В организацию часто приходят требования из налоговой о пояснении расхождений в расчете 6-НДФЛ. Ситуации, когда могут возникнуть противоречия в данных, ошибки или неточности, разные. Подробно рассмотрим, как написать пояснение в налоговую по 6-НДФЛ в 2018 году, если нашли расхождения и как объяснить их.
Налоговые инспекторы сверяют 6-НДФЛ в рамках камеральной проверки. Показатели отчета проверяют согласно контрольным соотношениям (Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Если есть расхождения, ФНС запросит уточненку или пояснения. Уточненный расчет сдайте, если действительно есть ошибка. В другом случае поясните причины расхождения в письме.
Как составить пояснение в налоговую по 6-НДФЛ при допущенных ошибках
Для составления пояснительной записки в ИФНС по 6-НДФЛ не нужно использовать какой-то конкретный бланк, его не существует. Все делается в свободной форме, но соблюдая несколько правил:
- Письмо в налоговую должно содержать все главные реквизиты компании (ИНН, КПП, ОГРН);
- Полное название предприятия;
- Адрес по месту регистрации и телефон;
- Регистрационный номер, дату составления, подпись руководителя и печать (если имеется);
- В самой объяснительной кратко изложите суть ошибки и пояснение к ней.
Ниже мы представим вашему вниманию образцы пояснений в налоговую по 6-НДФЛ для часто встречающихся ситуаций.
Причина №1. Как объяснить расхождения, если не уплачен налог (ошибка в платежах, несвоевременное перечисление)
Инспекторы могут запросить пояснения, если суммы перечисленного налога не соответствует данным в личной карточке плательщика.
Это может быть неверный КБК, реквизиты налоговой и т.д. В этом случае, необходимо уточнить платеж, подав заявление и написать пояснение в налоговую по 6-НДФЛ по вовремя не перечисленному налогу:
Важно ! Если указали неверно ОКТМО или КПП, то нужно подать уточненный расчет.
Кроме того, налог может быть действительно не уплачен или уплачен позже по разным обстоятельствам, например не было средств на расчетном счете, тогда воспользуйтесь следующим шаблоном пояснений по 6-НДФЛ:
Причина №2. Неверные даты в строках 100,110,120: готовим пояснения в налоговую
Инспекторы направляют запрос на пояснения, если неверно указаны даты в отчете во 2 разделе. Однако, на практике это означает подачу уточненного расчета. Это связано с тем, что некорректно указанные даты, попадут в карточку расчетов и взаиморасчеты с организацией будут неверными.
Если ошибка в дате в строке 100 - подайте уточненку. Укажите в этой строке дату фактического получения дохода. Например, по оплате труда – это последний день месяца, за который она начислена, а для ГПД – день выплаты вознаграждения.
Если ошибка в дате в сроке 120 – подайте уточненку. В этой строке укажите дату, не позднее которой должен быть перечислен налог в бюджет. При чем, эта дата должна быть не фактическая, а именно в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20.01.2016 г. № БС-4-11/546).
Причина №3. Уменьшена сумма налога, так как его удержали в одном квартале, а заплатили в другом
Обычно уменьшение налога происходит по нескольким причинам, одной из которых является его удержание в одном периоде, а перечисление в другом. Одним из контрольных соотношений, используемых ФНС, является: «Сумма по строке 070 за вычетом строки 090. Она должна быть не больше суммы НДФЛ, которую перечислили в бюджет за отчетный период». Это соотношение не будет соблюдаться, если зарплату выдали в последний день отчетного квартала, а НДФЛ перечислили уже в следующем. В этом случае напишите пояснения:
Бухгалтер правильно отразил налог, который удержали за I квартал по строке 070 раздела 1 расчета. Однако программа ФНС не видит поступление на лицевом счете – в сверку попал период лишь с 1 января по 31 марта. Пояснения в инспекцию снимут вопрос.
Внимание! Налог может быть уменьшен и по причине задержки платежа банком. Составьте объяснительную в налоговую по 6-НДФЛ о нарушении сроков перечисления банком. Приложите к объяснительной копию платежного поручения и банковской выписки. Вопрос будет снят.
Причина №4. Неверно указано количество лиц: составляем пояснения по 6-НДФЛ
Количество лиц в 6-НДФЛ должно совпадать с количеством справок 2-НДФЛ за год. Если цифры будут разные (например, забыли включить в расчет граждан-арендодателей), инспекторы запросят пояснения. В этом случае сдайте уточненный расчет.
Как пояснить ошибки в отчете
Организация может допустить ошибки, подав расчет. Например:
Одного пояснения к 6-НДФЛ при допущенных ошибках, указанных выше будет, конечно же, недостаточно. Во всех этих случаях подайте уточненный расчет и пояснительную записку к нему.
Пояснительная по 6-НДФЛ на корректировку, образец
Нулевой отчет 6-НДФЛ
Организация в определенном периоде может и не быть налоговым агентом, не выплачивать доходы. Например, если единственный сотрудник – директор, он же единственный учредитель, и находится в отпуске без сохранения зарплаты. Выручка может поступать. Инспекторы могут запросить пояснения об отсутствии выплаченных доходов в 6-НДФЛ и наличии дохода в отчетности по прибыли. В этом случае составьте пояснения:
Подведем итог, пояснения в налоговую по 6-НДФЛ потребуются тогда, когда фактически нет ошибки у организации. Если ошибки есть – сдавайте уточненный расчет.
Налоговики не могут проводить камеральные проверки в отношении представленных Справок 2-НДФЛ, т.к. эти справки не являются налоговой декларацией или расчетом (ст. 80 , п. 1 ст. 88 НК РФ). Однако это не означает, что инспекторы вообще не изучают полученные Справки. Более того, если они выявят в них какие-либо неточности, то попросят налогового агента представить письменные пояснения по НДФЛ (ст. 31 НК РФ). И лучше такие просьбы не игнорировать. Иначе должностных лиц организации или ИП могут оштрафовать на сумму от 2000 руб. до 4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Причины, по которым ИФНС запрашивает пояснения
На самом деле поводов для запроса у налогового агента пояснений по НДФЛ немало. Например, агента могут попросить объяснить, почему отличаются суммы с доходов конкретного работника или почему неправильно применены вычеты. Или, к примеру, инспекторы могут поинтересоваться причинами снижения суммы НДФЛ, уплаченной в текущем году, по сравнению с перечисленной в прошлом году, если такое снижение превышает 10% (Письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12722).
Как написать пояснение в налоговую по НДФЛ
Часто бывают ситуации, когда налоговая инспекция требует каких-либо пояснений, по тем показателям, которые организация или предприниматель представили в отчетности. При камеральных проверках налоговый инспектор оправляет требование, указывая срок на исполнение требование – 5 рабочих дней (НК РФ п.3 ст.88, п.6 ст.6.1). В статье расскажем про образец пояснительной записки в налоговую по требованию, дадим инструкции по заполнению.
Для чего используется пояснительная записка
Пояснительная записка должна быть оформлена как правило в письменном виде, к ней должны прилагаться подтверждающие документы. Итак, если вам пришло письмо из налоговой с требованием предоставить пояснения, это означает, что инспектора что-то в отчете не устроило. В основном, рассылку требований производят при камеральных проверках. «Камералку» проводят при помощи спецпрограмм в автоматическом режиме.
Рассмотрим случаи, когда налоговый орган вправе потребовать пояснения:
- Если в представленной декларации выявлены ошибки, либо расхождения между сведениями налоговой с данными в отчете;
- Если в уточненной декларации сумма налога меньше, чем в исходной;
- Если представлена декларация по налогу на прибыль с убытком.
Когда в налоговых отчетах в самом деле содержаться ошибки, то организации и предприниматели могут сразу направлять уточненную декларацию, а не пояснительную записку (НК РФ 81, п.1, ст.81).
Любая пояснительная записка пишется в свободной форме, строгих бланков для ее написания нет. Подается записка на бумаге, одним из способов:
- лично, обратившись в канцелярию налоговой;
- по почте.
Пояснительная записка по справкам НДФЛ
По справкам 2-НДФЛ проводить камеральные проверки налоговые органы не имеют право, так как справки эти ни расчетом ни декларацией не являются. Однако при их проверке могут возникнуть неточности и ИФНС может потребовать пояснение. Налоговая может потребовать объяснить причину расхождения сумм начисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ сотрудника, либо если выявились ошибки при представлении вычета, либо когда сумма уплаченного НДФЛ в текущем году меньше НДФЛ предыдущего года.
Пояснительная записка по декларации УСН
Требование о предоставлении пояснений по декларации УСН связано, в основном, с расхождениями данных о сумме дохода в отчете с поступлениями на расчетном счете организации. Налоговые органы в настоящее время имеют доступ к расчетному счету организации либо предпринимателя. И в случаях, когда итоги в инспекции и итоги в декларации расходятся, это требует пояснения. Такие расхождения в суммах могут быть связаны с поступлениями на расчетный счет, которые не учитываются при расчете дохода компании, например возврат платежа от поставщика, помощь учредителей организации, займы и др.
Пояснительная записка по убыткам
Когда налоговики требуют пояснения по убытку в декларации, необходимо обосновать причину его возникновения. Следовательно, нужно представить документальное подтверждение доходов и расходов, разъяснить как происходил расчет, а так же обосновать возникновение этого убытка. Для документального подтверждения подходят выписки из бухгалтерских регистров, договора с поставщиками, договора с клиентами и др.
Чем тщательнее вы подготовите пояснение, тем меньше дополнительных вопросов возникнет у налоговой.
Пояснительная записка по НДС к возмещению
Как и при проверке других деклараций, если налоговики выявляют ошибки в декларации по НДС, они требуют представить пояснения. Как правило, если подается НДС декларация к возмещению, налоговая требует дать пояснения. Если вы сдаете НДС-декларацию в электронном виде, то и пояснения по ней вы обязаны представить электронно. А пояснения, подаваемые в другом виде, будут признаны непредставленными. (НК РФ п.3ст.88).
Ошибки в составлении пояснительной записки
Для того, чтобы избежать возможных ошибок при составления пояснения нужно четко понимать что именно требует от вас налоговая. Так как четких требований по составлению записки нет, задача упрощается, однако следует запомнить несколько моментов:
- Как и любой исходящий документ, вы должны зарегистрировать записку под определенным номером;
- Пояснение должно содержать наименование органа, куда вы направляете эту записку. Это должен быть налоговый орган по месту регистрации организации или ИП;
- В записке должен быть указан номер требования, которое прислала вам налоговая;
- В тексте записке желательно выделять разделы, подразделы, пункты и подпункты;
- Должным образом должны быть оформлены приложения к записке.
Если в отчете указанная налоговиками ошибка действительно существует, но она не влияет на конечный результат и не занижает налоговую базу, организация или предприниматель могут сделать следующее: в пояснительной записке указать, что «указанная ошибка не занижает налоговую базу и не уменьшает платежи в бюджет, правильным считать значение _______», либо сразу подать уточненную декларацию.
Ответственность за непредставление пояснительной записки
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. «Нужно ли уведомлять налоговую о том, что уведомление нами получено?»
Да, действительно в настоящее время в некоторых случаях налоговиков следует уведомить о том, что вы получили требование (письмо ФНС РФ NЕД-4-15/1071 от 21.01.2015).
Вопрос №2. «Наша налоговая инспекция прислала требование о предоставлении пояснений, на котором отсутствует печать. Правомерно ли это?»
Правомерно, на требованиях, представленных ИФНС, печать налогового органа может отсутствовать (письмо ФНС РФ NЕД-3-2/2739 от 15.07.2015).
Вопрос №3. «Если наша организация проигнорирует требование налоговой и не представить пояснения, могут ли нас оштрафовать?»
Штраф за отказ представлять пояснения налоговая вам начислить не имеет право. Однако предоставить объяснения в ваших же интересах, т.к. на основании расхождений между данными декларации и налоговиков, вам могут доначислить налоги или платежи, а это уже сложнее.
Предоставление справок 2 НДФЛ в налоговую инспекцию – обязательная отчетность, которую сдают все работодатели. Поскольку такая отчетность не относится к расчетам или декларациям, при камеральных проверках справки не смотрят. Однако инспектора изучают документ по мере предоставления и при возникновении вопросов или наличии сомнений в достоверности информации, налоговики запрашивают пояснительную записку.
Таких ситуаций, по которым инспекторы могут потребовать записку, множество. Любые неточности в документе нуждаются в уточнении.
На практике отвечать на вопросы ИФНС нужно в следующих случаях:
- Наличие расхождений в суммах исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ;
- неверное применение налоговых вычетов;
- несоответствие суммы дохода и уплаченного налога;
- расхождения между 2 НДФЛ, предоставленной работодателем и декларацией 3 НДФЛ, которую заполнил работник (например, при получении имущественного вычета);
- несоответствие количества переданных справок со сведениями статистики о численности работников организации;
- различия информации между 2 НДФЛ и 6 НДФЛ.
Это основные причины, где требуются письменные пояснения в налоговую по НДФЛ. Однако налоговики требуют разъяснения, даже если расхождений по отчетности нет. Например, если в текущем году сумма перечисленного налога в бюджет уменьшилась более чем на 10% по сравнению с предыдущим годом.
Что будет при непредставлении пояснений
По законодательству ИФНС вправе требовать разъяснения только в 3-х случаях:
- Во время камеральной проверки;
- в период проведения налогового мониторинга;
- участие в иностранных организациях.
Но на практике требования о предоставлении пояснений в инспекцию не ограничивается такими ситуациями. Организация не предоставляет разъяснений, если это не предусмотрено законодательством, и оставлять надзорный орган без ответа не рекомендуется, так как это послужит поводом для проведения камеральных проверок в будущем.
Если основания у инспекции были, организация обязана объяснить причины расхождений в пояснительной записке, иначе компанию оштрафуют на 5 тыс. рублей при первом нарушении, и на 20 тыс. при последующих нарушениях.
На ответ организации дается 5 дней с момента получения требования. Установленного бланка не существует. Разъяснения даются в произвольной форме, главное, чтобы они были обоснованными и давали полный ответ на запрашиваемый вопрос.
Так, например, в документе неверно отражена сумма дохода физического лица, ошибка допущена из-за опечатки. Вот это и нужно написать в записке и приложить исправленный отчет.
Частой ошибкой являются расхождения между статистическими сведениями по числу работников и предоставленными справками в инспекцию. В таком случае подают разные ответы в зависимости от причины несоответствия.
Если в статистику отправлены неправильные данные, укажите это в пояснении и приложите верный отчет. Если предоставленные справки 2 НДФЛ не охватывали всех работников, присылают недостающие документы. Рассмотрим несколько образцов пояснений по 2 НДФЛ в налоговую инспекцию.
Пояснение в налоговую по 2 НДФЛ: образец.
Пример записки в налоговую инспекцию по требованию разъяснений и различие сведений между декларацией 3 НДФЛ и справкой 2 НДФЛ.
ИФНС запросит уточнение отчетности от организации при наличии расхождений или противоречий, приведшие к неправильному расчету налога. Законодательством регламентированы три ситуации, при которых такое требование считается обоснованным, но так или иначе, организации лучше ответить на требование инспекции. Делается это в произвольной форме во избежание штрафных санкций или выездной проверки.