Как планировать свой рабочий день: полезные советы. Правила планирования начала, середины и завершения рабочего дня

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Составление плана на день важная задача которая относится к сфере управления и распределения временем. Ранее мы рассматривали основные методики постановки жизненных целей, и как известно каждая цель должна быть разделена на более мелкие задачи, которые нужно выполнять для получения конечного результата и чем более правильно Вы будете распределять свои ресурсы для решения этих задач, тем быстрее Вы достигнете поставленной цели.

В каждом деле наш основной ресурс - это время. Мы всегда думаем, что имеем довольно большое количество времени и у нас есть большой его запас, но если посмотреть на это с другой точки зрения, каждая потраченная минута времени уходит безвозвратно, и главное то, насколько мы эффективно расходуем временный ресурс. Поэтому очень важно составить план работы на день, который поможет вам правильно расставить приоритеты.

В течение дня нам не всегда удается выполнить все поставленные задачи которые мы себе наметили и не всегда получается так, что самые важные задачи выполняются в первую очередь.

Нам попалась на глаза очень интересная методика которая помогает сформулировать и идентифицировать задачи распределяя их в зависимости от приоритетности, таким образом план работы на день составляется наиболее эффективно. Данная методика называется матрица Эйзенхауэра.

Основная идея этой матрицы, разделение всех задач на 4 блока. Возьмите чистый лист бумаги поделите на равных 4 пронумерованных квадрата которые в дальнейшем вы будете вписывать свои основные задачки на день.

Рассмотрим каждый квадрат по отдельности.

1. «Важно и срочно » - вообще в идеальном случае этот квадрат должен быть пуст. Потому что в этот квадрат следует вписывать самые срочные дела которые нужно выполнить как можно скорее. Сюда могут попадать те дела которые вы не выполнили вчера, дела невыполнение которых может привести к неприятным последствиям, либо не достижению поставленных целей.

2. «Важное, но не срочное » - самый основной квадрат на который нужно обратить, как можно больше своего времени. Сюда мы вписываем все дела которые не требуют спешки, которые составляют действительную важность и ценность, которые направленны на будущий результат.

Над этими делами мы можем работать не спеша, и тщательно сконцентрироваться над их выполнением. Это могут быть задачи абсолютно различного плана, например, сюда Вы можете записывать такие дела как посещение тренажерного зала либо бассейна, назначение встречи, разработка нового проекта, в общем все то что требует тщательных и обдуманных действий.

Спешка тут явно ни к чему, и поэтому важно выполнять задания из этого блока в первую очередь, а затем переходить к срочным залежавшимся делам.

3. «Срочное и не важное » - сюда мы вписываем все дела которые требуют от нас срочного выполнения, но с оговоркой на их необходимость. Например, если в разгар рабочего дня у Вас внезапно возникла необходимость какой-то маловажной не запланированной встречи, либо же вы выделяете 15 минут на срочный телефонный разговор. В общем все то, что никак не повлияет на Ваше продвижение по тропинке развития. Также следует оговориться по поводу того, что не следует путать задачи из этого квадрата с задачами из первого, последний будет приоритетнее.

4. «Не срочное и не важное » - на этом квадрате мы можем позволить себе полностью расслабиться, сюда вписываются все действия, которые только поглощают наше время не принеся нам никакой пользы, к ним относятся: просмотр телевизора, серфинг в интернете, чтение новостей, компьютерные игры, времяпрепровождение в социальной сети и многое другое, остальное додумаете самостоятельно, Вы ведь сами прекрасно знаете чем бы не хотели заниматься.

И напоследок, несколько советов:

не забивайте свой мозг теми задачами которые вы «могли бы сделать, либо которые были не сделаны», выкиньте их, либо сделайте, либо забудьте.
всегда ищите более разумные пути и не изобретайте велосипед, все когда-то уже сделано до нас
привлекайте людей которые будут помогать вам в решении ваших дел, это поможет сэкономить вам время
осознайте то, что вам действительно необходимо, и определившись с этим планируйте свой день легко и быстро

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;
Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Вы узнаете:

Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
Какие существуют методы планирования рабочего времени.
Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.

Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.

Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.

Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

Вторник		Подзадача	Комментарий
	Проверить список дел
	Поездка на работу
	Телефонные звонки		Добрать номера двух контактов с рабочей электронной почты
	Написание статьи	Анализ материалов
	Написание статьи	Перевод дополнительных материалов с иностранного языка и набор основного текста	Не забыть оформить сноски на источники и исправить дефисы на тире
	Поход к редактору
	Совещание

Среда

Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.

Как происходит планирование фонда рабочего времени

Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?

Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.

Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.

В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.

Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.

Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.

В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.

С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.

Как правильно осуществить планирование рабочего времени

Правило 1. Вставать в одно и то же время

Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.

Правило 2. Позитивное настроение в начале дня

Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:

Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?

Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.

Правило 3. Правильное начало дня

Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.

Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня

Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.

Правило 5. Делайте перерывы вовремя

Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.

Правило 6. Доводите начатое до конца

Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.

Правило 7. Находите полезное применение свободному времени

Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»

Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30

Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.

Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра

Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.

Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха

Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.

Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям

Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.

Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место

Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.

Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни

Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.

Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие

Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Совет 1. Пересматривать планы на день

Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.

Совет 2. Формирование блоков схожих дел

Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.

Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе

Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.

Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу

Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.

Совет 5. Используйте делегирование

Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.

Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие

Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.

Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел

Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.

Совет 8. Правильно организуйте рабочее место

В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.

Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности

Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.

Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь

Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.

Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения

Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.

Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах

В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.

Планирование рабочего времени секретаря руководителя

Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.

В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.

Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:

подготовить рабочее место руководителя;
привести в порядок собственное рабочее место;
обработать все виды входящих писем;
просмотреть контрольную картотеку;
предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.

Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.

Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.

Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.

Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.

Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.

Планирование рабочего времени менеджера

Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.

В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:

60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
20 % времени - на непредвиденные действия;
последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.

«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.

Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.

Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.

В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.

Если вы не знаете, о чем говорить на первом свидании с мужчиной, не паникуйте. Нет ничего удивительного в том, что люди, испытывая волнение при встрече, теряются и чувствуют себя неловко из-за возникающих пауз.

32 идеи, чем заняться на каникулах дома, как занять ребенка

На вопрос «Чем заняться на каникулах?» дети ответят: «Отдыхать!» Но, к сожалению, для 8 из 10 ребят отдых - это интернет и соцсети. А ведь есть еще столько интересных занятий!

Подросток и плохая компания – что делать родителям, 20 советов

В плохой компании подростки ищут тех, кто будет их уважать и считать классными, крутыми. Так объясните значение слова «круто». Расскажите, что для того, чтобы вызвать восхищение, нужно не курить и ругаться матом, а научиться делать нечто, что не каждый умеет и что вызовет эффект «вау!» у сверстников.

Что такое сплетни – причины, виды и как не быть сплетницей

Сплетни - это обсуждение человека за его спиной не в позитивном ключе, а в негативном, передача неточных или вымышленных сведений о нем, которые порочат доброе имя и содержат укор, обвинение, осуждение. А вы сплетница?

Что такое высокомерие – это комплексы. Признаки и причины надменности

Что такое высокомерие? Это стремление скрыть свои комплексы и низкую самооценку, нацепив маску победителя. Таких людей с больным ЭГО следует пожалеть и пожелать им скорейшего «выздоровления»!

15 правил, как выбрать витамины – какие для женщин лучше

Выбирайте витамины правильно! Не «ведитесь» на красочные упаковки, ароматные и яркие капсулы. Ведь это всего лишь маркетинг, красители и ароматизаторы. А качество предполагает минимум «химии».

Симптомы авитаминоза – признаки общие и специфические

Симптомы (признаки) авитаминоза бывают общие и специфические. По специфическим признакам можно определить, какого именно витамина не хватает в организме.

17 советов, как снять стресс и нервное напряжение без алкоголя

Вряд ли в наше время суеты и быстрого темпа жизни можно встретить человека, которому не нужны были бы советы, как снять стресс и нервное напряжение. Причина этого - неумение правильно относиться к жизненным неурядицам и стрессовым ситуациям.