Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.
РКО - бланк для выдачи денег из кассы
В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).
ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).
Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:
«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).
Особенности работы с наличными у ИП
На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).
Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:
- Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
- Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
- Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
- Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.
Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.
Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.
РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере
Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.
Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)
| Поле | Что содержит |
| «Организация» | Наименование организации, оформившей РКО. |
| «Номер документа» | Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация. |
| «Дата составления» | Дата оформления расходного кассового ордера. |
| «Код структурного подразделения» | Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение. |
| «Корреспондирующий счёт, субсчет» | Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера. |
| «Код аналитического учёта» | Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта. |
| «Кредит» | Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса». |
| «Сумма, руб. коп.» | Расходуемая из кассы сумма цифрами. |
| «Выдать» | Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства. |
| «Основание» | Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты. |
| «Сумма» | Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты. |
| «Приложение» | Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов. |
| «Получил» | Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках. |
| «По» | Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа. |
Примеры заполнения РКО организацией
Выдача денег под отчёт
Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:
- Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
- Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.
Выплата заработной платы из кассы предприятия
При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:
- предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
- перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
- подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
- выдача денег сотруднику;
- обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
- выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
- все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.
Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.
Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).
Можно ли править РКО
Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:
- выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
- незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).
Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.
Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.
Актуально в 2016 году.
Образцы заполнения бланков РКО
При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.
Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета.
Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица.
Заполнять бланк можно как вручную, так и при помощи специальных автоматизированных программ. Как же правильно оформляется расходный ордер на 2019 год?
Важные аспекты
В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:
- перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
- при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая ;
- при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
- при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.
Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.
Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.
Кто подписывает документ
После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.
При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.
Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.
Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».
Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.
Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.
Действующие нормативы
Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена .
По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным , должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.
Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.
Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».
При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным .
Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.
Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.
Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и .
Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.
Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.
На выдачу зарплаты
Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по составлять расходный кассовый ордер обязательно.
Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.
В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.
В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.
Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.
В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.
В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.
Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.
К кассовым документам относятся: расходный кассовый ордер (РКО), приходный кассовый ордер (ПКО), кассовая книга. Рассмотрим примеры заполнения расходного кассового ордера (расходника).
Заполнение расходного кассового ордера (РКО).
Расходный кассовый ордер применяется для выдачи наличных денежных средств из кассы. Это унифицированный документ (форма КО-2). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?
Вверху расходника пишется наименование организации, его структурное подразделение (если есть). Если структурного подразделения нет, то ставим прочерк. Вверху в правой части пишутся коды организации на основании справки из Госкомстата.
"Номер документа" присваивается по-порядку по мере выдачи денег из кассы. Нумерация начинается с начала года.
Дата документа – дата выдачи денег из кассы. Она совпадает с датой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ.
В графе "Дебет" и "Кредит" указываются бухгалтерские счета операции по кассе. Они заполняются бухгалтером. Графа "Дебет, код структурного подразделения" заполняется, если у предприятия есть такое подразделение и выдача денег осуществляется в нем.
В графе "Дебет, код аналитического учета" указывается код, если он применяется в организации, либо ставится прочерк.
"Кредит" – это счета кассы, из которой выдаются деньги. В синтетическом учете это счет 50 «Касса».
"Сумма, руб. коп." - указывается сумма, выдаваемая из кассы, цифрами.
В графе "Код целевого назначения" указываются коды, если они приняты в предприятии.
По строке "Выдать" заполняется Ф.И.О. работника организации, которому выдаются деньги, в родительном падеже.
По строке "Основание" пишется содержание финансовой операции.
По строке "Сумма" повторяется сумма, указанная выше по расходному кассовому ордеру. Она пишется с большой буквы сначала строки прописью. Копейки указываются цифрами.
В "Приложении" – указываются документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если деньги получает работник сторонней организации, необходимо указать данные в доверенности, по которой деньги выдаются из кассы. Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру.
РКО регистрируется в журнале учета кассовых документов КО-3 и заверяется подписями руководителя организации и главного бухгалтера.
Строку "Получил" заполняет сам получатель денег. В нее вписывается полученная сумма прописью, копейки цифрами. Затем получатель денежных средств ставит свою подпись и дату. Ниже пишется наименование документа, на основании которого деньги выдаются получателю. Чаще всего это паспорт или документ, удостоверяющий личность. Зачем в расходнике нужны паспортные данные? Это необходимо в случае, если возникла конфликтная ситуация по поводу получения денег. Допустим, вам работник предъявил претензию, что деньги получал не он, тогда вы сможете это доказать его паспортными данными и подписью. Особенно это важно, когда вы выдаете деньги по доверенности, поскольку доверенность может быть липовая, например, когда работник уволился, а бланк доверенности у него остался (да, бывает и такое в практике).
Строка "Выдал кассир" заполняется кассиром или уполномоченным лицом после выдачи денег по РКО. По ней кассир заверяет расходник своей подписью и ее расшифровкой.
РКО не передается на руки получателям денег. Он остается у кассира.
Бланк расходного кассового ордера можно .
Заполнение приходного кассового ордера (РКО).
Приходный кассовый ордер применяется для оформления наличных денег при их поступлении в кассу организации. Это унифицированный документ (форма КО-1). Его выписывает кассир или иное уполномоченное на это лицо в одном экземпляре.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?
Приходный кассовый ордер (ПКО) состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая после заполнения выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Расходник может быть выписан как вручную, так и в электронном виде. Помарки и исправления в приходниках не допускаются. В этом случае их нужно переписывать.
Вверху РКО заполняется наименование организации и ее структурное подразделение (если есть). В случае отсутствия такового, ставится прочерк.
«Коды» заполняются на основании справки из Госкомстата.
Номер приходника указываются по порядку ведения кассовых операций. Нумерация начинается с начала года. РКО регистрируются в журнале регистрации КО-3.
«Дата составления» - дата оприходования денег (поступления денег в кассу). Формат даты расходника ДД.ММ.ГГГГ (например, 25.05.2012).
Графы "Дебет" и "Кредит", как и в расходном кассовом ордере, заполняет бухгалтер. По Дебету счета всегда ставится счет учета операций по кассе (синтетический счет 50 «Касса»).
В графе "Сумма, руб. коп." пишется денежная сумма, вносимая в кассу. Она указывается цифрами. Графа "Код целевого назначения" заполняется, если организация применяет систему кодирования.
В графе «Принято от___» пишется ФИО лица, внесшего деньги в кассу, в родительном падеже, а если платеж внесен представителем сторонней организации, то "Название организации" и ФИО уполномоченного лица.
В графе "Основание" – показывается содержание финансовой операции либо документ, на основании которого принимается платеж.
По строке "Сумма" указывается сумма платежа, принимаемого в кассу. Сумма пишется с начала строки с большой буквы прописью, а копейки цифрами. Если строка «Сумма» заполнена не полностью, то пустые места прочеркиваются.
По строке "В том числе" вносится сумма НДС цифрами, либо запись "без налога (НДС)".
В "Приложении" указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.
В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО. На квитке и ПКО ставится штамп " ОПЛАЧЕНО". Квитанция отрывается и передается внесшему деньги лицу.
Приходный кассовый ордер подписывает кассир и визирует главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.
Бланк приходного кассового ордера можно .
Заполнение Кассовой книги.
Кассовая книга – сводный документ, в котором ведется учет всех кассовых операций: как поступление наличных денег, так и их выдача. Унифицированная форма книги - форма КО-4.
Книга может быть заполнена как вручную, так и в электронном виде.
Порядок ведения кассовой книги электронным способом.
Утром каждого следующего рабочего дня кассиру нужно подготовить две распечатки: "Отчет кассира" и "Вкладной лист кассовой книги". Они содержат одинаковые реквизиты для заполнения. Они нумеруются по порядку с начала года.
В распечатке последнего вкладного листа месяца и года указывается общее число листов за каждый месяц (год). Кассиру необходимо проверить правильность распечаток, затем подписать их. Вкладные листы кассовой книги остаются в кассе и хранятся в течение года, а отчет с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами, передается в бухгалтерию.
Все вкладные листы кассовой книги по мере необходимости или в конце года сшиваются и опечатываются, заверяются подписями главного бухгалтера и руководителя, с указанием общего количества листов.
Порядок ведения кассовой книги вручную.
При ручном ведении кассовой книги, она заводится на определенный период, исходя из количества операций. Листы книги еще до ее использования прошнуровываются, пронумеровываются, опечатываются и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера на последней странице. Кассовую книгу опечатывают сургучной или обычной печатью.
Если листы кассовой книги не заполнены полностью, они прочеркиваются.
В конце каждого дня в кассовой книге выводится общая сумма приходных и общая сумма расходных документов, проведенных в течение дня, а также рассчитывается остаток на конец дня. Ведение кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)
2016-12-20T12:15:34+00:00Оформить выдачу наличных из кассы предприятия - казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении... и так далее.
Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Чтобы не пропустить выход новых уроков - на рассылку.
Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).
Итак, приступим
Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.
Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.
Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3...
Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.
Подписывается расходник:
- руководителем
- главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
- кассиром
- получателем денежных средств.
При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.
Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп "Оплачено" для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.
Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.
Оформление РКО в 1С
Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел "Банк и Касса" пункт "Кассовые документы":
В открывшейся форме нажимаем кнопку "Выдача":
Открылась форма нового документа:
Разберём её заполнение в различных ситуациях.
Оплата поставщику
01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.
Петров В.В. действовал от имени ООО "Поставщик" согласно доверенности №17 от 20.02.2016.
В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Выдача подотчетному лицу
01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.
В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Выплата заработной платы
10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Сдача денежных средств в банк
01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО "Юпитер" в банке "БАНК ГПБ (АО)".
В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Возврат займа контрагенту
01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.
В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Прочий расход
01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.
Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.
В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма.
Каждый владелец предприятия обязан осознавать ответственность при использовании наличных денег. Основой является правильное проведение всех действий с наличными средствами по кассе. В этом плане следует четко соблюдать определенные критерии. Кассовая дисциплина предусматривает правильно оформленные документы и любые денежные обороты предприятия. Например, для фиксирования всех кассовых расходов применяется соответствующий документ. Его значимость является существенной. Данный документ - это расходный кассовый ордер. Об этом далее поподробнее.
Что такое расходный кассовый ордер?
Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета. Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств. Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.
Предназначение
Бланк расходного кассового ордера является определенным этапом оформления выдачи денежных средств из кассы.
В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег. Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции. Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.
Применение
При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера. Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и прочие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.
Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании. При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию. Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2. Также в данном случае от получателя потребуется написание расписки о получении денежных средств. Ее наличие является обязательным. Если без нее оформлен указанный ордер, то денежные средства, которые выданы кассиром, будут считаться недостачей, в результате чего они в полной мере взимаются с ответственного лица. Также по указанному ордеру есть возможность получить наличные по доверенности. В данном случае в бланке указывают полностью фамилию, имя и отчество получателя. По форме КО-2 выдачу денег можно проводить уже в день составления данного документа. Оформление указанного бланка осуществляется в одном экземпляре. Хранится он на предприятии. Также необходимо расходный кассовый ордер зарегистрировать в журнале КО-3.
Порядок заполнения
Существует документ, в котором указаны все особенности заполнения бланка. Порядок ведения кассовых операций РФ определяет все аспекты оформления кассовых ордеров. Заполнять и подписывать указанные банки могут только руководители, старший бухгалтер или ИП. Производить составление кассового ордера разрешено машинописным текстом. Но в законах РФ не сказано об ограничениях формы заполнения. Значит, рукописный текст также разрешается использовать. Только он должен быть читабельным. Если ордер заполнен неправильно, то он считается недействительным. Особое внимание следует уделить графе «Основание». Это важно учесть. Как показывает статистика, ее часто не принимают во внимание. Но она, так же как и остальные, является обязательной к заполнению и составляет очень важную часть ордера. Если в этой графе основанием является зарплата, то необходимо учесть все налоги и платежи.
Как заполнить расходный кассовый ордер?
Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:
Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.
В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.
- «Дебет» - номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.
- «Кредит» - счет учета наличных денег.
- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается цифрами).
- «Выдать» - здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.
- «Основание» - отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.
- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается прописью).
- «Приложение» - приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.
Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.
Особенности заполнения
Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера. Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса. К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем. Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка. Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре. Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать - обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой. Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета). Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.
Нюансы
Расходный кассовый ордер на зарплату нуждается в правильном заполнении и составлении. Каждому сотруднику предприятия может быть выдана заработная плата по индивидуальному кассовому ордеру. Однако есть и другой вариант. Он предусматривает то, что на один ордер может быть составлен список из нескольких сотрудников-получателей. Но в этом случае на каждого из них указывается сумма, доступная к выплате. С такого правильно заполненного ордера может быть создана соответствующая ведомость.
Итоги
Мы рассмотрели особые моменты оформления такого документа, как расходный кассовый ордер. Всем ИП будет полезно иметь готовый его образец с правильно заполненными графами. Необходимо изучить все аспекты его оформления. Изначально правильное составление данного документа позволит упростить расчеты и избежать проблем при проверках. Это является одним из важнейших факторов ведения бизнеса.