В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать: после истечения срока исковой давности; в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации-должника. При этом сделайте следующие проводки: 1) в части задолженности по доходам - Дебет 0.401.10.173 Кредит 0.205.ХХ.660 с одновременным принятием на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»; 2) в части задолженности по расходам - Дебет 0.401.20.273 Кредит 0.206.ХХ.660 с одновременным принятием на забалансовый счет 04. Более подробно смотрите в ответе.

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности

Учреждение должно своевременно списывать безнадежную задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете .

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

после истечения срока исковой давности ;
в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации-должника.

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089 ). Инвентаризацию проводите по приказу руководителя.

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ . Основанием для этого станут акт инвентаризации и служебная записка . Приказ в свою очередь служит основанием для списания дебиторской задолженности с балансового учета (письмо Минфина России от 29 мая 2012 г. № 02-06-10/1902 ).*

Бухучет

Сумму задолженности спишите на финансовый результат текущего года (п. 120 Инструкции № 162н , п. 152-153 Инструкции № 174н , п. 180-181 Инструкции № 183н ).

При этом необходимо учитывать, что списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Такие правила предусмотрены пунктом 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов;
по дебиторам (должникам) - с указанием полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

Порядок списания дебиторской задолженности с забалансового счета 04 закрепите в учетной политике учреждения (письмо Минфина России от 18 февраля 2014 г. № 02-06-10/6776 ). Получателям бюджетных средств при разработке такого порядка следует учитывать порядок, установленный вышестоящим учреждением .*

Порядок отражения в учете операций по списанию с балансового учета задолженности неплатежеспособных дебиторов зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Списание нереальной к взысканию задолженности отразите на основании справки (ф. 0504833 ) следующими проводками.

		Дебет счета	Кредит счета
В части задолженности по доходам:
	Списана нереальная к взысканию задолженность по доходам с одновременным принятием ее на забаланс

	Списана нереальная к взысканию задолженность по займам, ссудам с одновременным принятием ее на забаланс<3>

В части задолженности по расходам:
	Списана нереальная к взысканию задолженность по выданным авансам с одновременным принятием ее на забаланс

	Списана нереальная к взысканию задолженность подотчетных лиц с одновременным принятием ее на забаланс

В части задолженности по ущербу имуществу:
	Списана задолженность в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным с одновременным принятием ее на забаланс

ХХ - аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктами 94 , 98 , 102 , 106 , 110 Инструкции № 174н.

При возобновлении процедуры взыскания либо при поступлении средств в погашение ранее списанной задолженности ее нужно восстановить на балансовом учете (на основании справки ф. 0504833 ). В учете при этом сделайте проводки.

		Дебет счета	Кредит счета
В части восстановления задолженности по доходам:
	Восстановлена задолженность по доходам с одновременным списанием ее с забаланса

	Восстановлена задолженность по займам, ссудам с одновременным списанием ее с забаланса<4>

В части восстановления задолженности по расходам:
	Восстановлена задолженность по выданным авансам с одновременным списанием ее с забаланса	0.206.XX.560 органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя. Об этом сказано в пункте 4 Инструкции № 174н. Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности Бюджетное учреждение «Альфа» по договору поставки оплатило ЗАО «Гермес» материалы на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС - 1800 руб.). По договору «Гермес» должен был поставить материалы 18 февраля 2011 года. В установленный срок поставка «Альфе» не произошла. Срок исковой давности по задолженности «Гермеса» отсчитывается с 19 февраля 2011 года и истекает 19 февраля 2014 года. 28 февраля 2014 года бухгалтер «Альфы» провел инвентаризацию дебиторской задолженности. На основании результатов инвентаризации руководитель «Альфы» издал приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности. Сумма задолженности будет отражаться на забалансовом счете в течение пяти лет, то есть до февраля 2019 года включительно. После этого бухгалтер «Альфы» вправе ее списать.*

Как отразить в бухгалтерском учете организации госсектора ситуации, когда дебиторскую задолженность невозможно вернуть? Рассмотрим в статье.

Программы повышения квалификафии и профпереподготовки для бухгалтеров госсектора:
1.
2. В первую очередь разберем основные понятия. Кто такой дебитор, что такое дебиторская задолженность и когда она становится нереальной к взысканию?

Дебитор - юридическое или физическое лицо, которое имеет задолженность по отношению к учреждению.

Дебиторская задолженность - это денежные средства или имущество, которые должны учреждению. Долг перед учреждением мог появиться из-за невыполнения условий контракта, с физическим лицом, излишней выдачи денежных сумм подотчет, ошибки в расчёте заработной платы и т.д.

Просроченная дебиторская задолженность - задолженность, которая не погашена в установленный срок, например, в срок, определенный контрактом. Такая задолженность числится на балансе учреждения до тех пор, пока не будет погашена дебитором или признана безнадежной, нереальной к взысканию в порядке, установленном законодательством.

В каких случаях можно признать задолженность нереальной к взысканию

В бюджетном законодательстве такие нормы закреплены в ст. 47.2 Бюджетного Кодекса РФ. Учреждения госсектора при принятии решения о признании задолженности безнадежной могут учитывать отдельные положения ст. 47.2 БК РФ, а также нормы гражданского законодательства. Итак, дебиторская задолженность может быть признана безнадежной (нереальной к взысканию) в случае:

1. Истечения срока исковой давности (ст. 196, 197 ГК РФ).

Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом Гражданским кодексом РФ предусмотрены случаи приостановления и перерыва срока исковой давности.

Он может прерываться с даты предъявления иска к должнику. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Течение прерванного срока исковой давности по дебиторской задолженности, взыскиваемой по решению суда, вновь начинается с даты вступления решения суда в силу.

По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления требования об исполнении обязательства.

2. Прекращения обязательства вследствие невозможности его исполнения, например, при возникновении стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (ст. 416 ГК РФ).

3. Прекращения обязательства на основании акта органа государственной власти или органа местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ).

Если в результате издания акта органа государственной власти или органа местного самоуправления исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично, обязательство прекращается полностью или в соответствующей части.

4. Смерти гражданина-должника (ст. 418 ГК РФ).

5. Ликвидации юридического лица-должника (ст. 419 ГК РФ).

Если законом исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо, то такая задолженность не может считаться безнадежной к взысканию.

Данный порядок признания дебиторской задолженности безнадежной, учреждение вправе прописать в учетной политике.

Как учитывать задолженность, нереальную к взысканию

В соответствии с п. 339 Инструкции № 157н задолженность неплатежеспособных дебиторов списывается с балансового учета и учитывается на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». На этом счете задолженность, по которой еще остается возможность возобновить процедуру взыскания, числится для наблюдения в течение пяти лет.

Но есть исключение: если основания для возобновления процедуры взыскания задолженности отсутствуют (например, смерть должника), списанная с балансового учета учреждения задолженность, признанная безнадежной к взысканию, к забалансовому учету не принимается.

Если в течение этих пяти лет возникнет возможность взыскания задолженности (изменится имущественное положение должника), то на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на лицевой счет учреждения поступлений от должника, задолженность списывают с и одновременно отражают на соответствующих балансовых счетах учета расчетов по поступлениям.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется в следующих случаях (обязательно наличие документов, подтверждающих прекращение обязательства):

истек установленный срок исковой давности (подтверждаем ежегодной инвентаризацией 205 счета, оформляем Инвентаризационную опись расчетов по доходам ф.0504091)
организация ликвидирована (отсутствие в Реестре юридических лиц подтверждаем выпиской из ЕГРЮЛ)
вынесено решение суда (постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства)

Списание задолженности сначала с балансового учета, затем с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.

Рассмотрим несколько практических примеров:

Пример 1 . Автономное учреждение физкультуры и спорта в рамках приносящей доход деятельности предоставило услуги по прокату спортивного оборудования и инвентаря. Был заключен договор. Цена по договору составляла 35 000 руб. Учреждение выставило счет на оплату услуг. Услуги учреждением были оказаны, а их оплата не получена, т. к. на счета и имущество должника наложен арест и у него нет возможности расплатиться.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отражаются в соответствии с п. п. 96, 97 Инструкции № 183н следующим образом:

Пример 2 . Бюджетное учреждение культуры заключило договор на поставку новых музыкальных инструментов на сумму 500 000 руб. Поставка по условиям договора должна была произойти после внесения аванса в размере 30% от стоимости. Оплата осуществлялась за счет приносящей доход деятельности. По причине ликвидации поставщик условия договора не выполнил, инструменты учреждение не получило, не возвращен и перечисленный аванс.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения отражаются в соответствии с п. п. 73, 97, 98 Инструкции № 174н таким образом:

Пример 3 . В казенном учреждении украдены строительные материалы на сумму
70 000 руб. По факту кражи было возбуждено уголовное дело, которое впоследствии было приостановлено. Через год следствие по делу возобновили. Виновные лица были установлены, дело направлено в суд. По решению суда виновные лица обязаны возместить причиненный ущерб.

В соответствии с п. 86 Инструкции № 162н сумму ущерба и возмещение его виновным лицом в учете казенного учреждения нужно отразить следующими проводками:

В настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и принятия ее к забалансовому учету учреждения определяют самостоятельно.

Для списания дебиторской задолженности комиссия по поступлению и выбытию активов готовит документы:

приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности
документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности
документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора
судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности
справку о смерти дебитора и др.

В завершение статьи напомню, дебиторская задолженность, не погашенная на конец отчетного периода, должна быть отражена в отчетности учреждения согласно Инструкции № 191н (ф. 0503169) и Инструкции № 33н (ф. 0503769).

Кроме того, увеличение в течение отчетного года дебиторской задолженности относится к существенным событиям. Информацию об увеличении дебиторской задолженности или работе, проведенной по ее сокращению нужно отражать в Пояснительной записке к отчетности. Об этом говорится в письме Минфина России от 22.07.2016 № 02-06-10/43336.

Казенное учреждение должно своевременно списывать безнадежную задолженность в бюджетном учете. Действующим законодательством не установлен порядок действий при списании задолженности с бухгалтерского учета. Поэтому учреждению следует установить такой порядок самостоятельно в своей учетной политике. В этом вам поможет статья.

Что такое безнадежная дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность возникает, к примеру, в следующих случаях:

если контрагент, получивший предоплату, не отгрузил учреждению оплаченные товары (работы, услуги);
если учреждение не выполнило перед контрагентом свои обязательства по поставке товаров (выполнению работ, оказанию услуг, передаче имущественных прав);
если сотрудник не отчитался по суммам, полученным под отчет.

Как списать безнадежную дебиторскую задолженность T1M23S Списание безнадежной дебиторской задолженности 2016-10-17 true

Согласно пункту 339 Инструкции № 157н в учете дебиторскую задолженность нужно списать отдельно по каждому обязательству:

после истечения срока исковой давности;
в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации-должника.

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). О том, как установить дату начала отсчета этого срока, изложено в статье 200 Гражданского кодекса РФ. Порядок отсчета срока исковой давности представлен в таблице.

Срок исковой давности может прерываться в случае, когда:

одна из сторон предъявляет иск, который суд примет к рассмотрению;
должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (например, оплата задолженности, обращение за отсрочкой платежа, подписание акта сверки и пр.).

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывается.

Об этом сказано в статьях 203–204 Гражданского кодекса РФ.

Пример №1. Срок исковой давности не прерывался

Срок исковой давности отсчитывается с 25 января 2016 года и истекает 25 января 2019 года включительно (при условии, что этот срок не прерывался).

Пример №2. Срок исковой давности прерывался

14 января 2016 года учреждение перечислило ЗАО «Гермес» аванс на поставку материалов. По договору поставка должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после перечисления аванса, то есть не позднее 24 января 2016 года. Однако в установленный срок материалы «Гермес» не поставил.

Срок исковой давности начинает отсчитываться с 25 января 2016 года. 28 января 2016 года учреждение направило в адрес «Гермеса» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Гермес» признал свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново, со 2 февраля 2016 года.

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (п. 7 Инструкции № 157н).

Размер просроченной дебиторской задолженности нужно определить по результатам инвентаризации и отразить в инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

К инвентаризационной описи расчетов следует приложить документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности, например:

договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
товарные накладные;
акты выполненных работ (оказанных услуг);
акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного периода.

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и служебная записка. Приказ, в свою очередь, служит основанием для списания дебиторской задолженности с балансового учета (письмо Минфина России от 29 мая 2012 г. № 02-06-10/1902).

Бюджетный учет

Сумма задолженности списывается на финансовый результат текущего года (п. 120 Инструкции № 162н).

При этом необходимо учитывать, что списание долга из-за неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» для наблюдения в течение пяти лет (иного законодательно установленного срока) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 339 Инструкции № 157н).

Аналитический учет по забалансовому счету 04 ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051):

в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов;
по дебиторам (должникам) - с указанием полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для идентификации дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

Такой порядок изложен в пункте 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В последующем безнадежная дебиторская задолженность списывается с забалансового учета:

по истечении срока наблюдения (пяти лет или иного срока, установленного законодательством);
при возобновлении процедуры взыскания задолженности;
при поступлении средств в погашение задолженности.

Порядок списания дебиторской задолженности с забалансового счета 04 также нужно закрепить в учетной политике учреждения (письмо Минфина России от 18 февраля 2014 г. № 02-06-10/6776).

В учете списание нереальной к взысканию задолженности отражается на основании справки (ф. 0504833) следующими проводками.

		Дебет счета	Кредит счета
В части задолженности по доходам:
	Списана нереальная к взысканию задолженность по доходам с одновременным принятием ее на забаланс	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.205.XX.660

	Списана нереальная к взысканию задолженность по кредитам, займам, ссудам с одновременным принятием ее на забаланс<1>	КДБ (КИФ).1.401.10.173	КДБ (КИФ).1.207.XX.640
		Увеличение забалансового счета 04
В части задолженности по расходам:
	Списана нереальная к взысканию задолженность по выданным авансам с одновременным принятием ее на забаланс	КРБ.1.401.20.273	КРБ.1.206.XX.660<2>
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность подотчетных лиц с одновременным принятием ее на забаланс	КРБ.1.401.20.273	КРБ.1.208.XX.660<2>
		Увеличение забалансового счета 04
В части задолженности по ущербу и иным доходам:
	Списана задолженность по ущербу имуществу в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным с одновременным принятием ее на забаланс	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.7X.660
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана задолженность в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным по недостачам (с одновременным принятием ее на забаланс):
	– денежных средств;	КИФ.1.401.10.173	КИФ.1.209.81.660
		Увеличение забалансового счета 04
	– иных финансовых активов (в т. ч. денежных документов)	КИФ.1.401.10.173	КИФ.1.209.82.660
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по компенсации затрат с одновременным принятием ее на забаланс	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.30.660
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по суммам принудительного изъятия с одновременным принятием ее на забаланс	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.40.660
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по иным доходам с одновременным принятием ее на забаланс	КДБ.1.401.10.173	КДБ.1.209.83.660
		Увеличение забалансового счета 04
Х – аналитический код вида синтетического счета объекта учета. ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <1> Казенные учреждения не вправе предоставлять кредиты, займы, ссуды. Поэтому такая операция возможна в учете госорганов, уполномоченных на их предоставление. <2> Эти проводки сделайте, если суммы задолженности не переведены на счет 0.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат».

Такой порядок установлен пунктами 78, 80, 82, 84, 86 Инструкции № 162н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если же задолженность так и не погасили, а срок возобновления процедуры взыскания истек, спишите задолженность и с забаланса (п. 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Пример №3. Отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности

Казенное учреждение «Альфа» по договору поставки оплатило ООО «Гермес» аванс за материалы на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС). По договору «Гермес» должен был поставить материалы 18 февраля 2015 года. В установленный срок поставка «Альфе» не произошла. Учреждение расторгло договор в одностороннем порядке. Но аванс «Альфе» не возвращен.

В бухучете бухгалтер сделал проводку по переводу задолженности на счет 209.30:

19 сентября должник по решению суда признан банкротом. Задолженность признана нереальной к взысканию. И руководитель издал приказ о списании задолженности.

Сумма задолженности будет отражаться на забалансовом счете в течение срока, когда можно возобновить процедуру взыскания. После этого бухгалтер «Альфы» вправе ее списать.