Разница между счетом и счет-фактурой

Счет-фактура и УПД - два первичных документа, имеющих практически одинаковую структуру, но в то же время несколько отличающихся по своему назначению. Разберем в нашей статье, в каких ситуациях выписывается каждый из названных документов, а также выясним, в чем разница между УПД и счетом-фактурой.

Товарная накладная или акт — когда и какой документ выписать?

При оформлении операций, связанных с отгрузкой товаров, работ, услуг, продавец обязан выписать подтверждающие первичные документы. Что это могут быть за документы?

Для оформления отгрузки в первую очередь мы вспоминаем такие документы, как:

Товарная накладная — применяется при отгрузке продукции собственного производства либо товаров, предназначенных для перепродажи. Хозсубъекты могут применять бланк унифицированной формы ТОРГ-12, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132. Также у них есть возможность на его основе разработать собственный бланк, но с внесением всех обязательных реквизитов (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
Акт приема-передачи основных средств используется при реализации имущества. Унифицированный бланк также есть в постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7, но можно разработать и свой.
Акт выполненных работ / оказанных услуг — оформляется при выполнении работ / оказании услуг. Унифицированной формы не существует, каждая организация или ИП вправе разработать форму исходя из собственных нужд.
Другие формы документов — это могут быть акты приема-передачи имущественных прав, накладные на отпуск материалов на сторону по форме М-15 и пр.

В комплект отгрузочных документов, если организация работает на общем режиме, обязательно должен входить и счет-фактура. О его предназначении поговорим в следующем разделе.

Каково предназначение счета-фактуры при отгрузке?

Счет-фактура — это первичный документ налогового учета по НДС. Организации и ИП на ОСН обязаны выставить этот документ, выделив в нем сумму налога, подлежащую уплате в бюджет с данной операции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! От оформления документа не освобождаются хозяйствующие субъекты, получившие освобождение от уплаты налога по ст. 145 НК РФ .

В свою очередь, спецрежимники, например лица, применяющие УСН, могут отказаться от выписки счетов-фактур за исключением тех случаев, когда они осуществляют посреднические или импортные операции.

Покупателю на ОСН требуется корректный счет-фактура со всеми реквизитами , чтобы принять НДС к вычету. Поэтому продавцам следует подходить к выписке этого документа с предельной внимательностью. Его форма утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (в ред. постановления от 19.08.2017 № 981). Никаких собственных форм на базе этой экономические субъекты разрабатывать не вправе, в противном случае покупатель не будет иметь возможности принять НДС к вычету, а ведь основное предназначение счета-фактуры именно в этом (ст. 169 НК РФ).

Однако существует документ на замену счету-фактуре - универсальный передаточный документ. О нем расскажем в следующем разделе.

Универсальный передаточный документ — что это такое?

Итоги

Итак, в статье мы:

рассказали о формах первичных отгрузочных документов и о том, почему в комплекте с ними должен или не должен идти счет-фактура;
выяснили, для чего появился УПД и что отличает его от остальных отгрузочных документов;
охарактеризовали позицию контролеров по отношению к УПД и привели их письма, где они разъясняют хозсубъектам их права по оформлению и использованию УПД или счета-фактуры при предъявлении НДС к вычету.

Многие люди ошибочно думают, что счет и счет-фактура – это два наименования одного и того же бухгалтерского документа. Необходимо сказать, что их создание связано с совершением одной и той же сделки, но вот смысл их оформления абсолютно различен. Попробуем внести некоторую ясность.

Счет представляет собой документ, который выписывает бухгалтер на основании договора купли-продажи либо оказания услуг. В нем прописывается та сумма, которую плательщик обязан перечислить на расчетный счет либо внести в кассу организации-поставщика за выполнение какой-либо работы, оказание какой-то услуги или за определенный . Если договор предполагает многоразовую услугу, например, один раз в месяц в течение года, счет может выписываться как на год, так и на каждый месяц по мере необходимости. Табличная часть документа должна иметь наименование позиции, ее единицу измерения, количество, цену за единицу и сумму по каждой позиции. Кроме того, в счете прописываются реквизиты, согласно которым необходимо перечислить денежные средства на счет исполнителя.

Счет-фактура выписывается продавцом (исполнителем) при выполнении каких-либо работ или оказании услуг, а также при продаже продукции и иных товаров. Этот документ является обязательным только в том случае, если организация находится на общей системе налогообложения, при которой уплачивается и возмещается налог на добавленную стоимость, а также он обязательно указывается в документах. При иных режимах налогообложения счет-фактура не требуется, поскольку его наличие не носит обязательного характера. Если выставление счетов-фактур носит неукоснительный образ действий, то они должны оформляться именно в то время, когда совершился , то есть когда был получен товар с товарной накладной или когда была оказана услуга, оформленная актом выполненных работ или оказанных услуг.

Таким образом, выходит, что счет и счет-фактура выписываются бухгалтером в одном и том же случае – при совершении сделки по купле-продаже товаров либо при оказании каких-нибудь услуг. Но назначение двух этих документов абсолютно разное, поскольку счет необходим покупателю для оплаты суммы, указанной в договоре, для чего в нем указываются все необходимые реквизиты для перечисления денежных средств и позиции, за которые будет производиться оплата. Счет-фактура необходим для отражения операции в налоговом учете, поскольку основное его назначение – отразить НДС по тем товарам или услугам, которые планируется передать или оказать по договору.

Выводы сайт

Счет предназначен для оплаты, а счет-фактура – для отражения перемещаемых товаров или выполняемых работ;
На счете обязательно должна стоять печать поставщика, тогда как на счете-фактуре ее не должно быть;
Счет-фактура представляет собой бланк строгой отчетности, передаваемый в налоговые органы, а счет не имеет этой функции.

Сегодня на законодательном уровне государство обязало практически всех индивидуальных предпринимателей, а также организации вести бухгалтерский учет.

Вследствие этого возникает обязанность формирования документов самого разного типа.

Несмотря на различное назначение, все они преследуют одну цель – упорядочить все коммерческие операции и упростить проверку бухгалтерского учета специальными налоговыми надзорными органами.

Основные сведения

Ведение бухгалтерского учета немыслимо без знания базовых основ данного процесса.

Счет-фактура должен в обязательном порядке содержать следующую информацию:

присвоенный номер по порядку, дату оформления;
адреса, полное наименование, ИНН плательщика НДС, а также покупателя;
полное наименование отправителя и получателя груза, услуги, иного имущества;
номера расчетных документов;
полное наименование поставляемых товаров;
количественный показатель всех поставляемых товаров;
тариф предоставления товара, услуг (цена за одну единицу или иное);
сумма акциза – если в сделке фигурируют подакцизные товары;
сумма налога;
страна происхождения товара;
порядковый номер оформленной таможенной декларации – если она имеется и необходима в конкретном случае.

Какова роль документов

Документы обоих типов имеют схожую роль в бухгалтерском учете. Они требуются для ведения налогового контроля над коммерческой деятельностью предприятия.

Но распространяется это только на плетельщиков налога на добавочную стоимость (определенную их категорию). При наличии ошибок налоговая служба имеет законное право отказать в вычете.

Нормативная база

Хорошее знание нормативной базы – основа бухгалтерского учета. Должностному лицу, занимающемуся формированием счет-фактур, а также обычных счетов, следует максимально подробно изучить:

Все обозначенные выше федеральные законы представляют собой поправки и изменения, связанные со , в которой рассматривается порядок формирования счет фактуры.

Если возникает необходимость обратиться к Налоговому кодексу, следует пользоваться только последней редакцией. Так как в противном случае велика вероятность допущения ошибки – законодательство реформируется ежегодно.

Законным основанием для формирования различного рода счетов рассматриваемого типа является

Все действия со счетами следует осуществлять именно с учетом данного положения.

При разрешении каких-либо спорных моментов между организациями и налоговой службой, судебные инстанции всегда руководствуются именно обозначенным выше законом.

Чем отличается счет от счета фактуры

Первое, что следует уяснить должностному лицу, осуществляющему формирование бухгалтерской отчетности – это разницу между и счет-фактурой.

Именно по причине непонимания различий многие малоопытно работники допускают большое количество самых разных ошибок, связанных с формированием отчетности рассматриваемого типа.

Прежде всего, следует прояснить следующие вопросы:

наличие соответствий;
разница с товарной накладной;
соотношение с ;
разница между и СФ.

Наличие соответствий

Разобраться, чем схожи бухгалтерский счет и счет-фактура, не так сложно. Самыми важными совпадениями являются:

формат представления информации;
обозначенные в документах данные.

Вся информация и в счет-фактуре, и в обычном бухгалтерском счете представлена в табличной форме. Обычный счет содержит всего пять столбцов:

содержание операции;
документ;
номера корреспондентских счетов — дебет, кредит.

Вся информация представлена максимально кратко. Счет-фактура же, в свою очередь, также частично представлен таблицей. Но она имеет несколько большее количество столбцов – порядка 11.

При этом присутствует достаточно обширный перечень различной дополнительной информации, включающей в себя точные реквизиты, адреса, ИНН и КПП.

Именно поэтому составлять обычный бухгалтерский счет несколько проще – вся информация отражена в нем более сжато.

Разница с товарной накладной

Многим достаточно сложно понять, чем отличается счет-фактура от накладной. И это логично, так как фактически эти два документа выглядят полностью идентично.

Единственным отличием является наличие специальной печати на . В остальном же данный документ и счет-фактура представляют собой полностью одинаковые документы.

Но главное различие их кроется отнюдь не в содержании, а в назначении:

Причем один и тот же документ не может выполнять две функции одновременно. На основании товарной накладной нельзя получить налоговый вычет, а счет-фактура не является подтверждением наличия прав собственности на какой-либо товар или же иное имущество. Именно поэтому не стоит их ни в коем случае путать.

Соотношение с инвойсом

Помимо товарной накладной существует ещё один документ, схожий по своему назначению и формату составления со счет-фактурой. Он представляет собой инвойс.

У данного термина имеется целых два различных понятия:

В первом случае, согласно правилам оформления, в инвойсе обязательно должна содержаться также информация, что и в приложенном счет-фактуре.

Именно поэтому можно сказать, что отличия между данными документами являются минимальными. Во втором случае инвойс представляет собой коммерческий счет, потому имеет минимальное количество сходств со счет-фактурой.

Коммерческий инвойс включает в себя развернутые требования продавца к покупателю об уплате обозначенной в документации сумме. Но в то же время в инвойсе и счет-фактуре имеется идентичная информация (сумма счета, цена за единицу товара и другое).

Разница между актом и СФ

Многие подрядчики, выполняющие какие-либо работы или же предоставляющие услуги, формируют одновременно целых два документа:

счет-фактуру.

Они имеют некоторое сходство между собой. В частности, это касается обозначения некоторых данных – стоимости, предоставленных , а также реквизитов.

Но на этом сходство заканчивается. Так как СФ представляет собой документ строгой отчетности, а акт выполненных работ определенной формы не имеет и может формироваться подрядной организацией на свое усмотрение.

Кроме того, по данному документу получить вычет или же на основании него какие-либо иные льготы не получится.

Необходимо максимально подробно изучить все наиболее важные моменты, касающиеся порядка формирования счет-фактуры, а также бухгалтерского счета. Это позволит избежать различного рода недоразумений, ошибок.

Особенно это касается СФ, так как она дает право на получение особых льгот многим плательщикам налога на добавочную стоимость.

Счет и счет-фактура - одни из многочисленных документов, с которыми имеет дело бухгалтер. Для каких целей они используются, напомним в нашей консультации.

Счет и счет-фактура: в чем разница

Счет-фактура - это документ, который служит для покупателя основанием принять к вычету НДС, предъявленный продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 169 НК РФ). Сказанное означает, что без счета-фактуры заявить НДС к вычету покупатель не вправе. Более того, счет-фактура должен быть составлен по форме, предусмотренной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). В счете-фактуре должны содержаться обязательные реквизиты, перечень которых приведен в ст. 169 НК РФ .

Счет-фактура выставляется при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении предоплаты в счет поставки. Выставить счет-фактуру нужно не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В отличие от счета-фактуры, счет не имеет отношения к НДС обязательствам продавца или покупателя. Нет и определенных сроков для выставления счета (если только конкретные сроки не предусмотрены договором). Счет - это документ, который выдается поставщиком покупателю с предложением заплатить за товары, работы или услуги. При этом выставляться он может как на уже поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, так и для получения авансового платежа с покупателя.

Счет на оплату часто выступает в роли оферты. Его акцепт покупателем, например, путем оплаты, приводит к заключению договора купли-продажи (ст. 432 -435 , 438 ГК РФ).

Единой, обязательной к применению формы счета на оплату нет. Каждая организация вправе разработать его самостоятельно. Однако, учитывая, что этим документом продавец предлагает покупателю произвести определенный платеж, в счете обычно указывается, как минимум, следующая информация:

наименование поставщика, его ИНН/КПП и банковские реквизиты;
наименование покупателя;
номер и дата счета на оплату;
основание платежа (наименование товаров, работ, услуг или ссылка на договор между поставщиком и покупателем);
сумма платежа с указанием ставки и суммы НДС либо пометкой о том, что товары, работы или услуги не облагаются НДС;
наименование должности руководителя, его Ф.И.О, подпись, а также Ф.И.О. и подпись главного бухгалтера или иных лиц, ответственных за подтверждение правильности оформления счетов на оплату.

Для произведения расчёта по оплате оказанных услуг или поставленного товара между предприятиями или с ИП оформляется сопутствующая документация . Продавцом покупателю выставляется счет на оплату. При выгрузке товара – счет-фактура (при условии, что продавец оплачивает налог на добавленную стоимость).

Счет на оплату – это первичный документ , который выставляется покупателю поставщиком услуг или товара. Он имеет одинаковое значение по отношению ко всем участникам сделки. Функция счета – предварительное соглашение о переводе указанных в нем денежных средств. Оформляться может и индивидуальным предпринимателем, и предприятием.

На основе выставленного счета продавцом плательщику, последним оформляется платежное поручение. Для поставщика, а в дальнейшем получателя денежных средств роль документа заключается:

в занесении информации о пункте их получения;
в сохранении на протяжении определенного количества времени информации о наименовании товара или услуги, количестве и денежной ценности.

Счет – не обязательный подотчетный бухгалтерский документ, так как реквизиты и наименование также могут содержать в себе др. документы.

Счет-фактура – типовой платежный документ, выставляемый покупателю продавцом за выполненные услуги или поставленный товар. Данный документ необходим в целях предъявления суммы налога на разницу между стоимостью товаров и услуг, произведенных компанией, в налоговые органы, для получения вычета .

Функция счет-фактуры состоит в доказательстве прав стороны , оплачивающей налог на добавленную стоимость (НДС) и получения по нему вычета.

Если будет выявлена ошибка в бланке со стороны плательщика налога, НДС возврату не подлежит .

Нормативная база

Счет оформляется для предварительного соглашение о переводе указанных в нем денежных средств за услугу или товар. Счет выставляется как при наличии договора, так и без. Направляется покупателю с помощью электронной почты или передается лично в руки.

Типового бланка счета на данный момент не существует , а предшествующий бланк по форме №868 устарел. Поэтому предприятия самостоятельно осуществляют их разработку.

Счет должен содержать следующие реквизиты :

Информацию о банковском счете поставщика, на который должна поступить оплата.
Наименование предприятия или ИП, осуществляющего поставку, и юридический адрес.
Дата и № счета.
Основная информация о договоре, послужившим основанием к выставлению счета.
Наименование оказанных услуг или поставленного товара, стоимость товарной единицы и общая сумма.
Сумма НДС.
Подписи ответственных сторон.

Поставщик оформляет два счета на оплату :

Для покупателя в целях оплаты.
Для бухгалтерии собственной организации.

Оформлением счета может заниматься как бухгалтер, так и иное уполномоченное лицо, назначенное руководством. Ставится печать, подписывается главным бухгалтером и руководителем.

Срок хранения в архиве данного документа, выставленного покупателем – пять лет .

Счет-фактура – важный документ для покупателя (уплачивающего НДС), предоставляющий возможность получения вычета по этому налогу. Счет-фактура:

не является первичным документом;
не подтверждает факт передачи товаров;
не подтверждает факт оказания услуг.

Вышеперечисленное следует из ФЗ «О бухгалтерском учете» , НК РФ.

Правила заполнения и оформления счет-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ .

Счет-фактура на продажу должен содержать следующие реквизиты :

дата и № счета документа;
реквизиты обоих сторон-участников сделки: ИНН, место расположения, наименование;
пункт доставки или отгрузки товара;
уникальный признак государственного контракта или договора (если таковой имеется);
наименование оказанных услуг или поставленного товара, стоимость товарной единицы и общая сумма;
сумма НДС;
№ грузовой таможенной декларации и страна производитель;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре Евразийского экономического союза;
подписи ответственных сторон.

Налоговый инструмент

Счет с налогом на добавленную стоимость не имеет унифицированный формы . Бланки данных счетов разрабатываются каждой организацией самостоятельно. Никаких особых тонкостей нет. Содержание реквизитов идентично любому другому счету на оплату.

Составление счета на оплату без налога на добавленную стоимость происходит в интересах поставщика. В практике часто возникает следующая ситуация: покупатель, оплачивая услугу или товар по договору без предоставленного счета, вносит оплату с учетом НДС. При наличии же счета, в котором четко прописано «не облагается НДС», возможность допустить ошибку при оплате сводится к минимуму.

Таблица образца счета на оплату без НДС заканчивается внесением в строку «Итого» общей суммы .

Под таблицей прописывается (прописью) общая сумма с добавлением выражения «Без НДС» .

Сравнительная характеристика

Предприятия и ИП, являющиеся плательщиками НДС, применяют счёт-фактуру. Необходимость данного документа заключается не в оперативности выплат, а в доказательстве того факта, что сборы выплачены полностью , что в свою очередь предоставляет возможность удержать НДС с плательщика.

Отличительные особенности

Счет и счет-фактура – два разных документа . Они создаются с одной целью, но несут разный смысл. Различие документов заключается в следующем :

Счет необходим стороне покупателя для оплаты указанной договором суммы. Для этого в нем прописываются все необходимые реквизиты.
Счет-фактура отражает операции в налоговом учете. Ее необходимость заключается в получении возможности на вычет по НДС.

Наличие основных сходств

Основные соответствия между счетом и счет-фактурой приведены в таблице ниже:

Разница между счетом-фактурой и товарной накладной

Следовательно, счет проще в оформлении, так как содержит меньшее количество информации.

Многие сходятся во мнении, что оба документа имеют по отношению друг к другу идентичный вид. Все же единственное отличие они имеют – это присутствие на товарной накладной специальной печати. Во всем остальном – это два одинаковых документа.

Важно то, что основное их отличие в назначении :

Счет-фактура – это документ для отчетности бухгалтерии по учету налога НДС и его вычета.
Товарная накладная является доказательством передачи в собственность того или иного товара.

Еще одна причина, по которой их не надо путать: данные документы не могут взаимозаменять друг друга или выполнять две функции сразу. Так, по налоговой накладной не предоставляется возможным получить налоговый вычет, а счет-фактура не предоставляет факт, подтверждающий права собственности на тот или иной товар.

Соотношение с инвойсом

Слово инвойс имеет два значения . Дадим определение каждому из них:

Инвойс (как коммерческий счет) – это документ, составляемый продавцом покупателю с содержанием информации об оказании услуг, стоимости и количестве товара, информации об отправителе и получателе. Данный документ тоже существенно схож со счет-фактурой.
Инвойс (как счет-фактура) составляется продавцом покупателю, тем самым документально доказывая сумму товара и его доставку.

Инвойс (как коммерческий счет) имеет мало общего с счет-фактурой. Он содержит расширенные требования к покупателю, касающиеся оплаты, прописанной в документе.

Инвойс (как счет-фактура) при оформлении содержит в себе идентичную с счет-фактурой информацию. Соответственно можно отметить, что они практически не имеют отличий.

Отличия между актом и счет-фактурой

Часто организация, осуществляющая услуги, предоставляет сразу два документа :

Счет-фактуру — документ строгой отчетности бухгалтерии.
Акт выполненных работ — не имеет унифицированной формы и составлен на усмотрение организации.

Они частично похожи . Это касается исключительно содержащихся в них реквизитов и данных об оказываемых услугах и цене.

Разновидности счета-фактуры представлены в данном видео.