Очень часто у бухгалтера возникает вопрос: «Почему если вести учет зарплаты в программе «1С: Бухгалтерия 8», ред. 3.0, то расходы по оплате труда попадают в книгу доходов и расходов автоматически. А если вести учет зарплаты во внешней программе «Камин» или «ЗУП» и выгружать данные в ПП «1С: Бухгалтерия 8, ред 3.0», то расходы не попадают в книгу доходов и расходов при УСН 15%?». В чем может быть дело? Как настроить программу, чтобы расходы попадали?
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, при расчете налога могут уменьшить налогооблагаемые доходы на сумму расходов, направленных на оплату труда сотрудников. Но только при условии, что в качестве объекта налогообложения они используют «Доходы, уменьшенные на величину расходов» (п. 6 ст. 346.16 НК РФ).
В настоящей статье мы рассмотрим 3 варианта попадания расходов на оплату труда в КУДиР:
- когда заработная плата ведется в ПП «1С: Бухгалтерия 8», ред. 3.0
- когда заработная плата ведется во внешней программе, такой как: Камин или ЗУП
Рассмотрим, на основании каких регистров строится отчет Книга доходов и расходов УСН 15%.
Итак, 1 вариант. Когда заработная плата рассчитывается в ПП «1С: Бухгалтерия 8». Прежде всего, проверяем настройки параметров учета в программе. Пункт меню Администрирование – Настройка параметров – Настройки зарплаты (рис. 1)
На рисунке 1 показано, что должен стоять переключатель заработная плата ведется в этой программе. В этом случае будет доступен документ «Начисление зарплаты».
Заполним этот документ, проведем и проанализируем, какие записи сформировались (рис. 2):
На рисунке 3 показано, что при проведении документа «Начисление зарплаты», сформировались не только бухгалтерские проводки. Но и множество записей по разным регистрам накопления. Но Книга доходов и расходов формируется не на всех перечисленных регистрах, а только на основании некоторых (те, которые на рисунке 3 выделены в красную рамку). Это регистры накопления:
- Книга доходов и расходов (раздел I) (рис. 4)
- Прочие расчеты (рис. 5)
- Расходы при УСН (рис. 6)
На рисунке 5 в регистре накопления «Прочие расчеты» сформировались записи с видом движения «Расход» по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам. Этот регистр «закроется с другим видом движения «Приход» тогда, когда будет произведена выплата ЗП и уплата налогов и взносов. Это мы увидим позже.
И в регистре накопления «Расходы при УСН» тоже самое, только вид движения «Приход».
Теперь сделаем выплату Заработной платы сотруднику и посмотрим, появятся ли эти расходы в книге доходов и расходов.
Создадим документ «Списание с расчетного счета» (рис. 7):
Регистр накопления «Книга доходов и расходов (раздел I)» заполнился записями по выплате зарплаты расходы, расходы в т.ч. принимаемые (рис. 8):
Как говорилось ранее, регистры закрылись с «обратным знаком».
Теперь сформируем отчет «Книга доходов и расходов» (рис. 10):
Расходы по оплате труда попали в книгу автоматически, путем заполнения регистров накопления.
2 вариант. Когда заработная плата рассчитывается во внешней программе»
В этом случае в Настройке параметров учета ПП «1С: Бухгалтерия 8», ред. 3.0 нужно поставить переключатель, что ЗП ведется «Во внешней программе». В связи с такой настройкой программы документ «Начисление зарплаты» исчезает и недоступен для заполнения. Но дается возможность заполнения документа «Отражение зарплаты в бухучете», либо «Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7) вручную, либо путем загрузки данных из Камина или ЗУП с помощью обработки или настроенной синхронизации.
ВАЖНО! Если в конфигурации отключен аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда в разрезе сотрудников (установлен переключатель «Сводно по всем работникам» в форме «Настройка параметров учета» на закладке «Расчеты с персоналом»), то расходы на заработную плату для целей УСН автоматически не признаются (рис. 11):
Давайте это проверим. Заполним документ «Отражение зарплаты в бухучете» и проведем. Как мы уже знаем должны сформироваться три регистра накопления и не просто сформироваться, а там должны быть записи именно по заработной плате, чтобы «Книга доходов и расходов» автоматически заполнилась.
На рисунке 14 показано, что не смотря на то, что регистр сформировался, но записей в части начисления заработной платы нет. Тоже самое и по остальным двум регистрам.
Сделаем выплату заработной платы. Может быть там ситуация поменяется? (рис. 15):
Как видно на рисунке 16, при выплате ЗП регистров накопления даже не сформировалось. Это из-за того, что в настройке параметров учета стоит «Учет расчетов с персоналом – сводно по всем работникам». В этом случае нужно вручную заполнить регистры накопления о которых подробно рассказывается в этой статье. Для этого нужно создать документ «Запись книги доходов и расходов УСН» (рис. 17):
Либо можно сделать ручную корректировку у документа списание с расчетного счета и заполнить регистр накопления «Книга доходов и расходов» там.
Благодаря тому, что мы вручную заполнили документ «Запись книги доходов и расходов УСН» затраты на оплату труда попали в КУДиР.
НО! Чтобы вручную не заполнять регистр накопления «Книга доходов и расходов (раздел I) и при этом загружать данные о начисленной ЗП, НДФЛ и страховых взносах в ПП «1С: Бухгалтерия 8», ред. 3.0 из внешней программы, нужно в настройках параметров учета поставить переключатель «По каждому работнику» (рис. 19):
В этом случае, необязательно вести учет в разрезе каждого сотрудника организации Достаточно создать условного сотрудника в справочнике «Сотрудники» - СОТРУДНИКИ и списать все расходы по ЗП на него (в выгрузке из внешней программы на 70 счете в аналитике (субконто) указать данного сотрудника) (рис. 20):
При проведении документа теперь в регистрах накопления появились записи отражающие ЗАРПЛАТУ (рис. 21):
А теперь выплатим заработную плату нашему условному сотруднику (рис. 23):
Обратите внимание, на рисунке 24 по 70 счету заполнена аналитика «Сотрудники».
На рисунке 25 показано автоматическое заполнение регистра накопления «Книга доходов и расходов».
В остальных двух регистрах накопления «Прочие расчеты» и «Расходы при УСН» появились записи с противоположным видом движения, и таким образом записи в регистрах закрылись (рис. 26):
Сформируем отчет «Книга доходов и расходов при УСН». На рисунке 27 видно, что расходы по зарплате попали в книгу.
Таким образом, подведём итог.
Мы разобрали 3 варианта развития событий:
- если зарплата ведется в ПП «1С: Бухгалтерия 8», то проблем с попаданием расходов по зарплате в «Книгу доходов и расходов УСН» не будет. Главное соблюдать правильную последовательность, сначала начислить ЗП, а потом выплатить. Иначе засоряются регистры накопления, о которых мы уже упоминали.
- если ЗП ведется во внешней программе и потом загружается в ПП «1С: Бухгалтерия 8», то в этом случае нужно определиться, как будете вести по сотрудникам (т.е. по каждому, либо создать одного условного и на него списывать расходы), либо сводно по всем сотрудникам. Но не забывайте о том, что при первой настройке регистры накопления будут автоматически формироваться, а при второй настройке – вручную.
И главное не забывайте делать всё последовательно, иначе в регистрах накопления информация может перепутаться, и книга будет неправильно заполняться.
По-прежнему актуально.
Сегодня я расскажу про основные особенности самого переноса. Что переносится, зачем переносится и на какие моменты стоит обратить внимание, чтобы программы правильно друг друга понимали и не создавали лишней головной боли.
Что переносится при синхронизации (выгрузке) 1С ЗУП 3.0 и БП 3.0
✅
✅
✅
В ЗУП 3.0 есть два самых главных документа, которые при синхронизации попадают в БУХ 3.0:
- «Отражение зарплаты в бухучете» — он попадает в одноименный документ бухгалтерской программы и уже в ней происходит непосредственное формирование проводок, на основании перенесенных данных (о принципе работы с этим документом я немного писал );
- «Ведомость …» — в ЗУП 3.0 четыре вида этого документа «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость перечислений на счет» и «Ведомость выплаты через раздатчика» . Все эти документы приезжают в бухгалтерскую программу в один единственный документ «Ведомость на выплату зарплаты».
Это два основных документа, задействованные при синхронизации в любом случае. Но стоит иметь ввиду, что если в настройках синхронизации указано, что синхронизация выполняется «Сводно по сотрудникам», то «Ведомости…» выгружаться в бухгалтерскую программу не будут.
Также есть ряд документов, которые тоже могут переносится, но не всегда.
После синхронизации в БУХ 3.0 будет создан одноименный документ, который при проведении создаст проводки для отражения рассчитанных оценочных обязательств.
Есть ещё ряд документов, участвующих при синхронизации:
- Депонирование зарплаты (ЗУП) -> Депонирование невыплаченной заработной платы (БУХ)
- Выплата депонированной зарплаты (ЗУП) -> Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета (БУХ) – в бухгалтерской программе создается документ в зависимости от значения поля «Форма расчетов» зарплатного документа
- Договор займа сотруднику + Выдача займа сотруднику (ЗУП) -> Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета (БУХ)
- Погашение займа сотрудником (ЗУП) -> Приходный кассовый ордер или Поступление на расчетный счет (БУХ)
Также стоит отметить справочники, элементы которых переносятся из ЗУП при синхронизации. В первую очередь стоит обратить внимание на справочник «Организации» . Если синхронизация делается впервые и в обеих базах уже внесены организации, то стоит убедиться, чтобы все ключевые сведения (такие как ИНН, КПП) были внесены одинаково в обеих базах. Чтобы программа однозначно сопоставила организации.
Также синхронизируются справочники:
- Физические лица
- Подразделения
- Способы отражения зарплаты в бухучете
- Контрагенты
Элементы этих справочников участвуют в синхронизации только если они присутствуют в синхронизируемом документе «Отражение зарплаты в регламентированном учете» или в любом другом выгружаемом документе, если говорить о физических лицах.
Приоритет объектов при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии 3.0
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Настоятельно рекомендую изменять данные в синхронизируемых документах только на стороне ЗУП , а не в БУХ. Например, если мы заметили в ведомости в БУХ 3.0 ошибочную сумму, то следует найти ошибку именно в ЗУП, а не просто исправить цифру в БУХ. Именно в ЗУП исправить ошибку и выполнить синхронизацию повторно. В БУХ сумма автоматически изменится.
Если соблюдать это правило, то для механизма синхронизации приоритетными будут оставаться документы из ЗУП (что вообще-то логично) и не будет путаницы.
Справедливости ради, стоит отметить, что приоритетом можно управлять . Когда после синхронизации программа точно не может определить какой справочник или документ из ЗУП или из БУХ является более приоритетным, то в окне синхронизации начинает светиться предупреждение.
Открыв эти предупреждения на вкладке «Конфликты» мы можем посмотреть в каких объектах программа сомневается, приоритет какой программы она выбрала и если требуется изменить его. Как правило такого рода предупреждения возникают при начальных синхронизациях. Например, элемент справочника «Организации» создан в обеих программах, а состав заполненной информации разный. Если программа выбрало приоритетным элемент из ЗУП, а надо было из БУХ то приоритет можно поменять нажав на кнопку «Пересмотреть» .
Особенности настройки Бухгалтерии 3.0 при синхронизации
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
В отношении синхронизации все настройки у БУХ 3.0 сосредоточенны в Параметрах учета на закладке «Зарплата и Кадры». Именно тут устанавливается переключатель «Во внешней программе» , если учет зарплаты будет осуществляться в ЗУП.
Также здесь можно настроить сводный учет по сотрудникам. В этом случае по 70 счету не будет вестись учет по сотрудникам, и никто в обротке не увидит зарплаты конкретных людей. Довольно полезная настройка.
Первая и последующие синхронизации объектов
Итак, предположим, что в ЗУП и в БУХ независимо друг от друга было создано одно и тоже физическое лицо. Если после этого осуществить синхронизацию, то 1С увидит, что в ЗУП появился новый элемент справочника «Физическое лицо» и попытается найти ему соответствие в Бухгалтерии. Этот поиск будет осуществляться по ключевым полям. Для «Физического лица» это Наименование и дата рождения. Если в Бухгалтерской базе найдется элемент с такими же ключевыми полями, то произойдет запись в специальный регистр «Соответствия объектов информационных баз» .
Там запишется какой элемент из ЗУП соответствует какому элементы из БУХ. Запись произойдет по уникальному внутреннему идентификатору элемента (он есть у любого элемента всех справочников или документов). При следующей синхронизации программа уже не будет смотреть ни наименование, ни год рождения, а просто обратиться к этому регистру и определит по нему соответствие.
А теперь поясню для чего я рассказал про этот регистр. Очень часто бывает следующая ситуация. Например, создали в ЗУП ведомость. После синхронизации она выгрузилась в Бухгалтерию. По каким-то причинам эту ведомость в Бухгалтерии удалили. При очередной синхронизации начинают ожидать, что она вновь появится, но этого не произойдет. В регистре соответствий эта ведомость-зуп соответствует уже удаленной ведомости-бух и повторного создания не происходит.
В такой ситуации поможет лишь повторное создание в ЗУП физически нового документа (старый придется удалить). Его ещё нет в регистре соответствий и поэтому при синхронизации в Бухгалтерии будет создан соответствующий документ.
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
В ситуациях, когда бухгалтеры совместно используют два программных решения – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерию 8» - часто появляется задача выполнить перенос данных из одной программы в другую. Представленная статья содержит инструкцию, которая поможет вам корректно выполнить данную операцию. Отметим, что настройка осуществляется один раз. В дальнейшем перенос данных будет выполняться автоматически. Также имейте ввиду, что в «1С:Предприятии 8» возможности учета представлены в различных вариантах, поэтому все выбранные способы должны быть отражены в настройках переноса данных.
Настройка выгрузки данных из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» в «1С:Бухгалтерию 8»
Для выполнения обработки «Выгрузки данных в бухгалтерскую программу» следует обратиться к пункту меню «Сервис - Обмен данными» в «1С:ЗУП 8» . Перед началом запуска обработки сначала следует указать период, а именно месяц, за который должны быть выгружены проводки, указать путь и файл выгрузки, а также отметить флажком строку «Отражение зарплаты в регл учете».
Поводки выгружаются ежемесячно один раз после расчета заработной платы, начисления налогов и взносов, а также после формирования проводок. То есть выполнять выгрузку и загрузку можно любое количество раз, но каждая последующая загрузка будет замещать предыдущую.
Теперь обратимся к меню в «1С:Бух.8». Открываем «Сервис - Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8» - «Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» . Здесь нам нужно указать файл, в который мы будем выполняться выгрузку, после чего жмем кнопку «Выполнить».