Журнал учета БСО: образец заполнения документа. Бланки строгой отчётности и их учёт

К БСО относятся разнообразные документы, подтверждающие факт оказания услуг населению. Это могут быть:

билеты на общественный транспорт;
квитанции на оплату услуг;
путевки;
абонементы и т.д.

Законодательные нормы

Все организации, оказывающие услуги населению, должны использовать в своей работе ККМ или бланки строгой отчетности. Указание на это имеется в ФЗ от 22.05.03 г. №55-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Согласно ему, руководитель фирмы может самостоятельно выбрать наиболее удобный для него способ расчетов с потребителями.

Применение в работе БСО должно основываться на Положении №359 от 06.05.2008г. об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без использования ККМ контрольно-кассовой техники. В нем можно найти основную информацию о таких бланках.

Если в своей работе организация использует БСО, она должна располагать журналом учета бланков строгой отчетности, который следует своевременно заполнять.

Журнал учета БСО, образец заполнения

Журнал учета БСО, образец

Требования по ведению книги

Обязанность по ведению книги регистрации БСО закреплена законодательством. Информация об этом содержится в Постановлении Правительства от 06.05.08г. № 359.

Утвержденной формы этого документа не существует, поэтому организации могут использовать форму 0504045, которая используется в госучреждениях, или разработать собственную.

Образец книги учета БСО, форма 0504045

Страницы документа прошиваются и нумеруются.

Ведением документа занимается сотрудник, назначенный приказом руководителя. Обычно эта обязанность возлагается на бухгалтера или кассира. Ответственный сотрудник ведет оприходование, хранение БСО, прием денежных средств от клиентов и выдачу бланка. Также он занимается внесением записей в журнал учета.

Внутренний контроль за ведением учета производится во время инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешнюю проверку осуществляют налоговые органы. Результат проверки указывается в акте.

Порядок заполнения

Книга предназначена для внутреннего учета БСО. В ней отражается информация о приеме БСО и выдаче их ответственному сотруднику. Сведения группируются с указанием реквизитов БСО. Вносится информация о поступивших, списанных и ошибочно заполненных документах. Это происходит следующим образом:

при внесении данных о поступлении, указывается дата приемки, наименование, серия, номер и количество бланков. Указывается ФИО, должность и подпись ответственного лица;

процедура выбытия бланков оформляется подобно их приему;

при списании в документ вносятся сведения о причинах списания и данные о документе, на основании которого списан листок (например, типографский брак);

ошибочно заполненные листки выбрасывать нельзя. Их нужно приложить к журналу.

Журнал учета бланков строгой отчетности, бесплатно

Предусмотрено ли наказание за отсутствие журнала?

Отказ от ведения книги грозит руководителю компании наложением штрафа. Указание на это имеется в ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.

Если вы хотите первыми получать наши новости, введите свой e-mail!

05.11.2014

Бланки Строгой Отчётности (БСО) — учёт в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 (часть 1)

Что такое БСО?

Перед тем как разбираться с учётом БСО в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 - сначала разберёмся с тем, что такое БСО.

Определение БСО можно найти в КонсультантПлюс в отдельной статье «Что такое БСО и когда можно их применять» (ссылка на определение БСО). Определение это простое: Бланк строгой отчетности (БСО) - это документ, который можно выдавать вместо чека ККТ при расчетах наличными или с использованием пластиковых карт за услуги, оказываемые физическим лицам (в том числе предпринимателям и подотчетным лицам) .

Но если посмотреть ситуации, посвящённые работе с БСО в том же КонсультантПлюс в информационном банке «Корреспонденция Счетов» (ссылка на Путеводитель По Корреспонденции Счетов), то увидим, что БСО - это не только документ, который выдаётся вместо чека ККТ.

К БСО так же относятся бланки трудовых книжек, бланки векселей, бланки туристических путёвок, талоны на ГСМ, топливные карты, лимитированные чековые книжки и т. д.

И наконец, если посмотреть на Инструкцию по применению Плана Счетов Бухгалтерского Учёта, то в описании забалансового счёта 006 «Бланки строго отчётности» прочитаем: « Счет 006 "Бланки строгой отчетности" предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности - квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. ».

Основные операции с БСО за время их существования

Сначала БСО откуда-то появляются. Их покупают. Готовыми или заказывают их изготовление. В КонсультантПлюс в информационных банках «Корреспонденция Счетов» и «Бухгалтерская пресс и книги» есть разные материалы, посвящённые поступлению БСО в организацию. Приведём несколько примеров таких материалов в виде списка со ссылками в КонсультантПлюс:

Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.

Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.

Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045 , утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.

Для чего нужна данная книга на предприятии

Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.

Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться . При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.

Предприятие может применять БСО:

Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.

Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.

Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.

Кто ее ведет

Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру . Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.

Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:

оприходование, хранение БСО;
прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
внесение записей в книгу учета.

При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.

Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу . Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

Поступления . Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
Выбытия . Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
Списания . Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сколько она хранится

Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.

Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет .

При оказании услуг населению индивидуальным предпринимателям можно воспользоваться правом применения БСО. Бланк строгой отчётности является документом, который подтверждает оплату предоставленной услуги. При некоторых видах деятельности, в частности, непривязанной к определённому месту (оказание услуг выездного видео-/фотооператора, визажиста и т.п.), БСО являются наиболее приемлемым вариантом.

Но как бы не был сложен порядок работы с ККТ, взаимодействие с бланками строгой отчётности также требует внимательного и вдумчивого отношения. является важным моментом в процессе работы с бланками. Некоторые считают, что работа с БСО намного проще, чем с ККТ. Но на деле происходит не совсем так. Скорее затраты на бланки меньше, чем на обслуживание ККТ. А вот о простоте использования говорить не приходится. В законодательстве работа с БСО строго регламентирована. Бланки строгой отчётности - важные документы, которые подлежат учёту и хранению в соответствии с установленными правилами. Необходимые сведения, касающиеся порядка обращения с бланками, содержатся в Постановлении Правительства от 6.05.2008 № 359 (далее по тексту Постановление).

Что нужно знать о БСО

Применять бланки строгой отчётности вправе ИП и организации, которые оказывают населению услуги, полный перечень которых представлен, например, в утверждённом классификаторе услуг ОК002-93. А также индивидуальные предприниматели:

уплачивающие ЕНВД;
применяющие патентную систему (при осуществлении определённых видов деятельности);
находящиеся в удалённых местностях и оказывающие услуги (перечень утверждается каждым субъектом РФ).

ИП применяют бланки при произведении расчётов за наличные суммы с другими индивидуальными предпринимателями или с населением (при оказании услуг). При расчёте с организациями использование БСО запрещено.

Бланки строгой отчётности следует заказывать в типографии. Можно воспользоваться автоматизированной системой, к которой предъявляются определённые требования (такие, например, как сохранение в памяти каждой операции с бланком в течение пяти лет, защита от доступа неуполномоченных лиц, фиксация серии и номера бланка при выпуске). Самостоятельное изготовление БСО (печать на обычном принтере) запрещено. Каждый бланк должен иметь перечень реквизитов, установленных в пункте 3 Положения. Бланк имеет шестизначный номер, который присваивается при печати в типографии или при автоматическом формировании. БСО заполняются чётко и разборчиво, ошибки и исправления не допускаются (неправильно заполненный бланк перечёркивается и прикрепляется к книге учёта за тот день, в который он был заполнен).

Книга учёта БСО: общие сведения

Учёт БСО для ИП, равно как и для организаций, ведётся в книге или журнале учёта БСО. Утверждённой законом формы нет. В Постановлении описаны общие рекомендации по составлению данной книги. Разберём их подробно. Книга учёта должна быть прошита и скреплена подписью и печатью (при наличии) предпринимателя. Для этого каждый лист нумеруют, делают отверстия дыроколом для сшивания и скрепляют верёвкой/ниткой, включая титульные листы. Концы верёвки завязывают и приклеивают на них листок бумаги, на котором ставятся дата, подпись предпринимателя и печать (при наличии). Таким образом, получается готовый к применению и опечатанный журнал для ведения учёта бланков. На пронумерованных страницах книги должно быть предусмотрено место для даты, подписи и печати ИП. По причине того, что при приёме или выдаче бланков требуется указывать дату, номер, количество, выдающие или получающие БСО лица, а также их подписи, то при формировании граф журнала следует предусмотреть для данных сведений соответствующие графы.

С образцом заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств можно ознакомиться в статье:

Как было сказано выше, утверждённой формы нет, и создать её можно самостоятельно или приобрести готовый экземпляр. Предприниматели могут книгу учёта БСО скачать и оформить в соответствии с приведёнными инструкциями. Примерный вариант содержания и общего вида книги представлен ниже. ИП на своё усмотрение может добавить или убрать необходимые графы.

Индивидуальный предприниматель также может книгу учёта БСО купить или заказать в типографии (по желанию). Но в любом случае нужно будет прошить и опломбировать (опечатать) в соответствии с требованиями. Заверять книгу в налоговой инспекции не нужно. При использовании АС (автоматизированная система) при печати данные о бланке автоматически заносятся в книгу учёта. Если из налоговой поступит запрос о предоставлении информации из АС, то предприниматель обязан её предоставить. В 1C также предусмотрена возможность формирования книги.

Особенности обращения с бланками строгой отчётности

Каждое перемещение бланка должно быть учтено. Приём из типографии и движение бланков во время работы предпринимателя фиксируются в книге учёта. Для каждого действия составляется соответствующий акт. Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации, а также для ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности. В случае, если ИП ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения БСО в установленном порядке ложится на него.

Ежедневное заполнение журнала учёта - неотъемлемая обязанность, исполнение которой необходимо при использовании бланков.

Хранение и инвентаризация

Пункты с 14 по 16 Постановления касаются вопроса хранения бланков. В законодательстве конкретно прописаны требования. Прежде всего, стоит упомянуть, что предприниматель обязан создать условия для безопасного хранения БСО. После каждого рабочего дня бланки опечатываются и помещаются в сейф или надёжный ящик из металла, также предусмотрено хранение документов в специально предназначенных помещениях (например, в бухгалтерии).

Срок хранения бланков (копий или отрывных частей бланка) - 5 лет. По истечении месяца и после проведения последней инвентаризации документы можно утилизировать. Предварительно нужно составить соответствующий акт. Для неиспользованных бланков строгого ограничения времени хранения нет. Излишки или устаревшие формы БСО (с неактуальными данными ИП) уничтожаются также после инвентаризации и составления акта о ликвидации. Пример акта о ликвидации приведён ниже.

Инвентаризация бланков обычно проводится одновременно с инвентаризацией кассы. Таким образом, осуществляется проверка надлежащего исполнения требований по хранению и использованию БСО, выявляются остатки или недостача. Для проведения инвентаризации ИП необходимо утвердить инвентаризационную комиссию - указать участвующих лиц. Результаты фиксируются в форме ИВН-16, образец которой приведён ниже. При плановом проведении инвентаризации форма оформляется в двух экземплярах.

При выявлении недостатков БСО необходимо разобраться в причинах и применить необходимые меры для предотвращения повторения подобного в будущем. В законодательстве не предусмотрено ответственности за потерю бланков строгой отчётности, но предприниматель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к ответственному сотруднику.

К слову о штрафах. За отсутствие книги учёта БСО или ведение её с нарушениями индивидуальный предприниматель может быть привлечён как к административной, так и к налоговой ответственности. По статье 120 НК РФ за грубое нарушение учёта предусмотрен штраф от 10 000 рублей (при нарушении в течение одного налогового периода) до 30 000 рублей (более одного налогового периода). При несоблюдении порядка и срока хранения отчётности может быть применена статья 15.11 КоАП и соответственно штраф (в отношении ответственного лица или индивидуального предпринимателя) в размере от 2 000 рублей до 3 000 рублей.

При всей простоте использования бланки строгой отчётности довольно требовательны в обращении. Индивидуальный предприниматель обязан вести подробный учёт БСО и соблюдать условия хранения. Ведение книги учёта БСО и частая - два обязательных процесса, сопровождающих работу с бланками строгой отчётности. При соблюдении установленного порядка обращения с данными документами ИП действительно может значительно упростить себе жизнь, исключив необходимость использования ККТ.

Когда можно выдавать бланки строгой отчетности (БСО)?

Оказывающие услуги компании и предприниматели могут использовать при получении оплаты от клиентов бланки строгой отчетности. Чтобы фиксировать их движение, заводится специальный журнал. Он не имеет единого образца. За основу при разработке документа можно взять форму ОКУД 0504045, которая применяется в государственных и муниципальных организациях. В конце статьи бесплатно доступен для скачивания журнала учета бланков строгой отчетности образец заполнения.

В Книге учета содержатся данные о движении бланков строгой отчетности. Там отражается получение листков в типографии, их передача ответственным лицам, списание и прочее.

Всю вносимую в нее информацию можно разбить на две категории:

приход бланков;
расход.

Книга учета бланков строгой отчетности не включает поля для отражения денежных сумм, полученных в результате операций. Она предназначена лишь для показа их перемещений. В документ вносится точное количество поступивших или списанных бланков.

Порядок оформления журнала

Закон не предусматривает единую форму, по которой должен оформляться журнал учета бланков строгой отчетности. Организации могут либо воспользоваться прежде установленным шаблоном, либо разработать свой собственный регистр.

Рассматривая форму 0504045 Книги учета бланков строгой отчетности, можно выделить две основные части: вводный раздел и таблица, в которой собраны данные о движении документов. Во вводном разделе отражается следующая информация:

Дата открытия (закрытия) Книги.
Название организации.
Код ОКПО.
Применяемый вид бланка строгой отчетности (билет, квитанция и так далее).
Условная цена единицы (указывается в рублях).
Номер счета.
Код формы.

После «шапки» следует основная часть, выполненная в виде таблицы. Учетный журнал на примере формы 0504045 содержит:

Дату внесения записи.
Данные второй стороны (ФИО индивидуального предпринимателя или название организации).
Документ, служащий основанием.
Приход. Отражают количество поступивших листков, их номер и серию.
Расход (списание). Также указывают количество и реквизиты бланков, которые были использованы либо списаны. В отдельном столбце ставится подпись сотрудника, получившего эти бумаги.
Остаток. Количество и реквизиты оставшихся листков.

В конце подводится итог по каждой графе. Эта строка озаглавлена «Итого». Она имеется на каждой странице.

Важно! В Книге учета должны содержаться наименование организации, дата открытия журнала, единицы измерения, количество объектов учета, перечень категорий в хронологическом порядке и данные ответственных за ведение учета лиц.

Удобно пользоваться готовой формой документа. Вместе с тем Книга учета бланков строгой отчетности может быть составлена самим предпринимателем. Ключевое требование - она должна содержать все предписанные законом данные. Ведение Книги поручается бухгалтерскому работнику. ИП может заняться этим самостоятельно.

В большинстве случаев Книга учета готовится в печатном виде. Отдельные листы нумеруются и сшиваются в журнал. Документ заверяется подписью директора и главного бухгалтера (для организаций) или ИП. При наличии ставится печать.

Важно! В журнале учета содержится информация только о перемещении бланков. Денежные суммы отражаются в Книге учета доходов и расходов.

Порядок заполнения журнала нужно зафиксировать, подготовив постановление руководителя предприятия. Также директор назначает сотрудника, ответственного за заполнение документа и его сохранность. С этим работником заключается договор о материальной ответственности.

В случае с организациями заполнение журнала чаще всего поручается работнику бухгалтерского отдела. Если речь об индивидуальном предпринимателе, работающем без сотрудников, оформлять документ он будет самостоятельно.

Ответственный за ведение регистра будет прикладывать к Книге учета:

отрывные части выданных клиентам бланков;
испорченные листки;
экземпляры, которые в силу каких-либо причин не будут применяться по назначению.

Как бланки, так и журнал заполняются без помарок и исправлений. Когда допущена ошибка, листок перечеркивается. Испорченный экземпляр не выбрасывается. Его прикладывают к журналу, при необходимости пишут объяснительную. По истечении срока хранения в присутствии назначенной комиссии составляется акт, и списанные бумаги уничтожаются.

На какой срок заводится регистр

Стоит учесть, что Книга учета БСО заводится лишь на определенный срок. Дату закрытия обязательно указывать в специально отведенной графе. Регистр может применяться:

на протяжении отчетного периода;
в течение года.

Продолжительность использования журнала определяется руководителем. Соответствующее положение закрепляется в учетной политике организации. После закрытия регистра заводится новый экземпляр.

Что касается срока хранения журнала, законодательство не устанавливает определенных сроков. Нужно учесть, что квитанции и подобные бланки хранятся на протяжении 5 лет. Срок хранения Книги учета не может быть меньше этого периода. Значит, составляет он минимум 5 лет.

Как правильно хранить учетные документы

Журнал учета БСО, как и другие ценные бумаги, нужно хранить в отдельном кабинете или сейфе, которые по завершении рабочего дня опечатываются. Такой подход защитит документацию от утери или хищения.

Если организация или ИП использует бланки строгой отчетности, ведение регистра обязательно. В противном случае после проверки налоговым инспектором может быть назначен штраф.

Когда теряются незаполненные листки, налоговая служба также может наложить взыскание за неправильное хранение первичной документации. Если подобный факт обнаружен руководителем предприятия, он вправе запросить у работника их стоимость.

Книга учета ведется организациями и ИП, которые используют при расчетах с клиентами квитанции и прочие бланки строгой отчетности. На данный момент не существует образца, обязательного к применению. Можно взять ранее предписанную форму 0504045, которая предусматривалась для бюджетных учреждений. Она отражает информацию о движении первичных документов на предприятии. Далее можно скачать образец по ссылке.