Как работать 1 с кадры. Бухучет инфо. Расчет и начисление зарплаты и взносов

Ну вот и наступила очередная отчетная компания. Особенность ее в том, что теперь уже все пользователи программы 1С:ЗУП 8 перешли на работу в программе новой редакции. В связи с этим мы решили обновить свою старую статью по заполнению регламентированной отчетности в ФСС и помочь вам разобраться с этим отчетом в новой программе.

Прежде всего проверьте, заполнены ли в программе реквизиты организации необходимые для заполнения этого отчета. Для этого откроем карточку организации в меню Настройка :

Проверяем корректность заполнения раздела о Фонде социального страхования:

В отчет суммы начисленных страховых взносов заполняются автоматически, но нам бы хотелось, чтобы сведения о перечисленных взносах: суммах, номерах платежных поручений и их датах тоже подставлялись в 4-ФСС автоматически. Для этого надо сделать на каждое платежное поручение специальный документ . Найти его можно в разделе Налоги и взносы :

Каждый факт перечисления взносов в ФСС фиксируем отдельным документом с указанием все реквизитов п/п:

После этого можно переходить к заполнению самого отчета. В разделе Отчетность и справки переходим в блок 1С-Отчетность:

Если отчет 4-ФСС в программе уже формировался, то при создании нового форму можно найти на закладке Избранное :

Если же в избранном отчета нет, то найдем его в общем списке всех отчетов:

Если вы в программе все ведете корректно, все реквизиты и документы заполнены правильно, то отчет будет заполнен автоматически. И обратите внимание в части уплаты страховых взносов тоже:

Т.е. если вы в течение квартала, каждый раз при перечислении взносов в бюджет не поленитесь и заполните документ Уплата страховых взносов в фонды , то на заполнение отчета вы потратите пару минут.
Те, кто сдают отчетность прямо из программы, тут же нажимают на кнопочку Отправить :

Ну и сразу же в течение 2-3 минут мы получаем протокол от ФСС о сдаче отчетности, о чем нам программа тут же и сообщает.

Эх, люблю 4-ФСС. Все бы отчеты были такие. Хотя конечно есть еще проще форма. Например, СЗВ-М, но это уже совсем другая история.
В общем списке отчетов информация о сданных или не сданных формах тоже очень информативна и всегда под рукой, прямо в программе:

Эх, было бы все в бухгалтерской жизни так просто…
Вот и все, что я хотела вам рассказать о заполнении 4-ФСС в программе 1С:ЗУП. Если остались какие-то вопросы - пишите. По возможности постараюсь ответить, но сами понимаете: сейчас началась горячая пора.

Проверяем корректность заполнения раздела о Фонде социального страхования:

Каждый факт перечисления взносов в ФСС фиксируем отдельным документом с указанием все реквизитов п/п:

Если же в избранном отчета нет, то найдем его в общем списке всех отчетов:

Для примера возьмем организацию с основным налогообложением, где

тариф ФСС – 2.9%,
есть иностранные работники,
есть начисления за счет ФСС, в том числе выплаты из федерального бюджета,
имеются начисления за счет ФСС по несчастным случаям,
имеются договоры гражданско-правового характера.

Создаем новую форму 4 – ФСС, используя кнопку «заполнить». После того как расчет заполнен в 1С 8.2 для кадров 2.5 необходимо заполнить шифр страхователя. Выбираем:

Шифр 071 как плательщики взносов по основному тарифу.
Вторая часть шифра характеризует систему налогообложения. Из нашего примера организация уплачивает ЕНВД по нескольким видам деятельности, устанавливаем шифр -02.
В третьей части шифра выбираем код 00 в качестве иных страхователей:

Среднесписочная численность работников для ФСС

Что касается расчета среднесписочной численности, то в зарплатных программах 1С можно получить расшифровку. В 1С ЗУП 2.5 из кадрового учета можно взять отчет «средняя численность сотрудников», в котором можно получить расшифровку по месяцам квартала, по сотрудникам и проверить вплоть до календарной даты, сколько было засчитано в среднесписочную численность:

По нашему примеру среднесписочная численность рассчиталась автоматически:

Отчет «Анализ начислений сотрудникам организации»

Так как в 1С 8.2 по учету зарплаты 2.5 начисление зарплаты это одна операция, а начисление взносов – это другая операция, отдельный документ, то необходимо проверить, что со всего, что было начислено сотрудникам, было взято во внимание при расчете взносов. Для этого всегда в 1С 8.2 перед формированием отчетности по взносам формируется отчет «Анализ начислений сотрудникам организации»:

Необходимо сверить до второго уровня группировок. То, что начислено, должно быть равно тому, что учтено в расчете страховых взносов. Если есть расхождение, значит, сотруднику что-то было начислено, а взносы посчитать с начисления забыли. В случае наличия расхождения необходимо доначислять взносы либо пересчитывать:

Отчет «анализ начисленных налогов и взносов»

Далее необходимо проверить, как программа 1С ЗУП 2.5 в Таблице 3 сформировала общую сумму для формирования страховых взносов. Для этого формируется отчет «анализ начисленных налогов и взносов». Выбираем налоги и взносы, затем анализ начисленных налогов и взносов:

В 1С 8.2 ЗУП 2.5, этот отчет очень удобный, если сделать в нем соответствующие настройки. Вариант настроек для отчета «Анализ начисленных налогов и взносов» рассмотрен на семинаре . С помощью данного отчета можно проверить Таблицы 3 и 6 формы 4-ФСС, базу взносов ФСС и базу взносов ФСС НС, где видны наглядные отличия и на какую сумму идет расхождение:

4 ФСС – Таблица 3

Переходим к анализу базы ФСС в Таблице 3. В нашем примере итоговые суммы начислений из отчета «Анализ начислений работникам организации» и отчета «Анализ начисленных налогов и взносов» совпадают (1 206 037,63 рублей). Далее данная сумма идет в Таблицу 3 строку 1, формы 4 – ФСС:

Дальше в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» смотрим то, что не облагается ФСС. Ниже в этом отчете есть расшифровка по видам начислений. Не облагается оплата больничных листов, пособие до полутора лет и оплата по договорам подряда. Кроме того, в нашем примере сотруднику начислялась материальная помощь, которая частично облагается взносами. Было начислено 5000 рублей, из них 4000 это необлагаемая часть, скидка к доходам. Получаем сумму итого, которая не облагается ФСС:

В строчке 8 Таблицы 3 формируется итоговая сумма для формирования взносов по временно-пребывающим иностранным гражданам. В отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» также настроен анализ базы для иностранных граждан, по которым идет тариф 1.8%:

Данные из отчета должны быть равны строке 8 Таблицы 3 формы 4-ФСС. Все верно:

4 ФСС – Таблица 6

В нашем примере по строке 1 Таблицы 3 всего начислено выплат по организации 1 206 037,63 рублей. Следует обратить внимание, что по строчке 1 Таблицы 6 расчета 4-ФСС сформирована программой 1С 8.2 другая сумма выплат:

Может быть три причины расхождения базы ФСС и ФСС НС:

Превышение предельной величины (будет отличаться база, будет больше на сумму предельной величины). По нашему примеру этого не было.
Иностранцы, за которых взносы ФСС не уплачиваются, а ФСС НС уплачиваются. В нашем примере таких иностранцев нет.
Выплаты по договорам подряда. В нашем примере такие выплаты есть. Данные выплаты попадают в Таблицу 3, а в Таблицу 6 не попадают. Поэтому возникла разница в 10 000 рублей по строке 1 Таблицы 6:

В графе 2 Таблицы 6, сумма, выплаченная по договорам ГПХ также не указывается:

поэтому относительно Таблицы 3 в строчке 2 будет разница на 10 000 рублей:

В графе 3 Таблицы 6 полученную сумму для начисления взносов ФСС можно сверить с данными из отчета «Анализ начисленных налогов и взносов»:

По нашему примеру итоговые суммы совпадают:

Отдельно нужно показать сумму выплат работающим инвалидам по строчке 4 Таблицы 6. В отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» настроена отдельная Табличка – «анализ базы по инвалидам». Напомним, что вариант настроек для отчета «Анализ начисленных налогов и взносов» рассмотрен на семинаре . Необходимо проверить облагаемую базу ФСС НС из отчета, с данными в форме 4-ФСС:

Численность работающих инвалидов в 1С ЗУП 2.5 заполняется автоматически, а численность работников занятых с вредными или опасными факторами, заполняется вручную, при необходимости:

4 ФСС -Таблица 1

После проверки базы для начисления взносов, необходимо сверить стразовые взносы в Таблице 1 и Таблице 7 формы 4-ФСС.

По строке 2 Таблицы 1 начисленные взносы проверяются по отчету «Анализ начисленных налогов и взносов», где можно использовать вариант – анализ взносов ФСС. С помощью соответствующих настроек в отчете можно вывести отдельно базу взносов с обычным тарифом и тарифу для временно-пребывающих иностранных граждан. Итоговую сумму в отчете необходимо сверить с данными из поля 2 Таблицы 1 расчета 4-ФСС:

В нашем примере данные совпадают:

Особенности заполнения строки 15 Таблицы 1 формы 4-ФСС в 1С ЗУП 2.5

Расходы на цели обязательного социального страхования – это начисленные пособия. При формировании 4 – ФСС в 1С 8.2 ЗУП 2.5 есть особенность, что в графу 15 Таблицы 1 не всегда пособия попадают. Это объясняется тем, что в 15 строчку попадают пособия, которые в 1С учтены при расчете страховых взносов ФСС и попали на закладку “пособия по социальным страхованиям” и закладку “пособия по уходу за ребенком”.

Например, в течение месяца начисляются пособия, а в конце месяца при расчете взносов подводятся итоги по взносам, которые автоматически при заполнении документа должны попасть на закладку:

Часто бывает так, что после закрытия месяца, приходит работник с больничным листом и просит, чтобы его начислили в зарплату. Соглашаемся и доначисляем больничный лист (он взносами не облагается), а взносы в программе 1С ЗУП 2.5 пересчитать забываем, соответственно больничный лист в форму 4 – ФСС не попадает. Будьте внимательны, данную ошибку можно увидеть, если просчитать по своду, сколько начислено по видам начисления пособий либо по счету 69.01 в бухгалтерском учете.

4 ФСС – Таблица 2 и Таблица 4

Так как есть выплаты на цели обязательного страхования, автоматически заполняется Таблица 2 формы 4-ФСС:

Таблицы 4 – 4.3 не формируются, потому что в нашем примере не применяется пониженный тариф.

4-ФСС – Таблица 5

Таблица 5 в программе 1С ЗУП 2.5 заполнилась автоматически. В нашем примере организация выплачивала пособие гражданину, пострадавшему в аварии на Чернобыльской АС. Пособие выплачивалось в размере 100% вне зависимости от стажа. По стажу сумма пособия получилась меньше, поэтому дельта отразилась в Таблице 5 как расходы за счет федерального бюджета:

4 ФСС – Таблица 7

Таблица 7 взносы ФСС НС можно проверить по отчету «Анализ начисленных налогов и взносов» варианту «взносы ФСС НС и ПЗ», где сумма должна сойтись со второй строчкой Таблицы 7:

В нашем примере данные совпадают.

Эту Инструкцию можно использовать и для ЗУП (если не обращать внимание на некоторые мелочи, относящиеся к бюджетной конфигурации). Здесь описано несколько первых страниц (рисунки не могу вставить по тексту), поэтому остальное можно увидеть в Word-овском файле.

Инструкция по работе с программой

1С: Зарплата и Кадры бюджетного учреждения

Первоначальные настройки

Если выполнялся перенос данных из версии 7.7, то в программу уже перенесены основные справочники: подразделения, должности, сотрудники, лицевые счета, графики работы и кадровая информация. Остается только все проверить и при необходимости отредактировать. Особое внимание следует уделить справочнику Должности , т.к. многие отчеты при формировании опираются на этот справочник, в т.ч. и новый Отчет "ЗП образование".

Здесь должен быть рис.1

Справочник "Подразделения " особых комментариев не требует. Предназначен для "условной сортировки" сотрудников. Важно! Если в 7-ке было не важно, "прикреплен" сотрудник к какому-либо подразделению или нет, то в 8-ке это "прикрепление" ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!

Здесь должен быть рис.2

P.S. Без особой необходимости не нужно ставить флажки "Обособленное подразделение".

Справочник " Штатное расписание " можно пока не трогать и заняться им на досуге.

Следующий шаг, просматриваем справочник " Сотрудники ".

Здесь должен быть рис

На рисунке видно, что у ВСЕХ сотрудников заполнена графа "Подразделение". В графе "Аванс" можно предварительно указывать суммы аванса.

Важно!!! Если сотрудник кроме основной должности занимает одну или более должностей по внутреннему совместительству, то во избежание путаницы при вводе реквизитов для начисления зарплаты и правильного формирования статистической отчетности, рекомендуется, чтобы каждая занимаемая должность должна быть отражена отдельно!!!

Справочник "Физические лица ". В этом справочнике каждое физ.лицо (сотрудник) должно быть введено ТОЛЬКО ОДИН РАЗ!!! Этот справочник используется для формирования индивидуальных сведений в ПФР и справок 2НДФЛ и прочих отчетов.

Здесь должен быть рис.3

Кнопку "НДФЛ" можно использовать для ввода и корректировки стандартных налоговых вычетов, а кнопка "Трудовая деятельность " используется для ввода стажа для расчета больничных, доплаты за выслугу лет и т.п. Адрес сотрудника вводится стандартным способом, используя классификатор адресов.

Важно! Если при расчете больничных программа не правильно определила страховой стаж сотрудника и соответственно процент оплаты, то необходимо сделать корректировку стажа как описано ниже.

Ввод стажа сотрудникам (для больничных и/или доплаты за выслугу лет)

Для этого открываем справочник "Физические лица", выбираем нужного сотрудника, открываем, нажимаем кнопку "Трудовая деятельность " и щелкнув правой кнопкой мышки по табличной части "Стажи общего характера" добавляем новую строку, в которой выбираем вид стажа и указываем Дату отсчета

Важно! Для расчета надбавки за выслугу лет необходимо еще настроить справочник "Коэффициенты стажа": в главном меню выбираем Расчет зарплаты - Настройка расчета зарплаты - Шкалы стажа. Нажимаем кнопку "Добавить" и вводим первую запись.

P.S. Именно строка с кодом 000000001 или с названием, начинающемся со слова Выслуга , используется в Тарификации для расчета надбавки.

Одним словом, везде, где большие пробелы, должны быть рисунки!

Если в Вашей организации используется более одной Шкалы стажа, тогда вводите нужное количество Шкал стажа и используйте для расчета надбавки свои созданные Виды расчета, т.е. используйте возможности Типовой конфигурации.

Ввод постоянного начисления/удержания сотрудникам.

Это такие Виды расчета как Метод.литература, Профвзносы и т.п., т.е. которые не входят в Тарификацию. Вводим документ "Ввод постоянного начисления или удержания" и очень желательно поставить логичную дату окончания

Следующим важным шагом является заполнение/корректировка Графиков работы сотрудников. На закладке "Учреждение" или "Кадровый учет" щелкаем мышкой по "Графики работы" и в открывшемся списке так же щелкаем по выбранному Графику.

При необходимости ставим курсор на нужный день месяца и редактируем количество рабочих часов. Когда все устраивает, для сохранения нажимаем кнопку "Ок".

Если зарплата сотрудников перечисляется в Банк, то возможно будет нужно ввести лицевые счета сотрудников. Для этого на закладке "Расчет зарплаты" выбираем "Заявки на открытие лицевых счетов", кнопкой "Добавить" вводим новый документ

Начисление зарплаты (в версии 8.2)

Правила начисления зарплаты ни чем не отличаются от стандартных, т.е. сначала вводятся отклонения: больничные, отпуска, невыходы, оплата по среднему и т.п. Потом вводится документ "Начисление зарплаты сотрудникам", выполняется его расчет и проведение. После "утверждения" Свода рассчитываются страховые взносы и прочие отчисления в бюджетные фонды. Выполняется перечисление налогов и выплата заработной платы сотрудникам. Ну а теперь более подробно обо всем и на конкретных примерах.

Задача: начислить зарплату по организации за май месяц, следовательно, во всех создаваемых Документах нужно ставить Месяц начисления "Май". В мае необходимо одному сотруднику начислить учебный отпуск, одному очередной, начинающийся с 27 мая и несколько сотрудников идут в отпуск с 1 июня (им нужно начислять отпуск после начисления зарплаты за май). Вводим документ "Начисление отпуска":

Для начисления учебного отпуска снимаем флажок с "Ежегодного отпуска" и ставим на "Дополнительный отпуск". Выбираем Вид отпуска, ставим даты и нажимаем кнопку "Рассчитать". Закладка "Расчет среднего заработка" аналогична как была в версии 7.7, а на закладке "Оплата" можно видеть/редактировать начисленные суммы отпускных и НДФЛ.

Так же интересная кнопка "Отражение в учете":

Важно! По рисункам отчетливо видно, что в документе "Начисление отпуска" выполнено полное начисление отпускных, с этой суммы здесь же удержан НДФЛ и видно распределение по ИФ.

По кнопке "Печать" можно получить необходимые печатные формы.

Аналогичным образом начисляем обычный очередной отпуск:

На закладке "Оплата" можно видеть, как программа разложила начисление отпускных и НДФЛ по периодам.

Инструкция по ведению кадрового учета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Основные операции это:

прием на работу
расчет и начисление заработной платы
выплата зарплаты по ведомостям

Была взята чистая конфигурация, что бы проделать все шаги, начиная с приема сотрудника на работу и заканчивая выплатой зарплаты.

Так же рассмотрим, какие настройки нужно будет сделать и для чего. С них и начнем наш обзор.

Настройка подсистемы 1С - Зарплата и кадры

Основные настройки зарплаты в 1С Бухгалтерия производятся в меню «Главное», далее ссылка «Параметры учета».

Выбираем закладку «Зарплата и кадры»:

Указываем, что учет будем вести в «Этой программе». От этого выбора зависит доступность некоторых настроек, документов, внешний вид интерфейса. Выбор «во внешней программе» подразумевает под собой ведение учета зарплаты не в 1С Бухгалтерии 8.3, а в программе 1С ЗУП 8.3 или 8.2.
Учет будем вести по каждому сотруднику. При этой настройке у 70-го счета появится субконто «Расчеты с сотрудниками по зарплате».
Укажем флажком, что будем учитывать больничные, отпуска и исполнительные документы. Данная функция доступна только для организаций, у которых в штате не более 60 сотрудников. Если сотрудников больше, учет следует вести в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом».
Кадровый учет в 1С Бухгалтерии 8.3 будем вести полный.
Флажок автоматического пересчета документов оставим пока по умолчанию, на расчеты он не влияет, только на удобство работы. Мы вернемся к нему позже, когда будем начислять зарплату.

Более детальные настройки учета зарплаты находятся в меню «Зарплата и кадры» в разделе «Справочники и настройки»:

Оставим данные настройки по умолчанию, для нашего обзора этого будет достаточно. А специфику учета каждой организации здесь рассмотреть не сможем.

Единственное, что сделаем в этом разделе, это заведем должность «Администратор» в справочнике «Должности». Она нам понадобится при приеме сотрудника на работу.

Начисление заработной платы сотруднику в 1С

Перед тем, как начислять сотруднику з/п, нужно убедится что он принят на работу в организацию. Если его еще не приняли, проследуйте следующей инструкции - Прием сотрудника на работу в 1С 8.3 .

Для создания документа начисления заходим по ссылке «Все начисления» в разделе «Зарплата». В журнале документов нажимаем «Создать» и в выпадающем списке выбираем «Начисление зарплаты».

Заполняем реквизиты шапки:

Организация
Подразделение
Месяц, за который производятся начисления

После этого нажимаем кнопку «Заполнить».

У нас в табличной части должен появиться принятый в прошлом месяце Сазонов. Начисление у него по окладу, поэтому в колонке «Результат» появится его оклад. Если он не отработал полностью месяц, результат можно скорректировать.

Табеля учета рабочего времени в 1С: «Бухгалтерия предприятия» к сожалению нет.

Как видно, в табличной части документа 1С 8.3 есть пять закладок.

На закладке «Сотрудник» отображается общая информация.

Закладка «Начисления». Тут мы можем посмотреть вид начисления сотруднику, отредактировать дни и часы, которые он отработал. И конечно, скорректировать сумму начислений.

Если у сотрудника имеются вычеты, например на несовершеннолетнего ребенка, они тоже должны отразиться на данной закладке.

В данном примере нет удержаний, с сотрудника берется только НДФЛ. Поэтому пропустим закладку «Удержания» и оставим все, как есть. Перейдем на закладку НДФЛ:

Видно, что удержаны стандартные 13% НДФЛ.

Перейдем на закладку «Взносы»:

По рисунку видно, что куда пошло. И соответственно общая сумма вычетов.

Начисление сделали, теперь нажимаем «Провести и закрыть».

Выплата зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия

Следующий шаг, это выплата зарплаты.

Будем предполагать, что зарплата выдается через банк. Заходим в меню 1С «Зарплата и кадры», за тем по ссылке «Ведомость в банк» переходим к списку ведомостей. Нажимаем «Создать». В открывшемся окне создания нового документа заполняем реквизиты шапки:

Указываем месяц
Подразделение
Организацию, если их несколько

Для заполнения табличной части нажимаем кнопку «Заполнить»:

Должно получиться так, как показано на рисунке.

Проводим документ, распечатываем ведомость и выдаем зарплату.

По материалам: programmist1s.ru