Разъяснение налоговой заполнению формы 6 ндфл. Перерасчет суммы оплаты отпуска

C 1 января 2016 года налоговые агенты по НДФЛ в силу абзаца 3 пункта 2 статьи 230 НК РФ должны ежеквартально представлять в инспекцию по месту своего учёта расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).

В расчёте по форме 6-НДФЛ налоговый агент должен привести обобщённую информацию в целом о суммах:

начисленного дохода;
налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению;
исчисленного НДФЛ;
удержанного и неудержанного налога, -

а также о датах фактического получения доходов и удержания НДФЛ с суммы фактически полученных доходов и установленных сроках перечисления налога по осуществляемым выплатам.

Ближайший расчёт по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года налоговым агентам надлежит представить не позднее 31 октября. И оформлять расчёт налоговые агенты будут уже в третий раз. И, казалось бы, его заполнение не должно составить трудности для них. Однако многообразие видов выплачиваемых доходов физическим лицам, по которым НК РФ установлены различные даты фактического их получения и разные сроки по перечислению сумм исчисленного и удержанного НДФЛ, не способствуют однозначности их отражения в форме. Не всегда помогает здесь и порядок заполнения и представления расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, который изложен в некоторых случаях уж больно лаконично.

Чиновники по мере возможности пытаются давать разъяснения по заполнению формы 6-НДФЛ. И таких разъясняющих писем с начала года вышло из недр налогового ведомства более полусотни, в том числе и письмо ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/13984 «В отношении расчёта по форме 6-НДФЛ». Данное письмо руководство налоговой службы направило для использования в работе как разъяснения по вопросам представления и заполнения формы расчёта сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).

Субъекты, представляющие форму

ФНС России в письме от 08.06.16 № ЗН-19-17/97 указала, что обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учёта расчёта по форме 6-НДФЛ у экономического субъекта возникает в случае, если он в соответствии со статьёй 226 и пунктом 2 статьи 226.1 НК РФ признаётся налоговым агентом.

Напомним, что налоговыми агентами согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ признаются российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик - физическое лицо получил доходы. Налоговые агенты при этом обязаны исчислить НДФЛ, удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога и уплатить её в бюджет.

В пункте 2 статьи 226.1 НК РФ перечислены лица, которые признаются налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам в целях данной статьи, а также статей 214.1, 214.3 и 214.4 НК РФ.

Если же экономический субъект не осуществляет финансовую деятельность и не производит выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению в налоговый орган по месту своего учёта расчёта по форме 6-НДФЛ у него не возникает.

То, что обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учёта (месту жительства) расчёта сумм налога на доходы физических лиц у индивидуального предпринимателя возникает в случае, если он в соответствии со статьёй 226 и пунктом 2 статьи 226.1 НК РФ признаётся налоговым агентом, подтверждено Минфином России в письме от 10.05.16 № 03-04-05/26580.

В то же время налоговые агенты могут представить и нулевой расчёт по форме 6-НДФЛ, если ими в отчётном периоде начисление доходов, облагаемых НДФЛ, физическим лицам не производилось. Налоговикам на местах руководство службы рекомендовало такой расчёт принять в установленном порядке (письмо ФНС России от 04.05.16 № БС-4-11/7928).

Место представления

Расчёт по форме 6-НДФЛ налоговым агентам в общем случае необходимо представить в налоговый орган по месту своего учёта (абз. 1, 3 подп. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). С учётом этого им предписано представлять рассматриваемый расчёт в отношении:

работников этих обособленных подразделений, а также
физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, заключённым с обособленными подразделениями, -

в налоговый орган по месту учёта обособленных подразделений, заключивших трудовые и гражданско-правовые договоры (абз. 4 подп. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).

В письме ФНС России от 23.03.16 № БС-4-11/4900 уточнено, что в случае заполнения расчёта по форме 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, в поле «КПП» указывается КПП по месту учёта организации по месту нахождения её обособленного подразделения. В случае же указания данным налоговым агентом в расчёте некорректного КПП ему следует представить уточнённый расчёт. При этом по строке «Номер корректировки» при представлении уточнённого расчёта по форме 6-НДФЛ указывается номер соответствующей корректировки (001, 002 и так далее).

Абзац 3 пункта 4 статьи 83 НК РФ позволяет организации, имеющей несколько обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе на территориях, подведомственных разным налоговым органам, встать на учёт в налоговом органе по месту нахождения одного из её обособленных подразделений, определяемого этой организацией самостоятельно. Указанной нормой, как видим, установлено право выбора постановки на учёт организации по месту нахождения одного из обособленных подразделений, если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании, подведомственны разным налоговым органам.

В письме от 28.12.15 № БС-4-11/23129 руководство ФНС России указало, что глава 23 НК РФ не содержит норм, предоставляющих налоговым агентам, имеющим обособленные подразделения, самостоятельно выбирать обособленное подразделение, через которое производилось бы перечисление удержанного НДФЛ в бюджет и, соответственно, представление расчёта по форме 6-НДФЛ. После этого последовала настоятельная рекомендация о необходимости заполнения рассматриваемого расчёта налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что состоят данные обособленные подразделения на учёте в одном налоговом органе.

О необходимости заполнения налоговым агентом расчёта по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению, включая те случаи, когда обособленные подразделения состоят на учёте в одном налоговом органе, сказано и в упомянутом письме ФНС России № БС-4-11/13984 (вопрос 7).

Если обособленное подразделение российской организации не производит выплату доходов физическим лицам, то обязанности по представлению рассматриваемого расчёта не возникает (письмо ФНС России от 23.03.16 № БС-4-11/4901).

Последним налоговым периодом для организации, которая ликвидирована (реорганизована) до конца календарного года, в соответствии с пунктом 3 статьи 55 НК РФ является период времени от начала этого года до дня завершения ликвидации (реорганизации). Соответственно в случае ликвидации (закрытия) обособленного подразделения налоговым периодом будет считаться период от даты начала налогового периода до даты ликвидации (закрытия) обособленного подразделения.

Исходя из этого налоговым агентам рекомендовано до завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организации представлять расчёт по форме 6-НДФЛ в отношении работников данного обособленного подразделения в налоговый орган по месту учёта ликвидируемого (закрываемого) обособленного подразделения за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения.

Налоговые агенты - индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учёте по месту осуществления деятельности в связи с применением системы налогообложения в виде единого налога на вменённый доход для отдельных видов деятельности и (или) патентной системы налогообложения, представляют расчёт по форме 6-НДФЛ в отношении своих наёмных работников в налоговый орган по месту своего учёта в связи с осуществлением такой деятельности (абз. 6 подп. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Индивидуальные предприниматели - «вменёнщики» могут осуществлять наряду с предпринимательской деятельностью, подлежащей обложению единым налогом, иные виды предпринимательской деятельности. В этом случае пункт 7 статьи 346.26 НК РФ обязывает их вести раздельный учёт имущества, обязательств и хозяйственных операций в отношении предпринимательской деятельности, подлежащей налогообложению единым налогом, и предпринимательской деятельности, в отношении которой налогоплательщики уплачивают налоги в соответствии с иным режимом налогообложения. Индивидуальным предпринимателям при совмещении УСН и ЕНВД удержанные суммы НДФЛ с доходов, выплачиваемых работникам:

нанятым в целях осуществления деятельности с применением упрощённой системы налогообложения, надлежит перечислять в бюджет по месту своего жительства;
занятым в деятельности, в отношении которой применяется ЕНВД, следует направлять в бюджет по месту учёта предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности.

В письме ФНС России от 25.02.16 № БС-3-11/763 уточнено, что в случае, если физическое лицо совмещает исполнение обязанностей по трудовому договору и получает доходы, относящиеся к двум режимам налогообложения (УСН и ЕНВД), то налог на доходы физических лиц с доходов в части применения УСН должен перечисляться в бюджет по месту жительства индивидуального предпринимателя, а с доходов в части применения ЕНВД - в бюджет по месту учёта индивидуального предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности.

Обязанность по перечислению НДФЛ в бюджет по разным местам учёта предпринимателя влечёт за собой необходимость представления в налоговые органы по месту своего жительства и по месту учёта в связи с осуществлением предпринимательской деятельности, облагаемой ЕНВД, расчёта по форме 6-НДФЛ.

Организацией может быть заключён с физическим лицом договор аренды недвижимого имущества, расположенного на территории субъекта РФ. При выплате вознаграждения налогоплательщику по данному договору организация признаётся налоговым агентом и должна исчислить НДФЛ. Удержанная сумма налога при этом перечисляется в бюджет по месту учёта организации в налоговом органе. А это, в свою очередь, приводит к обязанности подачи в указанную ИФНС России и отчётных документов, в том числе и рассматриваемого расчёта.

Если договоры аренды недвижимого имущества, расположенного на территории субъекта РФ, заключены с физическими лицами обособленным подразделением организации (уполномоченными лицами обособленного подразделения) от имени такой организации, то сумма НДФЛ подлежит перечислению в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения организации. Соответствующая отчётность обособленного подразделения представляется в налоговый орган по месту учёта обособленного подразделения.

Виды выплат

Фискалы в упомянутом письме № БС-4-11/11951 не посчитали нужным разъяснить порядок заполнения расчёта по форме 6-НДФЛ при выплате арендной платы.

Российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы за исключением доходов:

по операциям с ценными бумагами и по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок;
по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги;
по операциям займа ценными бумагами;
полученным участниками инвестиционного товарищества, -

а также в отношении которых исчисление и уплата НДФЛ осуществляются в соответствии со статьями 227, 227.1 и 228 НК РФ, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьёй 224 НК РФ (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).

Исходя из этого российская организация, выплачивающая физическому лицу арендную плату за арендуемое у него помещение, признаётся налоговым агентом в отношении таких доходов физического лица и, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном статьёй 226 НК РФ.

Минфин России в письме от 13.02.13 № 03-04-06/5601 констатировал отсутствие невозможности удержания НДФЛ в рассматриваемом случае.

Дата фактического получения дохода в денежной форме в общем случае определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, датой получения вознаграждения в виде арендной платы является дата его выплаты.

Налоговые агенты в общем случае в силу пункта 6 статьи 226 НК РФ обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днём выплаты налогоплательщику дохода. Следовательно, удержанную сумму налога из вознаграждения по договору аренды имущества налоговый агент должен перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днём выплаты такого вознаграждения.

Обособленным подразделением организации с физическим лицом заключён договор аренды гаража, стоимость арендной платы - 10 500 руб/мес., по условиям договора выплата вознаграждения производится 3-го числа месяца, следующего за месяцем её начисления.

3 октября бухгалтерией обособленного подразделения начислено вознаграждение по договору аренды, исчислен НДФЛ с начисленного дохода 1365 руб. (10 500 руб. × 13 %), физическому лицу на его счёт в банке перечислено вознаграждение за минусом удержанной суммы налога 9135 руб. (10 500 – 1365), удержанный же НДФЛ на следующий день направлен в федеральное казначейство.

В бухгалтерском учёте приведённые факты хозяйственной жизни сопровождаются следующими записями:

Дебет 26 Кредит 76

10 500 руб. - начислено вознаграждение физическому лицу по договору аренды;

Дебет 76 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДФЛ»

1365 руб. - начислена сумма НДФЛ с вознаграждения;

Дебет 76 Кредит 51

9135 руб. - перечислено физическому лицу вознаграждение по договору аренды;

Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДФЛ» Кредит 51

1365 руб. - перечислена в бюджет сумма налога.

При заполнении расчёта по форме 6-НДФЛ в разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщённые по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога (п. 4.1 порядка). При этом в разделе:

отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчётного периода (письма ФНС России от 24.05.16 № БС-4-11/9194, от 16.05.16 № БС-3-11/2169, от 15.03.16 № БС-4-11/4222);

строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учётом положений статьи 223 НК РФ;

строка 110 «Дата удержания налога» - с учётом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ;

строка 120 «Срок перечисления налога» - с учётом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.

Исходя из этого в разделе 2 расчёта:

по строке 110 - эта же дата;

по строке 130 - сумма фактически полученного дохода (без вычитания удержанного НДФЛ), то есть величина вознаграждения 10 500 руб.;

по строке 140 - сумма удержанного налога 1365 руб.

Фрагмент заполнения раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ приведён в образце.

Наибольшие трудности при заполнении раздела 2 расчёта у налоговых агентов вызывает отражение переходящих доходов, когда их начисление осуществлено в одном месяце, а выплата произведена в следующем месяце. Зачастую такое встречается при выплате заработной платы, ведь при получении дохода в виде оплаты труда:

датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признаётся последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ),
а её выплату работодатели - налоговые агенты в большинстве случаев производят в начале следующего месяца.

Отметим, что после 3 октября текущего года работодатель в соответствии с Федеральным законом от 03.07.16 № 272-ФЗ начисленную заработную плату за первую и вторую половину месяца должен выплачивать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Руководство налоговой службы неоднократно разъясняло, что начисленная сумма заработной платы за последний месяц отчётного периода учитывается при формировании показателя, заносимого по строке 020 раздела 1 расчёта. В этом разделе расчёта указываются обобщённые по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 3.1 порядка).

По строке же 020 приводится сумма дохода, начисленного всем физическим лицам с начала календарного года по последний день периода, за который представляется расчёт (31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря). При этом не отражаются доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц, перечисленные в статье 217 НК РФ.

В разделе 1:

по строке 030 отражается совокупность налоговых вычетов (стандартных, в том числе на детей, имущественных, социальных, профессиональных и в соответствии со статьёй 217 НК РФ), предоставленных налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода, которые уменьшают доход, подлежащий налогообложению;
по строке 040 - сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по всем физическим лицам;
по строке 070 - величина удержанного налога.

ФНС России в письме от 23.03.16 № БС-4-11/4901 указала, что контрольными соотношениями показателей расчёта по форме 6-НДФЛ (доведены письмом ФНС России от 10.03.16 № БС-4-11/3852) не предусмотрено равенство показателей строки 040 «Сумма исчисленного налога» и строки 070 «Сумма удержанного налога».

Исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговым агентом производится в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен этот доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен (письмо Минфина России от 10.04.15 № 03-04-06/20406).

Налоговые агенты в силу пункта 4 статьи 226 НК РФ обязаны удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов только при их фактической выплате после окончания месяца, за который эта сумма налога была исчислена.

Налоговый агент обязан перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днём выплаты налогоплательщику дохода.

В случае если работникам заработная плата за последний месяц отчётного периода выплачивается в начале следующего месяца, а налог на доходы физических лиц перечисляется на следующий день после её выплаты, то в расчёте по форме 6-НДФЛ за отчётный период данную операцию чиновники настоятельно рекомендуют отразить в разделе 1 и не учитывать её при оформлении раздела 2.

Рассматриваемую операцию рекомендовано полностью отразить при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчёте по форме 6-НДФЛ за следующий отчётный период (письма ФНС России от 16.05.16 № БС-3-11/2169, от 23.03.16 № БС-4-11/4900, от 18.03.16 БС-4-11/4538). Следовательно, при заполнении раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ за следующий отчётный период по доходам в виде оплаты труда за последний месяц предыдущего отчётного периода:

по строке 100 указывается последний день месяца, за который начисляется такой доход;
по строке 110 - день фактической выплаты заработной платы за вторую половину месяца;
по строке 120 - следующий день за днём выплаты заработной платы;
по строке 130 - совокупность доходов работников за выполнение трудовых обязанностей (без вычитания удержанного НДФЛ), которые установлены трудовыми договорами;
по строке 140 - удержанная сумма НДФЛ.

В аналогичном порядке предлагается отражать операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершённые в другом календарном году.

Удержание суммы НДФЛ налоговым агентом производится непосредственно при выплате заработной платы. Руководство ФНС России в письме от 01.07.16 № БС-4-11/11886 разъяснило, что в случае выплаты в первом месяце квартала, следующего за отчётным периодом, дохода в виде заработной платы, начисленной за последний месяц отчётного периода, уточнённый расчёт по форме 6-НДФЛ за отчётный период после удержания суммы налога с указанного дохода с учётом по строке 070 соответствующей суммы удержанного налога не представляется.

При этом налоговики уточнили отсутствие основания для отражения по строке 070 расчёта (в том числе уточнённого) по форме 6-НДФЛ за 2016 год сумм налога на доходы физических лиц, удержанных с доходов в виде заработной платы, начисленных в 2016 году, но выплаченных в январе 2017 года.

Не столь уж редко работникам выплачиваются ежемесячные премии. Их начисление обычно осуществляется одновременно с начислением заработной платы, а выплата - в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца.

Дата фактического получения дохода в виде премии определяется как день выплаты дохода в виде премии налогоплательщику, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банке. Удержать исчисленную сумму НДФЛ налоговые агенты обязаны непосредственно из доходов налогоплательщика при фактической выплате премии, перечислить же сумму удержанного налога им необходимо не позднее дня, следующего за днём её выплаты (письмо ФНС России от 08.06.16 № БС-4-11/10169).

Оклад работника - 35 000 руб., согласно положению о премировании организации при успешном выполнении возложенных на работника трудовых функций ему установлена ежемесячная премия 30 % от оклада, выпущен приказ о премировании работников за сентябрь, премия выплачивается в день выплаты заработной платы за вторую половину месяца, локальным нормативным актом установлены даты выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца - 17-е число месяца и 4-е число следующего месяца.

В бухгалтерском учёте начисление заработной платы и премии за сентябрь сопровождается следующими записями:

Дебет 20 Кредит 70

35 000 руб. - начислена заработная плата работнику за сентябрь;

Дебет 20 Кредит 70

10 500 руб. - начислена премия за сентябрь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчёт «Расчёты по НДФЛ»

5915 руб. ((А руб. + 45 000 руб.) × 13 % – А руб. × 13) - удержана сумма НДФЛ, исчисленная с дохода работника;

Дебет 70 Кредит 51

39 585 руб. - перечислено на карточный счёт работника вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей в сентябре.

Начисленная сумма заработной платы за сентябрь 35 000 руб. учитывается при формировании показателя, заносимого по строке 020 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года. Невыплата заработной платы за сентябрь до конца этого месяца способствует отсутствию блока раздела 2 расчёта, в котором отражались бы данные по датам и суммам выплаты и удержанного НДФЛ (строки 100–140).

Сумма ежемесячной премии за сентябрь 10 500 руб. (35 000 руб. × 30 %) не учитывается при формировании показателя, заносимого по строке 020 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года, поскольку датой фактического её получения будет 4 октября.

При оформлении расчёта по форме 6-НДФЛ за 2016 год сумма премии будет учитываться при формировании показателя, заносимого по строке 020 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ за 2016 год.

В разделе 2 этого расчёта в блоке:

По выплате заработной платы за сентябрь:

по строке 130 - совокупность доходов работников за выполнение ими трудовых обязанностей (без вычитания удержанного НДФЛ), которые установлены трудовыми договорами, в том числе и оклада работника 35 000 руб.;

по строке 140 - удержанная сумма НДФЛ с совокупности доходов работников, в которую входит и сумма налога, удержанная из оклада работника 4550 руб. ((А руб. + 35 000 руб.) × 13 % – А руб. × 13 %);

По выплате премии за сентябрь:

по строке 130 - совокупность начисленных сумм премий работникам за сентябрь, в которой учтена и премия работника 10 500 руб.;

по строке 140 - удержанная сумма НДФЛ с совокупности премий работников, в которой имеется и сумма налога, удержанная из оклада работника, 1365 руб. ((В руб. + 10 500 руб.) × 13 % – В руб. × 13 %).

Расчёт по форме 6-НДФЛ, как было сказано выше, заполняется на основании данных учёта, содержащихся в регистре налогового учёта по НДФЛ. Следовательно, в таком регистре данные о каждом виде доходов даже в случае их одновременного начисления должны быть представлены обособленно.

Отдельные работодатели иной раз выплачивают заработную плату до истечения месяца, за который она начислена. Разъяснение ФНС России в письме от 29.04.16 № БС-4-11/7893 о порядке удержания и перечисления с заработной платы НДФЛ в таком случае свелось к отсылке к письму Минфина России от 27.10.15 № 03-04-07/61550, которое содержит соответствующие пояснения по данному вопросу.

Финансисты же в приведённом письме указали, что в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход в виде оплаты труда, налоговым агентом производится исчисление сумм НДФЛ. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен и удержан.

Удержание же у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы НДФЛ производится налоговым агентом из доходов при их выплате по завершении месяца, в котором были получены доходы, учитываемые при определении налоговой базы нарастающим итогом, то есть в последний день месяца или в следующем месяце.

Следование этим разъяснениям при выплате заработной платы до окончания месяца, за который она начислена, приводит к тому, что:

в момент выплаты работнику надлежит перечислить (выдать) сумму, равную разнице между величиной начисления за месяц и суммой, выплаченной за первую половину месяца;
исчисленная же сумма НДФЛ с начисления за месяц удерживается из первой выплаты, осуществляемой в следующем месяце.

Не исключена вероятность, что, встретив такое следование при проверках, налоговики начислят как минимум пени за несвоевременное перечисление удержанной суммы НДФЛ, ведь заработная плата за месяц выплачена, а исчисленная с её величины сумма НДФЛ не удержана и не перечислена в бюджет.

В то же время несколько ранее ФНС России в письме от 24.03.16 № БС-4-11/5106 указала, что в случае, если работникам заработная плата за январь 2016 года выплачена 25 января, то в разделе 2 расчёта по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года по строке 100 следует указать 31.01.2016, по строке 110 - 25.01.2016, по строке 120 - 26.01.2016, по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.

Удержание НДФЛ с выплачиваемой до окончания месяца заработной платы нарушает законодательство, ведь налог раньше получения дохода удерживать в принципе невозможно. Но и в главе 21 НК РФ налоговая база по НДС (ст. 167 НК РФ) возникает до появления объекта обложения (п. 1 ст. 146 НК РФ), что также не столь уж и логично. В перечне налоговых правонарушений, определённых главой 16 части первой НК РФ, удержание НДФЛ до даты фактического получения заработной платы НК РФ не фигурирует. Поэтому такой вариант вполне приемлем.

Оплату отпуска работодатель в силу статьи 136 ТК РФ должен произвести не позднее чем за три дня до его начала. Исчисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом из выплачиваемых отпускных.

Законодателем введена специальная норма по перечислению НДФЛ, удержанного при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков. Удержанные суммы налога в таком случае должны быть перечислены в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

Следовательно, в разделе 2 расчёта при выплате отпускных:

по строкам 100 и 110 следует указать день их выплаты;
по строке 120 - последний день месяца, в котором они выплачены;
по строке 130 - сумму отпускных;
по строке 140 - сумму НДФЛ, удержанную из отпускных.

Если налоговым агентом производится перерасчёт суммы отпускных и соответственно суммы НДФЛ, то при формировании показателей, учитываемых в разделе 1 расчёта по форме 6-НДФЛ, следует отражать итоговые суммы с учётом произведённого перерасчёта. Такие рекомендации даны ФНС России в письме от 24.05.16 № БС-4-11/9246.

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выплатить все причитающиеся увольняемому работнику суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Исходя из этого по такой выплате в разделе 2 расчёта приводится:

по строкам 100 и 110 - последний день работы увольняющегося сотрудника;
по строке 120 - следующий день за днём увольнения.

При увольнении работника часть 1 статьи 127 ТК РФ обязывает работодателя выплатить работнику денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска, часть же 2 этой статьи позволяет работодателю при наличии заявления работника предоставить ему неиспользованные отпуска с последующим увольнением. В письме от 11.05.16 № БС-3-11/2094 руководство ФНС России разъяснило, как отразить в разделе 2 расчёта по форме 6-НДФЛ операцию по оплате отпуска с последующим увольнением. Данную операцию, судя по рекомендации по заполнению строки 120, по которой предлагается указать последний день месяца, в котором работник уволился, налоговому агенту следует отразить отдельно от факта хозяйственной жизни в виде окончательного расчёта с увольняющимся работником, по строкам 100 и 110 раздела 2 в этом случае приводится день выплаты отпускных.

При определении облагаемой базы по НДФЛ согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьёй 212 НК РФ.

Если работнику выплачивается доход в натуральной форме, то рассматриваемую операцию налоговому агенту, следующему разъяснениям ФНС России, данным в письме от 28.03.16 № БС-4-111/5278, надлежит отразить по строкам 020, 040, 080 раздела 1 и строкам 100–140 раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ. При этом в разделе 2 расчёта предлагается по строке 100 привести дату передачи имущества (выполненных работ, оказанных услуг), по строке 110 указать ту же дату, по строке 120 - следующий день после передачи дохода в натуральной форме, по строке 130 - величину дохода в неденежной форме, по строке 140 - 0.

Наличие 0 по строке 140 означает, что налоговым агентом не был удержан НДФЛ. А это произойдёт, если до окончания отчётного периода выплаты в денежной форме налоговым агентом физическому лицу не осуществлялись.

по удержанию начисленной суммы НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учётом особенностей, установленных пунктом 4 статьи 226 НК РФ;
по перечислению суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днём выплаты налогоплательщику дохода.

По строке 080 раздела 1 расчёта, как было сказано выше, указывается общая сумма НДФЛ, не удержанная на отчётную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. ФНС России письмом от 19.07.16 № БС-4-11/12975 рекомендовала приводить по данной строке общую сумму налога, не удержанную налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

При отсутствии возможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учёта о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ (абз. 1 п. 5 ст. 226 НК РФ). Такое сообщение представляется в виде справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ приведена в приложении 1 к приказу ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485).

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме упомянутый пункт 4 статьи 226 НК РФ предписывает налоговому агенту осуществить удержание исчисленной суммы НДФЛ за счёт любых доходов, выплачиваемых им налогоплательщику в денежной форме. При удержании суммы НДФЛ существует ограничение по её сумме: она не может превышать 50 % от суммы выплачиваемого дохода в денежной форме. При наличии такой выплаты:

по строке 110 логично указать день первой последующей после даты передачи рассматриваемого дохода денежной выплаты физическому лицу, а
по строке 120 - следующий день за датой выплаты дохода в денежной форме.

Если же до окончания отчётного периода выплат в денежной форме налоговым агентом физическому лицу не производилось, но таковые осуществлены в следующем квартале, то напрашиваются действия по аналогии с выплатой заработной платы в следующем месяце:

не отражать рассматриваемую операцию в разделе 2 расчёта по форме 6-НДФЛ за отчётный период, а
учесть её при оформлении всё того же раздела 2 расчёта за следующий отчётный период.

Не столь уж редко работодателями осуществляются выплаты доходов в натуральной форме бывшим работникам, при этом иных доходов в пользу указанных лиц ими не производится. Разъяснения по учёту таких доходов при заполнении расчёта по форме 6-НДФЛ даны в упомянутом письме ФНС России № БС-4-11/13984 (вопрос 2).

Операция по выплате бывшему работнику дохода в натуральной форме отражается по строкам 020, 040, 080 раздела 1 и строкам 100–140 раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ. В разделе 1 при формировании показателей, вносимых:

по строке 020, учитывается сумма дохода в натуральной форме;
по строке 040 - исчисленная сумма НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Если бывшему работнику вручается ценный подарок, то налоговый агент в силу пункта 28 статьи 217 НК РФ сумму дохода в натуральной форме может уменьшить на 4000 руб. В этом случае заполнению подлежит и строка 030 «Сумма налоговых вычетов».

В разделе 2 расчёта:

по строке 100 указывается дата выплаты дохода в натуральной форме;
по строкам 110 и 120 - 00.00.0000;
по строке 130 - сумма дохода в натуральной форме;
по строке 140 - 0.

Налоговому агенту в таком случае необходимо будет не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить бывшему работнику и налоговому органу по месту своего учёта о том, что у него не имелось возможности удержать НДФЛ, о сумме дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Дата фактического получения дохода в виде материальной помощи определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. При определении облагаемого НДФЛ дохода в виде материальной помощи выплачиваемую сумму налоговый агент согласно упомянутому пункту 28 статьи 217 НК РФ может уменьшить на 4000 руб.

В разделе 2 расчёта:

по строкам 100 и 110 указывается дата выплаты материальной помощи;
по строке 120 - дата, следующая за днём выплаты материальной помощи;
по строке 130 - сумма материальной помощи;
по строке 140 - сумма удержанного НДФЛ.

Отдельные работодатели указанную выплату приурочивают к отпуску. И в этом случае при оформлении расчёта по форме 6-НДФЛ в разделе 2 надлежит заполнить два блока строк 100–140 в отношении отпускных и материальной помощи, поскольку срок перечисления удержанной суммы НДФЛ с соответствующих выплат разный: последний день месяца - по отпускным, следующий день за днём выплаты - по материальной помощи.

Приведённые действия соответствуют рекомендации, изложенной в письме ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312, предписывающей в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, но различные сроки перечисления налога на доходы физических лиц, заполнять по каждому сроку перечисления налога отдельно строки 100–140 раздела 2 расчёта.

Два блока строк 100–140 раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ придётся заполнять и при выплате пособия по временной нетрудоспособности. Поскольку данное пособие указано в пункте 1 статьи 217 НК РФ как исключение из доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, то при его выплате налоговый агент должен удержать НДФЛ. Удержанную сумму налога агенту надлежит перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором произведена такая выплата (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). Дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности определяется по общему правилу - как день выплаты данного дохода.

Законодатель обязал работодателя-страхователя осуществить расчёт пособия по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами. Выплатить же пособие страхователю надлежит в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Сумма начисленного пособия по временной нетрудоспособности, исчисленная с неё величина НДФЛ и удержанная сумма учитываются при формировании показателей, заносимых по строкам 020, 040 и 070 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ, в разделе же 2 расчёта:

по строкам 100 и 110 приводится установленный коллективным договором или локальным актом день выплаты заработной платы за вторую или первую половину месяца;
по строке 120 - последний день месяца, в котором оно выплачено.

В упомянутом письме ФНС России № БС-4-11/13984 дано разъяснение по вопросу отражения в расчёте по форме 6-НДФЛ дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленного в последнем месяце отчётного периода, выплата которого осуществлена в первом месяце следующего квартала (вопрос 11).

В случае начисления пособия по временной нетрудоспособности в последнем месяце отчётного периода при его выплате в первом месяце следующего квартала основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 расчёта по форме 6-НДФЛ за отчётный период отсутствуют. Данная операция подлежит отражению в разделах 1 и 2 расчёта по форме 6-НДФЛ за следующий отчётный период.

Не столь уж редко коллективным договором экономического субъекта предусматривается доплата работникам до среднего их заработка на период нетрудоспособности.

Порядок отражения суммы такой доплаты зависит от того, к какому виду доходов её следует отнести - к оплате труда или к выплате пособия. А может быть и третий вариант - признать её самостоятельным доходом.

Разъяснения по отражению дохода в виде доплаты до среднего заработка на период нетрудоспособности фискалы дали всё в том же письме № БС-4-11/13984 (вопрос 10).

Дату фактического получения дохода в виде доплаты до среднего заработка на период нетрудоспособности по коллективному договору чиновники предложили определять так же, как и дату фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, - как день выплаты этого дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Казалось бы, налоговики отнесли рассматриваемую выплату к пособию по нетрудоспособности. Но приведённая в дальнейшем дата срока перечисления НДФЛ говорит о том, что такую выплату налоговики отнесли к самостоятельному доходу.

Если последовать рекомендациям фискалов, то по строкам 100 и 110 необходимо указать дату выплаты доплаты до среднего заработка, по строке 120 - дату следующего дня, по строке 130 - размер доплаты, по строке 140 - сумму исчисленного и удержанного с доплаты НДФЛ.

Как видим, доплата до среднего заработка на период временной нетрудоспособности, по мнению чиновников, ни к оплате труда, ни к пособию по временной нетрудоспособности не относится.

Датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды, приобретаемой от экономии на процентах при получении заёмных (кредитных) средств, считается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заёмные (кредитные) средства (п. 7 ст. 223 НК РФ). Следовательно, в последний день каждого месяца налоговому агенту следует исчислить с суммы рассматриваемой материальной выгоды НДФЛ.

Налоговая база при получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заёмными (кредитными) средствами, выданными организациями или индивидуальными предпринимателями, согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 212 НК РФ определяется как превышение суммы процентов за пользование заёмными (кредитными) средствами, выраженными в рублях, исчисленной исходя из двух третьих действующей ставки рефинансирования, установленной Банком России на дату фактического получения налогоплательщиком дохода, над величиной процентов, исчисленной исходя из условий договора.

С 1 января 2016 года значение ставки рефинансирования Банка России приравнивается к значению ключевой ставки Банка России, определённому на соответствующую дату (указание Банка России от 11.12.15 № 3894-У, информация Банка России от 11.12.15). Ключевая ставка Банка России с 3 августа 2015 года была установлена в размере 11 % годовых (информация Банка России от 31.07.15), с 14 июня 2016 года она снижена до 10,5 % (информация Банка России от 10.06.16).

В письме ФНС России от 24.03.16 № БС-4-11/5106 указано, что в случае получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заёмными (кредитными) средствами, данная операция подлежит отражению в расчёте по форме 6-НДФЛ по строкам 020, 080 раздела 1 и по строкам 100–140 раздела 2.

К доходам в виде экономии на процентах при получении налогоплательщиками заёмных (кредитных) средств в части превышения размеров, указанных в пункте 2 статьи 212 НК РФ, применяется ставка в размере 35 % (п. 2 ст. 224 НК РФ). А это обязывает налогового агента оформить отдельный лист расчёта с разделами 1 и 2. В разделе 1 при этом заполняются лишь строки 010, 020, 040. Информация же, предназначенная для внесения в блок «Итого по всем ставкам», на данном листе не отражается, а учитывается при формировании показателей, заносимых в этот блок на первом по счету листе раздела 1. Исходя из этого в случае неудержания НДФЛ с возникшего дохода её сумма учитывается при формировании показателя, заносимого по строке 080 блока «Итого по всем ставкам» первого листа с разделом 1.

При получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы НДФЛ, как и в случае с доходом в натуральной форме, производится налоговым агентом за счёт любых доходов, выплачиваемых им налогоплательщику в денежной форме. Поэтому при получении налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах по займу или кредиту в разделе 2 расчёта:

по строке 100 указывается последний день месяца, за который определяется рассматриваемый доход;
по строке 110 - день ближайшей выплаты заработной платы или иного дохода, при условии что удержанная сумма НДФЛ из выплачиваемого дохода не превышает 50 % его величины;
по строке 120 - следующий день за днём указанной выплаты;
по строкам 130 и 140 - суммы материальной выгоды и удержанного НДФЛ соответственно.

В части же отражения в рассматриваемом расчёте дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах, определяемого за последний месяц отчётного периода, следует действовать по аналогии с отражением начисления заработной платы за этот месяц.

Как видим, у налоговых агентов возникает множество вопросов по заполнению расчёта по форме 6-НДФЛ. Руководство ФНС России в письме от 27.06.16 № БС-3-11/3426, сославшись на статью 21 НК РФ, в соответствии с которой налогоплательщики имеют право, в частности, получать по месту своего учёта от налоговых органов бесплатную информацию (в том числе в письменной форме):

о действующих налогах и сборах;
законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах;
порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;
правах и обязанностях налогоплательщиков;
полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, -

а также получать формы налоговых деклараций (расчётов) и разъяснения о порядке их заполнения, порекомендовало при возникновении затруднений в процессе заполнения форм налоговой отчётности обращаться в налоговые органы по месту учёта за разъяснениями.

Форма расчёта 6-НДФЛ, порядок заполнения и представления расчёта и формат представления расчёта приведены в приложениях 1–3 к приказу ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450.

Расчёт по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учёта доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учёта.

На необходимость представления расчёта по форме 6-НДФЛ налоговыми агентами - российскими организациями, имеющими обособленные подразделения, в отношении работников этих обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учёта обособленных подразделений, заключивших трудовые и гражданско-правовые договоры, ФНС России указала в письме от 26.02.16 № БС-4-11/3168.

ФНС России в письме от 04.07.16 № БС-4-11/11951 уточнила, что указанный порядок по перечислению налога на доходы физических лиц и по представлению расчёта по форме 6-НДФЛ применяется независимо от места нахождения принадлежащего физическим лицам на праве собственности недвижимого имущества, сдаваемого в аренду.

Начисленная сумма заработной платы за последний месяц отчётного периода учитывается при формировании показателя, заносимого по строке 020 раздела 1 расчёта.

Удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов только при их фактической выплате после окончания месяца, за который эта сумма налога была исчислена.

Расчёт по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учёта, содержащихся в регистре налогового учёта по НДФЛ. В таком регистре данные о каждом виде доходов даже в случае их одновременного начисления должны быть представлены обособленно.

Дата фактического получения доходов в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ как день выплаты этих доходов, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Датой фактического получения дохода в натуральной форме является день передачи доходов в натуральной форме (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Операция по выплате бывшему работнику дохода в натуральной форме отражается по строкам 020, 040, 080 раздела 1 и строкам 100–140 раздела 2 расчёта по форме 6-НДФЛ.

При выплате материальной помощи более 4000 руб. её сумма, 4000 руб. и исчисленная величина НДФЛ учитываются при формировании показателей, заносимых по строкам 020, 030 и 040 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ.

Доплата до среднего заработка на период временной нетрудоспособности, по мнению чиновников, ни к оплате труда, ни к пособию по временной нетрудоспособности не относится.

В случае получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заёмными (кредитными) средствами, данная операция подлежит отражению в расчёте по форме 6-НДФЛ по строкам 020, 080 раздела 1 и по строкам 100–140 раздела 2.

Олег МИТРИЧ, аудитор

По правилам заполнения 6 НДФЛ разъяснения ФНС появились впервые в конце прошлого года. Это произошло вскоре после публикации приказа № ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015 года, которым утверждалось введение этой новой формы отчетности. Впоследствии накопились не только теоретические, но и практические вопросы, поэтому информационный обмен между хозяйствующими субъектами и государственными органами стал интенсивнее. Работа по совершенствованию законодательства в этой области происходит непрерывно. Официальное мнение ФНС излагается в форме официальных писем.

В настоящее время опубликованы десятки тематических документов, в которых рассматривается ИФНС 6 НДФЛ. Достаточно часто в них делают повторения, дополнительные уточнения. Поэтому имеет смысл изучать только актуальные, самые новые письма ФНС по 6 НДФЛ. Рассмотрим подробнее № БС-4-11/13984@ от 01.082016 г., в котором даны ответы на вопросы, возникающие при заполнении этой формы отчетности.

В очередной раз подтверждено отсутствие обязательств подачи данных (нулевых отчетов), если нет предмета налогообложения. Поясним – речь идет не только об отсутствии штатного расписания и стандартной заработной платы. Организация, или ИП может арендовать у стороннего юридического лица склад, выплачивать арендные платежи. Эти денежные средства являются доходом. Их надо учесть и привести в отчетности для ФНС 6 НДФЛ. Даны ссылки на конкретные статьи и пункты «Налогового кодекса», согласно которым определенные обязательства есть у адвокатов, иностранных предприятий, лиц, занимающихся операциями с акциями и ценными бумагами. Отмечено, что по отношению к этим категориям налоговых агентов действуют стандартные правила оформления и сроки подачи отчетов.

Пригодятся разъяснения ФНС по заполнению 6 НДФЛ при использовании организацией расчета со своим сотрудником не в денежной, а в натуральной форме. В этом случае заполняются только данные по дате оформления операции и сумме, которая отражена в бухгалтерском учете, подтверждена соответствующими первичными документами.

Пример заполнения формы

Как заполнять 6 НДФЛ: разъяснения по отдельным позициям

Для предыдущего примера использован полугодовой отчет индивидуального предпринимателя. При рассмотрении следующих вопросов можно использовать его в качестве наглядного образца. Приведем разъяснения по заполнению в 6 НДФЛ отдельных строк:

Если возникают сомнения при занесении данных в стр. 30 используют определения кодов. Они приведены в приказе № ММВ-7-11/387@ ФНС РФ от 10.09.2015 г.
Это и другие официальные письма ИФНС по заполнению 6 НДФЛ подтверждают необходимость занесения только тех доходов, которые облагаются налогом. Ошибки возникают из-за путаницы с формой 2 НДФЛ, в которой действительно надо указывать все виды доходов.
В стр. 80 указывают нарастающим методом все налоги (в том числе и с дохода в натуральной форме), которые не были удержаны на дату заполнения отчета налоговым агентом.
Разъяснения налоговой по 6 НДФЛ четко определяют обязательность заполнения отчетов каждым обособленным подразделением налогового агента. Это требование относится и к тем ситуациям, когда они сдают отчеты в одну налоговую инспекцию. Соответствующим образом создана сама форма документа. В соответствующей графе допустимо указание только одного кода «ОКТМО».

Правильное заполнение формы 6 НДФЛ: разъяснения ФНС по сложным ситуациям

Изучим требования, которые предъявляются к индивидуальному предпринимателю, использующему упрощенную схему налогообложения и одновременно ведущему торговую деятельность в нескольких районах крупного города. В его магазинах работают наемные продавцы, которые получают доход. Разъяснения по 6 НДФЛ из письма № БС-4-11/13984@ от 01.082016 г. точно описывают порядок правильных действий:

Такой предприниматель является плательщиком налогов по УСН, поэтому он подает отчетность по месту своего жительства.
Если магазины работают с применением ЕНВД, они выполняют перечисления в бюджет и сдают налоги по месту осуществления своей деятельности.

Эти разъяснения по заполнению формы 6 НДФЛ однозначно определяют необходимость ежеквартального предоставления отчетов в соответствующие территориальные органы ФНС. Разумеется, при этом используются другие правила законодательства. При отсутствии деятельности и выплат доходов частным лицам оформлять пустые документы по форме 6 НДФЛ не надо.

Как заполнять 6 НДФЛ, разъяснения, образцы – эти и другие сведения, размещенные здесь, помогут организациям и частным предпринимателям осуществлять свою деятельность без лишних затруднений. Регулярное обновление тематических данных обеспечивает их актуальность.

Ни одна из отчетных форм не может сравниться с количеством выпущенных налоговиками разъяснений как отчет 6-НДФЛ. При этом одно разъяснение налоговиков подчас противоречило другому. Очередную порцию новых разъяснений налоговики выпустили в 2017 г.

Заполнение, на первый взгляд, несложной формы 6-НДФЛ на практике вызывает многочисленные вопросы. Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 г. №ММВ-7-11/450@) не содержит ответов на многие вопросы, возникающие в процессе заполнения данной формы.

Проанализируем новые разъяснения налоговиков, касающиеся порядка заполнения расчета 6-НДФЛ.

«Переходящие» больничные листы

Разъяснения о периоде отражения пособия по временной нетрудоспособности при заполнении расчета 6-НДФЛ, если они начислены и перечислены в разных периодах, были даны налоговиками еще в Письме ФНС РФ от 16.05.2016 г. №БС-4-11/8568@.

По общему правилу, установленному пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. Однако согласно приведенным разъяснениям налоговиков пособие по больничному листу должно отражаться в расчете в периоде начисления. То есть, если пособие по временной нетрудоспособности начислено работнику в марте, а перечислено в апреле, то данные операции отражаются в строке 020 «Сумма начисленного дохода» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал.

Позже в Письме ФНС РФ от 01.08.2016 г. №БС-4-11/13984@ налоговики разъяснили, что у налогоплательщика отсутствует основание для отражения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленного работнику за июнь, но перечисленного 5 июля 2016 г., в строках 020 и 040 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г.

Таким образом, доход в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленный работнику за июнь, фактически перечисленный в июле 2016 года, подлежит отражению по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2016 г. (Письмо ФНС РФ от 22.09.2016 г. №БС-3-11/4348@).

Данная позиция соответствует налоговому законодательству. В Письме ФНС РФ от 25.01.2017 г. №БС-4-11/1249@ налоговики подтвердили вышеприведенную позицию.

Поскольку доход в виде пособия по временной нетрудоспособности считается полученным в день его выплаты (перечисления на счет налогоплательщика), то по строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ данный доход отражается в том периоде, в котором этот доход считается полученным (Письмо ФНС РФ от 25.01.2017 г. №БС-4-11/1249@).

При этом в случае выплаты налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п.4 ст.226 НК РФ).

ПРИМЕР №1.

Работнику начислен доход в виде пособия по временной нетрудоспособности за декабрь 2016 года. Непосредственно оплата по больничному листу перечислена работнику 20 января 2017 года в размере 40 000 рублей.

Как отразить пособие по больничному листу в форме 6-НДФЛ?

Напомним, что раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. А в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий период представления отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности подлежит отражению в разделах 1 и 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года.

по строке 100 - 20.01.2017;
по строке 110 - 20.01.2017;
по строке 120 - 31.01.2017;
по строке 130 – 40 000 (сумма фактически перечисленного работнику пособия по больничному листу);
по строке 140 – 5 200 (сумма удержанного НДФЛ).

Выплата премий по итогам работы

В Письме ФНС РФ от 24.01.2017 г. №БС-4-11/1139@ налоговики разъяснили порядок заполнения формы 6-НДФЛ в случае выплаты работнику премии по итогам работы за квартал (год).

Налоговики в дополнение к ранее выпущенному письму ФНС РФ от 27.10.2016 г. №БС-4-11/20538@ разъяснили порядок определения даты фактического получения работником дохода в виде премии для целей уплаты НДФЛ.

Так, с учетом Определения ВС РФ от 16.04.2015 г. №307-КГ15-2718, датой фактического получения дохода в виде премии, связанной с выполнением работником трудовых обязанностей, в соответствии с п.2 ст.223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В этой связи датой фактического получения дохода работника в виде премии за выполнение трудовых обязанностей по итогам работы за месяц признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход.

Датой фактического получения дохода работника в виде премии за выполнение трудовых обязанностей по итогам работы за квартал (год) признается последний день месяца, которым датирован приказ о выплате работникам премии по итогам работы за квартал (год).

Следует отметить, что ранее налоговики придерживались другой позиции - дата фактического получения дохода в виде премии определяется как день ее выплаты работнику, в том числе день перечисления на счета налогоплательщика в банке (Письмо ФНС РФ от 08.06.2016 г. №БС-4-11/10169@). В связи с чем компании заполняли отдельно раздел 2 формы 6-НДФЛ в части заработной платы и в части премии, ведь даты в строках 100 (дата фактического получения дохода) различаются.

Согласно позиции, изложенной в Письме ФНС РФ от 24.01.2017 г. №БС-4-11/1139@, даты получения работником дохода в виде премии и заработной платы совпадают.

ПРИМЕР №2.

Согласно приказу руководителя компании от 25.01.2017 г. работнику выплачен 02.02.2017 г. доход в виде премии по итогам работы за 2016 год. Премия выплачена в размере 50 000 рублей.

Как отразить премии по итогам года в форме 6-НДФЛ?

В разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года данная операция отражается следующим образом:

по строке 020 – 50 000 (сумма начисленного дохода в виде премии);
по строке 040 – 6 500 (сумма исчисленного НДФЛ);
по строке 070 – 6 500 (сумма удержанного НДФЛ);
по строке 060 – 1 (количество работников, получивших доход).

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года данная операция отражается следующим образом:

по строке 100 - 31.01.2017;
по строке 110 - 02.02.2017;
по строке 120 - 03.02.2017;
по строке 130 – 50 000 (сумма фактически перечисленного работнику дохода в виде премии);
по строке 140 – 6 500 (сумма удержанного НДФЛ).

Перерасчет заработной платы работнику

В Письме ФНС РФ от 27.01.2017 г. №БС-4-11/1373@ налоговики рассмотрели вопрос о заполнении расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при перерасчете в январе 2017 г. зарплаты за декабрь 2016 г.

Как отметили налоговики, если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде представления, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п.6 ст.226 НК РФ и п.9 ст.226.1 НК РФ.

В случае, когда налоговый агент в связи с выявлением арифметических ошибок производит в январе 2017 года перерасчет суммы НДФЛ с заработной платы за декабрь 2016 года, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год и в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года.

Кроме того, сумма налога на доходы физических лиц с заработной платы за декабрь 2016 года с учетом произведенного перерасчета подлежит отражению в сведениях о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2016 год.

ПРИМЕР №3.

Работнику в декабре 2016 г. был выплачен в виде заработной платы в размере 50 000 рублей.

В феврале 2017 г. было обнаружено, что работнику неправильно закрыли табель учета рабочего времени и не доплатили 1 рабочую смену. Работнику следует доплатить 2 000 рублей.

Сумма НДФЛ составит – 260 рублей (2 000 рублей х 13%).

21 февраля 2017 г. работнику была выплачена разница в размере 1 740 рублей (2 000 рублей – 260 рублей).

Как отразить перерасчет заработной платы (доплату) работнику в форме 6-НДФЛ?

Как уже было отмечено, доплата заработной платы – это прошлогодние выплаты, которые должны быть показаны в строках 020 и 040 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года данная операция отражается следующим образом:

по строке 100 - 31.12.2016;
по строке 110 - 21.02.2017;
по строке 120 - 22.02.2017;
по строке 130 – 2 000 (сумма фактически перечисленного работнику дохода в виде премии);
по строке 140 – 260 (сумма удержанного НДФЛ).

Выплата дохода в виде материальной выгоды

При получении физическими лицами заемных (кредитных) средств, являющихся беспроцентными или проценты по которым ниже 2/3 ставки рефинансирования Центрального Банка РФ, у этих лиц возникает доход в виде материальной выгоды (пп.1 п.2 ст.212 НК РФ).

Компания обязана определить НДФЛ с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при предоставлении займа (в том числе беспроцентного) физическому лицу, если ставка по предоставленному рублевому займу меньше 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ (пп.1 п.2 ст. 212 НК РФ).

В этом же письме (от 27.01.2017 г. №БС-4-11/1373@) налоговиками был разъяснен порядок заполнения расчета 6-НДФЛ при выплате работнику дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование кредитными средствами за декабрь 2016 г.

По строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, не удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п.5 ст.226 НК РФ и п.14 ст.226.1 НК РФ.

А именно по этой строке отражается общая сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Напомним, что датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, на основании пп.7 п.1 ст.223 НК РФ определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства.

При получении работником дохода в виде материальной выгоды удержание исчисленной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом работнику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты (абз.2 п.4 ст.226 НК РФ).

Как напомнили налоговики, в случае невозможности в течение налогового периода удержать у работника исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент, обязан не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить работнику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога (п.5 ст.226 НК РФ).

Это означает, что в случае отсутствия 31.12.2016 г. выплаты работнику доходов в денежной форме, за счет которых можно удержать исчисленную сумму НДФЛ с дохода в виде материальной выгоды, полученного от экономии на процентах за пользование кредитными средствами за декабрь 2016 года, налоговый агент, письменно сообщает об этом работнику и налоговой инспекции не позднее 1 марта 2017 г.

В таком случае сумма дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах за пользование кредитными средствами за декабрь 2016 года, в расчете по форме 6-НДФЛ за 2016 год подлежит отражению по строкам 020, 040 и 080 раздела 1, при этом раздел 2 не заполняется.

А физическое лицо в данном случае должно заплатить НДФЛ самостоятельно, представив в налоговую инспекцию декларацию по налогу на доходы физических лиц по форме 3-НДФЛ.

Следует отметить, что налоговики в очередной раз поменяли свою позицию. Ранее в подобных ситуациях налоговики рекомендовали заполнять раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ, несмотря на то, что с материальной выгоды налоговым агентом не был удержан НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 23.11.2016 г. № БС-4-11/22246@). Нужно было по строке 100 (дата фактического получения дохода) указать последнее число месяца, а в строках 110 и 120 проставить нули в соответствующем формате (00.00.0000).

Рассмотрим порядок заполнения расчета 6-НДФЛ в свете новых разъяснений налоговиков.

ПРИМЕР №4.

Работнику в 2016 г. был выдан займ в размере 200 тыс. рублей.

Сумма материальной выгоды по займу, выданному в рублях, рассчитывается по формуле:

Размер предоставленного займа х (2/3 х ставка ЦБ РФ - %) / 365 (366) х дн., где:

ставка ЦБ РФ – ставка рефинансирования ЦБ РФ, действовавшая на последний день месяца;

% – ставка процентов по предоставленному займу;

365 (366) – количество дней в году;

дн. – количество дней пользования займом в месяц.

Налоговый агент по состоянию на 31.12.2016 г. определил материальную выгоду в размере 1 129,33 рублей (200 000 рублей х 2/3 х 10% : 366 дней х 31 день), НДФЛ - 395,27 рублей (1 129,33 рублей х 35%).

Для НДФЛ с материальной выгоды установлены следующие ставки по НДФЛ:

заемщик является налоговым резидентом РФ – применяется ставка 35% (п.2 ст.224 НК РФ);
заемщик не является налоговым резидентом РФ – применяется ставке 30% (п.3 ст.224 НК РФ).

Как отразить доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование кредитными средствами в форме 6-НДФЛ?

Если налоговый агент не удержал сумму НДФЛ с доходов в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах до конца года, то заполняются доходы в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ.

В разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год данная операция отражается следующим образом:

по строке 020 – 1 129 (сумма начисленного дохода в виде материальной выгоды);
по строке 040 – 395 (сумма исчисленного НДФЛ);
по строке 070 – 0 (сумма удержанного НДФЛ);
по строке 060 – 1 (количество работников, получивших доход);
по строке 080 – 395 (сумма налога, не удержанная налоговым агентом).

Таким образом, если до конца 2016 г. компания не удержала НДФЛ с таких доходов, то необходимо заполнить строку 080 раздела 1.

6-НДФЛ - это отчетная форма по налогу на доходы физических лиц. В ней налоговые агенты должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 1 квартал 2019 г. нужно отчитаться не позднее 30 апреля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже четвертый год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

Титульный лист.
Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

1-й квартал — код 21;
полугодие — код 31;
9 месяцев — код 33;
год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

первые 2 цифры — номер региона;
вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

по месту учета — 214;
по месту учета обособленного подразделения — 220;
крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

по месту жительства — код 120;
по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

процент ставки налога;
суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
суммы налоговых вычетов;
суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

количество физических лиц, получивших доход;
суммы удержанного налога;
суммы налога, не удержанные;
суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.

Покажем, как учитывать НДФЛ в отчете 6 НДФЛ, на примерах заполнения разделов построчно.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

стандартные (ст. 218 НК РФ);
социальные (ст. 219 НК РФ);
имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

За 1 квартал 2019 года, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, января 2019 года, хотя зарплату за январь работники получили только в феврале. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника можно только в день перечисления дохода работнику., письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829);

по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;

по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

Дата дохода работника за месяц должна соответствовать сумме, если не включает полностью необлагаемый налогом доход. По таким случаям можно привести разъяснения официальной позиции следующих ведомств:

письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@;
письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ «В отношении расчета по форме 6-НДФЛ».

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2019 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк

6 НДФЛ, образец заполнения

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

ФНС России рассказала всем бухгалтерам о самых распространенных ошибках, которые они допускают при заполнении формы 6-НДФЛ. Налоговики собрали нарушения в удобною таблицу, которая поможет быстро найти и исправить любую ошибку в этом отчете.

Что случилось?

ФНС России опубликовала письмо от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@ , которым направила для сведения налогоплательщиков и своих территориальных органов обзор нарушений в части заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ. Налоговики отметили, что основными причинами нарушений при заполнении расчета 6-НДФЛ являются несоблюдение налоговыми агентами контрольных соотношений и разъяснений налоговой службы. Поэтому налоговики решили систематизировать все неточности, допускаемые при составлении и сдаче отчета.

Таблица ошибок и нарушений в форме 6-НДФЛ

В таблице представлено описание нарушений, причины их возникновения и разъяснения правильного отражения соответствующих показателей расчета. Сама таблица насчитывает 26 пунктов, поэтому мы приводим только некоторые из них:

Пункт, статья НК РФ, которые были нарушены	Описание нарушения	Причины возникновения нарушения	Как правильно заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ в орган ФНС
ст. 226 НК РФ , ст. 226.1 НК РФ , ст. 230 НК РФ	Сумма начисленного дохода по строке 020 Раздела 1 расчета 6-НДФЛ меньше суммы строк "Общая сумма дохода" справок по форме 2-НДФЛ		Сумма начисленного дохода (строка 020) по соответствующей ставке (строка 010) должна соответствовать сумме строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (далее - сведения по форме 2-НДФЛ, справка 2-НДФЛ) с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 020 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений N 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за год)
ст. 226 НК РФ, ст. 226.1 НК РФ, ст. 230 НК РФ.	Завышение (занижение) количества физических лиц (строка 060 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ), получивших доход (несоответствие с количеством справок 2-НДФЛ).	Несоблюдение контрольных соотношений показателей расчета по форме 6-НДФЛ.	Значение строки 060 (количество физических лиц, получивших доход) должно соответствовать общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 и приложений N 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за год).
п. 2 ст. 230 НК РФ	Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются не нарастающим итогом.	Несоблюдение Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.	Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (пункт 3.1 раздела III Порядка заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@).
ст. 223 НК РФ	По строке 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражается сумма налога, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде (например, зарплата за март, выплаченная в апреле)	Несоблюдение разъяснений ФНС России.	По строке 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. Поскольку удержание суммы налога с дохода в виде заработной платы, начисленной за май, но выплаченной в апреле, налоговым агентом должно производиться в апреле непосредственно при выплате заработной платы, то строка 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2018 года не заполняется (письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ , вопрос N 6).
п. 5 ст. 226 НК РФ	Ошибочное заполнение строки 080 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ в виде разницы между исчисленным и удержанным налогом.	Несоблюдение разъяснений ФНС России. Нарушение порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.	По строке 080 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, вопрос N 5).

Эту таблицу территориальные органы ФНС будут использовать при камеральных проверках полученных от налоговых агентов расчетов.