Вопрос
Сотрудник поменял паспорт, в котором указана другая дата рождения. Какие предпринимать действия: изменения в трудовой книжке, надо ли заменять СНИЛС, ИНН и на какой документ ссылаться об изменении даты рождения
Ответ
Кадровик должен исправить внутренние кадровые документы по работнику, данные в компьютерной базе и трудовую книжку . В большинстве кадровых документов содержатся личные данные работников, в том числе и фамилия. Соответственно, если эти данные изменились, то нужно подкорректировать и сами внутренние бумаги. Например, личную карточку сотрудника, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр. (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Кроме того, изменения следует внести и в компьютерную базу, где отображается информация по работнику.
Чтобы подкорректировать сведения, работодатель издаст соответствующий приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика. Вообще законодательство не обязывает это делать, тем не менее, чтобы избежать недоразумений с проверяющими, лучше внести коррективы.
В трудовую книжку исправительные записи делаются так (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). На титульном листе зачеркивается одной чертой прежняя фамилия и рядом записывается новая. Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются реквизиты паспорта. Кадровик поставит свою подпись и печать организации.
Бухгалтер должен заказать новое страховое пенсионное свидетельство на работника. Если сотрудник поменяла паспорт, на него нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. На этот номер идут все взносы, которые формируют будущую пенсию сотрудника. Таким образом, чтобы данные о работнике в Пенсионном фонде были достоверны и впоследствии у него не возникло проблем с назначением пенсии, свидетельство нужно поменять (п. 26 Инструкции, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н). Кроме того, СНИЛС указывается в расчете РСВ-1 ПФР, поэтому, если номер будет оформлен на старые реквизиты, сотрудники фонда могут не принять этот расчет, обнаружив ошибку.
Чтобы поменять СНИЛС на сотрудника, бухгалтер заполнит заявление по форме АДВ-2, подписав его у работника, и подаст его в ПФР вместе с описью по форме АДВ-6-1. Обе формы утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. В заявлении бухгалтер укажет прежние данные сотрудника, а также реквизиты нового паспорта. Данные, которые не меняются, вносить в форму не нужно. Оставьте эти поля пустыми.
После того как новое свидетельство будет готово, бухгалтер его получит и выдаст работнику.
А вот новое свидетельство об ИНН заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 Приказа ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@).
Смежные вопросы:
-
Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
✒ По вопросу о…... -
Прошу проконсультировать по вопросу оплаты труда. Работник нашей организации работал вахтовым методом 15*15 с 16 числа каждого месяца до его окончания; с 1 по 15 число каждого месяца —…... -
Что нужно для подтверждения ПРОФстандарта для бухгалтера? Нужно ли учиться на ПрофБухгалтера?
✒ Профессиональный стандарт «Бухгалтер» утвержден Приказом Минтруда России от 22.12.2014 N 1061н. В п. 3.2 этого…... -
В организации происходит сокращение 2 отделов и переименование 2 других отделов: 1) процедуры сокращение штата и переименования отделов (поэтапно) 2) какой срок между предложением вакансии и уведомлением о сокращении…...
Новую фамилию работника надо занести в трудовой договор (контракт), трудовую книжку, личную карточку и другие кадровые и бухгалтерские документы. Кроме того, важно не забыть переоформить для работника и иные документы.
Предлагаем ознакомиться с процедурой оформления кадровой документации в этой ситуации.
В связи со сменой фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения работника недостаточно. Нужны письменные доказательства.
Обращаем внимание, что в законодательстве четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в отношении изменения работниками персональных данных, в частности фамилии, имени, отчества, исключительно в трудовую книжку. Как оформить другие документы, в актах законодательства не сказано.
Обратить внимание на смену ФИО при оформлении работника на работу
В некоторых случаях после представления при приеме на работу документов наниматель или чаще всего работник кадровой службы может выявить несовпадение данных в различных документах, к примеру фамилия в дипломе о высшем образовании не совпадет с фамилией в паспорте.
Особенно часто такое встречается при приеме на работу женщин. Это может быть связано со вступлением в брак, расторжением брака, иными причинами смены фамилии, имени.
В таких случаях работник кадровой службы вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов:
Свидетельства о регистрации брака;
- свидетельства о расторжении брака;
- свидетельства о смене имени и т.д.
ФИО изменилось в процессе работы
Итак, с сотрудника, сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в соответствующие документы.
Образец заявления о смене фамилии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащим образом заверенные копии работник предъявляет нанимателю.
Как вариант, возможно самостоятельно снять копии с нового паспорта работника и с документов, подтверждающих смену его личных данных.
Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров), затем подшейте их в личное дело работника.
Издание приказа о смене ФИО работника
Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных работника за подписью руководителя.
Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.
Возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель. Соответственно дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи.
Приказ об изменении фамилии следует, по мнению автора, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, так как изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.
Приказ об изменении фамилии относят к группе приказов по личному составу. Строго установленной формы для него нет. Вы вправе составить его так, как посчитаете нужным, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.
Образец приказа по личному составу в связи со сменой фамилии работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Согласно законодательству копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).
ЭТО ВАЖНО! В законодательстве есть упоминание о том, что копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение к личному листку по учету кадров (подп. 3.5.14 п. 3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Правила № 5)).
На практике необходимо использовать требование Инструкции № 2 в связи с тем, что она принята позднее, чем Правила № 5 (часть вторая ст. 71 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
Исправить личные данные в трудовом договоре (контракте)
Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре (контракте) надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор 2 варианта.
Вариант 1-й. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения, или просто изложить его с учетом новых персональных данных.
Законодательство не требует в подобных случаях заключать соглашение. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними. Однако, подписав дополнительное соглашение, вы точно ничего не нарушите.
В данном случае напомним, что трудовой договор (контракт) - это соглашение сторон: работника и нанимателя. Работник - лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником. От имени нанимателя - юридического лица выступает руководитель или другое уполномоченное лицо.
Трудовой договор в качестве обязательных сведений должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. Под данными о нанимателе и работнике кроме прочих понимаются: для нанимателя - наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя); для работника - фамилия, имя, отчество (п. 1 части второй ст. 19 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
Контракт является разновидностью срочного трудового договора.
Изменение данных о работнике необходимо сделать в порядке, аналогичном внесению изменений в трудовую книжку при изменении фамилии, имени и отчества работника (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).
При изменении фамилии в трудовом договоре (контракте) прежнюю фамилию зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть, а новую пишут над ней. Ссылки на соответствующие документы можно привести на полях или последней странице контракта.
Внести изменения в трудовую книжку
Исправить фамилию в трудовой книжке надо обязательно. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен Инструкцией № 30. Там же написано, как правильно это сделать.
Принцип вам уже знаком. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.
Прежнюю запись аккуратно зачеркните, чтобы она осталась легкочитаемой, а сверху (или рядом, где есть место) запишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки надо пояснить, на основании каких документов были внесены изменения, указав их номера и даты. Данную запись обязательно заверьте печатью организации (кадровой службы) и своей подписью, если именно вы ответственны за ведение книжек (см. наглядный пример ниже).
Исправить данные о работнике в личной карточке и других документах
Итак, вы уже сделали немало: на основании заявления работника, копий нового паспорта и свидетельства составили приказ, исправили текст трудового договора (контракта) (или заключили допсоглашение к нему), внесли изменения в трудовую книжку. Но это еще не все, а только половина пути.
Теперь вы должны взять следующие документы:
Личную карточку работника;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- иные документы.
В этих регистрах придется тоже менять анкетные данные работника. Хорошо, если кадровый учет, так же как и расчет зарплаты, вы ведете в электронном виде - это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника - и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.
Если какие-то регистры вы ведете традиционно на бумаге, используйте привычный метод. Старые данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.
Кроме того, напомним, что постановлением Минстата от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике» было признано утратившим силу постановление Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в т.ч. и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ее ведения и заполнения определяет наниматель.
При смене ФИО работника следует также произвести замену страхового свидетельства (гл. 6 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением № 837).
Что еще надо сделать, если фамилию сменил руководитель организации
Когда фамилию меняет руководитель, внести изменения в документы, о которых написано в статье, недостаточно. Остается еще ряд действий, причем очень важных:
Известить налоговые органы;
- уведомить банк и контрагентов.
В банк, обслуживающий вашу организацию, представьте новую банковскую карточку. В ней будут новые данные руководителя с подписью. Затем надо выбрать время и просмотреть договоры с контрагентами. Если где-то есть пункт, обязывающий сообщать о любых изменениях в реквизитах организации (в т.ч. фамилии руководителя), его надо выполнить.
Светлана Волохович, юрист
Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации , иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону.
Смена фамилии.
Как внести изменения в трудовой договор?
Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя
, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур
, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:
- подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
- паспорт по новым данным;
- заявление;
- заявление АДВ-2.
Заявление адресуется руководителю предприятия , далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.
Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление : Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.
Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись . Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой , кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.
Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).
Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека.
Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы , ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента , они или зависнут, или будут возвращены обратно.
По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.
Изменение фамилии в трудовой книжке.
Издание специального приказа
Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД
и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.
Приказ это обычный, произвольной формы , готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.
Важно! Необходимо правильно определиться с датой приказа. Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение.
Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.
Подготовка дополнительного соглашения
Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.
ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.
Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы , и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.
Смена фамилии.
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.
В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
Ситуация первая: смена фамилии
Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.
В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:
Мурашову Е.Д.
Деминой Р.К.ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.
Приложения:
2. Копия свидетельства о заключении брака.
Демина Р.К.
Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.
Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.
После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:
ООО «Первый»
ПРИКАЗ
Приказываю :
1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).
1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.
1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.
1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.
1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.
1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP).
1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.
1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.
1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.
1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.
1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.
Генеральный директор Е.Д. Мурашов
И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.
А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
Город Краснодар
Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,
заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):
1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.
2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:
«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».
3. Подписи Сторон:
Работник Демина
Работодатель Мурашов
Ситуация вторая: замена паспорта
Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.
Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:
На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.Генеральному директору ООО «Первый»
Мурашову Е.Д.
от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.
Приложения:
1. Копия паспорта (все страницы).
Демина Р.К.
ООО «Первый»
ПРИКАЗ
В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,
Приказываю :
1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.
1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.
Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»Ответим на все вопросы по порядку.
«персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления - не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка - «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.
На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.
Изменение сведений о работнике в личной карточке.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая - «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, - это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.