Документирование и инвентаризация в бухгалтерском учете. Как провести инвентаризацию и документально ее оформить. Как правильно оформить инвентаризацию документально

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное документальное оформление всех без исключения фактов хозяйственной жизни. Поэтому уже на самой начальной стадии учетного процесса все первоначальные сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни отражаются в первичных учетных документах, что характеризует систему первичного учета.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Основу ведения первичного учета составляет учетная информация, подтверждаемая первичными учетными документами.

Система первичного учета предполагает документальное оформление хозяйственных фактов, происходящих при осуществлении деятельности экономического субъекта. Информация, содержащаяся в первичных учетныхдокументах, служит единственным основанием для отражения хозяйственных фактов в текущем бухгалтерском учете.

Бухгалтерский документ (от лат. documentum - доказательство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на их совершение. Первичный учетный документ подтверждает юридическую силу хозяйственного факта и придает законность его совершения. Он устанавливает ответственность отдельных лиц за осуществление хозяйственных фактов.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

К первичным учетным документам Законом № 402-ФЗ предъявляются следующие требования:

  • 1) первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а, если это не представляется возможным, - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9);
  • 2) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты (в перев. с лат. - нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в первичных учетных документах, которые необходимо заполнить данными свершившихся фактов хозяйственной жизни.

Обязательными реквизитами регистра являются (п.4, ст. 10):

  • - наименование регистра;
  • - наименование экономического субъекта, составившего регистр;
  • - дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • - хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • - величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • - наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • - подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все показатели первичного учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются;

  • 3) первичные учетные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9). При осуществлении исправлений исправляемая запись зачеркивается одной чертой, сверху надписывается верная, делается надпись «Исправлено», ставятся подписи внесших исправления лиц и дата исправления. В денежных документах исправления не допускаются;
  • 4) прошедшие обработку первичные учетные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием электронной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку;
  • 5) записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, при помощи компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей;
  • 6) для того, чтобы первичные учетные документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись с указанием фамилии и инициалов. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Для систематизации и обеспечения правильности применения учетных документов используются их классификации по следующим однородным признакам:

  • 1) назначению;
  • 2) порядку составления;
  • 3) способу отражения хозяйственныхфактов;
  • 4) месту составления;
  • 5) порядку заполнения.

По назначению учетные документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат указание (приказ) на совершение хозяйственного факта, но не удостоверяют его совершение. Подписываются такие документы лицами, имеющими права давать указания на совершение отражаемых в документах хозяйственных фактов. К распорядительным документам относятся приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счетов, платежные поручения и др.

Оправдательными (исполнительными) документами подтверждается совершение хозяйственного факта; они заполняются непосредственно в момент ее проведения или непосредственно по окончании. К оправдательным документам относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно работниками бухгалтерии для подготовки распорядительных и оправдательных документов к отражению в бухгалтерском учете и составления бухгалтерских записей. К ним относятся ведомости начисления амортизации, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (отклонений, калькуляции), бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документы одновременно содержат признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Они являются основанием и оправданием совершения факта хозяйственной жизни. Комбинированными документами являются накладная (требование) на отпуск материалов, расходный кассовый ордер.

По порядку составления учетные документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных учетных документах впервые регистрируются хозяйственные факты в момент их совершения. Они являются формальным доказательством их осуществления. Это приходные и расходные кассовые ордера, материальные требования и накладные, приемо-сдаточные акты и др. Сводные учетные документы составляются на основании ранее оформленных первичныхдокументов. К ним относятся авансовые и кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные ведомости. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Сводные учетные документы составляются для обеспечения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных фактах на основе первичных учетных документов.

По способу отражения хозяйственных фактов учетные документы группируются на разовые и накопительные.

Разовые учетные документы используются для отражения одного или нескольких одновременно совершаемых хозяйственных фактов, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения и др. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных фактов, многократно совершаемых экономическим субъектом в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Они составляются с целью уменьшения числа разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

По месту составления учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляются за пределами данного экономического субъекта и поступают в него уже в оформленном виде (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка).

Внутренние документы составляются внутри экономического субъекта его персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции, наряды на выполнение работ, расчетноплатежные ведомости и др.).

По порядку заполнения различаются учетные документы ручного и машинного оформления.

Учетные документы ручного оформления заполняются вручную, либо на пишущей машинке. Документы, сформированные при помощи компьютерной техники, автоматически отражают информацию о хозяйственных фактах в момент их совершения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях, информация на которых должна быть соответствующим образом защищена, что обеспечивает юридическую силу производимых хозяйственных фактов, а также устанавливается ответственность за их осуществление.

Первичные учетные документы имеют особое значение в бухгалтерском учете. Они являются средством обоснования учетных записей, имеют оперативное значение - первичные учетные документы принимаются во внимание при передаче распоряжений от руководителя к исполнителю и т.д., позволяют проконтролировать правильность и законность совершения хозяйственных фактов. Поэтому при организации учетного процесса большое внимание уделяется системе документации.

Документация представляет собой совокупность учетных документов, составляемых на все без исключения хозяйственные факты. Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных фактов с целью получения о них информации, необходимой для ведения текущего бухгалтерского учета.

Движение документов от момента их создания (составления) до сдачи в архив, называется документооборотом. Этот процесс регламентируется графиком документооборота.

График документооборота устанавливает рациональную систему прохождения первичным учетным документом всех стадий обработки, минимального срока нахождения на отдельных участках учетной работы. Графики документооборота оформляются в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым структурным подразделением и лицами организации с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого документа разрабатывается маршрут движения в процессе документооборота. В графике документооборота предусматриваются: наименование первичного документа и отчета; время их составления; лица, которые составляют, подписывают или ведут записи в документах; сроки и ответственность за представление документов в бухгалтерию; липа, которые принимают, проверяют и обрабатывают документ, контролируют его использование в бухгалтерии и хранение в архиве.

Разработку и контроль соблюдения графика документооборота, утверждаемого руководителем, осуществляет главный бухгалтер организации. Ответственность за его соблюдение, своевременное и добросовестное создание первичных учетных документов, передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащейся в них учетной информации несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Проверка документов по форме и по содержанию. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления документов, заполнения обязательных реквизитов, наличие необходимых подписей и т.д. Проверка по содержанию выявляет законность и целесообразность совершения хозяйственного факта. В ходе ее проведения проверяется, соответствуют ли учетные документы заключенным договорам, сметам и т.д., обеспечивает ли документ логическую взаимосвязь отдельных показателей.

Этап 2. Группировка документов. Этап предполагает подборку по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных фактов (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.).

Этап 3. Таксировка (расценка). Он предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов, что позволяет проконтролировать арифметические подсчеты итогов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

Этап 4. Коитировка документов (от итал. сото - счет). Этап предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные факты отражаются по дебету и кредиту счетов.

После надлежащего документального оформления учетная информация переносится в соответствующие бухгалтерские регистры. По окончании бухгалтерской обработки учетные документы комплектуются в хронологическом порядке и передаются на хранение в архив с сопровождающей справкой. Для удобства хранения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть хронологически подобраны и заключены в переплет. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. На обложке папки указываются наименование экономического субъекта, название и порядковый номер документа, год, месяц и число листов в папке.

Изъятие первичных учетных документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми органами на основании их постановлений. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Хранение первичных учетных документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Экономический субъект обязан хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Проведение инвентаризации ОС на предприятии - это процесс проверки фактического наличия активов, результатом которого является корректировка бухгалтерских документов на сумму выявленных расхождений.

В зависимости от масштаба инвентаризация бывает следующих видов:

1. Сплошная инвентаризация. Объектами проверки являются:

  • все имущество компании;
  • финансовые обязательства.

2. Выборочная инвентаризация. Проверка распространяется на отдельную часть имущества.

Инвентаризация - это обязательный процесс для всех предприятий. Регламент проведения этого процесса прописан в ряде законодательных документов (Закон РФ No129-Ф3, Положение по бухучету от 29.07.98, Методические указания от 13.06.95), дополнения и уточнения описываются в учетной политике организации и специальных приказах руководителя.

Проводить инвентаризацию ОС нужно в следующих ситуациях:

  • продажа имущества, сдача в аренду активов;
  • реструктуризация/ликвидация компании;
  • составление отчетности за год;
  • стихийное бедствие, что спровоцировало порчу имущества;
  • подозрение на умышленную кражу основных средств;
  • переход права материальной ответственности.

В процессе инвентаризации сверяют все основные средства, что находятся на территории предприятия или принадлежат ему по документам.

Проверке подлежит:

  • собственное имущество;
  • арендованные основные средства;
  • активы, что находятся на территории компании по договору ответственного хранения.

В ходе проведения проверки возможны следующие ситуации:

  1. Выявлены основные средства, что не отображены в бухгалтерском учете компании - активы нужно оценить, определить степень износа и принять на учет.
  2. Основные средства, что учтены в бухгалтерских документах, отсутствуют или их текущее состояние не позволяет выполнять возложенные на них функции - нужно составить соответствующий акт и списать их с баланса компании за счет прочих затрат или за счет возмещения убытка виновным лицом.
  3. Объекты инвентаризации физически существуют, но на момент проверки находятся вне территории компании - нужно проверить документы, что подтверждают законность отсутствия.

В ходе инвентаризации проверяют не только факт присутствия, но и:

  • фактическое состояние объекта, степень его износа и способность выполнять функции;
  • считают количество, измеряют объем и вес.

Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, исключением являются библиотеки, где разрешено проводить проверку один раз на пять лет.

Ежемесячно сверяют:

  • состояние расчетов компании с ее филиалами (на 1-е число);
  • наличие денежных средств и других ценностей, документов строгой отчетности;
  • объемы сырья и материалов.

Ежеквартально проверяют:

  • количество животных на предприятиях сельского хозяйства;
  • товаротранспортные накладные;
  • сверяют расчеты с бюджетом.

Раз в полугодие (на 01.06 и 01.12) сверяют расчеты по дебиторской и кредиторской задолженности.

Ежегодно инвентаризируют:

  1. здания, оборудования, инвентарь и т. д.;
  2. другие объекты капитальных инвестиций;
  3. запасы производства;
  4. производство, что не завершено;
  5. капитальный ремонт.

Расчеты с банками сверяются по мере поступления выписок.

Как правило, инвентаризация - плановый процесс, дата, объекты, сроки проведения закреплены в учетной политике или несущественно изменяются на протяжении годов. Целесообразно иногда проводить спонтанные инвентаризации для некоторых групп активов.

Этапы проведения инвентаризации

1. Подготовительный этап:

  • определение объектов инвентаризации и сроков проведения;
  • проверка правильности документов на объекты инвентаризации - карточки объектов, акты приема-передачи, технические паспорта и т. д.;
  • определение, кто будет проводить инвентаризацию - утверждение инвентаризационной комиссии, в которую должны входить представитель администрации, бухгалтерии и другие профильные специалисты, так как иногда бывает сложно измерить реальное количество продукции или запасов (например: если нужно определить фактический вес сыпучих материалов, при этом не имея возможности реально все взвесить);
  • приказ об инвентаризации.

2. Фактическая проверка основных средств - подсчет, взвешивание, измерения, проверка состояния и фиксирование результата в инвентаризационных описях и актах.

3. Сравнение результата проверки с данными бухгалтерских документов - формирование сличительной ведомости и актов, что объясняют расхождения.

4. Приказ о завершении инвентаризации и бухгалтерский учет ее результатов:

  • принятие на баланс выявленных объектов;
  • списание с баланса объектов, что отсутствуют;
  • списание ущерба с лиц, виновных в порче имущества.

Правила проведения инвентаризации:

  • все члены комиссии должны присутствовать;
  • обязательное присутствие материально ответственного лица или группы лиц (начальник, заместитель, работники) при коллективной ответственности;
  • если процесс инвентаризации нужно прервать, например, перенести на следующий день, то на момент отсутствия комиссии помещение опечатывается.

Отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете компании

При проведении инвентаризации на предприятии возможны следующие ситуации:

1. Обнаружены излишки основных средств - нужно определить текущую стоимость и сделать следующую проводку:

Дт01 Кт91.1 - учет стоимости ОС в прочих доходах.

2. Выявлены недостачи имущества, но виновные лица не уставлены - необходимо списать остаточную стоимость отсутствующих основных средств на прочие расходы:

  • Дт91.2 Кт94 - отнесение остаточной стоимости к прочим расходам.

3. Выявлена порча или хищение имущества и виновные лица установлены - нужно списать принесенный организации ущерб с виновных лиц:

  • Дт94 Кт01 - списание стоимости ОС;
  • Дт02 Кт94 - списание накопленной суммы амортизации;
  • Дт73 Кт94 - отнесение недостачи на счет виновного лица;
  • Дт50 Кт73 - погашение суммы ущерба в кассу.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

    первичные документы;

    учетные регистры;

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

    наименование документа;

    дата составления документа;

    наименование организации, от имени которой составлен документ;

    измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

    личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях"получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Учетные регистры

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

Документооборот

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные - если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:

    корректурный;

    «красное сторно»;

    дополнительной записи.

При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 528 р. указана сумма 582 р. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (54 р.) вписывают в счета красной пастой или обводят в рамку. При итоговых подсчетах эта сумма будет вычитаться.

Метод дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.

Например, совершена хозяйственная операция, списаны материалы в производство на сумму 18 615 р. На бухгалтерских счетах указана сумма 16815 р. При исправлении ошибки методом дополнительной записи недостающую сумму (1800 р.) вписывают на счета такой же проводкой.

Счет 20 «Основное производство»

    Назначение и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация - это способ выявления фактического наличия хозяйственных средств предприятия на определенную дату путем их подсчета, измерения, оценки, а также состояния расчетов предприятия и сверка полученных данных с данными бухгалтерского учета.

Кроме того, в процессе деятельности предприятия происходят явления, которые невозможно сразу оформить документально, например, естественная убыль, хищение, ошибки в учете и т.д. Для того чтобы выявить фактическое состояние средств предприятия проводится инвентаризация, при которой сверяют документацию с фактическим наличием средств. Данные инвентаризации используются для уточнения и корректировки бухгалтерских записей.

Основными целями инвентаризации являются:

    установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;

    наличие неполноценного и ненужного имущества;

    сохранность материальных ценностей и денежных средств;

    устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;

    выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.

Число инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такими случаями являются:

    смена материально-ответственного лица;

    установление фактов хищения и порчи имущества;

    стихийные бедствия и пожары;

    требования правоохранительных и контролирующих органов;

    переоценка хозяйственных средств;

    передача имущества в аренду.

Кроме того, инвентаризацию отдельных видов имущества имеет право проводить налоговая инспекция при выездных проверках.

Для проведения инвентаризации создается комиссия из представителей администрации, работников бухгалтерии и материально-ответственных лиц. По результатам инвентаризации составляется сличительная ведомость, где отражаются данные результатов инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены, суммы недостачи и материального ущерба списывают на прочие расходы.

Для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации используются следующие счета:

активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Основные проводки по учету результатов инвентаризации приведены в табл.

Таблица

1 . Выявлены при инвентаризации: - недостача готовой продукции;

Излишки материалов

2. Списана сумма недостачи на виновное лицо

3. Внесена виновным лицом сумма по возмещению ущерба в кассу

4. Удержана сумма по возмещению ущерба из заработной платы виновного лица

5. Списана сумма недостачи при отсутствии виновных: на затраты производства; как прочие расходы

Тема 6. Оценка и калькуляция

Оценка имущества представляет собой способ выражения в бухгалтерском балансе учета и отчетности отдельных видов имущества и источников его образования в денежном измерителе. При оценке имущества предприятия, его обязательств и хозяйственных операций следует руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету и отчетности "Учетная политика предприятия”, ФЗ “О бухгалтерском учете” и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации. От правильности оценки объектов бухгалтерского учета зависит реальность данных, на основании которых составляется бухгалтерская отчетность и определяется финансовый результат деятельности предприятия.

Оценка имущества предприятия, обязательств, хозяйственного процесса ведется в валюте действующей на территории страны, то есть в рублях. Если они выражены в иностранной валюте, то параллельно осуществляется ее пересчет в рубли (по курсу ЦБ на дату совершения операции).

Виды оценки:

1) Первоначальная стоимость – это затраты на сооружение, приобретение, установку основных средств.

2) Восстановительная стоимость – стоимость воспроизводства ранее созданных основных средств в современных условиях, то есть с учетом достигнутого уровня развития производительных сил, достижений научно-технического прогресса и уровня производительности труда.

3) Остаточная стоимость определяется вычитанием из первоначальной или восстановительной стоимости суммы износа (амортизации).

4) Твердая учетная цена – цена приобретения (договорная цена поставщика) или плановая себестоимость приобретения.

Объектами учета, подлежащими оценке , являются:

1. Нематериальные активы. В текущем учете отражаются по первоначальной и/или восстановительной стоимости. В балансе отражаются по остаточной стоимости (04 – 05).

2. Основные средства наряду с первоначальной стоимостью учитываются по остаточной и восстановительной стоимости. Перевод первоначальной в восстановительную происходит в результате переоценки. Переоценка основных средств связана с инфляционными процессами и направлена на приближение первоначальной оценки к реальной. В текущем учете основные средства отражаются по первоначальной стоимости или по восстановительной (если была переоценка). В балансе основные средства отражаются по остаточной стоимости (02 – 01).

3. Материалы. В синтетическом учете и отчетности отражаются по их фактической себестоимости. Однако в текущем учете оценка материальных ценностей по фактической себестоимости затруднена, т.к. полную информацию для ее исчисления можно получить только после отражения на счетах бухгалтерского учета большинства хозяйственных операций. Фактическую себестоимость материальных ценностей можно определить только по окончании месяца, а текущий учет нужно вести ежедневно. Поэтому в текущем учете материальные ценности отражаются по твердым учетным ценам: по плановой себестоимости приобретения, договорным ценам поставщика и т.п. В конце месяца учетные цены доводят до фактической себестоимости:

1) если текущий учет ведется по ценам приобретения (договорные, оптовые, розничные), то фактическая себестоимость равна сумме цен приобретения и транспортно-заготовительных расходов (ТЗР);

2) если текущий учет ведется по плановой себестоимости, то фактическая себестоимость определяется как сумма плановой себестоимости и отклонения фактической себестоимости от плановой.

4. Готовая продукция отражается в балансе по фактической себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, материалов, энергии, трудовых ресурсов и т.д.

5. Товары в балансе отражаются по покупным или продажным ценам.

6. Краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения отражаются в фактических суммах, вытекающих из содержания хозяйственных операций и подтвержденных первичными документами.

В РФ существуют три метода оценки запасов материальных ресурсов при списании их в производство:

1. Метод ФИФО (first-in-first-out) – это оценка материальных ресурсов по их первоначальной стоимости. Применяется такое правило: "первая партия на приход – первая в расход", то есть сначала списываются в расход материалы по цене первой закупленной партии, затем второй, третьей и т.д.

2. Метод оценки по стоимости каждой единицы (применяется в отношении незаменяемых или дорогостоящих запасов)

3. Метод средней себестоимости.

Таким образом, в самом общем виде оценка есть способ выражения экономических событий в денежном измерителе.

Калькуляция представляет собой способ исчисления себестоимости продукции путем суммирования издержек (затрат) производства или обращения, относящихся к единице продукции. Вопросы калькулирования возникают перед бухгалтером на всех стадиях кругооборота хозяйственных средств: в процессе заготовления сырья и материалов, производства и реализации продукции.

В процессе исчисления себестоимости продукции необходимо исходить из четкого представления, что такое объект калькулирования и калькуляционная единица.

Объект калькулирования – это продукт производства (деталь, изделие, группы однородных изделий), то есть продукция разной степени готовности, виды работ или услуг.

Калькуляционная единица – это измеритель объекта калькулирования, обычно она совпадает с единицей измерения (кг, м, т, ц и т.д.).

Группировка текущих затрат осуществляется по элементам и статьям калькуляции. Состав затрат, включаемый в издержки производства или обращения, регламентирован положением о составе затрат. Данное положение имеет своей целью обеспечить единообразное определение состава затрат, включаемых в себестоимость на предприятиях всех форм собственности и видов деятельности. Необходимость группировки затрат по элементам обусловлена потребностью получить информацию, позволяющую ответить на вопрос, что и сколько затрачено в отчетном периоде на изготовление конкретного объекта.

Затраты, формирующие себестоимость, группируются по следующим элементам:

1) материальные затраты;

2) затраты на оплату труда;

1) отчисления на социальные нужды;

2) амортизация основных средств и нематериальных активов;

3) прочие затраты (налоги, сборы, платежи по обязательному страхованию имущества и др.)

Для контроля за работой предприятия и его подразделений необходима другая группировка – по статьям затрат. Она отвечает на вопрос, на что произведены затраты, и дает таким образом возможность подсчитать расходы по местам их возникновения.

Типовая номенклатура статей затрат включает следующие статьи:

    сырье и материалы;

    возвратные отходы (вычитаются);

    покупные изделия, полуфабрикаты и услуги производственного характера сторонних предприятий;

    топливо и энергия на технологические цели;

    заработная плата производственных рабочих;

    отчисления на соцстрах;

    расходы на подготовку и освоение производства;

    общепроизводственные расходы;

    общехозяйственные расходы;

    потери от брака;

    прочие производственные расходы;

Итого: производственная себестоимость продукции;

    расходы на продажу готовой продукции

Всего: полная себестоимость продукции = производственная себестоимость + расходы на продажу.

Затраты на производство продукции подразделяются по следующим признакам.

По составу и назначению затраты делятся на:

основные – непосредственно связанные с технологическим процессом (материалы, оплата труда, амортизация);

накладные – расходы по обслуживанию основного и вспомогательного производства, а также управленческие и хозяйственные расходы предприятия (расходы, учитываемые на 25 и 26 счетах).

По способу включения в себестоимость отдельных видов продукции затраты делятся на:

прямые – связанные непосредственно с производством продукции, они включаются в себестоимость непосредственно в момент их возникновения (сырье, материалы, заработная плата и т. д.);

косвенные – относятся на себестоимость продукции в конечном итоге, а в момент их возникновения не включаются в себестоимость отдельных видов продукции, так как являются общими для нескольких видов продукции или изделий. Поэтому их в течение месяца учитывают на отдельных счетах, а в конце месяца распределяют между отдельными видами продукции или изделий (учет таких расходов ведется на счетах 23, 25, 26, 44).

По степени зависимости от объема производства затраты подразделяются на:

условно-переменные – это затраты, которые в результате роста объема производства увеличиваются в своем объеме;

условно-постоянные – затраты, величина которых не меняется с изменением объема производства (расходы, учитываемые на счетах 25 и 26).

Себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию.

Различают нормативную, плановую (сметную) и фактическую (отчетную) себестоимость.

Нормативная исчисляется на начало отчетного периода и представляет собой величину затрат, которую предприятие на момент составления калькуляции, исходя из технического уровня производства и существующей технологии, расходует на единицу выпускаемой продукции с учетом действующих норм и нормативов.

Плановая – себестоимость каждого изделия, рассчитанная по отдельным калькуляционным статьям, размера которых предприятие намерено достичь к концу отчетного периода, предварительно реализовав в отчетном периоде заранее спланированные организационно-технические мероприятия, направленные на достижение плановой себестоимости ниже нормативной.

Фактическая – результат фактической величины затрат на конкретный вид продукции в отчетном периоде.

В течение месяца затраты учитываются по нормативной себестоимости. В конце месяца с учетом отклонений от норм и их изменения рассчитывается фактическая себестоимость всей продукции по следующей формуле:

Ф с = Н с ± О н ± И н,

где Ф с – фактическая себестоимость;

Н с – нормативная себестоимость;

О н – отклонения фактических затрат от норм (“+” перерасход, “-” экономия)

И н – изменения внутри нормы (в сторону увеличения или уменьшения).

Все затраты, относящиеся к выпущенной из производства продукции, подсчитываются и делятся на ее количество. Таким путем определяется себестоимость единицы конкретной продукции.

Документация – письменное свидетельство о совершении хоз. Операции или о праве на ее совершение. В составе документов различают:

Первичные (накладные, счета-фактуры)

Учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга и т.п.)

отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухучете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного, непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

Все первичные документы делятся на:

Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности). Они разрешают проведение операций, информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;

Оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т.п.). Они отражают факт совершения операции информация, содержащаяся в них, отражается в учетных регистрах;

Разрешительно-оправдательные (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату зарплаты);

Документы бухгалтерского оформления, которые заполняются бухгалтером (расчеты, справки). Данные из них заносятся в учетные регистры.

Все документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

Наименование документа

Наименование организации, от имени которой составлен документ

Количественные и стоимостные измерители

Фамилия и должность лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления

Личные подписи этих лиц и их расшифровки

Печати организации, штампы.

В документе не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений.

Все документы должны составляться на русском языке. При невозможности оформления на русском языке (например, сертификаты по обучению за границей) обязателен построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

По форме (полнота заполнения всех реквизитов)

Арифметически (подсчет сумм)

Все документы подлежат обязательному хранению в сроки, установленные законодательством.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель (кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно).


Инвентаризации различают:

плановые и - внеплановые.

В зависимости от объема:

Частичные

Выборные.

По периодичности проведения:

Текущие и - перманентные (постоянные, непрерывные)

По перечню решаемых вопросов:

Комплексные и тематические.

Обязательное проведение инвентаризации требуется в случаях:

Смены материально-ответственного лица (на дату передачи дел)

Передачи имущества в аренду (на дату оформления хоз. операции)

Составления годовой отчетности

Кражи (порчи ценностей) (сразу же при их обнаружении)

Форс мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, пожар, аварии и т.п.) (сразу после их окончания).

Ликвидация, реорганизация предприятия и в др. случаях, предусмотренных законодательством.

Основание для проведения инвентаризации – ПБУ «Учетная политика предприятия» и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия (в нее обязательно входит гл. бухгалтер).

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств, а также имущество, не принадлежащее предприятию и учитываемое за балансом.

Инвентаризация осуществляется по каждому наименованию имущества в разрезе материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится только в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица.

Результаты проверки материальных ценностей записываются в инвентаризационной описи.

Излишки ТМЦ, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации (Д 10, 50, 43, 41 К 91).

Недостачи, независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостающие и испорченные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения (Д 20, 44 К 10, 43, 41).

Недостающие и испорченные ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Если вина не установлена – то убытки списываются на финансовые результаты организации (Д 91 К 94).

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

Результаты годовой инвентаризации подлежат отражению в годовом бухгалтерском учете.

1. Документирование хозяйственных операций

2. Классификация документов

3. Организация системы управления документооборотом

4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

1. Документирование хозяйственных операций

Первичное наблюдение в бухгалтерском учете организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах в информационные показатели. В процессе наблюдения:

Описывают факты хозяйственной деятельности;

Фиксируют данные о них на материальных носителях;

Сохраняют и передают данные для дальнейшей обработки в системе учета.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Как свидетельствует практика, одни хозяйственные операции быстротечны и завершаются в течение одного дня или даже быстрее, а другие занимают продолжительный период времени.

В бухгалтерском учете получают отражение, как правило, завершенные хозяйственные операции.

Хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для достижения определенных результатов. Однако они отражают не все свершившиеся события и явления. Например, такие явления, как потери от стихийных бедствий, износ основных средств, недостача материальных ценностей и другие, не могут быть отнесены к хозяйственным операциям, хотя и оказывают влияние на имущественное состояние хозяйствующего субъекта. В связи с этим введено понятие «факт хозяйственной деятельности», которое охватывает все без исключения объекты и явления первичного бухгалтерского наблюдения.

Первичная единица бухгалтерского наблюдения - факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств организации и их источников, возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Документ - любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы);

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

    номер документа;

    адрес организации;

    основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;

    другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и др.). Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке, проходящей в три этапа:

1) по форме - проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов;

2) арифметическая проверка - подсчет сумм;

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерского учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.