Все расходы делятся на те, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, и прочие, которые приходится относить за свой счет. Решать судьбу конкретных затрат нужно по нормам главы 25 НК РФ.
В соответствии со статьей 252 НК РФ при расчете налога на прибыль расходы можно учесть, если они экономически оправданы и подтверждены документально. Под экономической оправданностью понимается, что затраты необходимы для осуществления текущей производственной деятельности.
Указанный подход применяется и в отношении бытовой техники. Если организация сможет доказать, что вся эта техника необходима ей для работы, то расходы на неё уменьшат облагаемую прибыль. Иначе фирма должна оплачивать бытовую технику за свой счёт. При этом налоговики настаивают на последнем варианте, полагая, что бытовая техника в офисе не нужна.
Позиция налоговиков
Расходы на покупку бытовой техники налоговые инспекторы считают экономически неоправданными. По их мнению, холодильники, электрочайники, вентиляторы и другая подобная техника является имуществом, не связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг). Следовательно, расходы на него не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли.
Свою позицию налоговики высказывали, в частности, в письме МНС от 21.01.03 № 03-1-08/20426-В088. Правда, предметом рассмотрения был вопрос об уплате НДС при приобретении чайника. Но, наряду с НДС, в письме было указано, что чайник является имуществом, использование которого не связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом вывод чиновников никак не аргументировался. Просто было заявлено, что чайник приобретён для собственных нужд.
Рассуждая таким образом, можно то же самое сказать, например, и о шкафе для верхней одежды, который также не участвует в производственном процессе. В таких умственных упражнениях можно дойти до абсурда. Однако инспекторы все равно считают, что чайники с холодильниками для работы не нужны. Об этом в частности упоминали и столичные налоговики. В письме УМНС по г. Москве от 10.11.2000 № 03-12/56002 было сказано, что к расходам для целей налогообложения можно отнести затраты по предметам, “которые по инвентарной описи числятся в служебных помещениях организации и предназначены для оборудования указанных помещений”. Они даже перечисляют, какие именно предметы можно учесть для целей налогообложения: мебель, ковры (ковровые покрытия), обогреватели, кондиционеры и вентиляторы, а также флаги и гербы компании. А вот картины, вазы для цветов, столовые принадлежности, предметы кухонной мебели, бары, мини-кухни, СВЧ-печи и иные предметы хозинвентаря, по мнению чиновников, не используются непосредственно в производственной деятельности и поэтому налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Налогоплательщики обосновывают расходы
И все-таки с налоговым ведомством можно поспорить, тем более что шансов доказать, что бытовая техника необходима для нормального осуществления текущей деятельности немало.
Покупку техники для хранения и приготовления продуктов (холодильника, микроволновой печи, электрического чайника и т. п.) можно обосновать условиями трудовых договоров или специальными положениями по организации. Например, прописать в этих документах, что в связи с отсутствием на предприятии столовой администрация обязуется предоставить работникам необходимые условия для приёма пищи в специально отведённых и оборудованных для этого местах.
Кроме того, можно сослаться на проведение в офисе переговоров с партнерами, когда для участников переговоров подаются горячие и холодные напитки, а также закуски к ним. В подтверждение таких затрат необходимо, чтобы время от времени организация действительно списывала представительские расходы. В пункте 2 статьи 264 НК РФ четко определено, что относится к таким расходам. Это затраты на официальный приём представителей других организаций (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие), транспортные расходы по их доставке к месту проведения мероприятий, буфетное обслуживание во время переговоров, услуги внештатных переводчиков. Этот перечень расходов закрыт. И другие затраты организации отнести к представительским нельзя. Для подтверждения проведения деловых приёмов в офисе нужно будет оформлять приказы руководителя, сметы расходов и списки участников. И тогда совершенно логичным будет то, что фирме необходимо использовать для работы чайник, холодильник и т. д.
Есть ещё один способ подтвердить производственную необходимость бытовой техники в офисе. Так, подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает уменьшать облагаемую прибыль на сумму расходов на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством. Однако при этом следует знать, что же законодательством на самом деле предусмотрено. Как правило, требования к условиям труда содержатся в различных ведомственных и межведомственных нормативных документах.
Так, положения статьи 163 ТК РФ обязывают фирму обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям, в частности, относится исправное состояние помещений, а также “условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства”. Практически каждое министерство разрабатывает такие требования для своих подопечных. Например, существуют Межотраслевые правила по охране труда на автомобильном транспорте, приведенные в приложении к постановлению Минтруда России от 12.05.03 № 28.
Но при этом есть и “правила для всех”. Это Федеральный закон от 17.07.99 № 181-ФЗ “Об основах охраны труда в Российской Федерации”. Статьей 14 этого документа установлена норма, согласно которой фирма должна предоставлять работникам безопасные условия труда, включая санитарно-бытовое обслуживание. Этим требованием можно обосновать, например, покупку пылесоса.
Также продолжают действовать санитарные правила и нормы. Например, гигиенические требования к микроклимату производственных помещений (СанПиН 2.2.4.548-96), утвержденные постановлением Госкомсанэпиднадзора от 01.10.96 № 21. С помощью этого документа можно подтвердить производственную необходимость обогревателей, вентиляторов и кондиционеров.
И, наконец, выбор доказательства во многом будет зависеть от изобретательности бухгалтера и руководителя. Например, если в распоряжении руководителя на покупку телевизора указать, что он будет установлен в комнате отдыха, то организация не сможет принять произведённые расходы в уменьшение облагаемой прибыли (постановление ФАС Московского округа от 20.08.02 № КА-А41/5338-02). А вот если руководитель напишет, что телевизор необходим в маркетинговых целях - для просмотра образцов каких-либо товаров, которые на видеокассетах присылают поставщики, то шансы предприятия признать расходы заметно увеличатся.
Учет расходов на бытовую технику
Стоимость бытовой техники, необходимой организации для осуществления текущей деятельности, уменьшает облагаемую налогом прибыль. Срок эксплуатации такой техники, как правило, больше одного года. Поэтому она учитывается в составе основных средств. На это указано в пункте 4 ПБУ 6/01 “Учет основных средств” (утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н). В зависимости от стоимости технику можно сразу списать на расходы или учитывать как объект основных средств и начислять по ней амортизацию.
Если техника недорогая и стоит менее 10 000 руб., её как в бухгалтерском, так и в налоговом учете можно сразу списать на расходы. Сумму затрат в составе материальных расходов относят на счет 26 “Общехозяйственные расходы” или 44 “Расходы на продажу”. При этом НДС по имуществу, используемому для создания нормальных условий труда, учитывается в общем порядке. Его можно будет принять к вычету после оприходования техники при наличии счёта-фактуры и документа, подтверждающего оплату.
Пример 1 ООО “Рассвет” не имеет своей столовой. Для обеспечения работникам условий для приёма пищи, общество приобрело микроволновую печь стоимостью 4720 руб., в том числе НДС – 720 руб. Печь установлена в отдельной комнате офиса. К трудовым договорам с работниками были составлены дополнительные соглашения о том, что фирма обязуется обеспечить им условия для приёма пищи.
Покупку печи бухгалтер “Рассвета” отразил в учёте следующими записями:
Дебет 60 Кредит 51
– 4720 руб. – оплачена микроволновая печь;
Дебет 08 Кредит 60
– 4000 руб. (4720 – 720) – оприходована полученная от продавца микроволновая печь;
Дебет 19 Кредит 60
– 720 руб. – учтен НДС по оприходованной технике;
Дебет 01 Кредит 08
– 4000 руб. – печь введена в эксплуатацию;
Дебет 26 Кредит 01
– 4000 руб. – списана на расходы стоимость микроволновой печи.
Несмотря на то, что стоимость печи списана, она продолжает оставаться неамортизируемым объектом основных средств. Поэтому на печь нужно завести инвентарную карточку по форме ОС-6.
Дебет 68 субсчет “Расчеты по НДС” Кредит 19
– 720 руб. – принят к вычету НДС.
Облагаемую налогом прибыль ООО “Рассвет” может уменьшить на 4000 руб.
–конец примера–
Если организация не сможет обосновать покупку бытовой техники, то придётся оплачивать её за счет своих средств. В налоговом учёте такие затраты не признаются в целях налогообложения прибыли. В бухгалтерском учёте стоимость техники вместе с НДС можно списать на внереализационные расходы (независимо от стоимости) на счет 91 субсчет “Прочие расходы”. В соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 такие объекты не относятся к основным средствам, поскольку не используются в производственных целях.
Вычесть НДС по технике, без которой производственный процесс может обойтись, нельзя. И неважно, есть у фирмы счет-фактура или нет. Это следует из ранее упомянутого письма МНС России от 21.01.03 № 03-1-08/204/26-В088. В данном случае НДС также учитывается на счете 91 субсчет “Прочие расходы”.
ООО “Старт” приобрело для бухгалтерии кофеварку стоимостью 2360 руб., в том числе НДС – 360 руб. В коллективном и трудовых договорах питание сотрудников не предусмотрено. Деловые переговоры в помещении бухгалтерии не проводятся. Следовательно, эта покупка не является экономически оправданной. Стоимость кофеварки не уменьшает облагаемую налогом прибыль.
Бухгалтер ООО “Старт” отразил покупку кофеварки в учёте следующими записями:
Дебет 60 Кредит 51
– 2360 руб. – оплачена кофеварка;
Дебет 91-2 Кредит 60
– 2000 руб. (2360 – 360) – списана стоимость кофеварки (без НДС);
Дебет 19 Кредит 60
– 360 руб. – учтен НДС по приобретенной кофеварке;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 360 руб. – списан НДС, не подлежащий вычету.
–конец примера–
Комфортные условия труда повышают его эффективность, снижают «текучку» кадров, делают рабочую атмосферу более доброжелательной, и в конечном итоге, способствуют увеличению доходности бизнеса. Именно поэтому работодатели оснащают офисы различной бытовой техникой, которой могут пользоваться сотрудники: холодильниками, чайниками, СВЧ-печами, кофеварками. Минфин еще несколько лет назад подтвердил законность таких расходов. И споры по ним постепенно сошли на нет. Однако недавно появилось письмо финансового ведомства, которое содержит принципиально новый подход к обоснованию данных затрат. Речь идет о недавно обнародованном письме Минфина от 24.03.14 № 03-03-06/2/12697 .
Банк спросил
Инициатором появления письма выступил российский банк, который обратился в финансовое ведомство с вопросом: может ли он включить в расходы при налогообложении прибыли затраты на приобретение имущества, улучшающего условия труда работников и необходимого для управленческих нужд (холодильники, печи СВЧ, электрокофеварки, электрочайники и т д.). Авторы вопроса даже привели собственное обоснование возможности учета таких затрат. Дескать, Налоговый кодекс (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) позволяет учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Вот на основании этой нормы, полагает банк, и можно учитывать подобные покупки. Авторы запроса попросили Минфин подтвердить правильность такого подхода.
Минфин не ответил
Однако специалисты Минфина, готовившие ответ на данный запрос банка, от прямого ответа уклонились, дав вместо него лишь информацию к размышлению. Но эта самая информация как раз и содержит новый подход к учету затрат на покупку различной бытовой техники для сотрудников. Так, Минфин обратил внимание на два момента.
Первое. При отнесении на расходы затрат, связанных с обеспечением комфортных условий труда, работодателю нужно ориентироваться на специальный перечень, утвержденный Минздравом. Речь идет о Типовом перечне ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению профессиональных рисков (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.12 № 181н). То есть это своего рода основа того, что законодатель понимает под обеспечением условий труда — обязанности, возложенной на работодателя статьей 22 Трудового кодекса.
Второе. Сам по себе данный Перечень — это не панацея. Он, как следует из названия, является типовым, то есть примерным. Поэтому работодатель должен сам определить, какие именно мероприятия он осуществляет в отношении своих работников.
О чем говорит Перечень
Итак, Минфин в своем ответе прямо ссылается на утвержденный Минздравом «Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков». Давайте изучим этот документ повнимательнее.
Весь Перечень состоит из 31 пункта. В них, помимо различных мероприятий, связанных с обеспечением безопасности труда, нашлось место и для мероприятий по улучшению условий труда, и в том числе, — по организации комнат отдыха, релаксации, мест обогрева, санитарно-бытовых помещений, установке оборудования для обеспечения работников питьевой водой. Этому посвящены пункты 16,17 и 18 Перечня.
Однако ни о каких конкретных мероприятиях, и тем более предметах бытовой техники, которые работодатель должен (или может) приобретать для данных мероприятий, в Перечне не говорится. Таким образом, можно констатировать, что документ этот носит общий характер и обосновать только с его помощью те или иные расходы, не составив дополнительных документов, практически невозможно. Поэтому данный Перечень можно использовать лишь как ориентир при обосновании затрат по критерию направленности на создание нормальных условий труда. А расходы на конкретные приобретенные предметы бытовой техники нужно обосновывать при помощи иных документов.
Оформляем внутренние документы
Как мы помним, Минфин отметил: работодатель, который хочет учесть расходы на закупаемую для работников бытовую технику именно как расходы на обеспечение нормальных условий труда, должен не только изучить официально утвержденный Минздравом Перечень, но и утвердить на предприятии свой собственный перечень мер по обеспечению нормальных условий труда. Очевидно, что данный «внутренний» перечень должен соотноситься с типовым. При этом работодатель может и расширять его с учетом специфики труда на конкретном предприятии (многосменный режим работы, отсутствие инфраструктуры в районе расположения офиса, отсутствие систем кондиционирования и т п.). Главное — четко обосновать необходимость той или иной меры.
Поэтому тем, кто заботится о комфорте труда сотрудников, и хочет учесть данные затраты при налогообложении стоит создать у себя на предприятии Положение о мероприятиях по улучшению условий и охраны труда, снижению уровней профессиональных рисков. В этом Положении детально и обосновано зафиксируйте все блага, которыми обеспечиваются сотрудники и технику, которая для этого необходима. Также приведите техническое обоснование каждого из пунктов. Кстати, таким обоснованием могут быть результаты специальной оценки условий труда (см. « »).
Предыдущие разъяснения и судебная практика
Обогреватели и кондиционеры
Приобретение обогревателей и кондиционеров, по мнению Минфина, вполне можно отнести на расходы при условии, что указанные приборы используются для обеспечения предусмотренных законодательством и отраслевыми требованиями нормальных условий труда (см. письмо Минфина России от 03.10.12 № 03-03-06/2/112). Таким образом, и в этом случае налогоплательщику потребуются дополнительные документы, обосновывающие необходимость обогревателей и кондиционеров. Но в данном случае сделать это несложно, ведь показатели комфортной температуры указываются в соответствующих СанПиНах, а услуги по документированию текущего температурного режима в офисных и производственных помещениях стоят совсем недорого.
Вентиляторы
Вентиляторы могут быть необходимы не только для комфорта сотрудников, но и, например, для обеспечения функционирования компьютерной техники. Что также дает возможность учесть затраты на их покупку при налогообложении прибыли (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.08 по делу № А55-865/08).
Чайники
Расходы на приобретение электрических чайников связаны с необходимостью создания работникам нормальных условий труда и носят производственный характер. В этой связи их можно учесть при налогообложении прибыли (см. постановления ФАС Московского округа от 30.10.09 № КА-А40/11455-09 и от 19.08.09 № КА-А40/7730-09, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.11.06 по делу № А56-34718/2005).
Термосы, посуда и кухонная утварь
Расходы на приобретение термосов, одноразовой посуды и других предметов кухонного инвентаря направлены на выполнение требований трудового законодательства по созданию нормальных условий труда для персонала. Поэтому данные затраты учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (см. постановление ФАС Московского округа от 19.08.09 № КА-А40/7730-09).
Холодильник и микроволновка
Холодильник и микроволновая печь необходимы для комнаты приема пищи, а, следовательно, они обеспечивают нормальные условия труда и могут быть учтены на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.08 № А55-865/08, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.12.05 № Ф04-9129/2005(18155-А27-37), Ф04-9129/2005(18056-А27-37)).
Кофемашины и кофеварки
Суды неоднократно признавали законным отнесение на расходы затрат по приобретению кофемашин и кофеварок для использования сотрудниками организации в рабочее время. Обосновывают суды эти решения ссылкой на обеспечение нормальных условий труда (см. постановления ФАС Московского округа от 18.12.07 № КА-А40/13151-07, ФАС Северо-Западного округа от 21.04.06 № А56-7747/2005, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.04.05 № А56-32904/04).
Музыкальный центр
ФАС Северо-Западного округа счел, что налогоплательщик правомерно учел в расходах затраты на приобретение музыкального центра на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ, поскольку данное имущество используется для отдыха работников (постановление от 21.07.08 № А56-18812/2006).
Пылесос
По мнению суда, организация правомерно учла расходы на приобретение пылесосов при налогообложении прибыли, поскольку данная бытовая техника необходима для поддержания чистоты и порядка в офисе, что является частью обязанности работодателя по созданию благоприятных условий труда (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.04.05 № А56-32904/04).
Если покупка организацией кофемашины отнесена к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда, то при исчислении налога на прибыль затраты на сертификат дополнительного сервисного обслуживания организации необходимо равномерно относить в состав расходов в течение срока его действия. Если покупка кофемашины не отнесена к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда, то затраты на сертификат организация не вправе учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.Обоснование: Согласно ст. 163 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям, в частности, относятся условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. Понятие условий труда установлено положениями ст. 209 ТК РФ. Так, под условиями труда следует понимать совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника. На основании ст. 22 ТК РФ в состав обязанностей работодателя, в частности, входит: — обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда; — обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Таким образом, обязанность работодателя по созданию нормальных условий труда закреплена нормами законодательства. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 N 181н утвержден Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков. А конкретный перечень таких мероприятий определяет сама организация, исходя из специфики своей деятельности (Письмо Минфина России от 24.03.2014 N 03-03-06/2/12697). Следовательно, если приобретение кофемашины отнесено к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда локальным актом организации, затраты, в том числе и на приобретение сертификата, можно будет учесть в налоговых расходах (Постановление ФАС Московского округа от 18.12.2007 N КА-А40/13151-07 по делу N А40-192/07-4-2). Общие правила признания расходов при методе начисления отражены в п. 1 ст. 272 НК РФ. Так, расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит подобных условий и связь между доходами и расходами не может быть четко определена или определяется косвенным путем, налогоплательщик распределяет расходы самостоятельно. Исходя из положений ст. 272 НК РФ расходы, которые относятся к нескольким отчетным периодам, не могут списываться сразу. Из условий рассматриваемого вопроса следует, что приобретенный сертификат дает право на более быструю замену или ремонт в случае поломки в течение двух лет. В такой ситуации стоимость дополнительного сервисного обслуживания (стоимость сертификата) необходимо списывать равномерно в течение срока его действия (Письмо Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-05/132). В ситуации, если покупка кофеварки не отнесена к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда, затраты на сертификат дополнительного сервисного обслуживания организация не вправе учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Таким образом, если покупка кофемашины отнесена к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда, при исчислении налога на прибыль затраты на сертификат дополнительного сервисного обслуживания организации необходимо равномерно относить в состав расходов в течение срока его действия (два года). Если покупка кофемашины не отнесена к мероприятиям по улучшению условий и охраны труда, то затраты на сертификат организация не вправе учитывать при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Организация приобрела кофемашину. В документах на приобретение отражены ее стоимость и стоимость сертификата на дополнительное гарантийное обслуживание. Сертификат дает право на более быструю замену или ремонт в случае поломки в течение двух лет. В каком порядке организации следует отразить затраты на приобретение указанного сертификата при расчете налоговой базы по налогу на прибыль?
Выполняя требования законодательства, компании оборудуют помещения для приема пищи. Учет расходов на такие цели имеет ряд своих особенностей. Рекомендуем бухгалтеру ознакомиться с основными из них и быть готовым к возможным последствиям.
Нередко в качестве соцпакета компании предоставляют бесплатное питание для своих сотрудников. Для этого хозяйствующие субъекты организуют собственные столовые, заказывают обеды в офис или просто выплачивают компенсацию на питание. Но это правило применимо скорее для крупных компаний. Небольшим фирмам целесообразнее было бы оборудовать небольшую комнату для приема пищи. Многие так и поступают. Организация таких мест для приема пищи вызывает много вопросов. Можно ли учесть суммы на оборудование комнат для приема пищи в составе затрат? Как к подобным расходам относятся налоговые органы? Какие установлены требования для таких помещений? Попробуем разобраться.
Требования законодательства
Согласно положениям статьи 163 Трудового кодекса, работодатель обязан обеспечить сотрудников нормальными условиями труда. К ним, в частности, относятся условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. Более того, статьей 223 Трудового кодекса определено, что обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В связи с этим руководством компании по установленным нормам оборудуются:
- санитарно-бытовые помещения;
- помещения для приема пищи;
- помещения для оказания медицинской помощи;
- комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки;
- санитарные посты с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи; а также устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и др.
Требования по созданию комнат дл я приема пищи установлены санитарными нормами. Они содержатся в пунктах 5.48–5.51 Свода правил СП 44.13330.2011 «Административные и бытовые здания. Актуализированная редакция СНиП 2.09.04-87», утвержденного приказом Минрегиона России от 27 декабря 2010 г. № 782 (далее – Правила). Какие же требования предъявляют Правила к организации питания на производстве?
Так, Правилами предусмотрено, что при проектировании производственных предприятий должны быть предусмотрены столовые, рассчитанные на обеспечение всех работающих общим, диетическим, а в некоторых случаях – лечебно-профилактическим питанием.
При численности сот рудников более 200 человек в смену необходимо предусматривать столовую, работающую на полуфабрикатах, а при численности до 200 человек – столовую-раздаточную. При численности работников в наиболее многочисленной смене до 30 человек следует оборудовать комнату для приема пищи.
В соответствии с пунктом 2.52 указанных Правил в помещении для приема пищи должны быть умывальник, стационарный кипятильник, электрическая плита и холодильник. Полагаем, что кипятильник можно заменить на электрический чайник, а электрическую плиту на микро- волновую печь.
Если на предприятии работает до 10 человек в смену, то вместо комнаты приема пищи следует предусмотреть в гардеробной дополнительное место площадью 6 кв. м с установкой стола для приема пищи.
Налоговый учет
Можно ли расходы, связанные с оборудованием и содержанием комнат для приема пищи, учесть в облагаемой базе по налогу на прибыль? По этому поводу чиновники финансового ведомства не раз высказывали свою точку зрения. К примеру в письме от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/2/149 отмечается, что затраты, связанные с оборудованием и содержанием помещений для приема пищи, относятся к расходам налогоплательщика на обеспечение нормальных условий труда. В обоснование своей позиции они указывают, что подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят затраты на обеспечение нормальных условий и мер по технике безопасности для сотрудников. Значит, затраты, связанные с оборудованием и содержанием помещений для приема пищи, можно признать в качестве таковых.
Это важно
В случае приобретения имущества стоимостью свыше 40 000 руб. и сроком полезного использования более 12 месяцев по нему необходимо начислять амортизацию.
Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса не имеет расшифровки, что именно следует понимать под нормальными условиями труда. Полагаем, что к указанным расходам можно относить затраты на приобретение холодильника, микроволновки и других электробытовых товаров. Подобная ситуация рассмотрена в письме Минфина России от 14 июля 2011 г. № 03-03-06/2/112. В нем налогоплательщик спрашивает, можно ли учесть в базе по налогу на прибыль затраты на приобретение организацией холодильников, микроволновых печей, посуды, столов, стульев, чайников для комнаты для приема пищи при условии, что такое помещение оборудовано в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Чиновники полагают, что такие затраты компания вправе учесть при расчете налога на прибыль. Поскольку комната для приема пищи не является объектом обслуживающих производств, ее создание связано с обеспечением нормальных условий труда. Следовательно, траты на обустройство таких комнат могут быть учтены в базе по налогу на прибыль на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. В указанной норме закона отмечается, что к прочим расходам (связанным с производством и реализацией) относятся затраты, связанные с со- держанием помещений объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы, включая суммы начисленной амортизации, расходы на проведение ремонта помещений, расходы на освещение, отопление, водоснабжение, электроснабжение, а также на топливо для приготовления пищи.
О том, что расходы на содержание кухни, столовой, раздаточной, моечной можно учесть в базе по налогу на прибыль, говорится в письме УФНС России по г. Москве от 24 марта 2006 г. № 20-12/22759.
Если стоимость приобретенной техники более 40 000 рублей, а срок ее полезного использования превышает 12 месяцев, по ней нужно начислять амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2011 г. № 03-03-06/2/149).
В постановлении ФАС Московского округа от 26 января 2009 г. № КА-А40/13294-08 рассмотрена ситуация, когда в ходе налоговой проверки налоговый орган исключил из состава расходов суммы начисленной амортизации по таким основным средствам, как оборудование для хранения продуктов питания, приготовления и приема пищи, в том числе: шкафы для кофе-пойнт, кофе-пойнт перегородки, льдогенератор, машины посудомоечные, мини-кухни, печи СВЧ, электрические плиты, холодильная витрина, барная стойка, соковыжиматели, кофемашины. Но судьи не согласились с таким решением и указали, что приобретение указанного имущества экомомически обосновано и направлено на обеспечение нормальных и здоровых условий в работе сотрудников общества.
В более ранних письмах Минфина России чиновники придерживались противоположного мнения и отмечали, что бытовая техника, используемая для нужд работников, не признается амортизируемым имуществом (письмо от 6 мая 2005 г. № 03-06-01-04/246). В качестве обоснования своей позиции они указывали, что такое имущество не используется в качестве средств труда и поэтому не амортизируется. Имеются судебные решения, подтверждающие данную точку зрения, например, постановление ФАС Московского округа от 27 марта 2008 г. № КА-А40/2214-08.
Внимание
Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, фирма вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).
Значит, оборудуя комнату для приема пищи и приобретая для нее электроприборы (холодильники, микроволновки и прочее), подобные расходы можно учесть на основании либо подпункта 7, либо подпункта 48 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Эту же позицию подтверждает арбитражная практика. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного окру га от 26 декабря 2005 г. № А44-2051/2005-9 сообщается, что общество правомерно учло в составе расходов затраты на приобретение электрочайников, холодильников, водонагревателей, напольных вентиляторов, тепловентиляторов. Поскольку они произведены для надлежащего режима работы и отдыха для работников, занятых на вредном производстве.
А в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. № Ф04-1822/2007 арбитры подтвердили, что организация обоснованно включила в состав расходов по налогу на прибыль расходы на приобретение товарно-материальных ценностей, таких как холодильник, чайник, микроволновая печь, морозильная камера, электроплита, пылесос, стол обеденный, обогреватели, телевизор, подставка, лампа настольная, громкоговорящая связь, стойка с микрофоном, зеркала. Судьи признали, что эти товары приобретались компанией в соответствии с распоряжением директора «О производственной необходимости», использовались для обустройства помещений горячего питания работников в общественное время, поскольку столовая отсутствует. Ко всему прочему произведенные расходы обоснованы и направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Для того чтобы не иметь претензий со стороны налоговых органов, необходимо сделать такие расходы соответствующими принципам статьи 252 Налогового кодекса, а именно: они должны быть обоснованы и документально подтверждены, а также произведены для деятельности, направленной на получение дохода.
Документальное оформление
Что касается обоснования произведенных расходов, затраты на оборудование помещений для принятия пищи имели должное документальное подтверждение. В первую очередь стоит данное правило закрепить в трудовых или коллективных договорах с работниками. Следует сделать ссылку на требования Правил и прописать, что работодатель обязан создать нормальные условия для труда, а также обеспечить сотрудников комнатой для принятия пищи, создать условия для хранения продуктов, приготовления и подогрева пищи. Такую же формулировку можно использовать для учета салфеток, полотенец, мыла и др.
Еще одним не менее важным документом является приказ руководителя о том, что оборудуется комната для приема пищи, а также о приобретении необходимой для нее бытовой техники. Разумеется, должны быть в наличии авансовые отчеты, товарные накладные, чеки и прочие документы, которые подтвердят покупку этого имущества.
Чистящие и моющие средства
Обустройство процесса приема пищи невозможно без наведения порядка в помещении. Значит, компании вынуждены покупать моющие и чистящие средства.
По мнению финансового ведомства, расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии (одноразовых бумажных полотенец, салфеток, чистящих средств и т. д.) относятся к расходам на хозяйственные нужды и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе материальных расходов при условии их соответствия требованиям статьи 252 Налогового кодекса (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229).
Сумму НДС по приобретенным товарам организация может принять к вычету после принятия их на учет и при наличии счета- фактуры. Такие действия можно произвести на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса.
Однако налоговики нередко отказывают в вычетах, поскольку считают, что они экономически не обоснованы и не связаны с производственной деятельностью. Судебная практика складывается иначе, и судьи позволяют принять к вычету НДС по товарам для обустройства комнат для приема пищи (постановления ФАС Уральского округа от 15 октября 2007 г. № Ф09-8348/07-С2, ФАС Центрального округа от 31 ян- варя 2007 г. № А08-13527/05-7, ФАС Поволжского округа от 28 октября 2008 г. № А55-865/08).
Организация по решению руководителя приобрела электрический чайник стоимостью 2500 руб., в том числе НДС 382 руб.
Электрический чайник стоит отнести к материально- производственным запасам (ПБУ 5/01 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету ""Учет материально- производственных запасов""», утв. приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).
Бухгалтеру компании приобретение такого имущества необходимо отразить следующими проводками:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет»
– 2500 руб. – произведена оплата поставщику;
ДЕБЕТ 10 «Материалы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 2118 руб. – отражено приобретение электрического чайника;
ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 382 руб. – отражен НДС;
ДЕБЕТ 68 «Расчеты по налогам и сборам» КРЕДИТ 19
«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
– 382 руб. – принята к вычету сумма НДС;
ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 10
«Материалы»
– 2118 руб. – списана на общехозяйственные расходы стоимость чайника.
Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт "Практическая бухгалтерия"
- Кадровая политика, Корпоративная культура, HR-Стратегии
Материал подготовлен Клерк.Ру
Чайники, микроволновые печи, холодильники, обогреватели – это далеко не полный перечень приборов, без которых не представляется работа в офисе. Тем не менее вопрос их отражения в налоговом учете до сих пор остается спорным. Расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы – вот требования Налогового кодекса, на которых зиждется весь налоговый учет. Пытаясь дать определение обоснованным расходам, законодатели ограничились равенством между такими расходами и экономически оправданными. В то же время давать расшифровку экономически оправданных расходов он не стал.
Обычно контролеры исключают затраты на покупку бытовых приборов в налоговом учете. Причем объяснения бухгалтера, что без них сейчас не обходится практически ни один офис, они не принимают. Формулировка примерно одинакова – «данные затраты не связаны с производственной необходимостью».
Поэтому, приобретая, например, бытовую технику, рекомендуем заранее подготовить аргументы, дабы доказать обратное. Условно поделим ее на две группы.
Первая – микроволновые печи, холодильники, кофемашины, кулеры и другие приборы для хранения и приготовления пищи.
Вторая – обогреватели, кондиционеры, вентиляторы, пылесосы. Их предназначение – улучшение условий труда на фирме.
Микроволновки, кулеры и холодильники
В бухгалтерском учете микроволновки, кофемашины, холодильники и т. д. надо отражать в составе основных средств на счете 01. С кулером посложнее: если срок его полезного использования больше года – это основное средство, иначе – материал (счет 10). Этот срок возьмите из технической документации к нему (кстати, это распространяется и на налоговый учет).
Касательно расходов на заправку этих аппаратов, их нужно учитывать на субсчете 91-2 «Прочие расходы» в составе операционных расходов. Как отразить эти затраты, если вашу фирму тонизирующими напитками будут периодически обеспечивать, покажет пример.
ПримерГлавный вопрос, который приводит бухгалтеров в замешательство, – надо ли отражать затраты на установку и обслуживание этих устройств в налоговом учете. Посмотрим, что говорит закон. Статья 264 Налогового кодекса (подп. 7 п. 1) разрешает в уменьшение прибыли сразу списать «расходы на обеспечение нормальных условий труда». Что под ними понимать, разъясняет Трудовой кодекс (статья 163). Однако в статье 163 ТК РФ «питьевые» расходы прямо не поименованы. Исходя из этого столичное УМНС, не долго думая, сделало вывод: подобные расходы на налогооблагаемую прибыль не влияют (письмо УМНС по г. Москве от 20 марта 2002 г. № 26-12/12511).В мае ЗАО «Актив» (заказчик) заключило договор с ООО «Чистая вода» (исполнитель) на установку и аренду кулера, а также на поставку воды в бутылях. Расходы по установке и аренде аппарата за месяц составили 2124 руб. (в том числе НДС – 324 руб.). Стоимость двух бутылей воды, заказанных «Активом», – 472 руб. (в том числе НДС – 72 руб.).
В этом же месяце исполнитель представил документы по аренде и установке кулера, а также накладную и счет-фактуру на поставку воды.
Бухгалтер «Актива» сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2596 руб. (2124 + 472) – оплачены расходы по установке и аренде кулера за май, а также на питьевую воду;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60
– 2200 руб. (2124 – 324 + 472 – 72) – списаны расходы по аренде и установке кулера, а также стоимость воды;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 396 руб. (324 + 72) – учтен НДС;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 396 руб. – списан НДС.
Но заметьте: приведенный в статье 163 ТК РФ перечень расходов на «нормальные условия» является открытым (в оглавлении перечня указано «в частности»). То есть его можно дополнять. Так почему бы не расширить его расходами, скажем, на кулер? Московские чиновники на этот вопрос не отвечают, молчат.
Можно пойти другим путем. Составной частью затрат на создание нормальных условий являются мероприятия по охране труда (ст. 163 ТК РФ). Их расшифровка содержится в постановлении Минтруда России от 27 февраля 1995 г. № 11. Смотрим, что указано в пункте 2.19 этого постановления: «приобретение и монтаж сатураторных установок (автоматов) для приготовления газированной воды, устройство централизованной подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков…».
Как видите, официальные документы «питьевые» затраты отражать в составе прочих налоговых расходов разрешают (значит, по ним можно зачесть и НДС). Это подтверждает и арбитражная практика. К примеру, судья Московского округа «…признал затраты истца на приобретение чистой питьевой воды связанными с обеспечением условий труда и санитарно-гигиенических требований, что вытекает из самого смысла, целей таких затрат» (постановление ФАС Московского округа от 29 июня 2001 г. по делу № КА-А40/ 3170-01).
Совет: напишите в трудовом договоре о том, что сотрудники в течение рабочего дня вправе отвлекаться, например, на полдники. При этом надо обязательно указать, что обязанность по организации таких мероприятий возложена на работодателя. Если же трудовой договор уже заключен и в нем эта обязанность не закреплена, то составьте к нему дополнительное соглашение.
В этом случае затраты на кулер, кофемашину и соответственно продукты к ним (вода, кофе, шоколад и т. д.) будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в качестве расходов на оплату труда. Такую возможность вам дает статья 255 Налогового кодекса, а именно пункт 25: к расходам на оплату труда относятся «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Этот вариант безопаснее предыдущего. Дело в том, что контролеры обычно не придираются к обоснованности тех расходов, которые предусмотрены внутренними трудовыми документами (коллективным или трудовым договором).
Смирившись с тем, что расходы на воду облагаемую прибыль уменьшают, проверяющие иногда дело хотят довести до абсурда. Не удивляйтесь, когда услышите такие вопросы: «А удержан ли с работников НДФЛ, как с доходов в натуральной форме? Заплатили ли вы ЕСН вместе с пенсионными взносами с этих доходов?».
Имейте в виду: эти налоги платить не надо. Ведь, чтобы их исчислить, надо точно знать размер «натурального» дохода конкретного сотрудника. А это сделать невозможно.
Так что, если у вас учета «выпитого» нет, заводить его не стоит. Показательной и исчерпывающей будет аргументация судьи Московского округа: «…в налогооблагаемый доход работника не могут включаться обезличенные оплаты услуг… так как этими услугами он может и не воспользоваться. Факт заключения предприятием договоров на закупку продуктов питания и их оплата… не являются достаточным доказательством получения работником дохода» (постановление ФАС Московского округа от 19 июля 2000 г. по делу № КА-А40/2965-00).
Другая бытовая техника
Затраты на покупку бытовой техники, включенной во вторую группу, можно отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая обязанность работодателя предусмотрена статьей 22 Трудового кодекса.
Обогреватель нужен потому, что качество услуг коммунальных хозяйств оставляет желать лучшего. Кондиционеры и вентиляторы требуются в жаркое время года. Например, когда температура воздуха поднимается до 30 градусов, без них просто невозможно работать. А что говорить о пылесосах? Ведь для уборки помещения он крайне необходим.
Однако, как бы не были убедительны ваши аргументы, отразить в налоговом учете такие затраты не получится, если не будет оправдательных документов. Поэтому, покупая технику, проследите, чтобы продавец выдал кассовый и товарный чеки, а также счет-фактуру. В этом случае, даже если инспектор и откажется принимать такие расходы, есть все шансы выиграть это дело в суде.
ПримерВ декабре ООО «Пассив» купило обогреватель стоимостью 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.).
Продавец выдал чек ККМ, товарный чек и счет-фактуру.
В этом же месяце прибор введен в эксплуатацию.
Чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, руководитель фирмы издал приказ о том, что обогреватель необходим, поскольку зимой температура в офисе опускается до 17 градусов.
Бухгалтер «Пассива» сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 2360 руб. – выданы работнику деньги под отчет;
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71
– 2000 руб. – учтена стоимость обогревателя;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 360 руб. – учтен НДС по обогревателю;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
– 2000 руб. – обогреватель введен в эксплуатацию;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 360 руб. – произведен вычет по НДС;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 01
– 2000 руб. – стоимость обогревателя включена в состав общехозяйственных расходов.
В декабре в налоговом и бухгалтерском учете бухгалтер «Пассива» уменьшил налогооблагаемую прибыль на 2000 руб.