Задолженность подотчетных сумм. Задолженность за подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета . В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса».

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

В вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ*

*Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Пример.

Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Обратите внимание!

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

В феврале 2004г – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц - 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы - 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей - 598 рублей - 368 рублей).

В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
71 « Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»		Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей
	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»		Удержана не возвращенная сумма аванса
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Пример.

Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ*

*1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*

Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей - 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).

В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»		Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»		Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»		Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»		Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»		Отражена задолженность работника перед организацией
91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»		Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)
26 «Общехозяйственные расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»		Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»		Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»		Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица.

В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль

Пункт 3 статьи 236 НК РФ*

* Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:

у налогоплательщиков - организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

у налогоплательщиков - индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»*

* Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.*

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Обратите внимание!

Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н. Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа*

*Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница). В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.

С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) - сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде.

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

В учете это отражается следующим образом:

Мы уже обращали внимание читателя на то, что срок, на который денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу на хозяйственные расходы, законодательно не установлен. Правилами указано, что такой срок может устанавливаться руководителем организации. Однако Правила говорят о возможности, а не об обязанности. Если такой срок руководитель установил, то работник обязан отчитаться по подотчетной сумме не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек. А если срок установлен не был, то и нарушить его нельзя. Следовательно, если в организации не установлен срок, на который выдаются подотчетные суммы, то претензии налоговых органов по поводу продолжительности нахождения подотчетной суммы на руках работника нельзя считать обоснованными, но они обязательно будут.

Обратите внимание!

Налоговые органы, выявляя при проведении проверок подобные случаи выдачи сотрудникам подотчетных сумм на неопределенное время, квалифицируют их как получение физическим лицом беспроцентного займа, заставляя организации определить сумму материальной выгоды, которая якобы возникает у физического лица, включить ее в состав доходов данного сотрудника и удержать сумму налога на доходы физических лиц.

Мы уже отметили, что такое требование налоговых органов не является законным. Понятие материальной выгоды установлено налоговым законодательством, а именно статьей 212 НК РФ. В соответствии с данной статьей доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, являются:

*1) материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей;

2) материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику;

3) материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг.*

Как видим, Налоговый кодекс не предусматривает исчисление материальной выгоды по денежным суммам, полученным под отчет. Поэтому даже в том случае, если деньги находились у подотчетного лица свыше срока, на который они были выданы, исчисление материальной выгоды производиться не должно.

Налоговые органы в данном случае пытаются подвести выданную сумму подотчета под сумму беспроцентного займа, полученного от организации. Однако, чтобы это имело под собой законные основания, между заемщиком и заимодавцем должны существовать договорные отношения, оформленные в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Займы регулируются главой 42 ГК РФ «Заем и кредит».

В соответствии с пунктом 1 статьи 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

В том случае, если договор займа заключается между заимодавцем – юридическим лицом и гражданином (заемщиком) он должен быть заключен в письменной форме . Такое требование вытекает из пункта 1 статьи 808 ГК РФ.

Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. При этом условие о том, что заем является беспроцентным, должно быть указано в договоре, данное положение указано в пункте 1 статьи 809 ГК РФ.

Так как в рассматриваемой ситуации сотрудник организации (подотчетное лицо) не заключало с организацией договора займа, следовательно, полученную подотчетную сумму нельзя признать заемными средствами и говорить о возникновении у физического лица материальной выгоды не имеет смысла.

Кроме того, обратите внимание, подобные действия налогового органа подразумевают под собой изменение юридической квалификации сделки, а это возможно только по решению суда.

Согласно статье 45 НК РФ*

*Взыскание налога с организации не может быть произведено в бесспорном порядке, если обязанность по уплате налога основана на изменении налоговым органом:

1) юридической квалификации сделок, заключенных налогоплательщиком с третьими лицами;

2) юридической квалификации статуса и характера деятельности налогоплательщика.*

Бухгалтерский учет

Глава 2. Система счетов бухгалтерского учета

Активно-пассивные бухгалтерские счета

На активно-пассивных бухгалтерских счетах ведется учет расчетов с различными организациями или отдельными лицами, т. е. учет дебиторской и кредиторской задолженности.

Если предприятие пользуется привлеченными или заемными средствами, то оно имеет кредиторскую задолженность перед другими организациями или отдельными лицами, которые являются кредиторами этого предприятия.

Если предприятию должны другие организации или отдельные лица, то этих должников называют дебиторами, а их задолженность предприятию - дебиторской.

Дебиторы должны предприятию, а кредиторам должно само предприятие. Слово «дебет» образовано от латинского debet, что означает «должен», а «кредит» - от латинского слова credo, что значит - «верю».

Схема активно-пассивного счета

К основным активно-пассивным счетам относятся:

71 - «Расчеты с подотчетными лицами»;
75 - «Расчеты с учредителями»;
76 - «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
99 - «Прибыли и убытки».

На счете 71 ведутся расчеты с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники предприятия, которым из кассы выдаются деньги на командировочные расходы или хозяйственные нужды, т. е. для покупки товаров на небольшие суммы. После того как работник израсходовал полученные деньги, он должен отчитаться, т.е. предоставить счета о покупке товаров, железнодорожные или авиабилеты, счета за гостиницу и т.п. Все это утверждается в авансовом отчете, который сдает подотчетное лицо. Эти расходы обычно списывают как производственные затраты.

Рассмотрим на примерах, как ведется учет на активно-пассивных счетах.

Пример 2.5. Ведение учета расчетов с подотчетными лицами.

На начало месяца подотчетное лицо Петров А. С. имеет задолженность предприятию 500 р. (дебиторская задолженность).

Как определить: пассивный счёт или активный?

В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции, связанные с подотчетными лицами:

Задание. Оформить активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», рассчитать обороты и сальдо.

Для того чтобы определить сальдо конечное на активно-пассивном счете, нужно подсчитать все суммы по дебету, включая начальное сальдо, таким же образом следует подсчитать итоговую сумму по кредиту. Сальдо конечное на активно-пассивном счете будет находиться там, где сумма больше, и будет равно разности сумм по дебету и кредиту.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Относительно счета 99, который ранее рассматривался как пассивный, следует сказать следующее: все предприятия работают, имея основную цель - получение прибыли, но если по каким-либо причинам они несут убытки, то в этом случае счет 99 становится активно-пассивным. Рассмотрим на примере, как ведется учет на счете 99 «Прибыли и убытки».

Пример 2.6. Ведение учета прибылей и убытков. На начало месяца предприятие имеет убыток 4000 р. В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции:

Задание. Оформить активно-пассивный счет 99 «Прибыли и убытки», рассчитать обороты и сальдо.

Счет 99 «Прибыли и убытки»

Бухгалтерский учет

Глава 3. Бухгалтерский баланс

Отражение в балансе активно-пассивных счетов

Остатки на активно-пассивных счетах в балансе отражаются следующим образом: в активе баланса отражается дебиторская задолженность, т. е. дебетовые сальдо на активно-пассивных счетах, а в пассиве баланса - кредиторская задолженность, т. е. кредитовые сальдо. Можно сформулировать следующее правило отражения бухгалтерских счетов в балансе.

Рассмотрим на примере, как отражаются остатки на счетах в балансе.

Пример 3.2. Отражение остатков на счетах в балансе.

Задание. На основании остатков на указанных счетах составить баланс на начало месяца.

Для решения задачи укажем, на дебете или кредите какого счета будут отражены суммы остатков (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Хозяйственные средства		Дебет или кредит счета
1. Оборудование
2. Задолженность покупателей
3. Задолженность поставщикам
4. Строительные материалы
5. Задолженность бюджету по налогам
6. Задолженность по оплате труда
7. Автотранспорт
8. Запасные части
9. Наличные денежные средства
10. Резервный капитал
1 1 . Расчетный счет
Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив Задолженность подотчетному лицу
13. Дебиторская задолженность
14. Задолженность учредителей
15. Уставный капитал

Следует иметь в виду, что в балансе каждый счет отражается в итоговой оценке. Например, на счете 10 числятся строительные материалы на сумму 4500 р. и запасные части на сумму 16000 р., следовательно, итоговая сумма на счете 10 будет 20500 р. Аналогично на счете 01 все средства будут числиться на сумму 164000 р., которая складывается из стоимости оборудования и автотранспорта.

Основные средства - 01		Уставный капитал - 80
Материалы - 10		Резервный капитал - 82
Расчеты с покупателями и заказчиками - 62		Расчеты с поставщиками и подрядчиками - 60
Расчеты с учредителями - 75		Расчеты с персоналом по оплате труда - 70
Расчеты с дебиторами и кредиторами - 76		Расчеты по налогам и сборам - 68
		Расчеты с подотчетными лицами - 71
Расчетные счета - 5 1

Активно-пассивный счет

Учет расчетов с персоналом

Синтетический учет расчетов с персоналом ведется на следующих счетах:

№ счета в плане счетов	Название счета
	Расчеты с персо­налом по оплате труда		по каждому работнику предприятия
	Расчеты с подотчетными лицами	Актив / пассив	по каждой авансовой выдаче
	Расчеты с персо­налом по прочим операциям	Актив / пассив	по работникам предприятия
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами дебиторами и кре­диторами	Актив /пассив	по всякого рода операци­ям, не упомянутым в пояс­нениях к счетам 70 — 73
	Резервы предстоящих расходов и платежей		По видам резервов: 1. предстоящей оплаты отпусков (включая от­числения на социальное страхование и обеспече­ние) работников; 2. на выплату ежегодного вознаграждения за вы­слугу лет

Для обобщения информации о расчетах с персоналом, как состоя­щим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате дохо­дов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия предна­значен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» от­ражаются суммы:

· оплаты труда, причитающиеся работникам;

· оплаты труда, начисленные за счет образованного в установлен­ном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год;

· начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и др.

Задолженность подотчетных лиц актив или пассив

аналогичных сумм;

· начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п.

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходы от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными де­биторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику предприятия.

В таблице 5.1 приведены типовые проводки по учету расчетов с персо­налом по оплате труда.

Таблица 5.1

	Корреспондирующие счета
Начислена заработная плата работникам основного и вспомогательного производства, а также занятым сбытом и реализацией продукции
Начислена заработная плата работникам управления общепроизводственного и общехозяйственного назначения, а также обслуживающих производств и хозяйств
Начислена заработная плата работникам, занятых заготовкой и приобретением материалов, капитальными вложениями, некапитальными вложениями
Внесены в кассу излишне выплаченные суммы (опла­ты труда и т.п.) — исправительная запись
Начислены пособия по временной нетрудоспособности и прочие начисления, за счет внебюджетных фондов
Суммы, причитающиеся работникам за счет других предприятий, третьих лиц и т.п.
При создании резервов в установленном порядке начислены отпускные — вознаграждение по итогам года
Удержаны с начисленной заработной платы и др. выплат подоходный налог, единый социальный налог, по исполнительным листам, с виновников брака, по возмешению материального ущерба		68, 69, 76, 28,73
Выплачены из кассы суммы причитающиеся работни­кам по оплате труда, произведены перечисления со счетов в банках
Удержаны не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы
Погашена задолженность по исполнительным листам
Перечисление подоходного налога и единого социального налога в бюджет

Перейти на страницу: 1 234

17 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды утверждаются руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен. Суммы выдачи на командировочные расходы зависят от срока командировки и места ее назначения. Служебная командировка - это поездка работника по приказу руководителя предприятия для выполнения служебного поручения. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработанная плата по месту постоянной работы. Денежный аванс командированному работнику выдается на основании командировочного удостоверения по расходно-кассовому ордеру. Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными. Суточные составляют 55 рублей. За проживание в пределах нормы 270 рублей плюс 7 рублей, если нет оправдательных документов. Нормированные суммы включаются в себестоимость продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающийся в распоряжении предприятия. Перерасход сумм суммируется с начисленной заработной платой и с общей суммой удерживается подоходный налог. В течение трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для учета он составляет авансовый отчет. К нему прилагается командировочное удостоверение и другие оправдательные документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером и утверждается руководителем, после этого принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходно-кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходно-кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению. Передача подотчетных сумм другому лицу запрещается. У лиц, не представившим отчеты в уставные сроки или не возвратившие в кассу остатки неиспользованных сумм, бухгалтерия имеет право удержать из заработной платы его задолженность. Руководителям предприятий предоставляется право в случаях, когда размер расходов на командировку известен заранее, разрешать оплату расходов без предоставления подтверждающих документов по расчету, подписывается руководителем и командировочном работником, которые хранятся в бухгалтерии. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он активно-пассивный. Его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или наоборот. По дебету отражается сумма возмещенного расхода и вновь выданных под отчет на основании расходно-кассовых ордеров. По кредиту - суммы, используемые согласно авансовым отчетам и сданные неиспользуемые суммы. Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм является журнал - ордер № 7. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка. Журнал - ордер № 7 составляется на основании авансовых отчетов расходных и приходных кассовых ордеров.

Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организация постоянно взаимодействует с другими юридическими и физическими лицами, выступающими относительно нее в роли поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, кредиторов и заимодавцев, дебиторов и заемщиков, а также подотчетных лиц.

Как отмечается в ст. 307 ГК РФ, «в силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т. п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности».

Определение обязательства предполагает существование двух сторон: обязанной выполнить действие и имеющей право требовать исполнения. Стороны обязательства получили в законодательстве специальные наименования: «должник» и «кредитор». Денежное обязательство - это обязательство, в силу которого должник обязан уплатить кредитору определенную сумму денежных средств, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Основным способом прекращения денежного обязательства является его надлежащее исполнение, т. е. перечисление должником денежных средств в порядке и на условиях, предусмотренных обязательством.

Однако в современных условиях большое распространение получили так называемые «неденежные формы расчетов», предполагающие различные схемы прекращения обязательств контрагентов, отличающиеся от перечисления (получения) денежных средств. Возможные способы прекращения обязательств определены гражданским законодательством. Помимо исполнения обязательства должником, законодательством предусмотрено также прекращение обязательства вследствие исполнения его третьим лицом, зачетом встречного однородного требования, предоставлением взамен исполнения отступного, новацией, невозможностью исполнения, прощением долга и по иным основаниям. Изменение величины и (или) структуры дебиторской и кредиторской задолженности организации возможно также в результате перемены лиц в обязательстве (перевод долга, переход прав кредитора к другому лицу).

Часть оборотных активов организации, направленная на расчеты с физическими и юридическими лицами, является дебиторской задолженностью. Для учета дебиторской задолженности предусматриваются следующие счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по авансам выданным), 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Дебиторская задолженность в зависимости от сроков ее погашения и исходя из требований составления бухгалтерской отчетности подразделяется на краткосрочную (срок погашения установлен и в течение 12 месяцев с момента возникновения) и долгосрочную (срок погашения превышает 12 месяцев с момента постановки на учет).

Кредиторская задолженность - это обязательства организации за поставленные ей товары, работы и услуги, а также другие обязательства в пользу кредиторов, обусловленные прошлыми хозяйственными событиями и сделками. Выполнение обязательств организации I влечет за собой использование активов в определенном периоде, т.е. их передачу по требованию кредиторов и, следовательно, отток экономических ресурсов организации, обусловленный необходимостью исполнения существующих обязательств, выраженных в конкретной сумме.

Для учета кредиторской задолженности предусматриваются счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (по авансам полученным), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

По активно-пассивным счетам учета расчетов (71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) сальдо в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое – в пассиве.

Добрый вечер!
Вопросы по подотчетным лицам:
По сотруднику имеется кредиторская задолженность по 71 счету, срок давности у одного сотрдника более 3 лет, у другого — с 2016 года. Как мы можем эту задолженность списать? И просьба рассмотреть вариант с дебиторской задолженностью более 3 лет и по сотруднику недавно уволившемуся.
Спасибо!

Как списать задолженность подотчетного лица?

Если организация не манипулирует подотчетными суммами, а в действительности не может взыскать с работника долг (пропущен месячный срок для безоговорочного удержания из зарплаты, желания обращаться в суд нет), у нее есть выбор:

— простить долг работнику, в том числе и бывшему сотруднику;

— все же попытаться взыскать долг в течение срока исковой давности, а затем, если взыскать не получилось, списать.

Суммы, по которым пропущен срок исковой давности, подлежат списанию.

При списании (не важно по какому основанию) задолженность по подотчетным сумам отражается в составе прочих расходов по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. п. 11, 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Проводка будет следующая:

Д 91-2 К 71 — Отражена в прочих расходах не возвращенная уволившимся работником подотчетная сумма

Налог на прибыль

Сумма безнадежных долгов, если не создавался резерв по сомнительным долгам, включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежным долгом в целях налогообложения прибыли признаются:

— долг, по которому истек установленный срок исковой давности;

— долг, по которому в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если на момент выявления дебиторской задолженности по подотчетной сумме установленный срок исковой давности, в общем случае равный трем годам, не истек (ст. 196 ГК РФ), и организация не имеет на руках документа госоргана о невозможности взыскания (т.к. не обращалась в суд), организация не имеет возможности до истечения срока исковой давности включить эту дебиторскую задолженность в состав внереализационных расходов (см., например, Письмо Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589).

В любом случае доход на стороне подотчетного лица возникает в тот момент, когда долг прощается либо списывается по истечении срока исковой давности. В этот момент организация должна исполнить обязанности налогового агента по исчислению и удержанию НДФЛ с данной суммы (налог можно удержать из любых других доходов сотрудника, полученных в организации, в частности из зарплаты). А в отношении уволившегося сотрудника нужно направить сообщение в налоговую о невозможности удержания НДФЛ.

Страховые взносы чиновники требуют исчислить досрочно — по истечении одного месяца, в котором организация имела право на удержание долга из зарплаты. С ними можно не соглашаться, но надо понимать, что это приведет к конфликтной ситуации.

НДФЛ

На дату прощения долга по подотчетным сумам или его списания ввиду окончания срока исковой давности (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ, Определение ВС РФ от 27.02.2015 N 305-КГ14-5343) у физического лица возникает доход, который включается в расчет базы по НДФЛ, в силу содержания ст. 41 и 210 НК РФ. Организация в этом случае выступает в качестве налогового агента. Она обязана исчислить, удержать и уплатить налог за физическое лицо либо сообщить в налоговый орган о невозможности удержания налога (ст. 226 НК РФ).

Если до конца календарного года Вы не смогли удержать НДФЛ у уволившегося сотрудника, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом и о сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина от 24.03.2017 N 03-04-06/17225, ФНС от 30.03.2016 N БС-4-11/5443):

— в ИФНС по месту нахождения вашей организации;

— физлицу, с доходов которого налог не был удержан.

Сообщение оформляйте справкой 2-НДФЛ, указав в ней (п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II, V, VII Порядка заполнения справки):

— в поле «признак» — цифру «2»;

— в разд. 3 — сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ;

— в разд. 5 — сумму исчисленного, но не удержанного НДФЛ.

В остальном справка 2-НДФЛ заполняется как обычно.

Страховые взносы

И ФСС, и Минтруд единодушны в вопросе обложения страховыми взносами невозвращенных подотчетных сумм. Важно, что объект для начисления страховых взносов они обнаруживают спустя месяц, в котором организация могла удержать долг из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ), но не сделала этого. То есть когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются чиновниками как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда РФ от 19.12.2014 N 17-3/В-618, от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Если впоследствии долг все-таки погашается (добровольно или принудительно (в судебном порядке)), чиновники предлагают провести перерасчет исчисленных страховых взносов.