Для экономии средств организации не покупают компьютеры, а собирают из комплектующих, которые приобретают по отдельности, иногда у разных поставщиков и продавцов. Унифицированного бланка для подобного акта не существует, поэтому бухгалтеры отражают это в другой документации.
Общие сведения
Вместо акта сборки компьютера фирмы используют бухгалтерскую справку для отражения сборки основного средства из комплектующих. Для экономии времени это можно сделать в программе 1С, в которой уже есть соответствующие формуляры.
Заполнение и оформление бухгалтерской справки, кодированной ОКУД 0504833, регламентирует приказ Минфина России № 52н от 30.03.2015 (ред. 17.11.2017). В справке отражаются внутренние расчеты организации, в том числе:
- прием-передача ОС, в этом случае - комплектующие для ПК;
- движение средств внутри предприятия;
- исправления в хозяйственных и финансовых операциях;
- передача электронных документов от материально-ответственного лица в бухгалтерию.
Соответственно, в бухгалтерской справке также отражаются акты, касающиеся различных операций на предприятии.
Как правильно составить акт сборки компьютера
При составлении акта сборки компьютера или бухгалтерской справки используется унифицированный образец или составленный самостоятельно. В последнем случае шаблон утверждает руководитель предприятия, и в дальнейшем используется этот формуляр.
Чтобы получить акт о сборке ПК или формуляр ОКУД 0504833, бухгалтерия проводит следующие манипуляции с материалами:
- Прием-передача.
- Учет.
- Списание.
В таком порядке формируется бухгалтерская справка ОКУД 0504833. Когда справку создают самостоятельно и утверждают руководством, главным элементом формуляра являются обязательные реквизиты. Так как бухгалтерская справка ㅡ это первичная документация, в формуляре должны быть обязательные реквизиты согласно ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018):
- дата составления шаблона;
- название документа, предприятия, структурного подразделения;
- документ-основание для оформления бланка;
- место для подписи ответственного лица, в том числе главного бухгалтера.
Для фиксации списания материалов на сборку компьютера в бланк добавляют таблицу с перечнем элементов и их стоимостью. В конце или начале документации в обязательном порядке указывают названия и номера операций, указанных выше. Естественно, нужна таблица с перечнем и стоимостью каждого используемого материала, например: «мышь», «клавиатура», «системный блок» и прочее.
Бланк акта сборки компьютера
Чтобы не составлять формуляр вручную, можно скачать акт сборки компьютера в виде бухгалтерской справки, унифицированной приказом Минфина, здесь.
Скачать бланк акта сборки компьютера
Как заполнить акт сборки компьютера
По сути, бухгалтерская справка ㅡ это выписка из баланса компании. В ней отражаются приходно-расходные операции. Для случая, в котором нужно отразить сборку основного средства из комплектующих, используют таблицу, в которой прописывают каждый элемент и его стоимость. Итоговая строка ㅡ сумма собранного компьютера.
Итак, пошаговая инструкция заполнения акта сборки компьютера или бухгалтерской справки ОКУД 0504833:
- Заполнение реквизитов. Сначала проставляется дата оформления бланка, затем название учреждения, ИНН и структурное подразделение, в котором происходит операция. Если последнего нет, то ставится прочерк.
- Указание основания для оформления ОКУД 0504833. В роли основания выступает акт о приеме-передаче комплектующих. Здесь пишут полное название документации, номер и дату составления.
- Заполнение табличной части. Здесь прописываются совершенные операции для получения суммы, потраченной на сборку: информация о принятии к учету собранного ПК и амортизация на инвентарный номер. В обеих частях указывают дебетовые и кредитовые операции
с комплектующими.
После заполнения бланк подписывает руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо.
Сложение обеих операций ㅡ сумма, учтенная к сборке компьютера.
В табличной части справки, которую бухгалтер заполняет вручную, указывают наименование каждой комплектующей и выводят суммарный размер. В конце или начале документа прописывают основание ㅡ акт приема-передачи и номера документов, подтверждающих манипуляции с комплектующими.
Образец акта сборки компьютера
Чтобы правильно составить подтверждающую документацию, которая соответствует ОКУД 0504833, стоит ориентироваться на образец акта сборки компьютера. В рекомендации использован шаблон унифицированной формы бухгалтерской справки.
Скачать образец акта сборки компьютера
На что обратить внимание
Если организация работает в программе 1С, то с заполнением бланка трудностей, возможно, не будет. Но составляя свободный формат справки, бухгалтеру нужно учитывать следующие особенности:
- первичные справки бывают различного направления. Для отражения сборки основного средства из комплектующих используют расчетную;
- согласно п. 29 гл. 5 приказа Минфина России № 26н от 30.03.2001 (ред. 16.05.2016), если ПК уже не используют (сломано, продано и прочее), справку составлять не имеет смысла;
- если для некоторых полей нет информации, то в обязательном порядке ставят прочерк. Одно из правил заполнения ㅡ отсутствие опечаток и ошибок.
Бухгалтерская справка изначально создана для предприятий, которые относятся к ПФР, ФСС, государственным органам, бюджетным организациям. Но и другие организации также вправе ее использовать. Если компания относится к ИП, то предприниматель вправе составить корпоративный акт сборки компьютера и утвердить бланк. Главное - внести обязательные реквизиты, соответствующие ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018).
Инструкция
Ознакомьтесь с информацией, которая отражена в накладных и счетах-фактурах. Это поможет вам понять, как лучше учитывать приобретение компьютера. В свою очередь, если в документах товар будет прописан одной строкой, например, «Компьютер, цена 30000 рублей», то и оприходовать его нужно в качестве одного целого оборудования. Если же вся исходная комплектация записана по наименованиям, то и учитывать данный товар нужно согласно составленному перечню.
Отразите приобретенный компьютер на счете 01 под названием «Основные средства», на счете 10 под названием «Материалы». При этом необходимо учитывать, что в составе всех поступивших материалов его можно отразить только в случае, когда лимит стоимости МПЗ является не превышенным (эта информация должна быть указана в учетной политике). А вот если оргтехника отражается на счете 01, тогда на нее будет начисляться амортизация на счете 02 под названием «Амортизация основных активов компании».
Не приравнивайте работу по установке комплектующих для компьютера к монтажу, чтобы не начислялось НДС. В этом случае бухгалтеру необходимо оформить подтверждающие документы о том, что специальные работы не проводились. Это может быть табель (к примеру, если установка производилась сотрудником данного предприятия), акт на списание основных материалов и другие бумаги.
Сделайте соответствующие записи при установке компьютера в бухгалтерском учете. Используйте для этого следующие счета:- Д08 «Сумма вложений во внеоборотные средства» и К60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками» - отразите стоимость комплектующих деталей или частей компьютера;- Д19 «НДС по приобретенным ценностям» и К60;- Д08 и К70 «Расчет с персоналом, оплата труда» - отразите заработную плату сотрудника, производящего установку;- Д08 и К68 «Расчет по налогам и сборам», а также 69 «Расчет по социальному обеспечению и страхованию».
Источники:
- Замена старого монитора на новый
Компьютеры, а также комплектующие к ним являются обязательным элементом закупок любой организации, так как ни одна фирма сейчас не может обойтись без них. Как правильно провести покупку компьютеров по бухгалтерии?
Инструкция
Определите, каким образом были приобретены компьютер и комплектующие, чтобы правильно оприходовать . Если все комплектующие и дополнительные периферийные устройства приобретались одновременно, тогда компьютер необходимо учитывать как один инвентарный объект в основных средствах, так как ни одна его составная часть не сможет работать по отдельности. Если вы примете решение оприходовать компьютерные комплектующие по отдельности, вам могут предъявить обвинение в уходе от налога.
Аналогично учитывайте дополнительные устройства, если вы приобрели принтер либо сканер - включите их в единый инвентарный объект, так как без компьютера данные устройства функционировать не будут.
Учтите, что после введения в эксплуатацию компьютера он может быть доукомплектован. Например, вы купили и подключили к нему модем, либо принтер. В таком случае нет необходимости добавлять его в комплект к компьютеру, чтобы оприходовать периферийное устройство для компьютера. Модем (принтер) и компьютер были приняты на учет в различное время, потому не нужно их объединять.
Обоснуйте данный учет нормой «Учет основных средств», в ней говорится о том, что когда части объекта отличаются по срокам полезного использования, то каждая часть может быть учтена в качестве самостоятельного инвентарного объекта. Уровень такой эксплуатации определяется самой организацией. Например, его можно установить сроком в 12 месяцев. Например, если срок эксплуатации ПК и принтера отличается на 12 месяцев, оприходуйте их как разные инвентарные объекты.
Проводите учет расходов на комплектующие, в случае замены частей либо ремонта компьютера следующим образом. При замене сломанной или утерянной детали – это ремонт, который производится для поддержания компьютера в рабочем положении. Поэтому такие затраты списываются на расходы. Стоимость новой детали будет включена в статью «Прочие расходы» в период проведения ремонта. А замена работающей детали более современной считается модернизацией.
Основные средства могут поступать на предприятие от учредителей, в результате приобретения или строительства, по договору безвозмездной передачи. Существует определенный порядок их ввода в эксплуатацию.
Инструкция
Составьте и подпишите у руководителя приказ о вводе в эксплуатацию основного средства. Установите в нем срок его полезного использования в соответствии с Общероссийским классификтором (ОКОФ) и Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы.
Оформите на основании приказа акт приема-передачи основных средств по форме №ОС-1, №ОС1-а (для ввода в эксплуатацию зданий и сооружений). Заведите инвентарную карточку (форма №ОС-6), присвоив объекту инвентарный номер. Если производилась реконструкция, составьте акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов по форме №ОС-3 и внесите сведения о реконструкции в инвентарную карточку объекта.
Сделайте в бухгалтерском учете следующие записи проводок:- Дебет счета 08 «Вложения в нематериальные активы», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» - оприходованы купленные основные средства;- Дебет счета 08 «Вложения в нематериальные активы», Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями» - поступили основные средства от учредителей в качестве взносов.Если основное средство построено для собственных нужд, причем работы велись фирмой-подрядчиком, стоимость этих работ также отразите по дебету счета 08.
Учитывайте стоимость материалов на строительство или реконструкцию основных средств собственными силами по дебету счета 08 в корреспонденции со счетами затрат. Однако, если фирма является строительным предприятием и выполняет строительство зданий и сооружений для себя, отнесите в этом случае капитальные затраты на счет 20 «Основное производство». По окончании работ спишите их на себестоимость, сделав :- Дебет счета 90 «Продажи» (субсчет «Себестоимость»), Кредит счета 20 «Основное производство»;- Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», Кредит счета 90 «Продажи» (субсчет «Выручка»).
Отразите в бухгалтерском учете ввод в эксплуатацию полученного, приобретенного или построенного основного средства по сформированной первоначальной стоимости проводкой: Дебет счета 01 «Основные средства», Кредит счета 08 «Вложения в нематериальные активы».
Если основное средство получено безвозмездно, составьте проводки:- Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», Кредит счета 98 (субсчет «Безвозмездные поступления»);- Дебет счета 01 «Основные средства», Кредит счета 08 «Вложения в нематериальные активы».Определите его первоначальную стоимость по текущей рыночной стоимости. Списывайте затем суммы начисленной амортизации по этим объектам в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Видео по теме
Источники:
- Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств
- если учредители внесли основное средство
Когда в доме появляется новый компьютер, полностью укомплектованный в магазине, то у неопытного пользователя возникает вопрос о том, как ввести его в эксплуатацию. Чтобы сделать это, не нужно вызывать специалиста. Подключить все устройства и загрузить компьютер сможет даже тот человек, который до этого не имел дела с компьютером.
Когда основное средство принимается к учету, очень важно правильно сделать все операции правильно, при этом ситуация усложняется по разным причинам. К примеру, во время работы с основными средствами в работе специалиста по бухгалтерской работе нередко бывают случаи, когда основные средства состоят из нескольких частей, более того, их приобретают часто даже у разных поставщиков в разное время.
Следует заметить, что под основным средством в нашей стране понимается имущество, которое находится в собственности организации, используется для получения дохода, первоначальная его стоимость более 40 тысяч рублей, а срок полезного использования составляет более одного года.
Бухгалтер по основным средствам в таком случае задается вопросом наиболее правильного отражения операции по покупке комплектующих в программе 1С Бухгалтерия 3.0, а также сборки (монтажа) основного средства из них и его принятие на учет.
В организациях, предприятиях и учреждениях различных форм собственности чаще всего встречается проблема принятия на учет персонального компьютера, который был собран из отдельных комплектующих.
Подобный случай встречается в практике практически любого бухгалтера, поэтому нюансы проведения такого объекта нелишним будет знать каждому.
Чтобы принять на учет основное средство, которое состоит из комплектующих, купленных у разных продавцов, а также оплаты услуг по настройке необходимого программного обеспечения, в бухгалтерии используются следующие документы:
. «Поступление товаров и услуг», с видом операции «Оборудование» (чтобы оприходовать то оборудование, которое необходимо еще установить);
. «Передача оборудования в монтаж»;
. «Поступление товаров и услуг», операция «Покупка комиссия» (чтобы отразить услуги по установке и настройке специального лицензионного программного обеспечения);
. «Принятие к учету ОС», операция «Объекты строительства».
Покупка комплектующих, из которых будет состоять основное средство
Подготовительная работа заключается в создании группы номенклатуры со счетом 07.Изначально происходит оприходование комплектующих для компьютера, как оборудования. Чтобы это сделать, нужно в программе использовать документ под названием "Поступление товаров и услуг", выбрав вид операции "Оборудование".
Так как комплектующие приобретаются с целью дальнейшего их использования для сборки основного средства, оприходовать их необходимо на счет 07 "Оборудование к установке". Последовательно заполняются карточки для комплектующих. Для создания карточки, нужно нажать кнопку "Создать", ввести все необходимые реквизиты (группа, наименование, производитель, артикул, импортер и т.д.) и подтвердить действия "Записать и закрыть".
Все купленные комплектующие нужно ввести в группу под названием "Оборудование к установке" справочника "Номенклатура". В настройках счетов учета номенклатуры счет для данной группы номенклатуры указан под номером 07 "Оборудование к установке".
После того, как в табличной части документа элемент справочника был выбран, реквизиты "Счет учета НДС" и "Счет учета" заполнятся автоматически согласно ранее заданным настройкам.
Во время проведения документа были сформированы такие бухгалтерские проводки:
Рис.2
Если мыши, клавиатуры и системные блоки приобретались у другого поставщика, это отражается в базе аналогичным документом. Приходные документы для каждого отдельного контрагента, а также набора товара вводятся в таком случае отдельно.
Как провести монтаж приобретенного оборудования
Сборка основного средства также должна отображаться в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.2. Делать это необходимо посредством документа с названием "Передача оборудования в монтаж". После введения необходимых реквизитов в форму документа, таких как название организации, склад, номер, дата, объект строительства и статья затрат, действия подтверждаются путем нажатия клавиши "Провести и закрыть".
Рис.3
Такой документ может сформировать первоначальную стоимость персонального компьютера, как основного средства. Чтобы показать затраты нужно использовать счет под номером 08.03, название которого "Строительство основных средств". На данном счете бухгалтером ведется аналитический учет в разрезе строительных объектов. Как объект строительства в данном случае вводим компьютер, подлежащий сборке, это и будет объектом аналитического учета к счету номер 08.03.
Там, где находится табличная часть документа, будут добавляться комплектующие будущего компьютера, при этом не стоит забывать указывать правильное количество оборудования, необходимого для одной единицы объекта основного средства. Счет 08.03 не предполагает ведение количественного учета, поэтому ввести одним документом несколько единиц оборудования никак не получится.
После проведения документом "Передача оборудования в монтаж" формируется проводка в дебет счета 08.03, кредит счета 03.
Рис.4
Как происходит отражение расходов на монтаж (сборку) оборудования
Расходы, понесенные на сборку персонального компьютера, можно отразить с помощью документа под названием "Поступление товаров и услуг". Для создания такого типа документов последовательно нужно последовательно нажать «Покупки и продажи», потом «Поступление товаров и услуг», а затем «Поступление», «Оборудование». Во вновь созданном документе нужно выбрать вид операции "Оборудование", а среди закладок "Оборудование", "Товары", "Услуги", "Возвратная тара", "Счета расчетов", "Дополнительно" выбрать опцию с названием "Услуги". Когда все необходимые поля заполнены и проверены, создание документа подтверждается кнопкой "Провести и закрыть".
Рис.5
После проведения данный документ сформирует необходимые проводки.
Рис.6
Из данных бухгалтерских проводок видно, что стоимость услуг по сборке компьютера также вошла в первоначальную стоимость основного средства под названием "Компьютер".
Как происходит учет смонтированного оборудования
Так как по дебету счета 08.03 собрали все затраты на то, чтобы приобрести оборудование и осуществить его сборку (монтаж), теперь необходимо ввести персональный компьютер в эксплуатацию.Ведение в эксплуатацию осуществляется при помощи документа "Принятие к учету ОС". Если объект основного средства требует работ по сборке, выполняемых с учетом дополнительных затрат, то подобное действие следует также оформлять с помощью документа "Принятие к учету ОС". Для этого нажимается гиперссылка "Принятие к учету ОС", которая находится в разделе "Основные средства и НМА" ниже ссылки "Передача оборудования в монтаж"
Итак, создаем новый документ. В ячейке "Вид операции" выбираем "Объекты строительства". Правее находится ячейка с оглавлением "Событие ОС", там находим "Принятие к учету с вводом в эксплуатацию".
Рис.7
Так как была выбрана операция "Объекты строительства", то счет во вкладке "Основные средства" подставится автоматически 08.03.
Там, где необходимо ввести объект строительства, выбираем "Компьютер", а справа от него располагается кнопка "Рассчитать суммы". После нажатия на нее программа автоматически сформирует первоначальную стоимость основного средства по налоговому и бухгалтерскому учету. Эту стоимость будет списано с дебета счета номер 08.03, объектом аналитического учета является "Компьютер" (свериться можно будет с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).
Следующим этапом является создание в справочнике "Основные средства" нового основного средства с наименованием "Компьютер". С этой целью в табличной части справочника "Основные средства" нужно добавить новую строку, а в форме списка, который открылся в том же справочнике, добавляем интерактивным способом новый элемент.
В процессе ввода в справочник нового элемента сразу вводить все необходимые реквизиты совершенно не обязательно, ведь их основная масса записывается с помощью документа "Принятие к учету". На начальном этапе можно ввести только самые необходимые реквизиты, то есть те, без которых запись элемента справочника не осуществится — наименование основных средств и их группа учета.
Рис.8
В поле "Наименование" следует указать "Компьютер", а если нажать на кнопку выбора строки "Группа учета ОС", то там нужно поискать определение "Офисное оборудование". Таким образом, вкладка "Основные средства" будет заполнена только частично. То есть такие поля, как "Группа", "Изготовитель", "Заводской номер", "Номер паспорта (регистрационный)", "Дата выпуска (постройки)" остаются незаполненными.
Далее необходимо перейти на закладку "Бухгалтерский учет". В поле "Порядок учета" выбираем "Начисление амортизации", после чего станут доступными на закладке реквизиты, которые обязательно нужно заполнить, чтобы амортизация была начислена адекватно. Это и "МОЛ", и "Способ поступления", и "Счет учета", "Счет начисления износа", "Способ начисления амортизации", "Способы отражения расходов по амортизации", сколько составляет срок полезного использования основного средства в месяцах.
Рис.9
Аналогичным способом заполняется закладка "Налоговый учет", чтобы можно было по данному основному средству зачислить налоговую амортизацию.
Рис.10
После того, как все реквизиты были введены, проводим документ.
При проведении сформируются такие проводки:
Рис.11
Из данного документа можно напечатать форму ОС-1 "Акт о приеме-передаче ОС". Для этого вверху справа есть клавиша "Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).
Рис.12
Как видим, в программе 1С Бухгалтерия отражается приобретение, монтаж, а также принятие к учету основного средства, которое состоит из нескольких комплектующих.
Рассмотренный случай по покупке в разных местах монитора, системного блока, мыши, клавиатуры, а также учет сборки и стоимости программного обеспечения, является всего лишь одним из возможных вариантов приобретения основного средства путем покупки и сборки комплектующих деталей. Нередко таким способом организация решает приобрести, например, кондиционеры, либо специализированную аппаратуру, ведь руководство, в первую очередь, заинтересовано в экономии бюджета. В обязанность же бухгалтера, в свою очередь, входит правильное оформление всех бухгалтерских операций.
? Как документально оформляется сборка компьютера, если он собран из отдельных комплектующих, которые предприятие купило по отдельности?
Бухгалтер&Закон 05.04.2010 – 11.04.2010, № 14 (45)
В данном случае следует руководствоваться:
– общими требованиями к документальному оформлению самостоятельного изготовления (сооружения) основных средств, если компьютер собирается для «основнофондовых» целей;
– общими «производственными» требованиями по изготовлению продукции, предназначенной для реализации.
1. Если речь идет о компьютере – объекте основных средств.
Собирая компьютер «для себя», предприятие в соответствии с положениями своей учетной политики самостоятельно определяет, как все это будет отражено в учете: как один целостный объект, каждое полнофункциональное устройство отдельным объектом и т. д. Соответственно будет определен и порядок документального оформления.
Возьмем, к примеру, ситуацию, когда компьютер после сборки будет зачислен в состав основных средств как один объект. В таком случае на этапе формирования объекта и, следовательно, его первоначальной стоимости документально подтверждаться будут расходы, связанные с этим.
То есть каждая такая формирующая операция одновременно с проведением ее по дебету счета 15 (на котором, напомним, аккумулируются все понесенные до ввода в эксплуатацию расходы) будет документироваться в общеустановленном для нее порядке: расчетные документы, договоры, накладные, акты и пр.
Сформированный объект по своей первоначальной стоимости вводится в эксплуатацию. При этом «накопления» стоимости по дебету счета 15 списываются в дебет счета 10 .
Оформляется это актом типовой формы № ОЗ-1. Также на каждый объект заводится инвентарная карточка – типовая форма № ОЗ-6.
Пример 1.
2. Если компьютер – товар.
В том случае, когда компьютер собирается для последующей продажи, необходимо руководствоваться «общетоварными» правилами оформления. Так, формируя объект и его себестоимость, предприятие оформляет все те же «обычные» документы, подтверждающие понесенные расходы: счета на оплату, расчетные документы, акты выполненных работ и т. д.
Соответственно и последующая продажа оформляться будет посредством таких же документов с той лишь разницей, что предприятие будет выступать уже не в роли покупателя, а в роли продавца.
В случае, когда организация пользуется услугами по монтажу каких-либо устройств, пригождается акт установки оборудования.
ФАЙЛЫ
Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.
Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.
Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.
Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.
Составные элементы акта
Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:
- вводный;
- основной;
- заключительный.
В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:
- Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
- Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
- Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
- Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
- Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
- Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
- Сколько экземпляров документа составлено.
Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.
Почему документ так важен
Стоит отметить, что акт установки оборудования нужен в равной степени обеим сторонам, его заключившим. Для подрядчика он является свидетельством фактически проведенных работ и основанием для требования оплаты.
Для заказчика же это – обязательная часть бухгалтерского учета. Только на его основании сотрудник организации, бухгалтер, может отнести потраченные денежные средства в раздел затрат. Это необходимо для дальнейших расчетов величины налоговых сборов.
Возможно ли вносить установку разного оборудования
Если бумага составляется в печатном виде и к ней прилагается договор, который предполагает выполнение нескольких видов работ, то вполне допустимо составление акта на установку сразу на несколько видов разного рода оборудования.
Так как форма оформления относительно свободная, то перечень может быть довольно длинным, даже на несколько страниц. Главное – соблюдать заполнение основных разделов, не забывать ставить в завершении документа подписи. Без них акт не будет иметь силы и не будет являться доказательством выполнения соответствующих работ при судебных разбирательствах (если возникнет такой вариант развития событий).
Куда заносятся данные из него
Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.
Электронный вариант оформления
Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».
Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.
После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».
Какие гарантии для подрядчика дает акт
Бумага является страховкой для подрядчика. Она свидетельствует о том, что на момент выполнения заказа оборудование было исправно.
Для технически сложных устройств важно также, что монтаж был реализован именно специалистами в конкретной области. Таким образом минимизируется вероятность ошибок при установке.
В основной части по желанию может прописываться факт проведения инструктажа с заказчиком, как эксплуатировать оборудование, о передаче инструкций относительно этого. Также в качестве рекомендательной меры могут быть оговорены конкретные сроки, в течение которых оборудование было введено в эксплуатацию и может использоваться.
Возможные ошибки
Если допущены неточности в акте установки оборудования, то допускаются их исправления. Для этого неверная информация зачеркивается одной чертой, рядом записывается верная. Здесь же должны стоять фраза «Исправленному верить» и подписи обеих заинтересованных сторон в знак согласия с внесенными коррективами.