В одной из предыдущих статей я уже писала про оформление командировки в 1с Бухгалтерия 8 редакция 2.0 у предприятия на упрощенной системе налогообложения, сегодня хотелось рассказать, как оформляется та же операция в новой редакции 3.0.
Основанием для отправления сотрудника в командировку является приказ за подписью директора предприятия, по нему затем выписывается командировочное удостоверение. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0 данные документы не формируются.
Оформление командировки в 1с начинается с выдачи денег в подотчет. Денежный аванс может выдаваться из кассы (документ «Расходный кассовый ордер») или с расчетного счета (документ «Списание с расчетного счета»).
В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен составить авансовый отчет с приложением всех подтверждающих расходы документов (счета гостиницы, чеки, проездные билеты и т.д.). Указанные расходы будут признаваться на дату утверждения авансового отчета, если соблюдается условие их оплаты. В случае превышения командировочных расходов сумму аванса, они могут быть признаны только после возмещения работнику суммы перерасхода.
Оформление командировки в 1с Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Например, ООО «Плюшка» отправляет работника Сахарову С.С. в служебную командировку в г. Казань на 3 дня. Ей выдается аванс из кассы в сумме 8 000 руб. Основанием является заявление №3. По возвращении работник представляет авансовый отчет с приложением следующих документов: счет из гостиницы 3 000 руб. (НДС не облагается), билеты на поезд 2 360 руб. включая НДС 18%. Размер суточных на предприятии 600 рублей в сутки.
Выдачу аванса из кассы работнику нужно оформить документом «Расходный кассовый ордер». Для этого заходим на закладку «Банк и касса» и в разделе «Касса» выбираем нужный документ. Не забываем правильно установить вид операции «Выдача подотчетному лицу». Заполняем документ, в приложении указываем номер заявления, так как с 2012 года денежные средства в подотчет выдаются на основании заявления.
Затем составляем авансовый отчет. Находится на этой же закладке и в этом же разделе. В документе заполняем закладку «Авансы», где указываем РКО, которым были выданы деньги. Далее переходим на закладку «Прочее». Здесь указываем три вида командировочных расходов работника. Все расходы будут приниматься в расходы при УСНО.
После проведения документа смотрим проводки и книгу учета доходов и расходов. Все командировочные расходы попадут в КУДиР, так как были оплачены.
Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).
В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.
В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.
Выдача командировочных в 1С 8.3
Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется « «. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ « «.
Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:
- проезд;
- проживание;
- суточные;
- прочее.
Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.
Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».
Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:
- организация (если их несколько в базе данных);
- получатель;
- сумма;
- в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.
В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:
За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.
Отчет сотрудника за командировочные расходы
По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ « «.
Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».
В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):
Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».
Вот пример заполнения закладки «Прочее»:
Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:
Практически в каждой организации хотя бы раз бухгалтеру приходилось направлять сотрудника в командировку. В данной статье мы рассмотрим, как оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Вы узнаете:
- можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия;
- как провести командировочные расходы в 1С 8.3;
- как начислить суточные и командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Как сделать приказ на командировку в 1С 8.3
Сначала рассмотрим вопросы, которые наиболее часто встают перед пользователями:
- можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3?
- как найти бланк командировочное удостоверение в 1С 8.3?
К сожалению, кадровых документов - таких, как приказ на командировку или командировочное удостоверение, в Бухгалтерии 3.0 нет. Но их можно доработать самостоятельно или с помощью программиста.
Рассмотрим, как оформлять командировочные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия, на примере.
Как проводить командировочные расходы в 1С 8.3
Командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия, в т.ч. суточные оформите на основании авансового отчета сотрудника о командировке документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты .
В шапке документа укажите:
- Подотчетное лицо - из справочника Физические лица выберите сотрудника, который отчитывается за командировку.
На вкладке Аванс по кнопке Добавить выберите документы выдачи аванса.
Начисление суточных в 1С 8.3 Бухгалтерия отразите на вкладке Прочее . Здесь же покажите все остальные командировочные расходы (ж/д билеты, проживание и т.д.).
Статью затрат выберите с Видом расхода - Командировочные расходы .
Проводки
Принятие НДС к вычету
Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, в графах:
- СФ - проставьте флажок, если предъявлен БСО или СФ.
- БСО - установите флажок для документов БСО.
- Реквизиты счета-фактуры - введите номер и дату СФ. Реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода) .
В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:
- Счет-фактура (бланк строгой отчетности) .
- Счет-фактура полученный .
Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки-Счета-фактуры полученные или перейти по ссылкам в документе Авансовый отчет .
Как начислить командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия
Настройки в 1С по расчету оплаты за время командировки
Чтобы начислить средний заработок за время командировки, создайте одноименный вид начисления в справочнике Начисления , который можно открыть из раздела Зарплата и кадры - Справочники и настройки - Настройки зарплаты - Расчет зарплаты - Начисления .
Обратите внимание на заполнение полей:
Раздел НДФЛ :
- переключатель облагается ;
- код дохода - 2000 - вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним;
- Категория дохода - Оплата труда .
Раздел Страховые взносы :
- Вид дохода - Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами .
Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ :
- переключатель учитывается в расходах на оплату труда по статье : пп. 6, ст. 255 НК РФ - сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
- флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не нужно устанавливать для Начисления Оплата за время в командировке , т. к. для расчета оплаты данные начисления уже были учтены.
Раздел Отражение в бухгалтерском учете :
- Способ отражения - не устанавливается.
В 1С начисленная сумма отразится на счете учета зарплаты с настройками БУ и НУ, заданными в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов .
Начисление оплаты за время в командировке
Начисление командировочных в 1С 8.3 Бухгалтерия не имеет специального типового документа. Поэтому начисление среднего заработка за время командировки рассчитывается вручную и оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры - Зарплата - Все начисления - кнопка Создать - Начисление зарплаты .
В документе укажите:
- Зарплата за - месяц, за который производится начисление зарплаты сотруднику;
- от - последний день месяца.
По кнопке Добавить выберите сотрудника, которому начисляется оплата за время в командировке. По кнопке Начислить выберите.
В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.
Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».
После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.
Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.
Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.
Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».
Кнопкой «Создать» вводим новый документ. 
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:
- организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
- склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
- физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).
Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.
На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:
- выдача денежных документов;
- расходный кассовый ордер;
- списание с расчетного счета.
Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.
В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.
При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.
После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.
На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.
На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).
На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.
Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.
Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).
Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».
После проведения документ сформирует проводки:
Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:
Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .
Видеоурок :