Отражать расходы с подотчетным лицам в ПО 1С-ERP можно с помощью несколько видов документов авансового отчета. Все зависит от назначения использованного аванса. Расскажем, как отразить авансы в 1С.
Как в программе 1С попасть в раздел с авансовыми отчетами
При нажатии кнопки «Создать» во вкладке «Авансовые отчеты» мы получаем на выбор три варианта :
- авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику;
- авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо;
- авансовый отчет - поступление денежных документов через подотчетное лицо.
Разберем назначение и оформление каждого документа отдельно.
Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику
Компании чаще всего используют это документ, чтобы отразить командировочные расходы. Также в нем возможно отражать работы и услуги, которые купило подотчетное лицо. Документ оформляют при списании стоимости работ и услуг на расходы в корреспонденции с балансовыми счетами 20, 23, 25, 26, 28, 44 и прочими.
Также данный вид авансового отчета используют при закупке ТМЦ, которые включают в себя НДС, для административно-хозяйственных нужд (об этом подробнее в следующих пунктах).
Документ состоит из четырех вкладок. Заполнение отчета начинают с первой вкладки - «Основное». Здесь указывают следующие реквизиты: организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение. Также во вкладке можно выбрать валюту документа и написать комментарий.
Как проверить авансовый отчет
Отвечает Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
«При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в...»
Допустим, расходы командировочного составили 8900 руб. В эту сумму входят суточные - 2100 руб., железнодорожный билет - 2400 руб., в т.ч. НДС 33,25 руб., и проживание в гостинице - 4400 руб. Бухгалтер заполнит авансовый отчет как на рисунке ниже
Обращаем внимание на способ выделения НДС: так как НДС включили только частично в стоимость билета (218*18/118 = 33,25 руб.), мы разбиваем билет на две строки - сумма без НДС и сумма с НДС.
Третьей идет вкладка «Оплата поставщикам». пока оставляем без внимания. Ее используют при приобретении подотчетным лицом материальных ценностей.
Во вкладке «Для печати» заполняют реквизиты, которые необходимы для визуализации в печатной форме АО-1.
После заполнения всех вкладок авансовый отчет проводят и выводят печатную форму.
В нижнем левом углу есть ссылка «Оформить запись книги покупок». Ее используют, чтобы создать запись в книге покупок и принять НДС к вычету. При нажатии всплывает окно с заполненными данными для формирования книги покупок (вкладка «Ценности») и привязкой к нашему авансовому отчету (вкладка «Документы оплаты»).
Во вкладке «Дополнительно» укажите номер и дату билета, а также код вида операции и дату проведения авансового отчета.
Авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо
Этот документ используют для отражения расходов подотчетников для закупки товарно-материальных ценностей. Но только в том случае, если поступление не включает в себя НДС.
Как в 1С-ERP выглядит авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо
По аналогии с авансовым отчетом о расходах и оплатах поставщику нужно заполнить организацию, ФИО подотчетного лица и валюту. Но здесь также необходимо указать склад, на который нужно оприходовать ТМЦ, поступившее от подотчетника.
Во вкладке «Товары» соответственно перечисляют все товары, которые закупило подотчетное лицо. Это делают через кнопку «Добавить» с указанием количества и цены за единицу изделия.
Во вкладке «Дополнительно» указываем все необходимые реквизиты для отражения поступления ТМЦ и печати АО-1.
Важным характерным признаком рассматриваемого авансового отчета является вид хозяйственной операции - «Закупка через подотчетное лицо». При изменении этого реквизита, документ меняет свое значение.
Распечатать форму АО-1 также можно через кнопку «Печать».
Авансовый отчет для административно-хозяйственных нужд с НДС
В предыдущем варианте отражения поступления ТМЦ нет возможности принять НДС. Поэтому когда подотчетник приобретает товары с выделенным НДС и выписанными счетом-фактурой и товарной накладной, можно воспользоваться следующим методом. При формировании документа «Поступление товаров и услуг» устанавливаем вид хозяйственной операции - закупка у поставщика.
В этом случае документ нужно заполнить по принципу обычного поступления. Здесь можно увидеть новые реквизиты для заполнения. Например, «Налогообложение», где мы выбираем «Закупка облагается НДС».
Во вкладке «Основное» теперь нужно указать поставщика, договор, склад и валюту, а в «Товары» занести приобретенные ТМЦ, количество, цену за единицу и ставку НДС.
После заполнения документ проводят и вводят на его основание счет-фактуру (ссылка в нижнем левом углу «Зарегистрировать счет-фактуру»). Проводки программа формирует сама:
- Дебет 10 Кредит 60
- Дебет 19 Кредит 60
Этот документ будет находиться уже не в журнале авансовых отчетов, а в журнале поступлений в разделе «Закупки».
Следующим шагом будет формирование документа «Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику», о котором мы уже говорили выше. Во вкладке «Основное» также заполняем организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение.
Затем переходим ко вкладке «Оплата поставщику». Здесь нажмите кнопку «Подобрать по остаткам» и установите фильтр по нужному контрагенту. Среди отобранных поступлений товаров и услуг выбираем нужное и подтягиваем в авансовый отчет кнопкой «Перенести в документ».
- Дебет 60 Кредит 71
Этими несложными действиями мы оприходовали материальный подотчет сотрудника, приняли к учету полученный НДС и закрыли задолженность по счету 71.
Авансовый отчет при приобретении денежных документов
Третий вид авансового отчета используют для отражения приобретенных денежных документов, к которым относятся железнодорожные билеты, авиабилеты, подарочные сертификаты и прочее. Заполняют его аналогично поступлению товаров и услуг от подотчетного лица.
Во вкладке «Денежные документы» перечисляют все документы, которые приобрел подотчетник, а также их количество и стоимость.
Во вкладке «Дополнительно» также нужно заполнить данные для печати.
После нажимайте на кнопку «Печать» и получите печатную форму авансового отчета. В нем счет 71 будет корреспондироваться со счетом 50.
В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.
В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.
В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.
В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Выдача средств под отчет
Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.
Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.
В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:
Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.
Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.
Как оформить авансовый отчет
Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.
Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».
В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.
Рисунок 3. Оформление авансового отчета работника
В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).
С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:
- Приобретение товарно-материальных ценностей (закладка табличной части «Товары»). В этой части функционал Авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг»;
- Оформить поступление возвратной тары (закладка «Возвратная тара»);
- Отразить оплату ДС поставщику в счет будущих поступлений или за ранее поставленные товары/оказанные услуги (закладка «Оплата»). Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
- Отразить прочие расходы (закладка «Прочее»). На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную.
Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.
Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.
Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:
- В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
- В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.
Ниже рассмотрены примеры этих операций.
Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами
Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.
Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия
Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.
К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.
Итоги
В системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 присутствует достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.
Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.
Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".
Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:
Создадим документ:
Заполняем документ данными:
Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:
Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:
После заполнения документ выглядит следующим образом:
Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:
Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:
Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.
Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:
Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:
Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:
Создадим документ выплаты денежных средств:
Заполним документ:
Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:
Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:
Документ формирует следующие проводки:
Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:
Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:
На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):
Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:
Данный документ формирует следующие проводки:
После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:
Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:
Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:
Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:
Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:
Снимем отбор:
После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:
3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.
4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:
Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:
После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:
В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:
Воспользуемся следующими настройками:
Сформируем отчет:
Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.
Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.
В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
сумму, полученную под отчет;
фактически произведенные расходы;
остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Форма авансового отчета
Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухучете).
Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.
Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).
Кто должен составлять авансовый отчет
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
в первую очередь – работники организации;
физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).
Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.
В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Срок для представления авансового отчета
Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:
после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).
Пример. Расчет даты представления авансового отчета
Ситуация 1:
Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.
Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.
Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.
Ситуация 2:
Допустим, деньги были выданы на .
Последний день командировки – пятница 19.05.2017.
А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.
Заявление работника о выдаче денег под отчет
Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).
Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:
подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;
а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.
Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.
Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.
В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.
Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).
Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.
Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации
Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.
Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).
При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).
Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
|
На дату выдачи денег под отчет |
|
|
Работнику выданы деньги под отчет |
|
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
|
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
|
|
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
|
|
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
|
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
|
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
|
|
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
|
|
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
|
|
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
|
|
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
|
В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Авансовый отчет: подробности для бухгалтера
- Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
В наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы... авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет...) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, ... подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих... служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно...
- К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
Срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете... – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный... представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени... денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, ...
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
На командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого... сведению: Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном... реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие... командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3 ... будут учитываться на дату утверждения авансового отчета. Если сотрудник не представил... Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 ...
- Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
По которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 ... сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу... расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке... в отчете. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие... указанием даты их получения. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом... через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету...
- Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности
На командировку); на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу... граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов...); на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на... обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505); на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505 ... месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию...
- Суточные - 2017 в разрезе налогов
Сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета. А значит, суточные, которые... календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника. Напомним, что по... трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи... день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога... Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как... к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Пример В...
- Возмещение расходов работника, не согласованных с работодателем
Согласия руководителя головной организации, все авансовые отчеты с платежными документами и служебными... истца в интересах работодателя, поскольку: авансовые отчеты содержали служебные записки, платежные документы... как с директором филиала организации авансовые отчеты, подтверждающие задолженность работодателя, в... истца о взыскании задолженности по авансовым отчетам как неосновательного обогащения в... представленные в подтверждение произведенных расходов авансовые отчеты не признаны судом надлежащими и...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
... » сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части... момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания... т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов). Перед... командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть... в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке. В части...
- Порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в 2019 году
Отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем... . Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет...
- Расхождение показателей налоговой и бухгалтерской отчетности при УСНО: как объясниться с налоговой?
На отчетную дату не представлен авансовый отчет. Аналогичная ситуация наблюдается с займами...
- Простой учет командировок в «1С:Бухгалтерия 3.0»
С подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов... «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота. Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий... изменить. Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с... умолчанию » необходимо выбрать документ « Авансовый отчет по командировке »). Несмотря на данные... также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются...
- Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек?
Будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым... первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов... , на наш взгляд, может выступать авансовый отчет. Так, на основании пп. 6 ... бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который... будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона...
- О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только
Расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При... продуктов питания (при безналичной оплате); авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо... 208 96 000 15 000 Авансовый отчет, ведомость выдачи суточных Приняты к... 208 12 000 1 500 Авансовый отчет Приняты к учету расходы на... 208 96 000 20 000 Авансовый отчет, чек (товарная накладная), ведомость выдачи...
- Вопросы о разъездном характере работы
Расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов... разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных... после поездки работник должен представить авансовый отчет? Согласно Постановлению Правительства РФ... (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех... отпуска или больничного. К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов...
- Нарушения в области ведения бухгалтерского (бюджетного) учета
Нему, можно назвать срок представления авансового отчета по расходам, связанным с приобретением... выдачи представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести... лицами) было установлено, что такие авансовые отчеты представляются в бухгалтерию учреждения не...