Сотрудник (член семьи сотрудника) может подать в организацию заявление о выплате ему материальной помощи. К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в т. ч. усыновленные) (ст. 2 Семейного кодекса РФ, письмо Минфина России от 3 августа 2006 г. № 03-05-01-04/234).
Статья подготовлена с использованием БСС »Система Главбух» — 1gl.ru
Источники выплаты
Организация вправе оказать сотруднику (члену семьи сотрудника) материальную помощь. Обычно ее выплачивают за счет собственных средств организации. На эти цели можно направить как нераспределенную прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года.
Выдать материальную помощь за счет прибыли прошлых лет можно только по разрешению учредителей (участников, акционеров) организации. Решение об использовании чистой прибыли на выплату премий, материальной помощи и других сумм принимает общее собрание учредителей. Если в организации один учредитель (участник, акционер), общее собрание проводить не нужно. Для акционерных обществ такие правила предусмотрены в подпункте 11 пункта 1 статьи 48 и пункте 3 статьи 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Для ООО - в подпункте 7 пункта 2 статьи 33 и статье 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
Решение общего собрания должно быть оформлено протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ), единственного учредителя (участника, акционера) - письменным решением (п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).
Обязательных требований к протоколу общего собрания в ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, принятые решения.
Протокол общего собрания акционеров отличается от протокола ООО тем, что он составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте 4.29 Положения, утвержденного приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н.
После того как учредители (участники, акционеры) решили направить часть прибыли прошлых лет на выплату материальной помощи, решение о ее выдаче может принимать руководитель организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).
Если материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) выдается за счет прибыли текущего года, то разрешения учредителей (участников, акционеров) на это не требуется. Принять решение о выделении денег может руководитель организации. Именно он регулирует текущую деятельность организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Для этого руководителю достаточно издать приказ.
При начислении материальной помощи за счет нераспределенной прибыли прошлых лет сделайте такую проводку:
Дебет 84 Кредит 73 (76)
- начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.
Материальная помощь за счет прибыли текущего года отражается проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 73 (76)
- начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет прибыли текущего года.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76, 91-2, абз. 9 Инструкции к плану счетов).
Пример отражения в бухучете материальной помощи, оказанной сотруднику за счет прибыли текущего года
При выплате материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 73 (76) Кредит 50 (51)
- выплачена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника).
Учреждения и организации оказывают материальную помощь работникам, бывшим работникам, а также членам их семей на различных основаниях. При этом немаловажно документальное оформление таких выплат, а также их налогообложение. Об особенностях данных выплат мы и поговорим в статье.
Согласно ст. 144 ТК РФ системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных и муниципальных учреждений устанавливаются:
В федеральных государственных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
В государственных учреждениях субъектов РФ - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
В муниципальных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Правительство РФ может устанавливать базовые оклады (базовые должностные оклады), базовые ставки заработной платы по профессиональным квалификационным группам. При этом системы оплаты труда устанавливаются с учетом, в частности, примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями - главными распорядителями средств федерального бюджета (пп. "е" п. 2 Постановления Правительства РФ N 583).
Из приведенных норм следует, что при наличии финансовой возможности учреждение вправе в локальном нормативном акте прописать выплату материальной помощи по тем или иным основаниям и выдавать ее работникам. Однако помните, что материальная помощь - это социальная услуга, предоставляемая работникам для их поддержки и улучшения жизненного уровня (ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст). При этом материальная помощь может быть оказана в виде денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе. Как показывает практика, чаще всего материальная помощь оказывается в виде денежных средств.
Основные аспекты выплаты материальной помощи
Материальную помощь оказывают при возникновении у работников особых обстоятельств. Она является выплатой непроизводственного характера, не зависит от результатов деятельности учреждения и не связана с индивидуальными результатами работников. Соответственно, она не носит стимулирующий или компенсационный характер и не считается элементом оплаты труда. Ее основная цель - создание необходимых материальных условий для решения возникших у работника проблем. Кроме того, материальная помощь не может носить регулярный характер и выплачивается по заявлению работника, чаще всего в связи:
С лечением;
Со смертью члена семьи работника;
Со смертью самого работника;
С ущербом, причиненным какой-либо чрезвычайной ситуацией;
С бракосочетанием;
С рождением ребенка.
Уточним, что размер материальной помощи устанавливается руководством учреждения и определяется в зависимости от каждой конкретной ситуации и финансовых возможностей учреждения. При этом порядок оказания материальной помощи должен быть регламентирован локальным актом учреждения, коллективным или трудовым договором.
Кроме того, многие учреждения при предоставлении ежегодного отпуска работникам выплачивают материальную помощь, которую гарантируют им наравне с другими выплатами. Такая выплата по своему смыслу будет единовременной, причем она должна быть предусмотрена в локальном нормативном акте учреждения. В этом случае указанная выплата является элементом оплаты труда, так как связана с выполнением работником трудовой функции. То есть совершаемая при предоставлении ежегодного отпуска единовременная выплата не может признаваться материальной помощью, и значит, учитывается в расходах на оплату труда при исчислении налога на прибыль. Аналогичное мнение представлено в письмах Минфина РФ от 03.09.2012 N 03-03-06/1/461 и ФНС РФ от 26.06.2012 N ЕД-4-3/10421@, а также в Постановлении ФАС ДВО от 05.03.2012 N Ф03-379/2012.
Если материальная помощь является элементом оплаты труда и предоставляется работнику к ежегодному отпуску, то основанием для ее выплаты являются:
Заявление работника о предоставлении отпуска;
Приказ руководителя учреждения о предоставлении работнику отпуска и выплате материальной помощи в установленном размере.
Применение районных коэффициентов
В соответствии со ст. 315-317 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрено применение районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате, размер которых устанавливается Правительством РФ. Отметим, что аналогичные нормы есть в ст. 10 и 11 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях". Однако акты, предусмотренные вышеназванными нормами, не изданы, в связи с чем применяются ранее изданные правовые акты федеральных органов государственной власти РФ или органов государственной власти бывшего СССР, не противоречащие ТК РФ (ч. 1 ст. 423 ТК РФ). Соответственно, следует руководствоваться Разъяснением, утвержденным Постановлением Минтруда РФ N 49.
Согласно п. 1 Разъяснения процентные надбавки лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Восточной Сибири, Дальнего Востока, и коэффициенты (районные, за работу в высокогорных районах, за работу в пустынных и безводных местностях), установленные к заработной плате лицам, работающим в местностях с неблагоприятными природно-климатическими условиями, начисляются на фактический заработок, включая вознаграждение за выслугу лет, выплачиваемое ежемесячно, ежеквартально или единовременно.
Кроме того, согласно п. 19 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2, в состав заработной платы, на которую начисляются надбавки, не включаются выплаты по коэффициентам к заработной плате, по среднему заработку, единовременное вознаграждение за выслугу лет, вознаграждение по итогам работы за год, материальная помощь, а также выплаты, носящие разовый поощрительный характер и не обусловленные системой оплаты труда.
Поскольку материальную помощь нельзя признать фактическим заработком, начислять на нее районный коэффициент не представляется возможным.
Материальная помощь и алиментные обязанности
Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841. Согласно пп. "л" п. 2 данного Перечня удержание алиментов производится с сумм материальной помощи, кроме единовременной материальной помощи, выплачиваемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, с террористическим актом, со смертью члена семьи, а также в виде гуманитарной помощи и за содействие в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений. То есть с сумм материальной помощи следует удерживать алименты.
Материальная помощь и средний заработок
Напомним, что средний заработок исчисляется для оплаты отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, а также для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. При этом средний заработок для оплаты отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Порядком N 922, а для расчета пособий - в соответствии с Федеральным законом N 255-ФЗ и Положением N 375.
Итак, согласно ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ, п. 2 Положения N 375 пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). При этом в средний заработок, исходя из которого исчисляются указанные виды пособий, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ.
Уточним, что в силу п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов:
Физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
Работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
Работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения)), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Материальная помощь, выплачиваемая не по основаниям, поименованным выше, облагается страховыми взносами, если превышает 4 000 руб. на одного работника за расчетный период (п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
То есть суммы материальной помощи, перечисленные в п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ, а также не превышающие 4 000 руб., не учитываются при расчете среднего заработка в целях исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Иная материальная помощь в размере, превышающем 4 000 руб. в расчете на одного работника за календарный год, включается в средний заработок работника для расчета пособий.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в учреждении, независимо от их источника (ст. 139 ТК РФ и п. 2 Порядка N 922). В силу п. 3 Порядка N 922 для расчета среднего заработка в данном случае не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в частности, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.
Документальное оформление
Порядок выплаты материальной помощи должен быть закреплен в локальном нормативном акте: коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о выплате материальной помощи (образец приведен ниже) или др.
Положение о выплате материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение предусматривает выплату материальной помощи работникам ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ (далее - Учреждение).
1.2. Материальная помощь может предоставляться единовременно или несколько раз в течение календарного года.
2.1. В целях социальной защиты работников Учреждения и неработающих пенсионеров Учреждения им может оказываться материальная помощь за счет средств, поступающих из федерального бюджета (при наличии экономии средств по фонду оплаты труда), а также за счет средств, поступающих из внебюджетных источников (от приносящей доход деятельности, направленной Учреждением на оплату труда работников).
2.2. Работником считается сотрудник, принятый на работу по трудовому договору.
2.3. Материальная помощь на частичное возмещение затрат в связи с дорогостоящим лечением работника составляет:
- на приобретение дорогостоящих лекарственных средств и иных лечебных препаратов и оборудования - до 20 000 руб.;
- на лечение, протезирование и имплантацию зубов, забора и подсадки зубного костного блока - до 150 000 руб.;
- на стационарное лечение, в том числе санаторно-курортное лечение - до 50 000 руб.;
- на проведение хирургических операций по жизненно важным показаниям - до 50 000 руб.
В исключительных случаях по решению директора работнику может быть выделена материальная помощь и в больших размерах.
По данному направлению материальная помощь оказывается при предоставлении соответствующих документов лечебного учреждения.
2.4. В случае причинения работнику материального ущерба в результате чрезвычайных обстоятельств (квартирной кражи, затопления квартиры и др.) помощь выплачивается в размере до 50 000 руб.
Факт стихийного бедствия, хищения и размер ущерба должны подтверждаться соответствующими документами.
2.5. Материальная помощь в связи со смертью:
- работника (работавшего или уволенного) - до 30 000 руб.;
- близких родственников (ст. 2 СК РФ) - от 10 000 руб. до 30 000 руб.
2.6. Материальная помощь женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 2 лет, - в размере 20 000 руб. единовременно. Материальная помощь оказывается при условии обращения работника до исполнения ребенку двух лет.
2.7. Материальная помощь работнику при увольнении в связи с выходом на пенсию, в том числе по болезни и инвалидности:
- со стажем работы в Учреждении от 1 года до 5 лет - в размере должностного оклада;
- со стажем работы в Учреждении от 5 до 10 лет - в размере двух должностных окладов;
- со стажем работы в Учреждении свыше 10 лет - в размере четырех должностных окладов.
2.8. Материальная помощь в связи с рождением ребенка - в размере 50 000 руб.
2.9. Материальная помощь в связи с бракосочетанием - в размере 10 000 руб.
2.10. Материальная помощь работнику в связи с юбилеем (40, 45, 50, 55, 60 лет, далее - по решению директора) - в размере 10 000 руб.
2.11. Материальная помощь на отдельные социальные нужды:
- в случае тяжелого материального положения работника - от 10 000 руб. до 30 000 руб.;
- на неотложные нужды (1 раз в календарном году) - до 10 000 руб.;
- на социальные потребности дополнительно к суммам ежегодного основного оплачиваемого отпуска - до 30 000 руб.;
- для подготовки школьников в первый класс - 5 000 руб.
2.12. Работник имеет право на получение материальной помощи по всем основаниям, предусмотренным выше, не более одного раза в год по каждому из них.
3. Порядок оформления материальной помощи
3.1. Для получения материальной помощи на имя директора оформляется личное заявление работника (его близкого родственника), пенсионера с указанием причин для выплаты материальной помощи и приложением документов, подтверждающих право на ее получение.
3.2. При выплате материальной помощи в связи со смертью близких родственников, самого работника (работавшего или уволенного) в бухгалтерию необходимо представить копию свидетельства о смерти.
В таких случаях выдача материальной помощи производится:
- работнику (в случае смерти близких родственников);
- близким родственникам работника (в случае смерти самого работника - работавшего или уволенного) при представлении копий документов, подтверждающих родственные связи (свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т.д.).
3.3. Выплата материальной помощи оформляется бухгалтерией расходным ордером и выдается из кассы либо перечисляется на расчетный счет, указанный в поданном заявлении.
3.4. Суммы материальной помощи не учитываются в составе расходов, признаваемых при исчислении налога на прибыль.
Как мы уже указали, работник должен подать заявление в произвольной форме на имя работодателя, приложив копии соответствующих подтверждающих документов.
Представим основные причины выделения материальной помощи в таблице и укажем, какими документами они должны быть подтверждены.
Причины выплаты материальной помощи | Подтверждающие документы |
В связи с чрезвычайными ситуациями (кража, пожар, затопило квартиру и т.п.) | Документы, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации, выданные соответствующей организацией |
На операцию, дорогостоящее лечение, протезирование, дорогостоящие лекарства | Договор на лечение, операцию; Справка-направление врача; Документы, подтверждающие фактическую оплату (платежные документы, накладные, счета, квитанции, иные необходимые документы, оформленные на имя заявителя, и чеки на покупку лекарств); Именные рецепты. При необходимости также можно запросить справки соответствующих учреждений, организаций, документы (направление, эпикриз и др.) с указанием медицинского учреждения, подтверждающие необходимость платной дорогостоящей медицинской помощи по жизненно важным показаниям |
В связи с тяжелым материальным положением, которое обосновывается, в частности, следующим: Проживает одна (один); Имеет инвалидность; Одна (один) воспитывает детей и доходов, кроме зарплаты, не имеет; Многодетная семья; Муж (жена) временно не работает; и т.п. | Справка об инвалидности; Удостоверение мамы-одиночки; Копии свидетельства о рождении ребенка; и т.п. |
По случаю смерти близких родственников (матери, отца, жены, мужа, детей) | Копия свидетельства о рождении (для детей) |
На организацию похорон работника | Если есть родственники: Копия свидетельства о смерти; Копия свидетельства о браке (для мужа, жены); Копия свидетельства о рождении (для детей). Если нет близких родственников: Копия свидетельства о смерти; Квитанции и чеки, подтверждающие затраты на похороны; Ходатайство профсоюза о выделении средств с указанием, кому доверяется получить деньги |
В связи с бракосочетанием | Копия свидетельства о заключении брака |
В связи с рождением ребенка | Копия свидетельства о рождении ребенка |
При рассмотрении заявления, поданного работником, работодатель ставит на нем свою резолюцию о выплате или невыплате материальной помощи. Если руководитель одобрил выплату материальной помощи, издается приказ, который должен содержать обязательные реквизиты: Ф.И.О. лица, которому оказывают материальную помощь, ее размер и источник выплаты, а также основание. Напомним, что унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме, утвержденной в учреждении.
Приведем образец приказа о выплате материальной помощи в связи с дорогостоящим лечением.
ФГБУ "Новороссийский научно-исследовательский институт
травматологии и ортопедии" Минздравсоцразвития РФ
г. Новороссийск | 15.01.2013 |
Приказ о выплате материальной помощи
В связи с длительной болезнью врача-хирурга Костров Б.П. и лечением его в стационарном медицинском учреждении, а также на основании Положения о выплате материальной помощи, утвержденного 09.01.2013,
Приказываю:
1. Выплатить Кострову Борису Петровичу единовременную материальную помощь в связи с длительным лечением в размере 20 000 руб. в срок до 18.01.2013 включительно за счет полученного дохода от текущей деятельности.
2. Ответственным за расчет и выплату материальной помощи назначить главного бухгалтера Иванова Е.Н.
Основание: личное заявление Кострова Бориса Петровича от 14.01.2013.
Приложение (копии документов):
1. Договор на оказание платных медицинских услуг.
2. Кассовые чеки на приобретение медикаментов.
3. Рецепт, выписанный лечащим врачом.
4. Выписка из медицинской книжки с диагнозом и назначениями лечащего врача.
Директор Синяков /Синяков В.А./
С приказом ознакомлены:
Костров /Костров Б.П./
Иванова /Иванова Е.Н./
Материальная помощь - проводки по данной выплате должны быть сделаны в случае, если работодатель принял решение о перечислении средств трудящимся. Каков порядок выплат и как правильно оформлять проводки по начислению материальной помощи сотруднику , расскажем далее.
Финансовая поддержка работникам по закону
Несмотря на то, что трудовым законодательством начисление социальной помощи не регламентируется, в других нормативно-правовых актах, например Налоговом кодексе РФ (далее — НК РФ), косвенно определены ситуации, когда работник может на нее рассчитывать:
- по причине ухода из жизни члена семьи работника (а также бывшего работника);
- по причине смерти самого сотрудника (финансирование оказывается его родственникам);
- ввиду рождения или усыновления ребенка;
- в связи со стихийными бедствиями, террористическими актами и иными чрезвычайными обстоятельствами.
Практически такие же случаи для оказания мер социальной поддержки указаны в законе «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — закон № 125-ФЗ).
ВАЖНО! С 01.01.2017 в силу вступила гл. 34 НК РФ, которая объединила в себе все нормы, регулирующие страховые отчисления в государственные внебюджетные фонды. В том числе и порядок освобождения от любых удержаний при осуществлении денежной поддержки сотрудников (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
На основании этих же законов можно установить лиц, которые могут претендовать на финансовую поддержку. К ним относятся как сами работники (причем даже вышедшие на пенсию по старости или инвалидности), так и их родственники в случае смерти этих работников.
Основным нормативно-правовым источником по оформлению для материальной помощи проводок является утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н план бухгалтерских счетов, а также инструкция по его применению (далее — план и инструкция).
Из каких источников может быть начислена матпомощь сотруднику
Социальные мероприятия осуществляются на основании заявления работника или самостоятельного решения администрации предприятия. Кроме того, с заявлением о материальной поддержке могут обратиться члены семьи сотрудника, если такая возможность предусмотрена внутренними правовыми документами.
Существует 2 источника начисления материальной помощи - проводки будут зависеть в том числе и от них:
- Нераспределенная прибыль предприятия (имеется в виду прибыль за прошлые годы).
- Суммы на прочие расходы (или так называемая прибыль текущего года).
В первом случае социальные меры оказываются обязательно с согласия учредителей, участников, акционеров, собственников юридического лица. Только общее собрание имеет право распределять прибыль. Для этого на годовом собрании принимается соответствующее решение. Лишь после этого исполнительный орган предприятия имеет право потратить выделенные деньги на социальные мероприятия.
Во втором случае ждать решения общего собрания не нужно. Руководитель организации самостоятельно распределяет часть прибыли за текущий год на социальные нужды, в том числе на денежную помощь сотрудникам.
На какой счет отнести (поставить) в бухгалтерском учете социальные отчисления
В соответствии с Планом и Инструкцией по его применению используются следующие проводки материальной помощи :
- Дт 91-2 Кт 73 — когда выплату получает работник юрлица;
- Дт 91-2 Кт 76 — когда деньги получает член семьи (родственник) сотрудника.
Независимо от того, из какого источника выдана материальная помощь - проводка оформляется одна и та же. Распространено мнение, что проводку начисления матпомощи из нераспределенной прибыли следует делать с помощью счета 84, но это не верно.
Дело в том, что социальные выплаты относятся к расходам организации. А в соответствии с позицией Минфина РФ, изложенной в его письмах от 19.06.2008 № 07-05-06/138 и от 19.12.2008 № 07-05-06/260, счет 84 показывает данные об уменьшении или увеличении прибыли и не предназначен для отражения расходов предприятия.
Отражение выдачи денежной помощи в бухучете, если она выдана из кассы или перечислена на карту
- Если заинтересованное лицо получило деньги непосредственно в кассе организации, то в бухучете фиксируется такая проводка:
- Дт 73 Кт 50 — когда заинтересованным лицом является сам работник;
- Дт 76 Кт 50 — когда заинтересованным лицом выступает член семьи (родственник) сотрудника.
- Если же денежные средства перечисляются безналичным путем, то операция фиксируется так:
- Дт 73 Кт 51 — при перечислении на карту работника;
- Дт 76 Кт 51 — при перечислении на карту стороннего лица.
Выплаты, не облагаемые налогом (2016 год): до 4000 руб. и выше
В ст. 217 НК РФ перечислены все доходы, которые освобождаются от налоговых отчислений. К ним относятся и случаи оказания материальной помощи работодателем. При этом все их можно разделить на 2 категории:
- К первой относятся выплаты, носящие единовременный характер (п. 8 ст. 217 НК РФ). Например:
- Меры поддержки действующему и бывшему работнику в случае смерти его родственника.
- Меры поддержки родственникам в случае смерти действующего и бывшего сотрудника.
- Меры поддержки при рождении, взятии опекунства или усыновлении ребенка в первый год после указанного события. В данном случае начисление не идет только на сумму до 50 000 руб. Из суммы, превышающей указанный размер, уже происходит налоговое удержание.
- Ко второй категории относятся суммы, выплачиваемые в связи с событиями чрезвычайного, стихийного характера, а также террористическими актами (пп. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ). Здесь нет условия о единовременности.
В силу п. 28 ст. 217 НК РФ все перечисленные виды мат. поддержки не облагаются налогом только в пределах 4 000 руб. за весь налоговый период, т. е. за 1 год. Исключением является финансовая поддержка при рождении (усыновлении, опекунстве) ребенка и родственникам умершего (погибшего) сотрудника. В остальных случаях из суммы, превышающей 4 000 руб., удерживается налог.
Страховые взносы с начислений при рождении ребенка, смерти члена семьи и в других случаях
В подп. 3 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ и подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ перечислены практически такие же, как и в ст. 217 НК РФ, случаи, когда на суммы денежной помощи не начисляются страховые взносы. Но есть и особенности.
Так, не делаются удержания со следующих выплат:
- Работнику в случае смерти члена его семьи. При этом о суммах, перечисляемых родственникам в случае смерти сотрудника, не говорится ничего.
- Сотруднику при рождении (усыновлении, оформлении опекунства) ребенка в первый год после указанного события. При этом сумма не должна превышать 50 000 руб. В противном случае начисляется страховой взнос.
- Любым гражданам (как работнику, так и членам его семьи) в связи с материальным ущербом или вредом здоровью при стихийных и чрезвычайных обстоятельствах, а также террористических актах.
Кроме небольшой разницы в формулировках, можно увидеть, что в случае со страховыми отчислениями абсолютно все социальные мероприятия должны носить единовременный характер. С другой стороны, по размеру выплат ограничений нет, кроме выплаты при рождении ребенка.
Таким образом, бухгалтерское оформление материальной помощи регулируется планом бухгалтерских счетов и инструкцией по его применению. Чтобы избежать лишних отчислений по налогам и во все внебюджетные фонды, следует соблюсти специальные условия соответствующих законов, позволяющие освободить суммы финансовой помощи от различных удержаний.
В отличие от зарплаты, материальная помощь (МП) выплачивается не как вознаграждение за исполнение должностных обязанностей. Подобные выплаты не регулируются ТК РФ, а предусматриваются локальными актами компании и выплачиваются работнику в качестве поддержки в различных жизненных обстоятельствах, например, при рождении малыша, смерти члена семьи, стихийном бедствии и т.п. Рассмотрим, как происходит начисление материальной помощи и проводки, которыми оформляют подобные операции.
Правовые аспекты выплаты материальной помощи
Чтобы избежать конфликтов с контролирующими органами, полный перечень событий, по которым фирма может оказывать материальную помощь , а также документов, сопровождающих ее получение, обычно фиксируют в отраслевых соглашениях или колдоговоре . Как правило, выдача МП производится на основании заявления сотрудника и соответствующего распоряжения руководителя.
Источником выплаты выступает прибыль компании, в т.ч. и нераспределенная . Такое решение может быть вынесено на общем собрании учредителей и зафиксировано в протоколе.
Налогообложение материальной помощи
МП не облагается НДФЛ , а также страховыми взносами, если (ст. 217 НК) она выплачивается:
- в размере, не превышающем 4000 руб. в год;
- при потере здоровья из-за стихийного бедствия;
- при нанесенном ущербе в результате теракта;
- по причине смерти работника или члена его семьи;
- при уходе сотрудника на пенсию;
- в связи с рождением ребенка в общей сумме на обоих родителей до 50 000 руб.
Суммы выплаченной МП не учитывают в расходах компании, т. е. налог на прибыль они не уменьшают.
В обиходе фирмы часто практикуют выплату матпомощи, как единовременную, приуроченную к . Такой вид оплаты, как правило, приравнивается к выплатам за выполнение непосредственных трудовых обязанностей за реально отработанное время. Поскольку эти выплаты аналогичны заработной плате, то учитываются по тем же критериям – облагаются НДФЛ, а предприятие отчисляет по ним взносы в фонды. Подобные виды выплат также закрепляются в учетной политике компании, являются частью действующей системы оплаты труда и сопровождаются бухгалтерскими записями, соответствующими учету зарплаты.
Материальная помощь сотруднику: проводки
В операциях по начислению и выдаче МП задействованы счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сопровождающие проводки будут следующими:
|
Операция |
Проводки |
|
|
Начислена материальная помощь работнику |
||
|
Начислена МП лицу, не являющемуся сотрудником компании |
||
|
Начислена МП за счет нераспределенной прибыли |
||
|
Удержан НДФЛ с суммы МП, не подпадающей под льготный перечень |
||
|
Произведены отчисления страхвзносов на суммы облагаемой МП |
||
|
Выдана (перечислена) МП |
||
Как учитывается материальная помощь, оказанная в натуральном выражении
МП может быть оказана не деньгами, а имуществом, например, товарами. В этих случаях кредитуют счета учета оборотных средств вместо счетов расчетов. При этом, если предприятие работает на ОСНО, на переданные товары необходимо начислить НДС, т.е. безвозмездная передача ТМЦ считается реализацией. Кроме того, придется удержать НДФЛ с суммы МП из денежных выплат работнику. Проводки:
Приведем примеры проводок по материальной помощи сотруднику:
- Работнику, перенесшему операцию, компании насчитала и выплатила МП в размере 10 000 руб. Проводки:
- В связи с рождением ребенка оказана материальная помощь по 40 000 руб. обоим родителям, работающим в организации. Поскольку необлагаемая сумма подобной поддержки не должна превышать 50 000 руб. на одного ребенка, расчетчик сделал следующие проводки:
|
Операция |
|||
|
Начислена МП матери |
|||
|
Выплачена МП матери |
|||
|
Начислена МП отцу |
|||
|
Удержан НДФЛ с облагаемой части МП ((40 000 + 40 000 – 50 000) х 13%) |
|||
|
Выплачена МП отцу из кассы (40 000 – 3900) |
Обратите внимание, что, если МП при рождении ребенка каждому из родителей выплачена в пределах 50 000 руб., начислять страхвзносы никому из них не нужно (ст. 422 НК РФ; письмо Минфина РФ от 21.03.2018 N 03-04-06/17568).
- Сотруднику, пострадавшему от террористического акта, фирма выплатила помощь в размере 200 000 руб. Размер подобной выплаты компания определяет самостоятельно, но рассчитывает ее на основе представленных сотрудником документальных доказательств о фактических последствиях произошедших с ним событий (потеря имущества, дома, здоровья и т.п.). В таких ситуациях оформляется материальная помощь проводками:
На эти выплаты не начисляют НДФЛ и не производят отчисления в фонды.
Понятие материальной помощи трактуется как форма социальной поддержки, оказываемая работодателем сотруднику. Выплата не зависит от производственных показателей или исполнения обязанностей работника. Помощь не входит в состав вознаграждения, выплачиваемого сотруднику предприятия и носит индивидуальный характер в зависимости от потребности лиц. В статье мы рассмотрим как оказывается материальная помощь сотруднику, как производится бухгалтерский учет, уплачиваются страховые взносы и налоги.
Основания для произведения выплат на материальную помощь
Обязанность по выплате материальной помощи у работодателя отсутствует. Выдача средств носит добровольный характер. Возможность предоставление помощи и размер суммы имеет право устанавливать только лицо, назначенное работодателем для руководства деятельностью. Особенности оказания финансовой поддержки:
- Решение о выплате принимается руководителем (или другим оформленным приказом лицом в его отсутствие) единолично.
- Порядок и причины оказания помощи отражаются во внутренних формах – коллективном договоре, положении об оказании материальной помощи, ином документе.
- Помощь носит несистемный разовый характер.
- Выплата производится по заявлению работника и при наличии особых обстоятельств, указанных лицом в документе.
- Сумма помощи зависит от параметров, установленных на предприятии или обстоятельств и решения руководителя.
При соблюдении всех условий выплата относится к материальной помощи. Право на получение сумм социальной поддержки имеют штатные сотрудники и бывшие работники, уволенные в связи с выходом на пенсию по старости. На предприятии могут возникнуть ситуации, при которых положение об оказании помощи утверждено, но средств на ее реализацию нет (характерно для бюджетных организаций).
Причины предоставления помощи
Перечень событий и причин, при возникновении которых работник может рассчитывать на предоставление помощи от предприятия, утверждаются работодателем. Среди распространенных причин встречаются:
- Чрезвычайные обстоятельства – потеря имущества или ущерб, нанесенный природными или стихийными бедствиями.
- Медицинские показания – болезнь, получение инвалидности или необходимость оздоровления.
- Семейные обстоятельства – рождение или усыновление ребенка, болезнь или потеря близкого.
- Личные мотивы – сложное материальное положение, юбилей, выход на пенсию.
- Иные ситуации, определенные работодателем и закрепленные во внутренних документах.
О возникновении случая, при котором требуется помощь, сотрудник должен указать в .
Порядок предоставления материальной помощи
Работодатель принимает решение о выплате и суммы на основании заявления. К обращению прилагаются документы, подтверждающие причину для оказания помощи – свидетельство о рождении ребенка, смерти сотрудника, справки о материальном состоянии семьи, иные формы. Принятие положительного решения по заявлению отражается в записи на документе и приказе. На заявлении руководитель производит запись о сумме, источнике выплаты. Документ содержит информацию:
- Данные лица, получающего материальную помощь. Указывают Ф.И.О., должность работника или паспортные данные ушедшего на пенсию лица.
- Ссылка на внутренний документ, позволяющий получить помощь.
- Индивидуальная причина или обстоятельства для выплаты.
- Сумма, предоставляемая в помощь.
- Дата произведения выплаты при срочном характере причин.
Приказ передается в бухгалтерию для предоставления основания начисления суммы и налогов, произведения выплаты и отчислений в бюджет. Допускается платеж в любой форме – выдачей наличных денежных средств или безналичным перечислением.
Счета бухгалтерского учета выплат материальной помощи
Выбор счетов учета для проведения операции по начислению и выплате помощи зависит от категории лица и источников возникновения сумм.
Лицо, получившее помощь | Источник выплаты | Проводки по счетам при начислении матпомощи |
| Работник предприятия | Дебет 84 – Кредит 70, 73 | |
| Расходы текущего года | Дебет 91/2 – Кредит 70,73 | |
| Бывший работник компании или родственник сотрудника предприятия | Нераспределенная прибыль прошлых лет | Дебет 84 – Кредит 76 |
| Расходы текущего года | Дебет 91/2 – Кредит 76 |
Супруга бывшего сотрудника К. предприятия ООО «Флажок» обратились к руководителю за материальной помощью. Причина обращения – смерть сотрудника К. В коллективном договоре предприятия «Флажок» предусматривается использование указанного в заявлении основания для получения материальной помощи. На предприятии был издан приказ за подписью руководителя с указанием суммы помощи в размере 10 тысячи рублей.
В бухгалтерии были сформированы ведомость для выплаты через кассу и проводки:
- Дебет 91/2 Кредит 76 – начислена материальная помощь в размере 10 000 рублей лицу, не являющемуся штатным работником предприятия;
- Дебет 76 Кредит 50 – произведена выплата родственнику лица на сумму 10 000 рублей.
Выплата в связи со смертью сотрудника не облагается НДФЛ вне зависимости от суммы предоставленной помощи. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий основание для обращения.
Источники выплат материальной помощи
Источником выплат помощи может служить нераспределенная прибыль прошлых лет или текущая прибыль в составе расходов налогового периода. Вопрос о списании сумм материальной помощи возникает только в случае возникновении регулярного характера выплат, позволяющего судить о принадлежности затрат к расходам по оплате труда и использовании сумм при расчете налога на прибыль.
Применяются 2 варианта отнесения выплат при учете в налогообложении прибыли:
- Выплаты можно четко отнести к категории материальной помощи. В налогообложении при исчислении базы налога на прибыль не участвуют (ст. 270 НК РФ ).
- Выплаты носят регулярный характер и могут рассматриваться как платежи, входящие в состав заработной платы. Суммы учитывают в составе расходов при определении прибыли. Примером регулярных видов выплат служит помощь, выплачиваемая к отпуску и закрепленная в коллективном договоре.
Выплата материальной помощи в организации за счет нераспределенной прибыли прошлых лет выплачивается только с согласия учредителей, подтвержденного протоколом общего собрания или решением при наличии единственного участника. После получения одобрения учредителей распоряжается выдачей помощи руководитель предприятия.
Решение о списании материальной помощи на текущие расходы внутри налогового годового периода принимает руководитель, отвечающий за ведение деятельности.
Какие виды помощи не облагаются НДФЛ?
Статья 217 НК РФ устанавливает закрытый перечень видов материальной помощи, выплата которой не облагается НДФЛ.
Сумма, необлагаемая налогом |
|
| При рождении или усыновлении ребенка, выплаченной в течение первого года жизни (п. 8) | До 50 тысяч рублей на каждого ребенка |
| По причине смерти работника или бывшего сотрудника, уволенного в связи с выходом на пенсию (п. 8) | Без ограничения сумм |
| В связи со смертью родственника штатного или уволенного по выходу на пенсию работника (п. 8) | |
| В случае потерь работников и членов их семьи при стихийных бедствиях (п. 8.3) | |
| При страданиях, возникших у работников и членов их семьи от актов террора (п. 8.4) | |
| Выплаты нецелевого характера, определенные внутренними документами, штатным или бывшим сотрудникам, уволившихся по инвалидности или в связи с выходом на пенсию (п. 28) | В пределах 4 тысяч рублей |
Во всех остальных случаях, а также выплатах нецелевого характера с сумм превышения необлагаемого предела лицо должно уплатить налог в бюджет. Обязанность по удержанию НДФЛ и перечислению в бюджет несет работодатель – налоговый агент.
Супруги Смирновы обратились за помощью к работодателям за материальной помощью в связи с рождением ребенка. Предприятие «А» супруга Смирнова П.П. выделило помощь в размере 30 тысяч рублей необлагаемой НДФЛ суммы, о чем выдало справку для предоставления по месту работы супруги Смирновой М.М. для бухгалтерии предприятия «Б».
В бухгалтерии предприятия «А» провели сумму по учету проводками:
- Дебет 91/2 Кредит 70 – начислена материальная помощь в размере 30 000 рублей;
- Дебет 70 Кредит 51 – произведена выплата безналичным путем.
Предприятие «Б» супруги Смирновой М.М. выделило помощь в размере 20 тысяч рублей позднее и после получения справки. В учете предприятия «Б» производятся аналогичные проводки на указанную сумму. Общая сумма помощи не превышает необлагаемый предел, в результате чего обязанность в налогообложении отсутствует.
Необлагаемая сумма материальной помощи, предоставленная работодателем в связи с рождением (усыновлением) ребенка, рассчитывается с учетом выплат обоим родителям или усыновителям.
Отчисления в фонды
Суммы начисленной материальной помощи подлежат обложению взносами, отчисляемыми в фонды. В ряде случаев закон № 212-ФЗ в статье 9 предусматривает освобождение от налогообложения
Все остальные случаи оказания целевой или нецелевой помощи облагаются отчислениями в фонды, направляемые на страхование работников. Вопрос об обложении сумм социальных выплат отчислениями в фонды неоднозначный и носит спорный характер. Имеется ряд примеров оспаривания решений фондов о до начислениях в инстанциях арбитражных судов.
Включение материальной помощи в состав доходов
Работникам, имеющим детей, предоставлено право на получение стандартного вычета (см. → ). Ежемесячный вычет предоставляется в случае получения дохода, не превышающего предельную величину. Сумма дохода ограничивается пределом в 280 тысяч рублей.
В случае получения материальной помощи сумма включается в величину дохода, но только в размере, облагаемой налогом. Например, если сумма нецелевой выплаты составляет 10 тысяч рублей, то включению подлежит сумма в размере 6 тысяч рублей за вычетом необлагаемой величины в размере 4 тысяч рублей.
Ответы на вопросы по материальной помощи сотруднику
Вопрос №1. Кто из родственников, кроме сотрудника, имеет право подать работодателю заявление на выплату материальной помощи?
За помощью к работодателю могут обратиться близкие родственники. Согласно СК РФ, к близким родственникам относятся родители, дети и супруги лица.
Вопрос №2. Может ли работник повлиять на решение работодателя по определению суммы материальной помощи? В коллективном договоре указана одна сумма, работодатель же предоставил помощь в меньшем размере, сославшись на отсутствие средств.
Право на предоставление материальной помощи и определение ее величины предоставлено руководителю. Повлиять на решение работник не может.
Вопрос №3. Имеет ли право работник на получение материальной помощи после пожара, если установлена причина его вины?
Выдача материальной помощи пострадавшему от стихийного бедствия должна быть подкреплена справкой из компетентных органов с указанием на объективный характер происшествия. В противном случае в помощи может быть отказано. Однако, руководитель может принять решение предоставить помощь в связи с бедственным положением работника, если этот вид утвержден в документах.
Вопрос №4. Нужно ли в заявлении, подаваемом на имя руководителя для получения помощи указывать желаемую сумму?
Указывать сумму в заявлении не обязательно. Руководитель сам принимает решение о размере социальной помощи исходя из сложности ситуации, наличия свободных средств в обороте.
Вопрос №5. Какими документами необходимо подтвердить отсутствие получения помощи при рождении ребенка супругом, если он не трудоустроен?
Для подтверждения отсутствия получения помощи достаточно предоставить справку из службы занятости и трудовую книжку супруга. Кадровый орган произведет копирование документа, заверит ксерокопию и приложит к заявлению на получение материальной помощи.