и программному обеспечению банка.

Программа, разработанная в рамках данного курсового проекта, является наиболее подходящей для автоматизации учета кассовых операций коммерческого банка.

Прежде, чем приступать к созданию системы автоматизированной обработки информации, необходимо было сформировать понятия о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Для того, чтобы привести эти понятия к той или иной модели данных, необходимо заменить их информационными представлениями. Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель "сущность-связь" (entity - relationship model, ER - model).

Модель "сущность-связь" была предложена в 1976 г. Питером Пин-Шэн Ченом.

Модель "сущность-связь" основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных. Она определяет значения данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным для нас является тот факт, что из модели "сущность-связь" могут быть порождены все существующие модели данных. Любой фрагмент предметной области может быть представлен как множество сущностей, между которыми существует некоторое множество связей .

Источником поступления данных являются сведения о клиентах банка и суммах вносимых ими в кассу или получаемых из кассы.

Выходными данными являются отчеты, которые рассчитываются после ввода исходных данных. Все отчеты предоставляются по аналогии с данными, которые представлены в формах программного продукта. Выходными документом являются отчет за период о произведенных операциях по счетам клиентов и кассовая книга. В зависимости от выбранных параметров они могут менять свое содержание и внешний вид.

Для четкого представления структуры нашей системы, необходимо рассмотреть инфологическую модель базы данных.

На этапе инфологического проектирования представляется модель заданной предметной области. Фактическим стандартом инфологического проектирования является ER-модель, которая имеет в основе 2 базовых понятия: сущность и связь. Инфологическая модель дает формализованное описание предметной области независимо от структур данных, исключая неоднозначность за счет использования средств формальной логики. Модель нашей программы приведена на Рис.1

Рис.1. Инфологическая модель предметной области.

После инфологического проектирования базы данных следует построение даталогической модели.

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учетом конкретной реализации СУБД, также с учетом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

Основными задачами даталогического проектирования является создание корректной схемы БД и нормализация исходного отношения.

Связи между классами, показанные в инфологической модели, в даталогической модели отображаются либо за счет совместного расположения связанных элементов, либо путем объявления связей между ними. Данные системы учета кассовых операций хранятся в связанных таблицах. Структура основных таблиц базы представлена ниже:

Сотрудники.

В таблице «Сотрудники» ключевым полем является поле Табельный номер. Именно ключевое поле однозначно определяет каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Если правильно заданы ключевые поля, то исключается возможность дублирования информации в базе данных. Данная таблица связана почти со всеми другими таблицами базы, что показано на схеме данных (рис.2).

Подразделения.

Ключевым полем таблицы «Подразделения» является поле Код подразделения. Оно однозначно определяет номер каждого подразделения в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет».

Должности.

В данной таблице ключевым полем является Код должности. Таблица имеет связь 1:М с таблицей «Сотрудники».

Справочник счетов.

В таблице «Справочник счетов» ключевым является поле № счета. Таблица связана с таблицами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» связью 1:М.

Приходный кассовый ордер.

В данной таблице ключевыми являются поле Номер и поле Дата. Вместе они однозначно определяют каждую операцию. Имеются связи с таблицами «Сотрудники», «Подразделения», «Справочник счетов».

Расходный кассовый ордер

В таблице «Расходный кассовый ордер» ключевыми являются поля Номер и Дата. Связи данной таблицы аналогичны связям, имеющимся в таблице «Приходный кассовый ордер».

Авансовый отчет.

			Размер поля
	Номер	числовой	Длинное целое
	Дата	дата/время
	Табельный номер	числовой	Длинное целое
	Подотчетное лицо	текстовый
	Подразделение	текстовый
	Назначение аванса	текстовый
	Получено	денежный
	Израсходовано	денежный
		денежный
	Перерасход	денежный
	Дебет/счет	текстовый
	Дебет/сумма	денежный
	Кредит/счет	текстовый
	Кредит/сумма	денежный
		текстовый

В таблице «Авансовый отчет» ключевыми являются поля Номер и Дата. Имеется связь типа М:1 с таблицами «Сотрудники» и «Подразделения.

Схема спроектированной базы данных, т.е. связи и отношения между сущностями показаны на схеме данных (рис 2).

Рис.2. Схема базы данных

На основе данной схемы уже производится физическое проектирование системы.

Все процедуры событий для системы хранятся в модуле форм (Рис.3). При создании первой процедуры события для формы Access автоматически создает модуль формы. Модуль формы представляет способ хранения в одном месте всего кода, который относится только к отдельной форме. Как правило, модули форм содержат только процедуры событий, но в них также могут храниться подпроцедуры и функции.

Рис.3. Дерево программных модулей

«Главная» форма – форма, через которую осуществляется взаимодействие остальных форм и просмотр отчетов.

Форма «Сотрудники» - форма для ввода, просмотра и редактирования справочников «Сотрудники», «Должности» и «Подразделения».

Формы «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет» - формы для ввода, редактирования и просмотра справочников «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет» соответственно и выполнения проводок о выдаче/получении денежных средств в кассу. Пункты меню «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет» также могут работать в нескольких режимах, а именно ввод, изменение и просмотр данных, поэтому блок-схемы технологического процесса для этих пунктов будут выглядеть аналогичным образом.

3. Реализация системы автоматизации кассовых операций в

программной среде Microsoft Access

3.1. Обоснование выбора среды реализации

Современный рынок СУБД представлен большим количеством программных продуктов, из который наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям являются такие пакеты, как Clarion Database Developer, DataEase, DataFlex, dBase IV, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Paradox R:BASE и др.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

Доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

СУБД полностью русифицирована;

Возможность использования OLE технологии;

Интегрированность с пакетами Microsoft Office;

Визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

Широко и наглядно представлена справочная система;

Наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Существуют разные варианты использования Access с точки зрения архитектуры приложения. Иногда Access (файл MDB) используется просто как ядро, которое управляет данными, находящимися с таблицами. Access позволяет использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные. Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML.

Таким образом, MS Access, являясь СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД, разумнее всего использовать для разработки базы данных для учета кассовых операций.

Проанализировав все вышеперечисленные достоинства, именно приложение Microsoft Access было выбрано для разработки программы автоматизации кассовых операций.

3.2.Руководство по работе с системой

Для загрузки системы необходимо двойным щелчком левой клавиши мыши запустить на выполнение файл Касса.mdb.

После запуска системы на экране появится таблица, где необходимо выбрать раздел Формы и открыть «Главную» форму (Рис.4), которая выглядит следующим образом:

Рис.4. Главная форма программы

Главная форма содержит кнопки «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет», при нажатии на которые открываются соответствующие формы. Кнопка «Кассовая книга» выводит книгу, где отображаются все совершенные операции. При нажатии на кнопку «Отчет за период» программа выводит отчет, где содержится дата совершения операции, табельный номер сотрудника, суммы полученных и израсходованных и оставшихся денежных средств.

Для внесения данных о сотрудниках нужно нажать на кнопку «Сотрудники». Появится экранная форма (Рис.5), позволяющая просматривать, добавлять и изменять данные о сотрудниках:

Рис.5. Сведения о сотрудниках

На данной форме содержится вся информация о сотрудниках: ФИО, адрес, место рождения, должность, табельный номер, гражданство, подразделение и т.д. Нажатием на кнопки «Следующий» и «Предыдущий» можно просмотреть данные всех сотрудников. Кнопка «Новый» позволяет добавить нового сотрудника.

Также существует возможность перехода на формы: «Приходный кассовый ордер» (Рис.6), «Расходный кассовый ордер» (Рис. 7) и «Авансовый отчет» (Рис. 8) без возврата к главной форме.

Рис.6. Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер – это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Ордер содержит информацию о полученной сумме, дате получения средств, проводки по счетам, табельный номер сотрудника. Работа с меню данной формы осуществляется аналогично работе с формой «Сотрудники».

Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

Рис.7. Расходный кассовый ордер

На данной форме указывается номер расходного ордера, сумма выданных средств, проводки по счетам, дата выдачи средств, ФИО и табельный номер сотрудника.

Рис.8. Авансовый отчет

Авансовый отчет - бухгалтерский документ типовой формы, подтверждающий расходование аванса, оформляющий использование полученных подотчетных сумм, составляемый и представляемый подотчетными лицами.

На форме «Авансовый отчет» содержится номер отчета, дата его составления, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, подразделение, проводки по счетам.

Для просмотра и редактирования справочников «Должности», «Подразделения» и «Справочник счетов» следует выбрать Таблицы и на необходимом справочнике дважды кликнуть мышью (Рис. 9).

Рис.9. Таблица «Должности»

Для формирования отчетов необходимо зайти на Главную форму и выбрать нужный вид отчета: «Кассовая книга» (Рис. 10) или «Отчет за период» (Рис.11).

Рис. 10. Кассовая книга

Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. В кассовой книге содержится приход, расход, суммы денежных средств, дата совершения операции, ФИО сотрудника, наименование документа, номер документа.

Для вывода «Отчета за период» необходимо ввести начало и конец отчетного периода. После этого на экране появится отчет, который содержит суммы полученных и израсходованных денежных средств, остатки средств, дату совершения операции, табельный номер подотчетного лица.

Рис.11. Отчет за период

Для выхода из системы необходимо закрыть окно базы данных.

3.3. Экономическая эффективность от внедрения программного продукта

Автоматизированные информационные технологии в учете позво­ляют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения опе­ративного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования ав­томатизированных информационных технологий имеется возможность осу­ществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локаль­ную сеть, ориентированную на АРМ.

В последние годы банковская система нашей страны переживает бурное развитие. Сегодня все больше банков делает ставку на информационные технологии. Интерес к развитию компьютеризированных банковских систем определяется не желанием извлечь сиюминутную выгоду, а, главным образом, стратегическими интересами. Вкладывая средства в программное обеспечение банки, в первую очередь, стремятся к удешевлению и ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе. Банковские компьютерные системы на сегодняшний день являются одной из самых быстро развивающихся областей прикладного сетевого программного обеспечения.

В принципе, почти все задачи, которые возникают в ходе работы банка, достаточно легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой крупной финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость автоматизации банковской деятельности, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки.

Практика внедрения автоматизированных систем свидетельствует, что многим банкам приходится преодолевать серьезные трудности при попытке автоматизировать процесс проведения операций и методы их обналичивания.

Большего эффекта от введения автоматизированных систем можно достигнуть путем усовершенствования технологии проведения операций, методологии и усовершенствования процесса их обналичивания, повышение контрольных свойств последнего, а также благодаря более полному удовлетворению потребностей управления необходимой информации.

Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, но требуют значительных затрат времени и внимания бухгалтера. Поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по конкретному счету. За счет внедрения разработанного программного продукта будет автоматизироваться учет движения денежных средств, что позволит значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки. Программа позволит полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения опе­ративного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности.

К основным преимуществам внедрения программы автоматизации кассовых операций относятся:

Повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о производимых кассовых операциях. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм периодической отчетности;

Улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет ав­томатизации учетно-вычислительных функций, и как следствие, повы­шение производительности труда работников учетного аппарата.

Заключение

С момента получения банком лицензии центрального банка на осуществление банковских операций банк может приступить к работе в качестве кредитной организации и выполнять те виды операций, которые перечислены в лицензии, а также иные виды операций и сделок, выполнение которых не требует получения лицензии. Основная деятельность банков связана с оказанием ими разнообразных финансовых услуг предприятиям и населению. Эти услуги включают выполнение банками операций, связанных, во-первых, с привлечением и хранением денежных средств клиентов (пассивные операции), во-вторых, с обеспечением расчетов между ними в процессе их текущей деятельности, в-третьих, с размещением привлеченных средств в операции по кредитованию клиентов и в ценные бумаги (активные операции) для получения доходов в целях выплаты клиентам, размещающим свои средства в банке, начисленных процентов на вложенные ими средства и поддержания жизнедеятельности банка.

Одновременно банки выполняют иные операции, связанные о удовлетворением потребностей своих клиентов в тех или иных финансовых услугах, включая операции, обеспечивающие страхование рыночных рисков предприятий, налично-денежный оборот, оказание консультационных и информационных услуг и т.д.

Таким образом, кассовые операции коммерческих банков заключаются не только в приеме и выдаче наличных денег. Как известно, коммерческие банки являются основным звеном банковской системы государства. Под руководством ЦБ банки организуют и регулируют денежный оборот. При этом первичной является организация безналичного денежного оборота. Однако на уровне расчетов предприятий с населением, а также отдельных физических лиц между собой главенствующую роль, в силу своей распространенности, приобретают расчеты наличными деньгами. Большинство из них совершается без посредничества коммерческих банков, но в итоге конечным пунктом движения денежной наличности является касса банка. Таким образом, банк связывает наличный денежный оборот с безналичным и осуществляет контроль за кассовой работой своих клиентов. Это способствует упорядочиванию налично-денежного оборота. Кроме того, через систему коммерческих банков осуществляется налично-денежная эмиссия и обратный процесс - изъятие денег из обращения. В результате основной функцией кассовых операций банков (как и других блоков операций) является помощь ЦБ в осуществлении денежно-кредитной политики государства.

Тема курсовой работы актуальна тем, что на данный момент банки и многие небанковские структуры стремятся усовершенствовать методы, инструментарий, законодательные и нормативные акты в области расчетно-кассового обслуживания юридических и физических лиц и системы безналичного платежного оборота, в целях процветания бизнеса и экономики, а соответственно благополучия людей в стране.

В рамках данной курсовой работы подробно рассмотрены и проанализированы сущность кассовых операций банка и особенности их проведения. Была разработана автоматизированная система, основной целью которой является помощь банку в проведении операций с денежной наличностью.

Внедрение системы автоматизации кассовых операций значительно облегчит работу кассира, позволит избежать многих ошибок при работе с документами, составлении отчетности, при выполнении различных расчетов. Формирование расходного, приходного кассовых ордеров, отчетов за периоды, кассовых книг будет выполняться программно.

Основными рекомендациями по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций следует ввести выдачу заработной платы по пластиковым картам, т.к. это наиболее преимущественная форма расчетов. Снижаются затраты на снятие и доставку наличных денег, у бухгалтера сокращается объем кассовых операций, не нужно депонировать невыплаченные деньги. Но для того чтобы начать выдавать зарплату работникам через банк, кроме решения фирмы обязательно нужно получить согласие сотрудников.

Также нельзя забывать, что для эффективной работы автоматизированной системы необходимо грамотно подойти к выбору технического обеспечения. Следует учесть, что персональный компьютер - это не один электронный аппарат, а небольшой комплекс взаимосвязанных устройств, каждое из которых выполняет определенные функции. И для определения варианта, который подходит конкретной кредитной организации, следует рассмотреть основные модели конфигураций компьютеров, представленных на современном рынке и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Список литературы

1. О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации: Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П [электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс». Версия Проф.

2. Белоцветова А. Новое положение о порядке ведения кассовых операций. Комментарии / А. Белоцветова // М.: Бухгалтерия и банки. - 2007. - № 3

3. О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России: Указание Банка России от 26 декабря 2006 года № 1778-У // Вестник Банка России. – 2007. - № 5

4. Галицкий В.Ю. «Все о кассовых операциях». //М.: ГроссМедиа. 2006 г.

5. Гуккаев В.Б. «Контрольно-кассовые машины и бланки строгой
отчётности». // М.: ЗАО «Издательский Дом «главбух». - 2002. - 208 с.

6. «Документальное оформление кассовых операций». // М.: Бератор-Пресс,
2002.

7. Журавлев В.Н. «Кассовые операции». // М.: Налог-инфо, 2007г.

8. «Кассовые операции и ККМ». // М.: Книга сервис, 2007 г.

9. «Кассовые операции».// М.: Статус-Кво, 2007 г.

10. Мякота В., Рудяк Ю., Кузнецов В. «Кассовые операции».// М.: ГроссМедиа, 2007 г.

11. Нестеров В.И. «Учет и ведение кассовых операций». // М.: ДИС. 2005 г..

12. В.В. Васильева «Новый реестр контрольно-кассовой техники».// М. : ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007 г.

13. Федотов А.В. «Учет кассовых операций». // М.: Главбух, 2008 г.

14. Юцковская И.Д., Наличное денежное обращение в организации // М.: Финансовые и бухгалтерские консультации. 2006.-№ 2.

15. Правовая система «Консультант+».

16. Интегрированная банковская система «Бисквит» [Электронный ресурс], Режим доступа: http://www.bis.ru/Products/ - Дата доступа: 14.05.2010г.

17. Компания «Кворум» [Электронный ресурс], Режим доступа: http://www.quorum.ru/ - Дата доступа:16.05.2010г.

18. Фирма 1С [Электронный ресурс], Режим доступа: http://www.1c.ru/ - Дата доступа:16.05.2010г.

19. Проектирование баз банных [Электронный ресурс], Режим доступа: http://www.mstu.edu.ru/education/materials/zelenkov/ch_5_1.html - Дата доступа:17.05.2010г.

20. Компания «Инверсия» [Электронный ресурс], Режим доступа: http://www.inversion.ru/ - Дата доступа: 18.05.2010г.

О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации: Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П [электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс». Версия Проф.

Белоцветова А. Новое положение о порядке ведения кассовых операций. Комментарии / А. Белоцветова // Бухгалтерия и банки. - 2007. - № 3. – С. 17.

О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России: Указание Банка России от 26 декабря 2006 года № 1778-У // Вестник Банка России. – 2007. - № 5. – С. 10.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретические и организационно-методические основы бухгалтерского учета кассовых операций. Принципы проведения кассовых операций, организация синтетического и аналитического учета. Документальное оформление поступления и выбытия наличных денежных средств.

курсовая работа , добавлен 24.06.2015


Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций. Контроль над соблюдением правил их учета и меры ответственности за их нарушение. Организационно-правовая и экономическая характеристика ООО "Муромский ЛПК". Учет и аудит кассовых операций.

курсовая работа , добавлен 27.03.2009


Система автоматизации бухгалтерского учета. Состав и характеристика нормативно-справочной информации. Логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия.

контрольная работа , добавлен 27.07.2009


Нормативно-законодательное регулирование учета кассовых операций в Российской Федерации. Сущность и правила осуществления кассовых операций. Применение контрольно-кассовой техники. Бухгалтерское оформление кассовых операций в Торговом Доме "Перекресток".

курсовая работа , добавлен 20.03.2017


Законодательное и нормативное регулирование учета кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами. Синтетический и аналитический учет. Учетная политика и основные показатели деятельности ОАО "ЮУНК". Документальное оформление учета, автоматизация.

курсовая работа , добавлен 27.08.2015


Организационная форма бухгалтерского учета. Основные методики ведения бухгалтерского и налогового учета. Нормативная база и источники информации для проведения аудиторской проверки кассовых операций. Планирование аудиторской проверки кассовых операций.

отчет по практике , добавлен 24.12.2014


Цели, задачи, методика проведения и оформление результатов аудита кассовых операций. Порядок проведения аудита кассовых операций на предприятии. Планирование аудиторской проверки. Рекомендации по улучшению ведения бухгалтерского учета кассовых операций.

курсовая работа , добавлен 21.11.2011

В практике отечественного предпринимательства широкое распространение получили расчеты с использованием наличности. Обширное применение такого инструмента обуславливается его удобством и универсальностью. Но нужно учитывать, что использование наличных денег не должно нарушать нормы российского права, в том числе и об обязанности по учету кассовых операций.

Нормативное регулирование кассовых операций

Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована Центробанком России в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У . Так, наиболее часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату, выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России, наличные денежные средства компании направлять не могут.

При любом использовании наличных денег соответствующее предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания). Поименованный нормативный документ содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного ведения кассовой дисциплины компании.

Лимиты кассы

Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.

Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.

Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.

Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.

Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.

Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.

Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет.

Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.

Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.

Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения.

Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.

Кассовые операции

По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и правоспособности.

Для единообразного оформления движения наличных денег Госкомстат России Постановлением от 18.08.1998 № 88 разработал и утвердил унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и наказывается штрафом.

Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций, необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами, является:

• расходный кассовый ордер;
• приходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость.

Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными деньгами проводятся последним.

Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием легитимности такого заполнения является осуществление операций с наличностью руководителем.

Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Центробанком России, лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную подпись.

Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.

Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями, указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток наличных денег.

Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.

Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.

При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм первичных учетных документов.

Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными техническими средствами.

Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и разборчиво.

Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег, предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы отметки «фондовый».

Бухгалтерский учет кассовых операций

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н , которым утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен счет 50 «Касса».

Вышеназванный счет предназначен для ведения бухгалтерского учета кассовых операций с денежными средствами в кассах компаний.

субсчета 50.01 " Касса организации", 50.02 "Операционная касса ", 50.03 "Денежные документы". Предусмотрены здесь и субсчета для организации учета иностранной валюты - это 50.21 " Касса организации (в валюте)" и 50.23 "Денежные документы (в валюте)".

В качестве субконто счет 50 и большинство его субсчетов используют субконто "Статьи движения денежных средств". При создании кассовых документов , в первую очередь , система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

Основным нормативным актом, который достаточно подробно регулирует особенности оформления и учета кассовых операций в организации, является "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40.

Рассмотрим особенности приходования денежных средств в кассу и реализацию этого процесса в 1С:Бухгалтерии.

5.2. Поступление денежных средств в кассу организации

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации ". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер , распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа , записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК . После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги . Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги , о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Оформление ПКО

Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер . В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа ( рис. 5.2).

Рис. 5.2.

Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.

Таблица 5.1. Виды ПКО и хозяйственные операции

№	Вид документа	Хозяйственные операции	Д	К
1	Оплата от покупателя	Поступила выручка , полученная от реализации товаров, работ, услуг	50	62
2	Прием розничной выручки	Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации	50.01	50.02
3	Возврат денежных средств подотчетником	Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации	50	71
4	Возврат денежных средств поставщиком	Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию	50	60
5		Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____	50	51
6	Расчеты по кредитам и займам с контрагентами	Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита	50	76
7	Прочий приход денежных средств	Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д.	50	91, 76
		В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы , выявленные излишки оприходованы в кассу	50	91
		Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д.	50	73

Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей .

Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке , откроется форма ПКО, которую нужно заполнить ( рис. 5.3).

Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:

Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам ) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС) . Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить (Предприятие > Настройка параметров учета , вкладка Денежные средства ).

Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать . На экране ( рис. 5.4) отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.

Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера .

Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа , нужно выделить его и нажать на кнопку , которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рис. 5.5 .

Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа . Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа , однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю , Реализация товаров и услуг , Отчет комиссионера о продажах , Отчет о розничных продажах .

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС , Расходный кассовый ордер , Счет-фактура выданный .

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы .

В торговые предприятия поступают большие суммы денежной выручки. Необходимо обеспечить правильный учет денежных средств, четкий контроль за их сохранностью и своевременную сдачу их в банк.

Денежная выручка торговых предприятий является основным источником финансирования и кредитования различных отраслей народного хозяйства, выплаты заработной платы, пенсий, стипендий. Ссуды банка дают возможность организациям и предприятиям закупать товары для продажи населению, заготавливать сельскохозяйственную продукцию, развивать строительство и производство, т. е.:

осуществлять все необходимые торгово-хозяйственные операции. Своевременная и полная сдача выручки имеет большое значение не только для развития торговли, но и всей экономики страны.

Правильно организованный учет и контроль денежной выручки - необходимое условие соблюдения принципов рационального хозяйствования в торговле и сохранности товарно-материальных ценностей. Расчеты с покупателями и учет поступающих от них денежных сумм осуществляет либо непосредственно продавец, либо специально выделенный для этой цели работник - кассир-контролер.

При немеханизированном способе расчета деньги за проданные товары принимает продавец, он же их хранит, подсчитывает и сдает. При этом ухудшается их хранение, усложняется учет денежных средств, снижается производительность труда торговых работников, нарушаются санитарно-гигиенические требования.

Наиболее эффективный способ расчета с покупателями - автоматизированный способ с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Он обеспечивает точный учет денежной выручки и контроль продажи товаров, позволяет проверить правильность выполнение расчетно-кассовых операций, сокращает время, необходимое для расчетов, повышает производительность труда контролеров-кассиров, снижает до минимума возможность ошибок при расчетах, предоставляет сведения об объемах продаж товаров и количестве обслуженных покупателей по часам рабочей смены.

ККМ являются инструментом контроля со стороны администрации, учредителя и государства за денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

Уровень автоматизации расчетно-кассовых операций характеризуется многообразием автоматически выполняемых функций и скоростью действия ККМ, оперативностью и качеством выдаваемой информации и пропускной способностью узла расчета. Современные электронные ККМ оснащены блоком памяти и выполняют функции поиска цен товаров, относящихся к различным торговым отделам, могут вести учет по товарным группам, видам, наименованиям.

Электронно-регистрирующие машины (ЭКРМ) имеют сканирующие устройства, позволяющие определить стоимость товара автоматически, без набора ее на клавиатуре. Новые модели ЭКРМ могут выполнять функцию кассового терминала в роли головного устройства, управляющего работой нескольких ККМ.

Все это дает возможность:

Увеличить скорость обслуживания покупателей;

Автоматизировать расчетные и учетные операции;

Обеспечивать безошибочную работу контролеров-кассиров,

Оперативно контролировать торгово-технологический процесс;

Передавать и воспринимать информацию с сервера, расположенного в центральном офисе фирмы.

ЭКРМ могут использоваться в составе комплексов для межотраслевой интегрированной автоматической системы управления товародвижением На основе применения штрихового кодирования, считывающих устройств - адаптеров, программного обеспечения, портативных терминалов, автоматизированных рабочих мест контролера-кассира, этикетирующих устройств осуществляется автоматизация торгово-технологического процесса в оптовом и розничном звеньях товародвижения.

Разработка автоматизированных рабочих мест контролера-кассира для предприятий розничной торговли позволяет:

Считывать информацию, нанесенную в виде штриховых кодов на упаковку или ярлыки товаров, и записывать ее в определенном коде в запоминающее устройство или вводить в компьютер;

Выполнять расчетные операции с учетом скидок и надбавок;

Обеспечивать различные виды оплат - наличный, безналичный расчет, чеками, с помощью пластиковых карт;

Осуществлять контроль над операциями, выполняемыми контролером-кассиром;

Регистрировать покупку на уровне групп и наименований товаров;

Автоматически вызывать цены из запоминающего устройства;

Выдавать оперативные и итоговые статистические данные продажи товаров;

Отображать информацию для покупателя.

В настоящее время все большее распространение получают компьютерные кассы, что позволяет сократить как минимум двух кладовщиков и одного бухгалтера.

Кассово-компьютерный учет увеличивает не только производительность труда, но и прибыль предприятия. Как это делается? Товаровед-менеджер видит на экране всю хронологическую последовательность торгового процесса по товарным группам, в виде таблиц, графиков, диаграмм. Информация, не подвластная голове, предстает перед ним в максимально наглядной форме от одного нажатия клавиши Например, сидя за компьютером и занимаясь текущими делами, товаровед-менеджер видит на экране предупреждение о снижении товарных запасов ниже критического уровня. Тут же автоматически на мониторе появляется список поставщиков этих товаров, к которым нужно срочно обратиться, определяются колебания спроса, выявляются закономерности не только по сезонам, но и по дням месяца. Это помогает оперативно учитывать интересы покупателей и не тратить деньги на закупки товаров, не пользующихся спросом.