На балансе нашей компании числится много автомобилей. Мы находимся на традиционной системе налогообложения. Мы выдаем им бензин и когда наступает 31.12.2014 год на эту дату мы проводим инвентаризацию всех счетов. На счете 10.03 по объектно числятся остатки по счету 10.03 - сколько за какой машиной бензина остается. И после предоставления путевых листов и списания расходов остатки естественно остаются. И на счете 10.03 - образуется сальдо. На конец подлежат обязательной инвентаризации все счета. Также и счет 10.03. Как нам правильно провести инвентаризацию бензина числящего на остатках в бензобаках машин (стоящих на балансе компании).
При инвентаризации необходимо составить опись по форме ИНВ-3.
При проведении инвентаризации следует учитывать, что наличие топлива в баках автомобилей у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется на день проведения инвентаризации.
На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива определяется стоимость указанных остатков топлива, которая и должна равняться стоимости ГСМ, отраженных по субсчету "03".
В бухгалтерском учете отразите:
Дебет 94 Кредит 10-3 (выявлена недостача ГСМ);
Дебет 20 Кредит 94 (списана на затраты недостача топлива в пределах норм естественной убыли);
Дебет 73-2 Кредит 94 (недостача сверх норм естественной убыли списана за счет материально ответственного лица).
Недостачу в пределах норм естественной убыли учитывайте при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Статья: При инвентаризации бензина составляют опись ИНВ-3
Анна Алексашина , эксперт «УНП»
«…У нас оптовая торговля. Для перевозки продукции используем собственные автомобили, приобретаем на автозаправочных станциях бензин. Сейчас проводим годовую инвентаризацию перед составлением бухгалтерской отчетности. По какой форме надо составить инвентаризационную опись в отношении остатков горюче-смазочных материалов - по форме ИНВ-3, которую используют для всех материалов, или 32-НП, которая предназначена специально для бензина?..»
- Из письма главного бухгалтера Ольги Жук, г. СанкПетербург
Ольга, при инвентаризации надо составить опись по форме ИНВ-3. Форму 32-НП применяют специализированные компании, которые реализуют бензин и нефтепродукты. В частности, нефтебазы, наливные пункты, автозаправочные станции. Это следует из Инструкции, утв. Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.85 № 06/21-8-446. Обычные компании, которые приобретают ГСМ для собственной деятельности, заполняют такую же опись, как приинвентаризации всех остальных материалов. То есть по форме ИНВ-3 (приложение 8 к Методическим указаниям, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49).*
Инвентаризационная комиссия
По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав, а это как минимум два человека, утверждает руководитель организации приказом .* В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Но вот материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах 2.2 и 2.3 .
Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в организации. То есть создавать еще иинвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Участие материально ответственных сотрудников
Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).*
Подготовка к инвентаризации
Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении. И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте) .*
Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .
Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме , разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель организации. Но можно воспользоваться и типовой формой , которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 .
Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что именно нужно проверить (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице .
Результаты инвентаризации
Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи ( не менее, чем в двух экземплярах.">п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для этого есть унифицированные бланки. Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).*
Инвентаризационная опись
Опись заполните вручную или на компьютере. Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 . Так, наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.*
Сличительные ведомости можно разработать самостоятельно. Или же проще воспользоваться формами , которые утверждены пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Сергей Разгулин
Бухучет: инвентаризация
В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства – по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:*
Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
– отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.
На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).*
Бухучет: списание на затраты
Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:*
- по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));
- по вине материально-ответственного лица;
- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).
Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом
Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета ().
Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:*
Дебет 73 Кредит 94
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;
Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:*
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.
Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:*
Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.
По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:*
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.
Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника. С сотрудником был заключен договор о коллективной материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения
Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам.* Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
ОСНО
Порядок учета недостачи при расчете налога на прибыль зависит от того, по какой причине эта недостача возникла:*
). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года). Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из).
ОСНО: недостача сверх норм убыли
Учет недостачи сверх норм естественной убыли зависит от того, установлено виновное лицо или нет. Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход ().* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().
Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
- Количество инвентаризаций в отчетном году;
- Даты проведения инвентаризаций;
- Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
- на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
- за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
- к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
- либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
- либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
- инвентарные ведомости;
- акты, подтверждающие недостачу;
- заключение комиссии, расследующей недостачу;
- объяснительная записка сотрудника.
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"
Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.
Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.
О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
- «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
- Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .
Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .
На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .
О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .
Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
- В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
- ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Учет ГСМ
при поступлении
|
Сумма, руб. |
Операция (документ) |
||
|
Оприходован бензин (ТОРГ-12) |
|||
|
Отражен НДС (счет-фактура) |
Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.
Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту
В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.
Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.
Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.
Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам
В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.
В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:
Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где: Q н — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).
По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.
По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).
Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л
Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.
Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Итоги
ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.
С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.
После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.
Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.
Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.
За высоту наполнения принимается среднее значение измерений, округленное до 1 см. 4.2.5. Определение высоты наполнения дистанционно (со щита управления) при инвентаризации не допускается. 4.3. Отбор проб 4.3.1. Пробы топлива отбираются в соответствии с ГОСТ 2517-85. 4.3.2. Пробы топлива необходимо отбирать последовательно сверху вниз. 4.3.3. Точечные пробы из вертикальных резервуаров для составления объединенной пробы (см. приложение 1) отбираются переносными пробоотборниками с трех уровней: верхнего — на 250 мм ниже поверхности топлива; среднего — с середины высоты столба топлива; нижнего — на 250 мм выше днища резервуара. Пробы верхнего, среднего и нижнего уровней смешиваются в соотношении 1:3:1. 4.3.4. При высоте уровня топлива в резервуаре не более 2000 мм точечные пробы отбирают с верхнего и нижнего уровней по п. 4.3.3.
Инвентаризация гсм на предприятии
Внимание
Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей применяется для контроля за использованием ГСМ водителями. Каждое предприятие устанавливает своей учетной политикой правила и сроки выполнения контрольных функций. Данная норма особо важная для организации порядка и достоверности в учете ГСМ.
Инфо
Проверка наличия топлива производится комиссией, которая назначается руководителем и состоит из начальников подразделений, бухгалтерии, а также технических работников. Снятие остатков производится ежемесячно. По данным акта составляется ведомость, где устанавливается результат использования ГСМ за месяц. Данный акт оформляется в одном экземпляре и заполняется вручную или средствами компьютерной техники.
При занесении сведений необходимо указать дату, на которую документ составляется, состав комиссии.
Особенности инвентаризации гсм в учреждениях
Все ценности, принятые на ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие разнесены в расход. Аналогичные расписки предоставляют лица, у которых имеются подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ГСМ. Инвентаризация ГСМ в емкостях и резервуарах При проведении инвентаризации горюче-смазочных материалов, поступивших от производителей или поставщиков в запечатанных емкостях, которые не вскрываются по условиям хранения, проверяется их фактическое количество и производится расчет объема или массы ГСМ в них.
При необходимости проводится перепроверка веса запечатанных емкостей. Для обеспечения достоверности оценки объема и количества ГСМ в резервуарах и емкостях используют средства измерительной техники: метрштоки, металлические рулетки с грузом и т.д. Для измерения неизрасходованного топлива в баках автомобилей используют мерную линейку.
Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
Важно
Лица, ответственные за сохранность ГСМ, дают расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ГСМ сданы в бухгалтерию и все ГСМ, поступившие на склад на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. 7.8. В случае смены материально ответственных лиц при проведении инвентаризации присутствуют оба лица, и в акте снятия остатков ГСМ лицо, принявшее ГСМ, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче. Прием-передача ГСМ производится по фактическому их количеству с учетом естественной убыли и погрешности средств измерений.
7.9. Перед проведением инвентаризации трубопроводы должны быть полностью заполнены или освобождены. Контроль ведут с помощью воздушных кранов, установленных на возвышенных или нижних участках трубопровода.
7. содержание и порядок проведения инвентаризации гсм
ПРАВИЛА технической эксплуатации электрических станций и сетей. М.: Энергоиздат, 1977. 10. ТИПОВАЯ инструкция по эксплуатации мазутных хозяйств тепловых электростанций.: ТИ 34-70-009-82. СПО Союзтехэнерго, 1982. 11. ГОСТ 26976-86. ГСИ. Нефть и нефтепродукты.
Методы измерения массы. 12. ПРАВИЛА учета топлива на электростанциях. М.: СПО Союзтехэнерго, 1982. СОДЕРЖАНИЕ 1. Общая часть. 1 2. Техника безопасности при проведении инвентаризации. 2 3. Подготовка к проведению инвентаризации. 3 4. Методика определения массы топлива. 3 Приложение 1. Термины, принятые в методических указаниях. 5 Приложение 2. Акт. 5 Приложение 3. Перечень средств измерений, необходимых для проведения инвентаризации.
7 Список использованной литературы.. 7 .
После утверждения один экземпляр Акта комиссия представляет в финансовый отдел, второй — начальнику (кладовщику) склада ГСМ. 7.20. В случаях выявления недостач или излишков сверх допустимых погрешностей измерений комиссия проводит тщательное расследование. Лица, виновные в этом, привлекаются к ответственности.
По всем недостачам и излишкам комиссией должны быть получены письменные объяснения материально ответственных лиц. Объяснения прикладываются к акту снятия остатков. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ГСМ выше стоимости ГСМ, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц. Порядок списания недостач и прихода излишков ГСМ определен действующим «Положением о бухгалтерских отчетах и балансах». 7.21.
Как замерить бензин в баке при инвентаризации
В случаях, когда председатель комиссии временно не может выполнять свои обязанности по уважительным причинам (болезнь, отпуск, учеба и т.д.), приказом руководителя авиапредприятия назначается временно новый председатель из членов инвентаризационной комиссии. 7.4. Члены инвентаризационных комиссий за внесение в акт снятия остатков заведомо неправильных данных о фактических остатках ГСМ в целях сокрытия их недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке. 7.5. Инвентаризация ГСМ проводится на первое число каждого месяца, следующего за отчетным, в присутствии начальника склада ГСМ или другого материально ответственного лица. Инвентаризация должна проводиться при полном составе инвентаризационной комиссии.
ГСМ на складах предприятий ВТ проводится с целью сличения фактического наличия каждой марки ГСМ, измеренной в единицах массы в день проведения инвентаризации в резервуарах, технологических трубопроводах, средствах заправки (ТЗ, МЗ), мелкой таре и других емкостях, с данными бухгалтерского учета по движению и хранению ГСМ за отчетный период. 7.2. Инвентаризация проводится в обязательном порядке: — в сроки, устанавливаемые в соответствии с «Положением о бухгалтерских отчетах и балансах» (для нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц); — в случае смены материально ответственных лиц — на день приема-передачи дел; — при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ГСМ — немедленно по следам установления таких фактов; — после пожара или стихийных бедствий (наводнение, землетрясение и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия. 7.3.
При инвентаризации определяется рабочий и «мертвый» (приложение 1) остатки топлива при фактической влажности и на «сухую» массу (с вычетом рабочей влажности). 1.7. После инвентаризации составляется акт в соответствии с приложением 2, в который заносятся результаты измерений и расчетов. Акт утверждается директором электростанции. 1.8. За «мертвый» остаток принимается топливо: — в расходных резервуарах — на уровне, превышающем на 20 см отметку, при которой происходит срыв насосов при номинальном часовом расходе топлива на электростанции с учетом расхода в линии рециркуляции; — в резервных резервуарах — остающееся после срыва одного откачивающего насоса при 30 %-ной его подаче; — в приемных емкостях — на уровне, превышающем на 10 см отметку, при которой происходит срыв одного перекачивающего насоса при его номинальной подаче. 1.9.
Общий остаток: при фактической влажности 14385,421 т; на сухую массу 14037,042 т. Примечание. В графах 9 и 10 масса топлива указывается дробью: в числителе — при фактической влажности, в знаменателе — на сухую массу. Обмер произвели Председатель комиссии Подпись Члены комиссии Подпись Измеряемые параметры, операция Наименование прибора, ГОСТ Характеристика прибора Дополнительные указания Уровень топлива в резервуаре Уровнемеры поплавковые с пружинным уравновешиванием по ГОСТ 13702-78 и ТУ 25-070374-79.
Измерительная металлическая рулетка длиной 10 и 20 м по ГОСТ 7502-80 Погрешность измерения при местном отсчете ±4 мм. Цена деления 1 мм Разрешается применение других типов уровнемеров с указанной погрешностью Отбор проб Пробоотборники по ГОСТ 13196-85 и ГОСТ 2517-85. Пробоотборники переносные по ГОСТ 2517-85 Обеспечивает отбор объединенных проб.
Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы - в нашей статье
20.04.2012Бухгалтерия Онлайн
Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ
Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.
Налоговый учет
Применение норматива в налоговом учете - вопрос спорный.
Налоговики традиционно считают, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письма от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать и обосновать свой лимит (письмо Минфина России от 10.06.11 № 03-03-06/4/67). В любом случае списать в затраты ГСМ сверх лимита нельзя, уверены чиновники.
Однако в Налоговом кодексе подобного запрета нет. Поэтому многие компании не придерживаются ни собственных, ни утвержденных Минтрансом норм, а уменьшают налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживают судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).
Есть организации, которые игнорируют нормы Минтранса и устанавливают собственные. Они также одерживают победу в суде (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 21.11.11 № Ф06-10102/11).
Компаниям, которые заняли «осторожную» позицию и решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Как рассчитать собственный норматив
Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.
Первый способ - позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.
Второй способ - создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.
Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно - для груженого и порожнего авто, отдельно - для летних и зимних поездок, отдельно - для простоя со включенным двигателем и т.д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.
Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.
Как провести инвентаризацию ГСМ
Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.
Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой - это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.
Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.
Существуют и другие способы - например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.
Системы спутниковой навигации
Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название - системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.
Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива - на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.
Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).
Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем
Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.
Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.
Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.
Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.
В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ - это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).
Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.
Как учесть топливо в баке проданного автомобиля
Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.
При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).
ГСМ в баке арендованной машины
При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.
Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.
Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.
Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант - это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.
Другой вариант - это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор - в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.