Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
| Содержание хозяйственной операции | Первичные учетные документы | Д | К |
|---|---|---|---|
| Поступления в кассу | |||
| Переданы денежные средства с расчетного счета в кассу | Выписка банка, ПКО | 50 | 51 |
| Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег | ПКО, протокол собрания учредителей | 50 | 75 |
| Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам | 50 | 62 | |
| Поступил аванс от покупателя | ПКО, доверенность лица, вносящего денежные средства | 50 | 62 |
| Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу | ПКО, авансовый отчет | 50 | 71 |
| Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы (инвентаризации) | ПКО, акт ревизии кассы, приказ руководителя | 50 | 91 |
| Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации | ПКО, договор | 50 | 90 |
| Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу | ПКО, договор, доверенность | 50 | 91 |
| Оплачена покупателем в кассу задолженность по проданным товарам в кредит | ПКО, договор, доверенность | 50 | 76 |
| Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации | ПКО | 50 | 73 |
| Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации) | ПКО, приказ руководителя | 50 | 73 |
| Получены в кассу денежные средства, являющиеся доходами будущих периодов | ПКО | 50 | 98 |
| Получены в кассу денежные документы от поставщика | ПКО, доверенность | 50 | 60 |
| Выбытия из кассы | |||
| Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет | Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными | 51 | 50 |
| Выплачена из кассы заработная плата | 70 | 50 | |
| Выплачена из кассы депонированная заработная плата | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 76 | 50 |
| Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу | Служебная записка, РКО | 71 | 50 |
| Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств | Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО | 94 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги, внесена предоплата за товары или услуги | РКО | 60 | 50 |
| Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам | РКО | 62 | 50 |
При поступлении денежных средств в кассу в качестве первичного документа используется приходный кассовый ордер , при выплате денежных средств из кассы используется расходный кассовый ордер . К этим документам могут прикладываться другие - служебные записки, приказы (выдача денежных средств под отчет), ведомости выплаты заработной платы (выдача заработной платы), акты ревизий (при поступлении в кассу излишних денежных средств), протоколы, выписки банка.
Пример
Вкладчик ООО "Мебельщик" Петров П.П. внёс (см. пример к занятию №6) не всю часть вклада, в частности, он должен организации еще 14000 рублей. Он решил внести остаток в кассу организации 04.02.2013. Эта операция отражена следующей бухгалтерской записью:
Д50 К75-01 -Петров П.П. 14000 руб.
При этом, следуя порядку учета уставного капитала, принятого в организации, делается запись по субсчетам счёта 80:
Д80-04 -Петров П.П. К80-03 14000 руб.
Организация передаёт наличные денежные средства из кассы в банк 05.02.2013, в учете это отражается следующей записью:
Д51 -Расчетный счет №1 К50 14000 руб.
Отразим эти операции в Журнале регистрации хозяйственных операций за январь (табл. 9.2). Напомним, что одна из операций была рассмотрена в материалах занятия №8. При заполнении журнала мы используем сквозную нумерацию, последняя запись за декабрь шла под номером 16, поэтому в январе первая запись будет под номером 17.
| № | Дата | Содержание факта хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | Сумма, руб. | |
|---|---|---|---|---|---|
| Д | К | ||||
| 17 | 03.02.2013 | Начислены проценты по остаткам на расчетном счете | 51 | 91-01 | 823 |
| 18 | 04.02.2013 | Петров П.П. вносит остаток вклада в уставный капитал | 50 | 75-01 | 14000 |
| 19 | 04.02.2013 | Отражена оплата части уставного капитала Петровым П.П. | 80-04 | 80-03 | 14000 |
| 20 | 05.02.2013 | Переданы денежные средства из кассы на банковский счет | 51 | 50 | 14000 |
| Итого: | 42823 | ||||
В предыдущих примерах мы рассматривали операции организации за январь 2013-го года. В конце января мы можем посчитать остатки по счетам и отразить их в виде начального сальдо по счетам главной книги, открываемым в феврале. В таблицах 9.3 - 9.7 приведены счета главной книги, которые участвовали в операциях 17 - 20 Журнала:
| 50 "Касса" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 0 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 18 | 14000 | 14000 | 20 |
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14000 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 0 | |||
| 51 "Расчетные счета" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 159000 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 17 | 823 | ||
| 20 | 14000 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14823 | |||
| Сальдо конечное | |||
| 173823 | |||
| 75 "Расчеты с учредителями" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 14000 | |||
| Поступления: | Выбытия: | ||
| 14000 | 18 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 0 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 0 | |||
| 80 "Уставный капитал" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Сальдо начальное | |||
| 1000000 | |||
| Выбытия: | Поступления: | ||
| 19 | 14000 | 14000 | 19 |
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 14000 | 14000 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 1000000 | |||
| 91-01 "Прочие доходы" | |||
|---|---|---|---|
| № | Д | К | № |
| Выбытия | Поступления | ||
| 823 | 17 | ||
| Дебетовый оборот | Кредитовый оборот | ||
| 0 | 823 | ||
| Сальдо конечное | |||
| 823 | |||
В таблице 9.8 приведена оборотно-сальдовая ведомость
| Оборотно-сальдовая ведомость | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| № счета | Наименование счета | Сальдо начальное, р. | Обороты, р. | Сальдо конечное, р. | |||
| Д | К | Д | К | Д | К | ||
| 08 | Вложения во внеоборотные активы | 600000 | 0 | 600000 | |||
| 09 | Отложенные налоговые активы | 200 | 0 | 200 | |||
| 10 | Материалы | 100000 | 0 | 100000 | |||
| 19 | НДС | 126000 | 0 | 126000 | |||
| 50 | Касса | 0 | 0 | 14000 | 14000 | ||
| 51 | Расчетные счета | 159000 | 0 | 14823 | 0 | 173823 | |
| 68-02 | Расчеты по налогу на прибыль | 0 | 0 | ||||
| 75 | Расчеты с учредителями | 14000 | 0 | 0 | 14000 | ||
| 80 | Уставный капитал | 0 | 1000000 | 14000 | 14000 | 1000000 | |
| 91-01 | Прочие доходы | 0 | 0 | 0 | 823 | 823 | |
| 91-02 | Прочие расходы | 0 | 0 | ||||
| 91-09 | Сальдо прочих доходов и расходов | 0 | 0 | ||||
| 99 | Прибыли и убытки | -800 | -800 | ||||
| Итог | 999200 | 999200 | 42823 | 42823 | 1000023 | 1000023 | |
Обратите внимание на то, как повлияли на конечное сальдо операции получения процентов, начисленных на банковский счет организации. А именно, кредит субсчета 91-01 указывает на то, что на момент составления ОСВ имеется некоторый доход. Этот доход рано называть "прибылью", но, по сути, он указывает нам на то, что организация получила некоторые средства, которые повлияли на её финансовое состояние.
Лучше понять это можно, максимально упростив ситуацию, абстрагировавшись от учёта. А именно, представим, что у организации были средства размером 999200 рублей. Кто-то заплатил ей 823 рубля, не потребовав ничего взамен. Очевидно, теперь размер средств организации составляет 10000023 рубля.
Итоги
На этом занятии вы познакомились с особенностями организации бухгалтерского учета наличных денежных средств в кассах организаций. В частности, обсудили такие темы, как лимит кассы, ограничения на расчеты наличными денежными средствами между организациями - юридическими лицами, рассмотрели особенности поступления денежных средств в кассу и выдачи их из кассы, поговорили о должности кассира и рассмотрели типовые хозяйственные операции и соответствующие им бухгалтерские записи.
- Для расчетов с помощью наличных денег организация должна иметь кассу.
- Наличные денежные средства, накопленные в течение дня в кассе, нужно сдавать в банк. Некоторый размер денежных средств, называемый лимитом кассы, можно постоянно хранить в кассе.
- Денежные средства, предназначенные для выплаты заработной платы, могут храниться в кассе в размере, превышающем лимит кассы.
- Приходование денежных средств в кассу осуществляется с использованием приходного кассового ордера (ПКО), расходование - с использованием расходного кассового ордера - (РКО). Кроме того, учет поступлений и выдач наличных денежных средств ведется в кассовой книге.
- Расчеты между юридическими лицами наличными денежными средствами возможны, однако размер наличных расчетов в рамках одного договора не может превышать 100000 руб. В расчетах организаций и физических лиц подобных ограничений нет.
- Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".
- Для того чтобы организовать учет денежных средств в кассе организации у бухгалтера должны быть следующие документы:
- Кассовая книга
- Отчеты кассира
- Приходные и расходные кассовые ордера
- Приказ о назначении кассира, приказ о материальной ответственности кассира
Нормативное регулирование
- Положение ЦБ РФ от 12.10.2011, №373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации".
- Постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (в ред. от 14.02.2009 г.).
- Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в ред. от 03.05.2000 г.).
- Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (в ред. от 27.04.2008 г.).
- Кодекс об административных правонарушениях
Задание
Повторите материалы занятия №8, пройдите тестирование по материалам занятий №8 и №9. Решите выданную вам задачу к занятиям №8 и №9.
Все без исключения российские компании должны держать деньги на счетах в обслуживающем банке и большую часть расчетов осуществлять посредством безналичных переводов вне зависимости от вида осуществляемой ими деятельности и организационно-правовой формы. Нередко на практике встречаются такие ситуации, когда для ведения хозяйственной деятельности компании прибегают к наличным взаиморасчётам. В этом случае организация обязана вести строгий учет денежных средств в кассе, поскольку за нарушение, установленного законом порядка, предусмотрены штрафы.
Задачи учета денежных средств в кассе организации
Учет денежных средств в кассе предприятия выполняет следующие задачи: правильное и достоверное оформление бухгалтерских кассовых документов; обеспечение в кассовом учете требований о своевременности, достоверности и полноте выполняемых расчетов по платежам и иным поступлениям; своевременное проведение инвентаризаций и оперативное выявление недостачи; сохранение банкнот, а также бесперебойное удовлетворение нужд предприятия необходимым количеством наличных денег; поиск направлений для рационального вложения высвобожденных средств в качестве инвестиций, которые будут приносить доход в будущем.
Лимит кассы
К обязанностям российских предприятий, которые осуществляют приходные и расходные операции, относится установление лимита кассы. Денежная сумма, превышающая установленный в расчете лимита уровень, должна ежедневно зачисляться на текущий банковский счет. Допустимо превышение денег в случае накопления наличности для выплаты заработной платы работникам предприятия, а также снятия со счёта для совершения расходных операций, которые будут исполнены в выходные или нерабочие праздничные дни. Важным условием при этом является то, что в это время компания будет производить расчет наличными.
Ограничение по лимиту наличных средств в кассе можно обойти, если образовавшийся излишек выдать в подотчет.
В соответствии с законодательно принятыми и установленными правилами учета денежных средств в кассе организации расчет лимита может осуществляться в двух вариантах – по выдаче средств и по наличной выручке. Безошибочный учет операций по кассе возможен только при использовании специальных формул, разработанных Центральным банком для исчисления лимита.
Субъекты малого предпринимательства, а также индивидуальные предприниматели, согласно нововведениям, имеют право не устанавливать лимит и хранить денежные средства без ограничения. Данное право рекомендуется подтвердить приказом руководителя.
Лимит на расчет наличными
Порядок учета кассовых операций предполагает наличие лимита, на который ориентируются организации при взаиморасчетах наличными деньгами. Он действует в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Лимит закреплен в нормативных документах и составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Если сумма, зафиксированная в договоре, превышает установленный лимит расчетов, то сумма превышения подлежит перечислению в безналичном порядке.
При этом в учете денежных средств и расчетных операций данный лимит не применяется при расчетах, которые осуществляются непосредственно между физическими лицами.
Учет кассовых операций
Действующий план счетов определяет для учета денежных средств в организации синтетический счет 50 «Касса». Он активный. В дебет счета заносят суммы поступивших денег и документов, а в кредит – их выбытие.
В зависимости от характера деятельности и учетных особенностей к счету 50 «Касса» предприятиями могут открываться субсчета:
- 50-1 – используется для учета наличных денег в рублях;
- 50-2 – его используют для учета денежной наличности билетные кассы, кассы отделений связи и др.;
- 50-3 – открывается для отражения фактических затрат на покупку денежных документов;
- 50-4 – данный субсчёт открывается для обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте.
Организация бухгалтерского учета кассовых операций предполагает ведение седеющего перечня обязательных документов: РКО; ПКО; кассовая книга, а также расчетно платежная ведомость.
Проводимые операции по учету денежной наличности в кассе могут быть оформлены на бумажном носителе, либо на электронном носителе. Бумажный вариант документов визируются главным бухгалтером, кассиром или руководителем. Для подписи электронного документооборота используют электронно цифровую подпись.
Учет кассовых операций запрещает наличие ошибок, помарок и неточностей в таких документах.
Контроль кассовой дисциплины
Правильное ведение кассового учета и обеспечение сохранности денег контролируется кассиром, либо бухгалтером. При отсутствии в штате должности бухгалтер учет кассовых операций в организации осуществляется руководителем самостоятельно, либо лицом, назначенным руководителем.
Проверка правильности ведения учета кассовых операций и денежных документов начинается с инвентаризации кассы (плановой или внеплановой) с целью выявления хищений и недостачи денежных средств. Для этого у кассира истребуют последний кассовый отчет, а также текущие первичные документы за день. После обнаружения недостачи или излишков руководством компании проводятся мероприятия по установлению и выявлению возможных причин, а также меры по возмещению ущерба.
Ответственность за нарушение в сфере кассовых операций
За нарушения в сфере обращения денежной наличности в законодательных актах Российской Федерации предусмотрено административное наказание. В таком случае штраф зависит от вида совершенного нарушения. При этом к ответственности привлекается юридическое лицо и должностные лица. Кассир и продавец должностными лицами не являются, поэтому штрафы на них не распространяются.
Находящиеся в кассе, являют собой необходимые ресурсы на текущие нужды предприятия, а также средства, которые поступают из различных источников на разные цели. указанных ресурсов, а также допустимое их количество в определяется в соответствии с договором с банком, обслуживающим предприятие.
Денежными средствами в пути называются ресурсы, которые сданы в банк посредством инкассаторов, органов связи или в вечерние банковские кассы. Эти ресурсы на конец месяца (отчетного периода) не зачислены на счет компании и не подтверждены банковской выпиской. При этом бухгалтерский учет кассовых операций предусматривает исключение их из ресурсов в пути после зачисления их на счет.
Кроме основного счета у предприятия могут существовать различные обслуживающих банков. Компания может иметь основной счет в инвалюте и ряд валютных счетов. Они могут использоваться, например, для конвертации.
Учет денежной наличности (в кассе в том числе) решает несколько задач. К ним, в частности, относят:
- Систематический контроль за движением, состоянием, своевременной сдачей денег.
- Недопущение присутствия остатка сверх лимита в кассе.
- Обеспечение контроля над целевым применением средств.
- Своевременное и грамотное оформление движения денег.
- Формирование материальной ответственности (за средства) и систематический контроль над деятельностью лиц, наделенных материальной ответственностью.
- Обеспечение надзора за полнотой денежной массы и недопущение присвоения ресурсов.
Для осуществления задачи по последнему пункту учет денежных средств (в кассе в том числе) предусматривает (обычно раз в месяц). Указанная мера используется в сроках и пределах, установленных законодательно.
Денежными средствами в целом называют депозиты, кассовую наличность, средства на валютном, расчетном и прочих счетах банка.
Осуществление тех или иных операций с указанными ресурсами возможно при соблюдении определенных условий. Так, хозяйствующим субъектам предписано иметь кассу. Для осуществления соответствующих операций на предприятии должно быть выделено изолированное и специально оборудованное помещение. В нем осуществляется прием, выдача, а также временное хранение наличности. Руководители хозяйствующих субъектов несут ответственность за оборудование кассы, обеспечение сохранности денег. На администрацию предприятия возлагается также ответственность за сохранность наличности при доставке и сдаче в банк.
Все операции, которые связаны с расходованием и получением кассовой наличности, называются, соответственно, кассовыми операциями. Порядок их проведения утвержден Центробанком. В соответствии с принятыми положениями, установлены правила хранения наличности, совершения операций, проведения контроля, учет денежных средств в кассе. Кроме того, обеспечивается сохранность наличности и правильное ее применение. Ответственность за соблюдение правил возлагается на администрацию субъекта хозяйствования и руководителей определенных подразделений (финансового отдела, бухгалтерии).
Согласно указанным правилам осуществляется учет денежных средств в кассе компании. При этом устанавливаются определенные лимиты на количество В кассе предприятия не должно содержаться больше наличных средств, чем это установлено нормами. Лимиты по остаткам и использованию выручки закрепляются по согласованию банка с руководством.
В кассе осуществляется в соответствии с установленным порядком. На предприятиях предусмотрена особая должность, связанная с осуществлением соответствующих операций с финансами. Кассир является материально-ответственным, в его обязанности входит обеспечение сохранности ценностей, переданных ему.
Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.
Касса (итал. cassa от лат. сарса - вместилище, ящик) - подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.
Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее - Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций») юридическое лицо обязано хранить свободные денежные средствами, сверх установленного лимита остатка наличных денег, на банковских счетах в банках.
Как правило, организации (участники платежной системы) производят расчеты с другими экономическими субъектами по своим обязательствам через банки (Общая часть Положения о платежной системе Банка России ) или организацию, входящую в систему Банка России (п.З Указаний Банка России «О порядке ведения кассовых операций»).
Несмотря на то что Закон «О бухгалтерском учете» позволяет организациям разрабатывать и применять свои собственные формы первичных документов, есть формы документов, которые обязательны к применению всеми хозяйствующими субъектами. Речь идет о формах документов, обязательность применения которых установлена какими-либо нормативными актами {Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
В частности, обязательными к использованию всеми организациями и предпринимателями остаются формы первичных документов, применяемых для отражения кассовых операций {Письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03- 06/1/5971).
В соответствии с Указаниями Банка «О порядке ведения кассовых операций» для отражения кассовых операций должны применяться унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1: тов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
- - кассовая книга (форма 0310004);
- - приходный кассовый ордер (форма 0310001);
- - расходный кассовый ордер (форма 0310002);
- - расчетно-платежная ведомость (форма 0301009);
- - платежная ведомость (форма 0301011);
- - книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005).
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге, записи в которой осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.
Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель) (п.4.6 Указаний Банка «О порядке ведения кассовых операций»).
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они могут не оформлять кассовые документы, в том числе, кассовую книгу (п 4.1 , 4.6 Указаниями Банка «О порядке ведения кассовых операций»). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе. Лимит организация устанавливает самостоятельно - на основании специального расчета, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. Лимит можно устанавливать в целых рублях, округляя копейки по правилам математики (.Письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. N ЕД-4-2/4116@). При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки соблюдение кассовой дисциплины не контролируют, поэтому размер лимита согласовывать с ними не требуется.
Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и социальных пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если для организации эти дни являются рабочими (например, магазины).
Если лимит остатка наличных денег не утвержден организацией, он считается равным нулю. В этом случае организация обязана сдавать в банк всю денежную наличность.
Лимит необходимо определять по одной из двух формул.
1. Если организация получает наличную выручку
V - объем поступлений наличных денег;
Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);
Nc - период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).
Пример ООО «Альфа» (розничная торговля, режим работы с 9-00 до 21-00, выходной - воскресенье). Денежная выручка за октябрь 1 200 000 рублей, за ноябрь 1 250 000 рублей, за декабрь 1 350 000 рублей. Итого за 3 месяца (92 дня) - 3 800 000 рублей. Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов. Лимит кассы будет равен 82 000 руб. (3 800 000: 92 дн. х 2 дн.)
2. При отсутствии поступлений наличных денег
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы;
Р - расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней);
Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).
К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит 800 000 руб. (2 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 2 раб. дн.).
Пример ООО «Бетта» (услуги, режим работы с 9-00 до 18-00, выходной - суббота, воскресенье). Денежные затраты за неделю (5 дней) - 20 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней. Лимит кассы будет равен 28 000 руб. (20 000: 5 дн. х 7 дн.)
Каждое обособленное подразделение организации ведет свою кассовую книгу (Письмо Банка России от 4 мая 2012 г. N 29-1-1-6/3255 ) и самостоятельно устанавливает лимит. Лимит остатка наличных денег по организации в целом определяется с учетом наличных денег, хранящихся в этих подразделениях. При этом организация ведет общую кассовую книгу, в которой представлены кассовые операции всех подразделений.
Если в кассе останутся наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 руб. Одновременно на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (cm. 15.1 КоАП РФ).
Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.
При расходовании денег необходимо соблюдать Указание Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У. В соответствии с данным Указанием индивидуальные предприниматели и юридические лица, между которыми установлены договорные отношения, не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, за исключением следующих целей:
- - выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- - оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- - выдачи наличных денег работникам под отчет;
- - возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;
- - выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована на сумму- от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (cm. 15.1 КоАП РФ).
Выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п.6.3 Указаний Банка «О порядке ведения кассовых операций»).
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов (п.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ).
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса» (на субсчетах 50-1 «Касса организации» и 50-2 «Операционная касса»). Сальдо по этим субсчетам показывает остаток в кассе организации наличных денежных средств в рублях, а также остаток наличных денежных средств в иностранной валюте по курсу Банка России, действующему на отчетную дату (если производятся кассовые операции с иностранной валютой) {Инструкция по применению Плана счетов, п. п. 5, 7, 8 ПБУ 3/2006).
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств из кассы организации.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам {Инструкция по применению Плана счетов. Счет 50 «Касса»).
Приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера.
Деньги, снятые с расчетного счета, должны быть оприходованы проводкой:
Дебет 50 Кредит 51
Поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.
Расход наличных из кассы отражают по кредиту счета 50. Операции по
расходованию денежных средств отражают записью:
Дебет 70 (71...) Кредит 50
Выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы и т.д.).
Сроки проведения инвентаризации кассы определяются экономическим
субъектом в порядке, аналогичном для сроков проведения инвентаризации других активов организации. Инвентаризация кассы проводится не реже чем один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года могут проводиться внеплановые (внезапные) проверки. Срок проведения таких проверок заранее не известен и конкретизируется приказом об инвентаризации кассы, составленным, например, по форме N ИНВ-22. В положении об инвентаризации могут устанавливаться сроки плановых проверок кассы, а также количество внезапных ревизий кассы в течение года.
Обнаруженные в кассе недостачи (Д-т сч. 94 К-т сч. 50) относятся на кассира (Д-т сч. 73 К-т сч. 94), а излишки приходуются в доход предприятия (Д-т сч. 50 К-т сч. 91).
Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Банки в этих контрольных мероприятиях не участвуют.