Понятие учетных регистров
Определение 1
Запись операции на счетах – это отражение ее содержания в бухгалтерских книгах, карточках или сводных ведомостях, которые являются учетными регистрами. Регистры - специально разграфленные листы, которые предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Учетные регистры строятся в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Информация из регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к данным, содержащимся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны предусмотрена ответственность, которая установлена законодательством Российской Федерации.
Классификация учетных регистров
Регистры подразделяются на:
карточки,
свободные листы.
Книги состоят из листов, сброшюрованных в одно целое. Сшивание листов в книгу обеспечивает сохранность информации, но ограничивает единовременную доступность регистра. В бухгалтерском учете ведутся следующие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.
Карточки представляют собой свободные листы, они предназначены для ведения аналитического учета по счетам. Хранятся карточки в специальной картотеке по группам и наименованиям средств. В бухгалтерском учете ведут карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и другие.
К свободным листам относятся журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.
В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:
хронологическая – запись, производимая по мере совершения операций в определенной последовательности;
линейная запись – запись в регистре, производимая на основании документа в одну линию.
шахматная запись предполагает, что сумма в основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка.
По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на:
хронологические, в которых данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию;
систематические, в которых хозяйственные операции группируютя по однородным признакам.
По объему и содержанию регистры бывают:
регистры синтетического учёта, в них операции отражаются только в деньгах и в обобщённом виде по синтетическим счетам;
регистры аналитического учёта, в них операции фиксируются подробно, как в денежном, так и в натуральном измерении;
комбинированные регистры - объединяют в себе синтетический и аналитический учёт.
Рисунок 1.
Порядок и техника записей в учетные регистры
Учетные записи в бухгалтерском учете должны отвечать требованиям :
документальности;
своевременности;
краткости;
точности;
На основании данных требований сформулированы основные правила ведения записей в учетных регистрах:
- записи в учетные регистры производятся на основании оформленных и проверенных документов;
- каждая хозяйственная операция, оформленная первичным документом, должна обязательно найти отражение в учетном регистре;
- записи в учетные регистры ведутся в следующем порядке:
- по единичным документам запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;
- по массовым документам хозяйственные операции изначально группируются в различных ведомостях, а затем переносятся в журналы-ордера;
- по окончании записей на каждом документе проставляется номер учетного регистра, в котором этот документ отражен для предотвращения дублирования записей;
- все записи в учетные регистры производятся своевременно;
- возможно применение записи однородных операций итогом за месяц по совокупности документов;
- содержание записей в учетных регистрах определяется типом и назначением самого учетного регистра, но существуют обязательные элементы записей:
- дата записей;
- номер и дата документа;
- краткое содержание записи;
- номер счетов и позиций аналитического учета;
- сумма.
Замечание 1
Основное правило подсчета записей учетного регистра – все документы отчетного периода уже отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм между регистрами. Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально предусмотренных для этого строках и графах регистров.
В бухгалтерском учете всегда требуется контроль над правильностью счетных записей, в том числе и в учетных регистрах. Существует несколько способов такого контроля:
взаимосверка итоговых сумм между регистрами;
взаимосверка данных аналитического и синтетического учета.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах
Ошибки в учете случаются часто и надо обязательно знать способы их исправления.
Корректурный применяется, если ошибка заключается не в корреспонденции счетов и не влияет на итоги учетных записей. В таком случае ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, сохраняя читабельность ранее написанного, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки визируется подписями лиц, составивших документ, а в учетных документах – подписями сотрудников, производящих исправление. На полях или в конце страницы пишется слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.
Способ дополнительной проводки используется, если корреспонденция счетов правильная, но сумму необходимо увеличить. Для исправления необходимо убедиться, что ошибка повторена в регистрах синтетического и аналитического учета. Ошибка исправляется дополнительной проводкой.
Замечание 2
Способ «красное сторно» представляет собой аннулирование записи и используется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Этот способ используется так же когда сумма операции меньше, отраженной в учете.
Процесс регистрации включает в себя 5 этапов:
1. Проверка;
2. Контировка
3. Учетные регистры
4. Сверка аналитических и синтетических счетов
5. Обобщение.
Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. С этой целью применяются Учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одной из важнейших средств ведения бухучета.
Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.
После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итог. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу
Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов.
Существует три способа исправления ошибок :
1) Корректурный
2) Дополнительной записи
3) Сторнировочной записи или “красное сторно”
(1) Предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении. Следует особо отметить, что на денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.
(2) Производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операций указана меньше надлежащей (ошибочно занижена). Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственных операций.
(3) Предлагает корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ “красное сторно” заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная ошибочная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций. Если в отчетности предприятия за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то исправление этих данных производиться в отчетах за тот период(месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а также в нарастающих итоговых данных (за квартал, с начала года) во всех последующих отчетах.
Поиск на сайте
Предметы
Выберите рубрику Адвокатура Административное право Анализ финансовой отчетности Антикризисное управление Аудит Банковское дело Банковское право Бизнес-планирование Биржевое дело Биржи Бухгалтерская финансовая отчётность Бухгалтерский управленческий учёт Бухгалтерский учёт Бухгалтерский учёт в банках Бухгалтерский финансовый учёт Бухгалтерское дело Бухучёт в бюджетных организациях Бухучёт в инвестфондах Бухучет в страховых организациях Бухучёт и аудит Бюджетная система рф Валютное регулирование и валютный контроль Выставочное и аукционное дело Высшая математика Вэд Госслужба Государственная регистрация сделок с недвижимостью Государственное регулирование вэд Гражданский и арбитражный процесс Декларирование Деньги, кредит, банки Долгосрочная финансовая политика Жилищное право Земельное право Инвестиции Инвестиционные стратегии Инновационный менеджмент Информационно-таможенные технологии Информационные системы в экономике Информационные технологии Информационные технологии управления Исковое производство Исследование систем управления История государства и права зарубежных стран История отечественного государства и права История политических и правовых учений Коммерческое ценообразование Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности Конституционное право зарубежных стран Конституционное право рф Контракты в международной торговле Контроллинг Контроль и ревизия Конъюнктура товарных рынков Краткосрочная финансовая политика Криминалистика Криминология Логистика Маркетинг Международное право Международные валютно-кредитные отношения Международные конвенции и соглашения по торговле Международные стандарты аудиторской деятельности Международные стандарты финансовой отчётности Международные экономические отношения Менеджмент Методы оценки финансовых рисков Мировая экономика Мировая экономика и вэд Муниципальное право Налоги и налогообложение Налоговое право Наследственное право Нетарифное регулирование вэд Нотариат Обоснование и контроль контрактных цен Общий и таможенный менеджмент Организационное поведение Организация валютного контроля Организация деятельности коммерческих банков Организация деятельности цб Организация и технология внешней торговли Организация таможенного контроля Основы бизнеса Особенности учёта в торговле Отраслевые особенности калькулирования себестоимости Паевые инвестиционные фонды Права человека и гражданина Право интеллектуальной собственности Право социального обеспечения Правоведение Правовое обеспечение экономики Правовое регулирование приватизации Правовые информационные системы Правовые основы рф Предпринимательские риски Региональная экономика и управление Реклама Рынок ценных бумаг Системы обработки ки зарубежных стран Социология Социология управления Статистика Статистика финансов и кредита Стратегический менеджемент Страхование Страховое право Таможенное дело Таможенное право Теория бухгалтерского учёта Теория государства и права Теория организации Теория управления Теория экономического анализа Товароведение Товароведение и экспертиза в таможенном деле Торгово-экономические отношения рф Трудовое право Упд Управление качеством Управление персоналом Управление проектами Управление рисками Управление финансами внешней торговли Управленческие решения Учёт затрат в торговле Учёт на предприятиях малого бизнеса Философия и Эстетика Финансовая среда и предпринимательские риски Финансовое право Финансовые системы зарубежных государств Финансовый менеджмент Финансы Финансы предприятий Финансы, денежное обращение и кредит Хозяйственное право Ценообразование Ценообразование в международной торговле Эвм Экологическое право Эконометрика Экономика Экономика и организация предприятия Экономико-математические методы Экономическая география и регионалистика Экономическая теория Экономический анализ Юридическая этика
И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант
Осень для бухгалтеров – не только время окончания летних отпусков, возобновления активной деловой жизни, но и время очередного квартального отчета, а также годовой инвентаризации активов и обязательств. Перед сдачей отчета, проведением инвентаризации обычно проводят выборочную проверку учетных данных и исправление выявленных ошибок.
Задача – правдивость учета
Государственные (муниципальные) учреждения, органы власти ведут учет согласно Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н). Инструкция № 157н устанавливает единый порядок применения плана счетов бухгалтерского учета, обязательные общие требования к учету активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных финансовых результатов на соответствующих счетах Единого плана счетов. Инструкцией № 157н устанавливаются правила организации и ведения учета путем сплошного, непрерывного и документального учета всех операций с активами и обязательствами.
При этом, согласно пункту 3 Инструкции № 157н, в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. Существенной признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности субъекта учета.
Таким образом, все работники бухгалтерии обязаны осуществлять текущую проверку отраженных в учете сведений, что вытекает из требований правдивого отражения информации.
При ведении бухгалтерского учета учреждение должно обеспечить формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, об его использовании, о принятых учреждением обязательствах, полученных учреждением финансовых результатах (п. 4 Инструкции № 157н). Все эти показатели отражаются в бухгалтерской отчетности, необходимой:
·внутренним пользователям:руководителям, наблюдательным советам автономных учреждений, учредителям, собственникам имущества учреждения, участникам бюджетного процесса, осуществляющим в соответствии с бюджетным законодательством соответствующие полномочия;
·внешним пользователям:приобретателям (получателям) услуг (работ), социальных пособий, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.