Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.
Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.
Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.
Сроки подачи
Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.
Особенности оформления
Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:
Обратите внимание
Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте
- Универсальная форма №АО-1;
- Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
- Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.
Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.
Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.
В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.
Отчет о командировке: образец
Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:
- Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
- Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
- Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.
Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.
Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.
Пример заполнения авансового отчета по командировке
Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:
- полное наименование организации;
- ФИО, должность;
- дата оформления;
- цель авансовых средств (командировочные затраты);
- таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.
В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1
содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3
: время оформления и соответствующий номер.
Графа №4
содержит сведения о типах затрат.
Графа №5
:размер понесенных расходов.
Графа №6
: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.
После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.
Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.
На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:
- Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
- Сумма полученных из кассы авансовых средств.
- Сумма потраченных денег.
- Денежный остаток/перерасход размера аванса.
- Собственная учетная запись.
Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.
В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.
Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:
Загранкомандировка
Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).
В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье
Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».
В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.
Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.
Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.
Сотрудник, оправляясь в командировку, получает деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы. Возвращаясь, он в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в пункте 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.
Форма авансового отчета при командировке заграницу
Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной Ведь с 1 января 2013 года организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязанность применять унифицированную «первичку» сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении № 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и документы. Авансовый отчет там не указан.
Также в своем письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных Если у кого из «упрощенцев» есть необходимое для этого — можно использовать.
Какую информацию заполняет подотчетное лицо
Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 — суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму в графе 6 оборотной стороны отчета.
Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).
Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.
Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру
Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. 4—6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).
Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице ниже.
| Наименование строки авансового отчета | Как заполнять и пересчитать валюту в рубли |
| «Израсходовано» |
Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в письмах от 21.03.2011 № КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам их можно применять и «упрощенцам». Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета |
| «Остаток» | Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу ЦБ РФ, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Центробанка на дату утверждения отчета |
| «Перерасход» | Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета |
Пример. Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях
ООО «Рига», применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки — с 17 по 24 мая 2013 года. 17 мая 2013 года из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб./евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.
Выданную сумму — 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 «Получен аванс» и по строке «Итого получено». Строку «Израсходовано» бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу ЦБ РФ, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро × 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 года по цене 40,4 руб./евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро × 40,4 руб.) вернул ООО «Рига» в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО «Рига» записал по строке «Остаток».
Пример заполнения авансового отчета ООО «Рига» изображен ниже.
Отправляя сотрудника в , вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка , утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.
По какой форме составлять авансовый отчет
Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Обязанность применять унифицированную "первичку" сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.
Для справки. Составлять авансовый отчет можно либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо по форме, разработанной самостоятельно.
Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из "упрощенцев" есть необходимое для этого программное обеспечение - можно использовать.
Какую информацию заносит в документ подотчетное лицо
Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 - 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 - суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.
Обратите внимание! На лицевой стороне авансового отчета работник указывает: наименование фирмы (предпринимателя), подразделение, свою фамилию, должность и назначение аванса. На оборотной - реквизиты документов, подтверждающих расходы, и суммы затрат.
Обратите внимание! Если документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.
Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру
Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 - 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).
Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.
Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях
|
Наименование строки авансового отчета |
|
|
"Израсходовано" |
Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и "упрощенцам". Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
|
"Остаток" |
Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу Банка России, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета |
|
"Перерасход" |
Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
Суть вопроса . Порядок заполнения авансового отчета по загранкомандировке зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это инвалюта - отчет нужно оформлять и в валюте, и в рублях. Если рубли - только в рублях.
Пример . Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях
ООО "Рига", применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки - с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.
Выданную сумму - 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 "Получен аванс" и по строке "Итого получено". Строку "Израсходовано" бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО "Рига" в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО "Рига" записал по строке "Остаток".
Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.
Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :
- командировочные расходы ;
- административные или производственные расходы .
Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .
После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .
Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.
Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.
Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.
Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)
Документ
оформляется
как
работником
, так
и
сотрудником
бухгалтерской
службы
.
Подотчетному
лицу
необходимо
заполнить
следующие
данные
:
1
. Название
организации
;
2
. Дата
составления
;
3
. Назначение
аванса
(производственные
, представительские
, командировочные
расходы
и
т
.д
.);
4
. Персональные
данные
, а
именно
: фамилию
и
инициалы
, структурное
подразделение
, в
котором
работает
подотчетник
, табельный
номер
, должность
;
5
. Информация
о
размере
последнего
аванса
;
6
. Сумма
подотчета
, выданного
кассиром
;
7
. Графы
«Израсходовано
», «Остаток
/Перерасход
», а
также
информация
о
количестве
документов
, которые
прикладываются
к
АО
–1
, заполняются
после
написания
и
расчета
на
другой
стороне
отчета
необходимых
данных
;
8
. Табличная
часть
об
израсходованных
средствах
, а
именно
:
- порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
- номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
- название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
- сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
- расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).
После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .
Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.
Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
На лицевой стороне бланка оформляются строки:
- наименование организации;
- дата составления отчета;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- свои ФИО, должность, табельный номер;
- назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);
На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:
- в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по
Довольно часто работодателям, особенно тем, которые периодически отправляют своих работников в командировки, необходимо узнать, как оформлять и заполнять авансовый отчёт по командировке. Выясним, как выглядит образец этого документа, существуют ли определённые сроки сдачи отчёта, каковы условия полного возмещения затрат в 2018 году.
Что такое отчёт по командировке
В случае когда командировка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право написать просьбу о предоставлении аванса на расходы, связанные с поездкой. К возмещаемым расходам относятся затраты на жилье, приобретение билетов в оба конца, питание. О подобных тратах сотрудник обязан отчитаться. Сделать это необходимо в течение трёх дней после возвращения обратно на работу.
Назначение авансового отчёта
По сути, авансовый отчёт служит документом, позволяющим подтвердить те или иные расходы сотрудника в командировке. В нём перечислены все сопутствующие затраты. К нему прикрепляются прочие документы, которые свидетельствуют о сумме расходов, например, квитанции по оплате транспортных услуг, счёт из гостиницы, авиабилеты. Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что составление подобного документа является обязательным.
Учёт командировочных расходов
Цель составления авансового отчёта - подробно расписать все сделанные траты и указать итоговую сумму расходов. Когда итоговая сумма выходит больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны перечислить недостающую сумму на пластиковую карту или выдать её наличными из кассы.
Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то он обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Обычно перерасход возмещается наличными или удерживается из зарплаты на основании заявления сотрудника.
Как правильно оформить авансовый отчёт
Эту бумагу обязан составить сам работник, который был отправлен в командировочную поездку. Готовый отчёт необходимо отправить в бухгалтерию. Её сотрудники проверят обоснованность произведённых расходов, после чего отдадут документ на подпись начальнику.
Стоит отметить, что этот отчёт должен составляться в единственном экземпляре в соответствии со специальной формой №АО-1. Возможно заполнить его и в электронном формате.
- Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, номер документа, подтверждающего выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
- Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер оправдательного документа, его наименование, потраченные суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1–6).
Напоминаем, что к авансовому отчёту прикрепляются любые документы, которые свидетельствуют о сделанных тратах, например, квитанции, чеки, билеты, бланки строгой отчётности.
Обязательным условием правильности оформления этого документа является его визирование главным бухгалтером и утверждение руководителем.
Срок сдачи документов
У работника есть всего лишь 3 рабочих дня после прибытия на место работы на то, чтобы составить авансовый отчёт и представить его начальнику для утверждения . Обратите внимание: если руководитель не завизирует документ, расходы будут считаться необоснованными, и сотруднику придётся вернуть полученный аванс.
Пример заполнения авансового отчёта по командировке (форма АО-1)
На каждом авансовом отчёте в обязательном порядке указываются бухгалтерские проводки по списанию понесённых затрат. В них отражаются следующие сведения:
- сумма всех операций;
- корреспонденция счетов бухгалтерского учёта;
- сумма суточных;
- отражение перерасхода или возврата.
Таблица: бухгалтерские проводки
| Дебет | Кредит | Наименование операции |
| 71 | 50 | Выдан работнику аванс в подотчёт |
| 10, 15 | 71 | Приняты к учёту материальные ценности, приобретённые на подотчётные деньги |
| 41 | 71 | Приняты к учёту товары, приобретённые на подотчётные деньги |
| 20, 23 (44) | 71 | Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу) |
| 50 | 71 | Подотчётным лицам возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия |
| 94 | 71 | Подотчётным лицам возвращена в установленный срок сумма аванса |
| 73 | 94 | Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращённому остатку подотчётной суммы |
| 70 | 73 | Удержан из зарплаты работника невозвращённый остаток подотчётной суммы |
В случае когда поездка запланирована начальством заранее, сотрудник имеет право на написание заявления, чтобы ему предоставили аванс на возможные командировочные расходы. Обо всех тратах сотрудник обязан написать авансовый отчёт по возвращении. В нём командировочный указывает итоговую сумму расходов, рассчитывает величину возврата или возмещения.