Изменения в штатном расписании могут быть основаны на обоснованном объяснении и приказе руководства организации. Бывают разных видов и имеют несколько вариантов.
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Штатное расписание в той или иной организации, формирует состав, находящийся в штате и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и несёт в себе информацию о перечне должностей, штатной единицы, сведения о месячной заработной плате и надбавках, имеющихся у работников.
Окончательное решение в изменении в штатном расписании, остаётся непосредственно за руководителем предприятия. Только после подписания директором приказа, изменения вступают в законную силу.
На практике существует 2 способа внесения изменений в штатное расписание:
- Издаётся приказ о внесении соответствующих изменений, которые указываются в штатном расписании. Этот способ подходит для внесения незначительных изменений.
- Формулируется новое штатное расписание, утверждённое приказом.
Основаниями для изменений в штатном расписании служат:
- Реорганизация предприятия. Под этим термином понимается прекращение существования и появление новой организации. Также к реорганизации можно отнести слияние предприятий в одно целое.
- Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты, за счёт сокращения штата.
- Изменение объёмов производства. Здесь изменения происходят в связи с повышением или уменьшением объёмов деятельности предприятия.
- Проведение различных мероприятий.
Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своём намерении внесения изменений за 2 месяца.
Кто составляет приказы о внесении изменений в штатное расписание
Как говорилось выше, приказ об изменении в штатном расписании, вступает в силу после подписания директора и соответственно работника. Но кто же составляет сам приказ и кому доверена столь серьёзная работа? Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Данный вид документа составляется согласно форме Т-3. Обычно, штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассмотреть квалифицированный список должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты присутствуют в штате только в крупных организациях. В остальных случаях, такая должность отсутствует, и поэтому руководитель сам решает кому доверить эту работу.
Стоит отметить, что в законодательстве не говорится о том, кто именно должен решать вопросы, которые касаются штатного расписания.
Варианты изменения штатного расписания
Изменения несут разный характер. Различают несколько вариантов изменений:
- изменение заработной платы. Повышение либо снижение оклада для одной или нескольких должностей, либо изменение оклада на тарифную ставку и наоборот;
- сокращение персонала по причинам оптимизации либо изменениями объёмов производства;
- необходимость смены названия подразделения или должности;
- выведение из штата должности, в которой больше нет нужды.
Все эти поправки могут вноситься в документ в течение года в неограниченном количестве.
Изменение штатного расписания, увеличение окладов
Если обратиться к трудовому кодексу РФ, то в нём сказано, что работодатель не в праве уменьшать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных в ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера непосредственно штатной ставки.
Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении работнику ставки либо оклада.
Изменения вносятся в трудовой договор и личную карточку работника в формате Т-2. Ниже образец.
Наименование подразделения
Должность(специальность, профессия), разряд, квалификация
Тарифная ставка, оклад
руб.
Основание
Личная подпись владельца трудовой книжки
11.07.16
Цех фасовки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Приказ № 233 от
10.07.2016
09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Приказ №309 от
08.12.2016
15.01.17
Цех рафинации масла
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017
Как видно из образца, оклад работника растёт вверх.
Смена оклада на часовую тарифную ставку
Кроме увеличения окладов, встречаются случаи, когда появляется необходимость изменить оклад, на почасовую оплату. Факторы для принятия данного решения бывают разные: наличие регулярных переработок, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня(смены) и т. д.
Для расчёта зарплаты за отработанное время, вводится часовая тарифная ставка, а изменения вступают в силу согласно приказу »об изменении системы оплаты труда».
Сокращение персонала
Данный вид изменений, отличается своей сложностью процесса. Руководитель организации обязан за 2 месяца известить работника о своих намерениях. Чаще всего, сокращение штата происходит по причинам оптимизации предприятия из-за тяжёлого затруднительного положения.
Под сокращение попадает не вакантная единица, в которой, у организации больше нет необходимости.
После подписания договора о сокращении, работодатель обязуется в течение двух месяцев выплачивать работнику среднемесячный оклад. Кроме этого, работодатель, принявший решение о сокращении штата, обязан уведомить службу занятости населения и профсоюз за два месяца, а при массовых сокращениях, за три.
Изменение должности в штатном расписании
Изменение должности, формулируется письменным обоснованием, в котором подробно изложены причины данного решения. Далее требуется в письменном порядке, вручить работнику уведомление об изменении занимающей им должности не позже, чем за 2 месяца. Если сотрудник согласен с поставленными условиями, то дополнительно к трудовому договору, составляется соглашение, в котором расписаны изменения. После этого издаётся приказ об изменении в наименовании должности работника. И последним этапом данного процесса, будет внесение соответствующей записи в кадровые документы работника.
Введение новой должности
Данный процесс похож на предыдущий. Как правило, необходимость во введении новой должности в штат, появляется по причинам увеличения новых работ в организации или для достижения в повышении эффективности в том или ином подразделении.
Выведение должности
Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:
- Должность вакантна и занимает это место долгий промежуток времени.
- Должность выводят из штата по причинам оптимизации и сокращения персонала.
Независимо от того, вводит работодатель новую должность, или исключает, он обязан сообщить работнику об это не позже, чем за 2 месяца до подписания приказа.
Порядок хранения приказов
Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться на протяжении всего времени существования организации.
Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте, и при любой санкционированной проверке, предоставлены по первому требованию руководства организации.
Обязательным документом штатное расписание не является. Но несмотря на это, любая серьёзная организация, осознаёт удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев, создаётся один раз в год. Но при разных обстоятельствах, вносятся изменения в штатное расписание. Именно поэтому у той или иной организации есть необходимость хранить данный документ в доступном месте.
Вконтакте
Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.
Как ввести новую должность в штатное расписание?
Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.
В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:
- Выявить необходимость во внесении изменений;
- Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
- По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.
Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.
Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?
Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.
Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:
- Объемы работ были увеличены;
- Внедрены дополнительные технологии или направления;
- Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.
Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.
Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание
Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив. Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.
Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.
В примере обоснования указывают:
- Количество ежегодно формируемых дел;
- Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.
Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.
Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец
Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.
В приказе указываются следующие пункты:
- Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
- Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
- Название вводимой вакансии;
- Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.
Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.
Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности
Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:
- Расчет объемов образовавшихся работ;
- Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
- Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.
Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке
И, соответственно, приказ о его утверждении. Это не зависит от формы его собственности. При необходимости к общему числу обязательных документов добавляется еще и приказ о изменении штатного расписания. Зачем он нужен и для чего составляется? В этом надо разобраться.
Причины внесения изменений
Для начала стоит отметить, что основной трудовой закон (ТК РФ) не требует наличия самого штатного расписания как такового. Но комитет по статистике России внес этот документ в список обязательных бланков, необходимых для учета труда и оплаты на любом предприятии страны.
В силу различных факторов штатное расписание может корректироваться. Все изменения подобного рода должны обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. Из довольно большого количества можно выделить несколько общих причин, в силу которых необходимо проводить подобного рода мероприятия:
- Изменение существующих и окладов, а также дополнительных выплат и различных надбавок. Это происходит главным образом после изменения в законодательстве или в результате улучшения работы предприятия.
- Изменение наименования существующих должностей или введение новых. Это чаще происходит при реорганизации компании.
- Проведение процедуры сокращения штатов.
- Создание на предприятии новых структурных подразделений.
В любом из перечисленных случаев должен быть издан приказ об изменении штатного расписания, в котором четко разъясняются причины проведения данного мероприятия.
Как правильно оформить
Приказ об изменении штатного расписания, по сути, является промежуточным этапом всей процедуры. Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с сотрудников. В данном случае предварительно специалистами компании проводится исследование по изучению работы предприятия. Это делается с целью определению возможных путей его реорганизации для улучшения деятельности предприятия в целом или его отдельных подразделений. Исследования оформляются в виде на имя руководителя. По результатам принимается решение о проведении конкретных мероприятий. Затем определяется список должностей, подлежащих сокращению. После этого сотрудники получают уведомления о предстоящем сокращении за 2 месяца. Затем издается приказ об изменении штатного расписания, а на основании его уже готовится приказ о предстоящем сокращении. Далее создается комиссия, которая уже проводит заключительные этапы процедуры на основании действующего законодательства.
Варианты изменений штатного расписания
В ходе производственной деятельности на предприятии могут происходить различные изменения, которые необходимо закрепить в приказном порядке. Точно так и со штатным расписанием. Любое проводимое изменение должно быть оформлено соответствующим образом. В зависимости от глобальности причины существуют два варианта изменения штатного расписания:
Оба варианта оформляются приказом по основной деятельности. Во втором случае вносимые изменения обычно касаются одного или группы работников. В данной ситуации нет необходимости разрабатывать новый документ, поэтому и составляется приказ об изменении штатного расписания. Его можно озаглавить по-разному: «О внесении изменений …», либо «Об изменении …», или просто «О частичном изменении …». Любое из предложенных названий будет верным. Все зависит от причины вносимых изменений.
Образец приказа
Внести какое-либо изменение в расписание штата сотрудников легко. Здесь нет никаких стандартных форм и обязательных условий. В принципе, образец изменения штатного расписания не существует. Оформляется обычный приказ, в котором непременно должны содержаться следующие моменты:
Примерная структура подобного приказа выглядит следующим образом:
- Наименование предприятия.
- Дата и порядковый номер издаваемого приказа.
- ПРИКАЗ.
- Место издания данного приказа.
- Наименование приказа (заголовок).
- Констатирующая часть, которая начинается словами «В связи с…». В ней указывается, какие действия или события привели к вносимым изменениям.
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Она обычно начинается со слов «Внести в штатное расписание следующие изменения». Далее следует перечень вносимых изменений, и указывается дата их введения.
- Заканчивается приказ подписью директора (руководителя) предприятия.
Изменение названия (переименование) должности
Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с изменением наименования должности работника. Если она предусматривает изменение функциональных обязанностей, и этот вопрос является одним из существенных условий договора с сотрудником (статья 57 ТК РФ), то для начала необходимо уведомить его о предстоящих изменениях. Это делается не позднее, чем за два месяца до факта вступления в силу изменения. В случае отказа последует расторжение договора (трудового) по статье 73 ТК РФ с соблюдением всех выплат и гарантий. Если работник согласен с предложенными условиями, то после этого создается приказ об изменении действующего штатного расписания. После этого составляется с работником. Следующим этапом будет приказ о переводе работника на новую должность. Заканчивается такая процедура внесением соответствующей записи каждому работнику в трудовую книжку. Если обязанности работника остаются прежними, то предварительного согласования не требуется. Изменение должности в штатном расписании проводится следующим образом:
- Работник кадровой службы составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.
- На ее основании составляется с соответствующий приказ.
- Вносятся изменения в само штатное расписание.
- Составляется к заключенному трудовому договору с работником дополнительное соглашение с указанием проводимых изменений.
- Вносится сразу после этого запись в трудовую книжку сотрудника.
- С даты, указанной в приказе, работник считается переведенным на другую должность.
Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.
Основание для внесения изменений
Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.
Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.
Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).
Варианты изменения штатного расписания
Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:
- необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
- в связи с сокращением персонала;
- нуждой в переименовании должности или подразделения;
- необходимостью вывести из штатного расписания должность;
- потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.
При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.
Кто составляет приказ?
После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.
Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.
В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.
Изменение штатного расписания, увеличение окладов
Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.
Общество с ограниченной ответственностью
"Строитель"
О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.
В связи с изменением объема выполняемых работ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:
1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.
2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.
3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.
Подготовила: экономист Нежная Л. И.
Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.
Изменение должности в штатном расписании
Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».
Сокращение штата
Сокращением штата называется выведение из штатного расписания единиц, которые не являются вакантными. В данной ситуации Трудовой кодекс требует от работодателей предупреждать работников о сокращении за 2 месяца. Это непростой процесс, включающий множество нюансов, предусмотренных государством для защиты прав работников.
Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».
Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:
«Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:
1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.
1.2. Кассир – 1 шт. единица.
2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.
Ответственный – экономист Нежная Л. И.
3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:
Довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;
Предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;
Довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.
4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:
Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.
Члены комиссии - специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»
Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.
Смена оклада на часовую тарифную ставку
Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.
Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:
1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.
2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.
3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».
Порядок хранения приказов
Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.
Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.
Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.
На предприятии время от времени могут происходить штатные изменения: вводится новая должность (отдел), сокращается штат, меняются тарифные ставки, оклады, переименовываются должности. Любые изменения отражаются в штатном расписании. Это можно сделать такими способами:- внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
- утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).
