Что такое первичные бухгалтерские документы. Первичная бухгалтерская документация — это…. Исправление бухгалтерских документов

Документация, значение первичных документов

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Виды бухгалтерских документов

Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

Организация документооборота

Документация, значение первичных документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта нужно прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Для этого применяется первый элемент метода бухгалтерского учёта документация. Документация - способ первичного отражения объектов бухгалтерского учёта, позволяющий осуществить за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов РФ №34-н от 29.07.1998г.), «все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которой ведётся бухгалтерский учёт.»

Документ в переводе с латинского documentum означает свидетельство, доказательство.

Первичный учётный документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции или право на их совершение.

Первичный бухгалтерский учёт – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранение информации о хозяйственной деятельности.

Значение первичных учётных документов в финансово-хозяйственной деятельности предприятия:

Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

Они используются для оперативного руководства и управления.

На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

Документы имеют контрольное значение.

Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Реквизит в переводе с латинского requisitum означает требуемое, нужное.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Согласно пункта 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование организации;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием едениц измерения;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписи указанных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Дополнительные реквизиты законодательно не утверждены. Их вносит само предприятие по своему желанию во все документы, кроме документов по первичному учёту денежных средств. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, фамилия сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

До ввода в действие нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (начало действия данного закона 01.01.2013г.) большое внимание уделялось унификации и стандартизации первичных учётных документов. Документы принимались к учёту, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Данные альбомы разрабатывал Госкомстат России (ныне Росстат) по согласованию с Минфином России. Было утверждено около 250 унифицированных форм документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевой принадлежности.

Кроме того, отраслевые министерства для предприятий своей отрасли разрабатывали также унифицированные документы. Например, Министерство сельского хозяйство России разрабатывало унифицированные документы по учёту сельскохозяйственной продукции, животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Это делалось для сокращения расхода бумаги, упрощения обработки и хранения документов.

С вводом в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятий снимается обязанность использовать унифицированные документы, разработанные Госкомстатом и отраслевыми министерствами. Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона, формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению главного бухгалтера (или лица на которого возложено ведение бухгалтерского учёта). Бухгалтер при разработке форм документов, должен включать в них все обязательные реквизиты и делать компактными. Главные бухгалтеры, как правило, представляют на утверждение унифицированные формы документов.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

Договор . Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
Товарная накладная . Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
Акт приема-передачи . Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
Акт приема-передачи № ОС-1 . В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
Счет . Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
Расчетная ведомость . Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
Кассовые документы . Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

По назначению . Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
По объему содержания данных . Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
По способу отражения хозяйственных операций . Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
По месту составления . Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

Название конкретного документа.
Дата составления.
Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
В чем суть хозяйственной операции.
Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного .

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

название документа
дата составления
наименование предприятия или ИП
описание, отражающее суть хозяйственной операции
денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
единицы измерения
с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является . Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск . Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ , он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

Оформление операций в учете материалов

Документы по учету услуг

Оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

Документы по учету банковских операций

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров — главная книга, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

название регистра
период
наименование организации
хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
единицы измерения
подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

По характеру записей:

Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример — главная книга).

По внешнему виду:

Книги.
Свободные листы.
Карточки.

По характеру обобщения данных:

Синтетические – указывается только дата и сумма (пример – карточка счета).
Аналитические – группируют информацию по различным параметрам (пример – анализ счета по субконто).

Применяя разные типы регистров, можно оценить , делать планы и прогнозы.

Напишите свой вопрос в форму ниже

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

ТОРГ-12;
Товарный ярлык;
Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.